Manual Word, Power Point y Excel (página 3)

Centrada: en esta
ocasión se situará en el centro.

Derecha:igual que
las anteriores, pero en esta ocasión se sitúa a la
derecha.

Otra:esta
opción nos permite realizar una alineación manual.

Si escoges la opción
Avanzado aparecerá una nueva ventana
en la que podrás escoger la distancia que quieres que exista
desde la imagen hasta el dibujo y además
podrás seleccionar en que lado deseas que aparezca el
texto.

•Selecciona la opción
Estrecho y
Ajustar a ambos lados.

• Acepta la ventana
actual.

•Mueve la liebre hasta situarla en su
sitio.

Se deberá moverla poco a poco para poder conseguir su
situación correcta.

•Selecciona las mismas opciones para
esta.

•Sitúala en su sitio.

Microsoft
Excel

Introducción

En esta segunda parte del manual para alumno, vamos a
aprender como a utilizar Excel, nos introduciremos en el
mundo de las tablas.

Excel tiene una gran variedad de cosas que si eres
persona de negocios, te va a servir
mucho.

Excel esta diseñado principalmente para llevar
 registros y calcular
precios y costos de
costos, esto te serviría o
te servirá para tu empresa.

Empezar a trabajar con Microsoft
Excel

Para empezar a trabajar con MICROSOFT EXCEL
tenemos que familiarizarnos con el.  Para eso tenemos
que  ver el entorno de Excel.

Como se puede  ver, también esta dividido en 3
partes

v  Una barra de
control

v  Una barra de
herramientas

v  3 Hojas de
cálculo

HERRAMIENTAS DE MICROSOFT
EXCEL

Las herramientas básicas de Microsoft Word tanto como las
de Microsoft Excel son las mismas
como son las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y
tamaño de letra, esas están incluidas en la pagina 4 y
5, solo mostrare las nuevas de Excel.

Barra de funciones: Esta es una de las cosas
principales de Excel por ser tan eficiente y donde se muestran
todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas
adelante.

 Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2
o mas celdas, obviamente que contengan números y da el
resultado en otra celda.

 Orden Ascendente: Este botón es para
que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de
izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo.

Graficas: Este botón es para
insertar una grafica enhoja de cálculo, hay muchos
tipos de graficas.

 Copiar Formato: Copia el formato de una
celda a la que estaba seleccionada, comodinero,
contabilidad, etc.

 Estilos: Estos son los estilos, nos sirven
para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales
quiere uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero
y al quitar la selección de la celda aparece el signo
de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo
solamente que no se pone el signo de pesos sino el de por
cientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el
numero.

 Agregar o disminuir decimales: Estos
botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un
número con muchos decimales.

 Unir celdas: Este botón es muy
útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente
para titulares.

QUé ES MICROSOFT  EXCEL Y
  CUALES  SON SUS
CARACTERÍSTICAS

Excel es un programa que sirve para hacer
hoja de cálculo y de eso se puede sacar mucho
provecho, porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular,
convertir, expresas, graficar y muchas cosas más.

Las principales características de Excel
son:

v  Es una hoja de
calculo

v  Puede hacer
cálculos muy largos

v  Tiene
limitaciones increíblemente pequeñas

v  Una tabla no es
un reto par Excel

v  Plantillas y
ejemplos muy explícitos

v  Relleno y
formato de celdas

FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos
permite darle una buena presentación a nuestra hoja de
cálculo resaltando la información más
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir
la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente. Por
ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del
año y resaltar en color rojo las pérdidas y en
color verde las ganancias, de esta forma sabremos
rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes
opciones disponibles en Excel2003 respecto al cambio de aspecto de las
celdas de una hoja de cálculo y
cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la
letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de
visualizar números en la celda.

Excel nos permite cambiar la apariencia de los
datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente,
el tamaño, estilo y color de los datos de una
celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja
de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien
la barra de herramientas, a continuación te describimos
estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás
previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere
modificar el aspecto:

Utilizando la barra de menús:

De la barra de menús desplegar el menú
Formato.

Elegir la opción Celdas…

Del cuadro de diálogo que se abre,
Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña
Fuente, aparecerá la ficha de la
derecha.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos
clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha,
aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la
celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que
más se adapte a lo que queremos.

A continuación se explica las distintas opciones de
la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente
determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativos
delante de su nombre,
nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir,
que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además
es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de
fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños
disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de
escritura. No todos los
estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos
posibles son: Normal, Cursiva, Negrita,
Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente
elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir
de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es
Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se
abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir
un tipo de subrayado.

Color:Por defecto el color activo es
Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos
distintos: Tachado, Superíndice y
subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos,
hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra
a la izquierda.

Fuente normal:Si esta opción se activa, se
devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por
defecto.

INSERTAR UNA FILA O
COLUMNA

Insertar una fila o una columna puede ser muy útil
cuando hiciste mal los cálculos de filas o columnas te
faltan o te sobran columnas, pero eso ya no es un obstáculo
mas para Microsoft Excel

Es muy sencillo insertar una fila o columna. Digamos que
se tienen 2 diferentes bases de datos y necesitas mas
espacio en el medio, solo hay que seguir estas 2 instrucciones
fáciles:

v  Selecciona una
celda donde quieres que se inserte abajo tu nueva fila y has clic
en el botón derecho y presiona insertar…

v  Selecciona
insertar toda una fila y listo, te la inserta

 Este método también funciona con
las columnas, solo has clic en insertar toda una
columna.

También puedes eliminar una fila completa o
columna, solamente haciendo estos 2 pasos:

v  Selecciona una
celda donde quieres que se elimine en la misma fila (en la
seleccionada) y has clic en el botón derecho y presiona
eliminar…

v  Selecciona
eliminar toda una fila y listo, esta eliminada

Esta, también funciona para las columnas,
solo  se da clic en eliminar toda una columna.

ENCABEZADOS Y RELLENO DE
CELDAS

Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que
mas se usan en una base de datos, como el nombre de la
empresa, nombre de transición, factura,
etc.

Solo se tiene que seleccionar las columnas que se desea
juntar, y has clic en el botón de combinar y centrar,
así:

Para rellenar una celda, se puede usar la opción de
relleno en el menú de herramientas "dibujo", si no se tiene,
solamente hay que dar clic en. Solamente selecciona el color que
quieres que una celda tenga de color y listo.

Ejemplo:

FÓRMULAS Y
FUNCIONES

INTRODUCCIÓN

Esta unidad es una de las más importantes de
este  semestre, pues en su comprensión y manejo
está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo
sino una base de datos que utilizamos con una serie de
fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio
que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la
buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya
definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo,
estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no
conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de
éstas.

FUNCIONES

Una función es una fórmula
predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un
resultado que aparecerá directamente en la celda donde se
introdujo.

La sintaxis de cualquier función es:

Nombre _ función (argumento1; argumento2;…;
argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

– Si la función va al comienzo de una fórmula
debe empezar por el signo =.

– Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada
paréntesis.

– Los argumentos pueden ser valores constantes
(número o texto), fórmulas o funciones.

– Los argumentos deben de separarse por un punto y coma
;.

Ejemplo: =SUMA (A1:C8)

Tenemos la función SUMA () que devuelve como
resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las
celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar
la función.

Las fórmulas pueden contener más de una
función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.

Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo
de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y
trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de
búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una
celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida
siempre del signo =.

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de
operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda ETC.

INSERTAR UNA FUNCIÓN

Una función, es un comando que le das a Excel para
que haga una cosa determinada, nosotros solo aprenderemos las 4
primeras cosas.

Pero primero, tienes que aprender los requisitos para
una formula.

v  Tiene que
empezar con el signo de igual, así le darás a entender
a la computadora que vas a hacer
una formula o función:

             
Ejemplo: =

Después del signo de igual, tienes que decirle que
es lo que quiere que haga (insertar función) las 4 funciones
que vamos a ver son:

Suma: Suma todas las celdas seleccionadas

o           
Promedio: Da el promedio de todas las celdas
seleccionadas

o           
Max: Te da el numero mas grande de las celdas
seleccionadas

o           
min.: Te da el numero mas pequeño de las celdas
seleccionadas

Ejemplo: =suma

v  Ahora, tenemos
que abrir paréntesis y ahí especificar donde es que
queremos que sume, de el promedio, el mínimo o el
máximo numero (en cual celda(s))

Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)

v  Finalmente,
solamente has clic en cualquier de las otras celdas y el
resultado va a aparecer

Ejemplo:

Para métodos más fáciles, en vez
de poner a1, a2, a3, a4…, puedes poner a1:a4

Una función como cualquier dato se puede escribir
directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003
dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos
resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una
celda:

•Situarse en la celda donde queremos
introducir la función, desplegar el menú
Insertar.

•Elegir la opción
Función…

• O bien, hacer clic sobre el
botón  de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar
función de la derecha.

Excel  nos permite buscar la función que
necesitamos escribiendo una breve descripción de la
función necesitada en el recuadro Buscar una función: y
a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma
no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora
Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista
Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver
con la descripción escrita.

 Para que la lista de funciones no sea tan extensa
podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro
combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que
en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la
categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categoría
podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay
que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre
ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en
la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una
breve descripción de ésta. También disponemos de
un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función. A
final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá
el cuadro que se muestra a continuación. En
este ejemplo se eligió la función SUMA.

1. En el recuadro Número1 hay
que indicar el primer argumento o la referencia de la celda donde
este el primer dato a ser sumado.

 2. En el recuadro Número2
habrá que indicar cuál será el segundo argumento.
Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo
argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y
así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer
clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en
medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango.
Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA
(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la
fórmula se expandirá automáticamente cambiando a
=SUMA (A1:A5).

En la Barra de herramientas existe el botón
Autosuma  que nos permite realizar la función SUMA de
forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras
funciones utilizando la flecha de la derecha del
botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista
desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la
Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética),
Cuenta (cuenta valores), máx. (Obtiene el valor máximo)
o mín. (obtiene el valor mínimo). Además de poder
accesar al diálogo de funciones a través de Más
Funciones……

HACER UNA FÓRMULA

Una formula es casi como una función, una
función es algo que la computadora ya tiene hecho
(algo que esta guardado para que haga algo) y una formula, es
como tu función personalizada.

La formula se hace casi igual que la
función:

v  Empezamos con
un signo de igual

v  Ahora tú
puedes hacer una operación básica o larga con respecto
a una celda

Los caracteres que se usan en operaciones
básicas son:

+ Para sumar

– Para restar

* Para multiplicar

/ Para dividir

También puedes incluir una función en una
formula como:

=a1+3*2*suma (a2:a4)

Las formulas son igual o mas útiles que las
funciones porque la computadora no sabe a lo que una
empresa, negocio o tu se van a enfrentar

Las formulas pueden "sustituir" a las funciones, por
ejemplo:

En vez de =promedio (a1:a3) puedes poner =a1+a2+a3/3,
claro que las funciones son mas practicas que las formulas, pero
viéndolo desde otro punto de vista, es muy
útil.

 Una fórmula es una ecuación que
calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las
fórmulas pueden contener números, operadores matemáticos, referencias
a celdas o incluso funciones (las conocerá más
adelante).

•Para trabajar con formulas tenga en
cuenta:

•Siempre empiezan con el signo = colocado
en la celda donde quiere que aparezca el resultado de la
fórmula aplicada.

•Cada fórmula utiliza uno o más
operadores aritméticos.

•Cada fórmula incluye 2 o más
valores que combinan mediante operadores aritméticos. Cuando
utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números,
referencias a celdas, además de otros valores.

Una vez haya decidido las operaciones que necesita y los
datos con los que trabajará, se procede a construir la
fórmula en la celda en la que quiere el resultado final.
Vamos a tomar los siguientes datos como ejemplo:

Supongamos que queremos crear una fórmula para
saber el precio total que pagaremos por
producto. Se procede de la
siguiente manera:

Haga clic sobre la celda D2 para convertirla en celda
activa. Escriba el signo de igual (=)

Lo que queremos hacer es una multiplicación del
precio unitario por la cantidad de productos. Recuerde que se
trabaja con las referencias de las celdas, lo que garantiza que
al realizar cualquier modificación en los datos de entrada
de la fórmula, el resultado final se modificará
automáticamente permitiendo mantenerse actualizado.
Así, escriba luego del signo =B2*C2

Presione Enter y le aparecerá el resultado No es
necesario que repita la misma operación para cada producto
pues Excel tiene una función denominada Auto llenado que lo
hace automáticamente. Continúe con los siguientes
pasos:

Haga clic sobre la celda D2 (donde está el
resultado). Observe que en la esquina inferior derecha de la
selección aparece un pequeño cuadro negro

Coloque el puntero sobre el cuadro de auto llenado y
arrastre hasta la celda D5. Aparecerán todos los
resultados.

Nota: cuando las formulas contienen varias operaciones a
la vez, siempre se separan las de mayor rango de las de menor
usando paréntesis. Ej: = (B2+B3)*C2

GRÁFICAS Y TIPOS DE
ELLAS

Las graficas son otras de las cosas más importantes
de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de
cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple
dibujo.

Vamos a ver como insertar una grafica y que nos muestren
los datos de celdas actuales.

v  Selecciona los
datos que quieres representar

v  Has clic en el
botón para insertar la
grafica

v  Has clic en la
grafica que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas mas
adelante)

v  Has clic en
siguiente

v  En el siguiente
paso, omítelo (2/4)

v  En el paso 3 de
4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e
Y

v  En el ultimo
paso solamente tienes que especificar si quieres poner la grafica
en la misma hoja o en una nueva

 Los tipos de gráficas son:

Columnas y barras: Para comparar valores

Líneas: Mostrar fácilmente muchos
números

Circular: El por ciento de un todo

Área: Presenta la tendencia a través de el
tiempo

ASISTENTE DE GRÁFICOS EN
EXCEL

  El  Asistente de
Gráficos es una de las
características más atractivas de Excel. Con ella puede
crear fácilmente varias clases de gráficos en base a
los datos de su hoja de cálculos.  El Asistente nos
guía paso a paso, para convertir sus números en un
atrayente y colorido gráfico.  

Algunos de los muchos tipos de gráficos, hay uno,
para llenar cada una de sus necesidades.

Para esta pequeña introducción de
Gráficos, yo aplicare  un solo  tipo de
gráfico que es el circular. Un gráfico circular
funciona bien, cuando uno quiere ver cuanto corresponde a cada
parte del todo.

PASOS  PARA REALIZAR  UN
GRAFICO

Ejemplo grafico circula:

1. Para usar el asistente de
gráficos, primero debe seleccionar los datos a ser
graficados.

2. Por ejemplo seleccionar el rango
A7:A13, las etiquetas de fila en la sección Ingresos. 

Mantener apretada la tecla CTRL, desplazar hacia la
derecha y seleccionar el rango   N7:N13, los totales de
cada fila en la sección Ingresos. 

3. Hacer un clic en  el
botón del Asistente Gráfico. El diálogo del
Asistente se abre en el paso 1 de 4.  

  4. Experimentar: Seleccionar cada tipo de
gráfico y hacer un clic en cada uno de los subtipos. Hacer
un clic en el botón, Presionar para ver muestra, la barra
debajo de los subtipos. El panel nos mostrara como se verán
los datos que acaba de seleccionar al utilizar ese subtipo.
¿Qué tipos parecen útiles para estos datos del
Presupuesto?

5. Seleccionar el tipo de Grafico
Circular  y el primer subtipo en la fila de
arriba.  

  6. Hacer un clic en el botón
Presionar para ver muestra y mantener apretado el botón del
ratón, mientras mira el panel con la vista preliminar en el
diálogo. Muestra aproximadamente como se verán los
datos en este tipo de gráfico.

7. Hacer un clic en Siguiente. Se
abre el paso 2 del asistente, mostrando los rangos usados para el
gráfico.   

El rango de datos usa referencias absolutas. Esos
signos $ distribuidos por los
alrededores, esta vez no significan dinero! Si usted mueve sus
datos dentro de la hoja, el gráfico cambiará sus
referencias para hacer juego.  Es súper
útil!

•Se notara que el nombre de
hoja  está incluido en las celdas de referencia,
seguidos por un signo de exclamación. Se puede leer el signo
de exclamación! como "Bang" cuando exprese el rango en voz
alta. Los rangos están separados por una coma. De manera que
el formato correcto para el rango de datos es
NombredeHoja!$Columna$Filia: $Columna$Fila y ponga una
coma entre cada rango usado en el gráfico. La ficha de
Series es usada cuando se grafica más de un juego de datos a
la vez. 

8. Hacer un clic en Siguiente. Pasó 3 del asistente
y se abre en el rótulo Títulos. El grafico circular
variará de acuerdo a sus propios
cambios.   

9. Para el Título del Gráfico
escribir   Presupuesto 1998- Ingresos.

10. Hacer un clic en la ficha Leyenda. Una variedad de
leyendas le dicen que es lo
que representan los colores del gráfico.
Aquí también se puede elegir la ubicación de la
leyenda.

   11. Hacer un clic en cada opción para
ver que efecto produce. Terminar con la leyenda a la
derecha.

12. Hacer un clic en la ficha,  Rótulo de
Datos. Se puede elegir que clase de etiquetas sean
mostradas

13. Seleccionar Mostrar porcentaje o en  Porcentaje
y tildar el cuadro para Mostrar líneas guía.

14. Hacer un clic en el botón  Siguiente para
continuar. Se abre el Paso 4. 

  15. Elegir con un clic  En una hoja nueva y
escribir  en  Ingresos.

16. Hacer un clic en el botón Terminar.

Aparece el gráfico terminado en una nueva hoja
gráfica llamada Ingresos.

 17. Hacer un clic en la barra Fórmula y
escribir  su nombre, 2 espacios, la fecha, 6 espacios,
Proyecto 1: Introducción
a Excel  y pulse ENTRAR. Aparece un marco o cuadro de texto
conteniendo su texto en el centro de la
hoja.  

18. Arrastrar el marco/cuadro de texto hacia arriba a la
izquierda del fondo blanco del gráfico.

Hacer un clic en  Vista Preliminar de
Impresión,  para ver como se imprimirá este
gráfico.  Si fuera necesario, haga sus
correcciones. 

  Hacer un clic en el botón  
Imprimir,  para que se imprima la hoja solamente. Los
parámetros por defecto harán que se impriman todas las
páginas de las hojas activa(s). En este caso hay una sola
página.   

EJERCICIO DE CLASE

•Fx= suma (A1:A4)

•FX= suma (B1:B4)

•Fx= suma (C1:C4)

•Fx= suma (D1:D4)

•Fx= suma (E1:E4)

Que aprendí, aprendí a usar el Asistente
Gráfico para:

•Seleccionar datos y
rótulos 

•Seleccionar tipo de
gráfico

•Dar formato al título del
gráfico, leyendas, etiquetas

•Crear gráfico en hoja
separada 

•Imprimir un gráfico.

•Fx= promedio (B3:F3)

•Fx= promedio (B4:F4)

•Fx= promedio (B5:F5)

•Fx= promedio (B6:F6)

•Fx= promedio (B7:F7)

Microsoft
Office Power Point

INTRODUCCIÓN

¿Qué es una presentación de
PowerPoint?

PowerPoint es un programa específico dedicado a la
creación y visualización de presentaciones, entendidas
como una manera estructurada de presentar
información.

Desde hace bastantes años, se han utilizado los
sistemas de presentación
(acetatos, retroproyector,…) como un mero apoyo a la exposición oral de unos
contenidos determinados. Actualmente, la principal virtud de las
presentaciones es que permiten integrar fácilmente
información de diferentes tipos (texto, imagen. sonido, vídeo,…)
enriqueciendo así el discurso oral, hasta
convertirse en verdaderas experiencias multimedia. Pero no queda
ahí la cosa…

¿Qué es una
diapositiva?

Las diapositivas son cada uno de los elementos que
constituyen la presentación y cada una de ellas podría
identificarse con una lámina o página. Se pueden crear
y modificar de manera individual.

El número de diapositivas varía en
función del contenido de la presentación, pero en
general, podemos decir que es aconsejable que cada diapositiva
contenga una única idea o elemento de
información.

Casi siempre resulta de mayor eficacia didáctica usar una
herramienta informática de un modo
técnico más elemental, pero con una mayor visión
pedagógica.

El Power Point es un programa que
sirve para crear presentaciones gráficas de manera
rápida y sencilla: pueden crearse transparencias para
reuniones empresariales, diapositivas para reuniones de marketing o efectos especiales
para las presentaciones con monitor.

Presentación.- Si pincha sobre
el icono de la varita mágica aparecerá una ventana en
la que se explican varios modelos de autodiseño de
entre los que podrá elegir aquel que le interese. Así,
el propio programa realizará automáticamente todas las
estructuras necesarias, como
tablas, efectos y preguntas. También puede utilizar un
autodiseño como base para otro diseño tomando su
estructura principal e
integrándola con otras tablas y preguntas. En la
práctica, el programa coloca las preguntas según el
orden que establezcamos para las respuestas y con relación a
lo que queramos hacer.

Diapositivas.- Si elige esta
opción, el programa le preguntará dónde quiere
guardar la Base de Datos y con qué nombre. Si hace clic
sobre Crea, se abre también la ventana de Base de Datos, que
contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura
de Access.

Archivos de impresión.- Con
este término se indica el archivo en el que se incluyen
diapositivas, plantillas, notas del autor y la propia estructura
de la presentación.

Clasificación de
diapositivas.-Son las páginas de la
presentación que incluyen títulos, textos,
gráficos, formas, imágenes prediseñadas y
plantillas. Se entregan al público como apoyo de la
presentación. Consisten en una impresión reducida de
las diapositivas (hasta 6 por página) con información
añadida (nombre de la empresa, etc.).

Esquema.- Se presenta junto a una
diapositiva en miniatura (esquema). Se puede llevar a cabo la
presentación trabajando en la pantalla "Esquema" que permite
visualizar el título y el texto principal sin incluir el
gráfico ni el texto tecleado en la casilla de
texto.

CREAR UNA DIAPOSITIVA

Cómo crear una diapositiva: Cuando se abre el
programa seleccionando "Presentación en blanco",
aparecerá una ventana en la que podrá elegir entre 12
alternativas distintas: Diapositiva de Título, Lista con
Viñetas, Texto a Dos Columnas, Tabla, Texto y Gráfico,
Gráfico y Texto, Organigrama, Gráfico, Texto
e Imagen Prediseñada, Sólo Título y en
Blanco.

Se elije la que se considere  mejor y se adapte a
que deseamos (después podrá cambiar el diseño de
una diapositiva así como su orden). Los diseños
automáticos incluyen dónde colocar los distintos tipos
de títulos, texto, imágenes prediseñadas,
elementos gráficos y organigramas. Se activan haciendo
doble clic sobre ellos, o bien seleccionándolos y haciendo
click sobre el botón Aceptar.

Una vez abierta la primera diapositiva, haciendo click
sobre el área en sí, se puede escribir el texto que
prefiera, insertar gráficos e imágenes y formatearlo
todo con los procedimientos
habituales.

VENTANA POWER POINT: BARRA DE
HERRAMIENTAS Y BARRA DE ESTADO

Barra de estado.-
Está colocada en la parte inferior de la venta e indica el número de
la diapositiva sobre la que se está trabajando. En esta
barra también hay otra opción denominada General. Si
hace doble click sobre esta última, accederá a 17
modelos de diapositivas distintas.

Botones para la vista.- Puede visualizar el trabajo de cinco formas
distintas:

-Vista normal: podrá teclear el
texto, modificar el diseño, añadir gráficos,
imágenes, sonidos y vídeos.

-Vista esquema: podrá modificar
el título y el texto, cambiando las áreas respectivas,
insertando encabezados o pies de páginas e, incluso, el
número de página. Sirve para organizar la
presentación y para desarrollar rápidamente
contenido.

-Vista diapositiva: podrá tener
una idea del conjunto y reordenar las diapositivas.

-Vista clasificadora de
diapositivas:permite ejecutar la
presentación en la pantalla y hacer cambios en los tiempos
de exposición de cada diapositiva.

-Presentación con diapositivas:
permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer
cambios en los tiempos de exposición de cada
diapositiva.

Barra de herramientas.- Al iniciar
el programa pueden verse las barras de herramientas Estándar
y de Formato bajo la barra de menú. Es aconsejable insertar
rápidamente la barra de Dibujo, que se colocará sobre
la barra de estado. Por lo tanto, puede insertarse o quitar una
barra de herramientas particular seleccionándola o marcándola en Ver-Barra de
Herramientas. Además, se puede personalizar la barra
añadiendo o quitando botones. Para ello, hay que hacer 
lo siguiente:

•Menú Herramientas >
Personalizar >  click sobre la carpeta Comandos.

•En el cajetín Categorías,
seleccionar la categoría del comando que incluye el
botón que desee insertar.

• Arrastrar el botón que se
desea añadir recolocándolo en la posición deseada
en la barra de Herramientas

• click sobre Cerrar

Uso de los Comandos.- Se pueden
activar los comandos de distintas maneras:

•click sobre el menú
Herramientas

•Eligir el comando y muévalo a
la barra de menú

•Eligir el comando en el menú de
elección rápida (botón derecho del
ratón)

INSERTAR, ELIMINAR Y REORDENAR
DIAPOSITIVAS

Insertar diapositivas.- Una vez
realizada la primera diapositiva, puede añadirse más.
Para hacerlo, siga los siguientes pasos:

•Elegir Insertar Nueva Diapositiva o
bien hacer click sobre el botón Nueva Diapositiva de la
barra de herramientas.

•Elegir el diseño que desee en
la ventana que aparezca para la nueva diapositiva y click en
Aceptar.

De esta manera podrá crear cuantas diapositivas
desee.

Cómo cambiar el diseño de una
diapositiva.-Para cambiar el diseño de una
diapositiva, hacer lo siguiente:

•Elegir Formato>Diseño de la
Diapositiva

•Aparecerá una ventana para la
nueva diapositiva que contendrá el diseño que estaba
utilizando, hacer click sobre el nuevo diseño y pulse el
botón Aceptar.

Aún así, se deberá tener en cuenta que
cualquier diseño puede ser modificado si cambia las
áreas respectivas reconstruidas pulsando sobre los botones
de redimensionamiento. Si lo desplaza a otra posición (el
ratón tomará la forma de flecha de cuatro puntas)
creará espacios para que pueda insertar
imágenes.

Eliminar una diapositiva.-Para
eliminar una diapositiva se deberá:

•Ir a Vista Diapositiva o Vista
Clasificadora de diapositiva, elegir Modificar>Eliminar
diapositiva

•Seleccionar en Vista Diapositiva o
Esquema la que le interesa y elija Modificar>Eliminar
diapositiva

Cambiar el orden de las
diapositivas.- Para alterar el orden de las
diapositivas deberá:

•Ir a vista Esquema, seleccione la
diapositiva que quiera mover y arrástrela hasta la nueva
posición (el puntero del ratón se convertirá en
una flecha de cuatro puntas)

•La diapositiva se moverá hasta
la nueva posición en Vista Diapositiva (una línea
vertical indicará el punto en la que debe
insertarla).

Utilizar la vista esquema.- Se usa
siempre que desee crear una sola vez ciertos elementos, estos
aparecerán en todas las diapositivas (por ejemplo, la fecha,
un logotipo, etc.).

Por lo tanto, se  podrá modificar el formato
del esquema en cualquier momento. Para activarlo:

•Elegir Ver>Clasificado, o bien
click sobre el icono de la barra de herramientas.

Para insertar datos, números y notas a pie de
página, vaya a Ver>Clasificador. Ahora seleccione
formato.

TEXTOS Y FONDOS EN LAS
DIAPOSITIVAS

Añadir texto a las
diapositivas.-Cuando se crea una diapositiva que
contiene un título y texto, basta con pinchar sobre el
título que señala: "Hacer click para añadir el
título" y "Hacer click para añadir el texto", y tan
sólo añadir el texto que desee.

Cómo insertar texto dentro de un
dibujo.-Se puede escribir el texto dentro de una
figura para que este se adapte al mismo formato. Para lograrlo
hay que hacer lo siguiente:

•Visualice la barra de dibujo
(Ver>Barra de Herramientas>Dibujo) y dibuje un
polígono, elimine el relleno, empiece a escribir y luego
elija Formato>Autoformas. Seleccione Cuadro de Texto y haga
click sobre "Ajustar línea de texto a de la autoforma" y
"Ajustar tamaño de la autoforma del texto".

Insertar colores de fondo a las
diapositivas.-Para rellenar el fondo de las
diapositivas debe seleccionar Formato>Fondo y ahora
seleccionar un color entre los ocho que se le proponen.
También puede hacer click sobre Otros Colores y elegir el
que desee de la gama estándar o de otra
personalizada.

También pueden seleccionarse efectos de relleno. En
ese caso, se abre una ventana en la que aparecen cuatro
opciones:

•Degradado: para obtener un degradado
con uno o más colores

•Trama: donde podrá elegir entre
varios tipos

•Textura: hay múltiples motivos
tanto para colores en primer plano como para colores en el
fondo

•Imagen: permite insertar en el fondo
de la diapositiva una imagen importada de otra
aplicación

HERRAMIENTAS DE DIBUJO

Las herramientas de dibujo permiten diseñar
fácilmente los objetos que hay que añadir a las
presentaciones. Para abrir la barra de herramientas de dibujo se
debe ir a Ver>Barra de herramientas>Dibujo.

Para dibujar círculos, cuadrados y polígonos regulares
deberá hacer click sobre el instrumento correspondiente y
hacer el dibujo, manteniendo apretada la tecla mayúscula.
Hay que tener en cuenta que:

•Apretando la tecla Control se
empieza a dibujar desde el centro del dibujo.

•Apretando Control más
Mayúsculas se dibuja una figura regular a partir del
centro.

Si no se mantiene apretado el botón Mayúsculas
podrá diseñar rectángulos, elipsis y
polígonos irregulares.

•Para dibujar líneas y arcos se
debe seleccionar el instrumento pertinente haciendo click en el
botón Autoforma y buscando, en la ventana que le
aparecerá, el arco en Forma y la línea en Líneas.
Por lo tanto, hacer click en la diapositiva y arrastre el dibujo
hasta obtener las dimensiones que desee: si mantiene pulsada la
tecla Mayúsculas sobre la línea conseguirá que
estas se inclinen de 15 en 15 grados; con Control dibujará
una línea a partir del centro. Si aplica Mayúsculas al
arco obtendrá una circunferencia y si aplica la tecla
Control obtendrá una elipsis.

•Para modificar una línea o un
arco basta con seleccionar y pinchar sobre Estilo de la
línea o Estilo del Guión. Para cambiar el color
deberá pulsar sobre Color de línea.

•Para hacer rotar la figura
bastará con seleccionarla, elegir la herramienta Girar
libremente, hacer click en uno de los extremos y
arrastrarla.

•Para redimensionar bastará con
seleccionarla y arrastrar uno de los extremos.

Si se va a utilizar más veces el mismo dibujo se
deberá hacer doble click en su interior para que se mantenga
en función hasta que no se vuelva a hacer click sobre el
mismo. Con el botón de Formas se pueden realizar distintos
tipos de objetos, como flechas, estrellas y conectores. Basta con
seleccionar la forma que se desee, hacer click y arrastrar hasta
obtener el tamaño deseado.

USAR OBJETOS

Cómo usar los objetos.- Por
objetos entendemos texto, líneas y formas creadas con las
herramientas pertinentes, aunque no las imágenes importadas
de otras aplicaciones.

•Para seleccionar más de un
objeto, hay que  mantener apretada la tecla mayúscula o
bien marque el contorno del mismo con el rectángulo de
selección haciendo click sobre un punto exterior y
arrastrando. Para seleccionar todos los objetos presentes en una
diapositiva se debe elegir Edición>Seleccionar
Todo o bien pulsar control+E.

•Para reagrupar uno o más
objetos, una vez seleccionados, se deberá elegir el
botón Dibujo y luego el comando Reagrupar. También
se  puede hacerse la operación inversa, es decir
Dibujo>Desagrupar.

•Para cambiar de sitio un objeto ha
de seleccionarlo y arrastrarlo

•Para alinear más objetos se
deberá seleccionarlos y luego elegir Dibujo>Alinear o
Distribuir, haciendo click sobre la posición deseada
(Alinear a la izquierda o derecha). Para poner un objeto en
primer plano o segundo hay que seleccionarlo y elegir
Dibujo>Ordenar>Traer al Frente o Enviar al Fondo o Traer
adelante o Enviar atrás.

•Para girar o voltear un objeto, una
vez seleccionado, se deberá ir a Dibujo>Girar o Voltear,
haciendo click sobre una de las opciones presentes.

•Para cortar, copiar o pegar objetos,
lo mejor es recurrir a sus respectivos iconos.

•Para redimensionar un objeto, tras
haberlo seleccionado, se deberá pulsar sobre los cuadrados
de redimensionamiento, apretando Mayúsculas si quiere
redimensionarlo de forma uniforme.

•Para rellenar un objeto, que por
defecto vienen coloreados de verde, basta con seleccionar y
pulsar sobre el icono de Color de Relleno, que le ofrecerá
la posibilidad de elegir entre los ocho colores presentados,
así como hacer uso de otros colores de relleno o de efectos
especiales.

•Para sombrear un objeto, tras
haberlo seleccionado, deberá utilizar el icono Sobre de la
barra de herramientas Formato, si el objeto es texto, o bien usar
el icono Sombra de la barra de herramientas Dibujo si no se trata
de texto.

ANIMAR OBJETOS E INTRODUCIR
SONIDOS

Cómo animar objetos en una
diapositiva.- El título, texto y las
ilustraciones pueden animarse para que, durante la
presentación aparezcan de cierta manera (desde arriba, desde
abajo, etc.). se podrá, incluso, asociarles un sonido. Para
lograr esto se deberá:

•Elegir Presentación
Diapositiva>Preestablecer Animación y, a
continuación, elegir en la ventana que aparecerá la
animación que desee (Automática, Volar, Cámara,
Destello, etc.). Observara el efecto que ha logrado en
Presentación Diapositiva y preestablezca la
animación.

•Si en lugar de eso se prefiere
insertar efectos no preestablecidos, se deberá elegir la
Presentación Diapositiva>Personalizar
Animación.

En este último caso, en la venta que se abra se
deberá:

•Elegir la carpeta Orden e
Intervalos, hacer click sobre el objeto que desee animar (puede
cambiarse el orden en cualquier momento actuando sobre el
recuadro Orden e Intervalos).

•En la parte derecha de la misma
carpeta, en el recuadro Iniciar Animación, haga click sobre
la frase "Al hacer click con el ratón" y luego sobre la
frase "Automáticamente segundos después del evento
anterior".

•Pase a la carpeta Efectos y elija en
Animación y Sonido de Entrada, si desea que a la
aparición del objeto le acompañe algún tipo de
sonido.

•se Repite esta operación para
todos los demás objetos.

•Si en la diapositiva hay algún
gráfico, usted puede regular su entrada en la carpeta
Efectos de Gráficos, al elegir cómo quiere que
aparezcan las distintas categorías de datos que componen el
mismo.

Cómo insertar un sonido grabado al inicio de la
presentación.- Grabe en una carpeta de trabajo el sonido
desde

Inicio>Programas>Accesorios>Multimedia>Grabadora
de Sonidos. Luego, vaya a Presentación>Personalizar
Animación, y elija el primer elemento de la diapositiva al
que quiere asociar el sonido y busque en el menú desplegable
que dice "sin sonido" donde dice "otro sonido", cuando aparezca
el cuadro de diálogo hay que buscar el que
grabó.

Entre el primer y el segundo objeto de la diapositiva
debe haber tiempo suficiente para que
suene el tono por completo (regúlelo en Iniciar
Animación segundos después del evento
anterior).

CREACIÓN Y EJECUCIÓN DE
PRESENTACIONES

Creación y ejecución de
presentaciones.-Una vez realizadas todas las
diapositivas, animados los textos, e insertados los sonidos, se
podrá pasar a la Presentación utilizando las plantillas
predefinidas o bien personalizándola. Vemos:

-Con plantillas predefinidas: se
elije Ver Presentación con Diapositiva. Aparecerá la
primera diapositiva ocupando toda la pantalla: para pasar a la
siguiente se deberá pulsar con el botón izquierdo del
ratón en cualquier sitio de la misma o bien sobre el
menú desplegable que ofrece distintas opciones (Seguir, Ir
a, etc.). Resulta especialmente interesante la opción de la
Pluma, que podrá seleccionar en Opciones del Puntero, para
poder escribir en la pantalla evidenciando de tal manera las
partes más fundamentales, pudiendo incluso cambiar el color
de la misma si lo desea (Opciones del Puntero>Color de la
Pluma).

-Presentación personalizada:
hay que Ver la Presentación con
Diapositivas>Preparar Presentación y seleccione las
diapositivas que le interesen. En especial seleccione si las
diapositivas cambiarán cuando haga click con el ratón
(Modalidad manual) o si pasarán solas (A Intervalos
Grabados), aunque eso ya lo veremos más adelante. Vaya a
Presentación con Diapositivas y se le abrirá la
diapositiva y abajo a la derecha aparecerá un reloj
indicando cuanto tiempo durará la diapositiva.

También se puede tocar el botón izquierdo del
ratón para pasar a la siguiente diapositiva, haciendo lo
mismo hasta llegar al final. Al acabar esta se podrá ver
cuál ha sido la duración total de la presentación
y si desea podrá grabar los nuevos intervalos a la hora de
visualizar la presentación. Si responde "Sí", la
presentación aparecerá con el desplazamiento
automático de las diapositivas, siempre después de
haber elegido Presentación con Diapositivas o haber hecho
click sobre el icono colocado abajo a la izquierda.

DIAPOSITIVAS OCULTAS,
TRANSICIONES

Cómo añadir una diapositiva
oculta.-uno puede crear una diapositiva y
sólo sacarla a la luz si lo considera oportuno.
Para hacerlo será necesario que:

•Se cree la diapositiva y elija
Presentación Diapositiva>Ocultar Diapositiva. Cuando
esté haciendo la presentación, que no deberá ser
automáticamente sino manual, bastará con tocar el
botón derecho del ratón y elegir Ir a>Diapositiva
Oculta

Como adjuntar una diapositiva negra al final.- Sirve
para cerrar la presentación sin volver a la página de
Power Point. Puede hacerse de dos maneras distintas. Para ello,
hay que ir a Herramientas>Opciones>Ver> seleccione
Terminar con Diapositiva Negra

Cómo ver las notas del orador durante la
presentación.-se podrá suspender
momentáneamente la presentación para visualizar las
notas del orador (en su momento escritas en las notas de
página) si pulsa el botón derecho del ratón y
elige la opción Notas del Orador.

Añadir transiciones.- Las
transiciones son efectos especiales visibles en pantalla cuando
se pasa de una diapositiva a otra. Para lograr obtener una
transición debe:

-Hacer click sobre el botón de Vista Diapositiva,
situado abajo a la izquierda. Elegir el menú
Presentación Transición de Diapositiva. En el cuadro
Efecto, seleccionar lo que se desee del menú desplegable que
aparezca al hacer click sobre el triángulo negro. Debajo
seleccionar Lento, Medio o Rápido. Elegir si esta debe
aparecer con "Un click de ratón" o "Automáticamente
tras algunos segundos". Apriete el botón Aplica si quiere
que tal cambio sólo afecte a la diapositiva seleccionada. En
cambio, si se desea que esto se aplique a todas, pulsar en
"Aplicar a todas".

BOTONES DE ACCIÓN Y PLANTILLAS

Cómo usar los botones de acción.-
Vaya a Presentación>Botones de Acción. v Se
verá que puede elegir entre 12 tipos de botones de
acción diferentes, cada uno con una función distinta.
Una vez elegido el que le interesa, bastará con hacer click
sobre el lugar en el que quiera colocarlo de la diapositiva y
arrastrarlo hasta obtener el tamaño deseado. Entonces,
aparecerá el cuadro de diálogo de Configuración de
la Acción. Si se hace click sobre "Hipervínculo a"
podrá unir la diapositiva actual a la precedente, a la
siguiente, a la última o a la que sea (elegir la palabra
Diapositiva) o bien elija Examinar…, y buscar en la

Carpeta correspondiente un sonido o una
película.
De esta manera creará fácilmente un hipervínculo.
Para hacer que el pulsador tenga las dimensiones deseadas,
bastará con pinchar sobre él con el ratón, apretar
el botón derecho y elegir Formato de Autoforma y luego
Tamaño. Además, podrá dar un aspecto
tridimensional a un  botón  si  arrastra
hacia el interior  el  cuadrillo  amarillo 
que  aparece cuando se selecciona el botón.

Plantillas.-Mediante el uso de
plantillas (al iniciar el programa seleccione Plantillas de
Diseño) uno podrá realizar una presentación con un
formato y unos colores ya establecidos para crear distintas
combinaciones de texto y gráficos. Están a su
disposición varios tipos que puede elegir de la carpeta
Formato>Aplicar plantilla de diseño y después
seleccionar de la ventana que se abra el tipo que prefiera. Si en
vez de eso elige la carpeta Presentaciones (Archivo>Nuevo)
accederá a una variadas colección de presentaciones ya
realizadas.

Cómo abrir una presentación ya
existente.- Si elige esta opción,
aparecerá una venta en la que se deberá buscar las
carpetas con trabajos ya terminados o en fase de
realización.

Autor:

Rebeca Barrios

UNIVERSIDAD VERACRUZANA

FACULTAD DE CONTADURÍA

CAMPUS TUXPAN

CATEDRÁTICO:     L.I.A.
OTHON DARÍO CAMACHO

CARRERA:           
LIC. EN CONTADURÍA PÚBLICA

TUXPAN DE RODRÍGUEZ CANO VER. ENERO DEL
2009

MANUAL DE COMPUTACIÓN BÁSICA