CICLOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS Y REGISTROS

En que consiste el ciclo
contable?

Indice
1.
Ciclos de la contabilidad de costos y
registros.
2. Estados de operación para una
empresa manufacturera.
3. Contabilidad de materias
primas.
4. Libro mayor de
fábrica.

1. Ciclos de la
contabilidad de
costos y registros.

Una unidad de costos se refiere
a las unidades de producción o venta expresadas
como medida acorde a las características de los procesos
fabriles y de comercialización. Es una base de medición que identifica cantidades en
términos físicos. Generalmente coincide con el
utilizado en las transacciones comerciales.

Estado de costos de
fabricación.
Para su determinación se confecciona un estado de
costos de fabricación, que resume los consumos de los
materiales,
mano de obra y costos indirectos y determina:

• Costos del período.
• Costos de los productos
  terminados.
• Costos de los productos
  vendidos.

En los estados de costos se utiliza la fórmula:
Costo de ventas =
existencia inicial + compras –
existencia final
Y se utiliza tanto para determinar el consumo de los
materiales y
los costos de la producción vendida y terminada.
En general, se trabaja con cuentas de
control para cada
elemento de la producción en proceso.

Flujos de costos y cuentas de
costos de
producción.
El flujo de los costos de
producción sigue el movimiento
físico de las materias primas a medida que se reciben,
almacenan, gastan y se convierten en artículos
terminados.
En un sentido amplio, el ciclo de producción puede
dividirse en tres fases principales:

1. Almacenamiento de materias primas.
2. Proceso de fabricación de las materias primas en
   artículos terminados.
3. Almacenamiento de artículos terminados, aunque en
   muchas empresas el
   control de
   los artículos terminados está bajo la
   jurisdicción del departamento de ventas, y
   por lo tanto técnicamente no debe considerárselos
   como parte del ciclo de producción.

En la contabilidad
de costos se emplean tres tipos generales de cuentas de inventario:
materias primas, trabajo en proceso y
artículos terminados.
Los cargos a la cuenta trabajo en proceso consisten en los tres
elementos de costos de fabricación: materias primas
empleadas, mano de obra directa y costos indirectos de
fabricación. Los costos de las materias primas empleadas y
la mano de obra directa, que se producen normalmente, se cargan
directamente a la cuenta Trabajo en proceso.
Sin embargo, los costos indirectos de fabricación se
acumulan primero en una cuenta del libro mayor
titulada Costos indirectos de fabricación y después
se transfieren o aplican a la cuenta Trabajo en proceso.

2. Estados de
operación para una empresa
manufacturera.

El flujo de los costos de producción da lugar a
estados de resultados, de costos de ventas y de costo de
artículos fabricados.
Estos estados pueden prepararse aún cuando la empresa no
cuente con una contabilidad de
costos. Esto puede lograrse haciendo un inventario
físico de las materias primas, trabajo en proceso y
artículos terminados, al inicio y término del
período.
Sin embargo, existen limitaciones muy serias a este procedimiento.

Contabilización.

3. Contabilidad
de materias primas.

En el momento en que se reciben los materiales se prepara
una guía de recepción, que indica los tipos y
cantidades de materiales recibidos. Una copia de la guía
de recepción se envía al departamento de
contabilidad, donde se compara con la factura del
proveedor. Estos dos documentos
proporcionan la base para registrar este pasivo y el pago
correspondiente. La factura del
proveedor también sirve de base para registrar el costo de
los materiales recibidos en la cuenta materias primas.
Después que se han recibido e inspeccionado las materias
primas, éstas se envían a los almacenes o
depósitos. En muchas compañías, el jefe de
almacén
puede estar encargado también de todos los materiales o
algunos materiales seleccionados. En tales casos, la cuenta de
inventario frecuentemente se denomina almacén o materiales
y suministros en lugar de materias primas.
Además del precio neto
facturado de las materias primas, los costos conexos tales como
fletes, recepción, inspección y almacenaje pueden
agregarse con toda propiedad al
costo de materias primas. Sin embargo, al anexar tales costos a
los materiales, se tropieza con algunas dificultades.
A medida que se necesitan las materias primas para
producción, el almacén la entrega sobre la base de
un formulario de requisición de materiales. La
requisición de materiales es la base para acreditar el
valor de los
materiales empleados a la cuenta materias primas y para cargarlos
a la cuenta productos en proceso. Desde el punto de vista del
control, este documento también releva al jefe del
almacén de su responsabilidad respecto de estos materiales.
En una empresa
manufacturera, los registros
generalmente se llevan en el almacén o en algún
otro sitio. En estos registros se indica por cada tipo de
materia prima
las cantidades disponibles al comienzo del período, las
entradas, las salidas y los saldos que quedan al final del
período. Estos registros se denominan inventarios
perpetuos. Pueden incluir también los costos de las
diferentes materias primas. En tal caso, se les denomina inventarios
contables. Los inventarios contables constituyen un libro mayor
auxiliar, ya que los costos totales de cada materia prima
individual son iguales al saldo que aparece en la cuenta de
control de materias primas del libro mayor general.
Los registros de inventario perpetuo proporcionan al departamento
de compras la
información necesaria que le permite
colocar los pedidos en tal forma que pueden minimizar la inversión de inventario y evitar la
pérdida de los descuentos potenciales por cantidad y
también evitar el embotellamiento de la producción
por falta de material. También contiene la información necesaria para planear y
programar la producción.

Contabilidad de artículos producidos y vendidos.
En general, pueden emplearse dos sistemas de
contabilidad de costos, de acuerdo con la naturaleza de las
actividades de fabricación: sistemas de
costos por procesos o
sistemas de costos por órdenes, en el que los
artículos que se producen se dividen en lotes, los cuales
se denominan trabajos o lotes. Por cada lote de producción
se emplea una hoja de costos por orden y cada una de éstas
se enumera o se identifica de alguna otra forma similar. Los tres
elementos del costo de producción se transfieren
específica y directamente a estos trabajos, día por
día, a medida que se producen. Las hojas de costos por
orden sirven como un libro mayor auxiliar para el trabajo en
proceso. El período de tiempo o el
departamento en el cual se originan los costos son de importancia
secundaria en la acumulación de los costos. Un sistema de costos
por órdenes es necesario cuando los artículos se
producen de acuerdo a especificaciones individuales de los
clientes.
Se emplea un sistema de costos
por procesos de fabricación cuando se fabrican productos
esencialmente estandarizados sobre una base bastante continua. La
función
principal radica en asignar los elementos de costo de
fabricación a un departamento, centro de costos o proceso
de fabricación por un período de tiempo
determinado, tal como un día, una semana o un mes. Las
hojas de costos del departamento sirven como el libro mayor
auxiliar para el trabajo en
proceso. Los costos unitarios de la producción de un
departamento pueden calcularse al final del período de
tiempo cuando ya se conocen tanto los costos incurridos como las
cantidades producidas.
En un sistema de costos por procesos de fabricación, el
producto
normalmente pasa a través de una serie de operaciones
sucesivas. El costo unitario y total de los artículos
terminados se transfiere al siguiente proceso de
fabricación.
Las requisiciones de materiales proporcionan la base para cargar
el costo de los materiales empleados a la cuenta Trabajo en
proceso (control) y a las hojas de costos de los departamentos
subsidiarios o de las órdenes de trabajo.
La cantidad total de mano de obra directa y su distribución entre los diferentes
departamentos y trabajos se obtiene de las tarjetas de
marcador de reloj y de las boletas de tiempo. La tarjeta de
marcador de reloj revela el número de horas trabajadas por
cada obrero. El número de horas transcurridas multiplicado
por la tasa salarial por hora da como resultado la cantidad bruta
del costo de mano de obra directa (o mano de obra indirecta) para
cada empleado. Las boletas de tiempo indican la forma en que se
distribuye el tiempo trabajado por cada obrero en el transcurso
del día.

Un análisis de distribución de costos indirectos es un
formulario que se emplea para asignar el total de los costos
indirectos de fabricación a los diferentes departamentos y
para establecer una base, es decir, una tasa para asignar los
costos indirectos a los diferentes trabajos realizados.
Pueden llevarse cuentas de costos indirectos de fábrica y
de trabajo en proceso por cada departamento o elemento de
costo.
La cuenta (o cuentas) de costos indirectos de fabricación
del libro mayor general, casi siempre está respaldada por
un libro mayor auxiliar que indica el monto de cada tipo de
gasto. La cuenta (o cuentas) de trabajo en proceso también
está respaldada por hojas de costos de órdenes de
trabajo o de costos de departamentos. Cuando se ha terminado un
trabajo, se suma y se cierra la hoja de costos. La suma total que
aparece en la hoja de costos de trabajo se descarga de la cuenta
de trabajo en proceso y se debita a la cuenta artículos
terminados, lo que corresponde al costo del trabajo
terminado.
En un sistema de costos por procesos de fabricación, las
hojas de costos del departamento subsidiario indican el costo de
los productos terminados y transferidos al departamento
subsiguiente. Los comprobantes de entrega se emplean para
transferir el costo de los artículos terminados de un
departamento a otro o al depósito de artículos
terminados.
A medida que los artículos terminados se venden y entregan
a los clientes, la responsabilidad por estos artículos (que
ahora han recibido el sobreprecio al costo de fabricación
para establecer el precio de
venta) se transfiere de la función
almacenaje de artículos terminados a las funciones de
cuentas por
cobrar y de cobranzas. Las facturas de ventas y los
comprobantes de embarque son los documentos que
prueban esta transferencia de responsabilidad y también
proporcionan la base para registrar las entradas de efectivo, y
las cuentas por
cobrar. La factura de venta y el comprobante de embarque
también constituyen la documentación necesaria para acreditar el
costo de fabricación de los artículos vendidos de
la cuenta de artículos terminados y cargarlos a la cuenta
de costo de artículos vendidos.

4. Libro mayor de
fábrica.

En la contabilidad de costos y también en la
contabilidad conjunta de sucursales y principal se encuentran
ejemplos del empleo de esta
técnica.
El libro mayor de fábrica es un sistema de
registración que desdobla la contabilidad general y la de
costo, manteniendo siempre su integridad, se aplica en empresas en las
que existe una separación física o funcional
entre la
administración y la fábrica.
Pero también se utiliza no existiendo tal
separación, si a los fines del control es necesario contar
con información especifica de las funciones:
administración y fabricación.
Cada sistema (general y de costos) se vincula mediante una cuenta
puente que en cada contabilidad se denomina:

Cualquier operación se registra en dos asientos
del libro diario, uno para cada mayor, y con saldos opuestos,
según sea el tipo de transacción.
Ejemplo:

Autor:

Miriam Rone

Estudiante de Administración de Empresas
Universidad
Autónoma de Santo Domingo