La redacción técnica (página 2)

Enviado por Gamarra Castilla Karl Andr�

Partes: 1, 2

Los ingenieros que quieren alcanzar una
buena reputación buscan publicar artículos en
revistas profesionales.

Sin embargo, los documentos
más solicitados son el informe la carta y el
oficio

Los productos
finales de la redacción técnica son los
siguientes:

• Cartas de
negocios

• Varios tipos de informes:
anteproyectos, informes de avance, informes finales y
otros.

• Artículos para revistas
técnicas

• Resúmenes

• Folletos

• Propuestas

Los auxiliares gráficos –gráficas, diagramas,
dibujos y
otros- son simultáneamente un producto e
implican el dominio de una
técnica. éstos deben ser indispensables.

La parte más importante del
informe es la primera página, el resumen. El resumen es el
sumario de los del trabajo.

Esta página -o párrafo– ayuda a los lectores a determinar
rápidamente si el informe contiene información que sea de su interés y
si, por lo tanto, vale la pena leerlo. Un resumen conciso,
informativo y bien escrito no sólo será apreciado
por los lectores, sino que tendrá una influencia positiva
sobre sus actitudes
hacia el documento completo.

Las habilidades que requieren atención particular son las
siguientes:

• Técnicas
especiales de redacción técnica

• Estilo técnico

• Redacción de
introducciones

• Uso de transiciones

• Construcción de tablas de
contenido

• Elaboración de
conclusiones

• Construcción de
índices

• Incorporación de
notas

• Elaboración de
bibliografías

• Uso de listas

Existen ciertas técnicas que el
escritor técnico usa frecuentemente, aunque no son
exclusivas de la redacción técnica, y que son
partes importantes de un todo (por ejemplo: de un
informe).

Consecuentemente el autor técnico
debe conocerlas. Las más importantes son la
definición, la descripción de mecanismos, la
descripción de procesos y la
clasificación.

Cada uno de estos problemas de
redacción requiere de una atención
cuidadosa

La naturaleza y
complejidad de los temas tratados en los
documentos técnicos involucran al autor en algunos
problemas estilísticos, sobre todo los relacionados con la
claridad.

La redacción de las
introducciones, las transiciones y las conclusiones implica la
técnica de decirle a los lectores, primero: lo que se les
va a comunicar, segundo: comunicárselos y tercero:
decirles lo que ya se les comunicó.

Finalmente, la gramática no es propiamente un tema formal
de la redacción técnica, pero constituye una
necesidad para elevar la Calidad de los
documentos.

Capítulo 2

Redacción de
documentos frecuentes

2.1.-Redacción de una carta

El estilo de la carta debe estar
adaptado al receptor:

Formal, si se trata de asuntos oficiales,
públicos o de negocios;
Coloquial o informal, si se dirige a familia o
amigos y se usa un lenguaje
coloquial que ambos entiendan (remitente y destinatario)
Familiar, que podría ser un derivado de la
anterior, con la única diferencia de que ésta es
específicamente para familiares.

Características

Características psicológicas:

Posee una actitud
cortes y afable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reacción favorable a los intereses de
remitente.

Características formales:

Es breve.
Se organiza con claridad, concisión,
precisión y exactitud.
Busca dar información completa.

Características lingüísticas:

Utiliza frases cortas. Recurre a un vocabulario exacto y
cortés. Usa oraciones completas organizadas correctamente.
No abrevia las palabras. Utiliza una puntuación adecuada
al sentido de lo que se quiere expresar. Usa elementos cohesivos
que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

Partes

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales,
cuentan con los siguientes elementos:

Encabezamiento: nombre y dirección del lugar a que se dirige.
Saludo: personal o
consolidado en fórmulas establecidas.
Exposición del asunto, con los pormenores
pertinentes.
Despedida: también con fórmulas fijadas por
la costumbre.
Firma

La carta también se compone de:

Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que
la escribe.
Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y
año en que se expide.
Domicilio: nombre, dirección, ciudad y
código postal de la persona a quien
se dirige (destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que
une al firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la
carta.
Despedida: expresión de cortesía que
da término a la carta.
Antefirma: razón social o denominación
de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su
rúbrica.
Referencias finales: iniciales, mayúsculas y
minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de
quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se
envían o el nombre de las personas a quienes se remite
copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y
antes de las referencias finales.

2.2.- Redacción de un informe

Este debe ser lo suficientemente claro y detallado para que
cualquier lector sepa lo que hiciste, los resultados que
obtuviste y si la evidencia experimental sostiene tu hipótesis. Además, debe incluir tus
fuentes de
información.

Gran parte del informe proviene de tu diario. Organiza y copia la
información y prepara tablas y gráficas que
muestren claramente tus datos y
resultados.

El informe debe ser escrito en computadora, con doble espacio y
encuadernado en un cartapacio. Los requisitos pueden variar en
diferentes lugares así que coteja con tu maestra sobre
las reglas de la feria en tu región. Generalmente en el
informe se debe incluir lo siguiente:

Página titular – Con el título de tu
proyecto
centralizado. Escoge un título corto y descriptivo, que
vaya al grano.
Abstracto – Resume los puntos más importantes
de tu proyecto. Indica el propósito, hipótesis,
métodos,
resultados y conclusiones que obtuviste. Debe ser corto y
claro, y aunque aparece al principio para beneficio de los
jueces, es lo último en escribirse.
Reconocimientos – Reconoce a las personas que te
ayudaron.
Tabla de contenidos
Introducción – Describe el problema de tu
investigación, indica el
propósito, la hipótesis y brevemente
menciona los métodos que usarás. Si ya hay
trabajos relacionados con el problema puedes mencionarlos.
Trata de ganar la atención de los que leer tu
trabajo.
Explica por qué es importante tu
investigación.
Metodología – Describe detalladamente
tu diseño experimental, el material y equipo
que usaste, el procedimiento
que empleaste.
Resultados – Presenta los datos que encontraste en
forma clara usando tablas y gráficas.
Discusión de Resultados – Muestra los
resultados más importantes e indica cómo
confirman ( o refutan) tu hipótesis.
Presenta los márgenes de error en cada medida y en el
resultado.
Conclusión – En esta sección, escribe
los resultados de tu investigación. Menciona lo que
aprendiste en tu investigación. Si tus resultados
apoyaron tu hipótesis indícalo así.
(¡Cuidado! No debes decir que tu hipótesis es
cierta, lo correcto es decir que fue apoyada.) Si los
resultados no apoyaron tu hipótesis también
lo debes de escribir. Además debes incluir posibles
fuentes de
error y muy importante, hacer proyecciones (sugerir
futuras investigaciones
sobre el mismo tema).
Bibliografía – Haz un listado de los libros y
revistas que usaste para buscar información.
Apéndices – Aquí se incluye
información adicional en forma de gráficas,
fotos, dibujos,
etc.

Te presente los siguientes puntos al escribir tu informe:

Las fotos, dibujos, diagramas, tablas y gráficas son
herramientas
muy útiles para explicar tu proyecto, además de
hacerlo más atractivo.
Ten mucho cuidado al redactar tu informe. Esmérate
en que tu trabajo esté limpio, bien organizado y sin
errores de ortografía.
No uses palabras rimbombantes al redactar tu informe. Trata
de ser lo más claro posible, para que todo el que lo lea
pueda entenderlo bien. Puedes usar las palabras técnicas
que sean necesarias pero sin afectar la claridad.
Incluye resultados negativos pues son parte (valiosa,
aunque no lo creas) de tus datos. De ellos puede salir la
inspiración para nuevos experimentos.

2.3.- Redacción de un resumen

Para realizar un resumen se debe:

Tener objetividad.
Tener clara la idea general del texto, sus
ideas fundamentales y las secundarias que sean cruciales para
el entendimiento de las principales.
Subrayar las partes principales del texto, tomar nota de
las ideas más significativas y apuntar palabras
clave.
Esquematizar lo subrayado.
Es necesario encontrar coherencia entre las frases
subrayadas, para que el resumen quede perfecto.
Es necesario comprender el texto y así lo
podrás resumir.

Tipos de resumen

Resumen informativo

Sintetiza el contenido del texto original, el mensaje de
la
comunicación, y es muy útil para dar una idea
rápida y general del texto.

Es la reducción de un texto, en unas proporciones que
pueden ser propuestas, pero que en general suele ser un 25% del
texto, escrito con las propias palabras del redactor en las que
se expresan las ideas del autor.

Resumen descriptivo

Explica la estructura del
escrito, así como las partes fundamentales, las fuentes o
el estilo, y es muy útil en el caso de textos extensos o
complejos porque ayudan al lector a comprender la
organización de este y localizar en él los
datos que le puedan interesar.

Resumen abstracto

Es una variante del resumen generalmente de tipo descriptivo,
que encabeza los artículos científicos.
Habitualmente se incluye en el propio artículo,
después del título y en la primera página.
Su función
es informar sobre el contenido del texto a fin de que los
posibles lectores se puedan hacer una idea general en poco
tiempo y
decidir si les interesa leer el documento íntegro. En
general, no incluye datos concretos, como cifras o
porcentaje.

La síntesis

Consiste en resumir diversos textos que tratan un mismo tema o
temas relacionados. Esta técnica de reducción
textual te permite reunir los elementos esenciales de más
de un texto para obtener un resumen coherente. No se trata de
producir un resumen diferente de cada texto, sino un solo resumen
que sintetice y relacione los textos de partida. La
práctica de la síntesis
es imprescindible en los exámenes y trabajos
académicos, donde debes demostrar tu conocimiento
de diversas fuentes bibliográficas, tu capacidad para
relacionar. La síntesis tiene que respetar las ideas del
autor. Por lo tanto, no expresa conceptos propios.

2.4.- Redacción de un oficio

Clases

Oficio simple o directo

Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta
estándar y el texto o contenido van dirigidos a una sola
persona. Generalmente se usa para una invitación, una
felicitación, una petición, un agradecimiento o un
informe de eventos o
actividades culturales o deportivas. También cuando un
gerente se
dirige a una empresa para
gestionar algún servicio.

Oficio múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va
dirigido a distintos y varios destinatarios, y por esta
razón las instituciones
o dependencias incluyen el número de oficio, dejando
puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del
destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto
sirve, además, para agilizar el proceso que
dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la
emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones,
sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos
simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es
vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a
subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o
jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente,
es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es
importante recordar que:

el número de oficio es el mismo para todos los
ejemplares que se van a distribuir;
en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la
palabra distribución, que viene a ser la
última parte de este tipo de oficio (véase
ejemplo).

Oficio de trascripción

La palabra trascripción nos indica la finalidad
de este tipo de redacción: es un documento que sirve para
transcribir el contenido del oficio tal como se da en el
original, íntegramente y sin ninguna alteración.
Todo el fragmento o párrafo trascrito debe ir entre
comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares,
directivas u otros casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio
de este documento es el de autoridad a
subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.
Este documento servirá para transcribir informes
relevantes e importantes.

Partes

Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen
membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde
se envía, el día, el mes y el año en
curso.

Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el
memorando; la palabra oficio con mayúsculas,
seguida del número de expedición y separada por una
línea oblicua y, a continuación, las siglas de la
oficina de
procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.

Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más,
según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se
dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la
palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen,
se indica con claridad el mensaje del texto, que se
explicará en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario
mencionar la numeración del documento recibido con
anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta
palabra también se escribe con mayúscula y debajo
del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar
decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a
conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y
muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el
texto, tales como:

"Tengo a bien comunicarle…"
"Me es muy grato comunicarle…"
"Tengo el honor de dirigirme…"
"Tengo el agrado de dirigirme…"

Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi
consideración y estima personal.

Atentamente,

Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que
firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue,
más el sello respectivo.

Iniciales

Al igual que en el memorando, las iniciales del remitente se
escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas,
las de la persona que mecanografió el documento.

Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta
al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas,
programas,
etc.

Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples;
aquí se menciona a las personas y las dependencias a
quienes va dirigido el oficio.

Capítulo 3

Habilidades para preparar un
buen documento final

3.1.- El Estilo

El estilo es el conjunto de características o cualidad
que diferencian y distinguen una forma de escribir de otra. El
estilo es el sentido vital, la personalidad
transferida al desarrollo
oral o escrito del tema.

En tanto que la redacción y la gramática son
instrumentos que sirven para lograr la mejor manera de expresar
una idea, el estilo indica el modo -personal e intransferible de
hacerlo.

El estilo, por otra parte, exige la delimitación previa
del tema a desarrollarse. Así, el informador, el
reportero, el corresponsal, deben darse una respuesta previa a
cada una de estas preguntas:

¿Qué se expresa?

¿Cómo se expresa?

¿Para qué se expresa?

¿A quién se expresa?

Las respuestas nos llevarán a la
delimitación de dos situaciones:

1.- El canal mediante el cual se transmitirá la
información.

2.- El medio al cual se transmite la información: si es
individual o colectivo, rico o pobre, intelectual o poco
instruido, alfabetizado o semialfabetizado.

3.2.- Redacción de introducciones o Párrafos
de apertura

El Párrafo de apertura o introducción es único y
frecuentemente puede ser el más importante de todos los
que escribirá en su documento. Es en este párrafo
donde Usted debe captar la atención de su lector, expresar
claramente sobre qué se escribe y dar el tono adecuado a
su mensaje.

Los siguientes puntos le servirán para establecer un
criterio que le ayudará a lograr un Párrafo de
Apertura efectivo.

Un Párrafo de Apertura Efectivo
debe:

> Hacer contacto personal y darle
el tono adecuado a nuestro mensaje, en función del motivo
del mismo.

> Captar la atención del
lector.

> Incluir la Frase Clave e informar
claramente al lector de qué se trata el documento.

> No ser de más de 3 o 4
frases.

Existen algunos otros aspectos que pueden ayudarle a lograr
Párrafos de Apertura efectivos; pero si Usted sigue el
criterio antes mencionado, estará favoreciendo ampliamente
la obtención de un buen resultado.

3.3.- Uso de las palabras o frases de
transición

Para lograr que su documento se pueda leer con fluidez y se
entienda mejor, es importante usar palabras y/o frases de
transición.

Las frases y palabras de transición le permiten ir
conectando las diferentes ideas y datos que se expresan en su
redacción de una manera práctica y fluida.
Ejemplos:

"Como Usted sabe…", "Sin embargo…",
"Particularmente…", "A menos que…" y muchas
más.

3.4.- Uso de listas

Cuándo, Cómo y Porqué usar
listas.

Cuando Usted lee un documento de negocios no lo hace como si
fuera una novela. Al leer
un documento de negocios Usted normalmente busca
rápidamente identificar el motivo del escrito y la
información importante.

Muchas veces, si únicamente organizamos los datos en
párrafos escritos en prosa simple, la información y
el mensaje se pueden volver confusos. Esto se vuelve aún
más notorio, entre más complicado y técnico
es el documento. Por lo anterior, frecuentemente se recomienda el
uso de listas.

Tenga en cuenta que en un documento de negocios, cuando se
presentan tres o más piezas de información
relacionadas entre si, uno puede – y muchas veces debe – usar
listas.

Las listas son más efectivas que los
párrafos en prosa simple porque:

> Comunican
información más rápida y efectivamente

> Nos ahorran
tiempo de escritura

> Reducen el
riesgo de
cometer errores de estructura y puntuación

IMPORTANTE: al usar listas en sus
documentos de negocios, asegúrese de distribuir el
contenido de las mismas de una forma organizada y uniforme, de
tal manera que la información sea fácil de
encontrar y entender. Si su lista contiene muchos elementos y
puede agruparlos en subcategorías, hágalo.

Sobre la puntuación en las listas: use el punto "."
final en sus listas cuando por lo menos uno de los elementos de
las mismas sea de más de una oración completa.

3.5.- La conclusión y el cierre

Esta parte también es muy importante. El último
párrafo de su redacción juega un papel clave para
este propósito: debe de ayudar a reforzar y redondear lo
que se expresa en su documento.

Un buen cierre:

– Hace un último contacto personal
con el lector. Esto es particularmente importante cuando Usted
trata de influenciar.

– En algunos casos puede usarse para
recapitular la idea principal.

– Se asegura de que no queden cabos
sueltos.

– Le informa al lector qué sucede
después. Si el resultado de la lectura del
documento debe ser una acción,
lo asienta claramente.

– Utiliza un lenguaje específico con
relación al mensaje que se desea transmitir.

3.6.- Elaboración de una bibliografía

Todo artículo científico que refleje una
investigación realizada contendrá referencias a
otros autores y otros estudios que nos han ayudado a plantear
nuestro trabajo. Dichas citas se deben realizar en el texto
cuando hagamos referencia expresa a un autor o artículo
concreto.
Aunque hay varias formas de citar, el patrón que nosotros
seguiremos será:

– Escribir entre paréntesis el apellido del autor y el
año de publicación separados por una coma.

– Si se citaran varios trabajos a la vez, se
escribirían a continuación de la misma forma y
separados con punto y coma.

– Si se citaran dos o más trabajos a la vez del mismo
autor, no se repetirá el nombre, sino que se
pondrán a continuación los años de
publicación separados por una coma.

– En el caso de que hubiera publicados en el mismo año
dos trabajos del mismo autor se añadirían las
letras a, b, c… a los años para distinguirlos.
Estás letras también se añadirán en
la lista de referencias al final del artículo.

– Si hay más de tres autores, se especificará el
primero seguido de la fórmula latina et al.

Más adelante, en el último apartado de nuestro
trabajo se concretará y especificarán todos los
datos del artículo o libro al que
nos estamos refiriendo, así como otras fuentes consultadas
y no necesariamente citadas. Es lo que constituirá la
bibliografía del
trabajo.

En primer lugar todas las referencias deberán estar
ordenadas por orden alfabético, y dentro de cada una de
ellas habrá que seguir el orden especificado a
continuación.

LIBRO:

1. Apellido del autor (o en su defecto editor), nombres de
pila reduciéndolos a las iniciales. Cuando existan varios
autores se separarán por punto y coma y un espacio.

2. Año de publicación, entre
paréntesis.

3. Título en cursiva, respetando mayúsculas y
minúsculas.

4. Edición, si no es la primera.

5. Editorial.

6. Lugar de publicación.

Conclusiones

Capítulo 1: La redacción técnica es una
herramienta muy útil tanto en la vida diaria como en la
profesional ya que siempre se tiene que saber elaborar documentos
formales dirigidos a entidades o personas.

Capítulo 2: Existen muchos documentos pero en este
capítulo apreciamos los principales.

Los oficios y los informes nos son muy útiles en
nuestra carrera ya que los utilizamos con frecuencia

Capítulo 3: El estilo y la bibliografía son el
alma de los
documentos ya que con ellos podemos plasmar nuestra personalidad
con las palabras utilizadas y las fuentes tomadas.

Bibliografía

Rosalia Diaz – Barriga Martinez

La Redacción Técnica – Edicion 2001 –
México

Webgrafía

http://es.wikipedia.org/wiki/Carta
http://www.mailxmail.com/curso/excelencia/ortografia/capítulo8.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)
http://es.wikipedia.org/wiki/Resumen
http://www.cic.ipn.mx/editorial/informes/programas/publicar.html#tres
http://www.englishcom.com.mx/tips/redprof2.html#2
http://sek-portal10.ucjc.edu/portal/page/portal/ucjc/Biblioteca_Inicio/Biblioteca_Rincon_Bibliografia