Modelo para Optimizar el Control Administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo propuesto por un aspirante a liderarlo (página 3)

Gráfico Nº 5.- ¿Las decisiones de
los directivos y de los planificadores del IUTET  son
tomadas con orientación hacia el futuro?

Tabla
Nº 6

6.- ¿Considera usted que el personal del
área  administrativa participa, de alguna manera, en
las actividades de planificación?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

De acuerdo a los datos obtenidos, se pudo
determinó  que un alto porcentaje el 67.85.5%
opinó en atención a  esta interrogante que,
solo "Algunas Veces", participan en las actividades de
planificación. Ante esto necesario es, promover la
participación, en el marco del nuevo diseño
propuesto.

Gráfico Nº 6.- ¿Considera usted que
el personal del área  administrativa participa, de
alguna manera, en las actividades de planificación?

  Tabla Nº 7

7.- ¿Se  planifican actividades de
motivación que conlleven al incremento o la 
adopción de la pertenencia institucional?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del
IUTET                                    

                               
          Análisis

Como puede observarse los criterios "Casi Nunca" 42,85 y
"Algunas Veces" 28,57 dan respuesta a esta interrogante sobre la
motivación, significando que la motivación es
baja  entre los trabajadores encuestados y por tanto
ésta  no contribuye el incremento de la pertenencia
institucional .

Gráfico Nº 7.- ¿Se  planifican
actividades de motivación que conlleven al incremento o
la  adopción de la pertenencia
institucional?

Tabla Nº 8

8.- ¿Ha recibido inducción o
información  sobre la cultura y estructura
organizacional del IUTET?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Los porcentajes respecto a esta interrogante arrojan 
tendencias sobre los criterios "Algunas Veces" y "Casi Nunca", lo
que representa que en este sentido, no seda la suficiente
inducción sobre al cultura y la estructura
organizacional  en el IUTET.

Gráfico Nº 8.- ¿Ha recibido
inducción o información  sobre la cultura y
estructura organizacional del IUTET?

 Tabla Nº
9

9. ¿Cree usted que, desde el punto de vista
organizacional, se distribuyen  correctamente las tareas
laborales -administrativas, dentro de su unidad de trabajo?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

La información recolectada  nos comunica que la
mitad de los  encuestados consideran que las tareas
laborales no se distribuyen correctamente en las unidades de
trabajo de su adscripción, por lo que se debe asumir esta
situación, igualmente dentro del nuevo esquema del modelo
propuesto.

Gráfico Nº 9. ¿Cree usted que, desde
el punto de vista organizacional, se distribuyen 
correctamente las tareas laborales -administrativas, dentro de su
unidad de trabajo? Tabla Nº 10

10.- ¿Se definen claramente  las responsabilidades
en el área  administrativa donde usted se
desempaña?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Según los datos suministrados la mayoría de los
encuestados  considera que solo "Algunas Veces" se definen
las responsabilidades en el área administrativa, lo que
sin duda debe corregirse, en la nueva metodología para el
control administrativo que se propondrá en la
investigación.

Gráfico Nº 10.- ¿Se definen
claramente  las responsabilidades en el área 
administrativa donde usted se desempaña?

Tabla Nº
11

11.- ¿Se establecen relaciones efectivas de
comportamiento entre las personas para lograr la eficiencia y
obtener satisfacción personal al hacer las tareas
administrativas?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Siguiendo la tendencia la mayor parte de los encuestados hacen
saber que solo "Algunas Veces" las relaciones efectivas de
comportamiento logran la eficiencia y la satisfacción al
ejecutar las tareas asignadas, lo que significa que en el modelo
propuesto se debe prever la mejora  en la frecuencia de este
criterio, hacia la búsqueda del optimo criterio a saber:
"Siempre".

Gráfico Nº 11.- ¿Se establecen
relaciones efectivas de comportamiento entre las personas para
lograr la eficiencia y obtener satisfacción personal al
hacer las tareas administrativas?

Tabla Nº 12

12.- ¿Para las actividades de orden administrativos se
asigna  espacio físico suficiente?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

En el mismo orden, el criterio "Algunas Veces" se impone en la
respuesta de que sí el espacio fisco asignado para las
actividades administrativas es suficiente, lo que no favorece
esta situación, siendo necesario asumir la
corrección en el diseño del modelo.

Gráfico Nº 12.- ¿Para las
actividades de orden administrativos se asigna  espacio
físico
suficiente?

                  
                                           Tabla
Nº 13

13.- ¿Esta conforme con el ambiente de trabajo que
percibe en su unidad administrativa?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Se observa, según la respuesta del 48.42 % referida al
criterio "Siempre", que en este sentido hay conformidad con el
ambiente de trabajo que se percibe en el  área
administrativa

Gráfico Nº 13.- ¿Esta conforme con
el ambiente de trabajo que percibe en su unidad
administrativa?

                                                                Tabla
Nº 14

14.- ¿Considera usted que los recursos materiales
(físicos) y humanos se han instaurado ordenadamente en las
áreas administrativas?

 Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

En este ítem se puede ver que un alto 60,71 % de los
encuestados consideraron que solo "Algunas Veces", se instauran
proporcionalmente los recursos materiales y humanos,
situación ésta que se debe corregir en un ambiente
optimo que se prevé diseñar en el marco de la
presente investigación.

Gráfico Nº 14.- ¿Considera usted que
los recursos materiales (físicos) y humanos se han
instaurado ordenadamente en las áreas
administrativas?

           
                                                    Tabla
Nº 15

15.- ¿Siente usted pertenencia y entusiasmo cuando
ejecuta las actividades administrativas, en función de los
planes  y metas de la institución?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

 
Análisis

Al aplicar el instrumento, en esta pregunta se obtuvo una
tendencia importante  a favor del criterio "Siempre" 
lo que evidencia un alto sentido de pertenencia y entusiasmo en
la ejecución de las tareas con relación al logro de
los objetivos y metas institucionales, por lo que se debe
mantener esta tendencia en el componente motivación del
modelo propuesto

Gráfico Nº 15.- ¿Siente usted
pertenencia y entusiasmo cuando ejecuta las actividades
administrativas, en función de los planes  y metas de
la
institución?

                                                                
Tabla Nº 16

16.- ¿Recibe inducción para la
actualización de los procesos o tareas administrativas que
debe realizar?

 Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

En este sentido, la actualización  de los procesos
no ha sido muy atendida  como lo evidencia el criterio
"Algunas Veces" por lo que se requiere mejorar este aspecto en el
diseño de optimización propuesto..

Gráfico Nº 16.– ¿Recibe
inducción para la actualización de los procesos o
tareas administrativas que debe
realizar?

                                                                Tabla
Nº 17

17.- ¿Hay correspondencia entre las actividades
administrativas  que usted lleva a cabo y los planes y la
estructura organizativa que conoce del  IUTET?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Según la respuesta obtenida para este ítem la
tendencia de algunas veces se mantiene con un 53,57, lo que sigue
significado la necesidad e asumir la mejora para exista
correspondencia entre las actividades administrativas  que
se realizan y los planes y la estructura organizativa que conoce
del organismo

Gráfico Nº 17.- ¿Hay correspondencia
entre las actividades administrativas  que usted lleva a
cabo y los planes y la estructura organizativa que conoce
del 
IUTET?

                                                              Tabla
Nº 18

18.- ¿Se aplican políticas de
compensación cuando se logra cumplir con los objetivos y
metas?

             
                    
Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

En cuanto al as compensaciones el mayor criterio obtenido es
similar, una vez mas se evidencia que solo "algunas veces" hay
compensación para el logro de los objetivos y metas. Lo
que amerita una corrección  de este criterio, en
función de las compensaciones, en el marco del modelo
propuesto, a través de una política institucional y
no un "tal vez" o un "de vez en cuando".

Gráfico Nº 18.– ¿Se aplican
políticas de compensación cuando se logra cumplir
con los objetivos y metas?

Tabla Nº 19

19.- ¿Se supervisan las actividades de ejecución
de  acuerdo a las normas y al plan operativo
institucional?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Igualmente, en el mismo orden, la consulta sobre la
supervisón en la ejecución de las actividades,
arroja un resultado a  favor del criterio "algunas veces"
representado en un alto 64,28%, lo que se traduce en que la
supervisión no es constante, por lo que se amerita atender
en el componente evaluación del modelo propuesto.

Gráfico Nº 19.- ¿Se supervisan las
actividades de ejecución de  acuerdo a las normas y
al plan operativo
institucional?

                                                               Tabla
Nº 20

20.- ¿Se mide el desempeño de sus
actividades de acuerdo a las metas obtenidas?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

           
Según la consulta se determinó que "Alguna Veces" y
"Casi Nunca" se mide el desempeño del funcionario  de
acuerdo a las metas logradas, lo que sin duda debe modificarse en
el modelo propuesto asumiendo el diseño de medidas para
cambiar este criterio, hacia el anhelado "Siempre"

Gráfico Nº 20.- ¿Se mide el
desempeño de sus actividades de acuerdo a las metas
obtenidas?

                                                             
Tabla Nº 21

21.- ¿Se detectan las diferencias o variaciones entre
las actividades planificadas y las ejecutadas?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

"Casi Nunca" y "Algunas Veces" dominaron las respuestas en
esta interrogante, es decir que prácticamente no se
detectan las diferencias entre las actividades
administrativas  que se ejecutan  y los planes y la
estructura organizativa que conoce del  Instituto, lo que
implica,  otra vez, que las funciones de evaluación y
seguimiento no se están llevando de la mejor manera.

Gráfico Nº 21.- ¿Se detectan las
diferencias o variaciones entre las actividades planificadas y
las ejecutadas?

  
                                                                Tabla
Nº 22

22.- ¿Se realizan los ajustes para
corregir las variaciones entre lo planificado y lo ejecutado?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Las tareas de ajustes para realizar las respectivas
correcciones a que diere lugar están divididas respecto a
la frecuencia en los criterios, sin embargo es importante, que el
diseño del modelo propuesto, persiga un tendencia, en el
sentido de efectuar los arreglos para corregir las variaciones
entre lo planificado y lo ejecutado.

Gráfico Nº 22.- ¿Se realizan los
ajustes para corregir las variaciones entre lo planificado y lo
ejecutado?

Tabla Nº 23

23.- ¿Cree usted que las actividades de control
administrativo se aplican oportunamente?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

La frecuencia obtenida indica que este control sucede "Algunas
Veces", es decir que las actividades de vigilancia no son un
práctica constante, lo que seguramente perjudica ya que el
revisión administrativa debe ser muy oportuna para evitar
problemas administrativos y de otra índole, por lo que se
debe asumir  mejorar este escenario en el modelo que se
propondrá al final de la investigación.

Gráfico Nº 23.- ¿Cree usted que las
actividades de control administrativo se aplican
oportunamente?

                                                                Tabla
Nº 24

24.- ¿Considera usted que el control administrativo se
realiza como una medida positiva para compartir las informaciones
y  describir fallas en el proceso?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Tal como sucede con este ítem ("Algunas
Veces"50%),  existe una tendencia similar en las respuestas
obtenidas en el Instituto en estudio. En el ente, la actividad
del control administrativo se realiza, en la gran mayoría
de sus componentes, bajo criterios de "Algunas Veces"  y no
por una política constante de estándares
establecidos, es como un control a medias. Por tanto, se requiere
el diseño de un modelo que guié el comportamiento,
hacia la optimización del proceso de control
administrativo en la  Entidad.

Autor:

Ever Uzcategui

Venezuela

2007