3. Principales
expositores. Diferencias
Se tiene por un lado las exposiciones de Hiroyuki Hirano
y por otro las de Masaaki Imai. Imai expone las 5S considerando
en su esencia lo mismo que Hirano, sólo que lo expone de
la siguiente manera:
- Seiri. Consistente en diferenciar los elementos
necesarios de aquellos otros que no lo son, procediendo a
descartar estos últimos. - Seiton. Se procede a ordenar
sistemáticamente todos los elementos calificados de
necesarios luego de aplicado el seiri. - Seiso. Mantenimiento e inspección de las
máquinas, herramientas, materiales
y entorno de trabajo. - Seiketsu. Extender hacia el personal los
factores de limpieza y seguridad,
estandarizando los tres pilares anteriores. - Shitsuke. Crear hábito y disciplina
para el establecimiento y conservación de los
elementos necesarios, en el orden y limpieza
requeridos.
Las empresas
occidentales en su aplicación de las cinco "S"
(housekeeping) catalogan los pasos como:
- Sort. Separar todo lo innecesario y proceder a su
eliminación. - Straighten. Poner en orden los elementos necesarios
de tal forma de acceder rápida y fácilmente a
ellos. - Scrub. Limpiar todo, removiendo manchas, mugre,
desperdicios y erradicando fuentes de
suciedad. - Systematize. Llevar a cabo de manera rutinaria
labores de limpieza y organización. - Standardize. Estandarizar los cuatro pasos
anteriores de manera de hacerlos habituales y fuente de
mejora continua.
Las empresas que practican el Lean Manufacturing
denominan a estos cinco pasos como la Campaña de las Cinco
"C".
- Clear out. Determinar que es necesario y que no,
procediendo a eliminar estos últimos. - Configure. Suministrar un lugar conveniente,
seguro y
ordenado a cada cosa, y mantener cada cosa
allí. - Clean and check. Proceder a la limpieza y
verificación (inspección)
continúa. - Conform. Fijar el estándar, entrenar y
mantener. - Custom and practice. Desarrollar la práctica
de mantenimientos de rutinas y esforzarse por un nuevo
mejoramiento.
En tanto que Hirano determina los pasos a seguir
como:
- Organización
- Orden
- Limpieza
- Estandarización (designada también
como Limpieza Estandarizada) - Disciplina
Más abajo se procede a describir cada una de
éstas actividades.
4. Beneficios de la
puesta en práctica de las 5S
- Hace posible cambio de
herramientas más rápidos, o bien, tiempos de
preparación más reducidos debido al buen estado de
las herramientas y equipos, el mejor ordenamiento de los
elementos e instrumentos, y consecuentemente el menor tiempo de
búsqueda (o mejor dicho "cero tiempo") con todo lo que
ello implica a la hora de aumentar las posibilidades de
producir mayor variedad de partes y productos. - El conocimiento
y ordenamiento de insumos, materiales y herramientas evita su
recompra, el stock excesivo de los mismos y un análisis profundo de las causas y
consecuencias que llevaron a dichos despilfarros. - Evita y previene tanto las enfermedades como los
accidentes
laborales. - Reduce la posibilidad de accidentes, reduciendo
enormemente los riesgos. - Permite una mejor inspección de las
herramientas, equipos e instalaciones. - Mejora el control de
los insumos, productos en proceso y
productos terminados. - Evita la pérdida, extravío,
obsolescencia, destrucción y hurto de materiales,
mercancías y herramientas. - Incrementa el espacio disponible.
- Sirve a la mejora de la prevención en todos y
cada uno de sus aspectos. - Mejora tanto el layout como la ergonomía, incrementando en gran forma
los niveles de productividad. - Reduce, previene y elimina los excesos de
stock. - Mejora la
motivación de los empleados. - Logra mejorar la satisfacción de los clientes y la
imagen de
la
empresa. - Disminuye las fallas y defectos en los procesos
productivos. - Facilita el movimiento
interno de materiales, insumos y productos
terminados. - Facilita un más rápido control de los
niveles de stock y sus faltantes o excesos. - Contribuye tanto a incrementar la productividad como
a la reducción de costos.
5. Beneficios para el personal
- Hacer más grato el lugar o espacio de
trabajo. - Lograr mayor satisfacción en el
trabajo. - Erradicar obstáculos y
frustraciones. - Mejorar las comunicaciones.
- Hacer menos riesgosa su estadía en la planta o
lugar de trabajo. - Volver más sanos y confortables los
espacios. - Crear las bases para una mayor motivación.
- Sentirse respetado por la empresa y sus
directivos.
6. Resistencia en la
implantación
No es raro, y por lo tanto resulta bastante habitual
escuchar manifestaciones como:
- "¿Qué hay de bueno en la
Organización y el Orden?" - "¿Porqué limpiar si todo vuelve a
ensuciarse?" - "La implantación de la Organización y
el Orden no aumentará la producción" - "Ya hemos implantado anteriormente la
Organización y el Orden" - "Estamos demasiados atareados para ocuparnos ahora de
ello" - "¿Qué necesidad hay de implantar las
5S"
Dar a conocer los beneficios, no sólo los que
generan para la empresa sino también los que resultan para
los trabajadores, y la necesidad de proceder de manera inmediata
a su implantación para poder competir
con posibilidades en los actuales mercados es una
asignación a cargo del máximo líder
de la empresa. Motivar y gestionar el cambio es justamente la
obligación fundamental en estos nuevos tiempos que corren
de parte del líder.
Negarse al cambio es igual a resignarse a desfallecer en
la lucha por la competitividad. Una empresa que
pretenda subsistir y crecer para ser más competitiva debe
comenzar por la base y esa base está dada por los Cinco
Pilares.
7.
Organización
La Organización puede definirse como la actividad
de retirar de los diferentes sectores o procesos todos aquellos
elementos que no son necesarios para las operaciones, se
trate éstas de las labores productivas o de oficina.
La actividad de organizar no implica deshacerse
solamente de los elementos que está seguro no va a
necesitar nunca. Ni tampoco significa simplemente ordenar las
cosas, la organización significa dejar sólo lo
estrictamente necesario. De tal forma si tiene dudas sobre alguna
cosa, debe procederse a descartarla. Este principio es una parte
clave de la Organización dentro del sistema de los
Cinco Pilares.
Este primer pilar genera un entorno de trabajo en el que
el espacio, tiempo, dinero,
energía y otros recursos pueden
gestionarse y usarse de una manera altamente efectiva. Si
éste primer pilar esta bien implantado, se reducen
notablemente los problemas e
inconvenientes en el flujo de trabajo, se mejora la
comunicación entre los empleados, se incrementa la
calidad de los
productos y servicios,
elevándose la productividad.
8. Problemas
evitados mediante la aplicación del primer
pilar
Cuando este no se aplica o está mal implantado
surgen inconvenientes tales como:
- La fábrica tiende a estar crecientemente
desordenada dificultando el trabajo. - Estantes, cajones y armarios para almacenaje de cosas
innecesarias constituyen un verdadero obstáculo entre
los empleados, impidiendo una buena comunicación entre ellos. - Se desperdicia tiempo buscando materiales, piezas y
herramientas. - Resulta sumamente costoso mantener excesos de stock
sean estos insumos o productos terminados. - Los equipos y elementos innecesarios dificultan la
mejora del flujo productivo.
9. Implantando
la Organización
La estrategia de las
Tarjetas Rojas
constituye el paso fundamental para hacer posible la
Organización. Con dicha estrategia se procede a
identificar los elementos potencialmente innecesarios en la
fábrica, almacenes,
salón de ventas y
oficinas, de aquellos que no lo son. Procediendo a evaluar su
utilidad y
tratándolos apropiadamente.
El método
consiste en adherir o colocar tarjetas rojas sobre aquellos
elementos que tienen que evaluarse para ver si son necesarios
realmente o no. Las tarjetas rojas contribuyen a atraer la
atención de las personas porque el rojo es
un color llamativo o
que destaca. Un objeto con tarjeta roja está pidiendo que
se de respuesta a estas tres preguntas:
- ¿Es necesario este
elemento? - ¿De ser necesario, lo es en esta
cantidad? - ¿De ser necesario y en esta cantidad, es
necesario que esté en esta
ubicación?
Una vez identificados estos elementos, los mismos deben
ser evaluados y tratados
apropiadamente. Las acciones que
pueden y deben llevarse a cabo son:
- Tenerlos en un área de mantenimiento especial
para elementos con tarjetas rojas, durante un período de
tiempo a la espera de ver si son necesarios o no. - Desecharlos.
- Cambiarlos de localización.
- Dejarlos donde están.
Para implantar con efectividad la estrategia de tarjetas
rojas, debe crearse un área de mantenimiento para los
elementos que tengan adicionadas dichas tarjetas a los efectos de
llevar a cabo una evaluación
adicional.
El proceso de tarjetas rojas en un departamento,
área o proceso de trabajo puede descomponerse en siete
pasos a saber:
- Lanzamiento del proyecto de
tarjetas rojas. - Identificación de las metas de las tarjetas
rojas. - Criterios para asignar las tarjetas
rojas. - Diseñar las tarjetas rojas.
- Adherir tarjetas rojas.
- Evaluar los elementos con tarjeta roja.
- Documentar los resultados de las tarjetas
rojas.
Es conveniente que el diseño
de las tarjetas tenga lugares asignados especialmente para
consignar la categoría del elemento (materiales,
herramientas, productos en proceso, etcétera), nombre del
elemento y cantidad.
Posteriormente deben transcribirse por área o
proceso las tarjetas a una planilla, en la cual se
procederá a colocar los valores
unitarios y del conjunto, como así también el
total.
10. Elementos
innecesarios que más comúnmente se
acumulan
- Productos defectuosos o cantidades en exceso de
pequeñas piezas y otros stocks. - Plantillas y troqueles rotos o fuera de
uso. - Brocas desgastadas.
- Herramientas e instrumentos de inspección
rotos o fuera de uso. - Medios de limpieza viejos.
- Papelería anticuada.
- Diarios, revistas y otras publicaciones.
11. Lugares donde
se acumulan elementos innecesarios
- En salas o áreas no designadas para
ningún propósito particular. - En esquinas próximas a entradas o
salidas. - En cajas de herramientas no clasificadas
claramente. - En la parte superior de estantes y debajo de aleros
de almacenes. - Debajo de mesas y estantes y en armarios y
cajones. - Cerca del fondo de pilas altas de
materiales.
12. Orden
El Orden implica proceder a asignar un lugar para cada
cosa y colocar cada cosa en su lugar. La organización y el
orden funcionan mejor cuando se ponen en práctica de
manera conjunta.
El Orden es de suma importancia porque permite eliminar
muchos y variados tipos de despilfarros en las actividades de
producción, ventas y oficinas. El despilfarro del tiempo
invertido en la búsqueda de elementos se da con frecuencia
tanto en fábrica como en oficinas e incluso en lugares de
ventas y almacenes. Así pues no es inusual que una rutina
de cambio de útiles incluya hasta 30 minutos invertidos en
las actividades improductivas de búsqueda.
Con la implantación del Orden se logran evitar
tales como:
- Despilfarros de movimientos.
- Despilfarros de búsquedas.
- Despilfarro de energía de
personas. - Despilfarros de exceso de stocks.
- Despilfarro de productos defectuosos.
- Despilfarro por condiciones inseguras.
13. La estandarización dentro del
orden
La estandarización implica diseñar una
manera consistente para la realización de tareas y
procedimientos. Cuando de estandarizar se trata,
debe pensarse en términos de "cualquiera". Ello implica
que cualquiera pueda operar las máquinas cuyo operatoria
haya sido estandarizada, de igual manera estandarizar lugares
para la colocación de elementos, la forma de limpiar y
acumular materiales, implica que cualquiera estará en
condiciones de poder cumplir con los requisitos establecidos. El
orden es la esencia de la estandarización. Esto es
consecuencia de que las estaciones de trabajo deben estar y
permanecer ordenadas antes de poder implantar efectivamente
cualquier tipo de estandarización.
14. Controles Visuales
La rápida comprensión de donde
están las cosas o cómo se hacen nos lleva al
concepto de
control visual. Un control visual es cualquier medio de
comunicación usado en el entorno de trabajo que nos
informa de una ojeada cómo debe hacerse el trabajo. Los
controles visuales se usan como forma de comunicar informaciones
tales como:
- Dónde deben estar los elementos o
materiales. - Cuántas cosas deben estar
allí. - Cuál es el procedimiento
estándar para hacer algo. - El estatus del trabajo en curso.
- La forma de llegar más rápidamente a un
sitio de la fábrica o de los almacenes.
La cuestión clave es que implantando la
estandarización de forma que todos los estándares
se identifiquen mediante controles visuales sólo hay un
sitio para cada cosa y podemos decir de manera inmediata si una
operación en particular está procediendo de forma
normal o no.
15. Como implantar el orden
Consiste en la práctica de dos pasos:
- Paso 1: Decidir la localización
más apropiada tomando en consideración: a) la
manera más rápida de encontrarlas y utilizarlas,
b) reducir al mínimo el traslado interno de materiales
(layout), c) reducción de espacios, d) evitar
movimientos innecesarios, y sobre todo perjudiciales
(ergonomía), y e) asegurarse de que no generan riesgos o
peligros en función
a su ubicación y cercanía a otros elementos o
componentes (ejemplo: no colocar elementos venenosos o de
fumigación cerca o en cercano contacto con alimentos o
vajillas). - Paso 2: Determinar con claridad y
precisión las localizaciones. Una vez se hayan
determinado las mejores localizaciones, es esencial proceder a
la identificación de las mismas a los efectos de que
todos puedan encontrar con facilidad y prontitud los objetos
y/o espacios, además de saber con rapidez cuantas cosas
hay en cada sitio, si están donde corresponde (control
visual).
16. Estrategia de
indicadores
Dicha estrategia hace uso de tarjetas o etiquetas para
identificar qué, dónde, y cuánto debe haber
de cada insumo o componente. Los tres tipos principales de
indicadores
son:
- Los de localización, utilizados para
señalar dónde tienen que estar y están los
elementos. - Los de elementos, que muestran los elementos
específicos que se colocan en cada lugar. - De cantidad, que señalan cuántos
elementos tiene que haber en cada punto.
17. Estrategia de pintura
Esta estrategia es una metodología para identificar localizaciones
en suelos y
pasillos. Se denomina como "estrategia de pintura"
porque la pintura es el material que generalmente se
utiliza.
La estrategia de pintura se utiliza para crear
líneas divisorias que señalen la división
entre áreas de paso, áreas de almacenamiento y
áreas de trabajo.
Sus usos más frecuentes están destinados
a:
- Localizaciones de almacenaje de carros.
- Dirección de pasillo.
- Alcance de puertas, para mostrar el área
barrida al abrir una puerta. - Colocación de marcas para
situar mesas de trabajo. - Marcas "tigre", para mostrar áreas en las que
no deben localizarse piezas o equipo, o señalar
áreas peligrosas.
18. Estrategia de codificación en colores
La misma es utilizada para señalar claramente las
piezas, herramientas, plantillas y útiles que deben ser
usados para cada propósito. Por ejemplo, si para fabricar
un producto
particular tienen que usarse ciertas piezas, pueden codificarse
todas ellas con el mismo color e incluso almacenarse en un
área codificada con ese color. De igual forma, si deben
usarse diferentes lubricantes en diferentes partes de una
máquina, los contenedores de suministros, lubricadores y
partes de la máquina pueden codificarse en colores que
indiquen el lubricante que se utilizará en cada parte de
la máquina o equipo.
19. Estrategia de contornos
El dibujo de
contornos es un buen medio para indicar los sitios de
colocación para almacenaje de plantillas y herramientas.
Se trata simplemente de dibujar los contornos de plantillas y
herramientas en las posiciones de almacenaje apropiadas. De tal
forma cuando hay que devolver una herramienta a su sitio, el
dibujo de su contorno facilita una indicación adicional de
dónde hay que colocarla.
20. Combinar Software de Inventarios con
5S
Dicha combinación permite ingresar a un software
de almacenes o stock y saber primero en que ubicación
física
están los materiales o elementos, y en segundo
término mediante señales
especiales impresas o por monitor
determinar el exceso o faltante de materiales.
21. Limpieza
El tercer pilar es la limpieza, la cual se define como
mantener todo en un total y perfecto estado de
pulcritud.
- La limpieza permite un mejor mantenimiento e
inspección de las máquinas, equipos e
instalaciones. - Evita la ocurrencia de accidentes.
- Previene la posibilidad de explosiones, incendios y
cortocircuitos. - Evita que se puedan echar a perder insumos y
materiales. - Evita la propagación de plagas, bacterias y
microbios. - Impide o reduce las contaminaciones.
- Reduce la posibilidad de transmisión de
enfermedades. - Mejora el estado de
ánimo del personal. - Presenta a los clientes y usuarios una mejor imagen
de la empresa.
La limpieza implica inspección. De allí
una de las funciones clave
de la misma.
22. Implantación de la Limpieza
- El primer paso consiste en determinar las metas de la
limpieza, o sea que áreas, elementos y equipos
serán objeto de actividad por cada grupo
designado al efecto. - En el segundo paso se designa quien se hará
carga de la limpieza. - La determinación de los métodos
de limpieza es el tercer paso a efectuar. - El cuarto paso consiste en preparar convenientemente
las herramientas y demás elementos o insumos a utilizar
para la limpieza. - Proceder a ejecutar la limpieza es el quinto y
último paso.
Como una forma de lograr conservar de manera permanente
un estado de limpieza total es menester incorporar
sistemáticamente la inspección a la
limpieza.
23. Estandarización
Es el estado existente cuando los tres primeros pilares
se conservan adecuadamente. La misma evita que se vuelva a las
anteriores condiciones o estado de cosas.
El objetivo
supremo de este pilar es evitar que una vez cumplidos los tres
primeros pilares puedan llegar a retrocederse en el estado de
situación, volviendo a un estado de desorden, suciedad,
excesos y estado de confusión.
24. Convirtiendo en hábito la
Organización, Orden y Limpieza
Para llegar a ello es menester dar tres pasos
consistentes en:
- Paso 1: Decidir quién es responsable de
qué actividades respecto a las condiciones de los tres
primeros pilares. - Paso 2: Evitar que tengan lugar retrocesos
integrando la conservación y mejoramiento de los tres
pilares dentro de las actividades diarias. - Paso 3: Proceder a verificar el nivel de
calidad del mantenimiento de los tres pilares.
25. 5S
Visuales
El concepto de 5S Visuales consiste en hacer obvio de
una simple ojeada el nivel de las condiciones de los cinco
pilares. Esto es particularmente útil en fábricas
que manejan una gran variedad y número de
materiales.
Los tres principales puntos a tener en
consideración sobre las 5S Visuales son:
- cualquiera debe ser capaz.
- de distinguir entre condiciones normales y
anormales - de una sola ojeada
26.
Prevención
Cuando los problemas luego de solucionados vuelven a
generarse o repetirse, es menester elevar el nivel de
estandarización al grado de prevención. La mejor
forma de prevenir la recurrencia es preguntándose acerca
de las causas fundamentales que las originan. Llegaremos de tal
modo a poder crear un estado de Organización-Orden y
Limpieza Irrompibles.
Entre las diversas formas de prevención
tenemos:
- Suspensión. Técnica consistente
en suspender la herramienta por encima del operario mediante el
uso de soportes. De tal forma cuando el operario termina de
emplear la herramienta, meramente la suelta y
automáticamente retorna a su posición de
almacenaje en altura. Mediante esta técnica se logra el
Orden irrompible. - Incorporación. Implica crear un flujo
de artículos u operaciones en un proceso en el que: (1)
plantillas, herramientas e instrumentos de medida se integran
fluidamente en el proceso, y (2) tales medios se
almacenan dónde se usan, y, por tanto, no tienen que
devolverse después de usados. - Eliminación de uso. Existen tres formas
de lograrlo. El primero implica la unificación de
herramientas consistente en combinar las funciones de dos o
más herramientas en una sola. La segunda forma implica
sustituir herramientas lo cual implica usar un medio que sirva
la función de herramienta, eliminándola. Un claro
y sencillo ejemplo de ello lo constituye el reemplazo de la
llave para apretar pernos, por pernos con orejas, lo cual
facilita el apriete a mano. El tercer método consiste
directamente en el cambio de método. Así en lugar
de apretar con orejas a mano, hacemos uso de abrazaderas y
pinzas entre otros.
27. Limpieza preventiva
Antes que limpiar debemos evitar que la suciedad se
produzca. Con la objetivo de eliminar la faena de limpieza en
todo lo que sea factible, la clave es tratar en la fuente los
problemas de contaminación. Para ello es fundamental
hacer uso método de los "Cinco Porqué y un
Cómo". Un ejemplo ha de servir a tales efectos. De
existir charcos de aceite lo
conveniente es investigar de dónde se fuga el mismo y
darle la correspondiente solución.
¿Por qué se limpia el suelo cada
día?
Porque cae aceite sobre el
mismo.
¿Por qué cae dicho
aceite?
Porque existe una fuga en la prensa
perforadora.
¿En qué parte de la misma tiene lugar
la pérdida?
De una válvula.
¿A qué se debe la pérdida de
dicha válvula?
A una fisura.
¿Por qué no se ha reemplazado dicha
válvula?
Porque no lo habíamos
advertido.
¿Cómo se puede coordinar la
reparación de la misma?
El equipo de mantenimiento
procederá a su sustitución.
De tal forma cuanto más podamos acercarnos a la
fuente de contaminación, más capacidad hemos de
tener para implantar la Limpieza Estandarizada.
28. El
último pilar: Disciplina
En el contexto de los cinco pilares, la Disciplina posee
un significado diferente. Significa tener el hábito de
mantener correctamente los procedimientos apropiados.
La importancia de la Disciplina radica en que sin ella,
la implantación de los cuatro primeros pilares
rápidamente se deterioraría.
Tanto la dirección de la empresa como los empleados,
han de cumplir un papel fundamental a la hora de generar un
elevado grado de disciplina. Entre las herramientas para lograr
dicha disciplina tenemos:
- La capacitación y entrenamiento
continuos. - El uso de pósters y
eslóganes. - La impresión de boletines
internos. - Las competencias
entre departamentos, sectores o procesos. - La visita a otras empresas que practiquen la 5S y/o a
otras sucursales de la misma empresa.
29.
Conclusión
La organización, el orden y la limpieza suele ser
por desgracia una de las mayores deficiencias en las empresas
occidentales. El problema fundamentalmente estriba en que tanto
la dirección como los trabajadores no encuentran una
relación directa entre ellas y la productividad, la
calidad y los costes.
Cuando los cinco pilares están eficazmente
implementados es factible lograr un control rápido del
lugar de trabajo, constatándose:
- Que no hay nada extra o innecesario.
- Hay claramente un sitio para cada cosa y todo
está en su sitio. - Se puede apreciar una total limpieza.
- De un solo vistazo se accede a la información.
- El papeleo se ha reducido a su mínima
expresión. - El despilfarro o lo anormal se aprecia
rápidamente. - Los métodos están estandarizados y
son fáciles de comprender y aplicar.
El Seiri y el Seiton son para Monden los pasos iniciales
que llevan al Kaizen,
quedando con ello claramente fijada su importancia crítica
para el mejoramiento de los procesos en la empresa.
Las 5S no implica limitarse a pintar contornos de
herramientas, ni a proceder a un barrido y limpieza continuos,
como tampoco a quitar del lugar las cosas de las cuales no se
hace uso. La puesta en marcha de los cinco pilares implica la
comprensión y puesta en práctica de una filosofía y espíritu de trabajo por
un lado, y por otro la ejecución clara y precisa de una
serie de pasos y métodos conducentes a la mejora global
del lugar de trabajo.
Mejorando el sitio de trabajo se logra mejorar al mismo
tiempo la autoestima de
los trabajadores, mejorar la imagen de la empresa, generar
productos de mayor calidad, aumentar la productividad y reducir
los costes, hacer del lugar de trabajo un sitio más pleno
y motivante, que aumenta la satisfacción de los empleados
y crea las bases para la excelencia.
De todo lo dicho anteriormente queda clara la
importancia que las 5S tienen dentro de la puesta en
práctica de la mejora continua (kaizen), como así
también su capacidad como herramienta para la mejora en
materia de
mantenimiento.
30.
Bibliografía
TPM para una fábrica eficiente –
Ken’ichi Sekine y Keisuki Arai – Editorial TGP Hoshin
– 2006
Sistema Continuo de Orden y Limpieza – Mauricio
Lefcovich –
– 2006
Las Cinco "S" Plus – Mauricio Lefcovich
– www.gestiopolis.com
– 2004
El Just in Time hoy
en Toyota – Y. Monden – Editorial Deusto –
2005
Autor:
Mauricio Lefcovich
Consultor en Administración de Operaciones
Trabajo terminado el 15 de Abril de 2008
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