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Lineamientos para la elaboración de manuales de la calidad




Enviado por anissima



    1.
    Introducción

    2. Objeto
    3. Proceso de elaboración de un
    manual de calidad

    4. Esquema del contenido de un manual
    de la calidad

    5.
    Conclusión

    6. Bibliografia

    1.
    Introducción

    La familia de las
    normas
    COVENIN-ISO 9000 incluye
    requisitos para los sistemas de
    calidad que se puedan utilizar para lograr la
    interpretación común, el desarrollo, la
    implementación y la aplicación de la gestión
    y el aseguramiento de la calidad;
    además exigen el desarrollo y
    la implementación de un sistema de la
    calidad
    documentado, que incluya la elaboración de manuales de la
    calidad.

    La norma venezolana COVENIN – ISO 8402:
    1995, Gestión
    de la Calidad y Aseguramientos de la Calidad. Vocabulario define
    un manual de calidad
    como un documento que enuncia la política de la
    calidad y que describe el sistema de
    calidad de una organización. Este manual puede
    estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada
    de estas.

    Es importante que los requisitos y el contenido del
    sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren
    de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma
    suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de
    calidad.

    2. Objeto

    El objeto de esta norma es suministrar los lineamientos
    para la elaboración, la preparación y el control de
    manuales de la calidad ajustados a las necesidades
    específicas del usuario. estos manuales reflejarán
    los procedimientos
    documentados del sistema de la calidad requeridos por la familia de
    las normas COVENIN
    ISO
    9000.

    Referencias normativas

    Como toda norma esta sujeta a revisión es
    recomendable analizar la convivencia de usar las ediciones
    más recientes de la norma citada a
    continuación:

    Covenin-iso 8402:1995.
    Gestión de la calidad y aseguramiento de la calidad.
    Vocabulario

    Definiciones

    Para los propósitos de esta norma se aplican las
    definiciones dadas en la norma venezolana covenin-iso
    8402:1995

    Documentación de sistema de la calidad

    Esta norma describe una jerarquía típica
    de la documentación del sistema de la calidad en
    su anexo A. El orden de desarrollo de esta jerarquía en
    una organización individual depende de las circunstancias
    de esa organización, pero usualmente comienza con el
    desarrollo de la política y objetivos de
    la calidad de la
    organización.

    Procedimientos documentados del sistema de la
    calidad:

    Los procedimientos
    documentados del sistema de la calidad deben formar la
    documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión
    de las actividades que tienen impacto sobre la calidad,
    también deben cubrir todos los elementos aplicables de la
    norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben
    describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones
    del personal que
    gerencia,
    efectúa y verifica el trabajo que
    afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes
    actividades, la documentación que se debe utilizar y los
    controles que se deben aplicar.

    Cada procedimiento
    documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal
    como un elemento completo del sistema de calidad o una parte de
    este, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas
    con más de un elemento del sistema de la
    calidad.

    El usuario es quien determinará la cantidad de
    procedimientos documentados, el volumen de cada
    uno y la naturaleza de su
    formato, dependiendo de la complejidad de las instalaciones,
    la
    organización y la naturaleza de
    la
    empresa.

    Si los procedimientos son organizados en la misma
    estructura y
    formato, los usuarios podrán familiarizarse con el enfoque
    consistente aplicado a cada requisito y así habrá
    más posibilidad de lograr el cumplimiento
    sistemático de la norma.

    Manuales de la Calidad:

    El manual de calidad debe referirse a procedimientos
    documentados del sistema de la calidad destinados a planificar y
    gerenciar el conjunto de actividades que afectan la calidad
    dentro de una organización. Este manual debe igualmente
    cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de
    calidad requerida para una organización. También
    deben ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos
    procedimientos documentados relativos al sistema de la calidad
    que no son tratados en la
    norma seleccionada para el sistema de la calidad pero que son
    necesarios para el control adecuado
    de las actividades.

    Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados
    por una organización para:
    Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y
    los requisitos de la organización.
    Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.
    Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar
    las actividades de aseguramiento.
    Suministrar las bases documentales para las auditorias.
    Adiestrar al personal en los
    requisitos del sistema de la calidad.
    Presentar el sistema de la calidad para propósitos
    externos: por ejemplo, demostrar la conformidad con las normas
    COVENIN-ISO 9001, 9002 o
    9003.

    Demostrar que el sistema de la calidad cumple con los
    requisitos de la calidad exigidos en situaciones
    contractuales.

    Aunque no hay estructura ni
    formato requerido para los manuales de la calidad, existen
    métodos
    para asegurar que el tema este orientado y ubicado adecuadamente;
    uno de éstos sería fundamentar las secciones del
    manual de la calidad con los elementos de la norma que rige el
    sistema. Otro enfoque aceptable sería la
    estructuración del manual para reflejar la naturaleza de
    la organización.

    Un manual de calidad puede:
    Ser una compilación de los procedimientos
    documentados.
    Ser una serie de procedimientos documentados para aplicaciones
    específicas.
    Ser más de un documento o nivel.
    Tener un núcleo común con apéndices
    apropiados.
    Tener horas numerosas derivaciones posibles basadas en las
    necesidades organizacionales.

    La aplicación más común de un
    manual de calidad es empleado para propósitos tanto de
    gestión de la calidad como de aseguramiento de la calidad.
    Sin embargo cuando la organización considere que es
    necesaria una distinción en su contenido o uso, es
    esencial que los manuales que describan el mismo sistema de la
    calidad no sean contradictorios.

    3. Proceso de
    elaboración de un manual de calidad

    Responsable en cuanto a la
    Elaboración:

    El proceso en
    cuanto a la elaboración con la asignación de la
    tarea de coordinación a un organismo delegado
    competente. Las actividades reales de redacción y trascripción deben ser
    ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias
    unidades funcionales individuales, según sea apropiado. El
    uso de referencias y documentos
    existentes puede acotar significativamente el tiempo de
    elaboración del manual de la calidad, así como
    también ayudar a identificar aquellas áreas en las
    cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba
    ser contemplados y corregidas.

    Uso de Referencias:

    Siempre que sea apropiado se debe incorporar la
    referencia a normas o documentos que
    existen y estén disponibles para el usuario del manual de
    la calidad.

    Exactitud y Adecuación:

    El organismo competente delegado debe asegurar que el
    esquema del manual de la calidad sea exacto y completo, y que la
    continuidad y el contenido del mismo sean adecuados.

    Proceso de aprobación, emisión y control
    del manual de la calidad

    Revisión y Aprobación Final:

    Antes de que el manual sea emitido, el documento debe
    ser revisado por individuos responsables para asegurar la
    claridad, la exactitud, la adecuación y la estructura
    apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por
    la gerencia
    responsable de su implementación y cada copia de este debe
    llevar una evidencia de su autorización.

    Distribución del Manual:

    El método de
    distribución del manual debe proporcionar
    la seguridad de que
    todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. La
    distribución puede ser facilitada mediante
    la codificación de copias.

    Incorporación de Cambios:

    Se debe diseñar un método
    para proveer la propuesta, elaboración, revisión,
    control e incorporación de cambios en el manual. Al
    procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de
    revisión y aprobación utilizado al desarrollar el
    manual básico.

    Control de la Emisión y de los
    Cambios:

    El control de la emisión y de los cambios del
    documento es esencial para asegurar que el contenido del manual
    está autorizado adecuadamente. Se pueden considerar
    diferentes métodos
    para facilitar el proceso físico de la realización
    de los cambios. En cuanto a la actualización de cada
    manual se debe utilizar un método para tener la seguridad de que
    cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya en su
    copia.

    Copias no Controladas:

    Se debe identificar claramente como copias no
    controladas todos aquellos manuales distribuidos como
    propósitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte
    del cliente y otra
    distribución del manual en donde no se prevea el control
    de los cambios.

    4. Esquema del contenido
    de un manual de la calidad

    1. El título, el alcance y el campo de
      aplicación.
    2. La tabla de Contenido.
    3. Las paginas introductorias acerca de la
      organización y del manual
    4. La política y los objetivos de
      la calidad.
    5. Descripción de la estructura de la
      organización, las responsabilidades y
      autoridades.
    6. Descripción de los elementos del sistema de la
      calidad.
    7. Definiciones, si es apropiado
    8. Guía para el manual de la calidad, si es
      apropiado.
    9. Apéndice, si es apropiado.

    Es importante mencionar que el orden del contenido del
    manual de la calidad puede ser cambiado de acuerdo con las
    necesidades del usuario.

    Que incluir en un manual de la calidad

    Título, Alcance y Campo de
    Aplicación:

    El título y el alcance del manual de la calidad
    deben definir la organización a la cual se aplica el
    manual. En esta sección también se deben definir la
    aplicación de los elementos del sistema de la calidad.
    También es conveniente utilizar denegaciones por ejemplo,
    que aspectos no cumple un manual de la calidad y en que
    situaciones no debería ser aplicado. Esta información puede ser localizado en la
    página del título.

    Tabla de Contenido:

    Esta debe presentar los títulos de las secciones
    incluidas y como se pueden encontrar. La numeración de las
    secciones, subsecciones, páginas, figuras, ilustraciones,
    diagramas,
    tablas, etc., debe ser clara y lógica.

    Páginas Introductorias:

    vas páginas introductoria+ de un manual de la
    calidad deben suministrar información general acerca de la
    organización y del manual de la calid_d.

    La información acerca de la organizacinn debe ser
    su nombre, siTio, ubicación y los Iedios de comunicación; también se puede
    adicionar información acerca de su línea de negocio
    y una breve descripción de sUs antecedentes, su
    historia, su
    tamaño.

    En cuanto a la información acerca del manual de
    la calidad debe incluir la edición actual, la fecha de
    edición, una br}ue descripción de cómo se
    revisa y se mantiene actualizado el manual de calidad, una breve
    descripción de los procedimientos documentados utilizados
    para identificar el estado y
    para controlar la distribución del manual y también
    debe incluir evidencia de aprobación por aquellos
    responsables de autorizar el contenido del manual de
    calidad.

    Política y Objetivos de la Calidad:

    En esta sección del manual de calidad se debe
    formular la política y los objetivos de la calidad de la
    organización. Aquí se presenta el compromiso de la
    organización con respecto a la calidad.

    ¡Dicha sección taimen debe incluir como se
    logra que todos los empleados conozcan y entiendan la
    política de la calidad y como es implantada y mantenida en
    todos los niveles.

    Descripción de la Organización, las
    Responsabilidades y las Autoridades:

    Esta sección suministra una descripción de
    la estructura de la organización de alto nivel.
    También puede incluir un organigrama de la
    organización que indique la responsabilidad, la autoridad y la
    estructura de interrelaciones.

    Igualmente sub-secciones dentro de esta sección
    deben suministrar detalles de las responsabilidades, las
    autoridades y la jerarquía de todas las funciones que
    dirigen, desempeñan y verifican trabajos que afectan la
    calidad.

    Elementos del Sistema de Calidad:

    En el resto del manual se deben describir todos los
    elementos aplicables del sistema de la calidad. Esto se puede
    hacer incluyendo procedimientos documentados del sistema de la
    calidad.

    Como los sistemas de
    calidad y los manuales de calidad son únicos para cada
    organización no se puede definir un formato, un esquema,
    un contenido, ni un método de presentación
    únicos para la descripción de los elementos del
    sistema de la calidad.

    Las normas de la familia
    COVENIN-ISO 9000 o la norma utilizada por la organización,
    suministran los requisitos para los elementos de los sistemas de la
    calidad.

    Luego de seleccionar la norma a utilizar, la
    organización debe determinar los elementos del sistema de
    calidad que sean aplicables, y basados en los requisitos de dicha
    norma la organización definirá como intenta
    aplicar, alcanzar y controlar cada uno de los elementos
    seleccionados.

    En la determinación del enfoque de la
    organización debe considerarse:
    La naturaleza del negocio, la mano de obra y los recursos.
    La importancia asignada a la documentación del sistema de
    la calidad y al aseguramiento de la calidad.
    Las distinciones entre políticas,
    procedimientos e instructivos de trabajo.
    El medio seleccionado para el manual.

    El manual resultante debe reflejar los métodos y
    los medios propios
    de la organización para satisfacer los requisitos
    formulados en la norma de la calidad seleccionada y sus elementos
    del sistema de la calidad.

    Definiciones:

    Esta sección debe ubicarse inmediatamente
    después del alcance y del campo de aplicación.
    Dicha sección debe contener las definiciones de los
    términos y conceptos que se utilicen únicamente
    dentro del manual de la calidad. Las definiciones deben
    suministrar una comprensión completa, uniforme e
    inequívoca del contenido del manual de la calidad. Es
    recomendable el uso de referencias como por ejemplo la norma
    COVENIN-ISO 8402.

    Guía para el Manual de la Calidad:

    Una guía puede suministrar una descripción
    de la organización del manual de la calidad y un breve
    resumen de cada una de sus secciones.

    Con la ayuda de esta sección los lectores que
    están interesados solo en ciertas partes del manual
    deberían ser capaces de identificar, que parte del manual
    puede contener la información que está
    buscando.

    Apéndice para la Información de
    Apoyo:

    Por último puede ser incluido un apéndice
    que contenga información de apoyo al manual de la
    calidad.

    5.
    Conclusión

    La norma COVENIN-ISO 10013 es una guía que define
    en forma clara los pasos a seguir para la elaboración de
    manuales de la calidad relacionados con normas de sistemas de la
    calidad distintas de las de la familia
    COVENIN-ISO 9000.

    Cualquier manual de calidad elaborado según la
    norma COVENIN-ISO 10013 debe identificar o referenciar los
    procedimientos y sistemas de la calidad documentados y cubrir
    brevemente todos los requisitos aplicables de la norma del
    sistema de la calidad seleccionada por la
    organización.

    6.
    Bibliografia

    COVENIN-ISO 10013:1995. Lineamientos para la
    Elaboración de Manuales de la Calidad

     

     

    Autor:

    Quero Castro, Ana Yesenia

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