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Sistema de información (página 2)



Partes: 1, 2

a) Reportes de Errores: Proporcionan
información sobre los errores que ocurren y
se detectan durante el procesamiento de transacciones.

b) Reportes de Actividades: Proporcionan
información sobre las actividades elementos de la
organización. No están orientados a la toma de
decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de
inventarios de
piezas, y otros.

c) Reportes Regulares: Están
orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos
definidos de tiempo y en un
formato fijo, por lo que se pueden generar
automáticamente.

d) Reporte de Excepción:
Útiles para controlar situaciones anormales pues
señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de
limite".Tienen un formato predefinido y se pueden generar
automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la
condición anormal.

e) Reportes no Planeados: Requeridos
eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se
solicitan y pueden tener un formato predefinido.

f) Reportes Especiales: Requeridos
generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o
resolver problemas
involucran el uso de modelos que
respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No
tienen formato predefinido y pueden o no generarse
automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos
por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras
que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos
de información.

  • 5- Procesamientos de Consultas: Parte de
    la información requerida por los usuarios responde a
    interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son
    generalmente cortas por lo que no requiere un formato
    complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben
    el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio
    directo de comunicación hombre-maquina. Esta función es generalmente ejecutada por
    los subsistemas de administración de datos, que
    facilita el acceso a los datos y de procesamiento de
    información. La mayoría de Sistemas
    de Manejo de Bases de
    Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la
    realización de esta función, denominada
    lenguaje
    de consultas o de interrogación o lenguajes para el
    diálogo
    hombre-máquina.

  • 6- Mantenimiento de la Integridad de los
    Datos:
    Los datos mantenidos por el sistema de
    información deben ser confiables y veraces por lo
    que una de sus funciones
    debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos
    contra accesos indebidos o no autorizados y contra
    modificaciones mal intencionadas.

Clasificación de los Sistemas de
Información

Una organización generalmente posee más
de un tipo de sistemas de
información, cada uno de ellos tiene sus propias
características y cada uno juega un rol fundamental en el
logro de la satisfacción de necesidades de
información de dicha organización.

La mayoría de estos sistemas están
interrelaciones, no necesariamente integrados, bien en forma
directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños,
o en forma indirecta debido a la
comunicación formal o informal de información
entre ellos.

Varios Autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis
& Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos tipos de
sistemas de información en cualquier
organización:

  • 1. Sistema de
    Información Formal:
    Basados en un conjunto de
    normas,
    estándares y procesamientos que permiten que la
    información se genere y llegue a quien la necesita en
    el momento deseado. La información formal puede ser
    producida por el computador.

  • 2. Sistema de Información
    Informal:
    Están basados en la comunicación
    no formalizada ni predefinida entre las personas de la
    organización. Este tipo de sistema no tiene estructuras y no sigue normas o procesamientos
    establecidos porque su información puede ser bastante
    imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose
    así el procesamiento automático. Por su parte
    Alexander, clasifica los sistemas de información de
    una organización, en base a su naturaleza
    y objetivos,
    de la siguiente manera:

  • Sistemas de Comunicación: Transmiten
    información entre diferentes subsistemas de una
    organización. Estos subsistemas pueden ser personas de
    la organización o equipos electrónicos
    (computadores, terminales, impresoras, teles, entre otros). La
    información producida como salida por uno o varios de
    estos subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada
    por otros de ellos, por lo que la interfase entre dos
    subsistemas es el mensaje que se trasmite. Se establece se
    este modo toda una red de
    comunicación de información entre los
    diferentes subsistemas de la organización. El objetivo
    de esta red es impartir conocimiento, pensamientos, ideas,
    percepciones, propiedades, órdenes y datos organizados
    entre los subsistemas que lo componen.

  • Sistemas de Información Informal: Es
    una red no estructurada de comunicación informal entre
    personas dentro o en el ambiente
    de la organización. Este tipo de sistemas surge del
    contacto entre las personas orientadas a satisfacer sus
    necesidades de información relativas al trabajo o
    hacia el deseo de todo individuo
    de conocer lo que ocurre en el ambiente (rumores, chismes,
    entre otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser
    utilizado como medio muy eficiente, pero poco confiable, de
    transmisión y divulgación de información
    útil a la organización.

  • Sistemas de Información
    Organizacional:
    Formados por los flujos o canales de
    información que transmiten mensajes entre los
    diferentes niveles de planificación, pasando por los de
    control,
    hasta los operacionales. El sentido de la comunicación
    puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes
    trasmitidos están relacionados con los objetivos,
    metas, planes políticas, procedimientos, normas, estándares,
    directivas e instrucciones u órdenes para ejecutar las
    tareas de la organización (sentido de arriba hacia
    abajo). Así como con los resultados, rendimiento,
    alcance, productividad, entre otros. Originados al
    ejecutar la tareas (sentido de abajo hacia
    arriba).

Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de
información es trasmitir las directivas organizacionales
desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la
información de realimentación necesaria para
controlar la organización. La comunicación en este
tipo de sistemas es de tipo verbal o escrita por lo que la
automatización de información
organizacional es difícil y quizás
necesaria.

  • Sistemas de Información Operativos:
    Son definidos como sistemas de información que
    recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la
    realización de operaciones
    básicas en el de preparar y mantener los registros de
    datos originados por las operaciones elementales (rutinarias)
    de la organización. Ejemplo de ello son los sistemas
    de nóminas de pago, los sistemas de
    contabilidad, los sistemas de
    adquisición de datos y los sistemas de
    reservación de pasajes. El carácter rutinario de las operaciones
    de una organización hace que este tipo de sistema
    pueda ser fácilmente automatizado. De hecho una gran
    mayoría de sistemas de información que existe,
    en la actualidad, corresponden a este tipo.

  • Sistemas de Información Gerencial: Es
    un tipo de sistema que proporciona la información
    necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los
    procesos
    de toma de decisiones y solución de problemas en una
    organización. El objetivo de este tipo de sistemas es
    proporcionar a los gerentes información confiable a
    tiempo y completa, relacionada con el rendimiento y estado de
    la organización.

Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son
producidos por el sistema de información operario, el
cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de
información gerencial.

Las salidas del sistema están constituidas
fundamentalmente por 2 tipos de reporte:

1-Reporte de Actividad, necesarios para
determinar el rendimiento de las actividades que toman lugar en
la organización durante un cierto periodo de tiempo (Ej.
Reporte de Ejecución Presupuestaria, Reporte de Ventas,
Estados de Ganancia y Pérdidas, entre otros).

2- Reporte de Estado, utilizados para determinar
las condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la
organización en un momento dado de tiempo (Ej. Balance
General, Listado de Inventario,
Listado de Empleados, Estadísticas, entre otros).

  • Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones:
    Es un tipo muy especial de sistema de información
    caracterizado por procesar datos para realizar
    automáticamente parte o el proceso de
    toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener
    a la organización dentro de condiciones normales de
    funcionamiento. En el área gerencial su objetivo es
    ayudar al gerente en
    el proceso de toma de decisiones permitiéndole
    evaluar, mediante el uso de modelos automatizados de
    decisión, control, simulación, entre otras diferentes
    alternativas.

  • Sistemas de Procesamiento
    de Datos:
    El procesamiento de datos es parte
    fundamental e implicar de la mayoría de sistemas de
    información discutidos anteriormente. Sin embargo,
    existe un tipo de sistema de información cuyo objetivo
    exclusivo es transformar datos en información
    fácil de entender y utilizar la información
    producida puede ser utilizada por el usuario, con algun fin
    especifico, en la realización de sus tareas o
    actividades. Este tipo de sistemas recibe el nombre de
    sistema de procesamiento de datos. Algunos de los más
    conocidos son los sistemas de análisis de datos estadísticos
    (SAS, SPSS, y otros), y los procesadores
    de texto o palabras (WORDSTAR, RUN OFF, EASYWRITER, entre
    otros).

Ciclo de Vida de
un Sistema de Información

Un sistema de información al igual que los seres
vivientes muestra un
proceso de nacimiento y muerte bien
definido.

Figura 2

Ciclo de Vida de un Sistema de
Información

Monografias.com

Fuente: Roberstshaw, Mecca y Rerick (1978),
p.18.

Un sistema de información tiene un origen
(nacimiento), generalmente ocasionado por necesidades, a partir
del cual se emprende su desarrollo que
va desde la definición, del proyecto hasta la
puesta en operación (Crecimiento) seguidamente se inicia
su operación u mantenimiento por un período mayor a
los demás durante el cual alcanza el máximo
rendimiento posible (maduración). Luego, factores tales
como la dinámica de la organización, los
avances
tecnológicos y las presiones externas o internas
vuelven obsoleto e ineficaz al sistema (decaimiento), lo cual
origina su paralización (muerte). En este último
período se toma la decisión de renovar el sistema.
Lo que origina un nuevo ciclo de vida,
o desecharlo por completo, lo cual marca su fin
definitivo.

Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema
de información se pueden agrupar en las etapas
siguientes:

  • Surgimiento de necesidades.

  • Desarrollo.

  • Operación y Mantenimiento.

  • Disposición (Renovación o
    Extinción).

En etapas, a su vez, se dividen en fases, las fases en
actividades y las actividades en tareas, estas dos últimas
producen la evaluación
del sistema. Nuestro mayor interés en
este trabajo la constituye la etapa de desarrollo, aunque no por
ello se dejan de lado las demás etapas. La etapa de
desarrollo está constituida por las siguientes
fases:

  • Definición del Proyecto.

  • Análisis de Contexto

  • Definición de Requerimientos.

  • Construcción del Sistema.

  • Implantación del Sistema.

  • Definición de Proyecto: En esta fase
    se determinan las necesidades básicas que motivan el
    desarrollo de un nuevo sistema de información, se
    define el problema en términos generales, se
    establecen los objetivos básicos del sistema, se
    elabora el estudio de
    factibilidad, y se realiza la planificación global
    del desarrollo del sistema.

  • Análisis del Contexto: Esta fase
    consiste en recolectar toda la documentación existente que esté
    relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el
    sistema y con el actual sistema de información (si
    existe). El contexto o sistema ampliado, esto es, el sistema
    al cual pertenece o va a pertenecer el sistema de
    información, debe ser analizado en términos de
    su ambiente, objetivos, estructuras y procesos, de igual modo
    debe procederse con el actual sistema de información,
    a fin de determinar sus problemas.

  • Definición de Requerimientos. Consiste
    en establecer junto con los usuarios una descripción detallada de los objetivos
    del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se
    especifican los requerimientos del sistema, sus restricciones
    y sus atributos.

  • Diseño del Sistema: Esta fase lleva a
    diseñar diferentes alternativas especificando para
    cada una de ellas la interacción hombre-máquina, el
    costo de
    desarrollo y los recursos
    que requiere. Se evalúa cada alternativa mediante un
    análisis costo-beneficio y se selecciona una de ellas.
    Se procede luego al diseño de las entradas, salidas, datos,
    programas,
    procedimientos y el plan de
    pruebas
    del sistema.

  • Construcción del Sistema: Una vez
    diseñado el sistema, se procede a su construcción o realización, esto
    es la codificación y depuración de los
    programas diseñados, la creación e
    inicialización de los (s) bases (s) de datos, y el
    desarrollo de los procedimientos manuales que
    utilizará el sistema de información.

  • Pruebas del Sistema: Esta es la fase que
    consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto
    los programas, como los procedimientos y los archivos o
    bases de datos. Cada uno de estos componentes, luego se
    procede a la prueba de integración de estos componentes y
    finalmente se prueba el sistema de información como un
    todo, tanto en ambiente simulado como en un real. Este
    último constituye la prueba de aceptación del
    sistema.

  • Implantación del Sistema: Esta fase
    constituye la última de la etapa e desarrollo del
    sistema de información. En ella se adiestra a los
    usuarios del sistema, se realiza la conversión del
    sistema actual (si existe) al nuevo sistema recientemente
    desarrollado, se realizan las entonaciones necesarias, es
    decir, la puesta o punto del sistema y finalmente se
    evalúa el sistema de información. Al finalizar
    esta fase el sistema de información inicia una nueva
    etapa que hemos denominado etapa de operación y
    mantenimiento.

En conjunto de fases descritas constituye lo que
denominaremos Ciclo de Desarrollo. Este ciclo es un proceso
secuencial-iterativo, pues se inicia con la definición del
proyecto y finaliza con la implantación del sistema, pero
puede reiniciarse o devolverse a una fase ya ejecutada, por
ejemplo, durante la fase de construcción del sistema es
posible que surjan nuevos requerimientos, con las consiguientes
modificaciones de diseño y construcción para luego
continuar con las fase de pruebas e implantación del
sistema.

El ciclo de vida propuesto se caracteriza por estar
segmentado o dividido en eventos
relevantes (etapas y fases) que son fáciles de medir
revisar y documentar, facilitando en este modo la
formulación de una metodología que guiará al Grupo de
Desarrollo en el proceso de elaboración de un sistema de
información.

Lista de
Referencias

  • Chiavenato, I. (1999). Introducción a la
    Teoría de la
    Administración
    (5ª Edición). Colombia:
    Mc Graw Hill.

  • Koontz. (1999). Administración.
    Colombia: Mc Graw Hill.

  • Mercado: Administración aplicada.
    Teoría y Práctica.
    1ª parte.
    Limusa.

  • Robbins (1999). Las Organizaciones de Hoy. Colombia: Mc Graw
    Hill.

  • Rue y Biars: Administración. Teoría
    y Aplicaciones
    . Representaciones y Servicios
    de Ingeniería S.A.

  • Stoner y Otros. (1999). Administración
    (6ª Edición). México: Mc Graw Hill.

  • Universidad Nacional Abierta (UNA).
    Administración. Venezuela.

Reseña Biográfica de la
Autora:

ROSANNA DEL VALLE SILVA FERNANDEZ, ,
venezolana, nacida en San Felipe – Estado Yaracuy.
Maestrante en Educación Abierta y a
Distancia (UNA), Especialista en Gerencia
Educacional (UPEL – IMPM), Practitioner en Programación Neurolinguística
(Instituto Español de
Programación Neurolinguística), con Diplomados en
Gerencia Social, Gerencia Pública, Tecnología
de la Información y Comunicación (ANUV –
UNITEC), Capacitación Docente (UNEFA – UNA),
Licenciada en Administración de Empresas Mención:
Gerencia (UFT) y Técnico Superior Universitario en
Administración Mención: Gerencia de
Empresas
(IUTY). Desde el año 2005, labora en la UNEFA
Núcleo Yaracuy como Profesor
Instructor a Dedicación Exclusiva. Es investigadora de las
líneas: Gerencia Educacional – Tecnología de la
información y Comunicación, adscritas al
Núcleo de Investigación Educativa "Orangel Loyo
Colmenarez" de la UPEL – IMPM, Núcleo Yaracuy.
Tutora de Trabajos de Grado. Ponente y asistente permanente a
eventos nacionales e internacionales en el área educativa
y gerencial. Facilitadora de cursos de extensión
universitaria en el área de evaluación,
planificación educativa, metodología de la
investigación, estrategias de
aprendizaje;
así como también en el ámbito gerencial y
organizacional (Coaching,
PNL, Inteligencia
emocional, cooperativismo, liderazgo,
formulación de proyectos, entre
otros). Es integrante de la Red Docente Kipus para América
Latina y el Caribe (UNESCO), la Red Nacional Docente de
Informática y Telemática (RENADIT).

Cómo citar este
Artículo:

Silva, R. (2009). Sistema de
Información.
[Documento en Línea] Disponible:
http:://www.monografías.com [Consulta (Mes)
del (Año)].

 

 

 

Rosanna Silva Fernández

Venezuela 2009

Partes: 1, 2
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