Manejo y control de los almacenes en un supermercado (página 3)
- El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se
carga, para evitar los reclamos del cliente.
- La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga
incluye margarinas, el camión debe proteger el producto con
mantas térmicas.
- La carga en las unidades de transporte
se realiza con 3 o también 4 operarios. Mientras uno
coloca los productos
los otros 2 alcanzan al camión.
- La documentación debe estar conforme con la
Guía de Remisión, Factura o
con las facturas respectivas.
G. Salidas locales
- El despacho se inicia con una orden de venta que
ingresa al sistema el
vendedor por demanda del
distribuidor local. - El sistema emite una orden de despacho por
transportista, y con este documento se despacha las
cantidades. - El transporte se encuentra ya disponible en el
almacén, el distribuidor llega con su
unidad y estibadores ( 4 o 5 como mínimo). - El transportista de turno estará en la
obligación de presentar su unidad con todos los
requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual
se realizara todos los días lunes antes del inicio de
actividades. - Para despachos locales cada unidad trabaja con su
personal de
estibaje totalmente independiente uno del otro con el fin de
evitar malos entendidos - El personal de vigilancia es el encargado de
verificar si se cumple este requisito, de lo contrario no
podrán ingresar a las instalaciones del
almacén. - La documentación debe estar conforme con la
Guía de Remisión, Factura o con las facturas
respectivas por ser un despacho local.
H. Devoluciones
Las devoluciones se presentan generalmente en la zona
local y se presenta por los motivos siguientes:
- El transportista regresa con los productos no
aceptados, por vencimiento
o por calidad del producto. - El jefe de almacén los acepta y los coloca en
el almacén de productos vencidos. Aquellos recuperables
se trata de venderlos y se les coloca en el almacén
normal. - Aprovechando un transporte hacia Lima se despachan
los productos vencidos. - A continuación se presenta los procedimientos
en el ciclo de almacenamiento.
3.10. Análisis de la zona de
almacenaje
El espacio que se dispone para almacenar propiamente ha
sido dividido. Los distintos materiales a
almacenar se han agrupado según sus características
en distintos almacenes
llamados módulos, distinguiéndose los
siguientes:
- Modulo 1: Lugar donde se almacena todos los aceites
en latas, y baldes. - Modulo 2: Se almacenan aceites en caja y
mantecas. - Modulo 3 y 4: Se almacenan margarinas, mayonesa,
mostaza, maicena las infusiones de hierbas, cremas,
puré, ingredientes para la cocina. - Modulo 5: Se almacenan los detergentes y jabones de
lavar. - Modulo 6: En este modulo se almacenan los productos
de limpieza personal como: champúes jaboncillos,
dentrificos. - Modulo 7: Se almacenan en estantes desodorantes,
talcos, cremas. - Modulo 8: Productos de desecho y de caducidad, como
los provenientes por devolución.
3.11. Técnicas de
almacenamiento de materiales
El almacenamiento de materiales depende de la
dimensión y características de los materiales.
Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas
complicados, que involucran grandes inversiones y
complejas tecnologías. La elección del sistema de
almacenamiento de materiales depende de los siguientes
factores:
- Espacio disponible para el almacenamiento de los
materiales. - Tipos de materiales que serán
almacenados. - Numero de artículos guardados.
- Velocidad de atención necesaria.
- Tipo de embalaje.
El sistema de almacenamiento escogido debe respetar
algunas técnicas
imprescindibles de la ADM. Las principales técnicas de
almacenamiento de materiales son:
- En cuanto al número de entrada en:
plataformas de 2 y de 4 entradas. - Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el
sistema de movimiento de materiales no requieren
utilizar equipos de materiales. - Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el
sistema de movimiento de materiales requiere utilizar
equipos de maniobras.
- En cuanto al número de entrada en:
- Carga unitaria: Se da el nombre de
carga unitaria a la carga constituida por embalajes de
transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de
material para posibilitar su manipulación, transporte y
almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es
un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un
todo único en cuanto a la manipulación,
almacenamiento o transporte. La formación de cajas
unitarias se hacen a través de un diapositiva llamado
pallet (plataforma), que es un estrado de madera
esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas
convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como
patrón internacional para adecuarse a los diversos
medios de
transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden
clasificarse de la siguiente manera: - Cajas o cajones. Es la técnica
de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas
dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de
oficina, como
plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en
procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las
propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de
metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser
esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede
construirlas la propia empresa o
adquirirlas en el mercado
proveedor. - Estanterías: Es una
técnica de almacenamiento destinada a materiales de
diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas
estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o
perfiles metálicos, de varios tamaño y
dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar
identificadas y visibles, la estanterías constituye el
medio de almacenamiento mas simple y económico. Es la
técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas
cuando las existencias no son muy grandes. - Columnas: Las columnas se utilizan para
acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas,
varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en
rueditas para facilitar su movimiento, su estructura
puede ser de madera o de acero. - Apilamientos: Se trata de una
variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al
máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son
apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una
técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de
divisiones en las estanterías, ya que en la
práctica, forma un gran y único estante. El
apilamiento favorece la utilización de las plataformas y
en consecuencia de las pilas, que
constituyen el equipo ideal para moverlos. La
configuración del apilamiento es lo que define el
número de entradas necesarias a las
plataformas. - Contenedores flexible: Es una de las
técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor
flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y
caucho
vulcanizado, con un revestimiento interno que varia
según su uso. Se utiliza para almacenamiento y
movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con
capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su
movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o
grúas
Es muy común la utilización de
técnicas de almacenamiento asociado el sistema de
apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad
y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.
3.12. Inventario
físico
Se da el nombre de inventario de mercancía a la
verificación o confirmación de la existencia de los
materiales o bienes
patrimoniales de la
empresa. En realidad, el inventario es una
estadística física o conteo de
los materiales existentes, para confrontarla con la existencia
anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre
materiales.
Algunas empresas le dan
el nombre de inventario físico porque se trata de una
estadística física o palpable de aquellos que hay
en existencias en la empresa y para
diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.
El inventario físico se efectúa
periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo
fiscal de la
empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión,
el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las
secciones, en el deposito, entre otras. El inventario
físico es importante por las siguientes
razones:
- Permite verificar las diferencias entre los registros de
existencias en las FE y la existencias físicas (cantidad
real en existencia). - Permite verificar las diferencias entre las
existencias físicas contables, en valores
monetarios. - Proporciona la aproximación del valor total
de las existencias (contables), para efectos de balances,
cuando el inventario se realiza próximo al cierre del
ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se fundamenta
en dos razones:
- El inventario físico cumple con las exigencias
fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de
inventario, conforme la legislación. - El inventario físico satisface la necesidad
contable, para verificar, en realidad, la existencia del
material y la aproximación del consumo
real.
3.13. Clasificación de
materiales
Para facilitar la localización de los materiales
almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de
codificación de materiales. Cuando la
cantidad de artículos es muy grande, se hace casi
imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas,
tamaños, etc.
Para facilitar la
administración de los materiales se deben clasificar
los artículos con base en un sistema racional, que permita
procedimientos de almacenaje adecuado, operativos
operacionalización de la bodega y control eficiente
de las existencias. Se da el nombre de clasificación de
artículos a la catalogación, simplificación,
especificación, normalización, esquematización y
codificación de todos los materiales que componen las
existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de
clasificación, definiendo cada una de sus
etapas.
Catalogación: Significa inventario
de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna.
La catalogación permite la presentación conjunta de
todo los artículos proporcionando una idea general de la
colección.
Simplificación: Significa la
reducción de la gran diversidad de artículos
empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas
piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación
favorece la normalización.
Especificación: significa la
descripción detallada de un
artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso,
etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con
más informaciones sobre los artículos y menos dudas
con respecto de su composición y características.
La especificación facilita las compras del
artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa
del material que se comprara. Facilita la inspección al
recibir el material, el trabajo de
ingeniería del producto, etc.
Normalización: Indica la manera en
que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones.
La palabra deriva de normas, que son
las recetas sobre el uso de los materiales.
Estandarización: significa
establecer idénticos estándares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas
variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por
ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación,
con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre
innecesariamente en existencias.
Así catalogamos, simplificamos, especificamos,
normalización y estandarización constituyen los
diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la
clasificación se puede codificar los
materiales.
3.14. Codificación de los
materiales
Así clasificar un material es agruparlo de
acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo,
características, utilización etc. La
clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de
material ocupe un legar específico, que facilite su
identificación y localización de la
bodega.
La codificación es una consecuencia de la
clasificación de los artículos. Codificar significa
representar cada artículo por medio de un código
que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por
medio de números y letras. Los sistemas de
codificación mas usadas son: código,
alfabético, numéricos y
alfanumérico.
El sistema alfabético codifica los materiales con
un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica
determinadas características y especificación. El
sistema alfanumérico limita el número de
artículos y es de difícil memorización,
razón por la cual es un sistema poco utilizado.
El sistema alfanumérico es una combinación
de letras y números y6 abarca un mayor numero de
artículos. Las letras representan la clase de
material y su grupo en esta
clase, mientras que los números representan el
código indicador del artículo.
El sistema numérico es lemas utilizado en las
empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado numero de
artículos que abarca.
3.15. Distribución física del
almacén
La forma física del almacén es de forma
rectangular de 40 metros de largo y 35 metros de ancho; con un
área total de 1400 m2. Las operaciones se
realizan en un único piso, utilizando estanterías
para colocarlas y guardarlas cierta cantidad formando una pila o
ruma constituyendo una unidad de carga.
No se pueden colocar demasiados productos encima de
otro, porque dañaría al que esta mas abajo. Por eso
no se usa la altura del almacén y porque no tiene los
medios para alcanzarlos.
Por tratarse de productos perecibles con ciertas
condiciones especiales de almacenamiento. No se requiere equipo
especial de conservación, las condiciones ambientales de
la ciudad hace que los artículos se conserven.
En el almacén existen pasillos por donde se
realiza el transito y movimiento de materiales. Existen pasillos
de 1.50 mts considerados principales y pasillos secundarios o
laterales de 1.20 mts.
Para permitir mejor circulación del aire, facilitar
la limpieza y un mejor control de insectos y roedores, se debe
dejar los espacios correspondientes entre paredes y rumas
(0.50-0.80 mts.).
Por ello se realiza una labor de Limpieza y
Sanatización. Igualmente debe haber espacio entre fila de
rumas (0.20-0.30 mts.), y entre la ultima cama y techo de los
módulos (1.5-2.0 mts.).
El almacén cuenta con iluminación de luz blanca con
fluorescente. En cada modulo así como en oficinas las
instalaciones
eléctricas están protegidas para evitar
accidentes.
El tema de seguridad esta
implementado a través de un plano de seguridad con la
ubicación de los extintores, botiquín para
emergencias, cilindros de aserrín en caso de derrame de
aceite.
La elaboración de un reporte de actividades
inseguras por los estibadores, aseguran un mejoramiento tanto
para los artículos y el personal.
CAPÍTULO IV
CASO PRÁCTICO:
REGISTRO DE
ENTRADA Y SALIDA DE LAS MERCANCÍAS DEL
INVENTARIO
4.1. Asiento 1
Se compra 25 cajas de leche de 1
litro al contado a Pasteurizadora Dominicana a $1,200.00 c/u para
un total de 30,000.00
Para registrar la compra al contado de 25
caja
de leche a $1,200 c/u
4.2. Asiento 2
Se compra 50 cajas de aceite de 8 oz. a crédito
a mercasid a $240.00 c/u para un total de
$9,600.00
Para registrar la compra a crédito de
50
caja de aceite a $240.00 c/u
4.3. Asiento 3
Se vende 8 cajas de aceite al contado a $300.00 c/u
para un total de $2,400.00
Para registrar la venta al contado de 8 caja de
aceite a $300.00 c/u
*Para darle de baja en los inventarios se
utiliza el siguiente asiento
Para registrar el traslado de 8 cajas de aceites a
$300 c/u del inventario a la cuenta de costos de los
bienes vendidos.
4.4. Asiento 4
Se vende 6 caja de leche a $1,440.00 c/u para un
total de $11,520.00 al Hotel
Decameron
Para registrar la venta de 6 caja de leche a $1,440
c/u pagadero a 15 días.
*Para darle de baja en los inventarios se utiliza el
siguiente asiento:
Para registrar el traslado de 6 caja de leche a 240
c/u del inv a la cuenta de costos de los bienes
vendidos
4.5. Asiento 5
Se paga 50 cajas de aceite a mercasid a $240.00 c/u
para un total de $9,600.00
Para registrar la cancelación de una cuenta x
pagar.
4.6. Asiento 6
Se cobran 6 cajas de leche al Hotel Decameron de
$11,520.00
Para registrar el cobro de 6 caja de
leche
4.7. Asiento 7
Se compra 20 sacos de azúcar
a Molino Dominicano a un precio de
$2,000.00 c/u para un total de $40,000 con un descuento por
pronto pago de 5/10
*Para registrar la compra el asiento es el
siguiente:
Para registrar la compra de 20 sacos de
azúcar
Al precio bruto de la factura
*Para pagar la factura el asiento es el
siguiente:
Para registra la cancelación de una cuenta x
pagar con un descuento
4.8. Asiento 8
Un cliente devuelve 2 cajas de aceite a $300.00
c/u:
Para registrar la mercancía devuelta por el
cliente
Comprada en efectivo por $600.00
*Para restablecerlo en el inventario el asiento es el
siguiente:
Para restablecer en la cuenta inventario
el
Costo de la mercancía devuelta
4.9. Asiento 9
Se cobran 5 sacos de azúcar a $2,400.00 c/u
con un 2% de descuento
Para registrar el cobro de 5 saco de
azúcar
Con un 2% de descuento
CONCLUSIONES
Al culminar esta investigación de nuestro trabajo de
monográfico y luego de haber hecho una inspección
personal del manejo y control de los almacenes en un
supermercado, hemos llegado a las siguientes
conclusiones:
- En primer lugar el área de almacenamiento le
queda pequeña para la cantidad de mercancía que
ellos tienen en existencia lo que hace muy difícil el
movimiento de las mercancías y puede contribuir a que
algunos artículos tengan algún accidente o se
deteriore. - El área de los pasillos en el almacén
se encuentran muy congestionado de cajas y de diversos
artículos lo que hace muy difícil caminar por el
y bajar los artículos de las
estanterías. - Las condiciones de la temperatura
en el almacén son insoportables, ya que es muy caluroso
y no cuenta con ningún sistema de ventilación y
se hace muy tedioso para los empleados poder
trabajar conforme en el almacén. - El área de recepción de
mercancía resulta un poco pequeña para la
cantidad de mercancía que se recibe diariamente, por lo
que los camiones de los suplidores deben esperar por largo
tiempo hasta
que los reciban, proceda a descargar y contar la
mercancía.
RECOMENDACIONES
Al culminar esta investigación de nuestro trabajo
de monográfico y luego de haber hecho una
inspección personal del manejo y control de los almacenes
en un supermercado, hemos llegado a las siguientes
recomendaciones:
- Es recomendable hacer una ampliación del
almacén lo cual le permita desahogar un poco el
área, hacer nuevos diseños de estanterías
de tipo flexible que aproveche mejor el espacio existente o
implementación de estanterías móviles o en
bloques. - Se debe hacer una mejor distribución y
colocación de la mercancía que permita ahorrar
espacio por el sistema de almacenamiento diversificado,
aprovechar los espacios cúbicos con el diseño de entre pisos o
estanterías de varios niveles sobrepuestos y eliminar el
almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al
almacén. - Hay que implementar un sistema de ventilación
con ventiladores que saquen el calor y
abanicos de techo ubicado cada 3 metro de distancia, que se
enciendan solo si se esta trabajando en el almacén para
que sea mas factible para los empleados y aprovechen mejor el
trabajo en el almacén. - Se deben habilitar más espacios para darle
entrada a la mercancía en el área de
recepción, con un mayor personal más eficiente
que permita una mayor fluidez de la mercancía evitando
que se congestione o se demore el proceso de
conteo y verificación de la
mercancía.
ANEXOS
COTIZACIÓN
Fecha:________________
Señor
(es)___________________________________
Condiciones_________________________________
Cantidad | Descripción | Precio Unitario | Total |
_________________________
Preparado por
RECEPCIÓN DE
MERCANCÍAS
No.______________
Fecha ____/____/____
Señores_______________________________________
Dirección_____________________________________
Sírvase despachar los artículos detallados
a continuación:
Cantidad | Descripción | Precio Unitario | Total |
Costo Total |
________________________
Recibido por
SOLICITUD DE COMPRA
Departamento________________________________
Fecha de Pedido: ____/____/____ Fecha de entrega:
____/____/____
Cantidad | Número de | Descripción | Precio Unitario | Total |
Aprobado por____________________________
REQUISICIÓN DE
MATERIALES
No. _______
Fecha: ____/____/____
En Dpto. de___________________________
Al Dpto. de ___________________________
Cantidad | Referencia | Detalle | Valor |
Total |
Autorizado por _________________________ Entregado
por_________________________
No. _______
ORDEN DE COMPRA
Proveedor________________________________________________________________
Fecha de Pedido: ____/____/____ Fecha de Pago:
____/____/____
Términos de Entrega___________________
Términos de Pago_____________________
Cantidad | Número de | Descripción | Precio Unitario | Total |
Costo Total |
Aprobado por_________________________ Autorizado por
_________________________
AUTORES
Lic. Ruben Dario
Encarnacion Castro
Lic. Ramón E.
William Carmona
Lic. Francis O. Vásquez Blake
Manuel Enrique Pouerie Figueroa
San Pedro de Macorís, República
Dominicana, Mayo, 2008
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