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Diseño de la metodología de costeo basado en actividades "ABC" – adaptable a instituciones de educación superior (página 3)




Enviado por Paula Andrea Zuluaga



Partes: 1, 2, 3

FECHA DE INICIO PROBABLE____________________

FECHA DESEADA DE CULMINACIÓN:_________________________

PROMOTOR: _______________________________________________

LIDER PROYECTO: __________________________________________

FECHA:____________________________________________________

5.2 PAS0 2 – ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, ACTIVIDADES, RECURSOS E INDUCTORES.

5.2.1 ¿Cómo comenzar la implementación a nivel de actividades teniendo como base la estructura organizacional?

La base para comenzar a ejecutar la implementación del sistema de costos ABC es el organigrama de la institución, los procesos y actividades ya existentes, es de resaltar que el proceso de implementación se dificulta cuando la estructura organizacional no es clara y cuando no existen procesos escritos.

Cuando se tiene ya definido el organigrama se comienza a analizar cada una de las áreas existente y se determina si son de la operación (costo) o de la administración (gasto), teniendo en cuenta que el costeo ABC, se aplica solamente a las áreas operacionales.

Todos los productos, negocios o servicios se costean con ABC puesto que son operacionales; las áreas administrativas se costean por absorción (no son costos directos del producto) llevando a cada producto una proporción que se distribuye de acuerdo a un criterio de distribución o driver.

EJEMPLO APLICADO A UNA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR.

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5.2.1.1 Explicación para determinar las áreas administrativas, operativas y los productos (según el anterior organigrama[7]

Primero que todo se deben tener muy claro que:

  • Costo: Son todos los recursos necesarios (personal, materiales, equipos, edificios, generales) que son consumidos por las áreas operativas para la prestación del servicio.

  • Gasto: Son todos los recursos necesarios (personal, materiales, equipos, edificios, generales) que son consumidos por las áreas administrativas.

  • Producto o servicio: Es el objetivo final que una empresa suministra a sus clientes, en este caso son los programas que se suministran a los estudiantes.

Según el organigrama la distribución de áreas administrativas y operativas sería de la siguiente manera:

Se observa que el organigrama está dividido en 2 estructuras A y B.

ESTRUCTURA A: Esta estructura es mixta, existen áreas del costo y del gasto, a las áreas del gasto también se les denomina áreas de apoyo.

Áreas administrativas: Corresponden todas las que están numeradas del 1 al 6, esto quiere decir que todos los recursos que estas áreas consuman irán directamente al gasto.

Áreas operativas: Corresponden a todas las que están numeradas del 1 al 9, lo que indica que los recursos que estas se consuman irán al costo y luego a cada programa.

ESTRUCTURA B UNIDADES UNIVERSITARIAS: # 10 – En esta estructura se encuentran los programas académicos, es una estructura que es directamente del costo o sea que todo lo que se consume va exclusivamente al costo.

ALGUNAS FUNCIONES DE LAS AREAS SE PUEDEN CATALOGAR EN EL SIGUIENTE EJEMPLO:

  • La Rectoría General:

Tiene a su cargo la responsabilidad de planificar, diseñar y conducir las actividades de desarrollo y crecimiento de la Universidad. El Rector General preside el Sistema Académico, donde están representados todos los miembros que conforman la comunidad universitaria; órganos personales (rectores, directores y jefes de departamento) personal académico, administrativo y alumnos.

  • Las Unidades Universitarias (Estructura B):

Tienen bajo su responsabilidad el desarrollo de las actividades relacionadas con la impartición de los programas docentes a nivel licenciatura y postgrado, la realización y evaluación permanente de los programas y proyectos de investigación, la formación integral de los estudiantes, la generación de acciones tendientes a difundir el conocimiento, la extensión de la cultura y la vinculación con el entorno.

Cada una de ellas debe contar con sus propios órganos académicos y administrativos para impulsar y desarrollar sus actividades donde el común denominador es la búsqueda constante de la calidad en los resultados derivados de las acciones emprendidas. El modelo ABC permite a las Unidades tener independencia en el diseño de sus enfoques administrativos, razones por las que cada una de ellas es concebida como una universidad completa e integral.

5.2.2 ANALISIS DE ACTIVIDADES:

  • Análisis  de actividades: La identificación y clasificación de las actividades de una institución u organización, involucra determinar que actividades son realizadas dentro de cada departamento, cuanta gente las realiza, cuanto tiempo les dedican, que recursos usan, que operaciones reflejan mejor su desempeño y que valor tiene cada actividad para la organización. El análisis de actividades se desarrolla con entrevistas y cuestionarios.

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ENFOQUE – ENRUTAMIENTO DEL PROCESO HASTA LAS ACTIVIDADES Y EL PRODUCTO

Grafica 5/ enrutamiento del proceso hasta las actividades y el producto

 

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5.2.2.1 Diseño del mapa de actividades o diagrama de flujo:

Consiste en identificar las diferentes actividades que integran las operaciones en una organización y específicamente, consiste en DETALLAR cada paso en el proceso desde que se reciben los estudiantes por primera vez hasta que se convierten en profesionales o en el caso de diplomados, seminarios u otros programas académicos la culminación a satisfacción, lo cual implica analizar todas las operaciones necesarias que se generan en las universidades y demás áreas para lograr la satisfacción del estudiante .

5.2.2.2 Analizar si cada actividad identificada en el mapa de actividades agrega valor o no:

Como se insinuó anteriormente, si la eliminación o reducción en la intensidad de la actividad afecta negativamente las expectativas de los estudiantes, entonces dicha actividad SI agrega valor y no se podrá eliminar o reducir; pero si ocurre lo contrario se deberá eliminar o reducir tal actividad.

5.2.2.3 Identificación de los centros de actividad

 Los procedimientos que se deben adelantar con el fin de identificar las actividades en cada área funcional de la universidad son: 

  • Entrevistas con los responsables del área o departamento.

  • Cuestionarios detallados que deben responder los responsables de cada área.

  • Reportes de las actividades desarrolladas por los responsables de una área en un lapso.

 Posteriormente se deben reagrupar las actividades por grupos o tareas más significativas para racionalizar la información de gestión, el agrupar las actividades facilita el proceso de asignar sus costos a los programas ya que en la práctica sería demasiado dispendioso tratar cada actividad como un centro separado, por tanto; el criterio a utilizar entre otros sería el de identificar las actividades que están estrechamente relacionadas entre si y conformar con ellas un centro de actividad que será consumido en forma mas o menos igual por un determinado objeto de costo.

5.2.2.4 Ejemplos para el levantamiento de actividades

Ejemplo 1. Se realiza detallando el objetivo de la actividad para que agregue valor.

OBJETIVO

PROCESO

ACTIVIDAD

1. Ante la necesidad de participar activa y eficazmente en la propuesta educativa de la Compañía, es un desafío la consolidación del Área Administrativa y Financiera y su articulación con todas las demás Áreas Funcionales.

1. Definir la conformación funcional y estructural del área

1.1 Definir perfiles funcionales y procesos del área

1.2 Documentar y formalizar los procesos

1.3 Divulgar a nivel intra y extra del área los procesos definidos.

1.4 Mantener actualizados los procesos

1.5 Participar en la evaluación y decisión de proyectos y/o propuestas de las diferentes Áreas Funcionales.

2. Desarrollar una plataforma tecnológica para poder responder con excelencia a las necesidades que plantean los nuevos avances.

 

2. Apropiación de las nuevas tecnologías para implantarlas en los procesos administrativos y académicos.

 

2.1 Establecer provisión de fondos que permitan adquirir los equipos y elementos proyectados

2.2 Efectuar un inventario de la tecnología existente a nivel de cada institución.

2.3 Referenciarnos con las Universidades de la Compañía para apoyarnos en el desarrollo de nuevas tecnologías

3. En el contexto de la cambiante realidad económica del país, es un deber lograr y mantener la estabilidad dentro de un manejo transparente.

3. Garantizar la solidez económica y financiera de la institución a través de una gestión eficiente.

3.1 Elaborar proyecciones financieras a corto y mediano plazo.

3.2 Proponer y formalizar políticas claras del manejo económico y financiero.

4. Teniendo en cuenta que todos trabajamos por el cumplimiento de una misma misión corporativa, debemos comprometer a las demás áreas funcionales para que mancomunadamente contribuyamos al logro de los objetivos institucionales.

4. Orientar a las diferentes áreas funcionales en el manejo administrativo y presupuestal.

 

4.1 Desarrollar actividades de información y capacitación del manejo de los presupuestos y de las normas contables y tributarias.

 

5. Para alcanzar las metas en nuestra gestión, contribuir y apoyar la formación integral del personal de área administrativa y financiera.

5. Definir las necesidades de formación del personal del área en la parte técnica, profesional y personal

 

5.1 Promover a las personas del Área para otros cargos de acuerdo con su preparación y formación profesional y espiritual.

5.2 Motivar al personal del Área sobre las ventajas de mantenerse actualizados para mejorar el desempeño laboral y personal

5.3 Establecer con al participación de las personas del Área las necesidades del reales de formación.

5.4 Coordinar con Gestión Humana la planeación y ejecución de proceso de formación del Área

5.5 Compartir los conocimientos con las personas que lo requieran para mejorar los procesos y/o las que manifiesten interés sobre el tema.

5.6 Promover los Ejercicios Espirituales en el personal del Área.

EJEMPLO 2. Hoja de análisis de actividades por dependencia.

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Notas:

Una planilla por cada "rama" dentro del alcance del proyecto.

Una dependencia es usualmente un centro de costos en contabilidad.

Cuando varias personas hacen el mismo trabajo es mejor agrupar actividades.

Para diligenciar la planilla se siguen los siguientes pasos:

  • 1. Se completan los nombres de quienes trabajan en cada departamento.

  • 2. Se listan las actividades realizadas

  • 3. Se completa el porcentaje de tiempo por persona y actividad.

  • 4. Se identifican los inductores de las actividades

5.2.3 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE VALOR

Este paso inicial en la implementación del sistema de costos ABC, se relaciona con el análisis de todas las actividades[8]requeridas para producir un bien o un servicio, para lo cual se deben identificar aquellas actividades que agregan valor o no lo agregan. Se entiende que una actividad agrega valor a un producto o servicio cuando su eliminación o la disminución de su frecuencia puede afectar negativamente la satisfacción de los consumidores (no supera las expectativas de los clientes). Se concluye entonces que las actividades relacionadas con el proceso productivo agregan valor al servicio, como son: servicio al cliente, Facturación y recaudo, registro académico, crédito y cartera, formación académica.

5.2.4 ANALISIS DE RECURSOS[9]

Recurso: Elemento económico que es aplicado o utilizado para realizar actividades. Se encuentran básicamente en el sistema contable. (Ej.: Sueldos y salarios, depreciación de vehículos, depreciación de equipos, materiales, etc.)

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5.2.4.1 Pasos para la correcta identificación de los recursos.

  • 1.  Identificar los recursos específicos presentes, incluyendo equipos, edificios, costos externos y gente.

  • 2.  Identificar los usos de los principales recursos

  • 3. Identificar los inductores de los recursos.

Las fuentes de la información son: registros de activos, distribución de edificios y organigramas.

Explicación detallada de los recursos y su asignación en el costo:

1. Recurso de personal: Corresponde específicamente al personal que trabaja directa e indirectamente en la producción de uno o varios programas o servicios.

Para la correcta asignación de los costos de personal se deben seguir los siguientes parámetros:

  • 1. Identificar el personal que está directa y exclusivamente relacionado con cada uno de los programas, a través de los procesos, identificando las actividades inherentes a dichos procesos y servicios y cuya labor puede clasificarse de manera clara e inequívoca en una actividad dentro de un proceso y servicio.

Ejemplo: Coordinador de programa

  • 2. Identificar el personal que está directamente relacionado con los diferentes servicios   procesos y actividades para lo cual por la naturaleza de sus funciones se puede identificar en una proporción exacta que parte del tiempo aplica a cada actividad en cada proceso de tal forma que se requiere de mecanismos adicionales, tales como reporte de tiempo, estimados de tiempo porcentual.

Ejemplo: Profesor de cada materia

  • 3. Identificar el personal que está directamente relacionado con los diferentes servicios   procesos y actividades, pero por la naturaleza de su trabajo éste no se puede determinar con precisión, en que proporción corresponde a cada servicio o programa. En este evento se requiere de la aplicación de criterios de distribución de costos, ya que se trata de un elemento compartido por varios servicios.

Ejemplo: Rector de la institución, Jefe de Registro Académico, Jefe de Servicio al cliente.

  • 4. Identificar el personal que se constituye en un indirecto es decir, qué funcionarios dentro de la institución realizan actividades exclusivamente de apoyo administrativo identificados como todos los funcionarios que laboran en las siguientes áreas:

  • Tesorería

  • Contabilidad

  • Sistemas

  • Servicios Generales

  • Gestión Humana

  • Compras y Suministros

  • Control de Gestión

  • Secretaria General

  • Control Interno

  • Planeación

Para efectos de llevar a cabo una adecuada asignación de los costos de personal las instituciones deberán tener en cuenta las siguientes posibilidades que permitirán clasificar a los funcionarios dentro de la normalización del sistema de nómina.

  • Personal que puede ser asignado a una o más actividades específicas de uno o varios procesos, en un servicio.

  • Personal que no puede ser asignado con precisión a una actividad especifica y se identifica participante de dos a más servicios.

  • Personal que se identifica participante de una actividad de un proceso y por tanto se constituye costo de producción y también desarrolla actividades identificadas como gasto de apoyo administrativo.

Costo de materiales

Es necesario tener en cuenta que el costo de los materiales a ser imputado a cada servicio, es el que surge como resultado del cálculo de los materiales efectivamente consumidos y no el de los materiales comprados.

3. COSTO DE EQUIPOS Y EDIFICIOS:

El costo de los equipos y los edificios es básicamente el reconocimiento del desgaste que sufren a través del tiempo, el reconocimiento de este desgaste debe ser reflejado mensualmente por medio de la depreciación.

El cálculo de la depreciación de los equipos y los edificios deberá efectuarse mediante la utilización del método de línea recta, consecuentes con los periodos de vida útil establecidos.

Atendiendo a la metodología de Costeo Basado en Actividades, se deberá asignar al servicio o programa al cual está destinado el activo desde el momento de su compra; sin embargo como hay activos compartidos o que contribuirán a la generación de ingresos para diferentes servicios se deberá utilizar un criterio de asignación que puede ser el de horas de uso y así ésta depreciación podrá ir distribuida a cada programa.

4. COSTO DE MISCELÁNEOS:

Los costos diferentes a los originados por conceptos de personal, materiales, equipos y edificios que son incurridos por las instituciones para cumplir con el objeto de prestar un buen servicio, los cuales en la medida en que vayan sucediendo podrán ser asignados a un servicio específico o a una función de apoyo administrativo.

Para efectos de llevar a cabo una adecuada asignación de los costos misceláneos, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Costos de misceláneos que pueden ser asignados con precisión a una o más actividades especificas de uno o varios procesos, en uno o más servicios.

Costos de misceláneos que no pueden ser asignados con precisión exacta a cada servicio, lo cual constituye costos compartidos.

Los servicios de vigilancia para edificaciones compartidas con la parte operativa y administrativa, se considerarán y asignaran en proporción de sus áreas ocupadas, tanto para los costos de los servicios como para los gastos de apoyo.

5.2.4.3 Asociación de los recursos con los centros de actividad:

 Los recursos se traducen en costos que se deben asociar con los centros de actividad, para lo cual se deben distinguir dos tipos de costos: DIRECTOS e INDIRECTOS. Emplear un driver de recursos (inductor de costos) para ser asignados a ellas.

DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS HACIA LAS ACTIVIDES Y OBJETOS DE COSTEO (PRODUCTOS O SERVICIOS)

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Grafica 9/Distribución de los recursos hacia las actividades y objetos de costeo

5.2.5 ANALISIS DE CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN O DRIVER

Inductor (driver): Es uno de los conceptos clave del ABC, representa el parámetro en función del cual se consumen los recursos y es utilizado para la distribución de costos.

5.2.5.1 Pasos a seguir para la correcta identificación de los driver:

  • 1. Identificar los principales recursos e inductores por cada función.

  • 2. Desarrollar actividades e inductores para cada función, complementando la red de análisis de actividades.

  • 3. Identificar el % de tiempo del personal por cada actividad

La asignaciones de costos son hechas usando drivers para repartir los gastos de las dependencias entre actividades relevantes.

Por ejemplo: El inductor (1) del recurso hora máquina podría ser usado para asignar costos de equipos como computadores, similarmente el inductor de recursos "número de personas" podría ser usado para asignar costos del personal a las actividades de las dependencias.

EJEMPLO DE DRIVER QUE SE PUEDEN UTILIZAR EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

RECURSOS

DRIVERS

Estudiantes

Nro de estudiantes por programa

Materiales(costo directo al objeto de costo) – Papelería, implementos de aseo,

* Cantidad

* Costo de los materiales

Empleados administrativos y operativos (profesores) (costo directo al objeto de costo)

* Costo de la hora

* Horas trabajadas

* Número de trabajadores

Equipo y tecnología

Computadores, retroproyectores, televisiores, VHS, DVD, video beam

  • Horas equipo

  • * Costo del equipo.*

 

Edificio e instalaciones físicas (capacidad)

* Área ocupada en metros cuadrados por actividad

Vehículos

* Costo de los vehículos

* Horas de utilización

* Kilómetros recorridos

Suministros

* Cantidad

* Costo de los suministros

Sistemas de información

* Horas de uso

Impuestos a la propiedad

* Area ocupada en metros cuadrados

5.2.5.2 Criterios para la distribución de costos y gastos a las unidades de producción en instituciones de educación:

Teniendo en cuenta la concepción particular de los sistemas o fuentes de información que proveerán datos y soportarán la consolidación y procesamiento de información del sistema de costos, las unidades productivas de absorción serán también las unidades básicas de reporte de datos y utilización de factores, ponderadores y criterios de asignación de costos y gastos a los servicios de educación que en ella se produzcan y presenten.

Por lo tanto la metodología de definición y aplicación de factores y criterios de distribución corresponderán a los siguientes casos:

  • Costos directos e identificables con un servicio exclusivo, pero distribuible entre todas las unidades productivas de servicios de absorción de costos.

  • Gastos de apoyo administrativo distribuibles en las unidades productivas de absorción de costos y gastos.

  • Para los costos directos identificables con un servicio exclusivo se podrá utilizar los siguientes criterios.

  • De acuerdo con la estructura de ingresos del servicio exclusivo.

  • De acuerdo con el número de estudiantes de cada facultad o programa

Para los costos compartidos con varios servicios o programas se podrán utilizar los siguientes criterios:

  • De acuerdo con el número de estudiantes de cada facultad.

  • Para el elemento personal, de acuerdo con la estructura y composición de la planta de personal de las unidades de producción de servicio que recibirán la distribución.

  • Para los recursos materiales, de acuerdo con el número de estudiantes de cada unidad.

Para los gastos administrativos, distribuibles entre unidades productivas de servicios, se utilizara la estructura que conforme las unidades afectadas por cada concepto de distribución del apoyo administrativo, descrito para la asignación de los gastos a los servicios.

5.2.5.3 Asignación de los costos de actividades a los objetos de costo (selección de los drivers o inductores de costo):

Este paso se relaciona con la asignación de los costos desde los centros de actividad a los objetos de costo. Esto se logra mediante el uso de inductores o promotores de costo (driver de actividad), este es un factor que sirve para CONDUCIR a cada objeto de costo una porción de costos de cada actividad que este consume. Para seleccionar un driver debe tenerse en cuenta lo siguiente:

  • Facilidad de obtener información relacionada con el inductor

  • Debe existir una muy buena relación de causalidad entre el inductor y el consumo de éste por parte de cada objeto de costo.

5.3 PASO 3 – ANÁLISIS DE UNIDADES PRODUCTIVAS

5.3.1 Definición de unidad productiva:

Se define entonces como unidad productiva de absorción de costos a la dimensión (ciudad o municipio – ubicación de la institución) en la cual se concentrarán y asignarán:

Los activos de la propiedad, planta y equipo vinculados y destinados a la prestación del servicio.

Recursos de personal, materiales, definidos e identificados con los procesos de prestación del servicio y estrictamente con la unidad productiva definida.

Los costos directos identificados con los servicios originados en las mismas.

Los costos de recursos compartidos entre varios servicios de educación superior.

Los gastos de apoyo administrativo de los diferentes niveles de la organización de la institución que determine deben distribuirse como efectos de alcance de las funciones que lo compone.

5.3.2 Aplicaciones especiales para instituciones de educación superior:

Teniendo en cuenta que muchas universidades tienen sedes en diferentes ciudades o municipios para estas sedes también hay formas de definir sus costos desde la sede matriz.

Cada una de las sedes, se llamarán UNIDADES PRODUCTIVAS y se costean como lo muestra siguiente grafica:

UNIDADES PRODUCTIVAS DE ABSORCIÓN DE COSTOS POR SEDE

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Grafica 7/Unidades productivas

5.4 PASO 4 – RECOLECCIÓN DE DATOS

5.4.1 Fuentes y métodos para la recolección de datos

  • Fuente principal: La contabilidad general

  • Base de datos: Sistema / facturación

  • Hojas de análisis de actividades

  • Encuesta y muestreos periódicos

  • Proyecciones / estimados.

5.4.2 Requisitos de los datos

  • Datos de inductores de recursos

  • Costos de recursos

  • Datos de inductores de actividades

  • Gastos por costos directos

  • Unidades de ingreso y ventas por producto y cliente

5.5 PASO 5 – CONSTRUCCION DEL MODELO ABC

5.5.1 Forma integrada de agrupación de la información:

La forma de obtener la información es mediante el sistema contable, sistema de activos fijos, sistema de almacén, sistema de calidad en lo correspondiente a los procesos y a las actividades.

FUENTES DE AGRUPACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE COSTOS ABC

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Grafica/8 –fuentes de información

La figura anterior nos muestra que lo que hace el modelo es distribuir datos hacia cada uno de los servicios lo que indica que las personas responsables de la información que llega a costos deben ser cuidadosa en el momento de realizar cada movimiento que afecte el sistema, pues esto hace que el mismo sea confiable, y si los datos no se ingresan de forma correcta la información de costos se distorsiona.

Contabilidad general[10]

  • Deben tomarse todos los gastos controlables que se encuentren dentro del alcance del proyecto.

  • Los gastos deben ser distribuidos a los departamentos en los que se originaron.

  • Todas las distribuciones y cargos dentro de la contabilidad general deben eliminarse antes de asignar los gatos a las actividades.

  • Una vez que las cuentas de la contabilidad general están libres de cualquier distribución contable ésta pueden ser cargada directamente al software de ABC.

Cada recurso identificado directamente en la contabilidad general como parte del análisis debe tener un inductor de recurso y cada recurso debe ser asignado a las actividades que lo consumen.

  • Solo un inductor de recurso y un inductor de actividad por cada actividad

  • Inductor es una medida que representa capacidad y habilidad.

  • Es necesario entender las características de variabilidad para identificar el inductor correcto

5.5.2 estructura de códigos del sistema de costos

De acuerdo con las definiciones y conceptualizaciones de los modelos y métodos de registro e identificación, el sistema de costos unificado para educación superior usará solamente los grupos 51: Gastos de administración y 75 costos de producción de servicios. (Según el Plan Único de Cuentas)

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Cuenta:

En este nivel de codificación se indicará como prioridad los elementos del costo o recursos que se consumen en la producción del servicio y guardando consistencia en el sistema contabilidad.

MODELO FINAL DE REGISTRO Y FASES DE COSTEO

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5.6 PASO 6 – INTERPRETACION Y ANÁLISIS

5.6.1 Validación de la información

  • PROPÓSITO

– Conciliar los resultados con el estado de resultados ya que la utilidad total debe ser igual a la consolidada de todos los productos que se costearon individualmente.

– Asegurarse que los datos operacionales sean correctos

– Fomentar credibilidad y aceptación en los resultado.

  • MÉTODO

  • Verificar que todos los datos no financieros concuerden con las fuentes originales.

  • Asegurar que los resultados de los flujos operacionales, entre actividades y/o objetos de costeo sean lógicos.

  • Comprobar con los Jefes de área si los costos de las actividades y productos son razonables

  • Asegurar que los resultados de los objetos de costos tengan sentido.

  • Verificar que el resultado final concuerde con el de la contabilidad general.

5.6.2 Informes de gestión – resultado final del modelo

A continuación se puede observar el modelo de un estado de resultado detallado por producto, generado desde el sistema de costos ABC, este modelo ya está siendo utilizado en EMTELSA S.A. E.S.P. con muy buenos resultados ya que para cada uno de los productos que maneja la organización hay información individual y detallada de ingresos, costos, gastos y utilidad.

El modelo ha sido adaptado a 5 programas que puede ofrecer en una Universidad.

INFORME FINAL 1 – ESTADO DE RESULTADO DETALLADO POR

PROGRAMA

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INFORME 2 / ESTADO DE RESULTADOS RESUMIDO POR PROGRAMA

Este informe permite visualizar resumidamente el estado de resultados por cada uno de los programas y muestra rápidamente cual es el programa que más utilidad deja y cual es el menos rentable

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INFORME 3/ COSTOS POR PROCESO – PROGRAMA

En este informe se pueden evidenciar los costos de cada proceso, lo cual puede contribuir a identificar cual es el proceso más y menos costoso lo que permite un análisis para la toma de decisiones.

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INFORME 4/ ESTADO DE COSTOS POR RECURSO – PROGRAMA

Este informe permite visualizar en que recursos son los que más están consumiendo y en que programa, también es una herramienta muy útil para que los administradores tomen decisiones.

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Resumen didáctico a manera de ejemplo de todos los pasos para la aplicación de la metodología diseñada del sistema de costos ABC en Instituciones de Educación superior

PASO 1. PLANEAR EL PROYECTO

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PASO 2.

ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, ACTIVIDADES, RECURSOS E INDUCTORES.

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Con la identificación de las área se le asigna a cada una un código de centro de costos con el fin de que en el momento de realizar una salida de dinero se identifique desde el registro de esta salida que área lo esta consumiendo:

Ejemplo:

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Este ejemplo indica que este valor consumido de papelería en Registro Académico se cargará desde la contabilidad y en costos se realizara la distribución planteada.

  • IDENTIFCACION DE ACTIVIDADES

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  • ANÁLISIS DE RECURSOS:

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Ejemplo[11]

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  • DISTRIBUCIONES

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PASO 3 – ANÁLISIS DE UNIDADES PRODUCTIVAS.

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PASO 4 – RECOLECCION DE DATOS

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Nota: Este tipo de encuestas se realizan para todos los cargos existentes dentro de la institución y se cargan en el programa de costos.

PASO 5. CONSTRUCCIÓN DEL MODELO ABC

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PASO 6. INTERPRETACIÓN Y ANALISIS

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Conclusiones

  • Las instituciones de educación superior necesitan conocer cuales de sus programas son rentables y cuales no, Con un el modelo de costos ABC se puede obtener la rentabilidad por programa individual y de esa forma identificar los programas con los cuales las instituciones ganan, y aquellos en los que el precio de venta no llega a cubrir los costos. A diferencia de los sistemas tradicionales el costeo por actividades permite una adecuada asignación de los costos indirectos a los programas.

  • Hoy más que nunca las instituciones de educación superior necesitan establecer con mayor precisión sus costos, y requieren mejorar la toma de decisiones y preparar y actualizar sus planes de negocios.

  • El modelo presentado garantiza un análisis a nivel de actividades que conlleva a una adecuada determinación de los costos de cada programa así como su predeterminación, control y análisis de eficiencia, Lo que muestra una visión amplia para la planeación y administración de los productos que manejan las instituciones.

  • Es recomendable que las Instituciones de Educación superior adopten el modelo por los beneficios que este trae, lo cual ya es comprobable con muchas empresas de todos los sectores que trabajan con costeo ABC y han tenido muy buenos resultados; por tal razón este proyecto es totalmente viable puesto que existe la seguridad que ya ha sido exitoso y a generado la información necesaria para la toma de decisiones y creación de estrategias.

Bibliografía

GARCIA SERNA, Oscar Leon. Administración Financiera. Ed 3. Cali 1999.443p.

POLIMENI, Raphs. FAVOZZI, Frank y ADELBERG, Arthur. Contabilidad de Costos. Ed 3. 8p.

HORNGREN, Charles y FOSTER George. Contabilidad de Costos. Ed. 10. 135 p. México.

RAMÍREZ PADILLA, David Noel. Contabilidad Administrativa. Ed 5. 34p. México 1997.

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS. Metodología implementación, Sistema Unificado de Costos y Gastos.

SHARMAN, PAUL. Gestión Avanzada de costeo basado en actividades. Seminario Bogotá noviembre 1 y 2 de 2001.

Diario el Comercio de lima. Febrero 9 de 1998

Revista CMA magazine. Julio/agosto 1994

www.redcontable.com

www.aneip.org/revista/arting08

www.3wsearch.com

 

 

 

 

 

 

Autor:

Paula Andrea Zuluaga D.

[1] Articulo publicado en la revista CMA Magazine, julio/agosto 1999, de the society Management Accountant of Canada.

[2] Adaptado de APQC/"Activity-Based Managemet"

[3]

[4] Adaptado de H. Armitage y R. Nicholson, "Activity Based Costing"

[5] Adaptado de J .Innes y F. Mitchell, "A Survey of Activiy -Based Costing

[6] Adaptado de W. Cotton Activiy -Based Costing

[7] Adaptado de P.Clarke, "Management Accounting Practices"

[8] Investigaci?n realizada por la Superintentendencia de Servicios P?blicos a las empresas del sector en el a?o de 1994.

[9] Costos controlables: Son aquellos la administraci?n tiene control sobre ellos y los puede minimizar, logrando con ello disminui.r costos y aumentar utilidades

[10] Fuente de informaci?n: Contabilidad Administrativa 5? edici?n – David Noel Ram?rez Padilla.

[11] Fuente de informaci?n: Seminario taller internacional -Gesti?n avanzada de costeo basado en actividades – Conferiencia Paul Sharman .

Partes: 1, 2, 3
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