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Metodología aplicada para la elaboración del manual de organización de la Escuela de Hotelería y Turismo Orlando Fernández Montes de Oca de Santiago de cuba



Partes: 1, 2

    Resumen

    Teniendo en cuenta las exigencias actuales del Sistema
    Empresarial Cubano y FORMATUR, desarrollamos un diagnóstico en la Escuela de
    Hotelería
    y Turismo de
    Santiago de Cuba en
    relación a la implementación del Sistema de
    Control
    Interno. Detectándose deficiencias en la
    elaboración del Expediente de Control interno,
    y la no conformación del Manual de
    Organización.

    A partir de esta problemática, reelaboramos el
    Expediente de Control Interno y confeccionamos el Manual de
    Organización de la Escuela. El presente
    trabajo tiene
    como objetivo
    explicar la metodología aplicada para la
    elaboración del Manual de Organización, así
    como el trabajo
    realizado para la confección del mismo de manera que
    contribuya a facilitar una documentación en esta temática de
    todo aquel que lo necesite.

    Para la realización del trabajo se partió
    de una revisión bibliográfica que consideró
    los enfoques sobre control interno,
    estructuración de empresas,
    resoluciones. Se tuvo en cuenta la Tesis de
    Maestría desarrollada por el autor en la que se hizo un
    análisis técnico y detallado de la
    estructura de
    la Escuela. Además, se entrevistó a todos los
    miembros del Consejo de Dirección, jefes de unidades, y al personal
    necesario para la obtención de información sobre las
    características de cada unidad; misiones, objetivos,
    funciones,
    entre otros elementos indispensables para el desarrollo del
    trabajo.

    Este trabajo constituye una metodología donde se
    incluyen elementos que son necesarios para la definición y
    conformación de la estructura de una entidad docente o del
    sistema empresarial cubano.

    Introducción

    Este trabajo se llevó a cabo por la necesidad de
    profundizar en lo relacionado a la metodología para la
    elaboración del manual de organización. Existen
    diversos enfoques y nosotros nos apoyamos en el trabajo
    "Metodología de cómo hacer el Manual de
    Organización", enriqueciéndolo con elementos que
    consideramos que se deben incorporar a la elaboración del
    Manual por lo que este significa.

    Con la explicación de la metodología
    aplicada para la elaboración del Manual de
    Organización, así como el trabajo realizado para la
    confección del mismo estamos contribuyendo a facilitar una
    guía en esta temática para todo aquel que necesite
    desarrollar este elemento tan importante para lograr un ambiente de
    control.

    Desarrollo

    Organizar es integrar, estructurar y relacionar
    todos los recursos de una
    entidad y sus funciones bajo la responsabilidad y coordinación de una autoridad, con
    el fin de lograr sus planes y objetivos señalados, por lo
    tanto cuando hablamos de organización se debe tener en
    cuenta: 1) la identificación y clasificación de las
    actividades requeridas, 2) el agrupamiento de las actividades
    necesarias para lograr los objetivos, 3) la asignación de
    cada agrupamiento a un administrador con
    la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y,
    4) las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel
    organizacional o en una similar) y verticalmente (por ejemplo,
    las oficinas centrales corporativas, la división y el
    departamento) en la estructura
    organizacional.

    En la metodología se tuvo en cuenta,
    además, lo planteado por Harold Koontz en su obra Administración una perspectiva global
    (p.244, 257), sobre "La lógica
    de organizar" en la que dice:

    "…, el proceso de
    organización consiste en los siguientes seis
    pasos:

    1. Establecer los objetivos de la
      empresa.
    2. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
    3. Identificar y clarificar las actividades necesarias
      para lograrlos.
    4. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos
      humanos y materiales
      disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las
      circunstancias.
    5. Delegar en el jefe de cada grupo la
      autoridad necesaria para desempeñar las
      actividades.
    6. Vincular los grupos en forma
      horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad
      y flujos de información..

    Para la aplicación tanto del Sistema de Control
    Interno, del Sistema de Calidad,
    así como de cualquier otro sistema en una empresa, se
    debe hacer sobre la base de una estructura previamente
    analizada y ajustada a la realidad de la
    organización; que responda a su misión,
    objetivos, estrategias,
    etc.

    Dicha estructura se representa a través del
    Manual de Organización que no es más que un Manual
    Administrativo y constituye una revisión detallada, por
    escrito, de la organización formal de cualquier entidad
    que se realiza a través de la descripción de los objetivos, funciones,
    autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo
    que componen su estructura y cuyo objetivo es instruir al
    personal en aspectos tales como: funciones, relaciones, procedimientos,
    políticas, objetivos, normas, etc. Con
    la finalidad de lograr una mayor eficiencia en el
    desempeño de sus tareas.

     

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