Diseño de los Procedimientos para el Registro de los Gastos y Cálculo del Costo en la empresa MONCAR (página 2)

La propuesta que se presenta para la Empresa MONCAR permitirá
el conocimiento necesario para
llevar un adecuado registro de los gastos y cálculo de los costos, perfeccionando una 
documentación que permita
regular cada uno de los elementos y partidas que componen el
sistema de costo por órdenes,
lográndose en un corto plazo el correcto control de los recursos materiales, humanos y
financieros para una acertada toma de decisiones.

Capítulo 1

Diagnóstico de la empresa de reacondicionamiento y
comercialización de
equipos de manipulación de cargas MONCAR

En correspondencia al perfeccionamiento empresarial es vital
que las empresas cubanas logren implantar
un Sistema de Costos. Para ello deben crear determinadas
condiciones  mínimas, lo cual permitirá que los
resultados sean sólidos y permanentes, como sería:

a)             
Asignar la tarea para la adecuación e implantación del
Sistema de Costos a una persona que sirva como
instrumento de dirección.

b)             
Asignar la tarea al personal que se dedicará al
control, registro y análisis de los gastos
con los planificados, costos estimados etc. para determinar su
eficiencia y aplicar sus
resultados oportunos  y adecuadamente.

c)             
Instrumentar períodos de análisis que hagan obligatorio
su realización para la evaluación de la gestión económica
administrativa a varios niveles.

d)             
Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de
implantación y su posterior seguimiento de explotación
y utilidad.

Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en
que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se
comparen con los costos normados.

Para la eficaz implantación de este sistema hay que
empezar por la base, en la unidad de producción para
consolidar un buen flujo informativo, para que sean confiables y
exactos los datos que se controlan, para el
registro y posterior análisis de los resultados reales y
estimados.

El sistema informativo debe establecerse en los talleres,
organizando la base, sistematizando, estableciendo los métodos de trabajo a través de
creación de condiciones o implantando previamente un
manual de modelos para recoger la
información, estableciendo
hábitos de trabajo que hagan funcionar el sistema de costos
en cada una de las áreas de cada taller, como almacenes, transporte, departamentos de
servicios, etc.

En resumen, se considera necesario tener en cuenta los
aspectos que se detallan a continuación para una adecuada
implantación de un Sistema de Costos por Órdenes.

1.       Determinar las
áreas de responsabilidad.

2.       Determinar el personal
directo e indirecto a la producción.

3.       Reporte de labor
diaria.

4.       Control del consumo de materiales por
órdenes de trabajo.

5.       Devoluciones de
materiales al almacén.

6.       Reporte de
producción terminada.

7.       Implantación de la
orden de trabajo o producción.

8.       Traspaso de las
órdenes de trabajo o producción entre áreas.

9.       Control de los
desperdicios para la venta.

Estos aspectos se pueden agrupar en tres grandes grupos:

Aspectos  organizativos: Desarrollar un plan de organización de las
distintas áreas para la elaboración e implantación
de las bases normativas de consumo para los recursos que así
lo requieran.

Aspectos metodológicos: Establecimiento de un
adecuado sistema de control de inventario para el registro y
análisis de los costos materiales, establecimiento de un
método de control de los
gastos indirectos y del tiempo real trabajado,
elaboración de las normas metodológicas y
específicas para la planificación y control
de los trabajos de mantenimiento.

Aspectos relacionados con la operación del
sistema: Organización del flujo de información a
suministrar al área de contabilidad. Elaboración
de los presupuestos de gastos.
Determinación de los informes de gastos reales
comparados con los presupuestos aprobados y el análisis de
las variaciones.

1.1 Caracterización de la empresa
MONCAR.

El trabajo se desarrollo en la empresa
MONCAR, que se dedica a la producción y
comercialización de forma mayorista de los equipos de
manipulación de cargas, nuevos y reacondicionados, los que
se encuentran trabajando en todos los sectores de la Economía Nacional,
participando de forma decisiva en el flujo tecnológico de
importantes producciones y programas de la Revolución.

MONCAR presenta una estructura organizativa
horizontal, que se puede apreciar en el anexo No.1, el cual
representa de forma sistematizada el flujo de autoridad. La fuerza laboral en esta entidad está
compuesta por 72 trabajadores de los 83 aprobados por plantilla,
cuya caracterización se resume en el anexo No. 2.

La organización de la actividad productiva y de servicios
de la Empresa queda estructurada en tres talleres. La
programación de la
producción en la empresa es compleja y atípica debido a
las condiciones técnicas en que pueden
recibirse los equipos que serán reacondicionados, y por ende
se requiere más o menor grado de atención y recursos para
restituirles sus parámetros técnicos, así como al
nivel de complejidad y diversidad de la asistencia solicitada por
los clientes.

Las actividades de reacondicionmiento y reparación de
montacargas que desarrolla la empresa están diferenciadas en
dependencia de la tecnología utilizada por los
fabricantes de estos equipos asociados a la unidad de fuerza,
pudiendo ser a partir de motores propulsados por
combustible diesel o por motores de propulsión
eléctrica.

Las producciones provienen de;

a)       Equipos de clientes que
se reparan según lo solicitado por estos, entregados por el
grupo de calidad con la Oferta de Reparación
confeccionada en ventas.

b)       Equipos propios de
MONCAR provenientes del exterior, inventariados en el
almacén y entregados por este a la UEB de Operaciones cuando se vayan a
procesar para ser posteriormente comercializados.

Para que el Montacargas transite por las diferentes secciones
que correspondan dentro de los talleres al ser entregados por los
clientes para su reparación, es obligatorio que el grupo de
calidad inspeccione y compruebe que el equipo cumpla con los
parámetros establecidos para el buen funcionamiento del
mismo.

Se establece el mecanismo de reparación de agregados que entran al taller
por asistencia técnica (cajas de velocidad, motores,
baterías,  aplicadores y carretillas transpaletas.

Cada taller se dedica a producciones o servicios diversos con
características tecnológicas propias y su proceso es único, por lo
que este trabajo se centra en el taller Diesel que es el que le
aporta mayores ingresos a la empresa.

1.2 Descripción del proceso
productivo del taller Diesel

Al entrar al taller de Montacargas Diesel equipos propios de
MONCAR o equipos de los clientes, este último, a través
del servicio de asistencia
técnica, son recibidos por el grupo de calidad en la
sección de Recepción y Defectación Inicial,
procediendo a su defectación, llenando el RMC 10-08-01
"Recepción de Equipos Diesel", anexo No.3,  plasmando
en este los problemas que presenta el
montacargas y los trabajos a realizar según especificaciones
del cliente en la Oferta de
Reparación la cual es anexada al RMC 10-08-01.

A continuación el grupo de Calidad le entrega el
montacargas con una copia del RMC 10-08-01 "Recepción de
Equipos Diesel" y la Oferta de Productos a la Dirección
de Operaciones o Departamento de Producción donde se le
confecciona el RMC 10-08-02 "Orden de Producción", anexo
No.4, en este documento sólo se incluyen datos del cliente y
del equipo, como son: el modelo, la serie y la marca, así como las piezas y
materiales que se van a extraer para realizar el trabajo, el código de las mismas,
quién autoriza a su extracción, la cantidad que se
necesita, quién la recibe y quién la entrega y si
existe alguna devolución al almacén de las ya
extraídas. Como se puede evidenciar, este modelo de Orden de
Producción no cumple su función al no tener
reflejado los gastos de la fuerza de trabajo ni los gastos
indirectos de producción. Estos documentos transitarán con
el montacargas durante todo el proceso, formando parte del
expediente Técnico del mismo y el original se queda en el
grupo de Calidad. Una vez que se ejecuta la reparación, se
emite para la posterior comprobación del equipo el RMC
10-08-03 "Reparación de Montacargas Diesel", anexo No.5 el
cual refleja las diferentes seccione por la que debió
transitar el equipo durante la reparación.

Entre las secciones se encuentran la de Mecánica, en la cual una
vez concluida la recepción y defectación inicial se
procede al desarme de los componentes del equipo (motor, caja y agregados), se
realiza también un correcto fregado de cada una de las
piezas para una mejor manipulación, se reacondiciona ya sea
sustituyendo o mejorando la pieza dañada y por último
se procede al montaje y arme en el lugar que le corresponda a
cada uno de los elementos antes revisados.

Después de comprobar el correcto estado de funcionamiento del
montacargas, este pasa a la sección de Electricidad. Posteriormente pasa
a la sección de Soldadura donde se le
realizarán los trabajos necesarios. Estando el producto terminado por parte
de soldadura, éste pasa a la sección de pintura y al concluir esta
sección y dada la conformidad del grupo de Calidad, este
pasa a la sección de Terminación Final.

Posteriormente se realiza por parte del grupo de calidad las
comprobaciones finales del equipo, siguiendo las instrucciones y
especificaciones técnicas del Manual del fabricante para
esta actividad. Si el resultado es positivo, emite el RMC
10-08-04 "Certificado de Producción Terminada y Concordancia
de Calidad", anexo No.6, pasando al almacén de
producción terminada.

En la sección de motores se realiza tanto la
reparación de los motores de los montacargas que están
en el taller como los que entran por asistencia técnica.
Cuando se repara el motor de un montacargas que está en
proceso de reparación en taller se utiliza el mismo RMC
10-08-02 "Orden de Producción" del equipo, en el caso de los
motores que entran por Asistencia Técnica es recibido por el
grupo de calidad llenando el RMC 10-08-07 "Recepción de
Motores", anexo No.7, entregando una copia del mismo a la
Dirección de Operaciones donde se le confecciona el RMC
10-08-02 "Orden de Producción, dichos documentos
transitarán con el motor durante la reparación.

Durante el montaje y ajuste del motor el operario con la
condición de Autocontrol y/o el representante del grupo de
Calidad verifican los parámetros exigidos por el fabricante,
una vez reparado el motor se coloca en el Banco de Prueba y es
inspeccionado por el grupo de Calidad utilizando el RMV 10-08-08
"Parámetros del Motor", anexo No.8, emitiendo el RMC
10-08-11 "Certificado de Producción Terminada y Concordancia
de la Calidad de los agregados". Anexo No.9. Y así mismo
sucede con las cajas de velocidad de los montacargas.

En el caso de los equipos provenientes del exterior, estos
entran al taller donde se le realizan determinados trabajos para
su correcta puesta en marcha, así como especificaciones que
deseen los clientes que serán en un futuro los propietarios
de estos, entre estos trabajos se encuentran: el cambio de gomas, el cambio de
la torre de carga, etc.

Para su mejor comprensión se muestra a continuación un
esquema del flujo productivo del taller de Montacargas
Diesel.

Fuente:
Elaboración Propia.

1.3 Análisis de los Centros de Costos.

La empresa MONCAR cuenta con diferentes centros de costos los
cuales están divididos en directos e indirectos a la
producción, como son:

Centro de costos directos: En los cuales se contabiliza
los gastos que son directos a la producción y se van a
registrar en la cuenta 700-Producción en Proceso, entre
ellos se encuentran:

Centros de costos indirectos: En los cuales se
contabiliza los gastos de las actividades que apoyan a la
producción y que se deben registrar en la cuenta 731-Gastos
Indirectos de Producción, entre ellos encontramos:

Como se observa la empresa no tiene definido correctamente los
centros de costos, en su lugar utiliza elementos de gastos
agrupados, lo cual es innecesario, ya que existe el análisis
por elementos y subelementos.

1.4 Elementos del gasto.

Los centros de costos se analizan por elementos y subelementos
que se relacionan de forma directa y contribuyen al cálculo
del costo de un producto. A continuación se muestra una
relación de los elementos y subelementos que más se
evidencian en la empresa.

1.5 Procedimiento que se lleva a cabo
para el registro de los gastos y cálculo del
costo.

La empresa en la actualidad no cuenta con un sistema
automatizado de costo establecido que permita calcular y
registrar los gastos oportunamente. Utiliza un sistema
automatizado llamado BK-MIS, elaborado para el registro de los
hechos económicos, en el cual se encuentran subsistemas
como:

·        
Contabilidad General

·        
Inventarios

·        
Nómina

En el subsistema de Contabilidad General se realizan las
operaciones mediante comprobantes y en el resto de los
subsistemas se describen los diferentes tipos de
movimientos  como son: bajas, traslados, altas, compras, ventas o insumos
productivos, los cuales son transferidos posteriormente al
subsistema de Contabilidad General con el objetivo de elaborar un
comprobante.

El servicio brindado por la empresa comienza a partir de la
solicitud del cliente que se redacta por el Departamento de
Comercial a través de un contrato de compra-venta o de
servicio donde se establecen condiciones que son aceptadas por
ambas partes. Únicamente en la Unidad Económica
Básica (UEB) de Operaciones se emiten las Órdenes de
Producción foliadas y registradas en el sistema contable. El
facturador con la información brindada por el despachador de
la producción de los requerimientos necesarios para realizar
el trabajo solicita al departamento de contabilidad la ficha
formadora de precio donde se determina el
precio de venta del producto, calculado sobre la base de un 10%
por encima del precio de costo para proceder a la venta del
mismo.

El despachador de la producción mantiene un consecutivo
de las Órdenes de Producción con su respectiva factura pagada por el cliente,
Las Órdenes de Producción están debidamente
registradas y foliadas en el Consecutivo de Órdenes de
Producción del Sistema de Inventario de Producción del
Almacén que es la entrada del equipo al Sistema Contable de
la empresa a través del Sistema  BK-MIS instalado.

La autorización para que sea abierta una Orden de
Producción en el sistema de inventario es dada solamente por
el Director de la UEB. de Operaciones.

Las Órdenes de Producción se mantienen con toda la
documentación anexada y correspondiente a su estatus.

Cuando se termina una orden de producción, el jefe de
taller confecciona un reporte de producción terminada
avalado por el grupo de calidad, que a su vez sirve como amparo documental para su
posterior entrega al almacén de productos terminados. Este
certificado de Producción terminada, anexo No.6, se realiza
en 5 copias, una permanece en el taller donde se desarrolló
la producción, otra pasa al departamento de producción,
una al almacén, una al departamento de comercial y la
última al departamento económico.

Cuando quedan producciones en proceso al finalizar el
período, los jefes de talleres están en la
obligación de inventariar esta producción que fue
registrada con un número de orden. Esto se le dará a
conocer al departamento de producción y este a su vez al
área de economía, mediante un reporte de
producción en proceso según los centros de costos.

1.5.1 Material directo

Al abrirse la Orden de Producción para comenzar la
reparación de un montacargas que se encuentra recepcionado
por el almacén, el jefe de taller elabora una solicitud para
la posterior extracción del equipo. Una vez  entregado
el equipo al jefe del taller según corresponda, este extrae
del almacén las piezas y accesorios necesarios para iniciar
el proceso productivo, por lo que el despachador del almacén
elabora un vale de Entrega o Devolución con la relación
de estos materiales, este documento primario refleja el
código del producto, la descripción, la unidad de
medida, precio e importe en ambas monedas, almacén al que se
le solicita, persona que lo despacha y la que lo recibe, con sus
respectivas firmas autorizadas; el mismo será enviado al
departamento de economía para formalizar el despacho de las
materias primas y materiales, así como los insumos, lo cual
sirve para contabilizar el gasto de materiales asociados a la
producción y analizados por centros de costos.

En caso de existir devoluciones las mismas están
correctamente aclaradas, firmadas en la Orden de Producción,
y el número de vale de devolución anotado al lado,
así como una copia de este anexada.

1.5.2 Mano de obra directa.

Este gasto es determinado por el departamento de Recursos Humanos el cual se
alimenta de la información que le brindan los jefes de
talleres con respecto a las horas de trabajos empleadas por los
obreros directos a la producción. El salario se determina en
base a una tarifa fija por horas, por lo que no se tiene en
cuenta las horas trabajadas realmente en una producción,
calculando el mismo valor tanto para el obrero que
trabaja 8 horas como para el que trabaja 3 horas, por lo que es
de destacar que no se lleva un verdadero control de las horas
trabajadas realmente en una producción.

La tarifa fija horaria es calculada mediante la división
del salario mensual entre 190.6 horas.  El pago del salario
a los trabajadores se realiza quincenalmente.

 Existe además un sistema de estimulación que
está influenciado por los resultados generales de la empresa
en cada mes.

El gasto de salario directo e indirecto se contabiliza a nivel
de centros de costo a la cuenta731-Gastos Indirectos de
Producción.

Debemos señalar que el procedimiento para el registro del
gasto de mano de obra directa es incorrecto, es decir, el gasto
directo de fuerza de trabajo empleada en la producción se
contabiliza de forma errónea en la cuenta 731-Gastos
Indirectos de Producción

1.5.3 Gastos Indirectos de Producción.

Es en la cuenta 731-Gastos Indirectos de Producción donde
la empresa registra los costos indirectos reales de
producción agrupados por centros de costo, los cuales al
final del período son cerrados y llevados a la cuenta
700-Producción en proceso

La empresa toma como base para el prorrateo de los Gastos
Indirectos de Producción el total de costo de material
directo, debido a que los mismos constituyen una parte muy
considerable del costo total, dando por seguro que el de mayor costo de
materia prima y materiales es
al que le corresponde mayor costo indirecto de producción.
Esta tasa de aplicación se expresa de la siguiente
forma:

Tasa de aplicación = Gastos indirectos de
producción (GIP)

       
                         Total
de costo de material directo de los equipos

Por tanto,

GIP = Tasa de aplicación * Total de costo de material
directo

1.6 Hoja Resumen de Costos por Órdenes de
Producción.

En esta empresa existe una Hoja Resumen de Costos por
Órdenes de producción elaborada al cierre del mes, la
cual se muestra identificada por un resumen de los números
de serie de los equipos a los
cuales                                                                                                          
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          se
le abrió una orden para realizarle el trabajo, sin embargo
no se tiene en cuenta el folio o consecutivo de la orden
relacionada con el equipo que se esta reparando. Lo antes
expuesto constituye una deficiencia ya que las series pueden
repetirse e impedir de esta forma que se conozca el costo de producción que
le corresponde realmente a una orden específica. Esta hoja
refleja en síntesis las materias primas
y materiales que van a ser las piezas y accesorios extraídos
del almacén mediante el vale de Entrega o
Devolución,  para ser cargados a dichas órdenes,
refleja la asignación de la mano de obra directa, mediante
la cuota fija de las horas trabajadas, lo cual se alimenta de la
nómina de los
trabajadores directos a la producción, y también va a
reflejar los gastos indirectos de producción que serán
los prorrateados mediante la tasa de aplicación
mencionada

La Hoja Resumen de Costos por Órdenes constituye el
documento principal en la empresa, el cual está desglosado
por centros de costo y en ambas monedas como se muestra en el
anexo No.10

Esta Hoja resumen refleja los elementos del costo cargados a
cada orden y está constituido por las siguientes
columnas:

1.       Número de
órdenes: En esta se refleja los números de serie de
cada equipo que es trabajado en cada orden.

2.       Saldo inicial: Es el
importe que viene del submayor de producción en proceso real
del período anterior contabilizado por el departamento
económico.

3.       Materias primas: En
ella se encuentra los costos de los materiales destinados a la
producción del período en cuestión.

4.       Salario: Comprende los
salarios devengados por los
trabajadores directos a la producción en cada serie.

5.       Otros gastos directos:
Describe otros gastos en los que se pueda incurrir que sean
directos al proceso productivo.

6.       Gastos indirectos:
Detalla todos los gastos en que se incurrió de forma
indirecta durante el período y que son prorrateados entre
los números de serie de las órdenes.

7.       Saldo final: Es el
resultado de la incorporación de todos los gastos del
período al saldo inicial.

8.       Producción
terminada: Refleja la producción que fue terminada en el
período  contable.

9.       Producción en
proceso: Refleja la producción que quedó en proceso al
final del período, y se va a determinar de la siguiente
manera:

Saldo Inicial

+ Materias primas.

+ Salarios.

+ Otros gastos directos.

+ Gastos indirectos.

-Producción terminada al costo.

Saldo final de producción en proceso.

Después de haber llegado al valor de lo que quedó en
producción en proceso y contar con la información
brindada por el jefe de taller sobre la producción
terminada, ambas reflejadas en la hoja resumen de las
órdenes, se procede a realizar el comprobante de
operación donde se saca de la cuenta producción en
proceso la producción terminada

Una vez reflejado en el balance los saldos de las cuentas Producción en
Proceso y Producción terminada se procede a calcular el
costo de la producción vendida mediante una hoja de trabajo
de producción terminada, anexo No.11, la cual contiene las
siguientes columnas:

·             
No.Serie: Aparecen los números de las series de los equipos
terminados.

·             
Saldo Inicial: Muestra el saldo de la producción terminada
acumulada en ambas monedas de meses anteriores que no han sido
vendidas.

·             
Terminadas en el mes: Muestra la producción terminada en el
mes actual, la cual se alimenta de la información de la hoja
resumen de las órdenes.

·             
Saldo Final: Refleja el saldo final de la producción
terminada tanto de las órdenes acumuladas como de las
terminadas en el mes.

·             
Producción vendida: Muestra los costos en ambas monedas de
la producción que ha sido vendida en el mes. Estos datos se
nutren de un reporte brindado por el área de comercial al
departamento económico sobre las ventas efectuadas en el
mes.

·             
Producción terminada: Refleja el saldo de la producción
que quedó terminada y que no pudo ser vendida, saldo que
debe reflejar la cuenta 190-Producción terminada en el
Balance General, siendo el
saldo con que debe iniciarse esta hoja de trabajo en el mes
próximo.

Conocido el total de costo de venta contabilidad procede a
registrar dicho costo

La empresa trabaja con costos reales, por lo que una vez
llegado el cierre del mes es el momento donde se puede determinar
el costo de las órdenes terminadas y vendidas, lo que
constituye una de las desventajas fundamentales ya que no se
conoce el costo de las órdenes terminadas y vendidas hasta
el cierre, y por ende no se registran oportunamente.

1.7 Deficiencias encontradas en la empresa
MONCAR.

Entre las principales deficiencias de la empresa para llevar a
cabo un sistema de costos encontramos que:

1.       No cumple
verdaderamente su función el modelo de Orden de
Producción, ya que no refleja el costo de fuerza de trabajo,
ni el costo indirecto de producción.

2.       El tiempo que realmente
demora el obrero en terminar un equipo, no es reflejado en las
Órdenes de Producción.

3.       No tienen un conocimiento exacto del gasto
de distribución y venta de la
producción debido a que lo incluyen dentro de los gastos
generales y de administración, siendo
estos dos elementos diferentes que reflejan distintos tipos de
gastos.

4.       Tienen mal definidos
los centros de costos, utilizando para ello elementos de
gastos.

5.       No realizan un
verdadero control de las horas trabajadas.

6.       El registro del costo
de salario por órdenes de producción no es
contabilizado en la cuenta que realmente corresponde.

7.       La base para calcular
la tasa de aplicación debe ser modificada para buscar la
disminución de los costos.

8.       En la Hoja Resumen de
Costos por Órdenes de Producción se trabaja utilizando
como referencia los números de serie de los equipos, los
cuales pueden repetirse, y no así con el consecutivo de
órdenes de producción. Esto hace que al asignar los
gastos no se permita detallar con claridad a que orden
pertenece.

9.       El método que
actualmente utilizan para el registro de los gastos asociados a
cada orden no permite cumplir con el principio contable de
registro oportuno de los hechos económicos, ya que todo el
procedimiento para el cálculo de los costos sólo se
puede llevar a cabo al cierre del período.

Como se puede observar MONCAR no posee un adecuado sistema de
costo que permita realizar un análisis oportuno para su
debido control, por lo que consideramos oportuno realizar una
propuesta de diseño de los procedimientos para el registro
de los gastos y cálculo de los costos en la empresa.

Capítulo 2 "Diseño de
Procedimientos parael Registro de los Gastos y Cálculo del
Costo en la empresa MONCAR"

La Orden de Producción será el documento principal
en el que nos apoyaremos para realizar el control de los costos.
El mismo le servirá a la empresa para determinar los
valores de los diferentes
elementos del costo de un producto y  por centros de costos,
para lo que se propone un modelo de Orden de Producción (ver
manual de modelos), donde se resuman los costos de los diferentes
elementos que lo conforman.

Los centros de costos, deberán ser reestructurados
quedando de la siguiente forma:

A continuación se expone el procedimiento para el
registro de los gastos y cálculo de los elementos y partidas
fundamentales del costo, en correspondencia con lo establecido en
los lineamientos generales del costo

2.1 Control y registro de las Materias primas y
materiales directos.

Una vez terminado el trabajo de defectación de un equipo
por la dirección técnica e informado al departamento de
producción, este último procede a abrir una Orden de
Producción a la cual se le cargarán los materiales
necesarios. El jefe de taller a través de una solicitud de
materiales al almacén extrae los mismos mediante un vale de
Entrega o Devolución, en el cual se especifica el
número de la orden a la que se le cargará. Este vale
una vez pasado al sistema de inventario será cargado a la
orden de producción que corresponda y al centro de costo
responsabilizado.

El área económica a través de su especialista
realizará un resumen diario de los materiales directos
extraídos del almacén mediante los vales de Entrega o
Devolución emitidos por este para el despacho de los
materiales de cada orden de producción, según modelo
No.2 que se muestra en el manual de modelos. Con este modelo el
especialista podrá controlar el vale que se le cargó a
cada orden así como sus importes. Se procede a postear cada
vale y por consiguiente se rebaja la existencia de cada material
del inventario.

Conjuntamente el especialista en costo del área
económica realizará una hoja de trabajo al finalizar
cada semana (ver modelo No.3 del manual de modelos), donde se
cuantifique el consumo de material directo asociado a cada orden
de producción, alimentándose el mismo del modelo
No.2.

Esta deberá conformarse en tres copias, una al
departamento de supervisión y control, otra
para el taller y una última que se quedará en el
departamento económico. Finalizando esta operación se
procede a efectuar el registro contable mediante el siguiente
asiento:

2.2 Control y registro de la mano de obra
directa.

Es responsabilidad del jefe de taller el control real de las
horas trabajadas en una orden de producción u otra actividad
ajena a la misma, mediante un modelo resumen No.4, que se
presenta en el manual de modelos, con el que se podrá
controlar diariamente las horas que realmente se han trabajado en
cada orden y por cada obrero. Este se tramitará al
departamento de Recursos Humanos los cuales mediante un modelo
que refleja la tarifa horaria, el centro de costo, las
órdenes de producción y el salario llegan a un valor
que será exportado a cada orden, determinándose
así el costo de mano de obra directa por orden. (Observar
modelo No.5, del manual de modelo).

El técnico de gestión de recursos humanos apoyado en
el modelo No.5, al cierre del período enviará una copia
al especialista del área económica quien posteriormente
realizará la operación contable para el registro del
salario por centro de costo perteneciente a cada orden de
producción como se muestra  en el siguiente
asiento:

2.3 Control y registro de los Gastos Indirectos de
Producción.

El total de los gastos indirectos de producción
comúnmente representa una porción importante de la
totalidad de los gastos de manufactura. Sin embargo, las
partidas individuales relacionadas con los gastos indirectos
generalmente no son cuantiosas en comparación con el
material y la mano de obra directa a la producción.

 Las características de los gastos indirectos de
producción hacen que estos se controlen de una manera
diferente a los materiales y la fuerza de trabajo,
teniéndose en cuenta para su análisis los siguientes
elementos que lo conforman:

·             
Materiales indirectos.

·             
Combustible y energía

·             
Salario indirecto.

·             
Contribución a la seguridad social.

·             
Impuesto sobre la
utilización de la fuerza de trabajo.

·             
Depreciación de activos fijos tangibles.

·             
Otros gastos indirectos.

Con el objetivo de poder conocer el costo de una
orden en el momento que se termina proponemos que la empresa
trabaje por el Método de Costeo Normal, donde los gastos
indirectos de producción en la empresa se distribuirán
mediante una tasa de aplicación predeterminada única en
base a las horas de mano de obra directa. Esta será en un
período de tiempo determinado y sobre una base estimada
según datos del presupuesto.

A continuación se presenta cómo queda determinada la
Tasa de Aplicación Única:

Tasa de aplicación = Gastos indirectos de
Producción presupuestado (GIP)

         
Única    
             
Horas de Mano de Obra Directa estimadas (Hrs. MOD)

GIP = Hrs. MOD * Tasa de aplicación única.

Con esta tasa de aplicación única y llevando un
control de las horas de mano de obra directa, la que constituye
su base, se podrá analizar la eficiencia y eficacia en cuanto al desempeño de los obreros
en el proceso productivo, con el objetivo de disminuir los costos
del producto.

Apoyados en la correcta distribución a través de
esta tasa de aplicación única se propone trabajar con
subcuentas que reflejen los costos 001-Costos Reales, 002-Costos
Aplicados, 003-Costos Sobreaplicados y 004-Costos Subaplicados en
la cuenta 731-Gastos Indirectos de Producción.

El especialista de costo registrará en la cuenta
700-Producción en Proceso los gastos directos reales
identificados con cada orden de producción y los costos
aplicados por concepto de gastos indirectos
utilizando la tasa de aplicación predeterminada lo cual se
refleja en el siguiente asiento:

Simultáneamente durante el mes se registran los gastos
indirectos incurridos (Reales) en la cuenta 731-Gastos Indirectos
de Producción, lo que se ilustra a continuación:

Es de destacar que en el ejemplo se muestra como crédito Cuentas Diversas,
que responde a la naturaleza del gasto que se
está contabilizando, por ejemplo, si corresponde al gasto
indirecto de material sería la cuenta 189-Inventario de
Materias Primas y Materiales.

Al arribar al cierre del período contable la cuenta
731-Gastos Indirectos de Producción, se debita por la
subcuenta Costos Aplicados y se acredita por la subcuenta costo
real, de surgir una diferencia esta se ajustaría con las
subcuentas costos sobreaplicados si es acreedora o subaplicados
si es deudora. En los siguientes asientos se muestra cómo
sería el procedimiento:

En caso de sobreaplicación.

En caso de Subaplicación.

Al cierre es necesario realizar un asiento de ajuste por la
sobre o subaplicación ocurrida y reflejada en la cuenta
731-Gastos Indirectos de Producción. Para cancelar la sobre
o subaplicación considerando que la empresa por indicaciones
del organismo debe dejar valorada las cuentas 700-Producción
en Proceso, 190-Producción Terminada y 810-Costo de Venta al
costo real, es necesario establecer un procedimiento para la
distribución de la sobre o subaplicación en
correspondencia al destino de la producción.

Del mayor detallado de las cuentas 700-Producción en
Proceso, 190-Producción Terminada, 810-Costo de Venta y
731-Gastos indirectos de Producción subcuenta
003-sobreaplicación y 004-subaplicación se obtiene el
saldo de cada una, lo cual constituye la base informativa que
permite realizar la distribución de la sobre o
subaplicación.

Una vez que se cuenta con los saldos de estas cuentas se
procede a la sumatoria de los que constituyen el monto del costo
de todas las órdenes trabajadas en el mes en la empresa.
Posteriormente se procede a determinar el Peso Específico
(P.E), dividiendo el saldo de cada cuenta entre el valor de la
sumatoria de los saldos de las cuentas. Seguido a esto se va a
multiplicar el Peso Específico por la sobre o
subaplicación obteniéndose la porción a ajustar a
cada cuenta.

A continuación se muestra una tabla a modo de ejemplo con
valores numéricos donde se refleja lo planteado
anteriormente:

Una vez calculado el ajuste correspondiente a cada cuenta
procedemos a realizar el asiento:

2.4 Procedimientos para el Registro de los Gastos de
Distribución y Venta.

La empresa MONCAR dedicada al reacondicionamiento y
comercialización de equipos de manipulación de cargas
necesita controlar y registrar los gastos incurridos en la
distribución y venta de la producción terminada de una
forma independiente, separándolos en los diferentes
elementos que lo conforman:

819-Gastos de Distribución y Venta.

Se registran en estas cuentas los gastos en que se incurran,
relacionados con las actividades posteriores a la
terminación del proceso productivo, destinados a garantizar
el almacenamiento, entrega y
distribución de la producción terminada, asumidos por
la entidad y contenidos en el precio de venta. Los saldos de
estas cuentas se cancelan al final del año, contra la cuenta
999-Resultado.

Esta cuenta se debita por los materiales utilizados que se
vinculan con el almacenaje, la venta de producción
terminada, los gastos de fuerza de trabajo y de seguridad social
y también por los servicios recibidos de terceros; por
ejemplo:

Esta cuenta se acredita por la cancelación de su saldo al
final del período contable y la devolución de
mercancías al almacén, como por ejemplo:

A continuación  se presenta el Manual de Modelos
propuesto con fines de control para el cálculo del
costo.

2.5 Manual de Modelos.

Modelo No.1 Orden de Producción.

Objetivos:

1. Llevar un control de los diferentes elementos que componen
   el costo del producto.
2. Brindar una información exacta de las cantidades e
   importes consumidos.

1-Encabezamiento:

• Símbolo: Monograma de la entidad.
• Nombre: Nombre del Modelo.
• Número de Orden: Consecutivo de las órdenes de
  producción.
• Centro de Costo: A donde se procesa la orden.
• Fecha: Fecha de inicio.
• Cliente: Nombre de la empresa a la que se le va a
  realizar el trabajo.
• Marca: Marca del equipo que se trabajará en la
  orden.
• Modelo: Modelo del equipo que se trabajará en la
  orden.
• Número de serie: Número de serie que posee el
  equipo.

2-Cuerpo del Modelo.

a-) Material Directo: Refleja los materiales utilizados en la
orden extraídos del almacén mediante vales de
entrega.

·         Fecha:
Fecha en la cual se extrajo el producto.

·        
Código: Numeración única de los materiales.

·        
Descripción: Nombre del material.

·         Unidad
de medida (UM): Nomenclatura del tipo de
medida.

·        
Cantidad: Cuantificación del material.

·        
Entregado por: Firma de la persona del almacén que entrega
el material.

·        
Recibido por: Firma de la persona que recibe el material.

·        
Devoluciones al almacén: Cantidad que se devuelve del
material.

·        
Recibido por Devolución: Firma de la persona del
almacén que recibe el material devuelto.

·         Importe
en MN y CUC: Costo en ambas monedas del material.

·         Total:
Muestra el costo total de los materiales directos.

b-) Mano de Obra Directa: Refleja la fuerza de trabajo directa
utilizada en la producción.

·         Fecha:
Fecha en la que el obrero realiza el trabajo.

·        
Código del trabajador: Número del trabajador en la
nómina.