Estrategias para dirigir reuniones de trabajo (página 2)

Tipos

Características

Comentarios

Nervioso

Tiemblan sus manos y voz, deja frases sin
terminar, no ve de frente al grupo.

El nerviosismo desconcierta al grupo y puede
perderse la confianza en el Director. Se recomienda
realizar ejercicios de respiración, relajación y
vocalización, para disminuir la tensión y
recobrar ánimos.

Regañón

Humilla al participante o le llama la atención delante del grupo o en
privado.

Frecuentemente se deba a falta de
preparación del tema

Astrónomo

Busca en el cielo la frase que necesita para
completar una idea.

Presumido

Actúa en forma visiblemente forzada.
Pretende mostrar una gran seguridad en sí mismo.

Es conveniente cuidar y mejorar la
presentación, pero sin perder la naturalidad en la
exposición.

Catedrático

Trata a los participantes como si fueran alumnos.
Se expresa en forma académica.

Normalmente se presenta en las personas con
experiencia docente. La
educación de los adultos es distinta a la del
estudiante, en consecuencia, es necesario hacer sentir al
participante que no está asistiendo a una escuela.

Cansado

Todo el tiempo
permanece sentado y en la misma posición

Causa la impresión de estar
cansado o de no tener interés en el tema y ambas cosas
pueden ser transmitidas al grupo

Desafiante

Permanece con los brazos cruzados
como en actitud
de reto.

El grupo siente que cualquier objeción
sobre lo expuesto provocará una situación
difícil por lo que es molesto provocar la
discusión.

Desarreglado

Despeinado, sucio, corbata de lado,
desaliñado.

Hace que el Director pierda el respeto
y aprecio del grupo. El participante no se esfuerza en la
realización de sus trabajos.

Maniquí

Arregla su ropa, se peina, arregla sus manos
delante del grupo.

Demuestran mala educación, causa mala
impresión y distrae la atención del grupo.
Hay que ajustar todos los detalles que tengan que ver con
la presentación personal
ANTES de iniciar la reunión.

Balancín

Se mueve balanceándose sobre
los pies.

Se debe normalmente a un estado
nervioso que provoca movimientos inconscientes, los cuales
deben ser identificados y corregidos.

Mimo

Exagerado en su mímica y particularmente en
el uso de los brazos.

El exceso de mímica distrae la
atención del grupo, hay que dosificarla y utilizarla
con propiedad.

Apoyado

Permanece apoyando sus manos en una mesa o
silla.

Refleja inseguridad en el tema y distrae la
atención del grupo que espera suceda algún
accidente.

Apuntador

Juega con un lápiz mientras hace su
exposición.

Cuando se está al frente de un auditorio,
cualquier cosa puede distraer la atención del grupo,
por lo que se recomienda cuidar la presentación
personal y los modales.

Monedero

Se mete las manos al bolsillo y hace sonar los
objetos que tenga dentro. (monedas, llavero)

Distrae al grupo. Se recomienda
tomar conciencia de este defecto y
evitarlo.

ITEMS

SI

NO

• 1. ¿Tiene en mente los objetivos a
  ser alcanzados?

• 2. ¿Se ha documentado
  adecuadamente?

• 3. ¿Ha preparado su
  introducción?

• ¿Es Motivante?

• ¿Es clara y concreta?

• ¿Es apropiada al grupo y tema a
  desarrollar?

• ¿Determinó puntos clave donde
  debe enfatizarse?

• 4. ¿Ha estudiado al
  grupo?

• ¿Ha considerado de antemano las
  respuestas que dará el grupo?

• ¿Ha determinado medios y maneras para conseguir la
  participación, estimular el pensamiento y despertar
  interés?

• ¿Ha anticipado las situaciones
  problemáticas que puedan surgir?

• ¿Ha considerado cuál puede ser
  el pensamiento del grupo?

• ¿Ha pensado la posible
  colocación de los participantes de acuerdo a sus
  características individuales?

• ¿Todos han sido avisados del lugar y
  hora de la reunión con la debida
  anticipación?

• 5. ¿Ha estudiado cuidadosamente el
  esbozo de la reunión?

• ¿Ha especificado los puntos importantes
  a ser resaltados?

• ¿Ha determinado los puntos donde deben
  hacerse breves resúmenes?

• ¿Ha considerado experiencias e
  historias que deben ser contadas para mayor
  énfasis?

• 6. ¿Ha planeado cuidadosamente el
  tiempo necesario?

• Para toda la reunión.

• Para cada tópico o punto
  importante.

• Si la reunión es muy larga, ¿ha
  previsto un receso?

• 7. ¿Ha verificado los requisitos
  indispensables para la reunión?

• 8. ¿Ha preparado y está
  familiarizado con el material necesario?

• Los gráficos, rotafolios,
  franelógrafos, proyectores,
  ¿están listos?

• ¿El material a distribuir está
  preparado y en cantidad suficiente?

• ¿Cuenta con el equipo
  necesario?

• ¿Ha revisado las películas a ser
  presentadas y planeado su uso?

• ¿Ha preparado los estudios de
  caso?

• ¿Están predeterminadas las
  presentaciones?

• 9. El local de la
  reunión:

• ¿Tiene pizarrón y otras
  facilidades?

• Las sillas y mesas están arregladas de
  acuerdo con el tipo de reunión y son las
  adecuadas?

• Si fuere permitido fumar, se ha aprovisionado
  de ceniceros?

• ¿Cuenta con tiza, cinta pegante,
  tachuelas, borradores, papel,
  lápices?

• ¿Ha verificado que no hay ruidos que
  pueden causar interrupciones en la
  reunión?

• ¿La ventilación,
  iluminación, temperatura, son las
  adecuadas?

Tipo

Características

Cómo Debe el Director
Tratarlo

Inteligencia

Superior

• Entiende rápidamente.

• Hace más que el participante
  término medio.

• Aprende sin mucha supervisión.

• Obtiene las mejores calificaciones.

Darle más trabajo
que al término medio.

Asignarle las tareas más
difíciles.

Utilizarlo como asistente.

Hacerlo competir con compañeros del mismo
nivel.

Desarrollar al máximo su
capacidad.

Sabelotodo

• Es exhibicionista por naturaleza.

• Su actitud Irrita al grupo.

• Usa el grupo para lucirse.

Mantenerlo bajo control.

Aprovechar sus conocimientos y experiencias para
apoyar el asunto de la reunión para beneficio del
grupo.

Charlatán

• Monopoliza la reunión.

• Es extrovertido.

Mantenerlo ocupado durante la
reunión.

Cortar su intervención sutilmente,
haciéndole una pregunta concreta o resumiendo su
intervención.

Fuera del Tema

• Trata de exhibir sus conocimientos.

• Se sale del tema.

• Demuestra poco interés y
  energía.

• Sus realizaciones son casi nulas.

Insistir en que el tiempo es limitado.

Preguntarle regularmente para que esté
preparado.

No dedicar tiempo a temas que no están
relacionados con lo que se esté tratando.

Impuntual

• Llega siempre tarde.

• Entrega las actividades asignadas
  después que la mayoría del grupo lo ha
  hecho.

No alterar el horario porque relaja la disciplina del grupo.

Informarle con tacto que su impuntualidad
interrumpe el
trabajo de los demás.

Hacer énfasis en el valor
del tiempo y la responsabilidad.

Retrasado

• Lento para entender.

• Demuestra poca habilidad para realizar las
  actividades.

Analizar sus deficiencias.

Asignarle tareas extras.

Ofrecerle entrenamiento individual

Soñador o
Ausente

• Cara de sueño.

• No Atiende.

• Siempre está
  distraído.

Manténgalo ocupado.

Diríjase a él
frecuentemente.

Supervíselo de cerca.

El director debe analizar su estilo de dirigir
reuniones, si éste es el tipo de participante que
más se manifiesta en el grupo.

Pendenciero

• Actitud agresiva.

• Testarudo.

• Muestra poca habilidad para relacionarse
  socialmente.

Evitar que se propicien discusiones o
enfrentamientos.

Observar su comportamiento de manera más de
cerca.

Reforzarlo positivamente si modera su
actitud.

Intransigente

• No le gusta asistir a ninguna actividad
  extra.

• Demuestra escepticismo.

• Se resiste a los cambios
  tenazmente.

Observar si presenta las condiciones necesarias
para asimilar el programa,
antes de involucrarlo.

Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de
otros.

Murmurador

• Habla en voz baja con otro compañero
  mientras el Director está explicando.

Sorprenderlo con una pregunta.

Pedirle amablemente que haga en voz alta sus
comentarios..

Adulador

• Usa toda su inteligencia para no
  trabajar.

• Trata de ganar la simpatía del Director
  con obsequios, alabanzas o favores
  personales.

Explicarle que los aspectos que serán
tomados en cuenta para su evaluación son el trabajo,
la honestidad y la aplicación que
demuestre en conseguir el objetivo
planteado.

Tímido

• Teme expresar sus ideas
  públicamente.

No pedirle que dé su opinión antes
que la del grupo.

Gane su confianza asignándole tareas sobre
temas que él domina y haga que los presente al
grupo.

Haga que supere su timidez Por medio de preguntas
sencillas, y logre su mayor participación en el
grupo.

Criticón

• Está en contra de todos y de
  todo.

• Busca constantemente errores que
  criticar.

Hacerlo hablar antes que el grupo y controlarlo
después que ha expuesto sus ideas.

Mantenerlo ocupado durante la
reunión.

Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar
las de otros

Tipo

Caracte

rísticas

Usos

Recomendaciones

General

Es la que formula el Director a todo
el grupo

• Iniciar una
  reunión.

• Cambiar el tópico u
  orientación de la reunión.

• Conseguir diferentes
  opiniones.

• Estimular la
  participación

• Reanimar la
  reunión.

• Clausurar la
  reunión.

• Identificar a los
  participantes.

El Director corre el peligro que la
reunión sea monopolizada por los charlatanes o los
que dominan el tema, razón por la cual los
tímidos o no conocedores, tienden a evitar
participar.

Dirigida

La que hace el Director a un
determi-

nado partici-

pante.

• Orientar a la persona en cierta
  dirección.

• Estimular a los tímidos o
  perezosos.

• Iniciar una
  discusión.

• Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento.

• Para aclarar conceptos, ideas,
  opiniones.

• Aprovechar la experiencia o
  conocimientos de un participante.

• Cuando no hay respuesta a una
  pregunta general.

• Propiciar la interacción
  entre los participantes.

• Controlar a los
  participantes.

Llamar a la persona primero por su
nombre,

Considerar las características
individuales de los participantes
tímidos.

Si se abusa de este tipo de
preguntas, la reunión se convertiría en un
duelo de preguntas y respuestas.

No hacerlas al inicio de la
reunión si se no conoce a los
participantes.

Redistri

buída

La formula un partici-pante al
Director y luego éste la dirige al grupo.

• Estimular una
  discusión.

• Cuando toman al Director por
  sorpresa.

• Cuando hacen una pregunta
  embarazosa o mal intencionada.

• Reanimar la
  reunión.

• Conseguir distintos puntos de
  vista en relación a la pregunta.

• Cuando no se sabe la
  respuesta.

• Conseguir
  interacción.

No abusar de ella, pues de hacerlo,
se genera una impresión de inseguridad en el
auditorio.

Pérdida de
autoridad

Si varias personas pueden contestar
la pregunta posiblemente querrán intervenir y se
puede perder tiempo.

Se sugiere un uso limitado de esta
estrategia.

Rediri

gida

Es la que le hace un partici-pante al
director y éste luego le refiere a otra persona del
grupo.

• Aprovechar la experiencia del
  experto o conocedor del tema.

• Lograr intervención del
  tímido si la pregunta es fácil y el
  Director está seguro de que el participante puede
  responderla.

• Controlar a los
  participantes.

• Propiciar la
  interacción.

Si se usa en demasía, genera
sensación de falta de preparación del
director.

Se deben considerar las
características individuales del
participante,

se recomienda llamarlo por su nombre
y luego formular la pregunta.

Reverti da

Es la dirigida por un partici-pante
al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo.

• Cuando es hecha con el
  propósito de colocar al Director en una
  situación difícil de manejar.

• Cuando se presiente que el
  participante que la formula sabe la respuesta a la
  misma, pero por alguna razón no la ha
  expuesto.

• Para que el participante
  tímido exteriorice su opinión.

• Usarla sólo cuando se
  está completamente seguro del motivo de la
  pregunta.

• Se sugiere un uso limitado de
  esta estrategia.