Auditoría de Ingresos (página 2)

Los principios
económicos establecen la carga tributaria sobre los
ingresos,
conforme al nivel de importancia que tiene los bienes y
servicios en
el uso y consumo de las
personas.

OBJETIVOS DE LA
AUDITORIA

La auditoria de ingresos puede hacerse:

·         Con
el propósito de desarrollar una opinión competente
en relación  a la razonabilidad y coherencia de la
presentación  de los estados
financieros del cliente y de
permitir certificar dichos estados

·         Con
el propósito de ayudar a la dirección en el control de
operación del negocio o en las funciones
implicadas.

·         Con
ambos propósitos  en la verificación de los
estados financieros, el programa de
auditoria debe orientarse hacia la determinación de
que:

§         Los
ingresos se registran e informan en las cuentas de
resultados apropiadas sobre bases coherentes.

§         Los
ingresos se registran e informan en la cantidad correcta

§         Los
ingresos se registran cuando se han ganado

§         Los
ingresos se registran e informan en periodos fiscal
ajustado.

§         Los
ingresos se registran apropiadamente en las cuentas
    correspondientes del balance de
situaciones.

§         Se han
recibido y registrados todos Los ingresos que el negocio tiene
derecho.

§         Los
procedimientos
de control son los adecuados para tener la seguridad
de  que los ingresos se registran e informan
apropiadamente.

Adicionalmente a fin de ayudar a la dirección, el
programa debe establecer  la determinación  de
que:

§        
 Los ingresos se maximizan dentro del sistema de
objetivos y
políticas del negocio.

§         Los
controles sobre ingresos- producción operativa son los adecuados para
prevenir pérdidas por errores, fraudes o falta de atención, y para que se siga los
procedimientos de control.

§         Las
operaciones de
ingresos- producción se conducen legalmente  y no
exponen al negocio a un pasivo significativo, pérdida o
menoscabo de su reputación.

§         Las
operaciones ingreso – producción se conducen eficaz y
económicamente.

§         Los
ingresos se analizan, clasifican y se informa de ellos a la
dirección adecuadamente y con todo su significado.

PRINCIPIOS GENERALES DE
CONTROL

El control
interno  comprende el plan de organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de un negocio para
salvaguardar sus activos,
verificar lo adecuado y fiable de su información contable, promover la eficacia
operativa y alentar la adhesión a las políticas
preestablecidas por la dirección,  determinando que
los procedimientos están establecidos  para asegurar
que todos los ingresos se reciban y registren.

Cuestionario de control interno de los ingresos

·        
existen políticas y procedimientos escritos  para las
ventas?

·         Se
han establecido proyecciones, presupuestos,
cuotas individuales y otros controles?

·         Se
informa regularmente a la dirección del rendimiento real
de las ventas comparado con el proyectado?

·         Esta
disponible una lista de precios?

·        
Aprueban los ejecutivos responsables cualquier cambio en los
precios establecidos

·        
Aprueba el departamento de crédito
todos los pedidos?

·         Es el
departamento de crédito independiente de el de venta?

·         Se
efectúan todos los envíos por medio de
comprobantes  de envíos prenumerados
secuencialmente?

·        
Están todos los envíos contabilizados a
través de las facturas de ventas, cargos de proveedores,
pedidos de compra, de reparaciones y de otros documentos?

·        
Están las facturas de venta numeradas secuencialmente y se
contabilizan todos los números?

·         Se
verifican periódicamente los precios, condiciones,
operaciones aritméticas y registro de las
facturas?

·        
Existe un procedimiento
escrito para devoluciones?.

Verificación Interna

Muchas empresas
establecen rutinas para verificar las transacciones de ingresos,
ya sea basándose en pruebas o si
el riego de perdida de una transacción individual  es
alto, basándose en el examen de la totalidad. Estos
procedimientos, que  pueden implicar alguna
duplicación del trabajo,
proporcionan una salvaguarda continua en contra de errores,
fraudes y negligencias, aun cuando se asigne a los auditores
internos para realizar estas post-auditorias o
verificaciones sobre bases regulares a través del
ejercicio, este trabajo es parte del sistema contable y no debe
confundirse con las auditorias periódicas generales 
realizadas bajo normas de
auditoria profesionales, ya sea por auditoria externas o
internas.

PRESUPUESTOS

Los presupuestos periódicos de los ingresos debe ser
una parte del plan de organización del negocio, los
directamente responsables de la realización de los
presupuestos deben tomar parte activa de su preparación y
debe informarse a la dirección de las estimaciones sobre
las que se basan en dichos presupuestos.

SISTEMAS CONTABLE Y DE INFORMACIÓN

Los sistemas
contables y de información deben diseñarse para
informar a la dirección, tanto general, como financiera de
los resultados de las actividades de los ingresos y de las
productivas, y para alertarla ante las desviaciones inusuales.
Los sistemas deben  incluir normas para el registro,
clasificación y resumen de los ingresos y su informe periódico
a la dirección.

PROCEDIMIENTOS
GENERALES DE AUDITORIA

Los procedimientos y técnicas
específicos de auditoria son diseñados o pueden
desarrollarse para los distintos tipos de organizaciones y
actividades ingreso – productivas la mayoría de estos
enfoques específicos son adaptaciones, modificaciones,
expansiones o variaciones sobre los diferentes procedimientos
generales de auditoria:

·        
Examen De Los Controles

Los controles contables y de procedimientos diseñados
para asegurar el registro apropiado de las transacciones de
ingresos y la adecuada disposición del efectivo resultante
deben revisarse y comprobarse su eficacia

·        
Análisis Comparativo De  Los Ingresos

El análisis  de la comparación de
los ingresos actuales con los de periodos anteriores y con los
presupuestos puede dar fluctuaciones significativas.

La relación entre los ingresos y los costos expresada
como el ratio del margen bruto, tiende a no variar marcadamente
de un periodo a otro, o entre empresas de una misma industria.

Los ratios de ciertos gastos, como
comisiones de ventas, se puede esperar que también
permanezca bastante de estable de un periodo a otro. Las
variaciones inusuales pueden indicar errores en la
clasificación o registro de los ingresos, deficiencias en
los procedimientos e irregularidad es en el tratamiento de los
cobros, como también en los cambios de las actividades
fundamentales ingresos – producción, (por ejemplo cambios
de precios, introducción de nuevos productos o
iniciación de nuevos métodos de distribución).

Las comparaciones son más efectivas si se clasifican
más adecuadamente por tipos de ingresos, productos,
departamento, fuente, área geográfica u otro
grupo
significativo. Las comparaciones pueden hacerse por meses,
semanas o días para detectar las desviaciones
significativas dentro de periodo de auditoria, como
también las fluctuaciones de los resultados de periodos
fiscales anteriores.

·        
Examen De Registro De Las Transacciones.

Los ingresos reflejados en los estados financieros deben
verificarse a través del análisis de las cuentas
del mayor general, en que los ingresos se registran, y mediante
el examen de los registros
fundamentales de las transacciones individuales. Normalmente, son
aplicables los procedimientos generales siguientes:

§        
Extractar  y analizar las cuentas del mayor general en la
que se registraron los ingresos

§         Obtener
los documentos que justifican los asientos de Diario
seleccionados para su revisión (por ejemplo, facturas,
tiques de ventas o cintas registradoras de efectivo) y examinar
su:

o       Calculo adecuado

o       Corrección del
resumen y clasificación

o       Propiedad

o       Autorización,
y

o       Registro en el periodo
correcto.

§        
Verificar la contabilización de bloques seleccionados
numerados consecutivamente, referenciandolos a los asientos de
Diario y al mayor para determinar que todas las transacciones
documentadas se registran en los libros.

§        
Verificar la disposición de los ingresos, comparando los
asientos en las cuentas de ingresos con los correspondientes en
las cuentas del balance de situación (por ejemplo,
efectivo, cuentas a cobrar, otros deudores o ingresos diferidos).
Esta parte del examen puede realizarse al mismo tiempo que el
análisis, revisión y verificación de las
cuentas del balance de situación.

Estos procedimientos pueden  suplementarse  por
otros dirigidos hacia la maximización y optimación
de los ingresos.

·        
Revisión Analítica  De Las Ventas

Esta revisión se basa  en la comparación de
las ventas del periodo actual con las anteriores comparables y
con el presupuesto.
Estas comparaciones pueden depurarse con la amplitud con que las
ventas puedan segregarse por líneas de departamentos,
productos, áreas geográficas u otras
clasificaciones.

El análisis comparativo de ventas de esta naturaleza se
prepara regularmente por la
organización del cliente para su uso e
información de la dirección. Sin embargo en
negocios
pequeños, tales análisis estándar
posiblemente no estén disponibles aunque puedan ser
necesarios para ir desde el mayor hasta las cuentas
auxiliares.

Como mínimo se preparan u obtienen generalmente los
siguientes tipos de análisis de ventas:

§         Ventas
anuales en total

§         Ventas
anuales por producto o
departamento

§         Ventas
mensuales en total y

§         Ventas
mensuales por producto departamento.

El propósito principal de esta revisión es
proporcionar al auditor un amplio conocimiento
sobre los estados financieros.

GENERALIDADES

Básicamente el ciclo de ingresos de una empresa,
incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo
para cambiar por efectivo, con los clientes, sus
productos y servicios. Estas funciones incluyen la toma de
pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados,
el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa,
mantener y cobrar las cuentas por
cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud
de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control
físico y el derecho de
propiedad sobre los recursos se
venden, la determinación del costo de ventas
es una función
contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Además las funciones, asientos contables comunes,
formas y documentos importantes, etc. del ciclo de ingresos que
se describen más adelante, son aquéllas que
podrían considerarse como típicas de este ciclo.
Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán
servir tan solo como una guía general que oriente al
auditor cuando lleve a cabo la revisión del control
interno, ya que la identificación y determinación
de estas funciones, asientos contables comunes, formas y
documentos importantes, etc., se deberán efectuar para
cada caso en particular.

FUNCIONES TÍPICAS

Es necesario señalar las Funciones Típicas de un
ciclo de Ingresos y podrían ser las siguientes:

·        
Otorgamiento de crédito

·         Toma
de pedidos

·        
Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del
servicio

·        
Facturación

·        
Contabilización de comisiones

·        
Contabilización de garantías

·        
Cuentas por cobrar

·        
Cobranza

·        
Ingreso del efectivo

·        
Aguste a Facturas y/o notas de crédito

·        
Determinación del costo de ventas

MOVIMIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los
siguientes asientos contables más comunes:

·        
Ventas

·         Costo
de ventas

·        
Ingresos de caja

·        
Devoluciones y rebajas sobre ventas

·        
Descuentos por pronto pago

·        
Provisiones para cuentas de cobro dudoso

·        
Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables

·        
Gastos de comisiones

·        
Creación de pasivos por el impuesto a las
ventas

·        
Provisiones para gastos de garantía

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de
ingresos podrían ser:

·        
Pedidos de clientes

·        
Ordenes de venta y embarque

·        
Conocimientos de embarque

·        
Facturas de venta

·         Notas
de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas

·        
Avisos de remesas de clientes

·        
Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de
clientes

PROCESO DEL ESTUDIO Y
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE
NEGOCIOS

·        
Recepción del dinero

La recepción de dinero como
fase inicial del ciclo de ingresos, puede ser definida de
diferentes formas; como mínimo, cubre la primera
recepción a caja desde cualquier parte de la
organización. Consecuentemente está relacionada con
el manejo de caja y la forma como se recibe y se mueve
internamente dentro de un control centralizado; este
procedimiento puede estar sujeto a inevitables traslapes,
razón por la cual se requiere considerar a los ingresos
dentro del panorama total del proceso de
caja. Para el efecto será de utilidad
describir los principios fundamentales de control aplicables
parcial o completamente a las recepciones de caja. Estos
controles se pueden enfocar desde dos puntos de vista: a) desde
un punto de vista externo, para asegurarse que el dinero que
se recibió realmente es el que debió haberse
recibido, y b) desde el punto de vista del empleado, para
asegurarse que el ingreso que está recibiendo no lo
está desviando hacia otros fines.

·         La
contabilización Debe Efectuarse lo más
Rápido Posible.

Entre más rápido se contabilice el ingreso,
mayor será el control. Esto se puede cumplir estableciendo
el mejor tipo posible de registro contable inicial; un ejemplo
común puede ser la emisión numerada de recibos de
caja que contengan una copia para el interesado; otro ejemplo se
tiene en el uso de cajas registradoras; o bien cierta clase de
volantes o boletos numerados seriadamente canjeables por los
ingresos de caja.

·        
Los Registros Contables Deben Estar Orientados, lo más
Práctico Posible, hacia los Ingresos de Caja.

Idealmente los ingresos a caja, que establecen
contabilización inicial, deben estar ligados a los
registros intermedios contables, por ejemplo, los auxiliares de
cuentas por cobrar; otra ilustración puede ser la venta de
mercancía efectuada con descargo a los registros de
inventarios
perpetuos. Un empleado o empleados de la organización
deberán estar encargados del control y registro de las
contrapartidas contables de ingresos de caja.

·         Se
Deben Instituir Controles para Asegurar que se Cobren los
Servicios.

El primer requerimiento es que el cliente pague por el bien o
servicio que recibió. En algunos casos el control puede
ser la tira de la máquina sumadora, una remisión
sellada de pagado, un boleto o ticket, etc. sin el cual el
cliente no puede recibir la mercancía o servicio. Esto se
puede complementar con la protección física sobre la
mercancía o restringir el acceso a las áreas donde
el servicio es rendido, como por ejemplo las entradas a los
cines. Internamente el control puede requerir la
asignación de responsabilidades; por ejemplo, la persona que vende
los boletos y la persona que los recibe.

·         Se
debe Utilizar, hasta Donde sea Posible, un Control
Adicional.

En algunas situaciones la presencia del cliente puede servir
para checar la acción
del empleado; por ejemplo, asegurarse el cliente que sean
correctas las cifras introducidas a la caja registradora por la
cajera.

·        
Conciliar los Ingresos a Caja

Desde un punto de vista de control, el más efectivo
será la conciliación de los ingresos a caja desde
los diversos ángulos de la operación.
Además, la conciliación de los ingresos hace
posible la separación de responsabilidades entre las
diferentes personas que intervienen en la actividad. Obviamente
estos beneficios deben juzgarse a la luz de los
servicios a clientes y a otras partes involucradas.

·        
Los Ingresos de Caja Deben Separase de los Egresos

Frecuentemente existe la presión de
utilizar parte de los ingresos recibidos para cubrir los gastos
normales. Bajo circunstancias normales se debe evitar estas
prácticas lo más posible. Un control efectivo y una
clara contabilización se hacen posibles si el proceso de
ingreso a caja y el proceso de egresos se maneja completamente
por separado; cuando cada uno es controlado por diferentes
mecanismos o personas.

·        
Los Ingresos a Caja Deben Permanecer Intactos y Depositarse de
Inmediato.

Íntimamente relacionado al principio anterior
está el de depositar, o transferir, el ingreso intacto por
el día o periodo específico, y lo más pronto
posible; por ejemplo, las recepciones del día deben
depositarse íntegramente al cierre de las operaciones del
día, o en la mañana del día siguiente cuando
las condiciones bancarias así lo hagan posible. Esto es
muy importante por varias razones; la primera de todas es que un
retraso en depósito es un gran riesgo y motivo
de tentaciones; segundo, la revisión es buena en el
momento y no después de trascurrido el tiempo; tercero, es
importante estar en condiciones de identificar un depósito
particular por un periodo dado de tiempo; y finalmente, un
ingreso no depositado es un activo que no está
contribuyendo a la mejor utilización posible de los
recursos de la organización.

·        
Deben Contabilizarse Adecuadamente Todas las
Contrapartidas.

Desde que se fijó la contabilización de los
ingresos debe hacerse con una continuidad extrema, es importante
que se contabilice oportuna y adecuadamente también
aquellos rubros que se presenten contrapartidas, como es el caso
de cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

·        
Los Registros Contables Deben Ser Operados de manera
Independiente.

Los registros que se establezcan para contabilizar los
ingresos a caja deben ser mantenidos por personas independientes
de la responsabilidad de los libros contables
principales. Estas últimas personas no deben tener acceso
a los registros auxiliares de tal forma que puedan relevar de sus
responsabilidades a quienes manejan éstos. Es conveniente
que exista rotación de las personas que elaboran cheques para
asegurar que el efectivo es manejado y contabilizado
correctamente.

Proceso de cuentas por cobrar

·        
Naturaleza del proceso de cuentas por cobrar

El proceso de cuentas por cobrar cubre cualquier tipo de
acción de la organización generado por
reclamaciones contra individuos o personas morales. Estos
reclamos usualmente son contra partes externas de la
organización; aun cuando en ocasiones pueden involucrar
también a empleados y funcionarios. Las reclamaciones
surgen como consecuencia de la fase intermedia o el supuesto para
cobrar una cuenta o algún otro tipo de
consideración. Mientras estas reclamaciones se pueden
originar por una gran variedad de formas, la principal y de
primordial categoría está relacionada con la venta
de productos manufacturados o servicios por la
organización.

El proceso de cuentas por cobrar relativo a las ventas tiene
un número importante de relaciones (La primera es la
inmediata necesidad de políticas que cubran el
otorgamiento de crédito y la subsecuente administración) (¿Quién debe
dar el crédito?, ¿Por qué cantidades?,
¿Qué tan agresiva debe ser la organización
para presionar en la subsecuente recuperación?)(Un segundo
tipo de consideración tiene que ver con estas actividades
de cuentas por cobrar relacionadas con la satisfacción del
cliente y una continua buena relación, ya que la
organización inevitablemente esta interesada en
cómo los clientes reaccionan a las autorizaciones de
crédito, facturación y cobranza, por otro lado, la
organización está interesada también en lo
que pueda aprender a través de sus relaciones de cuentas
por cobrar al ver como los clientes reaccionan hacia sus
productos y políticas. Y, finalmente, la
organización tiene un interés
específico sobre la eficiencia de las
actividades de cuentas por cobrar y la efectividad de su
control.)

El proceso relativo al grupo de cuentas por cobrar cae
asimismo dentro de tres fases:

§         La
primera, tiene que ver con las condiciones que originan la
existencia de una cuenta por cobrar.

§         La
segunda fase cubre la
administración de las cuentas por cobrar y la forma
como fueron creadas.

§         la
tercera fase consiste en los mecanismos que hacen que la
cuenta sea finalmente recuperada.

§        
El objetivo en cada caso será comprender el
rango general de los asuntos involucrados y la
identificación de los principales problemas de
control.

·        
Creación de las cuentas por cobrar

En virtud de que las cuentas normalmente se originan por la
venta de los productos de la organización o el rendimiento
de determinada clase de servicio, el primer interés
estará enfocado hacía el establecimiento de una
línea directa con esas buenas bases de origen; así
el objetivo se
enfocará hacia el elemento originador de la cuenta por
cobrar y el correspondiente soporte del embarque del producto o
la ejecución del servicio; al mismo tiempo es menester
asegurarse que todas las cuentas por cobrar han sido
correctamente registradas. Ambos objetivos pueden ser satisfechos
cuando la creación de la cuenta por cobrar está
ligada directamente con la condición de un inventario o con
el registro de un servicio. Consecuentemente, se debe establecer
esta liga en un sentido específico de procedimiento.

Como previamente ya se ha hecho, mención
también, la generación de la cuenta por cobrar
involucra inmediatamente la cuestión de si la
organización desea expedir un crédito requerido por
el cliente para poder cubrir
su operación. Esta determinación generalmente puede
quedar ubicada dentro de una política general de
crédito expedida por la organización, y ahora esta
política general debe ser aplicada a un cliente particular
a la luz de la situación crediticia del cliente y a la
propia experiencia con él. Cuando esa aceptación de
crédito ha sido determinada, se inicia la venta regular y
el proceso de facturación, y como parte de ese
procedimiento se prepara una factura que es
cargada en la cuenta del cliente.

LAS PRINCIPALES
CONSIDERACIONES DE CONTROL APLICABLES A LA
CREACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR

·        
Revisión Independiente y Aprobación de
Crédito:

Cuando se recibe un pedido se debe obtener la
aprobación de crédito. Esta aprobación puede
ser proporcionada por un departamento o persona independiente
dentro del marco de referencia establecido por las
políticas de la organización apoyada en
información adecuada acerca del cliente particular. Esta
última información cubre la posición
financiera del cliente y su capacidad para adecuarse; incluye
también la experiencia de la organización con el
cliente y su actual posición de cartera. La
aprobación misma es hecha por individuos propiamente
autorizados, dependiendo del monto involucrado en la
operación.

·        
Determinación de la Disponibilidad del
Producto:

Todas las partidas ordenadas por el cliente pueden no estar
disponibles para embarques en ese momento, y consecuentemente no
deben ser incluidas en la factura. Las mercancías
disponibles deben ser identificadas y empacadas adecuadamente.
Otras partidas que no estén disponibles deben ser
cubiertas por procedimientos denominados back order (pendientes
de envío), para un posterior empaque.

·        
Autorización de Precios y Términos:

Los precios y términos de la operación deben
estar estandarizados completamente para todos los clientes. Sin
embargo, en algunos casos estos pueden variar dependiendo de los
grupos de
clientes y las diferentes cantidades que se puedan vender a
ellos. Para efectos de facturación, los precios y
términos aplicables deben ser proporcionados con base a
las políticas establecidas por la organización. La
interpretación de desviaciones especiales
deben ser adicionalmente aprobadas por personas debidamente
facultadas.

·        
Papelería Multicopia para Propósitos
Específicos:

Las facturas necesitan ser preparadas con suficiente
número de copias que contengan información
idéntica para ser usadas en otros propósitos
operacionales. De esta manera, una de las copias autoriza el
embarque, otra va al cliente, otra es usada para la
recopilación de estadística de ventas y otra más es
enviada al departamento de cuentas por cobrar para su registro.
Se deben establecer controles que, cubran el total de las
facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por un
día de actividades.

·        
Administración de las Cuentas por Cobrar

La fase de administración del proceso de cuentas por
cobrar empieza desde la generación de la cuenta, para su
manejo y control propio, y concluye en el momento que es pagada o
liquidada. Las principales consideraciones de control durante
esta nueva fase incluyen:

·        
Control Independiente de los Registros de Cuentas por
Cobrar:

Los registros actuales de cuentas por cobrar en algunos casos
pueden ser mantenidos manualmente; en grandes instalaciones
serán manejadas por un computador.
Los principios fundamentales en todos los casos son que estos
registros sean mantenidos en forma independiente y no sujetos al
acceso de terceras partes, especialmente por aquellos que puedan
tener acceso a la caja o a los clientes mismos. En todos los
casos también deberán tenerse cuentas de control,
y, en lo posible, cuentas de subcontrol, que estén
soportadas por cuentas individuales perfectamente detalladas.

·        
Registro y Control:

Cualquier cargo a bancos u otra
cuenta miscelánea que ocasione una contrapartida
crediticia a las cuentas por cobrar debe ser registrado sobre
base diaria con objeto de contar con información
actualizada disponible para servir a las diversas necesidades
operacionales de la organización. Simultáneamente,
se debe tener la certeza de que estas cuentas por cobrar
están correctas mediante las conciliaciones
periódicas entre estos registros auxiliares contra las
cuentas mayor control.

·        
Oportuno y Adecuado Sistema de Reporte:

Adicionalmente a la información que se debe suministrar
sobre base diaria, debe haber un sistema periódico que
reporte los saldos corrientes con su correspondiente
análisis de detalle. Este análisis mostrará
las porciones o partidas de la cuenta por cobrar que no han sido
pagadas en diversos periodos de tiempo; por ejemplo saldo actual,
vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido
más de tres meses, etc. Este análisis es una
importante base para administrar el esfuerzo de la
recuperación de cartera.

·        
Envío de Estados de Cuenta de Clientes en Forma Directa
e Independiente:

Un elemento básico, desde un punto de vista de control,
consiste en enviar estados de cuenta a los clientes; este
envío deberá ser directo e independiente; es decir
sin que haya alguna oportunidad de alteración o
modificación o extravío por algún elemento
de la organización. Este procedimiento hace posible un
chequeo cruzado con el principal involucrado en la cuenta, o sea
el cliente, además es un importante mecanismo que sirve
para acelerar cobros retrasados.

·        
Disponibilidad de las Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar representan un activo reclamable a las
partes involucradas; consecuentemente, es muy importante que esta
recuperación no pueda ser revelada si no es mediante un
procedimiento autorizado.

PROCEDIMIENTOS PARA ACREDITAR UNA CUENTA
POR COBRAR

Se refieren junto con las principales consideraciones de
control:

·        
Cobranza:

La cobranza que se recibe de los clientes sirve para liquidar
una cuenta por cobrar previamente generada. Las cuentas de
control (cuentas de mayor) reciben las concentraciones para
efectuar los correspondientes registros sumariados. Aquí
se presenta el problema previamente discutido de lograr un
adecuado control sobre los ingresos a caja, en el que se debe
contemplar también las rebajas y descuentos otorgados.

·        
Devolución de Mercancía:

Cuando los productos vendidos son regresados por diversas
razones, se tiene que revertir la operación original de
venta. El segundo, consiste en que la recepción
física se haga efectiva y la mercancía se reciba en
buenas condiciones. Finalmente, es menester asegurarse que el
importe a acreditar sea por una cantidad correcta. Estos tres
pasos cuando están adecuadamente documentados proveen las
bases para acreditar una devolución de
mercancía

·        
Ajustes y Descuentos:

El esfuerzo de control se debe apuntar con mayor eficacia
cuando existen políticas especiales de descuentos o cierto
tipo de acreditamiento a algún cliente particular, esto
puede presentarse en ventas por volumen, por la
venta de un tipo particular de productos al consumidor o por
ajustes ocasionados por deficiencias en los productos. Cuando los
descuentos están emanados de algún modo
específico el control se centrará en la
confirmación de las bases de este arreglo; sin embargo, en
muchos casos, la autenticidad del crédito está
apoyada en factores de juicio que son evaluados por el ejecutivo
que aprobó el crédito, dentro de los límites de
su propia autoridad.

·        
Cancelación de Cuentas Malas:

Con cierta frecuencia es normal que haya clientes que fallen
en el cumplimiento de sus obligaciones
ya que aunque se aplique todo esfuerzo de cobro puede haber
situaciones de quiebra,
desaparición del deudor, u otras causas que no dejen
más alternativa que la cancelación de la cuenta.
Usualmente se deben hacer provisiones de tipo contable que sirvan
para la creación de una reserva para cuentas malas o
incobrables contra la que se pueda cargar cualquier
cancelación de esta naturaleza. El interés
específico de control en este punto, es que cualquier
cancelación debe ser propiamente autorizada por un
funcionamiento de alto nivel de la organización. El
siguiente interés consiste en mantener un control sobre
esas cuentas canceladas para evitar que éstas sean
cobradas y no reportarlas a la organización, o bien estar
atentos a cualquier probabilidad
de recuperación.

POLÍTICAS
ADMINISTRATIVAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Habiendo considerado el marco de referencia operacional del
proceso de cuentas por cobrar, se requiere ahora analizar
cuidadosamente varias políticas clave relacionadas con el
manejo de las mismas cuentas por cobrar.

·        
Otorgamiento de Líneas o Niveles de
Crédito:

Una cuestión de política es qué tan
liberal debe ser una organización para otorgar
crédito. Es claro que en situaciones de créditos restringidos disminuye la
posibilidad de pérdidas por cuentas malas. Pero el juicio
de cuáles serán las políticas de
crédito que sirvan mejor a los intereses de la
organización no se determinen ahí, ya que las
ventas causadas por políticas de crédito más
liberales dan origen a ventas adicionales que de otra manera no
se hubiera efectuado; y estas ventas puedan dar origen a
utilidades extras, y pudiera ser que esta situación sea
más beneficiosa y de provecho para la organización
en virtud de que gran volumen de ventas puede generar
reducción de costos de producción en lo referente a
la absorción de costos fijos. En resumen toda
situación deberá ser examinada en gran detalle
antes de llegar a una decisión final.

·        
Impacto de las Relaciones con los Clientes en el Proceso de
Cuentas por Cobrar:

Un aspecto muy importante es el proceso de las cuentas por
cobrar inevitablemente involucra relaciones con los clientes.

Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre
los clientes de la mejor manera para evitar cualquier
síntoma de irritación y tendiendo a construir una
relación positiva con ellos. Ejemplos de estos contactos
pueden ser la aplicación de las líneas de
crédito, claridad en las facturaciones, procesamiento de
acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza.
Una eficiencia interna y la cortesía y razonable
cooperación hacia el cliente.

Con mucha frecuencia los clientes están insatisfechos
debido a muchas y variadas causas (que en ocasiones son
completamente independientes al proceso de cuentas por cobrar),
mismas que se pueden pulir a través de los contactos de
cuentas por cobrar, ya que este personal tiene la
oportunidad de ser un canal de solución de los problemas
que el cliente tenga con otro personal de la entidad.

PROCESO DE OTRAS
CUENTAS POR COBRAR

Aun cuando las actividades regulares de ventas de la
organización proveen las principales fuentes de
cuentas por cobrar, existen otras actividades, que originan
ciertos tipos especiales de cobranza. Ilustrativo de estas son
las siguientes:

·        
Anticipos a Empleados:

La venta de productos o servicios que presta la
organización normalmente deben ser incluidos en las
cuentas por cobrar a clientes; además, existe cierta clase
de anticipos u otros de naturaleza similar, como son anticipos
para gastos de viaje, anticipos para fines especiales de negocios
o préstamos a título personal a los empleados. Este
último tipo de cobranza está garantizada por los
sueldos y
salarios de los que reciben el anticipo y sobre lo que se
deberá ejercer un estricto control, estos anticipos
deberán estar regulados por políticas perfectamente
definidas y aquellos casos especiales tendrán que ser
autorizados directamente por funcionarios de alto nivel en la
organización.

·        
Depósitos con Terceros:

En muchas ocasiones se requiere efectuar depósitos con
terceros para garantizar un servicio u otras razones. Estos
depósitos deben ser de naturaleza temporal, o pueden ser
tan permanentes como el servicio a prestar lo requiera. En este
punto es muy importante que su registro controle la época
de recuperación del depósito.

·        
Reclamaciones:

En las relaciones con los proveedores, transportistas o
cualquier otro grupo de servicio se pueden originar reclamaciones
que deben de ser registradas y pasadas a un control que
esté al pendiente de su reembolso. Las reclamaciones por
concepto de
seguros son
otras cuentas de naturaleza similar a este grupo. En ocasiones se
plantea la alternativa de si registrar o no estas reclamaciones;
definitivamente el mejor control se encontrará en el
registro de estas cuentas por cobrar.

·        
Acumulación de Ingresos:

Un tipo muy especial de cuenta por cobrar se origina cuando
los ingresos se capitalizan antes de que puedan ser cobrables. El
objetivo aquí, en un sentido operacional, es reconocer los
ingresos en los periodos a que realmente correspondan con objeto
de tener objetividad en la evaluación
de los resultados de operación. Típico de este caso
son las cuentas por cobrar por ventas en abonos.

PROCESO DE
DOCUMENTOS POR COBRAR

En algunas situaciones suele ser práctico para una
organización particular el diferir la recuperación
de la cuenta por cobrar originada por la venta de sus productos o
servicios; en tales casos, las operaciones que se realicen
deberán especificar claramente las épocas de pago.
Habrá casos en que éstas se garanticen mediante un
documento por cobrar. Sin embargo, los documentos por cobrar
originan también problemas de recuperación cuando
se mezclan con las cuentas por cobrar regulares; también
se presentan circunstancias especiales cuando la cuenta por
cobrar regular no es liquidada de acuerdo al plan original, y es
aquí cuando la organización desea obtener un
reconocimiento más preciso de su cobranza cuando
ésta se encuentra respaldada por un documento. Debe
considerarse también la posibilidad de cargar intereses en
estos documentos.

En todas las situaciones planteadas, las circunstancias
ayudarán a definir el manejo de la cuenta por cobrar; si
se documenta o no. Cuando la cuenta se documenta se presenta la
necesidad de monitorear esta cobranza en la fecha
específica, incluyendo los intereses correspondientes,
cuando proceden. Los documentos por cobrar tienen el problema
adicional relativo a su custodia, ya que cada documento es
autónomo en sí mismo. Otro problema se presenta en
la circunstancia de que como en ocasiones es poco común el
documentar una cuenta, la costumbre hace que este papel se maneje
en forma similar a una cuenta corriente. Para cubrir todas las
eventualidades planteadas, se requiere establecer procedimientos
específicos que aseguren la revisión
periódica y la estandarización de acciones.

OBJETIVOS
ESPECÍFICOS DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE
INGRESOS

·        
OBJETIVOS:

Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21
objetivos específicos de control interno, los cuales han
sido clasificados en cuatro clases como sigue:

·        
OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN

Los objetivos de Autorización tratan de todos aquellos
controles que deben establecerse para asegurarse de que
están cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración y que éstos son
adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

– Los clientes deben autorizarse de acuerdo con
políticas establecidas por la administración.

– El precio y
condiciones de las mercancías y servicios que han de
proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con
políticas adecuadas establecidas por la
administración.

– Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos,
costo de ventas, gasto de ventas y cuentas de clientes, deben de
autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la administración.

– Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben
estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por
la administración.

·        
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE
TRANSACCIONES.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben
establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento,
procesamiento, clasificación, registro e informe de las
transacciones ocurridas en una empresa,
así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para
el ciclo de ingresos son:

·        
Sólo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por
mercancías o servicios que se ajusten a políticas
adecuadas establecidas por la administración.

·         Debe
requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de
proporcionar mercancías o servicios.

·         Cada
pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente

·         Todos
y únicamente los embarques efectuados y los servicios
prestados deben producir facturación.

·         Las
facturas deben preparase correcta y adecuadamente.

·         Debe
controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta
su deposito.

·         Las
facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y
oportunamente.

·         Los
costos de las mercancías y servicios vendidos, así
como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse,
concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

·         La
información del efectivo debe clasificarse, concentrarse e
informarse correcta y oportunamente.

·         Los
ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y
cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse
correcta y oportunamente

·         Las
facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con
exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente.

·         En
cada periodo contable deben prepararse asientos contables para
facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos,
gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes
relativos.

·         Los
asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y
clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas
establecidas por la gerencia.

·         La
información para determinar bases de impuestos
derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y
oportunamente.

·        
OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la
verificación y evaluación periódica de los
saldos que se informan, así como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Este objetivo para el ciclo de
ingresos es:

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los
saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.

·        
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FÍSICA.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al
acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de
proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el
ciclo de ingresos son:

·         El
acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de
acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia
hasta que se transfiera dicho control al ciclo de
tesorería.

·         El
acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza
y cuentas por cobrar, así como las formas importantes,
lugares y procedimientos de proceso debe permitirse
únicamente de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la gerencia.

Autor:

Luis A. Rodríguez O.