- Adopción de
modelos - Usos del diagrama de estructura
(limitaciones, formas) - Grupo
de asesores - Las
funciones de las Secretarías
Modelo de Resolución RR.HH.
Diagrama de estructura
(Primera Parte)
ADOPCIÓN DE
MODELOS
TODA ORGANIZACIÓN, ya sea entidad comercial,
civil, etc., adopta una determinada estructura
para su funcionamiento.
En una organización explícita la mejor
manera de "mostrarla" es
mediante un ORGANIGRAMA.
Adviértase la importancia de tener una estructura
clara y explícita ya que ello permite:
- Saber que áreas o SECRETARIAS
existen. - Cuales son sus metas
- Que funciones
desarrollan - Cual es la forma de relación entre
ellas. - Cuales son los niveles
jerárquicos. - Cuales son los niveles subordinados.
Entonces, la no existencia del ORGANIGRAMA conspira
contra la claridad que debe primar en el
conocimiento de la estructura de toda
ORGANIZACION.
DEFINAMOS EL ORGANIGRAMA
Es un gráfico que representa, bajo la forma de un
documento de conjunto, la estrucura de una ORGANIZACION. Debe
brindar cierto tipo de información, tal como:
- Las áreas o SECRETARIAS en que quedará
sectorizada la
organización. - Los niveles jerárquicos de cada una de
ellas. - Las dependencias jerárquicas, quien es el
superior y quien el subordinado de cada
área.
- Líneas formales de comunicación expresadas en las lineas de
mando.
Resulta esencial confeccionar ORGANIGRAMAS que
puedan ser interpretados sin ninguna duda. El prescindirndel uso
del mismo es perder un poderoso nivel de síntesis
también claridad en la organización.
USO DE LOS DIAGRAMAS DE
ESTRUCTURA
El uso de los diagramas atiende básicamente a dos
aspectos importantes de la estructura de la
organización:
Comunicación y Análisis
Como herramienta de COMUNICACION el diagrama de
estructura puede ser ventajoso en:
- Informar a cada Secretario su posición
relativa y la relación con los
demás. - Proveer un cuadro global de la
asociacion. - Facilitar a la persona
ingresante de cada Secretaría la toma de contacto con
su posición relativa en la misma. - Informar a terceros interesados como se encuentra
estructurada la Asociación. Entre ellos bancos,
afiliados, asesores, etc.
Se podrán detectar:
- Fallas de control
interno, caso de un cargo de Secretaría que tiene
asignadas funciones incompatibles. - Falta de unidad de mando, caso de más de un
Secretario supervisando a un mismo cargo. - Superposición de funciones que se presenta
cuando dos o más Secretarías tienen asignada una
responsabilidad por el cumplimiento de una misma
función. - Relación de dependencia confusa: cuando no
está claramente definida la relación entre
Secretarías o cuando cuando un subordinado no tiene
claro de quien depende. - Confusión sobre el tipo de autoridad
que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora,
funcional. - Estructura desequilibrada: cuando una
Secretaría tiene exceso de personas con respecto a otra.
Y por ende fallas en la supervisión. - Designación confusa de las
funciones.
Limitaciones del diagrama
Debe, sin lugar a dudas, estar siempre acompañado
de un manual de
procedimiento
y reglamento de Secretarías, ya que sino la
información es muy simple e incompleta. El diagrama
parcializa a la estructura formal de la organización por
razones de conveniencia gráfica e imposibilidad física de extenderse
en información complementaria.
Además, otra limitación, sería la
de mantenerlo permanentemente actualizado. Si así
no se hiciera, se corre el riesgo de
convertirlo en una herramienta de resultados
negativos.
Cualquier cambio en la
estructura real de la organización o cambio de los
reglamentos de las Secretarías lo torna obsoleto. Por ende
hará una comunicación distorsionada, dando lugar a
conflictos en
los miembros de la asociación.
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