Consideraciones sobre la gestión de la información en función de la toma de decisiones en el sector cultural (página 2)
La presente investigación aborda en su desarrollo el
enfoque funcional en relación con la división de
las etapas o enfoques que hace Urwick, pues permite entender con
claridad las funciones de la dirección que considera son
seis, destacándose en cada una de ellas la toma decisiones
como un elemento necesario y a la vez común, además
de interrelacionarlas en la práctica mucho más de
lo que puede expresarse teóricamente.
Previsión
La Previsión (pre: antes y visión) se refiere a
todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que se
puede hacer, según Steward Thompson, "la previsión
identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas"
(Martínez C, 2006).
Dentro de la previsión se consideran tres aspectos
principales: los objetivos, las investigaciones y las
alternativas.
Los objetivos, la importancia de este aspecto es
máxima en la Administración, porque el resto de los
elementos habrá de orientarse por los objetivos.
Las investigaciones, no hay organización
(empresa) moderna que no las realice para saber con qué
elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los
objetivos. Así, se investigan los mercados, los
créditos, los nuevos productos, los avances
científico-técnicos, al personal que
asumirá, etc.
Las alternativas, todo dirigente, en todos sus actos;
está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y
toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o
más alternativas.
Según los estudios realizados y los criterios de
directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito
del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para
presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus
ventajas y limitaciones. Además, se han desarrollado las
técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan el
desarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas
no estructurados.
Planificación
Planear o planificar significa "predeterminar el curso a
seguir". Es un modelo anticipado de la realidad futura, para lo
cual es necesario:
- Pronosticar para precisar el curso actual.
- Fijar objetivos que se derivan de los propósitos
generales de la empresa, a fin de determinar los resultados
finales. - Desarrollar estrategias que contribuyan a decidir
cómo y cuándo alcanzar las metas fijadas. - Programar para establecer prioridades, secuencias y
sincronizar pasos a seguir. - Presupuestar, ello tiene que ver con la asignación
de los recursos. - Establecer procedimientos, estandarizando
métodos. - Formular políticas relacionadas con la toma de
decisiones permanentes sobre asuntos importantes y
recurrentes.
El proceso de administración se refiere a planear
y organizar la estructura de órganos y cargos que componen
la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Muchos autores
consideran que el administrador debe tener una
función individual: coordinar,
sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia
de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales
que se encaminan al cumplimiento de las metas del
grupo.
La planificación incluye elegir y fijar las
misiones y objetivos de la organización. Después,
sigue determinar las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, presupuestos, normas y
estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además
la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos
de acción futuros.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. A
través de esta la dirección llega tanto a los
administradores como a los que no lo son. Cuando todos los
interesados saben a dónde va la organización y con
qué deben contribuir para lograr el
objetivo, pueden empezar a coordinar
sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en
equipo. El sistema de planificación a través de los
planes y desarrollo mediante programas y/o presupuestos
proporciona los instrumentos necesarios para poder determinar
quiénes, cuándo y de qué forma deben
ejecutar qué parte de la estrategia.
Organización
La tercera de las funciones que se trabaja es la
organización. Con el surgimiento de la teoría de la
organización, se acentuó la importancia de la
información. Una organización es un sistema
conformado por personas, recursos materiales e
información. El impacto de los cambios económicos,
políticos, culturales, tecnológicos y otros ha
originado una revolución en materia de gestión de
información en las organizaciones (Aja Quiroga,
2008).
La organización vista como función dentro
del subsistema de administración o ciclo administrativo,
tiene como objeto establecer un orden interno coherente que
permita a la organización funcionar como unidad dentro y
frente a su entorno. Lo anterior implica la estructuración
de las relaciones interpersonales y la integración y
coordinación del esfuerzo de todos los miembros a pesar de
intereses divergentes (Menguzzato, 1985).
La función de organizar consiste en buscar las
mejores formas de combinar armónicamente las relaciones
que se producen entre los recursos y, a su vez, relacionarlos con
el entorno. Esto significa organizar y relacionar el trabajo y
los recursos para alcanzar con efectividad, las metas
establecidas.
Dentro de esta función, se encuentran:
- Establecer la estructura de la organización,
secciones, departamentos, procesos etc. - Delinear las relaciones, lo que significa delimitar
líneas de enlace, para facilitar la
coordinación. - Crear las descripciones de cada puesto y proceso,
definiendo las cualidades requeridas del personal, para cada
uno. - Definición de los flujos de
información
Integración
La Integración comprende los siguientes aspectos
básicos: el reclutamiento y selección del personal
adecuado, la introducción y el desarrollo del
personal.
El reclutamiento y selección del personal
se encarga de determinar si los trabajadores, sobre todo los
dirigentes, son adecuados para las tareas que se le encomiendan
en las condiciones que exigen los sistemas de
Administración modernos.
La introducción comprende todas las
técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo
trabajador, o dirigente, sean adecuados a su nuevo puesto de
trabajo, y de alguna forma, acoplarlo constantemente a
él.
Por último, el desarrollo, que comprende,
en este caso, el adiestramiento práctico, la
capacitación teórica y la formación de
trabajadores y dirigentes. Tiene mucha trascendencia y debe
recibir modalidades y atención específicas dentro
de la Administración
Liderazgo o Mando
Función también conocida inicialmente como
mando o dirección, encierra la forma de accionar dentro de
una empresa u organización, pues mediante ella, se
orientan y ejecutan las tareas, es decir, se propician las
actuaciones de los trabajadores, dirigidas hacia los objetivos
deseados. De allí que en correspondencia con las
exigencias de la administración algunos autores la
denominen actualmente liderazgo ya que implica dirigir, influir y
motivar a los trabajadores.
La misma se orienta al trabajo con el hombre e incluye
aspectos tan importantes de la vida organizacional como
son:
- Delegar: asignar responsabilidades, así como,
definir exactamente los resultados esperados. - Motivar: persuadir e inspirar – con su ejemplo – al
personal trabajador, para tomar la acción
deseada. - Coordinar: relacionar esfuerzos en la
combinación más eficaz. - Superar diferencias: alentar la iniciativa individual
y saber resolver conflictos o saber evitarlos. - Administrar el cambio: primeramente en su propia
persona y conjuntamente el del colectivo; estimular la
creatividad y la innovación, para alcanzar las metas,
con la tolerancia y la flexibilidad de pensamiento propias de
un líder. Ello no significa que todos los ejecutivos en
la realización de su labor ejerzan un liderazgo real y,
consecuentemente, se erijan como líderes.
Control
El control es de las funciones de la
administración la que cierra el ciclo directivo, ella
presupone la existencia de diversos dispositivos que sirvan para
medir logros y desviaciones ocurridos en la ejecución, de
acuerdo con la planificación realizada. Su esencia son la
medición y corrección de las actividades planeadas,
se trata de asegurar el progreso hacia los objetivos fijados,
según el plan e incluye:
- Medir resultados: teniendo en cuenta, fijar el grado
desviación de las metas y de las normas
apuntadas. - Desarrollar estándares de actuación: El
conjunto de políticas, reglas, instrucciones y
procedimientos establecidos por la administración, para
todas las operaciones principales, lo que sirven como
guía que capacita a todos los empleados para
desempeñar sus trabajos con éxito. De esta forma
se pueden fijar las situaciones que existirán, una vez
cumplidas las obligaciones. - Fijar sistemas de información: precisar
qué datos críticos se requieren, cuándo,
cómo, dónde, por qué y, lo más
importante, quién los necesita. - Promover la retroalimentación del cumplimiento
de las decisiones. - Tomar medidas correctivas, cuando la situación
así lo requiera. - Premiar: felicitar, remunerar y
disciplinar.
El control permite verificar el cumplimiento de los
objetivos y analizar las posibles acciones correctoras, todo lo
cual implica la necesidad de establecer sistemas de control que
complementan la planificación existiendo entre ambos una
interrelación.
La autora considera que en el ciclo de
administración se entrelazan cada una de las funciones
antes descritas y una presupone a la otra. En cada una el
directivo tiene que desarrollar la toma de decisiones, que, como
proceso, pasa a jugar un importante papel convirtiéndose
en un elemento común del proceso administrativo. Se
enfatiza en la previsión y en el control, pues en la
primera de las funciones se define el rumbo de la
organización. De ello se desprende que tomar decisiones
acertadas pase a ser un elemento significativo del proceso,
elemento que permitirá desarrollar una
planificación adecuada y el control, pues a partir del
conocimiento de las fallas que pueda presentar la estrategia se
deben tomar decisiones de carácter correctivo, vitales
también, para la institución. Son el complemento
lógico de la planificación, y se hace necesario su
análisis en estrecha interrelación. Aunque son
interdependientes no pueden realizarse de forma aislada. Es por
lo anteriormente planteado que se considera oportuno dedicar un
espacio en el marco teórico de esta investigación
al estudio de la toma de decisiones.
La dirección como proceso que engloba la toma de
decisiones, no es más que el cómo se adoptan las
decisiones en la organización, cómo plantear su
análisis con cierto rigor, qué tipo de decisiones
coexisten en la misma y los métodos y técnicas
apropiados para ellas.
La palabra "decidir" significa formar juicio
sobre algo dudoso, tomar determinación de algo y ayudar a
otro a que tome cierta determinación. Unido a ella se
puede también referir la palabra "decisión",
que no es más que la acción de decidir
(Larousse, 1979), o la resolución que se toma o se da en
una cosa ante la que existen dos o más alternativas
(Enciclopedia, 2004).
La palabra decisión proviene del latín
decido cuyo significado es cortar, lo que no entra en
contradicción con el significado que aporta el
diccionario, por ejemplo, Schackle define la decisión como
un corte entre el pasado y el futuro, otros por su parte la han
considerado como "la respuesta adecuada de un ser inteligente
ante una situación que requiere acción
".
La decisión podría definirse
también como la elección entre varias alternativas
posibles, esta es la definición que ofrece gran cantidad
de autores (Menguzzato, 1985). Pero para que este proceso de
elegir entre alternativas pueda realizarse se requiere
información acerca de las distintas alternativas y sus
consecuencias con respecto al objetivo de
análisis.
La importancia de la información en la toma de
decisiones queda patente en la definición dada por
Forrester (1972) y asumida en múltiples obras que tratan
sobre el tema. Menguzatto (1985) cita a Forrester, quien define
la decisión como " el proceso de transformación de
la información en acción ", Proceso de cambio que
denominamos toma de decisiones, siendo la decisión el
conjunto de acciones adoptadas en un momento específico,
como resultado de la aplicación de ciertas reglas y
políticas a las condiciones particulares existentes en el
momento. Este proceso de reconversión se muestra en la
figura 2, por lo que teniendo en cuenta la objetividad de este
concepto y la aceptación, además de la
adecuación al tema de investigación, la autora
asume para los posteriores análisis tal
definición.
Un factor determinante en el éxito o fracaso de
un directivo está en la capacidad para tomar decisiones.
Existen una serie de aptitudes específicas que el
dirigente debe poseer para obtener buenos resultados entre las
que está la habilidad organizacional y su capacidad para
planear.
La capacidad de tomar decisiones en un directivo,
además del nivel de información que posea sobre lo
que se va a decidir lo determina, sus conocimientos
teóricos y habilidades prácticas en el momento de
prevenir, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar, las
cuales son funciones ineludibles en el desempeño de un
directivo.
Otro motivo que confirma la importancia en la capacidad
de un directivo para la toma de decisiones se debe al cambio de
contextos en el lugar donde se desenvuelve, máxime en este
momento en que se dirige de manera estratégica, por
objetivos, con base en la automatización y el
procesamiento electrónico de datos.
Por otro lado los directivos deben tomar decisiones
periódicas acerca de los futuros cursos de acción
de la entidad y deben, asimismo, corregir los pasados cursos de
acción. La toma de decisiones por la administración
implica un importante proceso de dirección
empresarial.
3.1 El proceso de toma de decisiones.
La toma de decisiones entraña un compromiso o
resolución de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o
rechazar una actitud. Una toma
de decisiones requiere creatividad
y confianza. Este proceso se ve cercado por el riesgo, la
incertidumbre, la crítica y la conjetura
secundaria.
Algunos consideran la toma de decisiones cómo la
función principal de los directivos debido a que
constantemente deben seleccionar qué hacer, quién
debe hacerlo, cuándo dónde y en ocasiones
cómo debe hacerse. Otros consideran la toma de decisiones
como una fase de la planeación, debido a que,
virtualmente, toda decisión está coordinada con
otros planes (Llorente, 2002).
Otros apuntan que la toma de decisiones es un proceso
racional a fin de encontrar enfoques que una vez que se apliquen
pueden incrementar la capacidad de dirección de los
cuadros para tomar decisiones eficaces (Martínez, C y
Alfonso K 2006).
De aquí que, en el proceso de toma de decisiones,
la racionalidad es un aspecto esencial que, por lo general,
preocupa más a todo directivo, que el tema de la
aceptación de la decisión misma.
Tomar una decisión en forma racional es intentar
alcanzar una meta que no puede ser lograda sin una acción
positiva lo cual implica:
- Conocer los cursos alternativos que pueden permitir
alcanzar la meta bajo las circunstancias y las limitaciones
existentes. - Tener la información y la capacidad para
evaluar y analizar alternativas a la luz de la meta que se
busca. - Desear la mejor solución seleccionando la
alternativa que satisface en forma más efectiva el logro
de la meta (Llorente I, 2002).
Es así que en el proceso de toma de decisiones
además de la racionalidad, que será limitada o
acotada, entran a jugar elementos de carácter subjetivos
tales como:
- La experiencia: Significa tener en cuenta los
errores y aciertos anteriores. - El sistema de valores: Implica aplicar valores,
principios y reflexiones que se sustentan en una actitud ante
la vida, indicándonos lo correcto, lo deseable y lo
positivo.
El proceso de toma de decisiones es un acto volitivo en
el que se evidencian cualidades volitivas de los seres humanos,
esenciales en este proceso, tales como: independencia,
decisión, perseverancia y autodominio. El proceso
atraviesa por diferentes fases:
- Definición del problema.
- Análisis de la información
disponible. - Desarrollo de las soluciones
alternativas. - Selección de la decisión.
- Implantación de la estrategia
elegida.
Definición del problema: Significa conocer
las interioridades de la organización, lo que se
complementa con el conocimiento del entorno externo de la
organización y en qué medida estos pueden afectar a
la solución del problema y con una definición de
los objetivos perseguidos.
Análisis de la información
disponible: Debe estar relacionada con el problema, los datos
a utilizar pueden ser internos, externos del entorno, será
necesario, de poseerla, combinar la información
cuantificada con la no cuantificada o basada en
experiencias.
Desarrollo de soluciones alternativas: Decidir
significa también buscar soluciones alternativas al
problema. Significa formular posibles hipótesis y
evaluarlas, se busca la relación causa-efecto con el
problema planteado, es decir, cual es la respuesta previsible a
una alternativa de solución dada.
Selección de la decisión: Se ha de
producir una vez que tengamos varias alternativas, mientras
más alternativas haya, más correcta ha sido la fase
anterior y en función del objetivo se revela la más
adecuada.
Implantación de la estrategia elegida:
Significa la puesta en práctica de la alternativa
seleccionada, ya que por correcta que sea la solución sino
se lleva a la práctica convertida en acción no
tendrá ningún efecto, generalmente esto significa
hacer cambios o transformaciones en la organización que
pueden no ser bien acogidas (resistencia al cambio), corriendo el
riesgo de su inoperancia, por lo que esta ultima fase debe ser
cuidadosamente planificada, con el fin de lograr el éxito
deseado.
Es evidente que el proceso de toma de decisiones es algo
que caracteriza el desempeño de un directivo. La
posibilidad real de hacerlo con calidad y de que sus decisiones
sean aceptadas le posibilita lograr un reconocimiento dentro de
la organización, pero esto no es posible hacerlo funcionar
si el directivo no cuenta con una información útil
y adecuada, que le permita decidir a tiempo y con el menor riesgo
e incertidumbre posibles. De aquí que la
información se convierta en una materia prima
imprescindible para que pueda desarrollarse un proceso de toma de
decisiones participativo, democrático y con calidad en
función de los intereses de la organización que
dirige. No se debe olvidar que también juega un papel
importante el estilo de dirección del directivo.
Aquí se impone el término participación ya
que en la medida en que sea más participativo el estilo,
se corresponderá con el democrático, mientras en
una organización con estilo autocrático será
puramente unipersonal el proceso de toma decisiones.
El proceso de toma de decisiones se resume cuando se
plantea que este se basa en cinco elementos fundamentales: la
información, el conocimiento, la experiencia, el
análisis y el juicio, centrándose la presente
investigación solamente en la información al
cual se le dedica el siguiente epígrafe.
Uno de los grandes estudiosos de la gerencia Peter
Drucker planteaba que la organización del futuro
estará basada en la información.
Innegable resulta que la sociedad actual se desarrolla
en un entorno turbulento, con una economía globalizada de
tendencia neoliberal y con un desarrollo abrumador de las
tecnologías de la información y las comunicaciones.
El cotidiano uso de las computadoras, los dispositivos de
almacenamiento óptico, la aparición de Internet y
la proliferación de las Intranets, han constituido un
basamento para el desarrollo de las ciencias, los negocios y de
la sociedad en general. En este contexto, el valor de la
economía de todos los países depende del uso
eficiente de la información y del conocimiento de esta en
general.
La emergencia de estos nuevos factores de competitividad
convierte el manejo inteligente de la información en un
tema crítico, pues para su dominio es imprescindible
captar información sobre el entorno, agilizar su flujo en
la empresa, promover la innovación, facilitar la
comunicación, aumentar la coordinación, etc. Es
preciso llevar a cabo acciones que dependen fundamentalmente de
que se estimule y facilite el movimiento y el compartimiento de
información y conocimientos a través de todas las
áreas de la organización.
Esto ha impulsado considerablemente el hecho de que la
sociedad reconozca cada día con mayor fuerza el valor de
la información como recurso. Se afirma que esta constituye
un elemento básico para el desarrollo, dado que el contar
con información oportuna, se traduce en productos y
servicios de alta calidad, mayor competitividad y adecuada toma
de decisiones en consecuencia con el desarrollo. Con la ventaja
adicional de tener un efecto multiplicador superior a otros
recursos, no se desgasta con el uso y permite su
transmisión y duplicación casi instantánea.
(García M.2006)
La información, cómo obtenerla,
procesarla, organizar su gestión, trasmitirla y emplearla
en función de la toma de decisiones son cuestiones
fundamentales en el desarrollo de cualquier organización
en los momentos actuales, y una ocupación importante en el
desempeño de los directivos.
El concepto de información, según
Menguzatto (1985), precisa la diferencia entre lo que es
información y lo que son datos, ya que la
"información representa los datos transformados de forma
significativa para la persona que los recibe, es decir, tiene un
valor real o percibido para sus decisiones y para sus acciones.
La relación entre los datos y la información es
equivalente a la que existe entre la materia prima y el producto
acabado (Davis, Olson, Ajenstat, Peaucelle, 1985).
Arturo Rubio (2007) en el análisis que hace del
concepto de información acota aspectos fundamentales: la
información como concepto antagónico al de
incertidumbre, no cualquier dato es informativo, aquello que no
es relevante para la toma de decisiones ni para el conocimiento
es ruido y la información no es conocimiento; el
conocimiento es información valorada, sometida a un
proceso de juicio y es información relacionada. (es
subjetivo).
Fleming 1998, presenta un diagrama que asocia el nivel
de independencia del contexto y el nivel de entendimiento en
torno a los elementos de la cadena informacional: los datos, la
información, el conocimiento, la sabiduría y la
verdad.
Fig. 3. Relaciones entre los componentes
de la cadena informacional. (Fleming.N; 1998).
Donde:
- Dato: Es un punto en el espacio y en el tiempo el
cual no cuenta con referencias espaciales y
temporales. - Información. Una colección de datos no
es información. Las piezas de datos representan
información de acuerdo a la medida de asociación
existente entre ellos, lo cual permite generar discernimiento
en torno a ellas. Representa el cuál, el quién,
el cuándo y el dónde. - Conocimiento: Una colección de
información no es conocimiento. Mientras que la
información entrega las asociaciones necesarias para
entender los datos, el conocimiento provee el fundamento de
cómo cambian (en el caso de que lo hagan). Esto
claramente puede ser visto como patrones de comportamiento
contexturados, es decir, una relación de relaciones,
representa el cómo. - Sabiduría: La sabiduría abarca los
principios fundacionales responsables de los patrones que
representan el conocimiento, representa el por
qué. - Verdad: La totalidad de los factores de
sabiduría y sus relaciones, representa el
ser.
Gloria Ponjuán (2002) presenta el enfoque de
Valor Agregado establecido por el especialista norteamericano
Robert Taylor (1986). Este enfoque se fundamenta en la
transferencia de información como respuesta intensiva a un
proceso humano, tanto en las actividades formalizadas a las que
llaman sistema, como en el uso de la información que son
las salidas de estos sistemas. La figura 4 representa la
pirámide informacional planteada.
Fig. No.4. Pirámide Informacional.
(Ponjuán.G; 2002).
Se explica el proceso de transformación asociado
a la generación del conocimiento y se indica que el nivel
más bajo de los hechos conocidos son los datos. Los
datos no tienen un significado por sí mismos, y deben ser
ordenados, agrupados, analizados e interpretados para entender
potencialmente lo que por sí sólo quieren
indicar.
Cuando los datos son procesados, se convierten en
información. La información tiene una
esencia y un propósito. Cuando la información es
utilizada y puesta en el contexto o marco de referencia de una
persona junto con su percepción personal se transforma en
conocimiento. El conocimiento es la combinación de
información, contexto y experiencia y una vez resumido,
validado y orientado hacia un objetivo genera inteligencia
(sabiduría), la cual pretende ser una
representación de la realidad.
Horton hace una diferenciación en cuanto a la
información como recurso en sí y las herramientas
para su tratamiento:
Recurso de información: (cuando el
término esta en singular) significa la información
en sí, el contenido. Por ejemplo, la información en
un fichero o registro, o en un producto o servicio de
informaciones tal como una publicación,
Recursos de información: (utilizado en
plural), significa todas las herramientas, equipos, suministros,
facilidades físicas, personas y otros recursos utilizados
por una empresa, y también el capital, la inversión
y gastos involucrados en proveer los mencionados recursos de
apoyo.
En este mismo sentido el propio autor establece una
serie de aspectos que caracterizan a la información como
recurso:
- la información puede expandirse.
- la información puede comprimirse
(condensarse). - es transportable.
- tiende a partirse y mientras más se parte
más tenemos. - es susceptible de ser
compartida.
Eso no quita que lo que es información para unos
pueda ser, en determinados momentos, datos para otros, por lo que
se impone diferenciar entre lo que es la información que
posee valor, significado y lo que puede convertirse en ruido al
ser tratada como dato. Es por ello que a partir del objetivo de
este trabajo, el énfasis se centra en estas dos
definiciones, pues resulta que el interés esta encaminado
a la información que posee datos significativos en
función de la toma de decisiones, no así los
efectos que pueden producir los ruidos que pueden ser
interpretados como datos o información.
Una información será significativa en
cuanto sea útil como materia prima para una
decisión determinada, aceptando, pues, que la utilidad de
la información está estrechamente relacionada con
las decisiones que deben ayudar a tomar, lo que nos lleva al
concepto del valor de la información (Menguzzato,
1985).
La información tiene valor cuando:
- Contribuye a reducir la incertidumbre del
futuro. - Es susceptible de afectar afectivamente la
decisión considerada. - Contribuye a modificar sensiblemente las
consecuencias de una decisión.
Vista la información a partir de su valor y en
función de la toma de decisiones se puede plantear que
esta es el input de la decisión y sin ella no puede
haber decisión y el grado de racionalidad en que se
acierta en una decisión evidentemente depende de la
calidad, cantidad y oportunidad de la información
disponible.
Tomando lo anterior como presupuesto se coincide con lo
planteado por Lesca (1986): "la información así
concebida reviste el carácter de un recurso más
para la empresa como lo es el capital, las materias primas y el
trabajo, pues sin información no hay empresa
viable"
La Información dentro de la institución
tiene que ser considerada como un factor estratégico y
como tal debe tenerse en consideración a la hora de
diseñar la estrategia de la organización, donde por
demás tanto ella misma como los sistemas de
información juegan un papel determinante en el
cumplimiento de los objetivos y metas propuestos.
Resulta procedente que la institución se
desarrolle a través de sistemas de gestión de la
información que reflejen el accionar constante de la
organización y procesen todos los datos necesarios para
que posteriormente sean utilizados por el directivo de una manera
eficiente y en correspondencia con los indicadores de la
estrategia diseñada para la organización que
dirige. De lo contrario estaría el directivo navegando en
un mar de información que para nada serviría, pues
tendría que emplear todo su tiempo en organizarla, para
utilizarla después en la toma de decisiones.
Por ende la información debe ser gestionada al
igual que el resto de los recursos en las organizaciones, a fin
de que el conocimiento y la inteligencia sean potenciados en toda
la organización, requisito indispensable para el logro de
un mejor desempeño, en el cumplimiento de sus objetivos y
metas.
La información, como un recurso valioso, necesita
de una estrategia significativa que permita su manejo, tanto por
los miembros como por los directivos de la organización.
Esto contribuirá a aumentar la productividad,
además de la eficiencia y efectividad. La forma de
viabilizar esto es a través de los sistemas de
gestión de la información.
5. La
Gestión de la Información
La información se torna en facilitadora del
cambio y el desarrollo. Para las organizaciones, la
gestión de información es un elemento vital para
que estas mejoren sus procesos internos; ejerce una influencia
notable en la cultura organizacional, en los modelos laborales y
en su funcionamiento. También la gestión de
información se aplica a los productos y servicios de
información, al flujo de información y al uso de
información dentro de la organización.
La revolución que se viene experimentando en las
tecnologías de la información provoca que las
organizaciones puedan estar interconectadas entre sí
(internamente) y con otras (externamente). Provoca también
la creación de base de datos y facilita el acceso a las
mismas, lo que implica una mayor integración, que modifica
incluso las relaciones de trabajo y reduce los costos de las
transacciones.
La existencia de un sistema de información
permitiría la interrelación de todos los
departamentos de la organización, que, a través de
una unidad central de dirección y en tiempo real, pueden
obtener la información precisa y con calidad para las
personas que deben utilizarla (directivos) en función de
la toma de decisiones, o para lograr la ejecución de una
acción determinada derivada de la decisión tomada.
De ahí que la función principal de cualquier
sistema de gestión de la información por sencillo
que parezca es la de gestionar la información y hacer que
su uso sea posible.
El sistema de información es la manera en que
la organización almacena ordena y procesa los datos
necesarios que tributan a la organización y estará
en función de los diferentes procesos que en ella tiene
lugar, interrelacionando a todos los departamentos entre
sí y tributando en tiempo real y con objetividad al
proceso de toma de decisiones de los directivos, es una
herramienta más, que en el momento de la planeación
estratégica, se puede utilizar eficientemente en
función del control interno de la organización
(Lesca,1986).
Para Horton gestionar información en las
organizaciones es: un elemento vital en el mejoramiento de sus
procesos internos, un factor determinante de influencia notable
en la cultura organizacional, en los modelos laborales y en su
funcionamiento, además abarca a los productos y servicios
de información, al flujo y al uso de información
dentro de la organización.
Linda Woodman define que la gestión de
información como todo lo relacionado con la
obtención de información adecuada, en la forma
correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el
tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la
acción correcta.
García González M, señala que,
"cuando de gestión de información hablamos,
entendemos el proceso de organización,
planificación, control y producción, aplicado al
recurso de la información en las
organizaciones"…"Gestión de información es la
gestión integrada de la información interna y
externa y de las tecnologías de la información,
aplicadas a las áreas estratégicas y a los factores
de cambio de competitividad y pertinencia de una
organización".
Refiere además que la gestión de
información tiene tres componentes:
- Las tecnologías de la información que
constituyen la columna vertebral y están formadas por el
hardware y las telecomunicaciones, - Los sistemas de información como el conjunto
de metodologías y software de aplicaciones, orientados a
transformaciones de las tecnologías en algo de valor
para un beneficiario o cliente, - La información o el conocimiento de la
organización.
Ponjuán plantea que "la gestión de
información constituye el proceso mediante el cual se
obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos
(económicos, físicos, humanos, materiales) para
manejar información (denominada también recurso de
recursos) dentro y para la sociedad a la que sirve. Su elemento
básico es la gestión del ciclo de vida de la
información y se desarrolla en cualquier
organización. En particular, también se desarrolla
en unidades especializadas que manejan este recurso en forma
intensiva, llamadas unidades de
información".
Woodman expone que los objetivos de la gestión de
información son los siguientes:
- Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso
de la información. - Minimizar el costo de adquisición,
procesamiento y uso de la información. - Determinar responsabilidades para el uso efectivo,
eficiente y económico de la
información. - Asegurar un suministro continuo de la
información. (García M.2006)
Es importante acotar además que existe diversidad
de conceptos de sistema de gestión de la
información, pero lo importante es no confundir este con
el Sistema Informático, pues aunque las organizaciones
necesitan de este último para complementar el primero no
son lo mismo.
Un sistema de gestión de la información en
función de la toma de decisiones también debe estar
en correspondencia con la Dirección Estratégica de
la organización y tiene dentro de sus objetivos
principales proporcionar información a los proceso de toma
de decisiones, así como llevar a cabo las distintas
actividades que constituyen el proceso de formulación de
la estrategia, implementación y finalmente su puesta en
marcha y control. Debe permitir detectar las amenazas y
oportunidades que puedan aparecer para la organización con
tiempo suficiente, de forma que se pueda incidir o realizar un
diagnóstico precoz y la evolución del entorno
haciendo posible la anticipación deseable en la actitud
estratégica. (Menguzatto,1985 )
Este sistema de gestión de la información
debe permitir la captación de información como un
proceso interactivo, dinámico y evolutivo, pues en la
mayoría de los casos una señal puede dar lugar a
una necesidad de información complementaria que no
existía antes de conocerse dicha señal, por lo que
la organización deberá contar con dispositivos
organizacionales y tecnologías que se adapten al
proceso.
En resumen la gestión de información
significa sumar a la organización la información
almacenada, la administración de la circulación de
información.
A pesar de la existencia del extenso cuerpo
teórico que acompaña a esta disciplina, subsisten
aún en nuestro medio, problemas que atentan contra la
gestión de la información, a saber:
- Sobrecarga de información
- Problemas con la organización de la
información. - Problemas con la recuperación de la
información. - Explosión de la
información. - Problemas con el almacenamiento de la
información. - Uso inadecuado de la información
- No se puede encontrar la información porque
hay demasiados datos, no se puede hallar el conocimiento porque
hay demasiada información.
Para dar solución eficaz a estas
problemáticas una de las vías que existe es
precisamente la Gestión de Recursos de Información
(GRI).
5.1 Los Sistemas de Gestión de la
Información en Cuba.
Es necesario crear los cimientos de una cultura
gerencial que reconozca el valor que tienen para una
organización el uso adecuado de la información y la
insustituible importancia de utilizar y preservar los
conocimientos adquiridos por sus trabajadores en el transcurso
del tiempo y que son parte estratégica de su patrimonio.
Esta cultura debe estar presente en todos los niveles de
dirección de la organización y entre sus
trabajadores. Solo así se puede alcanzar la necesaria
eficacia y eficiencia de nuestra economía.
El desarrollo acelerado de las tecnologías de la
información y las telecomunicaciones no son más que
un medio para transmitir y gestionar datos, información y
conocimiento. Siendo el conocimiento factor fundamental para la
creación de riquezas, esto ha incidido para que Cuba haya
desarrollado y puesto en práctica la Política
Nacional de Información (PNI), que establece
claramente su misión y objetivos, los cuales serán
pautas a seguir en el desarrollo de los sistemas de
gestión de la información de las diferentes
organizaciones en nuestro país.
La misión de la PNI es desarrollar y favorecer la
implantación de un conjunto de normas y estrategias para
organizar los esfuerzos de todos los organismos y entidades de la
economía nacional para convertir la información
en un bien económico y en un recurso productivo que
propicie la elevación de la calidad del proceso de toma de
decisiones en todas las actividades de la sociedad cubana. De
esta manera repercutiría también en el aumento de
la eficacia, eficiencia y competitividad de todos los sectores de
la vida económica del país; contribuiría a
la defensa nacional; impulsaría el desarrollo de la
cultura nacional, coadyuvaría la formación
de la conciencia política de la población y
redundaría en el desarrollo socioeconómico y en la
elevación de la calidad de la vida de la sociedad
(Capurro,R, 2004).
La cuestión de definir la PNI es algo muy
importante y constituye una premisa fundamental para los procesos
de dirección que se desarrollen en la sociedad y con ella
la toma de decisiones acertada y oportuna. Cualquier sistema
político, económico y social actuará
más eficientemente si se les asegura desde la base a los
que tienen que tomar decisiones el libre acceso a una
información al día, relevante, confiable, oportuna
y acorde con sus necesidades de actualización profesional,
investigación, educación permanente y
recreación.
En los procesos de cambio del funcionamiento de la
economía, donde se busca una mayor eficiencia y eficacia,
el enfoque de gestión del conocimiento es una importante
herramienta para eliminar la falta de correlación entre
los grandes recursos creados por las actividades de
formación y educación y el insuficiente impacto en
la economía, la planificación entra a jugar un
papel decisivo en una mejor gestión de los recursos de que
disponemos, por lo que es necesario la materialización de
estrategias adecuadas por objetivos que se correspondan con la
realidad y se materializa en planes de acciones
concretas en función de los indicadores que rectoren
la política cultural.
Los sistemas actuales de información con que se
capta la información primaria en el sector cultural no
siempre aportan la materia prima suficiente para una adecuada
toma de decisiones, en tiempo real y con datos que sean reales,
pues se evidencian fallas en el proceso de captar los datos
primarios, y el recurso humano que en ellos interviene tampoco
está preparado suficientemente.
Ellos son problemas con lo que hay que trabajar
diariamente por lo que es muy beneficioso poder acotar
indicadores que permitan al menos el funcionamiento de un proceso
de decisiones eficaz.
Cuba fue uno de los primeros países en apoyar en
1975 el marco conceptual del Sistema Nacional de
Información (NATIS) promovido por la UNESCO. Desde
entonces ha acumulado experiencia en la conformación de
redes y sistemas especializados que pueden responder a las
necesidades de información de todos los
ciudadanos.
En las consultas bibliográficas realizadas para
la investigación no se constató que en estos
años se hubiera trabajado de manera específica en
la aplicación de Sistemas de Gestión de la
Información en función de la toma de decisiones
para directivos, como respuesta a una problemática que
caracteriza el sector cultural.
Cuba no está al margen del desarrollo de los
Sistemas de Gestión de la Información, de hecho ha
establecido la Política Nacional de Información, lo
cual sienta pautas a seguir por las diferentes empresas,
organismos e instituciones, inmersas en el proceso de
Perfeccionamiento Empresarial. Este proceso se inicia en el
país a finales del siglo XX e inicios del XXI, a
propósito de este se emiten colateralmente el Decreto Ley
187 de Perfeccionamiento Empresarial, que establece entre sus
subsistemas el de Información Interna.
Posteriormente se emite el Decreto Ley 297 sobre el Control
Interno de las Organizaciones el que establece como cuarto
elemento el de Información y Comunicación y
la Resolución 221 del 2001 del Sistema Nacional de
Archivos, cuyo objetivo principal es conservar la memoria de las
organizaciones, entre otras legislaciones. Este cuerpo legal
constituye el sustento de los Sistema de Gestión de la
Información que aunque no es suficiente, sí
constituyen un importante avance en Cuba en cuanto a desarrollo y
cumplimiento de su PNI.
5.2 Propuestas metodológicas para el
diseño de sistemas de gestión de la
información.
El principal propósito de un Sistema de
Información de Ejecutivos es apoyar el aprendizaje
administrativo de una organización, sus procesos de
trabajo y su interacción con el ambiente externo. Ello
hace del acto de aprender del desarrollo de las entidades, una
situación más ventajosa, que la valoración
sincrónica de sus resultados. Así se logran cambios
proactivos en la organización que patenticen la
efectividad de la toma de decisiones.
Los softwares especialmente diseñados para
directivos contienen actualmente elementos que permiten procesar
los requerimientos a la medida del usuario. Estos son:
- Variados formatos (gráficos
principalmente) - Uso de ratón para facilitar los
movimientos - Iconos gráficos y "botones"
- Técnicas específicas fácilmente
aplicables y transparentes al usuario.
El valor real de un SGI se puede medir a partir
de los beneficios que de él se obtienen. Entre ellos
están:
ဢ Desarrolla una cultura
informacional dentro de la empresa de coordinación entre
los individuos en la empresa.
ဢ Mejora la respuesta a los
clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian
la empresa.
ဢ Crea y perfecciona mecanismos
de estudio y desarrollo de los sistemas de gestión de la
Información por parte de nuestro equipo de
trabajo.
ဢ Potencia la actividad
innovadora de la organización.
ဢ Eleva la cultura
organizacional del cliente.
ဢ Recupera la
información en tiempo record para la toma de decisiones
estratégicas.
ဢ Está soportado sobre
una plataforma informática que incluye un sistema de
administración y navegación compatible con las
tecnologías actuales.
ဢ Combina una interfaz
gráfica creando un ambiente agradable al usuario donde se
mantiene la identidad visual de la organización y su
fácil acceso.
ဢ Optimiza el tiempo de
revisión, análisis y tratamiento de datos en la
toma de decisiones, en tiempo y gastos por concepto de
salarios.
- Disminuye los tiempos y los escalones en la
administración y salida de la información, con la
consiguiente disminución de los costos. - Disminuye considerablemente los costos de materiales
de oficina.
La ventaja más notable de los Sistemas de
Información Ejecutivos, reconocida por los directivos, es
la disponibilidad de información que antes no
poseían sin largos análisis y múltiples
solicitudes. Los beneficios que reportan pueden diferenciarse en
tangibles e intangibles, lo que se muestra en la Figura
5.
Fig. 5 Beneficios de la
Utilización de un SIE. Fuente: Martínez
2006.
Martínez, C y Alfonso, K (2006) en su propuesta
de Sistema de Información para Ejecutivos (SIE) para
empresas agroindustriales azucareras en Cuba, parten de
considerar que no existe método alguno infalible para
determinar si es necesario o no para una organización
definir un SIE, debido a sus características y
necesidades. Estos autores toman como punto de partida las
necesidades informativas de los directivos de una
organización. Estas necesidades son clasificables por
áreas clave y probadas en experiencias de
confrontación de los directivos, experiencias que les
permitan apreciar el "valor añadido" que
proporcionará la implementación de un SIE que
justifique dicho proyecto.
Para los autores el SIE tiene tres fases que
son:
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