Sistema automatizado informativo para la comunidad de residencia estudiantil de la Universidad de Pinar del Rio "Hermanos Saiz Montes de Oca" (Saicre)
Resumen
El trabajo
Sistema
Automatizado Informativo para la Comunidad de
Residencia Estudiantil de la UPR surge ante la necesidad de
gestionar de manera eficiente la información del becado de la comunidad
referida y de sus indicadores
para lograr su control y obtener
con rapidez consultas y reportes necesitados, gestión
que se realizaba de forma manual. El
software fue
desarrollado con uso del gestor de base de datos
Microsoft
Access y de su lenguaje
residente "Visual Basic para
Aplicaciones", utilizándose para su análisis y diseño
artefactos del Lenguaje Unificado de Modelado (UML) y la
herramienta CASE Rational Rose Enterprise Edition. Este producto
informático resalta no sólo por los beneficios que
trae consigo su uso al humanizar el trabajo y
ahorrar recursos, sino
también, por las cuestiones novedosas que presenta en sus
procesos de
actualización, de reportes, así como las herramientas
brindadas para garantizar su seguridad.
Introducción
La evolución de esta sociedad se
apoya fuertemente en el desarrollo
acelerado de nuevas
tecnologías de la información y comunicaciones, impulsadas por los adelantos de la
Informática, que avizoran un cambio de
paradigma en
todos los ámbitos de la vida en sociedad.
El desarrollo de los sistemas
informáticos se ha convertido en un apoyo fundamental para
las instituciones,
al simplificar sus tareas, proporcionando información
rápida y segura. La Universidad de
Pinar del Río cuenta con una infraestructura
informática, su uso eficiente constituye un reto para la
Universidad y por esta razón una de las tareas
fundamentales que se llevan a cabo es la de informatizar los
procesos que forman parte de la vida universitaria y de esta
forma contribuir a que la gestión universitaria transite
hacía estadios superiores en el orden cualitativo y en
alternativa transformadora a la práctica
sistemática, donde la integración armónica de los
fundamentos administrativos y tecnológicos permita
transitar a la excelencia universitaria.
El personal
directivo de la Comunidad de Residencia Estudiantil en la
Universidad de Pinar del Río lleva el control de los
becados y sus indicadores de forma manuscrita, en dicha comunidad
residen un elevado número de estudiantes. La dirección de la CRE lleva el control de los
ingresos y
bajas de los estudiantes a esta comunidad, la ubicación y
el registro de
diferentes indicadores como las evaluaciones que se le hacen a
los becados en cada semestre y anualmente, las evaluaciones en
actividades de cuartelerías, guardias, inspecciones a los
cuartos, también se controlan sus reconocimientos,
sanciones y tratamientos en caso de que el albergado padezca de
enfermedades.
Debido a las peculiaridades de cómo se lleva a
cabo este control y que el volumen de
información a gestionar es considerablemente elevado, la
actualización y validación de la información
resulta ineficiente además de consumir mucho tiempo,
provocando que la operatividad, profundidad de los
análisis y el nivel de consulta de los datos se vean
afectados, no pudiendo en ocasiones contar con información
fidedigna en el momento de hacer un análisis
y tomar decisiones por parte de la
administración de la residencia.
De lo anteriormente expuesto, surge la interrogante de
¿cómo optimizar la gestión de
información de los becados y sus indicadores para lograr
la operatividad, profundidad de los análisis y la toma de
decisiones por parte de los directivos de la Comunidad de
Residencia Estudiantil en la Universidad de Pinar del
Río?.
Para dar respuesta a la interrogante se propuso
desarrollar un sistema automatizado que gestione la
información de los becados de la CRE en la UPR y que
cumpla con las exigencias del cliente.
Como aporte práctico de la
investigación se obtuvo un producto informático
que permite gestionar en la CRE la información de los
becados y sus indicadores, que resalta no sólo por los
beneficios que trae consigo su uso al humanizar el trabajo y
ahorrar recursos, sino también, por las cuestiones
novedosas que presenta en sus procesos de actualización,
de reportes, así como las herramientas brindadas para
garantizar la seguridad de la información.
Desarrollo
Caracterización de la Residencia Estudiantil
de la UPR
La Comunidad de Residencia Estudiantil de la UPR,
considerada de primer nivel en el país, actualmente la
componen 985 estudiantes, 204 son extranjeros y de éstos
31 pertenecen al pregrado compensado. Posee 6 edificios, cada uno
con 4 plantas, teniendo
en total 243 cuartos. En este recinto se brindan servicios al
becado que coadyuvan a su mejor estancia, algunos servicios lo
constituyen los de consultorio y enfermería, librería universitaria,
correo postal, comedor estudiantil, cafetería,
cerrajería, barbería y otros más.
La CRE se convierte en un espacio abierto de
participación y diálogo, a
través de acciones que
en su mayoría son programadas por la Vicerrectoría
de Extensión Universitaria, actividades culturales,
recreativas, deportivas y de trabajo social,
así como la celebración de conmemoraciones y
fiestas nacionales de los países de origen, propiciando un
ambiente de
cooperación, solidaridad y
respeto mutuo
entre todos los residentes becados.
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