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Auditoría Operativa (página 3)



Partes: 1, 2, 3

Cuando se entrega el informe el
auditor da constancia del cumplimiento del trabajo y la
dirección evalúa el trabajo que
el hizo, su utilidad,
valorización de resultados y conveniencia de haber hecho
la auditoria.

Es importante que el informe cumpla los requisitos expuestos
en las normas.

  • vi. Etapa de Seguimiento

Una vez comentado y entregado el informe, con el cliente el
auditor debe ver que el informe llegue a todos los afectados y
ver que sus recomendaciones se cumplan, además debe
controlar sus decisiones para que estas no se desvíen.

Esta etapa debe ser fijada con el cliente.

  • i. Introducción

Muchos de los autores describen métodos
metodológicos para la auditoria operativa, pero que no
tiene mucha diferencia con el método
propuesto, mas bien la diferencia radica en el orden de realizar
las actividades.

Se detallaran dos modelos
metodológicos los de Jesús López Cascante y
Bradford Cadmus.

  • ii. Esquema Metodológico de Jesús
    López Cascante

  • a. Introducción

Este esquema se encuentra en el libro
"Organización y Control de
Empresas"
de Vicente Perel.

El esquema se tiene dos etapas:

  • Etapa de diagnostico: se conocen las fallas.

  • Etapa de análisis: causas de las fallas y se
    proponen soluciones

Para desarrollar estas etapas, se sigue el siguiente esquema,
aplicable a cada una de ellas:

  • Primera fase: pasos al inicio de la tarea.

  • Segunda fase: análisis y profundización.

  • Tercera fase: acción correctiva antes del
    informe.

  • Cuarta fase: elaboración de propuestas de
    cambios.

  • Quinta fase: el informe final.

  • Sexta fase: seguimiento de las propuestas.

  • Séptima fase: cuantificación de resultados
    de la auditoria.

Las etapas de diagnostico y análisis no se pueden considerar como
etapas metodologías.

Las fases son aplicables a ambas etapas (diagnostico y
análisis) con las diferencias propias de cada etapa (en
los objetivos).

  • b. Primera Fase: Pasos Previos al Inicio de la
    Tarea

Esta fase significa:

  • Planificación y organización de las tareas y
    actividades.

  • Establecer las normas.

  • Conocimiento del área a analizar. El objetivo de
    estas es:

  • Conocimiento del sector a revisar, de sus fines, objetivos
    y políticas, su personal y la actividad
    desarrollada.

  • Conocimiento técnicos necesarios para desarrollar
    la labor.

  • Conocimiento exacto de los puntos del programa de
    revisión a aplicar.

Esta fase se cumplirá con entrevistas a
los responsables del área, esquemas del sistema, etc.

  • c. Segunda Fase: Análisis y
    Profundización

Una vez obtenida la información en la primera fase hay que
analizarla y profundizarla.

  • Análisis: es el desmenuzamiento de la
    información, en esta parte es muy importante la
    experiencia del auditor para una mayor comprensión de
    los antecedentes y correlacionarlos.

  • Profundización: para conocer mejor la
    sección en estudio, el auditor debe considerarse como
    parte de esta y poder evaluar todos los hechos que
    acaezcan.

Así ve los problemas
desde distintos ángulos, además que cada empresa es un
mundo distinto y las soluciones son
para una empresa en
particular y para otras, aunque sea el mismo problema.

Desde la entrevista
el auditor deberá ir preparando un diagrama de
secuencia del proceso
mediante el cual registre la circulación da la documentación, los sectores intervinientes
y los formularios
utilizados.

Con todo lo anterior el auditor formula soluciones a los
problemas y crea nuevos sistemas, los
cuales tienen que ser comentados con los interesados, para
así poder
verificar si las soluciones son buenas.

El auditor debe confeccionar un preinforme en detalle,
conteniendo las ventajas y desventajas vistas. El poner por
escrito las ideas que en teoría
parecen brillantes, demuestra a veces su inaplicabilidad o que
los reparos eran justificados.

Por ultimo, el auditor deberá vencer la resistencia al
cambio, primero, obteniendo la participación de los
sectores afectados en las etapas precedentes y luego, cuando el
proyecto esta
para ponerse en practica.

  • d. Tercera Fase: Acción Correctiva antes del
    Informe

Una vez que se tiene la conclusión al o los problemas
se deben poner estas en practicas cuando las circunstancias
así lo admitan.

El auditor debe utilizar su buen criterio para poder
determinar bajo que parámetros se puede iniciar la
implementación pero con previa autorización de los
administrativos de la empresa y del
cliente.

De esta forma se experimentara un periodo de
adaptación, si la experiencia es buena al personal la
aceptara y si se aplicara esta solución el personal
estará ya entrenado.

  • e. Cuarta Fase: Elaboración de Propuestas de
    Cambio

De todas las soluciones que se probaron se ligue la mejor de
estas. Una vez elegida debe ser fundamentada y cuantificada
frente a las otras soluciones.}

Además deben presentarse las ventajas de la propuesta
frente al antiguo sistema. También el costo de esta y
las utilidades monetarias que se obtendrán con este
cambio.

  • f. Quinta Fase: El Informe

Esta fase corresponde al acto de preparación del medio
por el cual la dirección superior, conoce las conclusiones
a las que ha llegado el auditor.

Este informe debe ser claro para evitar posibles malos
entendidos.

Si el auditor encuentra problemas muy graves los cuales no
pueden esperar para solucionarse, el auditor debe entregar
informes
parciales.

  • g. Sexta Fase: Seguimiento de las Proposiciones

La labor mas importante del auditor operativo es implementar
sus propuestas. Una vez terminado el análisis y el informe
el paso siguiente es implementarlas.

Esta fase se hace cuando se ha entregado el informe a los
directivos superiores.

El auditor debe colaborar en todo este proceso, es decir en
cada uno de estos cambios.

  • h. Séptima Fase: Cuantificación de los
    Resultados

Se deben cuantificar los resultados de los cambios hechos.

Respetando el principio de economía del control, determinara si sus
servicios han
resultado para la empresa compatibles con los ahorros obtenidos
en su trabajo.

Esta evaluación
debe realizarse al termino cada revisión y sus resultados
debe ponerlos en conocimiento
de la empresa que ha utilizado sus servicios.

Esquema
Metodológico de Bradford Cadmus

  • a. Introducción

Del libro del autor "Manual de
Auditoria Operativa
", es posible extraer el siguiente
esquema de metodología:

  • Etapa de familiarización.

  • Etapa de verificación.

  • Etapa de evaluación y recomendación.

  • Etapa de informe.

  • b. Etapa de Familiarización

El primer paso será saber de las gerencias lo
siguiente:

  • Cuales son los objetivos de cada departamento.

Se conversa con cada jefe de departamento para que el le
cuente los problemas y los planes que tiene tal departamento,
poniendo énfasis en lo que se controla y no.

El único inconveniente es que se debe contar con la
buena disposición de los jefes para que le cuenten al
auditor los reales problemas que hay.

  • Como funciona para llevarlos a cabo.

Cuando ya se tiene conocimiento de los objetivos y los
problemas de los departamentos, se debe ahora conocer a cavidad
los controles internos (para el logro de sus objetivos y operaciones) y
externos (medio
ambiente).

Para estos efectos el auditor deberá:

  • Revisar la estructura de la organización (saber
    quien manda, que relación tienen los departamentos y
    el organigrama).

  • Revisar las políticas y procedimientos que regulan
    cada departamento (se debe conversar con el supervisor del
    departamento o con quien esta mas familiarizado con estas
    materias, si estos procedimientos y políticas no
    existen el auditor debe tomar los estándares que
    existen para estas materias).

  • Como determina los resultados

El auditor deberá preguntar a los jefes de los
departamentos como evalúan ellos sus resultados, como
supervisan y que es lo que consideran mas relevantes en el
control. Si existen informes de logros, son muy importantes de
revisar. Al familiarizarse con estos informes el auditor
preguntara:

  • ¿Quién recibe el informe?

  • ¿Que hace o puede hacer el receptor con el?

  • ¿Que anexos arbitrarios usan?

  • ¿Cuan bien se coordina con otros informes?

  • ¿Se duplica con el, otra información
    disponible?

  • ¿Cuan validas y utilizables son las comparaciones
    mostradas en los informes?

  • ¿Reúnen los informes los requerimientos de
    la gerencia?

  • ¿Cuál seria al resultado si el informe es
    descontinuado?

Los informes son utilizables en el control solo si son
rápidos, claros, concisos y completos. El auditor
deberá tener siempre en mente estos factores a medida que
se familiariza con la estructura de
los informes del departamento operativo.

Si el auditor no tiene un conocimiento adecuado de los
objetivos y controles del departamento operativo, no puede hacer
una auditoria inteligente.

  • c. Etapa de Verificación

En esta etapa se escoge una muestra (el
tamaño de esta depende del auditor) del área
examinada, para observarla en detalle.

En la etapa de verificación, el auditor estará
interesado en el establecimiento de los hechos siguientes, los
que tratara de entender si están o no en actual
práctica:

  • La estructura de organización y la
    asignación de responsabilidades siguen los planes de
    control de la gerencia departamental.

  • Si se siguen los procedimientos prescritos por la
    gerencia.

  • Los cotejos internos prescritos están siendo
    ejecutados.

  • Los procedimientos y controles prescritos proporcionan una
    efectiva coordinación con otros departamentos.

  • Los registros e informes son completos, oportunos,
    actuales y significativos.

  • Las normas de ejecución proporcionan una base
    efectiva para la evaluación de los resultados de
    operación.

  • d. Etapa de Evaluación y
    Recopilación

Cuando el auditor encuentra una desviación debe
analizarla en profundidad y desarrollar medidas correctivas, la
que puede ir ajustando para que tenga un mayor efecto.

La evaluación y recomendación esta
constantemente en la mente del auditor a través de toda su
auditoria operativa.

El auditor relaciona el
conocimiento de la etapa da familiarización y los
hechos encontrados en la etapa de verificación para
responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Operan efectivamente los controles
    departamentales?; si la respuesta es no, ¿que medidas
    constructivas pueden recomendarse?

  • Si hay numerosas desviaciones de los procedimientos y
    políticas establecidas, ¿la razón de
    estas tiene que ver con ellas o con otros factores?

  • ¿Los controles y practicas se ajustan a la
    política da la compañía?; si no,
    ¿que debiera recomendarse?

  • ¿Ayudan los controles a la gerencia a alcanzar sus
    objetivos operación?

  • La gerencia de operación ¿comprende y
    utiliza sus controles con el máximo de ventajas?

  • El plan de cuentas, registros e informes, ¿siguen
    las normas de responsabilidades operativas y se ajustan a la
    necesidad de información de la gerencia?

  • ¿Hay adecuada coordinación y
    cooperación con los departamentos relacionados, hay
    duplicaciones o lagunas en el control?

Si el auditor hace y piensa las cosas como lo hace la gerencia, sus
recomendaciones serán mejor entendidas y apreciadas.

  • e. Etapa del Informe

A continuación se resume un número de aspectos
que debiera considerarse en la preparación del
informe:

  • Remarcar los itemes que mejoran la operación.

  • Omitir itemes de menor importancia.

  • Hacer el informe tan corto como sea posible.

  • No esperar que el gerente operativo piense en
    términos de auditoria; redactar el informe en sus
    términos.

  • No hacer ninguna critica, estas se deben hacer en forma
    constructiva.

  • Discutir el bosquejo del informe con los afectados.

  • Si es posible asegurar el acuerdo de las recomendaciones
    con el gerente.

  • Enviar copias del informe a cada afectado.

  • No publicar ningún material que no este en el
    informe.

Al finalizar el informe se debería hacer una
reunión con el cliente para discutirlo.

Conclusión

Es sabido que el ser humano posee una adversión natural
a ser controlado y, en consecuencia, es bastante probable que el
auditor operativo no sea aceptado por las personas que trabajan
en la empresa. A menos que el profesional sea capaz de crear la
confianza necesaria en el grupo donde va
a actuar, convenciéndolos de que solo pretende ayudarlos a
mejorar el trabajo y no controlar lo que hacen, tendrá
pocas probabilidades de éxito.

Si el auditor operativo no reúne los requisitos
mencionados, se convertirá en una fuente de conflictos y
el examen será un fracaso. La colaboración de los
empleados es importante ya que la información que necesita
solo podrá obtenerla mediante entrevistas.

El equipo que tenga el auditor operativo debe ayudarlo para
obtener la información que el necesita. Entonces una buena
dirección del equipo debe incentivar la
participación integral de sus componentes. Debe tenerse en
cuenta que ellos además por su nivel tal que su propia
motivación
y ética
profesional, se autodisciplina, por que ellos saben que su
labor es importante. Eso quiere decir que las relaciones internas
deben ser claras y precisas.

 

 

 

Autor:

Efraín Franz Villarroel
Gonzales

Universidad Central

Facultad de Ciencia
Económicas

Depto. de Computación e Informática

Lic. Contaduría Pública

Fecha: 12 de Octubre del 2007

Partes: 1, 2, 3
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