Evaluación y análisis del Sistema de Costo en la Empresa Constructora Guantánamo (página 2)

En la Empresa
Constructora Integral de Guantánamo se encuentra situada
la Unidad Básica de Producción Industrial dedicada a la
construcción de prefabricados y compuesta
por tres plantas:

• 1. Guantánamo I: Produce para los diferentes
  programas.

• 2. Guantánamo II: Su principal
  producción es para la Empresa Eléctrica.

• 3. Gran Panel IV: Produce para el programa especial
  de la vivienda de los médicos.

Como se observa las tres plantas para realizar su actividad
productiva tiene como punto de partida las solicitudes o pedidos
de las diferentes entidades que así lo requieran como por
ejemplo: Empresa
Eléctrica, Educación, Salud, Obras Escolares entre
otras, cumpliendo estas solicitudes con características y
especificaciones únicas, de ahí que emplean el
costo por
órdenes para obtener el producto, en
este caso el Hormigón Armado.

Cuando analizamos las diferentes obras, como por ejemplo, la
construcción de viviendas, se ponen de manifiesto las
siguientes operaciones o
procesos:

1ro Movimiento de
tierra.

2do Cimentación.

3er Estructura

4to Instalaciones

5to Terminación o acabado

Para el desarrollo de
esta tercera fase denominada Estructura, el
elemento indispensable para su ejecución es el
Hormigón Armado, es decir, que la obra recibe este
elemento y lo emplea posteriormente en la construcción de
dicha obra. Se origina entonces un costo por procesos ya que se
van acumulando los costos
según las operaciones realizadas hasta culminar la obra
según las certificaciones que son elaboradas al efecto, al
finalizar cada mes.

Después de analizar detalladamente el Sistema de Costo
establecido en esta entidad debemos destacar que el mismo es una
combinación de los dos sistemas de costo
universales, el costo por órdenes y el costo por procesos;
en este último señalamos que esta empresa se
caracteriza por tener un proceso de
producción secuencial ya que para poder realizar
una vivienda se necesita de ese Hormigón Armado que fue
fabricado anteriormente, es decir, que un proceso recibió
la producción de otro sin el cual seria imposible la
construcción de viviendas, hospitales, escuelas etc.

Para lograr el adecuado registro de las
operaciones contables en materia de
costo es indispensable la utilización de sus cuatro
cuentas
fundamentales para un análisis detallado, en el caso de la
empresa que analizamos, la misma realiza un correcto registro de
cada una de las operaciones utilizando cada una de las cuentas,
las que relacionamos a continuación:

• Producción Principal en Proceso.

• Producción Auxiliar en Proceso.

• Producción Propia para Insumo en lugar de
  Producción Terminada establecido por el Ministerio de
  la Construcción según Lineamientos Ramales para
  la Planificación y Determinación del Costo de
  Producción.

• Gastos Indirectos de Producción.

• Costo de Ventas.

La Empresa Constructora Integral de Guantánamo posee
una ficha de costo o "Fórmula Típica de Cálculo"
que le permite determinar el presupuesto por
centro de costo, reflejando así el costo planificado para
una producción y sirven de base para el control de los
costos reales en la asignación de los recursos. Esta
ficha de costo es elaborada por cada obra que se realice e
incluye la misma, presupuestos
independientes, los cuales son actividades de apoyo a la obra. La
Fórmula Típica de Cálculo se va realizando
en cada obra a medida que se va certificando cada objeto de obra
con el objetivo de
poder realizar una comparación con el presupuesto
diseñado inicialmente para dicha obra en
ejecución.

Principales
estrategias para perfeccionar el análisis de los
costos

Para dar cumplimiento al objetivo de nuestro trabajo
proponemos una serie de alternativas para perfeccionar el sistema
de costo de la Empresa Constructora, el cual garantizará a
los directivos de la misma tener un control más
rápido y eficiente sobre los recursos laborales, materiales y
financieros en el proceso de producción.

Cumpliendo con lo expuesto anteriormente es necesario resaltar
la utilidad de los
análisis de los costos, ya que permite:

• Conocer el uso de los recursos.

• Analizar el funcionamiento de programas o servicios.

• Actuar para mejorar los resultados.

Para lograr el perfeccionamiento en el análisis de los
costos debemos realizar en primer lugar la clasificación
de los gastos que
permitirá un buen proceso de control y la correcta
contabilización de cada elemento atendiendo a su origen y
destino. Por ello proponemos sean utilizadas las
siguientes:

De acuerdo a la función en
que incurren:

De producción:

• Cemento

• Arena y piedra

• Otros materiales fundamentales. (Incluyen)

• Acero

• Ladrillos

• Bloques

• Hormigón Premezclado

• Prefabricado

• Otros materiales consumidos. (Incluye)

• Acetileno

• Consumo de Químicos

• Electrodos y Varillas de soldar

• Oxigeno

• Consumo de metales

• Agua

• Energía eléctrica

• Pieza de repuesto

• Depreciación y amortización de activos
  fijos

• Otros servicios productivos

• Aceites y lubricantes

• Salarios y jornales

• 25% de la fuerza de trabajo

• 12.5% de la seguridad social

• Subsidio

De distribución y Venta:

• Gomas, Cámaras y Baterías.

• Piezas de Repuesto

Combustible (Diesel)

• Depreciación y amortización de equipos de
  transporte

• Salarios y Jornales

• 25% de la fuerza de trabajo

• 12.5% de la seguridad social

• Otros gastos de distribución y venta

Generales y de Administración:

• Salario, Jornales y Sueldos –12.5% de la seguridad
  social -25% de la fuerza de trabajo

• Teléfono

• Energía eléctrica

• Capacitación

• Supervisión de calidad

• Servicio de Perfeccionamiento

• Otros gastos generales y de administración

Con relación al volumen de
actividad: es decir, su variabilidad.

Variables:

• Cemento

• Arena y piedra

• Otros materiales fundamentales

• Otros materiales consumidos

• Combustible

• Grasas, Aceites y lubricantes.

• Piezas de Repuesto

• Energía Eléctrica

Semi. – Variables:

• Salarios, Jornales y Sueldos (Directos)

Fijos:

• Salario, jornales y Sueldos (indirectos)

• 25% de la fuerza de trabajo

• 12.5% de la seguridad social

• Depreciación y amortización de activos
  fijos

Mixtos:

• Agua

Según su identificación con algunas unidades
de costeo:

Directos:

• Cemento

• Arena y piedra

• Otros materiales Fundamentales

• Agua

• Energía Eléctrica

• Salarios, Jornales y Sueldos (directos)

• 12.5% de la seguridad social

• 25% de la fuerza de trabajo

Indirectos:

• Otros materiales consumidos

• Energía eléctrica

• Piezas de repuesto

• Aceites y lubricantes

• Salarios, Jornales y Sueldos (Indirectos)

• Subsidio de trabajadores

• 12.5% de seguridad social.

• 25% de la fuerza de la fuerza de trabajo

• Depreciación y amortización de activos
  fijos.

• Gastos generales de administración

• Gasto de distribución y venta

Según el grado de control:

Controlables:

• Consumo de grasas y aceites

• Combustible (Diesel)

• Piezas y Repuesto

• Energía Eléctrica

No Controlables:

• Salario, Jornales y Sueldos

• 12.5% de la seguridad social

• 25% de la fuerza de trabajo

• Depreciación y amortización de activos fijos
  tangibles

• Otros gastos, por los que no se le puede exigir
  responsabilidad a su jefe aunque es posible que en otro nivel
  se encuentre el responsable.

Estos costos son los fundamentos para diseñar sistemas
por áreas de responsabilidad o cualquier otro sistema de
control
administrativo.

Es sumamente importante para la Empresa Constructora Integral
de Guantánamo la descentralización de sus actividades
contables y regirlas por áreas de responsabilidad.

Esta descentralización de las operaciones le
permitirá a la
administración:

• Dedicar más tiempo a la planeación general,
  en vez de estar agobiada con las decisiones diarias.

• Distribuir la responsabilidad de tomar decisiones entre
  más personas, así cada responsable
  tendrá tiempo suficiente para dedicar a los asuntos la
  atención adecuada.

• Se logra mayor control de los recursos materiales,
  financieros y humanos, ya que la administración puede
  moverse más rápidamente para efectuar las
  correcciones requeridas.

La contabilidad
por área de responsabilidad es un sistema diseñado
para acumular y reportar los costos a través de niveles
individuales de responsabilidad. Cada área de
producción se encarga tan solo de los costos por los
cuales es responsable y sobre los cuales tiene control. Permite
la elaboración adecuada de presupuestos por centros
responsabilidad. No importa que tan bien diseñado este un
sistema de costo, para que tenga éxito
debe enmarcarse por centros de responsabilidad. Es por lo que le
proponemos a la entidad realizar la
descentralización de sus actividades para una evaluación
del desempeño de la siguiente forma:

Centros de Costos: Unidad o subdivisión
mínima en el proceso de registros
contables, en el cual se acumulan los gastos de la actividad
productiva de la empresa a los fines de facilitar la medición de los recursos utilizados y los
resultados económicos obtenidos.

Cada área de responsabilidad, centro de costo, en una
entidad, debe tener un responsable para el control de los gastos
y para la planificación, base fundamental para
evaluar y mejorar los resultados para el propio control. Cada
centro de costo debe tener un presupuesto de sus actividades con
el fin de medir la eficiencia
administrativa según los resultados de las
contabilizaciones a los fines de control.

En el caso de esta entidad definimos como Áreas de
responsabilidad las siguientes:

• Contingente Emilio Daudinot

• Contingente Braulio Coroneaux

• Contingente Abilio Fragosa.

Las mismas al ser conformadas reciben un código
nacional emitido por el Ministerio de Economía y Planificación.

Dentro de estas áreas de responsabilidad se ubican las
diferentes obras que realiza la empresa fuera y dentro de la
provincia donde cada una de ellas constituye un centro de costo
codificado a nivel nacional por el Ministerio de Finanzas y
Precios.

Además de las obras constituyen centros de costo:

• U/B de Producción Industrial ( Código
  301-399 )

• U/ B de Transporte ( 401-499 )

• Centro de Uso de Equipos ( 501- 599 )

• Talleres ( 601- 699 )

Centro de Utilidad: El mismo constituye un segmento de
la
organización que ha sido designado para el control
sobre la generación de ingresos y la
incurrencia de costos. Dentro de la empresa encontramos como
centro de utilidad:

• Subdirección de Economía
  (Económico).

Centro de Inversión: Además de tener el
control sobre la generación de ingresos y la incurrencia
de los costos, tiene también el control sobre la
adquisición de activos del
centro de inversión, en este caso encontramos:

• Subdirección de Economía y dentro de esta el
  área de Planificación y Estadística.

Con el objetivo de tener un mejor control de la actividad
económica y poder realizar un análisis del comportamiento
de los costos de un periodo a otro, se necesita la
creación de modelos y
registros que eviten distorsiones en cuanto a la información que se procesa.

Es importante señalar que se podrá crear tantos
modelos como sea necesario para el registro de las informaciones,
siempre y cuando se defina su objetivo con anterioridad a su
creación, elaboración y llenado.

Es por lo que le proponemos a la empresa implementar
los siguientes modelos independientemente de los que elos
utilizan:

Hoja de distribución de Gastos Indirectos: Este
modelo
está estructurado de tal forma que permite distribuir la
totalidad de los gastos indirectos entre los diferentes productos que
se elaboren utilizando una base de reparto común para
todos ellos, preferentemente proponemos: los salarios
directos, información que puede obtenerse a través
de la Hoja de distribución de nómina.
Los gastos indirectos provienen del Submayor de Gastos por
elementos y de los comprobantes que afectan las diferentes
cuentas. (Anexo # 1).

Hoja de análisis del costo real y el costo
predeterminado: Este modelo juega un papel primordial para
tomar decisiones, ya que permite comparar el costo real con el
estimado y de ésta forma se puede detectar las posibles
variaciones, en el caso que se produzcan, facilitando el
análisis de las causas que la originaron. Este
análisis debe realizarse por cada partida de gasto en la
ficha de costo. (Anexo # 2).

Es sumamente importante al cierre de cada mes durante el
análisis de los costos, tener en cuenta para la toma de
decisiones, la comparación del costo real de la
producción con el costo predeterminado, la
determinación de las posibles causas que influyen en la
eficiencia económica de los centros productivos, la
objetividad de este análisis depende de saber si los
costos se corresponden con el periodo contable, si son
controlables o no, entre otros aspectos.

Con la utilización de los documentos y
modelos que registran y controlan el costo, explicados
anteriormente más lo que existan en la empresa objeto de
estudio , se estará en condiciones de realizar un
análisis profundo y detallado del comportamiento de los
costos en cada uno de los elementos, destacando los datos relevantes
para la toma de decisiones.

Al analizar el costo de cualquier empresa debemos asegurarnos
de que cada uno de los productos o servicios que
se presten responda con la calidad
necesaria, de no ocurrir esto se estaría incurriendo en
costos de calidad. La Empresa Constructora no está ajena a
esta situación, como lo destacamos en el caso de U/B de
Producción Industrial para la elaboración del
Hormigón Armado, tiene establecido dosificaciones para su
uso en la obra, con el objetivo de que utilizando la cantidad de
cemento,
agua, piedra y
arena establecida este hormigón quede con la calidad
requerida para su posterior utilización en la obra de lo
contrario se incurriría en costos de calidad.

Ejemplo: Antes de ser elaborado el Hormigón Armado se
separa una muestra de la
materia prima
a utilizar, la misma es llevada al laboratorio
para ver si cumple con los requisitos establecidos, en este
momento se pondría de manifiesto el Costo de
Prevención ya que se incurrió en costos para
evitar que fuese elaborado un hormigón que posteriormente
no pudiese ser utilizado. En ocasiones cuando el hormigón
sale del molde y se realiza a través de una muestra que se
recoge y se examina en el laboratorio y se descubre que el mismo
tiene anomalías, se procede a comunicársele al
cliente y a
realizar una nueva producción, mientras la que ya
había sido realizada y no se apegaba a las
especificaciones será demolida, se incurrirá en
gastos adicionales y por tanto en Costos de Fallas
Internas.

Cuando este Hormigón Armado es trasladado hacia
cualquiera de las obras y en las mismas le realizan la prueba de
fortaleza y deciden que no cumplen con las normas de calidad
establecidas es devuelto a la unidad y se incurren en gastos por
concepto de
transporte,
combustible, entre otros lo que demuestra que se incurrió
en Costos de Fallas Externas.

Una condición indispensable dentro del desarrollo del
proceso productivo de la entidad lo constituye la buena calidad
de cada una de las producciones, lo que contribuye al incremento
de las ventas, la
competitividad, la innovación, la nueva tecnología de punta,
el reconocimiento de la empresa, la reducción de
desperdicios, menos reproceso o retrabado, se reducen los
costos de
producción del producto, etc.; para lograr esto es
necesario incurrir en Costos de Evaluación antes y después de
finalizada la actividad económica.

La calidad no se ha convertido únicamente en uno de los
requisitos esenciales del producto, sino que en la actualidad es
un factor estratégico clave del que dependen la mayor
parte de las organizaciones,
no sólo para mantener su posición en el mercado sino,
incluso, para asegurar su supervivencia, por eso se le recomienda
a la entidad utilizar el uso de diferentes conceptos acerca del
tema y elevar su cultura
económica en materia de calidad y así como aplicar
programas que
le posibiliten evaluar cuantitativamente los resultados
obtenidos.

Si en la Empresa Constructora Integral de Guantánamo se
aplica correctamente todo lo referido en este trabajo, entonces
estará en condiciones de determinar el nivel de eficiencia
en que se producen los diferentes niveles de producción,
de los recursos gastados en el proceso productivo, además
de utilizar todo esto como eficaz instrumento en la toma de
decisiones, en el proceso de planeación
de las actividades y en el proceso de dirección estratégica.

Conclusiones

Por todo lo analizado en el desarrollo del trabajo podemos
concluir que:

La toma de decisiones no es más que una
categoría de la Dirección Científica, donde
existen alternativas de acción
y selección
del mejor curso, con la finalidad de obtener objetivos
específicos, por tanto el costo; debe ayudar a la
dirección de una manera más o menos acertada a
decidir cuál es el mejor camino a seguir ante una
determinada línea de trabajo que le posibilite: maximizar
la economía y
lograr eficiencia y eficacia en sus
actividades económicas, ahí radica la importancia
de las propuestas hechas para realizar la Evaluación y
Análisis del Sistema de Costo no sólo a la Empresa
seleccionada en este trabajo sino para todas las actividades de
producción y de servicios que precisan del uso y control
de los recursos materiales, financieros y laborales para cumplir
con sus objetivos económicos propuestos.

La acertada elaboración, aplicación y uso del
Sistema de Costo servirá como punto de partida para
evaluar la gestión
estratégica de la misma en cuanto a: disminución de
los costos, la calidad de los productos elaborados o servicios
prestados, la evaluación del desempeño de las diversas áreas que
intervienen en el proceso, la aplicación de técnicas
novedosas en la planificación, registro, cálculo y
análisis de los resultados obtenidos, de forma tal que se
demuestre su nivel competitivo en el mercado mundial.

Recomendaciones

Para cumplimentar el objetivo trazado para el desarrollo de
nuestro trabajo y atendiendo a las conclusiones arribadas, se
recomienda:

• Elaborar y analizar los informes periódicos sobre
  el costo con la sistematicidad requerida desde la base y
  oportunamente.

• Clasificar los gastos tomando en cuenta los criterios
  propuestos en la investigación realizada.

• Promover los diferentes conceptos básicos de costos
  de calidad y sus diferentes clasificaciones para su posterior
  utilización.

• Proponer a la entidad utilizar los diferentes variantes de
  centros de responsabilidad que se muestran en el trabajo para
  lograr una eficiente descentralización de las
  actividades a la hora de evaluar el desempeño.

• Lograr la capacitación del personal del área
  económica y de los trabajadores en general, en materia
  del control y disminución de los costos además
  de la incidencia de los costos de calidad.

Con la aplicación de estrategias
propuestas en este trabajo en la Empresa Constructora Integral de
Guantánamo se lograría un perfeccionamiento en el
análisis de sus costos y gastos, un eficiente uso de sus
recursos y la calidad en sus resultados.

Bibliografías

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Finanzas. Gestión 2000.

2-Amat, Oriol, Soldevilla, Pilar. 1997. "Contabilidad y
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2000.

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Macehí

4-Canellas, Carlos Franco. "Apuntes para un curso de costo".
Ministerio de Industrias
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Superior.

5-Caro, Roberto. "Elementos básicos de los costos
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6-Cuspineda Rodríguez, Orlando. "Principio para la
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7-Cuspineda Rodríguez, Orlando" Contabilidad de
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8-Duckers, 1954 The Practica of Management.

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México 1990.

12-Jiménez, Carlos Manuel. "Costos para Empresarios".
Ediciones Macehí, Buenos Aires
1999.

13-Short Term Financial. Management Seeon. Edition 2002

14-Torres, Salina, Aldo. "Contabilidad de
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Edición Revisada Mc Graw-Hill, Octubre 1998.

15-Polimeni Fabozzi, Adelberg. "Contabilidad de costo".
Editorial: MC Graw- Hill 1994.

Guevara Che Ernesto. Pensamiento
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p.109,

Guevara Che Ernesto . Entrevista con
los delegados extranjeros asistentes al acto del Primero de Mayo
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16-Polimeni Fabozzi, Adelberg." Contabilidad de costo".
Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales.
Segunda Edición

17-Dr. Ivnisky, Morina. "Introducción a la teoría
de los costos. Monografías. Com.

Anexos

Anexo No. 1 Propuesta a utilizar en los Centros de
Costo

Hoja de distribución de gastos
indirectos.

*Coeficiente de distribución =
Total de gastos indirectos

Salario total

* Salarios que reflejan la hoja de costo

** Para su cargo a cada producto

Fuente: Idea del Autor.

ANEXO No. 2 Propuesta para el análisis
del comportamiento del costo.

Fuente: Idea del Autor.

Autor:

Maria del Pilar Garzón Wilson

Graduada en la especialidad de Economía, es Master en
Ciencias

Profesor Auxiliar y labora en el Departamento de Contabilidad
y Finanzas como profesora en la Disciplina de
Costo, en el Centro Universitario de Guantánamo.

El tema tratado forma parte de su Proyecto de
Investigación, acerca de la necesidad y efectividad de
los sistemas de costos en las diferentes actividades
económicas.

Lic. Carmen Torres González

Licenciada en Contabilidad y Finanzas

Profesor asistente y labora en el Departamento de Contabilidad
y Finanzas como profesora en la Disciplina de Auditoría.

Licenciado Rafael Matos Vidal

Profesor Asistente y Jefe de la Disciplina
Auditoría.

Autores:Maria del Pilar Garzón Wilson

Lic. Carmen Torres González

Licenciado Rafael Matos Vidal