Metodología aplicada para la elaboración del manual de organización de la Escuela de Hotelería y Turismo Orlando Fernández Montes de Oca de Santiago de cuba
- Resumen
- Desarrollo
- Objetivos del
Manual de Organización - Manual de
Organización de la EHTSC - Análisis
de la estructura de la Escuela - Diseño de
la estructura del Manual de
Organización - Confección
del Manual de Organización - Trabajo con los
implicados - Presentación
de la primera versión del Manual - Conclusiones
- Recomendaciones
- Bibliografía
Resumen
Teniendo en cuenta las exigencias actuales del Sistema
Empresarial Cubano y FORMATUR, desarrollamos un diagnóstico en la Escuela de
Hotelería
y Turismo de
Santiago de Cuba en
relación a la implementación del Sistema de
Control
Interno. Detectándose deficiencias en la
elaboración del Expediente de Control interno,
y la no conformación del Manual de
Organización.
A partir de esta problemática, reelaboramos el
Expediente de Control Interno y confeccionamos el Manual de
Organización de la Escuela. El presente
trabajo tiene
como objetivo
explicar la metodología aplicada para la
elaboración del Manual de Organización, así
como el trabajo
realizado para la confección del mismo de manera que
contribuya a facilitar una documentación en esta temática de
todo aquel que lo necesite.
Para la realización del trabajo se partió
de una revisión bibliográfica que consideró
los enfoques sobre control interno,
estructuración de empresas,
resoluciones. Se tuvo en cuenta la Tesis de
Maestría desarrollada por el autor en la que se hizo un
análisis técnico y detallado de la
estructura de
la Escuela. Además, se entrevistó a todos los
miembros del Consejo de Dirección, jefes de unidades, y al personal
necesario para la obtención de información sobre las
características de cada unidad; misiones, objetivos,
funciones,
entre otros elementos indispensables para el desarrollo del
trabajo.
Este trabajo constituye una metodología donde se
incluyen elementos que son necesarios para la definición y
conformación de la estructura de una entidad docente o del
sistema empresarial cubano.
Introducción
Este trabajo se llevó a cabo por la necesidad de
profundizar en lo relacionado a la metodología para la
elaboración del manual de organización. Existen
diversos enfoques y nosotros nos apoyamos en el trabajo
"Metodología de cómo hacer el Manual de
Organización", enriqueciéndolo con elementos que
consideramos que se deben incorporar a la elaboración del
Manual por lo que este significa.
Con la explicación de la metodología
aplicada para la elaboración del Manual de
Organización, así como el trabajo realizado para la
confección del mismo estamos contribuyendo a facilitar una
guía en esta temática para todo aquel que necesite
desarrollar este elemento tan importante para lograr un ambiente de
control.
Desarrollo
Organizar es integrar, estructurar y relacionar
todos los recursos de una
entidad y sus funciones bajo la responsabilidad y coordinación de una autoridad, con
el fin de lograr sus planes y objetivos señalados, por lo
tanto cuando hablamos de organización se debe tener en
cuenta: 1) la identificación y clasificación de las
actividades requeridas, 2) el agrupamiento de las actividades
necesarias para lograr los objetivos, 3) la asignación de
cada agrupamiento a un administrador con
la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y,
4) las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel
organizacional o en una similar) y verticalmente (por ejemplo,
las oficinas centrales corporativas, la división y el
departamento) en la estructura
organizacional.
En la metodología se tuvo en cuenta,
además, lo planteado por Harold Koontz en su obra Administración una perspectiva global
(p.244, 257), sobre "La lógica
de organizar" en la que dice:
"…, el proceso de
organización consiste en los siguientes seis
pasos:
- Establecer los objetivos de la
empresa. - Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
- Identificar y clarificar las actividades necesarias
para lograrlos. - Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos
humanos y materiales
disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las
circunstancias. - Delegar en el jefe de cada grupo la
autoridad necesaria para desempeñar las
actividades. - Vincular los grupos en forma
horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad
y flujos de información..
Para la aplicación tanto del Sistema de Control
Interno, del Sistema de Calidad,
así como de cualquier otro sistema en una empresa, se
debe hacer sobre la base de una estructura previamente
analizada y ajustada a la realidad de la
organización; que responda a su misión,
objetivos, estrategias,
etc.
Dicha estructura se representa a través del
Manual de Organización que no es más que un Manual
Administrativo y constituye una revisión detallada, por
escrito, de la organización formal de cualquier entidad
que se realiza a través de la descripción de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo
que componen su estructura y cuyo objetivo es instruir al
personal en aspectos tales como: funciones, relaciones, procedimientos,
políticas, objetivos, normas, etc. Con
la finalidad de lograr una mayor eficiencia en el
desempeño de sus tareas.
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