Análisis de Sistemas Basado en el modelo de Datos

Indice
1.
Justificación
2. Planeación De
Sistemas
3. Análisis De
Sistemas
4. Desarrollo De
Sistemas
5.
Implantación
6.
Conclusiones
7.
Bibliografía

1.
Justificación

Los métodos
para la creación de sistemas de
procesamiento de
datos están cambiando rápidamente. En la
actualidad existen dos tendencias metodológicas; la
primera orientada al estudio de los procesos
soportada por la ingeniería de
software y la segunda orientada al estudio de los datos y procesos,
soportada por la Ingeniería de Información.

El término Ingeniería es usado en la descripción de metodologías modernas
para explicar que se usan disciplinas formadas con técnicas
precisas y bien pensadas, antes que inventadas sobre la
marcha.

El concepto de
Ingeniería de Software se refiere al
conjunto de disciplinas usadas para la especificación,
diseño
e implantación de Software para computadoras,
siendo su enfoque primario la lógica
utilizada en los procesos computarizados. La metodología de Ingeniería de
Software se llega a formalizar a finales de los 70´s e
involucra técnicas para desarrollo de
Software tales como la programación estructurada, análisis y diseño
estructurado y herramientas
para soportarlas.

La Ingeniería de Información se refiere al conjunto de
disciplinas interrelacionadas necesarias para construir una
empresa
computarizada basada en sistemas de datos. El enfoque
primario de Ingeniería de Información son los datos
que se almacenan y se mantienen en una computadora y
la información que se produce de esos datos.

La primera premisa de la Ingeniería de
Información es que los datos se encuentran en los centros
de procesamiento de
datos y, una segunda premisa es que los tipos de datos de
una empresa no
cambian con mucha frecuencia. Los tipos de entidades no cambian,
excepto para la adición de nuevas entidades. Los tipos de
atributos que se almacenan acerca de esas entidades cambian con
poca frecuencia pero, los valores de
los datos cambian constantemente.

Objetivos

Objetivo general
Contribuir en el área académica de Informática, en la carrera
Ingeniería en Sistemas Computacionales así como
Licenciatura en Informática, dentro de las materias de
Análisis y
Diseño de Sistemas e Ingeniería de Software,
con el establecimiento de una metodología para el desarrollo de
Sistemas de
Información basada en la estructura de
los datos.

Objetivos Particulares

2. Planeación
De Sistemas
Reseña De Análisis De Sistemas
Los métodos de
desarrollo de sistemas orientados a la estructura de
los datos tienen un enfoque y una notación distintos,
todos tienen algunas características comunes :

Todos ayudan a los analistas en la identificación
de los objetos de información clave (también
llamados entidades o elementos) y de las operaciones
(llamadas acciones o
procesos)
Todos asumen que la estructura de la información es
jerárquica.
Todos requieren que se represente la estructura de los datos
usando las construcciones secuencia, selección
y repetición.
Todos proporcionan un conjunto de pasos para transformar una
estructura jerárquica de los datos en una estructura de
programa.

El desarrollo de sistemas estructurados en datos (DSED,
ó DSSD, por sus siglas en inglés), también denominado
metodología de Warnier-Orr, ha evolucionado del innovador
trabajo sobre el análisis del campo de información
realizado por J. D. Warnier.

Warnier desarrolló una notación para
representar la jerarquía de la información usando 3
construcciones de secuencia, selección y
repetición, y demostró que la estructura del
Software puede derivarse directamente de la estructura de los
datos.

Ken Oir amplío el trabajo de
Warnier para abarcar una visión algo más amplia del
campo de información, evolucionando el desarrollo de
sistemas estructurado de datos. El DSED considera el flujo de la
información y las características funcionales, así
como la jerarquía de los datos.

Método de Warnier

El diagrama de
Warnier permite al analista representar la jerarquía de
información de una manera compacta. Se analiza el campo de
la información y se representa la naturaleza
jerárquica de la salida. Para ilustrar esto, consideremos
un sistema de
composición automática semestral en un plantel para
representar los horarios del personal docente.
La
organización general de los horarios del personal docente
tiene la siguiente forma :

• HORARIO DE GRUPOS

Maestros y materias (por grupo)

Distribución de Horas

• HORARIO DE MAESTROS

Carga Docente (horas frente a grupo y
horas comisionadas)

Grupos

Aulas

• HORARIO DE AULAS

Grupos (turno vespertino y matutino)

Docentes Asignados

Este perfil de los horarios es una jerarquía de
información. Se puede usar el diagrama de
Warnier para representar la jerarquía a cualquier nivel de
detalle se representa la jerarquía de información
del periódico
usando la notación de Warnier. Se usa la llave ({) para
diferenciar niveles de la jerarquía de información.
Todos los nombre contenidos dentro de una llave representan una
secuencia de elementos de información (cada elemento puede
estar compuesto de otros elementos o de un único
elemento). La notación que acompaña a algunos
nombres representa la repetición, es decir, el
número de veces que aparece cada elemento particular en la
jerarquía.

El método
DSED

En lugar de comenzar el análisis examinando la
jerarquía de la información, el método
DSED examina primero el contexto de la aplicación, es
decir, cómo se mueven los datos entre productores y
consumidores de la información, desde la perspectiva de
uno de los productores o de uno de los consumidores de la
información. A continuación, se establecen las
funciones de
aplicación con representación similar a la de
Warnier que describe los elementos de la información y el
procesamiento que debe realizarse sobre ellos (esto es similar al
concepto de
diagramas de
flujos de datos). Finalmente, se modelizan los resultados de la
aplicación usando el diagrama de Warnier. Usando este
método, DSED engloba todos los atributos del ámbito
de la información : Flujo, contenido y
estructura.

Contexto de la aplicación

Para determinar el contexto de la aplicación en
DSED, debe caracterizarse el problema de la forma que nos permita
responder a 3 preguntas :

¿Cuáles son los elementos de
información que han de procesarse?
¿Quién/qué son los productores y los
consumidores de la información?
¿Cómo ve la información cada
productor/consumidor en el
contexto de los demás grupos?

En el método DSED propone un diagrama de
entidades como mecanismo para responder a las preguntas. El
diagrama de entidades utiliza una notación que es,
lamentablemente muy parecida al diagrama de flujo
de datos. Sin embargo símbolos similares tiene
propósitos diferentes. El círculo en un diagrama de
entidades corresponde a un productor o a un consumidor de
información (una persona, una
máquina, otro sistema).

Desarrollo de sistemas Jackson

El Desarrollo de Sistemas Jackson (DSJ)
evolucionó a partir del trabajo de M.A. Jackson sobre
análisis del campo de la información y sus
relaciones con el diseño de programas y de
sistemas. Similar, de alguna forma al enfoque de Warnier y el
DSED, el DSJ se centra en modelos del
ámbito de información del "mundo real". En palabras
de Jackson "El desarrollador del software comienza creando un
modelo de la
realidad concerniente al sistema, la realidad que comprende su
materia base
…"

Para llevar a cabo un DSJ, el analista sigue los
siguientes pasos:

• Paso de Entidad Acción. Usando un enfoque
  muy similar a la técnica de análisis orientada
  a los objetos, se identifican las entidades (personas,
  objetos u organizaciones que necesita el sistema para
  producir o usar información) y las acciones
  (los sucesos que ocurren en el mundo real que afectan las
  entidades).
• Paso de estructura de Entidad . Se ordenan en el
  mismo tiempo las
  acciones que afectan a cada entidad y se representan mediante
  diagramas de
  jackson (una notación en forma de
  árbol).
• Paso del Modelo Inicial. Se crea un modelo de
  procesamiento que representa las entidades y las acciones; se
  definen las conexiones entre el modelo y el mundo
  real.
• Paso de las funciones. Se
  especifican las funciones que corresponden a las acciones
  definidas.
• Paso de temporalización del sistema. Se
  establecen y especifican los aspectos de planificación del proceso.
• Paso de implementación. Se especifica el
  Hardware y
  el software como un diseño.

Los últimos tres pasos del DSJ están muy
relacionados con el diseño de
sistemas o de software.

SADT

SADT (Structured Analysis and Design Techinique) es una
técnica de análisis y
diseño de sistemas que ha sido ampliamente utilizada
para la definición de sistemas, el análisis de
requisitos de software y el diseño de
sistemas/software consiste en un conjunto de procedimientos
que permiten al analista descomponer las funciones del software
(o del sistema); una notación gráfica, los
actigramas y datagramas, que comunican las relaciones de la
información (datos y control) y de las
funciones con el software; directrices para aplicar la
metodología al control del
proyecto.
Usando SADT, el analista desarrolla un modelo compuesto por
muchos actigramas y datagramas definidos de forma
jerárquica.

La metodología SADT engloba un conjunto de
herramientas
automáticas de soporte para los procedimientos de
análisis y un método organizativo bien definido
mediante el que se aplican las herramientas. Quedan especificadas
revisiones y puntos de referencia que permiten una
validación de la
comunicación entre el cliente y el
desarrollador.

Etapas De La Planeación
Estratégica De Sistemas
Para llevar a cabo una planeación de sistemas se requiere
de 3 pasos:

establecer las metas de los sistemas,
determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de
sistemas y
Evaluar los recursos y la
capacidad de los sistemas.

Establecer las metas de los sistemas. Este paso implica
la revisión de la dimensión de las operaciones de la
organización, las políticas
de sistemas y el plan de la empresa. El
objetivo
principal es establecer las metas de la
organización y enlazarlas con las metas de los
sistemas. A partir de esto empiezan a surgir ideas de proyectos en
sistemas para dar soporte a estas metas. Para dar forma a las
ideas de proyectos, se recopila información de entrada de
los miembros del equipo , incluyendo información de otras
personas que puedan contribuir al proceso de
planeación como consultores y auditores internos. El
proceso de planeación deberá alinear sus
actividades con la estrategia de
la empresa,
enfocando los proyectos hacia las metas estratégicas de la
compañía e identificando las áreas en las
que probablemente se encontraran oportunidades con altos
beneficios. A partir de este proceso de investigación se plantean metas generales
de sistemas de
información. Estas metas pueden proponerse como
:

• diseño e implementación de sistemas
  que apoyen a las metas organizacionales,
• aprovechar las oportunidades de negocios
  proporcionadas por las nuevas
  tecnologías informáticas y
• seguir una metodología de desarrollo de
  sistemas que interactúe con los usuarios y proporcione
  el estado
  de los sistemas.

Determinar y asignar prioridades a las solicitudes de
proyectos de sistemas. Durante el paso anterior se tiene una gran
comunicación entre los usuarios y el
personal de sistemas. A partir de esta interacción
empiezan a formalizarse los proyectos, formado por algunas ideas
de los usuarios como ideas provenientes por el personal de
sistemas. Siendo en cualquier caso, se producen solicitudes de
proyectos de sistemas y se realiza en un intercambio libre de
ideas. Para ello ninguna compañía, ni su sistema de
información cuentan con los recursos
necesarios para atender a las solicitudes de proyectos de
sistemas, ni todas las solicitudes son buenas. Este método
implica el llenado de una forma de solicitud de proyectos de
sistemas que se ilustra en la figura 1-1., así como la
preparación de una hoja de trabajo de prioridades de las
solicitudes de proyectos de sistemas que se muestran en la figura
1-1.

Fig 1-1 Hoja de Solicitud de proyectos

Hoja de trabajo de prioridades de las solicitudes de
proyectos

La puntuación tiene una escala de 1 a 10,
tanto para factores estratégicos como de factibilidad. Los
miembros del equipo de planeación proporcionan puntaje
acerca de que tan bien una solicitud de proyecto se
enlaza con las necesidades estratégicas y organizacionales
de la empresa, tanto en
la productividad,
mejorar la diferenciación de productos y
servicios,
así como la toma de
decisiones a nivel gerencial. Haciendo lo mismo para los
factores de factibilidad:
económicos, técnicos, operacionales, legales y de
calendario.

Determinación de los recursos y la capacidad de
los sistemas. Los aspectos clave en un sistema y su capacidad de
operación están representados por su personal y su
tecnología. La finalidad de este paso es la
determinación de la aceptación que tendrán
los proyectos de sistemas planeados sobre estos recursos,
así como afirmar de que se cuenta con capacidad suficiente
durante la etapa de planeación, no solo para solucionar la
necesidad actual, sino para respaldarlo por condiciones de
funcionamiento permanente hasta que un nuevo proyecto lo
reemplace de acuerdo a nuevas necesidades estratégicas por
parte de la empresa. Los cambios en la capacidad del sistema
generalmente mantienen una función
escalonada, en tanto que el crecimiento en las necesidades de la
capacidad es en cierta forma continua. Esta relación se
ilustra con la figura 1-3 en donde se demuestra la forma en que
las mejoras tecnológicas, mainframes, software, almacenamiento
auxiliar, los periféricos, las redes de
telecomunicación y el personal de sistemas, deberán
alinearse al crecimiento y satisfacer los requerimientos de
capacidad con el paso del tiempo. Fijando a
la capacidad máxima en el punto donde la línea
punteada está a punto de interceptar la línea de
carga. Se considera que las mejoras son necesarias antes del
punto de línea de carga para evitar la degradación
del sistema en el servicio a los
usuarios.

Fig. 1-3 Nombre de la
gráfica

Análisis Preliminar De Sistemas
La principal finalidad de realizar un Análisis Preliminar
consiste en evaluar las necesidades del proyecto. Lo cual no
abarca un estudio de diseño, ni la recopilación de
datos para hacer una descripción completa del sistema; en
cambio sirve a
los analistas que recopilan la información que permite al
comité evaluar las ventajas del proyecto y cimentar bases
bajo un juicio sobre la factibilidad del proyecto
propuesto.

Las funciones de los analistas que trabajan en el
Análisis Preliminar son :

• Aclarar y entender la solicitud del proyecto.
  ¿Qué se está haciendo?, ¿Qué
  es lo que se necesita?, ¿Por qué?
• Determinar la dimensión del
  proyecto
• Señalar los costos y
  beneficios de las alternativas apropiadas
• Determinar la factibilidad técnica y operativa
  de otras alternativas
• Informar los hallazgos a la gerencia con
  recomendaciones y subrayando la aceptación o rechazo de
  la propuesta.

Preparación del reporte de la propuesta para
realizar un análisis de
sistemas.
Una vez aceptado el proyecto el analista de sistemas debe definir
el alcance y desarrollar un enfoque profundo de los
requerimientos y necesidades de los usuarios. El documentos que
resulta de este análisis preliminar es el reporte de la
propuesta para realizar un análisis de
sistemas en donde este documento representa un acuerdo entre
el analista de sistemas y los usuarios.

Razones para iniciar el análisis de sistemas
Los analistas de sistemas deben entender en primer lugar porque
se va a realizar un trabajo de sistemas. Las razones
básicas para iniciar un análisis de sistemas son
las siguientes :

Necesidad de resolver un problema .- Puede suceder que
el actual sistema no este funcionando como se esperaba entonces
se acude al analista de sistemas para que corrija esta
anomalía.

Nuevas necesidades .- Esto ocurre cuando surgen nuevas
disposiciones en la organización. Puede tratarse de una nueva
ley,
práctica contable, ó una nueva práctica
administrativa. Independientemente de la causa que de origen a la
nueva necesidad el analista de sistemas identificará las
modificaciones o adiciones que deben hacerse al sistema, con el
fin que la empresa pueda satisfacer dicha necesidad.

Implantación de una nueva tecnología .- Puede
ser el caso de implantar un técnica diferente por ejemplo:
Si se ha empezado a utilizar equipo de reconocimiento de
caracteres ópticos para dar entrada a los pedidos de los
clientes, es
más probable que haya necesidad de diseñar un nuevo
subsistema.

Mejoramiento general de los sistemas .- Por
último el analista deben encontrar el modo de hacer mejor
lo que ya se tiene.

Solicitud de un análisis de sistemas
Los analistas de sistemas independientemente de las razones para
efectuar un análisis de sistemas, todos los proyectos
deberán empezar con una forma de solicitud de servicios de
sistemas de información similar a la siguiente (Fig.
1-4):

Esta forma no solo sirve para proporcionar
información acerca del proyecto de sistemas y sus objetivos,
sino también de beneficios anticipados, así como
una especie de contrato o
acuerdo entre el usuario y el analista de sistemas.

La mayoría de las veces esta solicitud es llenada
entre los usuarios y los analistas trabajando conjuntamente, el
usuario generalmente tiene la información completa de las
necesidades de entrada y de salida y posiblemente una
noción general de los controles necesarios.

Los analistas de sistemas interactuan con el usuario
para refinar, sintetizar y agregar sobre estas ideas. Esta forma
determina un punto claro de inicio, eliminando de esta forma la
posibilidad de varias salidas no requeridas e innecesarias que
seria el objetivo
principal que se debe evitar en esta etapa.

Inicialmente el proyecto debe tener un alias o un nombre
corto llamativo, esto personaliza el proyecto y facilita su
referencia. Además se ha determinado que si los usuarios
que solicitan el sistema asignan el nombre al proyecto de
sistemas, entonces éste se convierte en su
sistema.

Conclusiones del análisis preliminar de
sistemas
Una vez que el analista de sistemas completa las entrevistas
iniciales y determina que deberá realizarse el
análisis de sistemas, se deberá comunicar
formalmente con los usuarios solicitantes y la gerencia del
analista de sistemas el entendimiento de lo que debe realizar y
el enfoque general hacia esta meta.

Esta comunicación se le denomina reporte de la
propuesta para realizar el análisis de sistemas.
Proporcionando un punto de verificación en el que el
solicitante puede evaluar si el analista entiende lo que se
requiere dando también a la gerencia de sistemas la
oportunidad de evaluar el enfoque y la cantidad de recursos que
se van a emplear durante el análisis.

El reporte deberá incluir lo siguiente :
Una definición clara y concisa de las razones para
realizar el análisis.
Un planteamiento específico referente a los requerimientos
del desempeño del sistema propuesto.
Una definición del alcance del análisis
Una identificación de los hechos que probablemente
necesiten recopilarse durante el análisis.
Una identificación de las fuentes
potenciales donde pueden obtenerse los hechos.
Un programa que
indique los eventos
principales del análisis.¡ 

Fuentes de los hechos de estudio para el análisis
de sistemas.
Existen diferentes fuentes de
hechos de estudio, dentro y fuera de la organización,
información que se encuentra a disposición del
analista durante el análisis de sistemas. Las
categorías de hechos son :

• El sistema actual
• Fuentes internas
• Fuentes externas

Sistema actual
En la mayoría de las organizaciones
existe el caso de que se cuenta con un sistema o subsistema, con
frecuencia se dedica una gran cantidad de dinero y
tiempo investigando, analizando y documentando el sistema
anterior, con resultados que en la mayoría de los casos
aporta muy pocos resultados.

Algunos aspectos a tomar en cuenta para analizar el
sistema anterior son :

Eficacia del sistema actual. El estudio del sistema
anterior es una oportunidad para conocer si dicho sistema es
satisfactorio, si requiere alguna reparación menor, si
requiere mantenimiento
o si hay que reemplazarlo.

Ideas de diseño. El análisis del sistema
anterior puede apoyar al analista en ideas de diseño,
así como apreciar notablemente la forma en cómo se
está haciendo y de que forma, así como la observación de las necesidades y
capacidades que el sistema anterior ahora requiere.

Reconocimiento de recursos. El reconocimiento de
recursos permite al analista identificar con que recursos cuenta,
como personal de oficina,
instalaciones de infraestructura, equipo de cómputo que
posee actualmente y está en operación.

Conocimiento de conversión. En el caso de que se
implemente el nuevo sistema, el analista coordinará
funciones que se dejaran de hacer del sistema anterior,
así adecuar algunas funciones anteriores al nuevo sistema,
para ello es necesario que el analista revise el sistema anterior
para observar cómo se hacia.

Los gastos de tiempo
generalmente convertidos en dinero son una
desventaja en el análisis de un sistema
anterior.

Fuentes internas
La fuente más importante para un analista es la gente.
Esto incluye la parte gerencial, personal de oficinas o usuarios
directos, ya que son las personas más cercanas que se
encargan de procesar la información, siendo una fuente
parlante que nos puede proporcionar una lista de necesidades y
requerimientos, influyendo la participación del analista
de lo que se puede hacer para proporcionar y orientar a los
usuarios hacia un mejor planteamiento de
requerimientos.

Otra fuente interna es el papeleo o la documentación existente dentro de una
organización, clasificándolo en documentos que
describen la organización de la empresa, documentos que
describen lo que la empresa planea así como documentos que
describen lo que hace la empresa. En la tabla 1-1 se muestra una lista
de la posible documentación interna.

Tabla 1-1 Diversos tipos de documentos a
disposición del analista en una organización a
partir de las cuales se puede obtener información
referente al análisis de sistemas.

Fuentes externas
El trabajo del
analista de sistemas lo puede llevar a cabo fuera de los límites de
una organización para la cual se está efectuando el
análisis. Es decir, el analista de sistemas puede tomar
ideas, conceptos, técnicas, procesos y formas de
operación de los sistemas de otras organizaciones, tomando
en cuenta que algunas organizaciones son muy celosas de su
información, pero cabe resaltar que se puede tomar en
cuenta la información de experiencias, así como
observaciones vistas en otros sistemas que pueden ser de utilidad para el
desarrollo del nuevo sistema.

Los libros de
texto y
revistas proporcionan información teórica o
práctica, así como algunas propuestas que pueden
beneficiar al analista donde ideas o tomando bases para el
desarrollo de sistemas. El asistir a cursos,
seminarios, talleres, conferencias los analistas se pueden
beneficiar, obteniendo información actualizada e
innovadora.

Las fuentes de hechos de estudio disponibles para un
analista durante el análisis de sistemas son variadas y
abundantes. La cantidad de fuentes puede diferir del
análisis a análisis, tomando en cuenta
restricciones en tiempo y costo. El
tamaño y complejidad del sistema a estudiar también
ayuda a determinar la fuente necesaria a utilizar.

Técnicas de la recopilación de hechos de
estudio
Existen una variedad de métodos para los analistas a fin
de recopilar datos sobre una situación existente, como
entrevistas,
cuestionarios, inspección de registros y
observación. En donde en cada uno de ellos
tiene ventajas y desventajas. Generalmente se utilizan una o dos
técnicas para complementar el trabajo.

Entrevista

La entrevista se
utiliza para recopilar información en forma verbal, a
través de preguntas que propone el analista. Las personas
que responden pueden ser gerentes o empleados, quienes son
usuarios actuales del sistema existente, usuarios principales del
sistema propuesto o aquellos que serán afectados por el
sistema propuesto. La entrevista
puede ser en forma individual o en grupo, se debe tomar en cuenta
que las entrevistas no son siempre la mejor fuente de
información.

Recabar Datos Mediante La Entrevista

"¡La entrevista
es una forma de conversación, no de interrogación!
al analizar las características de los sistemas con el
personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre
el sistema, los analistas pueden conocer datos que no
están disponibles en ninguna otra forma"
1

En la investigación de sistemas, los aspectos
cuantitativos y cualitativos de información son
importantes. Los aspectos cuantitativos tratan con
números, cantidades ó frecuencias, mientras que los
aspectos cualitativos se relaciona con opiniones,
políticas, descripción narrativa de actividades o
problemas. En
general las entrevistas tienden ser mejores fuentes de
información cualitativas, mientras que las otras
técnicas son mejores fuentes de aspectos
cuantitativos.

Se debe tomar en cuenta los beneficios que se obtiene al
elaborar una entrevista, ya
que mucha gente es incapaz de expresarse por escrito, pero puede
expresar sus ideas en forma verbal. Como resultado de estos las
entrevistas pueden detectar malos entendidos, falsas expectativas
o incluso resistencia
potencial para las aplicaciones en desarrollo. Siendo valioso los
comentarios, ideas o sugerencias en relación a cómo
se podría hacer el trabajo. La entrevista, a veces es la
mejor forma para conocer las actividades de una
empresa.

Determinación Del Tipo De Entrevista

La estructura de la entrevista de acuerdo a los
objetivos, es decir, si los objetivos de la entrevista radican en
adquirir información en general, es conveniente llevar a
cabo una serie de preguntas sin estructura, con sesión de
preguntas y respuestas libres, esto proporciona una mayor
oportunidad para conocer actitudes,
creencias e ideas de quién responde, sin embargo cuando se
desean conocer respuestas más directas sobre el sistema o
asegurar una alta confiabilidad sobre las respuestas a las
preguntas que han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas
estructuradas son mejores.

La entrevista estructurada estandariza las preguntas. El
formato de las preguntas puede ser abierto o cerrado; las
preguntas para respuesta abierta, permiten a los entrevistados
dar cualquier respuesta que parezca apropiada contestando con sus
propias palabras. Con las preguntas para respuestas cerradas se
proporciona a los entrevistados un conjunto de respuestas que
pueda seleccionar. Todos los entrevistados se basan en un
conjunto de respuestas posibles. Las entrevistas no estructuradas
requieren menos tiempo de preparación, Sin embargo
analizar las respuestas lleva más tiempo que con las
entrevistas estructuradas, De cualquier forma , el mayor costo radica en
la preparación, administración, análisis de las
entrevistas estructuradas para preguntas cerradas.

Selección De Entrevistados

Dado que el número de entrevistados el limitado
los analistas deben tomar en cuenta todas aquellas personas tiene
información que no se podrá conseguir de otra
forma, Durante la investigación detallada en donde el
propósito es descubrir hechos específicos,
opiniones y conocer cómo se desempeñan actualmente
las actividades, las entrevistas se aplican a todos los niveles
gerenciales y de empleados y se depende de quien pueda
proporcionar la mayor parte de la información útil
para el estudio.

Realizacion De La Entrevista

La habilidad del entrevistador es importante en la
búsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas
entrevistas dependen de la capacidad del analista tanto en la
preparación del objetivo de una entrevista
específica como de las preguntas por realizar a una
persona
determinada. El tacto, la imparcialidad e incluso la forma
apropiada de vestirse ayudan a segurar una entrevista exitosa. La
falta de alguno de estos factores puede determinar el éxito
de una entrevista. A través de la entrevista, los
analistas deben preguntarse así mismos las siguientes
preguntas :

¿Qué es lo que me está diciendo la
persona?
¿Por qué me lo está diciendo a
mí?
¿Qué se está olvidando?
¿Qué espera esta persona que haga yo?

Si se considera cada elemento de la información
contra estas preguntas, los analistas tendrán más
conocimiento
no solamente de la información adquirida sino
también la importancia que implica.

Cuestionario

Los cuestionarios son un medio que proporcionan una
alternativa muy útil para las entrevistas; sin embargo
existen ciertos aspectos que pueden ser apropiados en algunas
situaciones e inapropiados en otras. Al igual que las
entrevistas, deben elaborarse cuidadosamente.

Recabacion De Datos Mediante Cuestionarios

Para los analistas de sistemas los cuestionarios pueden
ser el medio de comunicación con un gran número de
personas para la obtención de conocimiento
de varios aspectos del sistema, En los cuestionarios no es
posible ver las expresiones, gestos o reacciones de quienes
responden los cuestionarios.

Para obtener mejores resultados se recomienda reunir al
mayor número posible de gentes para la resolución
de un cuestionario,
las tasas de respuesta pueden mejorar, aunque rara vez se
tendrá una respuesta total

Selección De Formas Para Cuestionarios

La elaboración, desarrollo y distribución de los cuestionarios es
costoso, debido a esto se debe utilizar de forma inteligente el
tiempo invertido en los cuestionarios. Existen dos formas de
cuestionario
para recopilar datos : cuestionario abierto y cuestionario
cerrado

Cuestionario Abierto. Este tipo de cuestionario se
aplica cuando se quiere conocer los sentimientos, opiniones
así como experiencias generales. El cuestionario abierto
es el medio que proporciona una amplia oportunidad para las
personas que respondan expresen las razones de sus ideas, En
algunos casos las personas prefieren un conjunto de respuestas
preparadas que pensar por sí mismas.

Cuestionario Cerrado. Limita respuestas posibles del
interrogado. Esto es por medio de preguntas que en su
elaboración se prestan para este tipo de
recopilación de datos, cuidando el marco de referencia de
lo que desea el analista. Este medio es el mejor método
para obtener información sobre los hechos. La forma del
cuestionario cerrado forza a los interrogados tomen una
posición y formar su opinión sobre los aspectos
importantes.

Etapas En El Desarrollo De Un Cuestionario

Los cuestionarios bien elaborados no se desarrollan
rápidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. El primer
aspecto en tomar en cuenta es determinar el objetivo del
cuestionario, en donde el analista define como utilizar los
cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la
estructura más útil para el estudio y la forma
más sencilla por parte de los interrogados.

Para la elaboración de un buen cuestionario
requiere de mucho tiempo en la formulación de las
preguntas, que deben ser probadas y modificadas antes de
aplicarlo, si es necesario antes de que se imprima la forma final
y se distribuya. A continuación se presentan los
lineamientos generales para la recaudación efectiva de los
hechos de sistemas por medio de cuestionarios.

Como Desarrollar Un Cuestionario

Los buenos cuestionarios no nada más se escriben,
se diseñan. Un pensamiento
cuidadoso, acompañado de una prueba previa tanto del
formato como de las preguntas, son la base de una
recaudación de datos significativa a través de
cuestionarios.

Aquí hay algunas pautas para ayudarle en la
formulación de un cuestionario:

• Determínese qué datos necesitan
  recabarse y qué personas son las más
  calificadas para proporcionarlos. Si otros grupos pueden
  proporcionar datos variantes y mayor visión
  identifíquese también.
• Selecciónese el tipo de cuestionario para
  utilizarlo (Abierto o Cerrado). Reconózcase que
  algunos cuestionarios pueden ser más útiles, si
  contienen una sección con preguntas de respuesta
  cerrada y otras con preguntas de respuestas
  abierta.
• Desarróllese un grupo de preguntas para
  incluirlas en el cuestionario. Las preguntas extras que son
  intencionalmente redundantes, pueden ser útiles al
  asegurar respuestas consistentes por parte de quien
  responda.
• Examínese el cuestionario para encontrarle
  fallas y defectos; como :

a. Interrogantes innecesarias, lo mismo se ha preguntado
y no hay necesidad para una verificación extra.
b. Las preguntas pueden ser mal interpretadas debido a su enfoque
o forma de escritura.
c. Preguntas que el sujeto posiblemente no pueda responder, dado
que desconoce la respuesta.
d. Preguntas que están escritas de forma que se
escogerá la respuesta preferida.
e. Preguntas que se interpretarán en forma diferente,
dependiendo del marco de referencia de cada entrevistado.
f. Preguntas que no proporcionan opciones adecuadas de
respuesta.
g. Un ordenamiento no adecuado de las preguntas o
respuestas.

• Pruébese previamente el cuestionario en un
  grupo pequeño de personas, para detectar otros
  problemas
  posibles. Hacer esto no solamente descubre los problemas en
  cuanto a su escritura,
  espaciado, ortografía y métodos de registro de
  respuesta, sino también proporciona una
  indicación del tipo de respuesta que se
  recopilarán en un grupo mayor. Si existen muchas
  respuestas inesperadas, se captarán durante la prueba
  previa más que durante la recaudación de datos
  reales.
• Analícense las respuestas del grupo de
  prueba para asegurar que el análisis de los datos que
  se busca puede llevarse a cabo con el tipo de datos
  recopilados. Si los datos de la prueba no revelan algo que
  los analistas no conocen y no necesitan verificar, el
  cuestionario puede no ser necesario en su forma
  actual.

Realícense cambios finales de edición,
correcciones de mecanografía y ajustes a la forma; entonces
imprimase el cuestionario en una forma limpia legible.
Distribúyase el cuestionario. Cuando sea posible,
anótese el nombre de cada persona. Se comienza en forma
incorrecta con nombres y direcciones como "a quien corresponda",
"empleado por hora de producción", o "departamento 34
A"

Selección De Quienes Recibirán El
Cuestionario

Aquellas personas que reciban el cuestionario debe
seleccionarse de acuerdo con la información que pueda
proporcionar. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el
cuestionario no es anónimo, ya no será posible
retirar las respuestas de la muestra, lo cual
es caro y ocasiona desgaste.

Antes de la distribución de los cuestionarios es
necesario asegurar que quienes lo reciban tengan los datos
necesarios para responder los cuestionarios, además de
verificar sus antecedentes y experiencias que fueron la base para
responder el cuestionario.

Revisión de Registros

El término "Registro, se
refiere a los manuales sobre
las políticas, regulaciones y procedimientos de
operaciones estándar que la mayoría de las empresas
mantienen como guía para gerentes y empleados". Debido a
ello con frecuencia en muchas organizaciones la
información se encuentra a disposición para que los
analistas tengan conocimiento de las actividades u operaciones
con las cuales no se encuentra familiarizado.

Los manuales con que
cuentan estas organizaciones documentan o describen las
operaciones para los procesos de datos ya existentes, o los
sistemas de información que entran dentro del área
de investigación también proporcionan una
visión sobre la forma en que la organización debe
conducirse. Generalmente muestran los requerimientos y
restricciones del sistema y características de
diseño. Estos registros en algunos casos no muestran donde
se ubica el verdadero poder para la
toma de
decisiones, como se realizan las tareas en la actualidad,
ó las posibles alternativas de como solucionar un
problema. Es aquí donde entran las entrevistas y
cuestionarios, herramientas que son eficaces para proporcionar al
analista este tipo de información.

Selección De Los Registros Para
Revisión

En la mayoría de las empresas los
manuales y estándares de procedimientos de
operación con los que cuentan generalmente son obsoletos,
ya que no por lo regular no señalan los procedimientos
existentes.

Algunos analistas seleccionan los documentos a fin de
determinar cuáles se utilizan y cuándo, y
cuáles no se utilizan después de llenarlos. Este
esfuerzo extra puede ser difícil y llevar mucho tiempo si
son demasiados documentos; pero establecer un diagrama de
procedimientos y flujos puede resultar de gran utilidad para
lograr una visión integral de todas las tareas.

El analista debe buscar formas y documentos que
desconoce la mayoría, aquellas que las personas elaboran
para su propio uso, pero que no pertenecen a los procedimientos
preestablecidos. No deben pasarse por alto los informes de
estudios previos, los resúmenes de consultores y los
informes de
los gerentes. Estos pueden proporcionar una historia que explique el
mecanismo de los procedimientos que los analistas observan
durante el estudio, y pueden proporcionar algún dato sobre
puntos ya detectados y aún sin solución.

Observación
Observar las operaciones le proporciona al analista hechos que no
podría obtener de otra forma.
Recopilación De Datos Mediante La
Observación

Leer en relación con una actividad de un negocio
le proporciona al analista un visión de las actividades
del sistema. Aplicar Entrevistas o cuestionarios a grupos de
personas, también le ayuda o le dice algo más.
Ninguno de los dos métodos da una información
completa. Leer sobre autos de
carrera no reproduce la experiencia de viajar a 300kph. de
velocidad. La
observación proporciona información de primera en
relación con la forma en la que se llevan a cabo las
actividades.

Cuando Observar

La observación es muy útil cuando el
analista necesita ver cómo se manejan los documentos,
cómo se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos
especificados. Saber que buscar y cómo interpretar su
significado, también requiere de experiencia. Algunos
observadores con experiencia captan quién utiliza los
documentos y si encuentran dificultades; también
están alertas para detectar documentos o registros que no
se utilizan. Siempre se deben identificar las tareas
problemáticas, que llevan a los empleados a cometer
errores con frecuencia al completarlas, así como aquellas
que tienden a retardar el procedimiento.

La Observación Le Enseña Al
Analista