a) Reportes de Errores: Proporcionan
información sobre los errores que ocurren y
se detectan durante el procesamiento de transacciones.
b) Reportes de Actividades: Proporcionan
información sobre las actividades elementos de la
organización. No están orientados a la toma de
decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de
inventarios de
piezas, y otros.
c) Reportes Regulares: Están
orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos
definidos de tiempo y en un
formato fijo, por lo que se pueden generar
automáticamente.
d) Reporte de Excepción:
Útiles para controlar situaciones anormales pues
señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de
limite".Tienen un formato predefinido y se pueden generar
automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la
condición anormal.
e) Reportes no Planeados: Requeridos
eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se
solicitan y pueden tener un formato predefinido.
f) Reportes Especiales: Requeridos
generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o
resolver problemas
involucran el uso de modelos que
respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No
tienen formato predefinido y pueden o no generarse
automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos
por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras
que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos
de información.
5- Procesamientos de Consultas: Parte de
la información requerida por los usuarios responde a
interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son
generalmente cortas por lo que no requiere un formato
complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben
el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio
directo de comunicación hombre-maquina. Esta función es generalmente ejecutada por
los subsistemas de administración de datos, que
facilita el acceso a los datos y de procesamiento de
información. La mayoría de Sistemas
de Manejo de Bases de
Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la
realización de esta función, denominada
lenguaje
de consultas o de interrogación o lenguajes para el
diálogo
hombre-máquina.6- Mantenimiento de la Integridad de los
Datos: Los datos mantenidos por el sistema de
información deben ser confiables y veraces por lo
que una de sus funciones
debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos
contra accesos indebidos o no autorizados y contra
modificaciones mal intencionadas.
Clasificación de los Sistemas de
Información
Una organización generalmente posee más
de un tipo de sistemas de
información, cada uno de ellos tiene sus propias
características y cada uno juega un rol fundamental en el
logro de la satisfacción de necesidades de
información de dicha organización.
La mayoría de estos sistemas están
interrelaciones, no necesariamente integrados, bien en forma
directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños,
o en forma indirecta debido a la
comunicación formal o informal de información
entre ellos.
Varios Autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis
& Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos tipos de
sistemas de información en cualquier
organización:
1. Sistema de
Información Formal: Basados en un conjunto de
normas,
estándares y procesamientos que permiten que la
información se genere y llegue a quien la necesita en
el momento deseado. La información formal puede ser
producida por el computador.2. Sistema de Información
Informal: Están basados en la comunicación
no formalizada ni predefinida entre las personas de la
organización. Este tipo de sistema no tiene estructuras y no sigue normas o procesamientos
establecidos porque su información puede ser bastante
imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose
así el procesamiento automático. Por su parte
Alexander, clasifica los sistemas de información de
una organización, en base a su naturaleza
y objetivos,
de la siguiente manera:
Sistemas de Comunicación: Transmiten
información entre diferentes subsistemas de una
organización. Estos subsistemas pueden ser personas de
la organización o equipos electrónicos
(computadores, terminales, impresoras, teles, entre otros). La
información producida como salida por uno o varios de
estos subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada
por otros de ellos, por lo que la interfase entre dos
subsistemas es el mensaje que se trasmite. Se establece se
este modo toda una red de
comunicación de información entre los
diferentes subsistemas de la organización. El objetivo
de esta red es impartir conocimiento, pensamientos, ideas,
percepciones, propiedades, órdenes y datos organizados
entre los subsistemas que lo componen.Sistemas de Información Informal: Es
una red no estructurada de comunicación informal entre
personas dentro o en el ambiente
de la organización. Este tipo de sistemas surge del
contacto entre las personas orientadas a satisfacer sus
necesidades de información relativas al trabajo o
hacia el deseo de todo individuo
de conocer lo que ocurre en el ambiente (rumores, chismes,
entre otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser
utilizado como medio muy eficiente, pero poco confiable, de
transmisión y divulgación de información
útil a la organización.Sistemas de Información
Organizacional: Formados por los flujos o canales de
información que transmiten mensajes entre los
diferentes niveles de planificación, pasando por los de
control,
hasta los operacionales. El sentido de la comunicación
puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes
trasmitidos están relacionados con los objetivos,
metas, planes políticas, procedimientos, normas, estándares,
directivas e instrucciones u órdenes para ejecutar las
tareas de la organización (sentido de arriba hacia
abajo). Así como con los resultados, rendimiento,
alcance, productividad, entre otros. Originados al
ejecutar la tareas (sentido de abajo hacia
arriba).
Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de
información es trasmitir las directivas organizacionales
desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la
información de realimentación necesaria para
controlar la organización. La comunicación en este
tipo de sistemas es de tipo verbal o escrita por lo que la
automatización de información
organizacional es difícil y quizás
necesaria.
Sistemas de Información Operativos:
Son definidos como sistemas de información que
recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la
realización de operaciones
básicas en el de preparar y mantener los registros de
datos originados por las operaciones elementales (rutinarias)
de la organización. Ejemplo de ello son los sistemas
de nóminas de pago, los sistemas de
contabilidad, los sistemas de
adquisición de datos y los sistemas de
reservación de pasajes. El carácter rutinario de las operaciones
de una organización hace que este tipo de sistema
pueda ser fácilmente automatizado. De hecho una gran
mayoría de sistemas de información que existe,
en la actualidad, corresponden a este tipo.Sistemas de Información Gerencial: Es
un tipo de sistema que proporciona la información
necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los
procesos
de toma de decisiones y solución de problemas en una
organización. El objetivo de este tipo de sistemas es
proporcionar a los gerentes información confiable a
tiempo y completa, relacionada con el rendimiento y estado de
la organización.
Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son
producidos por el sistema de información operario, el
cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de
información gerencial.
Las salidas del sistema están constituidas
fundamentalmente por 2 tipos de reporte:
1-Reporte de Actividad, necesarios para
determinar el rendimiento de las actividades que toman lugar en
la organización durante un cierto periodo de tiempo (Ej.
Reporte de Ejecución Presupuestaria, Reporte de Ventas,
Estados de Ganancia y Pérdidas, entre otros).
2- Reporte de Estado, utilizados para determinar
las condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la
organización en un momento dado de tiempo (Ej. Balance
General, Listado de Inventario,
Listado de Empleados, Estadísticas, entre otros).
Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones:
Es un tipo muy especial de sistema de información
caracterizado por procesar datos para realizar
automáticamente parte o el proceso de
toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener
a la organización dentro de condiciones normales de
funcionamiento. En el área gerencial su objetivo es
ayudar al gerente en
el proceso de toma de decisiones permitiéndole
evaluar, mediante el uso de modelos automatizados de
decisión, control, simulación, entre otras diferentes
alternativas.Sistemas de Procesamiento
de Datos: El procesamiento de datos es parte
fundamental e implicar de la mayoría de sistemas de
información discutidos anteriormente. Sin embargo,
existe un tipo de sistema de información cuyo objetivo
exclusivo es transformar datos en información
fácil de entender y utilizar la información
producida puede ser utilizada por el usuario, con algun fin
especifico, en la realización de sus tareas o
actividades. Este tipo de sistemas recibe el nombre de
sistema de procesamiento de datos. Algunos de los más
conocidos son los sistemas de análisis de datos estadísticos
(SAS, SPSS, y otros), y los procesadores
de texto o palabras (WORDSTAR, RUN OFF, EASYWRITER, entre
otros).
Ciclo de Vida de
un Sistema de Información
Un sistema de información al igual que los seres
vivientes muestra un
proceso de nacimiento y muerte bien
definido.
Figura 2
Ciclo de Vida de un Sistema de
Información
Fuente: Roberstshaw, Mecca y Rerick (1978),
p.18.
Un sistema de información tiene un origen
(nacimiento), generalmente ocasionado por necesidades, a partir
del cual se emprende su desarrollo que
va desde la definición, del proyecto hasta la
puesta en operación (Crecimiento) seguidamente se inicia
su operación u mantenimiento por un período mayor a
los demás durante el cual alcanza el máximo
rendimiento posible (maduración). Luego, factores tales
como la dinámica de la organización, los
avances
tecnológicos y las presiones externas o internas
vuelven obsoleto e ineficaz al sistema (decaimiento), lo cual
origina su paralización (muerte). En este último
período se toma la decisión de renovar el sistema.
Lo que origina un nuevo ciclo de vida,
o desecharlo por completo, lo cual marca su fin
definitivo.
Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema
de información se pueden agrupar en las etapas
siguientes:
Surgimiento de necesidades.
Desarrollo.
Operación y Mantenimiento.
Disposición (Renovación o
Extinción).
En etapas, a su vez, se dividen en fases, las fases en
actividades y las actividades en tareas, estas dos últimas
producen la evaluación
del sistema. Nuestro mayor interés en
este trabajo la constituye la etapa de desarrollo, aunque no por
ello se dejan de lado las demás etapas. La etapa de
desarrollo está constituida por las siguientes
fases:
Definición del Proyecto.
Análisis de Contexto
Definición de Requerimientos.
Construcción del Sistema.
Implantación del Sistema.
Definición de Proyecto: En esta fase
se determinan las necesidades básicas que motivan el
desarrollo de un nuevo sistema de información, se
define el problema en términos generales, se
establecen los objetivos básicos del sistema, se
elabora el estudio de
factibilidad, y se realiza la planificación global
del desarrollo del sistema.Análisis del Contexto: Esta fase
consiste en recolectar toda la documentación existente que esté
relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el
sistema y con el actual sistema de información (si
existe). El contexto o sistema ampliado, esto es, el sistema
al cual pertenece o va a pertenecer el sistema de
información, debe ser analizado en términos de
su ambiente, objetivos, estructuras y procesos, de igual modo
debe procederse con el actual sistema de información,
a fin de determinar sus problemas.Definición de Requerimientos. Consiste
en establecer junto con los usuarios una descripción detallada de los objetivos
del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se
especifican los requerimientos del sistema, sus restricciones
y sus atributos.Diseño del Sistema: Esta fase lleva a
diseñar diferentes alternativas especificando para
cada una de ellas la interacción hombre-máquina, el
costo de
desarrollo y los recursos
que requiere. Se evalúa cada alternativa mediante un
análisis costo-beneficio y se selecciona una de ellas.
Se procede luego al diseño de las entradas, salidas, datos,
programas,
procedimientos y el plan de
pruebas
del sistema.Construcción del Sistema: Una vez
diseñado el sistema, se procede a su construcción o realización, esto
es la codificación y depuración de los
programas diseñados, la creación e
inicialización de los (s) bases (s) de datos, y el
desarrollo de los procedimientos manuales que
utilizará el sistema de información.Pruebas del Sistema: Esta es la fase que
consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto
los programas, como los procedimientos y los archivos o
bases de datos. Cada uno de estos componentes, luego se
procede a la prueba de integración de estos componentes y
finalmente se prueba el sistema de información como un
todo, tanto en ambiente simulado como en un real. Este
último constituye la prueba de aceptación del
sistema.Implantación del Sistema: Esta fase
constituye la última de la etapa e desarrollo del
sistema de información. En ella se adiestra a los
usuarios del sistema, se realiza la conversión del
sistema actual (si existe) al nuevo sistema recientemente
desarrollado, se realizan las entonaciones necesarias, es
decir, la puesta o punto del sistema y finalmente se
evalúa el sistema de información. Al finalizar
esta fase el sistema de información inicia una nueva
etapa que hemos denominado etapa de operación y
mantenimiento.
En conjunto de fases descritas constituye lo que
denominaremos Ciclo de Desarrollo. Este ciclo es un proceso
secuencial-iterativo, pues se inicia con la definición del
proyecto y finaliza con la implantación del sistema, pero
puede reiniciarse o devolverse a una fase ya ejecutada, por
ejemplo, durante la fase de construcción del sistema es
posible que surjan nuevos requerimientos, con las consiguientes
modificaciones de diseño y construcción para luego
continuar con las fase de pruebas e implantación del
sistema.
El ciclo de vida propuesto se caracteriza por estar
segmentado o dividido en eventos
relevantes (etapas y fases) que son fáciles de medir
revisar y documentar, facilitando en este modo la
formulación de una metodología que guiará al Grupo de
Desarrollo en el proceso de elaboración de un sistema de
información.
Lista de
Referencias
Chiavenato, I. (1999). Introducción a la
Teoría de la
Administración (5ª Edición). Colombia:
Mc Graw Hill.Koontz. (1999). Administración.
Colombia: Mc Graw Hill.Mercado: Administración aplicada.
Teoría y Práctica. 1ª parte.
Limusa.Robbins (1999). Las Organizaciones de Hoy. Colombia: Mc Graw
Hill.Rue y Biars: Administración. Teoría
y Aplicaciones. Representaciones y Servicios
de Ingeniería S.A.Stoner y Otros. (1999). Administración
(6ª Edición). México: Mc Graw Hill.
Universidad Nacional Abierta (UNA).
Administración. Venezuela.
Reseña Biográfica de la
Autora:
ROSANNA DEL VALLE SILVA FERNANDEZ, ,
venezolana, nacida en San Felipe – Estado Yaracuy.
Maestrante en Educación Abierta y a
Distancia (UNA), Especialista en Gerencia
Educacional (UPEL – IMPM), Practitioner en Programación Neurolinguística
(Instituto Español de
Programación Neurolinguística), con Diplomados en
Gerencia Social, Gerencia Pública, Tecnología
de la Información y Comunicación (ANUV –
UNITEC), Capacitación Docente (UNEFA – UNA),
Licenciada en Administración de Empresas Mención:
Gerencia (UFT) y Técnico Superior Universitario en
Administración Mención: Gerencia de
Empresas
(IUTY). Desde el año 2005, labora en la UNEFA
Núcleo Yaracuy como Profesor
Instructor a Dedicación Exclusiva. Es investigadora de las
líneas: Gerencia Educacional – Tecnología de la
información y Comunicación, adscritas al
Núcleo de Investigación Educativa "Orangel Loyo
Colmenarez" de la UPEL – IMPM, Núcleo Yaracuy.
Tutora de Trabajos de Grado. Ponente y asistente permanente a
eventos nacionales e internacionales en el área educativa
y gerencial. Facilitadora de cursos de extensión
universitaria en el área de evaluación,
planificación educativa, metodología de la
investigación, estrategias de
aprendizaje;
así como también en el ámbito gerencial y
organizacional (Coaching,
PNL, Inteligencia
emocional, cooperativismo, liderazgo,
formulación de proyectos, entre
otros). Es integrante de la Red Docente Kipus para América
Latina y el Caribe (UNESCO), la Red Nacional Docente de
Informática y Telemática (RENADIT).
Cómo citar este
Artículo:
Silva, R. (2009). Sistema de
Información. [Documento en Línea] Disponible:
http:://www.monografías.com [Consulta (Mes)
del (Año)].
Rosanna Silva Fernández
Venezuela 2009
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