Administración del Conocimiento (Knowledge Management) (página 2)

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En detalle refiere a las herramientas y
a las técnicas
diseñadas para preservar la disponibilidad de la información llevada a cabo por los
individuos dominantes y para facilitar la toma de decisión
y la reducción de riesgo. Es un
mercado del
software y un
área en la práctica de la consulta, relacionada a
las disciplinas tales como inteligencia
competitiva. Un tema particular de la
administración del conocimiento
es que el
conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma
digital, tal como la intuición de los individuos
dominantes que viene con años de la experiencia y de
poder
reconocer los diversos patrones del comportamiento
que alguien con menos experiencia no puede reconocer.

El proceso de la
Administración del Conocimiento,
también conocido en sus fases de desarrollo
como "aprendizaje
corporativo", tiene principalmente los siguientes objetivos:

Identificar, recoger y organizar el conocimiento
existente.
Facilitar la creación del nuevo
conocimiento.
Iniciar la innovación a través de la
reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a
través de organizaciones
para producir un realzado funcionamiento de
negocio.

La transferencia del conocimiento (un aspecto da la
Administración del Conocimiento) ha
existido siempre como proceso, informal como las discusiones,
sesiones, reuniones de reflexión, etc. o formalmente con
aprendizaje, entrenamiento
profesional y programas de
capacitación. Como práctica
emergente de negocio, la administración del conocimiento
ha considerado la introducción del principal oficial del
conocimiento, y el establecimiento de Intranets corporativo, de
wikis, y de otras prácticas de la tecnología
del conocimiento y de información.

Origen y desarrollo
de la Administración del conocimiento

Al descubrir que dentro de la estructura de
las empresas se
dispone de experiencia, conocimientos y relaciones, cuyo valor es
incalculable, se comenzó a estudiar la forma de
"capturarlo". Esta necesidad dio paso a una nueva disciplina
conocida con el nombre de Administración del Conocimiento
o Knowledge Management (KM).

A partir de 1987 se maneja la idea de que la
génesis y propiedad
verdaderas de ideas y conocimientos técnicos no son
corporativas, ni personales, pertenecen a algo que se
comenzó a conocer como comunidad de la
práctica. Con esta idea nueva surgió dentro de
las organizaciones e instituciones
la aceptación de que el conocimiento generado dentro de
ellas es colectivo. El término comunidad de la
práctica se comenzó a usar más a menudo
después que el Instituto para la Investigación del Aprendizaje de Palo
Alto, tuvo como hallazgo fundamental de su trabajo que
el aprendizaje
es social: No obstante la imagen
romántica del erudito doblado en su escritorio
inmerso en un haz de luz de la
lámpara, el aprendizaje sucede en grupos.

Es la variación de servicios no
profesionales a los generados a través
de información y conocimientos los que han
provocado esta evolución al reconocimiento de capitales
intelectuales
y activos
intangibles. Los intangibles aunque no se pueden tocar, si se
pueden identificar y clasificar adecuadamente.

Administración del Conocimiento
profesional

Los profesionales de la Administración del
Conocimiento pueden utilizar un léxico específico
para explicar la dinámica de la transferencia del
conocimiento. Por ejemplo en los diez años pasados,
Internet ha visto
a grupos establecer discusiones sobre el uso del capital
intelectual como valor métrico; el significado
tácito contra conocimiento explícito o
más.

Práctica

La administración del Conocimiento intenta poner
de relieve la
ventaja competitiva que se da con el mejoramiento o el
aprendizaje más rápido y crear nuevo conocimiento.
El interés
en la Administración del conocimiento se está
conduciendo en parte por:

Velocidad de la conectividad

Contenido creciente del conocimiento en productos y
servicios.
Ciclos de desarrollo más cortos de producto
nuevo.
La sobrecarga de la información como
generación del conocimiento
prolífera.
Peticiones por parte de individuos para apoyarse en
la experiencia de las personas a través de la
organización.

Desde su adopción
por parte de la comunidad de
negocios y de
la población, el Internet ha conducido a un
aumento en la colaboración creativa, el aprendizaje e
investigación, comercio
electrónico, e información inmediata. Con las
tecnologías mejoradas, se han ido los días de
estantes polvorientos, de mensajes imperfectos o deformados y del
mail lento. En numerosos aspectos, la práctica de la
Administración del conocimiento continuará
desarrollándose con el crecimiento de los usos de la
colaboración disponibles por Tecnologías de
Información y a través del Internet. El aprendizaje
electrónico (E-learning),
las discusiones en línea, y el software de
colaboración son ejemplos de los usos de la
administración del conocimiento que apoyan su proceso.
Cada uso puede ampliar el nivel de la investigación
disponible para un empleado, mientras que proporciona una
plataforma para alcanzar metas o acciones
específicas.

Minería de
datos

La minería de
datos
(también llamada extracción de datos), es la
práctica (por medios
automáticos o semiautomáticos) de buscar y explorar
en grandes almacenes de
datos dando por resultado el descubrimiento de patrones
significativos y reglas. Para hacer esto, la minería de
datos utiliza técnicas de cómputo de la estadística, de automatización de conocimientos y del
reconocimiento de patrones (ver sistemas de datos
de una sola fuente, information resources Inc.)

Definiciones
relacionadas

Capital intelectual: los activos intangibles de una
compañía que contribuyen a su
valuación.
Principal oficial del conocimiento: ejecutivo
responsable de maximizar el potencial del conocimiento de una
organización.
Administración del conocimiento del personal: la
organización de los pensamientos y de la creencia de un
individuo.
La administración del conocimiento de la empresa: la
estrategia, el
proceso o las tecnologías usados para adquirir,
compartir y reutilizar el conocimiento y entendimiento de
una
empresa.

Memoria
Corporativa

La memoria
corporativa (Corporate Memory) se puede definir como el cuerpo
total de los datos, de la información y de los
conocimientos requeridos para dar a conocer los objetivos
estratégicos de una organización. Una memoria
corporativa es la combinación de un depósito (el
espacio donde se almacenan los objetos y los artefactos), y la
comunidad (la gente que interactúa con esos objetos para
aprender, tomar decisiones, y entender el contexto).

La memoria corporativa se puede subdividir en los
siguientes tipos:

Profesional (material de referencia, documentación, herramientas,
metodologías).
Compañía (estructura de
organización, actividades, productos,
participantes).
Individual (estado,
capacidades, conocimientos técnicos,
actividades).
Proyecto (definición, actividades, historias,
resultados).

Las decisiones clave a tomar cuando exploramos la Memoria
Corporativa son:

¿Qué representación del
conocimiento se utilizará? (historias, patrones, casos,
reglas, lógica del predicado…)
¿Quiénes serán los usuarios?
¿cuál es su información y necesidades de
aprendizaje?
¿Cómo cerciorar seguridad y
a quién le será concedido el acceso?
¿Cómo integrarla de la mejor manera
posible con fuentes
existentes, almacenes y
sistemas?
¿Qué asegura que su contenido actual es
correcto, aplicable, oportuno y escardado?
¿Cómo motivar a los expertos a que
contribuyan?
¿Qué a hacer sobre vivezas
efímeras? ¿cómo capturar escritos
informales, por ejemplo E-mail y mensajes
instantáneos?

Los términos alternativos y relacionados son:
memoria de organización, memoria del grupo, base de
conocimiento, depósito del conocimiento.

La mayoría de los esfuerzos comerciales de la
administración del conocimiento han incluido la construcción de una cierta forma de memoria
corporativa para capturar destreza, para apresurar el
aprendizaje, para ayudar a la organización a recordar,
para registrar el análisis razonado de la decisión,
logros del documento o para aprender de las últimas
fallas.

Valor de la
administración del conocimiento para las
empresas

Un ejemplo de administración del conocimiento, es
el hecho de que por primera ocasión en alguna parte de un
esquema labora, se elabore una investigación que resulte
ser muy productiva, y de la cual posteriormente varias partes
puedan dar uso de ella, con el mínimo re
trabajo.

Esto funciona cuando se dan las siguientes
condiciones:

Existe un esquema taxonómico que nos permite
encontrar las cosas en una extensísima base de
conocimientos.
Contamos con una persona con
quien hablar, que contestará las preguntas y que
ayudará a orientar la investigación.
Hay una plataforma tecnológica que permite
desplazar el material a través de la empresa y
llevarlo al mundo entero.

La clave del éxito
para triunfar en el siglo XXI: la administración del
conocimiento

El mayor valor de las empresas del Siglo XXI ya no viene
de activos físicos como edificios, terrenos ó
maquinaria. Es el conocimiento sistematizado acerca de sus
procesos,
servicios y productos lo que cada día se convierte en el
activo más importante.

El éxito de las organizaciones en un mundo
globalizado depende cada vez más de:

Su capacidad de sistematizar el
conocimiento.
Entrar en un entorno de mejora continua.
Competir en un mundo globalizado.

No basta con:

Tener información y datos.
Tener procesos certificados.
Más allá de la certificación de
procesos

Una organización de la era industrial
generalmente se rige por procesos que idealmente han sido
certificados. Ello implica que la organización controla
sus procesos para que los productos y servicios siempre se hagan
de la misma forma.

Este tipo de organizaciones corren el riesgo de quedarse
estancadas con la
globalización mundial al ser superada por la competencia, pues
no hay una estrategia de mejora continua donde se sistematice el
aprendizaje y se aprenda constantemente de los errores y
desviaciones.

80 % de capacidad intelectual, 20% de
tecnología
de la información.

La tecnología constituye
una parte decisiva del acceso externo, pero no por ello deja de
ser una parte pequeña, sin embargo lo más
importante es la capacidad intelectual. Recabar
información, sintetizarla, reflexionar sobre ella,
discutirla, eso es lo esencial e la administración del
conocimiento; la tecnología tiene que apoyar los cuatro
tipos de actividad. El conocimiento jamás será
definitivo. Se incuba y crece sin cesar.

Beneficios de
administrar el conocimiento.

Son tres fundamentalmente:

Primero, tiempos más rápidos de ciclo,
sobre todo en la obtención del conocimiento
práctico.

Un proceso de tres partes.

Consta de 3 partes: La administración del
conocimiento empieza a crearlo, a organizarlo y
aplicarlo.

La más importante es la creativa, ya que no
valdría la pena organizarlo si no tenemos un
conocimiento de alta calidad.
Comenzamos interactuando con los clientes,
aprendiendo en el trabajo,
identificando las lagunas de conocimiento, efectuando investigaciones
y análisis para llenarlas.
Organizar el conocimiento significa introducirlo en
una base, compuesta principalmente por personal operativo y por
ejecutivos.
Su aplicación consiste en poner muy
rápidamente los procedimientos
prácticos al servicio del
personal bancario, de los clientes y socios
externos.

"El conocimiento tácito" no es una
expresión idónea, se necesita substituirla por "el
conocimiento presente en la cabeza de la gente"

La administración del conocimiento
implica:

Tener un proceso tradicional
Controlar el proceso (medir desviaciones), en
un proceso certificado se busca únicamente que estas
desviaciones no sean mayores a cierto valor)
Analizar los errores y desviaciones (ellos son
la fuente más valiosa de aprendizaje y mejora continua),
entendiendo el por qué. No importa si la
desviación sea buena ó mala, se puede aprender en
ambos casos.
Documentar el cómo y entender el por
qué. Aquí es cuando el conocimiento tácito
se vuelve explícito, al entender cómo y por
qué un producto ó servicio se hizo de mejor forma
que otro.
Acción, no basta con entender la fuente
de una desviación, hay que actuar en consecuencia
mejorando el proceso con adecuaciones y capacitación
acerca del nuevo conocimiento explícito.
Iteración, el nuevo proceso mejorado
debe nuevamente de someterse al ciclo completo.

Una organización con administración del
conocimiento ya no sólo puede vender sus productos y
servicios, que día a día mejoran, también
puede vender el conocimiento y/o replicarlo en cualquier otra
organización en el mundo.

Siete cosas ligeramente inteligentes:

Una cosa que puede ser más controvertida en la
comunidad donde se administra el conocimiento consiste en definir
y en integrar al sistema lo que se
requiere, lo cual se puede definir en 7
categorías:

Recopilación de una amplia base de
conocimientos.
El escritorio de ayuda.
Un directorio de expertos.
Datos relativos al desarrollo.
Información enlace.
Espacio para el diálogo.
Acceso externo.

Problemas en la
Administración del Conocimiento

Tres problemas
básicos que enfrenta la administración del
conocimiento tienen relación con situaciones relacionadas
con la cultura de
trabajo existente en las personas y en las formas de
relación de la organización. Se presentan cuando se
pretende implantar un proyecto o
iniciativa de administración del conocimiento:

A la gente no le gusta compartir sus mejores
ideas.
A las personas no les gusta usar las ideas de otras
personas por que las consideran de poca
valía.
Las personas a menudo se consideran a sí
mismas como expertos y prefieren no colaborar con
otros.

Cuatro cosas desafortunadas:

Convencer a los directivos del nivel medio
alto.
Todo se realiza en un ambiente de
reestructuración
Luchar con los accionistas
escépticos
Información actual en los sistemas es un
caos.

Tres errores fatales.

Dejar la administración del conocimiento en el
departamento de cómputo.
Contar con un gran presupuesto
descentralizado.
El trabajo muestra
excesiva discontinuidad.

4 problemas más serios.

Lograr que funcionen las comunidades de
práctica
Lograr el cambio de la
cultura
organizacional.
Lograr la práctica óptima.
Acceso externo.

El éxito en la administración del
conocimiento requiere:

Habilidades plenas del personal para aceptar el
cambio.
Procesos de realización bien
establecidos.
Tecnologías de
Información.

El principal problema que afrontan las empresas de
conocimiento intensivo no es sólo cómo capturarlo
sino la forma de retenerlo. Se hace demasiado esfuerzo en la
adquisición, no en la interpretación de la información.
Seguramente se entenderá la diferencia entre el placer de
conocer y la necesidad de conocer. Para esto último
dedicamos gran parte de tiempo y
esfuerzo (Cipher).

Otros problemas tienen que ver con el impacto que la
administración del conocimiento tiene en las
organizaciones: en la Estrategia demanda–oferta de
servicios y KM, en la relación organizaciones aprendientes
y aprendizaje organizacional, en la forma de lograr la
Administración del capital
intelectual, en la integración del CKO (Chief Knowledge
Officer), en la administración de los Knowledge Workers y
en la gestión
de la Tecnología
de Información de la
Comunicación (TIC).

DISEÑO DE
LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS EN LA ERA DEL
CONOCIMIENTO

La diferencia entre el conocimiento tácito y la
información: el primero es conocimiento referente a algo.
Pero estamos hablando de información cuando tratamos de
expresar con palabras lo que sabemos. Una cosa que resulta
difícil en extremo.

Cuando alguna vez, hacemos alguna actividad usando las
mismas herramientas y de la misma forma que siempre, perdemos la
oportunidad de haber experimentado alguna otra experiencia muy
especial. Dentro del contexto del conocimiento y de la
información, estamos habituados a suponer que se parecen
en cierto modo. Pero cuando estamos administrando o
diseñando estrategias para
el conocimiento, conviene considerarlos distintos.

El averiguar lo que une la plusvalía en una
empresa y cómo administrarla representa varios activas
intangibles, pero podemos definirlos en 3:

Competencia individual
Estructura externa
Estructura interna

El conocimiento crece siempre que lo compartimos; el
capital se agota cuando lo compartimos. El conocimiento crece al
ser compartido y usado. Es algo totalmente distinto al
capital.

Administración de la estructura
interna

Esta estructura contiene cosas muy explícitas
como patentes, copyright, marcas
registradas, etc. Pero también cosas más refinadas
como sistemas, procesos, software y, naturalmente, la cultura. En
la estructura interna encontramos elementos tácitos y
explícitos. Y tiene un origen: la competencia del
personal.

Para realizar un trabajo en equipo
es preciso contar con una cultura de colaboración,
probablemente una de las características esenciales de
cualquier sistema de administración del
conocimiento.

Se ha demostrado que para mejorar la transmisión
de conocimientos en una oficina en donde
algunos saben más que otros o al menos cosas diferentes,
un espacio común propicia a esta transferencia del
conocimiento tácito, sin necesidad de implantar una
tecnología. Lo único que se requiere es invertir en
un espacio que facilite la transferencia.

Administración de la estructura
externa

A fin de crecer administrando la estructura externa, nos
concentramos en los clientes de gran imagen, convencidos de que
su imagen se desvanecería en nosotros.

Algunos aspectos que los clientes nos aportan al
acercarnos a ellos, son no solo el dinero,
sino mucho más, como una gran cantidad de intangibles;
aprendizaje, ideas de productos nuevos, inteligencia competitiva,
proyectos de
investigación y desarrollo, apoyo a nuestras soluciones.

El hecho de estimular relaciones estrechas con algunos
clientes, lo que podrían aportar ingresos
intangibles, significa que los empleados estaban aprendiendo
mientras trabajaban, Aumentaban sus activos al mismo tiempo que
los explotaban.

El futuro de la Administración
del conocimiento

Cuando pensamos en cómo el conocimiento
será manejado dentro de 10 años, toda clase de
imágenes futuristas vienen a nuestra mente.
Como conectores de Ethernet
súper rápidos en el cuello de los trabajadores
permitiendo transferencias directas del conocimiento. Nuestras
cabezas se hincharan para contener el conocimiento creciente del
nuevo milenio. Agentes cruzarán la InterInterNet, buscando
pedacitos jugosos de conocimiento dondequiera que se oculten.
PC´s de bolsillo estarán conectadas a redes
inalámbricas de conocimiento y lo exhibirán
permanentemente y a pedido en nuestros anteojos.

La equivocación más común incurrida
por los futuristas es exagerar el progreso de la
tecnología. Los cambios de la tecnología
serán incrementales, y seguramente ya hemos escuchado
aunque sea rumores de la mayoría de las tecnologías
que estarán disponibles en el 2015.

Los buenos aunque viejos programas algorítmicos
de lógica serán los caballos de fuerza de la
gerencia del
conocimiento. Los programas individuales se especializarán
en las funciones
específicas del conocimiento, tales como,
diagnósticos, configuraciones o predicciones. Pero las
mejoras más dramáticas de la capacidad de la
gerencia del conocimiento durante los próximos 10
años serán humanas y directivas.

La gente es el recurso más importante de la
gerencia eficaz del conocimiento. En el futuro cercano (esto ya
ha comenzado), las firmas que sobresaldrán en la gerencia
del conocimiento arrinconarán el mercado para encontrar
gente que sea experta en crear y usar conocimiento. Se
evaluará y recompensará esta gente por sus
actividades relacionadas con el conocimiento Los gerentes
serán evaluados no solo por lo exitoso de su
gestión y lo acertado de sus decisiones sin también
por el uso del conocimiento.

El mejor lugar donde ocurre la creación de
conocimiento probablemente hoy sean las universidades. No importa
si el campo son los negocios o la biología, los mejores
creadores del conocimiento son académicos. Por lo tanto,
quienes intentan dominar este proceso deberán formar
sociedades
innovadoras con las universidades en las cuales la
creación del conocimiento aplicado estará
tercerizado. Por supuesto, esto requerirá enormes cambios
en la manera que el académico realiza su trabajo. Un
elemento que ayudará a este cambio es que los gobiernos
están cada vez más desinteresados en el financiamiento
de la investigación académica.

La administración del conocimiento en el futuro
implicará más que la distribución y el acceso. La transferencia
del conocimiento significará asegurarse de que alguien
reciba y utilice el conocimiento en cuestión. La
transferencia acertada no implicará ni las computadoras
ni los documentos, sino
las interacciones entre las personas.

CONCLUSIÓN

Al llegar al final de nuestro trabajo vemos que la
administración del conocimiento representa una de las
principales herramientas que se tienen en la actualidad para que
las organizaciones logren un desarrollo estratégico en el
que puedan aprovechar y maximizar la utilización de los
conocimientos que se tienen y muchas veces no pueden
reutilizar.

Es indiscutible que las organizaciones tienen que
alinear la tecnología de información a la
estrategia del negocio, por lo que es importante que herramientas
como la de la administración del conocimiento alcancen un
desarrollo y madurez a corto plazo.

Esta herramienta apoyada comúnmente en el uso de
la tecnología de información (aunque a lo largo del
desarrollo dejamos en claro que no es necesario hacer una gran
inversión para comenzar a ver los
beneficios que otorga la AC) está en su época de
auge y podemos apreciar que varias organizaciones están
convencidas del beneficio que representa aprovechar conocimientos
que ya se tienen y que realmente se pierden y lo más
dramático es que en varias ocasiones son investigaciones o
procesos que se llevan a cabo varias veces y que se tienen que
comenzar de cero porque no se cuenta con la documentación
apropiada que sirva de referencia.

Las ventajas que ofrece la AC son:

Reducir costos, a
través de la reutilización del conocimiento ya
adquirido, logrando de esta manera que de los empleados no
pierdan el tiempo en realizar de nuevo lo que otra persona ya
hizo.
Que todos los individuos de la organización
tengan acceso al conocimiento generado por la
misma.
Mejora continua, ya que el tiempo que se gana se
puede utilizar para mejorar los procesos de la
organización.
Beneficios operativos y de negocios que a lo largo
son muchos y en conclusión provoca que el negocio se
torne más efectivo y eficiente, ya que se pueden
ahorrar muchas horas de trabajo.

El mantener información a tu disposición
proporciona una ventaja competitiva, ya que se tienen
conocimientos al alcance y se puede reaccionar de una manera
efectiva en el entorno global que hoy en día
vivimos.

Igualmente es importante no dejar de mencionar que el
proceso para implantar este tipo de sistemas de
información y conocimiento no es nada fácil, ya
que presenta un esfuerzo, en el que todas las áreas de la
organización, así como el compromiso de los
integrantes para documentar toda la información que pueda
llegar a ser compartida en la base de datos,
porque el éxito depende en que la información
está documentada en forma adecuada, y pueda utilizarse en
el futuro.

Estamos convencidos que el éxito que se logre con
la gestión del
conocimiento abrirá el camino para que el resto de los
componentes del Capital Intelectual (incluye otros aspectos
además del conocimiento) sean reconocidos y tengan su
lugar en los registros y en
los estados contables. De esta forma, la brecha entre el valor
contable y el valor de mercado de los patrimonios se irá
cerrando de manera firme y sostenida, permitiendo unificar bajo
un mismo sistema y una misma base de datos toda la
información necesaria para, en lo interno, tener el
control integral
de las organizaciones y de estas hacia afuera, mostrar una
situación patrimonial mucho más completa y cercana
a su valor de mercado.