La Organización (página 2)

División de trabajo
mediante Jerarquías y Departamentos

           
Jerarquización: disposición de las funciones por
orden en su rango e importancia de acuerdo al grado de responsabilidad. En la jerarquización se
establecen reglas que deben ser acatadas. Las jerarquías
deben ser las mínimas e indispensables y se debe
establecer con exactitud el tipo de autoridad en
cada una.

Como ejemplo la jerarquía dentro de una escuela
sería así:

Departamentalización: divide y agrupa las
funciones y actividades en unidades definidas de trabajo, de
acuerdo en las similitudes de responsabilidad. En la departamentalización  se deben tomar
en cuenta: listar todas las funciones y clasificarlas en un orden
jerárquico. Especificar las responsabilidades de cada
puesto y las vías de comunicación entre departamentos. El tipo
de departamentos que se establecen dependerán por completo
del tipo de empresa y de su
tamaño.

Tanto la jerarquización como la
departamentalización se muestran en un organigrama
o gráfico en este, por medio de cuadros y líneas de
unión, se establecen en un papel las relaciones de
puestos, autoridad,  funciones, etc.

AUTORIDAD Y
PODER

CONCEPTOS:

Se entiende por:

• Autoridad el poder que
  gobierna o ejerce el mando, de hecho o de derecho.
• Poder el dominio,
  facultad y jurisdicción que alguien tiene para ejecutar
  o mandar algo.

 Autoridad:

Cada puesto dentro de una empresa tiene
una serie de derechos propios
relacionados no con el individuo en
sí, sino con el mismo puesto. Es decir que conjuntamente
con las responsabilidades de una función
determinada, vienen también una sucesión de
privilegios que le permiten al sujeto tomar decisiones y dar
órdenes.

 Esa sucesión de privilegios es lo que conocemos
como autoridad dentro de un puesto; esta autoridad no es
particular del individuo, pertenece al cargo desempeñado.
Se debe tener claro la indispensabilidad de mantener un nivel de
respeto,
comunicación y ética a la
hora de ejercer dicha autoridad, ya que ninguna orden de un
superior puede atentar contra la seguridad,
salud o principios
morales de un subordinado.

La autoridad puede ejercerse de dos formas contrapuestas:

·         Forma
clásica: la autoridad viene desde el punto más alto
hasta llegar al más bajo. Es la practicada por la
milicia.

·         Forma
de la aceptación: la autoridad reside en el individuo en
sí, le permite decidir si cumple todas las órdenes
o no.  

Poder:

           
El poder es un concepto muy
amplio en el que un individuo tiene la capacidad de influenciar
las decisiones de otro. La autoridad es parte de este amplio
concepto. Debe tenerse claro que no es necesaria la autoridad
para ejercer el poder.

Fuentes de poder: el poder puede originarse de varias formas,
pero las más reconocidas son:

• Poder basado en la recompensa: capacidad de una persona para
  recompensar a otra.
• Poder basado en la coerción: es el que descansa en
  la amenaza y en las sanciones para el subordinado por no
  cumplir con lo que le es requerido.
• Poder basado en la legitimidad: es el poder formal,
  establecido por la autoridad de un puesto que el subordinado
  reconoce como tal.
• Poder basado en la experiencia: se basa en la idea de que
  el jefe posee experiencia en un determinado campo que el
  subordinado no posee.
• Poder basado en la referencia: es el que surge de la
  admiración por un individuo carismático, que
  influye en el comportamiento o actitud de
  otros.

CONCEPTOS DE
LÍNEA Y STAFF

Conceptos:

Se comprende por

• Línea: a la sucesión de puntos en una
  sola dirección; dentro de una empresa se basa
  en el principio de una autoridad única, donde cada
  jefatura responde ante un nivel superior. Este concepto es
  aplicable a la
  organización piramidal que emplean actualmente la
  mayoría de las empresas. Las
  funciones de línea tienen un impacto directo en el
  cumplimiento de los objetivos de
  la empresa. La autoridad lineal se basa en la práctica
  del poder legítimo.

• Staff: se refiere directamente a los empleados que
  contribuyen a que el personal de
  línea trabaje con mayor eficacia. Son
  el grupo de
  expertos que asesoran en la toma de
  decisiones. Las funciones de staff tienen un impacto
  indirecto dentro de la empresa ya
  que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la
  misma, en cualquiera de sus niveles. Su autoridad se basa en la
  práctica del poder del experto.

DELEGACIÓN DE
LA AUTORIDAD

           
Se comprende por delegar el depositar o encargar en otra persona
la autoridad formal y la responsabilidad para realizar ciertas
actividades dentro del grupo. Debidamente utilizada permite la
capacitación en un puesto, mejora la
autoconfianza en uno mismo, la disposición para tomar
iniciativas y aplicar juicios propios. Implica la
aceptación de la responsabilidad sobre las decisiones
tomadas. 

 En muchas ocasiones un empleado que esta más
cerca del punto en cuestión tienen una visión
más clara de los hechos, acelerando la toma de una
decisión más acertada y eliminando la
pérdida de tiempo.

Obstáculos  que se presentan en
la Delegación la Autoridad

           
Los más frecuentes son la desorganización y la
inflexibilidad para delegar trabajo por parte de los jefes o
gerentes. También lo son la inseguridad y
la confusión sobre la persona que realmente tiene la
responsabilidad de completar determinada tarea. El
obstáculo más frecuente es el miedo a correr el
riesgo de
equivocarse en una decisión, y el temor a disminuir su
propia autoridad delante de sus subordinados.

Una Delegación Eficaz

La base para una delegación de autoridad eficaz radica
en la disposición del superior de conceder en sus
subordinados la libertad para
tomar decisiones  y elegir caminos diferentes los que el
administrador
hubiese elegido. En estas situaciones la ética es
fundamental, así como las buenas relaciones
laborales y humanas.

Hay seis puntos que se deben tomar en cuenta a la hora de
delegar una tarea:

• Decidir cuales tareas son delegables
• Decidir quien es la persona adecuada para esa
  responsabilidad
• Proporcionarle los recursos
  suficientes
• Proporcionar la información pertinente y necesaria sobre
  dicha tarea
• Intervenir solo en caso necesario
• Establecer puntos de control y de
  retroalimentación.

           
El requisito más importante por cumplir para una
Delegación de la Autoridad eficaz es el de tener la
voluntad de ambas partes, y el común acuerdo, para que una
tarea se realice.

CONCLUSIÓN

Desde cualquier punto de vista que se tome, debemos aceptar
que tanto la
administración como la Administración Educativa tiene el mismo
principio fundamental: "El logro de un objetivo
mediante un proceso", ese
es el concepto básico de la Administración. Pero para el cumplimiento
de dicha tarea, es necesario tener en cuenta que no solo hacen
falta los conocimientos primarios de dicho proceso; es
indispensable la labor organizada de cada persona
involucrada.

           
Desde el más joven de los estudiantes hasta el más
veterano de los funcionarios del Ministerio de Educación
Pública o de cualquier otro organismo relevante del
Estado
costarricense, deben tener claro, que cumplen una función
determinada, para la realización de ese
objetivo.  

Autor:

Yesenia Rojas Ulate

ESCUELA DE EDUCACIÓN

SEDE CENTRAL

CURSO:

ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

PROFESOR: MSc. DANIEL QUIRÓS CHAVES.

III CUATRIMESTRE

AÑO 2008