Monografias.com > Sin categoría
Descargar Imprimir Comentar Ver trabajos relacionados

Red interna de gestión universitaria para directivos (Intranet) (página 2)



Partes: 1, 2

De ahí que, las organizaciones
han descubierto los múltiples beneficios que ofrecen el
uso de las muy conocidas y generalizadas intranet
corporativas, En este caso hay que resaltar que corporativa es un
término que en su contexto generaliza más a
una empresa
comercial por lo que la llamaremos Redes Internas para la
gestión
de información, con las cuales se logra crear
una infraestructura de comunicación muy efectiva y eficiente,
basada en los estándares de Internet, es decir los
mismos protocolos de
comunicación TCP-IP junto a los
servicios que
ofrecen a través de aplicaciones Web, siendo su
aspecto distintivo el control de acceso
de los usuarios a la información disponible en
determinadas zonas de la red que son protegidos por
cortafuegos o Firewalls.

Entre sus ventajas las redes internas permiten:
aumentar sus capacidades de almacenamiento,
organización y transferencia de
información, automatizar los procesos de
gestión de información y comunicación, con
un considerable ahorro de
tiempo y de
presupuesto
destinado a esta actividad, logrando disminuir los costos,
mejorándose la difusión y el intercambio de
información , y al mismo tiempo la calidad y
velocidad de
las comunicaciones
entre las diferentes áreas y departamentos funcionales que
conforman la estructura
organizativa de una organización. Por otra parte
contribuyen a solucionar los problemas que
se presentan con el desarrollo del
estilo de trabajo en
equipo, cuando coexisten diferentes plataformas, que no
siempre disponen de una información veraz, actualizada y
oportuna que se requiere para tomar desiciones viables en los
diferentes niveles de dirección, por tanto su éxito
radica en lograr desarrollar múltiples funciones que no
fueron concebida con otras arquitecturas de sistemas
diseñados con anterioridad.

Desarrollo

En la educación
superior cubana actual ha surgido una nueva cualidad de la
universidad, que
reside en su presencia, cada vez con mayor intensidad, en todos
los municipios del país y que, como parte de un conjunto
de transformaciones mayores se ha dado en llamar la Nueva
Universidad Cubana. Ello se está expresando con especial
realce, entre otras cosas, con la creación de las Sedes
Universitarias Municipales (SUM), la instalación de
espacios de formación superior en los más diversos
escenarios-bateyes, hospitales, prisiones- y la atención a un conjunto de programas de la
Revolución.

Las SUM surgieron básicamente para garantizar la
continuidad de estudios de jóvenes que no estaban
ingresando a la educación superior
y con ello cumplen la importante función de
la formación profesional de los estudiantes. Sin embargo
la concepción es más ambiciosa pues se pretende
cumpla las mismas funciones esenciales que se les atribuye al
modelo de
universidad, añadiendo las funciones de educación de
postgrado, investigación científica y
extensión. Luego no pueden desconocerse las
características del escenario, como secuencia
hipotética de acontecimientos construidos con el objeto de
enfocar los procesos causales y en las posibles decisiones clave,
así como los procesos de cambio en la
universidad cubana de hoy a la hora de gestionar sus
procesos.

Los problemas existentes en la actualidad en la gestión
de los procesos universitarios son, fundamentalmente, debido a
causas de carácter subjetivo, motivados por una
dinámica de desarrollo que se va más
allá de las posibilidades de coordinación y ejecución efectiva
por parte de los directivos implicados. Esto hace que los
resultados esperados se desfasen en el tiempo o se obtengan
parcialmente, reflejando un estado de
ineficiencia. A ello se añade la existencia de enfoques y
formas un tanto convencionales o tradicionales que no han
permitido resolver los viejos y nuevos problemas existentes. Por
otra parte no se puede ignorar la escasez de
recursos materiales,
presente en estos años, sin embargo el recurso principal
disponible en las universidades cubanas es el capital humano a
lo que se añade la voluntad de transitar hacia estadios
superiores de calidad que garanticen altos indicadores de
calidad en la formación universitaria, mediante enfoques y
tecnologías de gestión que rompan con viejos
paradigmas en
la solución de nuevos problemas.

En la actualidad en la UC la información requerida para
la gestión del sistema presenta
varias insuficiencias. Generalmente es incompleta y
desactualizada, no siempre llega a donde debe llegar en el tiempo
y con la calidad requeridos o se pide información que ya
se tiene, acarreando poca confiabilidad para la toma de
decisiones. Esta situación provoca, entre otras
consecuencias, que el flujo de información y conocimientos
no se aproveche lo suficiente y repercuta negativamente en todas
las esferas del trabajo, tanto
individual como de grupos y en
definitiva de la
organización.

En la gestión de los procesos universitarios tiene
especial significación la gestión de la
información, proceso que
permite analizar y utilizar la información que se ha
recabado y registrado para permitir a los directivos, a todos los
niveles, tomar decisiones fundamentadas y poner en
práctica la planificación, implementación,
supervisión y evaluación
participativas, también permite al resto de los implicados
estar informados adecuadamente.

En correspondencia con la Política Nacional de
Informatización y su Planificación
Estratégica, el MES ha definido su Estrategia de
Informatización y Tecnología
Educativa cuyo objetivo
expresa: Transformar los procesos sustantivos de la
Educación Superior, mediante su virtualización,
el trabajo de
colaboración en red y la aplicación intensiva de
las TICs en la formación del capital
humano. Consecuentemente, la Universidad de Camaguey hace suya
esta política. Como estrategias
especificas, principales programas y proyectos, el MES
declara la Gestión de la información y del conocimiento.

Para obtener resultados en la gestión de los procesos
universitarios en correspondencia con los requerimientos actuales
que se han sintetizado en la designación de la Nueva
Universidad Cubana caracterizando de esa forma a las profundas
transformaciones en curso, se requiere contar con herramientas
de gestión de información que permitan aumentar la
capacidad de almacenamiento, organización y transferencia
de información, mejorándose la difusión y el
intercambio de información, y al mismo tiempo la calidad,
actualización y confiabilidad de la misma para una
correcta toma de decisión .

La intranet
corporativa

Entre las herramientas de mayor alcance se encuentran las muy
conocidas y generalizadas intranet corporativas, En este caso hay
que resaltar que corporativa es un término que en su
contexto identifica más a una empresa comercial
por lo que se identificará, en este contexto educacional,
como red interna. Con este tipo de red se logra crear una
infraestructura de comunicación muy efectiva y eficiente,
basada en los estándares de Internet, es decir los mismos
protocolos de comunicación (TCP-IP), junto a los servicios
y ventajas que ofrecen a través de aplicaciones Web,
siendo su aspecto distintivo el control de acceso de los usuarios
a la información disponible en determinadas zonas de la
red que son protegidos por cortafuegos o Firewalls.

El trabajo desarrollado fue dirigido a dar respuesta a
cómo mejorar el sistema de
información para directivos encargados de la
gestión de los procesos universitarios, empleando las
tecnologías de información y comunicación
actuales. Para ello e concibió el diseño
de una red interna
que contemplara vías adecuadas de gestión de
información, que contribuyeran a mejorar la gestión
de los procesos universitarios.

Para la
investigación se decidió utilizar la
Métrica
V.2. ( [1]) , concebida para
resolver la problemática que presentan los departamentos
de Tecnologías de Información que no utilizan
ninguna metodología de desarrollo. Es muy
recomendada para el diseño y construcción de Sistemas de
Información empleando conceptos y técnicas
de Ingeniería
de Sistemas y Tecnologías de la Información y
se destaca por sus ventajas organizativas: fácil de
aprender, de aplicar y adaptar a las condiciones propias de cada
entidad.

El principal objetivo de la metodología
METRICA
es crear un entorno que permita al equipo de
trabajo construir sistemas que: den solución a los
objetivos
considerados prioritarios en la organización; se
desarrollen cuando el usuario los necesite y de acuerdo con los
presupuestos y
duración estimados y se mantengan fácilmente para
soportar los cambios futuros de la organización.

METRICA v2, está dividida en las siguientes
fases de desarrollo:

Fase 0: Plan del Sistema;
Fase 1: Análisis del Sistema; Fase 2:
Diseño del Sistema; Fase 3: Construcción del
Sistema y Fase 4: Implantación del Sistema.

El trabajo que se presenta contempla las fases 0, 1 y 2.

Plan del Sistema

Por medio de las herramientas aplicadas para identificar las
necesidades, se pudo determinar

las necesidades de información; Opciones y Servicios
deseados; Fuentes de
información más utilizadas; Tipos y Contenidos
de Información; Medios de
comunicación y tecnologías disponibles;
Requerimientos, responsabilidades y funciones de los usuarios;
Indicadores principales de la Universidad y la
clasificación de la información y niveles de
acceso.

Análisis del Sistema

Se construyó un modelo lógico del sistema, para
facilitar su comprensión por parte de los usuarios y de
los miembros del equipo de desarrollo.

La técnica del Diagrama de Flujo
de Datos (DFD)
permitió: Simplificar la complejidad del Sistema,
representando los diferentes procesos sencillos que se llevan a
cabo en diferentes áreas o subsistemas de la empresa;
Repartir el trabajo entre los diferentes miembros del equipo;
Facilitar el mantenimiento
del Sistema; Representar gráficamente el alcance del
Sistema objeto de estudio y Mostrar el movimiento de
los datos y la transformación de los mismos a
través del Sistema.

En una aproximación preliminar en el Diagrama
General de Contexto (DGC) de la organización se hace una
representación grafica de las diferentes áreas de
resultados claves (ARC) que generan y procesan los datos y las
informaciones que se intercambian entre ellos a través del
Flujo de la Información Interna y Externa establecidos en
la entidad, según Figura No. 1.

Monografias.com

Fig. 1. Diagrama General de
Contexto.

Con el objetivo de poder aplicar
el enfoque de gestión por procesos al diseño del
Sistema de Información y el análisis de los
resultados del diagnostico realizado en la universidad se
elaboró el mapa que refleja la interacción entre todos los procesos de
gestión de información y comunicación que
garantizan el funcionamiento eficiente de la red y muestra cuales
son los elementos componentes del sistema.

Diseño del sistema.

En la segunda Fase se obtienen el conjunto de especificaciones
físicas del sistema, que constituye el punto de partida
para su construcción y posterior implementación. La
misma esta formada por un módulo que tiene como objetivo
realizar una descripción de cómo va a funcionar
el sistema desde el punto de vista físico. Dicho
módulo incluye las siguientes tareas: Selección
de la Plataforma de Trabajo; Diseño de la arquitectura del
sistema y de la estructura física de las
Bases de Datos
a utilizar; Elaboración del Diagrama de Flujo de Procesos;
Configuración del servidor Web;
Diseño de Páginas y Aplicaciones Web;
Concepción gráfica de las páginas;
Elaboración y diseño de imágenes;
Elaboración de scripts para manipulación
de las Bases de Datos y Publicación de las páginas
en el servidor Web.

La inversión en recursos tecnológicos,
materiales y humanos necesarios para el diseño, la
implementación y mantenibilidad del nuevo Sistema de
Información, se hace teniendo en cuenta las
características propias, así como las posibilidades
financieras disponibles en la universidad. La práctica ha
demostrado que la estructura de este tipo de sistema
varía, en dependencia del grado de complejidad del
producto o
servicio que
se generan como salidas, que debe satisfacer las necesidades,
demandas y expectativas de la comunidad de
usuarios.

En el diseño de la arquitectura de la red interna, se
definen los procesos a los que se le otorgan o se retiran los
permisos, establecidos a nivel de usuarios o de grupo de
usuarios. El acceso está restringido mediante clave de
acceso, es para uso interno de los responsables de los cuadros de
mando de la información designados por cada área o
departamento para procesar, actualizar y generar los tipos y
contenidos de información previamente seleccionados, y que
a su vez serán visualizados en las páginas
web dinámicas del sistema. Existe un web master que es
el encargado de administrar las cuentas de los
usuarios. La interfaz diseñada para que los usuarios
interactúen tiene una página principal que enlaza
al resto de las páginas que componen el sitio, de forma
jerárquica. Cada página secundaria tiene un enlace
de retorno a la página principal y el acceso a cada
página secundaria se hace a través de un
menú desplegable, donde se encuentran todas las ofertas de
servicios que se ofrecen como opciones del sistema, que a su vez
fueron agrupados por unidades, departamentos o áreas
funcionales.

El sistema de navegación también es de tipo
jerárquico, que garantiza su funcionamiento, desde la
página principal hasta las páginas destino que
alojan el contenido real de la información a
visualizar.

La red interna tiene su aplicación sobre la plataforma
jommla donde se usa el lenguaje
php y el gestor de base de datos
MySQL Server, con el cuál se implementa un
menú desplegable al clikear con el cursor. Los
rótulos empleados en la combinación de todas las
páginas del sistema son del tipo textual.

Para garantizar el diseño visual de cada página,
se tomaron en cuenta los siguientes aspectos:

  • Mantener el diseño anterior y las combinaciones de
    colores en cada página

  • No repletar de textos, vínculos, imágenes y
    otros elementos que dificulten la localización de la
    información por el usuario.

  • Emplear elementos y efectos de animación con
    cautela, utilizando en el sitio el lenguaje común del
    usuario.

  • Revisar la Web antes de publicarla.

La estructura jerárquica empleada es de tipo amplia y
poco profunda, con el fin de no forzar el usuario a hacer clic en
más de cuatro o cinco niveles. Además, tal enfoque
permite agregar contenidos sin hacer una gran
reestructuración. El modelo de estructura permite combinar
el empleo de
bases de datos para la generación de páginas
dinámicas en los casos de aquellos contenidos que
así lo requieran. La página de inicio contiene el
menú principal que da acceso a todos los servicios que
brinda la Red Interna.

Opciones de la
Red Interna

El servidor central recepciona, procesa, clasifica y
distribuye toda la información interna y externa que se
visualiza a través de páginas Web dinámicas,
las cuáles se actualizan periódicamente, por cada
uno de los responsables designados por las unidades,
departamentos y áreas funcionales.

A continuación se relacionan algunas de las principales
opciones de los servicios que brinda la red interna para
directivos de la Universidad de Camagüey, hasta el
momento.

  • Página Principal:

  • Información de la Rectora; Mensajes entre
    directivos; Regulaciones; Estrategias Maestras: Objetivos
    estratégicos; Sistema de archivos para directivos;
    Áreas de Resultados Claves; Estrategia del Mes; Portal
    para publicar informaciones.

Contenido de las Páginas Secundarias

  • Planes de trabajo; Informes; Resoluciones; Reportes; Forum
    directivo; Reloj digital; Noticias más importantes de
    la Red, Últimas Noticias; Buscador clasificado.

Todas las opciones de servicios, tipos de informaciones y los
contenidos antes mencionados, fueron contempladas en el
diseño de la arquitectura de la RI en correspondencia con
los resultados obtenidos a partir de la encuesta de
diagnóstico realizada en la Fase 1 de la
Metodología Métrica relacionada con el
Análisis del Sistema.

Seguridad de la Intranet.

Cualquier Intranet es vulnerable a los ataques de personas que
tengan el propósito de destruir o robar datos de la
organización, se requiere tomar, por tanto, las medidas de
seguridad
necesarias que incluyen las combinaciones de hardware y software que proporcionan el
control del tráfico; la encriptación y las
contraseñas para convalidar usuarios; y las herramientas
del software para evitar y curar infecciones de virus, así
como controlar el tráfico.

En el diseño de la red interna se decidió
utilizar como medio de seguridad el Firewall, por
lo que fue necesario elaborar un Plan General de
Actualización, el cual es chequeado por el Administrador de
la red (webmaster) y ejecutado por los responsables de
información que fueron designados por cada unidad o
área de responsabilidad, quiénes están
encargados de recopilar y actualizar toda la información
en tiempo y forma , utilizando el formato o modelo preestablecido
para el control de acceso, donde deben introducir la clave o
contraseña y la identificación del usuario.

Conclusiones

  • 1. El sistema de información propuesto resulta
    pertinente para aumentar la capacidad de almacenamiento,
    organización y transferencia de información,
    mejora la difusión y el intercambio de
    información, y al mismo tiempo la calidad,
    actualización y confiabilidad de la misma para una
    correcta toma de decisión.

  • 2. En el período de ejecución de las
    pruebas del sistema se pudo comprobar que todas las opciones
    funcionaban correctamente, satisfaciendo las necesidades y
    expectativas de sus usuarios con alto nivel de confiabilidad
    y seguridad.

  • 3. Con la selección y aplicación de la
    Metodología Métrica se garantizó el
    desarrollo exitoso de cada una de las Fases del Proceso de
    Diseño e Implementación del Nuevo Sistema,
    soportado sobre una red interna para directivos
    lográndose obtener un diseño adecuado, que se
    ajusta a las características propias de la
    universidad.

Bibliografía

(1999) Intranets. Disponible en: http://geocities.com/SiliconValley/2208/Isituation.html

(2003) Intranet Corporativa de LABEX, Memorias V
Congreso de la Sociedad
Cubana de Bioingeniería Habana.

ADRION, W. R. (1982) Validation, verfication and
testing of computer software. ACM Computing Surveys,
14(2), 159-192.

CASTRO, F. A. (2002) Intranet Corporativa de
Labex. Santiago de Cuba, Inst.
Sup. de Ciencias
Médicas.

HERNÁNDEZ, J. L. (1991) la gestión
de la información en las organizaciones. En: tres
lecciones sobre documentación general(Sistemas de
información y Documentación).Cuadernos E.U.B.D
-.Complutense. 1(2).

MARTIN, E. (2000) La metodología
Métrica, una herramienta de intranet corporativas.
Ciencias de la Información, 31(1-2), 17-26.

PONJUAN, G. (1998) Gestión de la
información en las organizaciones: principios,
conceptos, aplicaciones,
Santiago, CECAPI.

 

 

 

Autor:

José Luis Leyva Cruz

Dr C Carlos E. Romero Perdomo

Universidad de Camagüey

Cuba

Camagüey-2008

UNIVERSIDAD DE CAMAGÜEY

FACULTAD DE CIENICAS ECONÓMICAS Y
EMPRESARIALES

Monografias.com

[1] Diseñada por la
Subdirección General de Coordinación Informática del Ministerio para las
Administraciones Públicas. España

Partes: 1, 2
 Página anterior Volver al principio del trabajoPágina siguiente 

Nota al lector: es posible que esta página no contenga todos los componentes del trabajo original (pies de página, avanzadas formulas matemáticas, esquemas o tablas complejas, etc.). Recuerde que para ver el trabajo en su versión original completa, puede descargarlo desde el menú superior.

Todos los documentos disponibles en este sitio expresan los puntos de vista de sus respectivos autores y no de Monografias.com. El objetivo de Monografias.com es poner el conocimiento a disposición de toda su comunidad. Queda bajo la responsabilidad de cada lector el eventual uso que se le de a esta información. Asimismo, es obligatoria la cita del autor del contenido y de Monografias.com como fuentes de información.

Categorias
Newsletter