Análisis de la estructura organizacional de la alcaldía municipal de Restrepo Meta, Colombia

La organización es para toda empresa el pilar
del éxito,
denotando el éxito no sólo como el triunfo ante una
expectativa, sino como el crecimiento, la innovación y la constante
formulación de objetivos, lo
que conlleva a un inminente éxito de una forma
organizada.

Introduciendo este punto de vista subjetivo, me
gustaría compartir la experiencia que tuve al conocer
la
organización de la Alcaldía Municipal de
Restrepo (Meta), teniendo en cuenta que como municipio de
cultura e
historia un
aspecto primordial en su misión es
ser un potencial agroturístico del Meta y la
Orinoquía a partir de la
administración y manejo sostenible de su riqueza;
este aparte de su misión no sólo refleja su
respeto por la
naturaleza y
su cultura, sino el deseo de llegar al éxito con base en
la buena organización de su administración, que realmente será
la encargada de guiar sus objetivos al logro; es ahora cuando
considero conveniente y oportuno introducirme en la parte de su
administración y poder de este
modo visualiza, analizar y de alguna manera, hacer aportes
útiles a esta gran organización.

La Alcaldía Municipal de Restrepo ha adoptado el
modelo de
organización formal, reflejando tanto la parte
jerárquica, como su debida división del trabajo y
así mismo evidenciando el respectivo orden y conducto
regular a seguir respecto a la necesidad sobreviniente,
ésta organización formal es el reflejo de una buena
coordinación, por que manifiesta los
niveles de la organización y de allí se deriva su
responsabilidad con la misma, un punto de vista a
aportar, es a tener precaución y no caer en la rigidez, es
decir, el adoptar una organización formal debidamente
legalizada, no quiere decir que si el conducto regular no se
cumple, un nivel operacional no podría interactuar con un
nivel directivo, mi propuesta es a dinamizar este concepto, es
tener en cuenta todas y cada una de las sugerencias tanto de
nuestros cliente internos
como de los externos, ya que son nuestros clientes internos
quienes tal vez conozcan más de las expectativas de
nuestros clientes respecto a lo que conocen de nuestra
organización y los gustos y preferencia en su
posición de clientes.

A partir de la organización formal empleando una
Departamentalización funcional, la
Alcaldía Municipal de Restrepo, ha estructurado un
organigrama
general que nos permite evidenciar tres niveles
jerárquicos, teniendo en cuenta que los niveles
organizacionales existen porque hay límite al
número de personas que un gerente puede
supervisar con efectividad, en este caso a la cabeza de la
organización tenemos a el Alcalde Municipal como nivel
directivo, del cual se desprende cinco secretarias bajo su propia
dirección, coordinación y supervisión, representando el nivel
ejecutivo, de igual forma el organigrama nos refleja una
dependencia que se desprende directamente de cada secretaria que
constituye el nivel operativo; de la anterior descripción, nos podemos hacer una idea muy
cercana de su ámbito de control y es
precisamente una organización formal con Departamentalización por función
con tramos estrechos, lo que facilita una
supervisión directa, un control estricto y una comunicación rápida entre
subordinados y superiores, teniendo en cuenta que existen
políticas claras y que así mismo se
ha procurado no involucrarse demasiado en las funciones y
decisiones de cada departamento, pues hay que resaltar, el grado
de confianza que se tiene en la organización, lo cual los
ha llevado a armonizar un ambiente de
trabajo no sólo de confianza, si no de responsabilidad y
empoderamiento de cada subordinado respecto a las labores
encomendadas; no sobra resaltar, que la palabra armonía no
es sinónimo de evadir conflicto,
sino de comprender que cada discusión genera un
enriqueciendo ideológico, concepto que se ha unificado en
la organización y respecto al cual se tiene la claridad
para distinguir una situación de aprendizaje a una
situación de tempestad.

Así como es claro su ámbito de control, es
de importancia destacar la forma como se han organizado, quiero
decir como se han agrupado por actividades y personas en
departamentos para hacer posible que la organización se
extienda y sea coordinada, para lo cual se ha implementado
la Departamentalización Funcional reflejando una
coordinación de actividades y jerarquía
organizacional claras, este tipo de Departamentalización
es el más adecuado a su actividad, pues la Alcaldía
Municipal no esta orientada a satisfacer un cliente determinado,
si no a trabajar conjuntamente en las decisiones que lleven al
desarrollo de
una región, en este caso los procesos que
adelante para alcanzar su objetivo
principal son los procesos que nos enmarcan una
organización que se basa en proyectos que
cumplen con estrictos pasos de aprobación, lo que requiere
que cada departamento se encargue de llevar a cabo su
función para este u otro proyecto y
así mismo pase a otra área para su
complementación; claro esta que estoy dando un ejemplo
respecto a proyectos contemplados en su plan de
desarrollo , pero así mismo, es de conocimiento
general que las Alcaldía abarcan toda o la mayor parte de
la administración de un Municipio y más en el caso
especifico de la Alcaldía Municipal de Restrepo, que
cumple no sólo con la función de Dirigir y
coordinar todas las labores administrativas del municipio y
actuar como representante legal ante todas las entidades
sociales, gubernamentales y administrativos, sino también,
ejerce autoridad de
policía y judicial del municipio como órgano
principal, entre otras funciones, por todas estas actividades en
cabeza de la Alcaldía Municipal de Restrepo, es claro, que
su mejor forma de departamentalizar sus dependencia, es de forma
funcional, así de esta forma se puede conducir a una mayor
especialización dentro de la organización y tener
un debido procesos eficaz de sus funciones; de igual forma, esta
clase de
Departamentalización tiene una desventaja muy notable y es
la limitación al desarrollo de sus funciones, es decir,
cada funcionario no esta dispuesto a ser flexible en el
desarrollo de actividades no relacionadas a su función,
tal vez no sólo por disposición, si no porque
está tan especializada en su área, que realmente no
tiene el
conocimiento idóneo para desarrollar una actividad
diferente a la suya.