1 –
Introducción
Muchas veces nos ha pasado que cuando estamos en la fase de
inicio de un software tenemos la
necesidad de recolectar la información que el usuario nos brinda, y
qué mejor forma para hacerlo que con una entrevista con
el mismo. A lo largo de este curso aprenderemos la fase por la
que pasa una entrevista, así como prepararla y ejecutarla.
Primero que todo imaginemos a Jorge que es un analista encargado
de realizar la parte de análisis de un software en desarrollo.
Este analista debe saber que en el análisis de
sistemas hay que distinguir las formas cualitativas y
cuantitativas de información. La cualitativa está
relacionada con opiniones, políticas
y descripciones narrativas de actividades o problemas y
las cuantitativas con números, frecuencias o
cantidades.
A menudo las entrevistas
son la mejor fuente de información cualitativa,
además la entrevista
es la técnica primaria para la información que
recolecta durante las fases de análisis de los sistemas de un
proyecto del
desarrollo. Dentro de las técnicas
utilizadas para recopilar información, las entrevistas
ocupan un lugar preponderante en consideración con el
tiempo que
ocupan y el objetivo que
tienen. Por lo general, son la mayor fuente de información
del analista.
Durante la entrevista el analista no se limita solo a
informarse de los puntos que le interesan, sino que además
aprovecha la oportunidad para explicar su trabajo a los
usuarios y crear un clima
sociológico favorable. Las entrevistas se pueden realizar
sobre la base de un cuestionario
rígido o de una guía más o menos detallada
que las orienta hacia puntos bien definidos.
El método de
entrevistas para obtener información tiene las siguientes
ventajas. . Permite a los analistas presentar sus necesidades de
forma directa y verificar en las respuestas recibidas, si las
preguntas realizadas fueron interpretadas correctamente. . Es una
oportunidad que tiene el analista para conocer el grado de
aceptación o resistencia que
existe entre los usuarios hacia el sistema que se
desea diseñar. Después de que nuestro analista
tiene la noción de que es una entrevista entonces damos
paso a realizarla, pero antes que nada Jorge debe saber que la
entrevista es un arte que todo
analista debe dominar.
2 –
Preparación
La entrevista con el usuario no es un interrogatorio sino una
conversación que el analista prepara de antemano para
obtener la información que necesita por eso lo primero que
Jorge hará es:
· Coordinar con el usuario la fecha, la hora y el
lugar.
· Debe garantizar la privacidad, evitar las
interrupciones y disponer de un tiempo adecuado.
· Debe de obtener criterios previos acerca de las
personas que se van a entrevistar para poder
desarrollar una conversación más natural.
· Debe preparar cuidadosamente las preguntas a
realizar o la guía de la entrevista
Después de que ha preparado cuidadosamente la entrevista
entonces damos paso a ella.
3 –
Ejecución
Existen 2 tipos de entrevista, así como 3 tipos de
estructura
para realizarla. Los tipos de entrevistas son:
· Abiertas:
permiten al usuario que es el entrevistado expresar mas de lo que
se le pregunta.
· Cerradas: se
limita al usuario a responder preguntas de una lista.
Las estructuras
son:
· Pirámide: comienza con los detalles, y
se abre a preguntas más generales.
· Embudo: comienza con aspecto generales y termina
con preguntas mas cerradas.
· Diamante: esta técnica combina las dos
anteriores.
Depuse que nuestro diseñador se decidió por uno
de estos tipos entonces se presenta a la entrevista que como es
lógico debe ir bien vestido y con una buena apariencia
física,
para dejar una buena impresión al usuario.
Lo primero que Jorge debe hacer es:
1. Se debe ser puntual, identificarse y explicar los
objetivos de
la entrevista.
2. Comenzar por presentarse subrayando el tema de la entrevista y
estableciendo la naturaleza del
proyecto sobre el cual se trabaja.
1. Comenzar con preguntas generales
que establecerán el marco de trabajo con el cual se
conducirá el resto de la entrevista.
2. Continuar con los temas y
aspectos que surjan de quienes responden. Asegurarse de encontrar
por qué quien responde cree que es tan importante el tema
como para comentarlo.
3. Limitar las notas que se
escriban para evitar distraer a quien responde.
4. Cuando todos los temas vistos
con los entrevistados se hayan discutido, realizar otras
preguntas específicas que se crea deban discutirse.
7. Se debe ser correcto y no preguntar cosas que se pueden
obtener por otras vías a menos que se desee comprobar
algo.
8. El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada
ayudan a asegurar una entrevista exitosa.
9. Debe prestar la máxima atención durante el desarrollo, crear un
clima favorable, evitar caer en discusión con los
usuarios, no hacer criticas, utilizar una terminología
adecuada, no adelantarse a ningún criterio ni
opinión de los usuarios y mucho menos sacar conclusiones
instantáneas sobre la información recibida.
10. Diferenciar entre los hechos y las opiniones, entre la
actividad o función
que realiza y el como la realiza, tratando siempre
que la información recopilada sea lo mas objetiva
posible.
11. Evitar que la entrevista sea larga o se convierta en
inoportunas por razones imprevistas, si esto ocurre se debe
posponer.
12. Al final de la entrevista, resúmase la
información recabada durante la misma. Si se considera
apropiado, indicar que se preparará para quienes
respondieron un resumen escrito de la entrevista para que puedan
examinarlo. Considérese la posibilidad de continuar con
las entrevistas después.
13. Al despedirse se debe mostrar agradecimiento y dejar
coordinado otro posible encuentro.
4 –
Problemas
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