Breve análisis de la calidad de un software para nóminas (página 2)
Las retenciones de interés
empresarial son aquellas que obedecen a los intereses del
empleador como pueden ser la aplicación de Responsabilidad Material, el descuento del Comedor
Obrero, del Transporte
Obrero, el cobro de los uniformes o cualquier otra por este
estilo. Estas retenciones pueden o no ser generales, si se
consideran generales se aplicarán a todos los trabajadores
que sean beneficiados en esta nómina
en el período. Las retenciones generales se dividen en
diarias y periódicas, las definidas como diarias aplican
su valor a cada
día laborado y las periódicas aplican su valor a
todo el período analizado.
Las retenciones de interés personal son
aquellas que se realizan a beneficio y solicitud del propio
trabajador, como puede ser una Formación de Cuenta del
Banco de
Ahorro, un
Crédito
social, etc
Los trabajadores que se benefician con la nómina
de salario acumulan
a través de ésta el 9.09 por ciento del tiempo
trabajado y del total del importe devengado para el disfrute de
sus vacaciones.
- Reglas del negocio en el Proceso de
pago para la Nómina de Subsidio
En esta nómina se incluye a los trabajadores que
no han podido trabajar parte o todo el período procesado
por motivos de salud. A ellos se les
calcula la prestación social en dependencia del motivo de
la ausencia y el promedio devengado en los 6 meses anteriores al
disfrute de la prestación. Si la causa de ausencia es por
accidente de trabajo se le
abonara el 70% si está hospitalizado y el 80% si no lo
está, si la causa de ausencia es por enfermedad
común se le abonara el 50% si está hospitalizado y
el 60% si no lo está, La prestación puede llegar a
ser hasta el 90% del salario promedio devengado por el trabajador
en el periodo considerado para su cálculo.
La prestación se hará efectiva a partir del cuarto
día de invalidez temporal, si el trabajador es
hospitalizado antes de ese día se hará efectivo el
pago desde el momento de su hospitalización. Si la
invalidez fuese por accidente de trabajo o enfermedad profesional
el pago se hace efectivo desde el primer día de
incapacidad.
- Reglas del negocio en el Proceso de pago para la
Nómina de Vacaciones
Todo trabajador tiene derecho al descanso retribuido por
la cantidad de 30 días naturales al año natural de
trabajo. Una vez que el trabajador ha acumulado el tiempo
reglamentado puede solicitar sus vacaciones, son aprobadas por la
entidad administrativa representada por su jefe inmediato
superior y su pago se debe efectuar antes del comienzo de su
disfrute.
Este importe se ha ido acumulando mediante la
nómina de salario y al momento de solicitar las vacaciones
el importe a cobrar es calculado por la aplicación de una
regla de tres, aplicando Días Solicitados * Importe
Acumulado / Días acumulados obtendremos el importe a
cobrar.
- Reglas del negocio en el Proceso de pago para la
Nómina de Maternidad
El disfrute de la Licencia Retribuida por Maternidad es
un derecho de toda mujer
trabajadora, en nuestro país esta licencia se otorga por
semanas, en grupos de 3
licencias de 6 semanas cada una, a excepción de la segunda
licencia que puede verse disminuida en su disfrute si el parto se
produce antes de la fecha prevista o extenderse hasta un
máximo de 8 semanas si el nacimiento del bebé se
atrasara con respecto a la fecha anunciada.
El importe a cobrar por este concepto se
obtiene calculando el promedio semanal devengado por la
trabajadora en el año anterior al comienzo del disfrute de
la primera Licencia de Maternidad (Licencia Prenatal) y
multiplicando este promedio por las semanas de Licencia
solicitadas. El mínimo de días trabajados
serían 75, que serán los días tomados en
cuenta si la trabajadora no hubiese arribado a ese número
de días hábiles, si el promedio semanal resultase
por debajo de 20, entonces se considera como 20 el promedio
indicado.
- Reglas del negocio en el Proceso de pago para la
Nómina de Reintegro
En esta Nómina se paga los haberes que por
cualquier motivo no fueron cobrados en su momento y son
reclamados por el trabajador en un período posterior, que
no debe exceder de los 6 meses naturales posteriores al
período en que debieron ser cobrados.
- Reglas del negocio en el Proceso de pago para la
Nominilla por Días a pagar
En ésta se efectúan los pagos de
días que por error o cualquier otro motivo no se
realizaron en la Nómina y / o período
correspondiente. Se considera como días trabajados y se le
aplica el mismo procedimiento que
a la nómina de salario.
- Reglas del negocio en el Proceso de pago para la
Nominilla por Importe a pagar
En esta Nómina se pagan los importes que por
error o cualesquier motivo dejaron de pagarse al trabajador en
su momento.
Mejoras que lograremos con el nuevo
Software
La gestión
de la Nómina en una empresa con
las características de nuestras empresas hoy en
día es un proceso engorroso, que dificulta y retarda el
resultado final del análisis contable financiero de la gestión
empresarial.
Aunque este proceso esté automatizado hasta
cierto nivel, no cumple con los requisitos necesarios de
unificación en sólo un software, confiabilidad e
integridad, lo que redunda en perjuicio del óptimo
tratamiento de la información, y posibilita la ocurrencia de
mayor cantidad de errores, al estar influenciado por el factor
humano en casi todo el proceso, además las posibilidades
de configuración son nulas pues en el software que se
aplica en la empresa que
tratamos está definido de forma fija cada uno de los pagos
a realizar, lo que hace realmente difícil su mantenimiento.
Integrar todo este proceso de Nóminas en
un Software general que conforme un ERP de acuerdo
a las necesidades de la empresa cubana
moderna da solución a una de las más urgentes
necesidades que en el sentido de tratamiento de la
información contable presentan las mismas.
En el sistema que
estamos proponiendo se da la posibilidad de crear los conceptos
de pago según las necesidades de cada institución,
definir el enlace contable para ellos, definir si se les aplican
o no las operaciones por
porciento que se utilicen en la empresa, establecer los
parámetros de configuración de cada una en
particular.
Luego de varias entrevistas
con el personal de los departamentos de Recursos
Humanos y de Contabilidad
establecimos los casos de uso del negocio.
Representación de casos de
uso del negocio
Actores del negocio | Justificación |
Empleado | Es la persona |
Empleador | Es la Empresa como entidad jurídica que |
Trabajadores del negocio | Justificación |
Especialista de Personal | Persona a cargo de mantener actualizadas las |
Jefes de Departamento | Son los encargados de informar la asistencia de |
Especialista. de Nóminas | Se encarga de la entrada de las incidencias del |
Jefe de Personal | Revisa y aprueba las Nóminas realizadas en |
Cajero | Se encarga de realizar la entrega del efectivo a |
Especialista. de Contabilidad | Configura y revisa el comprobante de |
Sub-Director Contable Financiero | Revisa y Aprueba el Comprobante de |
Director de la Entidad | Firma las nóminas como constancia de su |
Descripción de casos de uso
del negocio
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Actualizar | |
Resumen: El trabajador pudiera | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
1- El trabajador o la empresa solicita el | 2- El trabajador y la empresa están de 3- Se realiza el movimiento en los documentos pertinentes. 4- Se imprime el documento o se realiza de forma 5- Si el trabajador o la empresa no están |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Actualizar | |
Resumen: El trabajador pudiera | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
1- Los jefes de departamento entregan la | 2- El especialista de Nóminas procesa 3- Si existen dudas se devuelve el documento |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Solicitar el | |
Resumen: El trabajador | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2- El especialista de Nóminas confirma 3- Si no tiene suficientes días la |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Solicitar el | |
Resumen: El trabajador | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
|
|
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Solicitar la | |
Resumen: El trabajador o el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
|
|
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal revisa que los |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal revisa que los |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este | |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal revisa que los |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal revisa que los |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este | |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal revisa que los |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal revisa que los |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Calcula | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Asigna a | |
Resumen: Se realiza el | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el proceso de 3.- El Subdirector Contable Financiero supervisa |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Devolver al | |
Resumen: Se realiza la | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el proceso de 3.- El Subdirector Contable Financiero supervisa |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Caso de uso del negocio: | |
Actores del negocio: | |
Propósito: Convertir en | |
Resumen: Se consideran | |
Curso normal de los eventos: | |
Acción del actor | Respuesta del negocio |
| 2.- El Jefe de personal supervisa el proceso de 3.- El Subdirector Contable Financiero supervisa |
Prioridad: Este proceso | |
Mejoras: Al automatizar este |
Estos casos se convirtieron en los siguientes casos de
uso del sistema, solo especificaremos uno por cada tipo a modo de
ejemplo:
Definición de los actores del
sistema
Actores | Justificación |
Especialista de Configuración de | Es quien gestiona los datos de la |
Especialista de Operación de | Realiza la Operación de Nómina. Los |
Especialista de Enlaces Contables de la | Es quien realiza los enlaces contables de la |
Caso de Uso General: Actualizar los parámetros
a utilizar en la nómina de esta Empresa
Define los parámetros a partir de los cuales
trabajará el sistema, en sus diferentes cálculos.
Incluye definiciones como: persona entre cuyas está el ser
Responsable del proceso de Nóminas, porciento que se
acumula de vacaciones en tiempo e importe, cantidad máxima
de días a acumular de vacaciones, cantidad máxima
de días para solicitar en la licencia de Maternidad,
porciento que se garantiza sea cobrado por el trabajador luego de
ser aplicadas todas las retenciones, periodos necesarios para
declarar un salario como No Reclamado, definición de si la
nómina se aplicará en períodos quincenales o
mensuales
Se divide en dos casos de uso:
1.- Caso de uso -Insertar los parámetros para la
empresa
Operador: Esp. de Nóminas | Sistema |
1.-Teclea los datos que corresponden a la | |
2.-Valida que estén todos los datos | |
Condiciones excepcionales: | |
1.-El operador quiere cancelar la | |
2.-El sistema cancela el caso de uso |
Caso de Uso General: Tipos de nominas
Define las nóminas que se van a utilizar en el
negocio, definiendo código,
descripción, tipo, moneda en que se
aplicará.
Se divide en cuatro casos de uso:
1.- Caso de uso -Definir o insertar el tipo de
Nóminas a utilizar.
Operador | Sistema |
1.-Teclea la descripción de la | |
2.-Valida que no exista ningún campo | |
Condiciones excepcionales: | |
1.-El operador quiere cancelar la | |
2.-El sistema cancela el caso de uso |
Caso de Uso General: Nominación de
Billetes
Permite definir la nominación de los billetes y/o
monedas que se utilizarán para el pago.
Se divide en tres casos de uso:
1.- Caso de uso -Definir la Nominación del
Billete.
Operador | Sistema |
1.-Teclea la descripción y valor del | |
2.-Valida que no exista ningún campo | |
Condiciones excepcionales: | |
1.-El operador quiere cancelar la | |
2.-El sistema cancela el caso de uso |
Caso de Uso General: Conceptos de Pago
Definición de los conceptos de pagos de los
trabajadores, nómina en que se aplicarán, el motivo
por el que se paga. La dirección de la empresa puede y debe
definir todos los conceptos por lo que sus trabajadores
podrán devengar un importe y las condiciones en que ello
sucederá. Aquí se deben definir absolutamente todos
los conceptos por el que un trabajador puede ser
beneficiado.
1.- Caso de uso – Insertar Conceptos de Pago
Operador | Sistema |
1.-Entra la descripción, el tipo de | |
2.-Genera el código para el concepto, | |
3.-Si no cumple los requisitos lo informa mediante | |
Condiciones excepcionales: | |
1.-El operador quiere cancelar la | |
2.-El sistema cancela el caso de uso |
Caso de Uso General: Afectado por Asistencia o
Evaluación
Define si el cobro de un concepto de pago dado
está definido por la evaluación
o por la asistencia del empleado. Se aplica sólo a la
nómina de salario.
1.- Caso de uso – Definir origen de la
Afectación
Operador | |
1.-Selecciona el concepto de pago a procesar y le | |
2.-Garantiza que el concepto de pago selecciona | |
Condiciones excepcionales: | |
1.-El operador quiere cancelar la | |
2.-El sistema cancela el caso de uso |
Caso de Uso General: Grupo de
Prioridades
Defina las prioridades en que se dividirán las
retenciones a aplicar a los empleados, de acuerdo al orden que le
interese a la empresa sean aplicadas estas
retenciones.
.1- Caso de uso – Insertar Grupo de Prioridad
Operador | Sistema |
1.-Teclea el grupo y la | |
2.-Acepta los datos tecleados y actualiza la Base | |
Condiciones excepcionales: | |
1.-El operador quiere cancelar la | |
2.-El sistema cancela el caso de uso |
Caso de Uso General: Conceptos de
Retenciones
1.- Caso de uso -Insertar Retención
Operador | Sistema |
1.-Teclea la descripción, selecciona la | |
2.-Genera el código de la retención, | |
Condiciones excepcionales: | |
1.-El operador quiere cancelar la | |
2.-El sistema cancela el caso de uso |
Caso de Uso General: Operaciones por
Porciento
Serán las operaciones que se aplican a la
nómina de salario con el objetivo de
estimular al trabajador según sus resultados o penalizarlo
si estos fueran desfavorables.
1.- Caso de uso -Insertar Operaciones por
Porciento
Operador | Sistema |
1.-Teclea la descripción de la | |
2.-Genera el código de la operación, | |
Condiciones excepcionales: | |
1.-El operador quiere cancelar la | |
2.-El sistema cancela el caso de uso |
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