Benavides

Benavides

Indice
1.
Marco Teórico
2. Historia
3. ¿Quiénes
somos?
4. "Nuestro valor"

1. Marco
Teórico

La tecnología de
informática, traducida en hardware, software, sistemas de
información, investigación tecnológica, redes locales, bases de datos,
ingeniería
de software, telecomunicaciones, servicios y
organización de informática es una herramienta
estratégica que brinda rentabilidad y
ventaja competitiva a los negocios
frente a sus similares en el mercado; pero
puede originar costos y
desventajas competitivas si no es bien administrada y dirigida
por el personal
encargado.
La informática es el campo que se encarga del estudio y
aplicación práctica de la tecnología, métodos,
técnicas, y herramientas
relacionados con las computadoras y
el manejo de la información por medios
electrónicos.
Hardware se
refiere a los componentes físicos y tangibles de las
computadoras,
generalmente clasificados en cuatro grandes ramas:

• Microcomputadoras o computadoras personales.
• Redes (locales, abiertas, etc.)
• Microcomputadoras.
• Supercomputadoras.

Software implica la parte no física de las
computadoras. Esto significa que es la porción intangible
de los equipos de cómputo, es decir, programas con
orientaciones específicas para la
administración de la informática y el uso
eficiente de los recursos de
cómputo.
Los sistemas de
información son el conjunto de
módulos computacionales o manuales
organizados e interrelacionados de una manera formal para la
administración y uso eficiente de todos los
recursos
(humanos, materiales,
financieros, tecnológicos, etc.) de un área
específica de la empresa
(manufactura,
administración, dirección, etc.) con la finalidad de
representar los procesos
reales del negocio, y orientar los procedimientos,
políticas, y funciones
inherentes para el logro de las metas y objetivos del
negocio.
La auditoria es un proceso formal
y necesario para las empresas con el
fin de asegurar que todos sus activos sean
protegidos en forma adecuada. Así mimo, la alta dirección espera que de los proyectos de
auditoria surjan las recomendaciones necesarias para que se lleve
a cabo de manera oportuna y satisfactoria las políticas,
controles y procedimientos
definidos formalmente, con objeto de que cada individuo o
función
de la
organización opere de modo productivo en sus
actividades diarias, respetando las normas generales
de honestidad y
trabajo aceptadas. Por otra parte es el conjunto de tareas
realizadas por un especialista para la evaluación
o revisión de políticas y procedimientos
relacionados con las siguientes áreas:

• Administrativas
• Financieras
• Operativas
• Informática
• Crédito
• Fiscales

Es un proceso formal
que se efectúa por requerimientos de la empresa o del
gobierno en
periodos establecidos con anterioridad por los interesados, con
objeto de verificar el cumplimiento oportuno de las
políticas y procedimientos relacionados con cada una de
las actividades de la
organización.

2. Historia

Inicios:
La historia de
Benavides se remota hasta el año de 1917, cuando Don
Felipe de Jesús Benavides Guerra,
adquiere la ya existente Botica Del Carmen en Monterrey, Nuevo
León, establecimiento dedicado principalmente a la
elaboración de medicamentos como se acostumbraba en
aquella época. Desde entonces Benavides ha crecido hasta
convertirse en la cadena de farmacias más grande de
México.

Crecimiento:
En 1940 se instala la primera sucursal y la segunda en 1943 en la
Cd. de
Monterrey. Además, en dicha década, Benavides
amplió su cobertura con la apertura de sucursales en
diferentes ciudades de la región.

1960 a 1970:
En la década de los sesentas de decidió
consolidarse fuertemente en Monterrey y fueron adquiridas las
Boticas Moebius y las Farmacias San Rafael, también en
esta época se inicia el fortalecimiento del área
del Pacífico, adquiriendo veinte sucursales de la cadena
de farmacias Botica Moderna, S.A.

1988 a 1989:
A finales de 1988, la compañía tenía en
operación 168 sucursales. Durante este año y el
siguiente, Benavides adquirió dos cadenas de farmacias en
la zona centro y occidente del país. Al terminar 1989,
Benavides contaba ya con 206 sucursales.

1991 a 1994:

En 1991 se inició un agresivo plan de
expansión que contemplaba incrementar un 20% el
número de sucursales cada año. Durante este
periodo, Benavides incorporó más de 200 sucursales
y 20 nuevas ciudades a su cobertura. Al 31 de Diciembre de 1994
la compañía tenía en operación 447
sucursales.
El 28 de abril de 1993 se realizó una oferta
pública del 24% de su capital
social.  Actualmente Benavides tiene el 26% de sus acciones en
circulación.
En mayo de 1994 la Compañía inició un
programa de
ADR Nivel 1 en los Estados
Unidos.

1995:
Benavides interrumpió temporalmente su plan de
expansión, ya que decidió enfocar sus esfuerzos a
revisar su operación interna e implementar una serie de
medidas con el fin de hacer a la compañía
más eficiente y preparar una plataforma sólida
sobre la cual tomar ventajas del crecimiento
económico futuro. Durante este año 12 tiendas
fueron relocalizadas en mejores puntos y 2 tiendas fueron
abiertas terminando el año con 449 sucursales.

1996:
1996 fue un año de expansión y consolidación
para Farmacias Benavides. Al final del año se contaba con
522 puntos de venta. Con el
objetivo de
enfrentar la competencia en el
sector, a partir del cuarto trimestre de 1996 se decidió
intensificar las campañas promociónales tanto en el
departamento de farmacia como en otras categorías
líderes.

1997:
En Enero de este año se adquirió el 50% del
Capital de
Droguería y Farmacia el Fénix, S.A. de C.V.
Contando con 568 sucursales distribuidas estratégicamente
en 113 ciudades de 17 estados de la República
Mexicana.
En Abril de 1997 se llevó a cabo una emisión de
Obligaciones
Convertibles por 228 millones de UDI's ($419.4 millones de
Pesos).

1998:
En septiembre de 1998 se firma una alianza de distribución con Autrey, con la cual
Benavides centra su enfoque al cliente y al
servicio y
cierra sus propios centros de distribución.

2000:
En la actualidad Benavides cuenta con 662 sucursales, 31
tiendas fotográficas y 7 cafeterías. En agosto
del 2000 Benavides incursiona en el Distrito Federal como una
respuesta a la preferencia de los clientes, en un
mercado que
demanda;
profesionalismo, confianza, variedad y servicio,
características que hemos cultivado a lo
largo de los años. En la actualidad FARBEN cuenta
con 8300 entusiastas colaboradores al servicio de 127
millones de clientes que nos
visitan anualmente.

3. ¿Quiénes
somos?

Farmacias Benavides 83 Años En El Mercado
Farmacéutico Mexicano
Benavides es la cadena farmacéutica más grande a
nivel nacional, con una presencia en prácticamente la
mitad del país. Esta posición alcanzada se debe a
las características propias de nuestra Organización, la cual ha buscado siempre
distinguirse dentro de su mercado.

Nuestra Misión
Ser la cadena de farmacias lider en el mercado, excediendo los
requerimientos del cliente, de
nuestros colaboradores y del accionista
En Farmacias Benavides hemos definido que somos una
compañía que ofrece salud y sirve para
satisfacer las necesidades básicas de nuestros clientes,
todo bajo un mismo techo. Es por eso que además de la
venta de
Medicamentos, lo cual es nuestro negocio principal,
también se cuenta con un servicio completo de revelado de
Fotografía
y venta de productos
relacionados. Asimismo, dentro de las tiendas nuestros clientes
pueden encontrar también productos de
las líneas de Cosméticos, Abarrotes,
Higiénicos, Dulcería, Juguetes y Otros.
Brindamos servicio a 24 estados incluyendo el D.F. y más
de 129 ciudades de la región norte y centro de México y
nuestras oficinas centrales están ubicadas en la ciudad de
Monterrey, N.L.
Contamos con la participación del mercado
farmacéutico privado a nivel nacional, y si se toma en
cuenta únicamente las ciudades donde Benavides tiene
presencia, esta participación es mayor. El mercado
farmacéutico se encuentra altamente fragmentado con
más de 20,000 farmacias independientes.
En Benavides empleamos tecnología de vanguardia con
terminales de punto de venta instaladas en todas las tiendas.
Utilizamos paquetes computacionales diseñados para el
manejo de grandes volúmenes de información
empleados para la toma de
decisiones administrativas, de mercadotecnia
y de resurtido de mercancía.
Se cuenta con alto enfoque en el cliente y un alto respeto y aprecio
a la fuerza
laboral,
contando con permanentes programas de
capacitación y desarrollo,
apoyando con ello:

4. "Nuestro valor"

Benavides, símbolo de confianza y servicio
Nuestra filosofía 
Somos un equipo unido y enfocado buscando siempre servir a
nuestros clientes.  Estamos comprometidos para mejorar
continuamente el ser competitivos para lograr nuestros objetivos de
ofrecer valor y un
servicio excepcional.
Para lograr este objetivo hemos
orientado nuestra organización, siguiendo un lenguaje
común para la
administración basado en el TOPS (Sistema de
administración en una página).

Comité Directivo

Auditoria realizada en Droguería Benavides S.A.
de C.V.
Una vez realizadas un sin número de visitas a las
instalaciones de la Droguería Benavides S.A. de C.V. con
el fin de realizar una Auditoria a dicha empresa podemos
decir lo siguiente:
La empresa
antes mencionada cuenta con un avanzado y complejo sistema de
comunicación e información entre
todas las sucursales y matrices
intermedias con que cuenta, así como también
pudimos constatar que en dicha empresa el manejo de la
información se realiza por medio de un moderno y
sofisticado equipo de cómputo, por medio del cual se
realiza toda clase de transacciones. Como primer punto nos
enfocaremos a describir el centro de
cómputo y las operaciones que
se realizan en la matriz
intermedia. Pudimos observar que la empresa pone especial cuidado
en el aspecto de seguridad, ya que
se cuenta con una persona en la
puerta principal de la tienda y otra en la entrada a lo que
sería el acceso a las oficinas. Todas las personas que
laboran en la empresa tienen bien definidas la misión,
visión y políticas de calidad de la
empresa, así como también deben de saber cual es su
misión y
visión personal en dicha
empresa.
El acceso al área de oficinas es restringido, en
particular hablaremos del cuarto de máquinas
ó centro de
cómputo, a este solamente puede acceder el personal
autorizado por la empresa, mediante identificación del
personal por medio de su gafete de afiliación ante el
personal de vigilancia de esta área. Su centro de
cómputo está ubicado en la parte posterior del
área de oficinas, a su vez al frente de estas está
ubicada el departamento de Farmacia de la empresa, y todos los
demás departamentos con que cuenta, entre los que podemos
mencionar: Abarrotes, juguetería, perfumería,
regalos, etc. El área de oficinas al igual que el centro
de computo cuenta con alarma detector de humo y cada departamento
cuenta con 2 extintores manuales; y toda
la empresa está protegida con alarma anti-robo que se
activa automáticamente en caso de que se detecte la
intromisión de alguien después de que esta es
encendida su proceso es el siguiente:
Activada la alarma esta emite un sonido claramente
audible al mismo tiempo de que se
envía una señal a la Matriz ubicada
en la ciudad de Monterrey y esta realiza una llamada a la
sucursal para verificar que no halla sido un error de
operación del personal responsable, y de igual manera se
envía la señal a la policía judicial.
El centro de cómputo como ya se mencionó
anteriormente está ubicado en la parte posterior de la
empresa y solo cuenta con una puerta principal, cuenta con una
salida de emergencia la cual solo es posible abrirla desde el
interior, es un área construida en concreto firme
y no cuenta con ventanas hacia el exterior las paredes que
dividen las diferentes áreas de trabajo son las llamadas
paredes falsas. Al entrar al centro de cómputo nos
encontramos con el reglamento para poder acceder
a el, además en el interior de éste encontramos un
sin número de anuncios que nos muestran restricciones como
por ejemplo: No Comer, No Fumar, etc.
El respaldo de la información se lleva a cabo de la
siguiente manera, las sucursales todos los días realizan
la transmisión correspondiente de datos a la matriz
intermedia, la cual a su vez realiza la transmisión a la
matriz principal, por lo tanto podemos determinar que en las
sucursales no se almacena ningún tipo de
información sino en la matriz intermedia que es la que se
encarga de almacenarlo y enviarlo a la matriz principal.
En la empresa podemos determinar que existe un cierto
número de controles internos que son tomados en cuenta en
el área de captación de los datos, tales como
firmas de autorización, revisión de documentos,
prioridades de captación que se realiza de acuerdo al
número de folio a los proveedores.

Existe un programa de
captación de datos, que se realiza día a día
en cada una de las sucursales, realizándose esta
diariamente y por turno matutino únicamente, por ejemplo
las sucursales deben de enviar la información a la matriz
intermedia en un horario de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. (que
sería un horario matutino para la empresa ya que este es
de 7:30 a 3:30).
La entrada de documentos fuente
también está controlada, como lo son las facturas y
remisiones, anotando la hora, fecha de recibo, fecha de captura,
etc.. Esto es realizado solamente por la persona encargada
en turno que puede ser un subgerente o administrador en
turno, encargándose además de analizar los reportes
diarios de las personas que ahí laboran y la productividad que
están aportando cada una de estas personas a la empresa,
para saber datos como por ejemplo si el personal encargado de
cajas al realizarles el corte de caja tienen sobrante o faltante
o si tienen derecho a comisiones por venta, etc..
En la matriz intermedia se tiene un control formal en
el área de operación del sistema de cómputo
ya que éste recibe información de las diferentes
sucursales para posteriormente enviarla a la matriz principal,
lógicamente, los procedimientos deben estar actualizados y
dicha actualización se realiza generalmente en periodos
semestrales.
Se programan los trabajos dentro del centro de cómputo ya
que se capturan la información mediante el número
de folio que se le asignó anteriormente y se debe de
cumplir con el programa de operación diaria y en caso de
no realizarse se levanta un reporte por parte del encargado.
Esta empresa cuenta con sistemas de
información entrelazados que permiten una comunicación, tanto internamente, entre la
sucursal misma, como externamente, entre las mismas sucursales y
las sucursales entre la matriz intermedia y al mismo tiempo entre la
matriz principal. Pudimos constatar que para llevar a cabo la
elaboración de los sistemas que se manejan en la empresa
sé tuvo que seguir un plan
estratégico para ver cuales serían los servicios que
se necesitaba en la empresa y hacer una proyección a
futuro para que este sistema no quedara fuera de servicio en poco
tiempo, sino que con contara con pequeñas modificaciones
únicamente para que tuviera un largo tiempo de vida,
también se analizaron las características con las
que contaría el sistema, los recursos que se
requerían, así como también se contemplaron
las aplicaciones que serían desarrolladas, que lenguaje se
utilizaría, la tecnología y el costo de la
inversión.
Lo anterior se realizó cuando la empresa se vio en la
necesidad de cambiar su tipo de administración o de ventas
a una forma mucho más computarizada por así
decirlo; esto es: cambiar las antiguas cajas registradoras en las
cuales la persona encargada de la caja tenía que teclear
el precio del
articulo que se estaba vendiendo, por nuevas cajas que
serían mini computadoras que estuvieran equipadas con un
escáner
manual
pequeño con el cual leeríamos el código
de barras para saber el precio,
además estas cajas se encuentran enlazadas a la computadora
principal por medio de un sistema que permite saber cuando salen
los productos, que existencias tenemos, quien es el proveedor y
un sin fin de características que las antiguas cajas no
nos podían arrojar estos datos. Mencionamos lo anterior
para referirnos cuando la empresa realizó un cambio
radical, pero se nos constató que constantemente la
empresa promueve reuniones entre el personal que labora en dicha
empresa para saber las necesidades con que se cuenta o que se
presentan y mejorar día con día, esto se logra
realizando modificaciones a los sistemas, para lo cual siguen un
riguroso plan
estratégico. También se nos comentó que
al realizar el análisis a los sistemas implantados para
ver si necesitan modificaciones tienen que seguir varios
procedimientos, políticas y normas.

La empresa cuenta con una red de área
local, así como de telecomunicaciones ya que como lo mencionamos
anteriormente las sucursales se comunican internamente y entre
ellas y cada sucursal se comunica con la matriz intermedia de su
zona correspondiente. El personal del área de
informática de las sucursales que administra formalmente
la red, cuenta con
procedimientos y controles para darles mantenimiento
a las redes por medio
de personal enviado por la matriz intermedia y se tiene un alto
grado de confianza y eficiencia
además de desempeño y satisfacción de la
red en
general.
En general después de haber analizado a la empresa podemos
concluir que la eficiencia con
que se maneja esta es muy buena. Nosotros como auditores queremos
mencionar las siguientes propuestas:

1. Que el personal encargado de la realización de
   sistemas y de actualización de los mismo no se "case "
   solamente con un lenguaje, actualmente contamos con un
   sinfín de lenguajes que permitirían realizar las
   operaciones
   con mayor velocidad.
   No porque el lenguaje
   que se propuso en un principio haya funcionado bien y lo siga
   haciendo quiere decir que sigamos con este mismo lenguaje,
   nosotros proponemos una actualización del personal, por
   que tal vez no se atreven a aplicar otro lenguaje por temor a
   su manejo.
2. Si sabemos que contamos en ciertas ciudades con un
   sinnúmero grande de sucursales (por decir algo 5 o
   más en una ciudad) y en dicha ciudad no contamos con la
   matriz intermedia, por que no contar en esta ciudad con
   personal de mantenimiento, por que cuando algo nos sucede
   tenemos que esperar a que nos manden personal de la matriz
   intermedia, o algo mejor, por que no contratar para un puesto
   administrativo a una persona que tenga los conocimientos
   necesarios de administración y de computación para tener en el un administrador y
   un soporte técnico de apoyo (como por ejemplo un Lic. En
   informática.) ¿No cree que podría
   funcionar?.

Autor:

Leopoldo de la Fuente Silva

Estudiante del Instituto Tecnológico de Cd.
Victoria