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El informe diario de operaciones




    1.
    Introducción

    2. Definición Del Informe Diario
    De Operaciones

    3. Objetivos y propósitos de la
    implementación de un informe diario de operaciones dentro
    de la empresa

    4. Ventajas Del Informe Diario De
    Operaciones Y Desventajas De Los Diarios
    Especiales

    5. Línea de cuentas por cobrar
    (abonos)

    6. Sección de los cheques
    girados y las compras al crédito

    7. Sección de control de
    inventario de mercancías

    8.
    Bibliografía

    1.
    Introducción

    La estructura e
    implementación de un informe diario de
    operaciones le
    permitirá a las pequeñas y medianas empresas
    recopilar la información de todas las transacciones
    diarias que realice la empresa;
    clasificar las operaciones en
    diferentes secciones para una mayor claridad; acumular
    diariamente todos las actividades que han transcurrido durante el
    mes y controlar las cuentas
    más importantes del negocio para así tomar
    decisiones sobre el control
    interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las
    metas establecidas por sus propietarios.

    El informe diario de operaciones nos
    proporcionará la información necesaria para preparar el
    resumen de operaciones, que son los asientos que van a contener
    el acumulado de los ingresos
    recibidos, los cheques
    girados, compras al
    crédito
    y cualquier otra asiento que necesite la empresa. Luego
    esta información es registrada en los libros de
    contabilidad
    para posteriormente elaborar los estados
    financieros.

    Esta información podrá registrarse de
    manera fácil y rápida y con el mínimo margen
    de error. Esta estructura
    será diseñada según las necesidades de
    la empresa y
    después podrá ser ajustada a las nuevas
    perspectiva.

    El informe diario de operaciones está orientado
    principalmente a la
    administración: Para la toma de
    decisiones en las funciones de
    planeación y control de las
    diferentes actividades que realice la empresa.

    Con la implementación del informe diario de
    operaciones es recolectada, registrada y resumida de manera
    útil y adecuada, para posteriormente la administración y demás usuarios
    puedan evaluarla e interpretarla, formular planes e iniciar la
    acción mientras los datos son
    todavía apropiados para alcanzar los objetivos y
    metas financieras.

    2. Definición Del
    Informe Diario De Operaciones

    El informe diario de operaciones es aquel que recopila
    en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada
    día en una empresa como
    son: ingresos,
    cheques
    girados, compras al
    crédito
    y otros. Bayton, 1995, p. 93

    El informe diario de operaciones podrá estar
    dividido en las siguientes secciones principales: sección
    de ingresos y sus respectivos cargos y la sección de
    cheques girados y compras al crédito. Además
    secciones de control como son:
    sección de control de inventario,
    sección de control de saldos de las cuentas,
    sección de observaciones y sección de fecha y de
    numero.

    Para facilitar la labor diaria de los informes,
    éstos podrán ser agrupados en forma de libretas
    individuales para cada mes; los que contienen un original y una
    copia desprendible para cada día. El original permanece
    archivada en la libreta y la copia se archivará en orden
    cronológico; conjuntamente con los documentos que
    sustentan la información registrada en cada
    sección.

    Todas las secciones tienen espacio para anotar la
    información del día y otro adicional para llevar el
    acumulado de cada renglón a la fecha. También
    existe espacio para demostrar la exactitud de los débitos
    y créditos de cada una de las
    secciones.

    Este informe será confeccionado de acuerdo a la
    naturaleza de
    las actividades y necesidades de las empresas y el
    mismo podrá modificarse a medida que surjan cambios o
    nuevas operaciones.

    Para registrar la información se requiere de la
    utilización de un catálogo de
    cuentas que permitirá codificar las cuentas y
    subcuentas que así

    lo requieran. En el informe diario se usa en la
    subcuentas de los gastos de
    operaciones y en las cuentas que se agrupan en la columna
    "varias

    3. Objetivos y
    propósitos de la implementación de un informe
    diario de operaciones dentro de la empresa

    El objetivo
    primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al
    empresario y demás usuarios, un método
    rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las
    transacciones diarias de su empresa, que permita observar
    diariamente el comportamiento
    de los recursos
    económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas.anthony, 1994, pág. 60

    El informe diario de operaciones es una herramienta de
    control que durante la toma de
    decisiones de la administración permite que se
    descubra síntomas sobre las áreas problemas o
    áreas débiles, para determinar las acciones que
    se deberán realizar a fin de corregir una
    situación. Otro control es proporcionar un medio de
    comunicación entre las personas que
    integran la
    organización, esto se logra informando los resultados
    de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la
    empresa. Guajardo, 1995, pág. 94

    El registro completo
    de todas las actividades comerciales de las empresas implican
    comúnmente un gran volumen de
    datos.

    Los sistemas
    tradicionales requieren del manejo de varios libros e
    informes para
    recopilar la información financiera de un negocio como son
    diarios especiales de ingresos, de desembolsos, de compra, de
    venta y otros. Es
    por ello que el informe diario de operaciones se recomienda como
    una alternativa a las pequeñas y medianas empresas que no
    cuentan con la posibilidad de contratar más de una o dos
    unidades para atender el departamento de contabilidad.
    Cordera, 1994, pág. 394

    Quienes toman decisiones administrativas en las empresas
    necesitan información financiera, oportuna para ayudar en
    la planeación
    y el control de las actividades que llevan a cabo, así
    como para ejecutar nuevos proyectos y
    expansiones.

    Con un buen sistema de
    recopilación de información podemos evaluar las
    diferentes áreas de la empresa de manera que el
    propietario o los accionistas estén informados sobre los
    resultados de la gestión
    y pueda aplicar oportunamente las medidas que consideren
    convenientes. Por otro lado, la administración debe tener
    una base de apoyo para las medidas correctivas, a fin de lograr
    mayor eficiencia y
    efectividad de los recursos con que
    cuenta la empresa.

    Los propósitos fundamentales de la contabilidad
    en una empresa con ánimo de lucro, es proporcionar
    información financiera detallada sobre la rentabilidad o
    ganancia de las operaciones y la solvencia económica con
    que cuenta; es por ello la necesidad de diseñar un informe
    que nos brinde datos útiles para toma de decisión.
    Finney y Herbert, 1990, pág. 418

    Beneficios inmediatos los usuarios de la
    información

    Los beneficios inmediatos se obtienen al proporcionar
    información cuantitativa, de carácter
    financiero primordialmente, como uno de los elementos del
    proceso para
    la toma de decisiones de los diferentes usuarios como lo son: los
    propietarios, administradores, contadores y de esta forma la
    administración puede decidir ante los acreedores, clientes,
    entidades gubernamentales y otros.

    Con el informe diario de operaciones se podrá
    medir la capacidad que tiene la información contable para
    representar con palabras y cantidades, su estado en
    diferentes puntos en el tiempo y los
    resultados de su operación.

    Esta información debe permitir al usuario obtener
    resultados y actuar sobre ella para lograr sus fines
    particulares.

    Los datos contables deben incluir eventos realmente
    sucedidos y deben contabilizarse de acuerdo con los principios de
    contabilidad generalmente aceptados y ésta debe llegar
    a manos del usuario correcta y oportunamente para tomar
    decisiones a tiempo y
    así lograr sus metas.

    Propietarios

    Los propietarios de un negocio necesitan
    información contable para determinar el éxito
    de sus actividades comerciales. El informe diario de operaciones
    le facilitará datos reales y oportunos sobre sus ingresos,
    costos, gastos, inventarios,
    saldo de las diferentes cuentas bancarias, saldos de las cuentas por
    cobrar y las cuentas por pagar; lo que permitirá
    evaluar la efectividad de la administración y salvaguardar
    los recursos puesto bajo su control. Con esta información,
    los propietarios pueden tomar decisiones con respecto a
    incrementar, disminuir o conservar su inversión actual en la empresa. Holmes,
    1990, pág. 94

    Administradores

    La administración utilizará los datos
    registrados en este informe para estimar el resultado de las
    operaciones, para determinar las necesidades de efectivo, para
    evaluar la recuperación de las cuentas por
    cobrar y el inventario
    disponible que tiene para la venta.

    Se puede comparar con meses anteriores los ingresos,
    costos y gastos
    para tomar las medidas y controles adecuados para mejorar cada
    día la actividad a su cargo. Este informe ayuda
    enormemente a los administradores en las funciones de
    planeación y control de las actividades.

    Contador

    El informe diario es el medio más eficaz para
    brindar información financiera al contador ya que el mismo
    es preparado por las personas que conocen realmente como se
    dieron las transacciones del negocio y podrán codificar
    correctamente cada una de ellas. De esta manera el contador
    cuenta con más tiempo para emplearlo en otras áreas
    de interés
    para el propietario como la supervisión del control
    interno, análisis de estados
    financieros, asesoría financiera y administrativa y
    otros. Ballesteros, 1992, pág. 318

    4. Ventajas Del Informe
    Diario De Operaciones Y Desventajas De Los Diarios
    Especiales

    El informe diario de operaciones presenta una serie de
    ventajas.
    Si se compara con lo diarios especiales. A continuación de
    describen las mencionadas ventajas.

    Ventajas
    Diariamente se acumulan cuentas importantes como son ingresos,
    costos y gastos de una compañía.
    Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes
    bancos,
    inventarios,
    cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
    La documentación que sustenta la
    información registrada puede verificarse en forma sencilla
    y eficaz.
    Los asientos que se van a contabilizar en el diario general,
    muestran la exactitud de débitos y créditos
    diariamente.

    Este informe controla el manejo de los ingresos ya que
    permite observar si éstos se depositan íntegramente
    al banco y se hacen
    los cargos correctos a cuentas por cobrar. Blanes, 1989,
    pág. 125

    Desventajas de los diarios especiales
    La información de contabilidad se encuentra separadamente
    en los diferentes diarios.
    No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como
    son ingresos, compras y gastos hasta final del mes.

    En los diarios especiales no tenemos control de cuentas
    importantes como son banco, cuentas
    por cobrar, cuentas por pagar y otros.
    Los documentos
    archivados no se pueden localizar rápidamente.
    Que el manejo y registro de las
    operaciones es mucho.
    El registro es más costoso porque necesita más
    informes y más personal.

    Esquema Del Informe Diario De Operaciones

    El esquema del informe diario de operaciones tiene como
    objetivo
    primordial observar, medir, registrar, clasificar y revisar las
    transacciones comerciales de una entidad, expresadas en
    términos monetarios. Además permite a la
    administración interpretar la información contenida
    y lograr oportunamente los avances requeridos en la
    búsqueda de sus objetivos empresariales. Los datos
    contables constituyen el material clave para la toma de
    decisiones económicas fundamentales sobre la
    asignación del recursos productivos de la
    empresa.

    Con este informe diario tendremos la oportunidad de
    registrar las transacciones diarias de la empresa y contar con el
    acumulado de los datos más importantes, los que se
    constituyen en una fuente de información oportuna. Uno de
    los problemas que
    confrontan las pequeñas y medianas empresas de nuestro
    medio es la falta de un sistema de
    contabilidad sencillo que ofrezca información constante y
    sin incurrir en costos elevados de personal y de
    operación.

    El informe recomendado contiene diferentes secciones que
    permiten mayor facilidad de registro y control de las operaciones
    comerciales de los negocios.

    Las secciones básicas referidas se detallan a
    continuación
    .Sección de ingresos y sus respectivos cargos
    .Sección de cheques girados y compras al
    crédito
    Además existen secciones de control como:
    .Sección de control de inventario de mercancía
    . Sección de controles de saldos de cuentas
    .Sección de observaciones
    . Sección de firma, de fecha y número

    Para una mejor comprensión del procedimiento que
    debe seguirse en el registro de cada una de las secciones
    enunciadas en el párrafo
    anterior, describimos a continuación, las secciones
    básicas:

    Sección de ingresos y sus respectivos
    cargos

    Esta sección se divide en tres partes:
    – Registro de los créditos
    – Registro de los débitos
    – Registro de totales de débito y
    crédito

    Registro de los créditos

    El registro de los créditos incluye todos los
    ingresos ya sean en efectivo o al crédito que obtenga la
    empresa. También se anotarán los abonos recibidos
    de clientes, las
    cuotas de club de mercancía pagadas por los socios o
    dueños de los clubes de mercancía, depósitos
    recibidos de clientes en concepto de
    apartados de mercancía, I. T. B. M cobrado o cargado al
    crédito, otros ingresos recibidos y cualquiera otra
    entrada de efectivo o cuenta al crédito que obtenga la
    empresa. A cada crédito se le asignará una
    línea y una columna para anotar la suma que corresponda
    del día que ocurre la transacción y una columna
    para el correspondiente acumulado.

    Registro de los débitos

    El registro de los débitos incluye todos los
    cargos que corresponden contabilizar por el efecto de los
    créditos registrados. Es decir, si se obtiene ingresos en
    efectivo el cargo corresponde a una cuenta bancaria o de caja; si
    se obtiene registro al crédito el cargo será
    cuentas por cobrar o cualquiera otra que sea aplicable o que este
    de acuerdo con el catálogo de
    cuentas.

    Los documentos que originan los registros de la
    sección de ingresos son: facturas por ventas y
    recibos. Estos documentos deben preveer todos los controles que
    permita el cumplimiento de los aspectos legales y de control
    interno. Los controles mínimos recomendados son: nombre de
    la empresa, registro único del contribuyente,
    numeración pre-impresa, copias y cualquier otro que sea
    requerido.

    Estos documentos deben revisarse diariamente y resumirse
    en un informe previo que se denomina "arqueo de caja".

    El informe de arqueo de caja se explica por sí
    sólo y únicamente cabe señalar que es de
    gran importancia para evaluar el control interno de las
    operaciones de ingreso.

    Registro de totales de débito y
    crédito

    El registro de totales se refiere al balance diario que
    debe existir entre las partidas que componen la sumatoria de los
    créditos y débitos que componen la sección
    de ingresos.

    Las cuentas más importantes que se utilizan
    normalmente en la recopilación de la sección de
    ingresos para las pequeñas y medianas empresas
    son:

    Línea de ventas
    Se anotará la suma de todas las ventas al
    contado, crédito, apartadas y de club, realizadas en el
    día sin incluir el 1. T. B. M.

    5. Línea de cuentas
    por cobrar (abonos)

    Se registran la suma de los recibos por abonos de
    clientes que se facturaron en el día.

    Línea de club de mercancía
    Incluye todos los recibos emitidos a clientes en concepto las
    cuotas de club de mercancías recibidas en el
    día.

    Línea de depósitos de clientes
    Deben anotarse la suma de los recibos emitidos a clientes, por
    mercancías apartadas.

    Línea de Tesoro Nacional I.T.B.M.
    En este renglón se anota la suma del I.T.B.M. contenido en
    todas las facturas de ventas realizadas.

    Línea otros ingresos
    En este renglón se anotarán los recibos emitidos en
    concepto de ingresos que no forman parte de la actividad
    principal de la empresa (fotocopias, intereses y cualquier
    otro).

    Línea de banco
    Se anotará la suma de todos los depósitos
    realizados y se utilizará un renglón para cada
    cuenta de banco que existe.

    Línea de cuentas por cobrar (Ventas)
    En este renglón se anotará la suma de todas las
    facturas por venta de mercancía al crédito a
    clientes, incluyendo el I.T.B.M.

    Línea de club de mercancía
    Se anotará la suma de las facturas emitidas en concepto de
    retiros de mercancías por los socios tenedores de club de
    mercancía. Incluye el I.T.B.M.

    Línea de depósito de clientes
    Se anotan la suma de las facturas emitidas a clientes en concepto
    de ventas de mercancía apartadas.

    En cada informe diario de operaciones existe una columna
    para registrar los ingresos del día y una columna de
    acumulado que contendrá la suma de los ingresos recibidos
    durante los días operaciones que han transcurrido en el
    mes.

    Es importante la verificación de la exactitud en
    el balance de los totales de débito y crédito,
    tanto de las partidas diarias como las del acumulado.

    A continuación se presenta un ejemplo de dos
    días de operaciones registradas en la sección de
    ingresos y sus cargos respectivos del informe
    sugerido:

    Cuadro 1
    Sección de ingresos y sus respectivos cargos
    Modelo para el
    día 1

    INGRESOS

    CREDITOS

    HOY

    ACUMULADO

    Ventas

    1920

    83

    1920

    83

    Cuentas por Cobrar (abonos)

    313

    80

    313

    80

    Club de mercancías

    31

    00

    31

    00

    Depósitos de clientes

    272

    70

    272

    70

    Tesoro Nacional I.T.B.M.

    96

    07

    96

    07

    Otros Ingresos

    71

    20

    71

    20

     

     

     

     

     

    Total de Créditos B/.

    2705

    60

    2705

    60

    DEBITOS

    Banco General, S.A.

    1288

    08

    1288

    08

    Cuentas por Cobrar (Ventas)

    596

    63

    596

    63

    Club de mercancías

    446

    19

    446

    19

    Depósito de clientes

    374

    70

    374

    70

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Total de Débitos: B/.

    2705

    60

    2705

    60

    6. Sección de
    los cheques girados y las compras al
    crédito

    Esta sección esta compuesta en dos
    partes:

    Cheques girados
    Se refiere a la información que corresponde acumular para
    todos los cheques girados cada día. En él se
    realiza la anotación de los débitos a afectar por
    cheque girado
    y el valor total de
    los mismos, que se tomará como crédito del
    banco.

    Compras al crédito
    Se refiere a la información correspondiente a las compras
    realizadas al crédito. Se anota el débito de la
    cuenta que corresponde afectar y el dato del total que
    corresponde la monto a pagar a los proveedores.

    Ambas secciones contienen columnas para diversas
    anotaciones, que se explican continuación:

    Columna de número
    En esta columna debe anotarse el número del cheque emitido
    o factura al
    crédito según el caso.

    Columna de descripción
    Se incluirá el nombre a quien se giró el cheque o
    del proveedor, si se refiere a una factura al
    crédito.

    Columna de cuentas por pagar
    Deberá anotarse el valor abonado
    a los proveedores, a
    través de cheques girados.

    Columna de compras
    En esta columna anotaremos todas las compras de mercancía
    que se efectuaron ya sea al contado, mediante cheque o al
    crédito mediante factura. Esta cifra no incluye el I. T.
    B. M.

    Columna de I. T. B. M
    El valor del Impuesto de
    Transferencia de Bienes Muebles
    (I.T.B.M.) que incluye cada compra o gasto gravado con este
    impuesto.

    Columna de gastos de operaciones
    Corresponde anotar el valor por gastos realizados ya sea a
    través de cheques girados o compras al
    crédito.

    Columna de Código
    Al lado de cada gasto registrado debe anotarse el código
    que corresponde afectar según el catálogo de
    cuentas.

    Ejemplo
    1. Se gira un cheque por B/. 100.00 para pago de salarios.
    2. Se registrará en el informe diario
    así:

    En la columna gastos de operaciones se anota el valor de
    B/. 100.00 y seguidamente en la columna de código se
    anotará "01" que corresponde al número asignado a
    este gasto, en el código de cuentas.

    Columna de Varias
    En esta columna se anotará el valor que corresponde a
    cualquiera otra cuenta que no se ha asignado columna especial y
    que deba afectarse por un cheque girado o compras al
    crédito.

    Columna de código
    Se refiere al código asignado, según la
    codificación de cuentas, a la cuenta anotada en la columna
    varias:

    Ejemplo
    1. Se gira un cheque por B/. 10,000.00 para la compra de equipo
    de oficina.
    2. En la columna varias el valor de B/.10,000.00 y seguidamente
    se anotará en la columna de código el número
    123.

    Línea de totales de hoy
    El dato contenido en los renglones de "totales de hoy", no es
    más que la suma de todas las columnas "débito",
    afectadas en cada día, cuya sumatoria debe coincidir con
    el valor resultante en la suma "totales de hoy" de la "totales".
    Este balance debe verificarse en cada informe emitido.

    Línea de totales acumulado
    Se refiere a la suma de los "totales de hoy" más el
    acumulado del día anterior de cada uno de las columnas que
    contiene el informe. Igualmente que lo expresado en el punto
    anterior debe existir balance entre la sumatoría del
    acumulado de todas las columnas "débitos" y la suma de la
    columna "totales".

    Además la sección de cheques girados y
    compras al crédito debe contar con un anexo donde acumule
    los créditos del banco y cuentas por pagar que se explican
    a continuación.

    Creditos "hoy" y "acumulado"

    Como el informe de cheques girados y compras al
    crédito se prepara en una sola sección se hace
    necesario desglosar diariamente los créditos a afectar.
    Por lo tanto debe acumularse individualmente el valor de los
    cheques girados y de las compras al crédito realizadas
    durante el día para anotar dichos valores en los
    renglones asignados a bancos y cuentas
    por pagar.

    Columna de hoy
    En esta columna se anotará la suma de los cheques girados
    y la suma de las compras al crédito del
    día.

    Columna de acumulado
    En esta columna se sumará el acumulado del día
    anterior más el día de hoy de la cuenta de banco y
    cuentas por pagar.

    Este informe diario contiene además secciones de
    control, que servirá de gran ayuda para verificar que la
    información anotada en esta estructura es correcta y la
    misma se ha registrado igualmente en el libro de
    banco, en los auxiliares de cuentas por cobrar, cuentas por pagar
    y en el de los préstamos por pagar bancos.

    Existe también una sección para el control
    de inventario en la cual

    Se obtiene diariamente el costo de la
    mercancía vendida y el acumulado a la fecha y el saldo de
    un inventario estimado que podrá verificarse en cualquier
    momento con el inventario físico con que cuenta la
    empresa.

    Tal como se ha mostrado en las secciones anteriores, se
    muestra a
    continuación la forma práctica, que se sugiere para
    la sección de cheques girados y compras al
    crédito.

    7. Sección de control
    de inventario de mercancías

    Esta sección resume el movimiento de
    entradas y salidas que conforman el inventario de
    mercancía de la empresa. Para registrar la sección
    de control de inventario de mercancías, todas las facturas
    de ventas deben contener la información del costo de cada
    artículo vendido. Este dato se anotará mediante
    códigos para proteger la información
    confidencial.

    Línea de inventario inicial
    Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario
    inicial, que se tomará del renglón que contiene el
    inventario final del día inmediatamente
    anterior.

    El inventario inicial que se anotará en la
    columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato
    permanece igual durante todo el mes de operaciones.

    El objetivo de mantener en el inventario de la columna
    hoy, el inventario inicial del día anterior y en el
    acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para
    poder hacer el
    balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario
    final refleje igualdad en
    ambas columnas.

    Línea de compras
    En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran
    del valor anotado en totales de "hoy" de la sección de
    cheques girados, compras al crédito. La columna de
    "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día
    anterior, más la columna de "hoy".

    Línea de costo de la mercancía vendida
    El renglón del costo de la mercancía vendida, se
    obtiene transformando diariamente el código de costo que
    fue anotado a cada artículo en la factura de venta a
    valores en
    dólares (B/.). Este dato se acumula de todas las facturas
    emitidas en el día y el resultado se anota en costo de la
    mercancía vendida en la columna de "hoy". La columna de
    acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la
    columna del acumulado del día anterior.

    Línea de inventario final
    El renglón de inventario final se realizará la
    sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la
    siguiente manera:

    Inventario inicial más (+) compras, menos (-)
    costo de la mercancía vendida igual (=) inventario
    final.

    8.
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    Principios y
    Procedimientos
    Contables. España,
    Editorial Hispanoamericana, 1990.

     

     

    Autor:

    Rita
    Romero

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