Indice
1.
Introducción
2. Como Encender El
Equipo
3. Ingresar datos de la
transacción
El sistema realizado
fue diseñado con el fin de tratar de minimizar las fallas
que se cometen en la ejecución del proceso de "
inventario y
facturación " que se lleva en la actualidad manualmente,
no obstante el objetivo que
se persigue es que los procesos se
realicen en forma más rápida y precisa teniendo en
cuenta que los datos a
suministrar al sistema debe ser
igualmente para que de tal manera los resultados arrojados sean
confiables.
Para lograr este objetivo hemos
organizado los programas de tal
forma que se facilite la utilización del sistema evitando
que los datos
proporcionados no sean procesados de la misma manera en que van
llegando.
Inicialmente el sistema contiene una pantalla principal compuesta
por un menú que consta de 6 opciones cada uno de estos
posee un sub – menú entre las cuales se
tiene:
Archivo
transacciones diarias
abrir archivo de
respaldo
salir
Departamento De Venta
venta
eliminar factura
cierre de caja diario
Departamento De Compra
realizar pedido
verificar pedido
proveedor
Producto
agregar producto
eliminar producto
Inventario
inventario de
producto
Generar Listados
ventas
diarias
inventario de productos
listado de proveedores
pedido
lista de cliente .
Cada sub-menú consta a su vez de una serie de programas que
tienen como finalidad todos unidos lograr el propósito del
sistema y lograr el objetivo esperado.
Debemos comenzar por encender el regulador de voltaje de
flujo eléctrico, al conectar lo esperamos 6 segundos
aproximadamente para que el mismo estabilice el flujo
eléctrico que va a ir al computador, en
seguida se debe encender también la línea de filtro
que encenderán los demás periféricos.
Debemos comenzar el encendido del computador, si
el computador tiene instalado windows 95
ó 98 esperar que cargue, posteriormente nos ubicamos en el
botón de inicio le damos clic y se desplegara lo
siguiente:
Programa
Favoritos
Documentos
Con figuración
Buscar
Ayuda
Ejecutar
Apagar el sistema
Seleccionamos la opción de programas y
aparecerán el siguiente cuadro :
Accesorios
Microsoft
word
Microsoft
exel
Microsoft exchange
Microsoft outlook
The microsoft
Microsoft net word
Explorador de windows
Cuaderno microsoft
Administrador
de programas
Microsoft power point
Ms- dos
Seleccionando el icono de la empresa le
damos doble clik y ya estamos en el sistema.
Como se maneja el sistema:
Al encender el equipo se cargara windows 98
aparecerán una serie de iconos las cuales identifica
determinados programas con la ayuda del ratón se mueve el
cursor hacia el icono que se desea asesar en este caso hacer
doble clip en el icono que identifica el sistema que se va
trabajar en la empresa, esto es
con la finalidad de que se trabaje de una forma más
fácil para el usuario.
Al haber ya asesado al sistema el usuario se encontrarán
con la pantalla principal anteriormente descrita.
Opción Archivo
En la opción de archivo aparecerán submenú
que tiene
* transacciones diarias: al hacerle clip nos desplegara una
pantalla que se describe a continuación.
LA PANTALLA: aparecerán una serie de campos entre los
cuales tenemos:
- Fecha del sistema: que por defecto nos la indica el
computador - Descripción de la transacción: en este
campo se describe la transacción realizada - Tipo de transacción: este campo tenemos un
campo de selección, en caso de ser un gasto de
la empresa
seleccionamos el haber y si es lo contrario el
debe. - Monto de la transacción: tipeara la cantidad
de la transacción realizada.
Seguidamente pulsara el botón de almacenar si se
va a almacenar la información y posteriormente se activara el
botón de regresar y regresamos a la pantalla inicial.
salir : salir del sistema.
Opción deparatamento de venta:
En esta opción aparecerá un sub-menú que
tiene:
Venta : al hacerle clip se desplegara una pantalla que
describimos a continuación.
Pantalla de venta:
Como se observa aparece una serie de campos entre los cuales
tenemos:
- Fecha y hora: que por defecto nos la indica el
computador - Numero de factura:
indica el numero de la factura que
se va a realizar - cédula del cliente
- nombre del cliente
- dirección
Todos estos datos se indica de los datos personales
que ofrece el cliente al
momento de realizar la compra.
Tipo De Cliente: el cual nos muestra si es
fijo u ocasional dándole un solo clip en el sector que
corresponda.
Nota :
* Fijo: cuando un cliente va hecho varios compras en
la distribuidora.
* Ocasional: un cliente ha ido una sola vez a efectuar una
compra. - teléfono
- Lista de códigos: el usuario pulsara la flecha
y aparecerá una lista con los diversos códigos de
los productos
que tienen la distribuidora, pulsando el código que requiere y
automáticamente se indica la descripción del producto en
el campo de descripción producto. - Descripción del producto: el usuario
tipìara la descripción del producto ó
pulsara la flecha donde aparecerá una lista con los
diversos productos
que tienen la empresa, esto
es de gran utilidad para
el usuario en el caso de olvidar ó no saber el código del producto porque al pulsar en
la lista de productos el producto que se esta comprando
automáticamente indica el código que le
corresponde a ese producto. - cantidad : en este campo el usuario tipiara la
cantidad que compra el cliente del producto anteriormente
seleccionado ó la selecciona pulsando la flecha donde le
aparecerá una lista con los números del 1 al
100.
Tipo De Venta: El Usuario Con La Ayuda Del Ratón
Hará Clip En El Tipo De Venta Que Realiza El Cliente sea
detal ó mayor.
3. Ingresar datos de la
transacción:
En este botón el usuario hará clip en caso
de que sea mas de un producto el usuario deberá insertar
el código, la descripción y la cantidad.
Transacciones De Venta: esta nos muestra la
factura detallada indicando la cantidad, descripción del
producto, precio
unitario, total por producto, al final en el campo del iva15% nos
indicara la cantidad que el cliente paga por el impuesto y el
total de la venta realizada.
Posteriormente el usuario hará clip en almacenar factura
en el caso que se haga la venta, seguidamente saldrá un
mensaje de confirmación indicando si esta seguro de
almacenar la factura en caso de pulsar " YES" almacena la factura
y quedara inactivo el botón de almacenar factura,
seguidamente el usuario pulsara el botón de regresar.
Si el usuario indica una cantidad que excede del stock
mínimo se visualiza un mensaje de advertencia que indica
que no se puede realizar la venta del producto seleccionado por
la cantidad que ha escogido debido a que excede la cantidad en
existencia seguidamente pulsar el botón OK para corregir
la operación que ha hecho con anterioridad, esto
hará que el usuario trabaje con mas seguridad.
Factura eliminar: al hacer clip se desplegara una
pantalla.
Pantalla de eliminar:
En esta se introduce el numero de la factura a eliminar en el
campo correspondiente, el usuario tiene dos botones de los cuales
aparecerá " ok " y "cancel ".
Si pulsan OK se despliega un mensaje el cual indica siesta
seguro de
eliminar la factura, tiene dos botones a elegir que son "YES" y
"NO", si pulsa YES volvemos a la pantalla inicial, en caso de
pulsar NO entonces la factura regresa a la base de
datos.
Cierre de caja diario:
Al hacerle clip se desplegara una pantalla que describimos a
continuación.
Pantalla de cierre de caja diario:
En esta pantalla se explica todas las transacciones que se han
hecho durante el día, con su descripción si es un
gasto ó un ingreso con su respectivo saldo y dando el
total de todas las transacciones realizadas, pulsando el
botón de regresar y regresamos a la pantalla
principal.
Opción departamento de compra:
En esta opción aparecerá un submenú que
tiene las siguientes opciones.
Realizar pedido:
Al hacerle clip el muestra un reporte por impresora.
Verificar compra:
Al hacerle clip se visualiza una pantalla que se describe a
continuación.
Pantalla :
En esta pantalla se verifica la compra que ha realizado la
empresa, si los datos están correctos pulsar el
botón de entrar pedido y posteriormente el botón de
regresar.
Opción proveedor:
Al hacerle clip se visualiza una pantalla.
Pantalla :
En esta pantalla se encuentra todos los campos que identifica al
proveedor. Tiene dos botones de navegación las cuales les
permite al usuario recorrer cada uno de los proveedores
que tienen la empresa y automáticamente se visualizan los
datos del proveedor que en ese momento este en el campo de
navegación.
Posteriormente tiene una serie de botones con diversas funciones como
modificar, buscar, borrar, cancelar, grabar y salir.
Opción Producto
En esta opción aparecerá un sub-menú que
tiene:
Agregar producto:
Al hacerle clip se visualiza una pantalla.
Pantalla Producto:
En el campo código
del producto que se va agregar un nuevo producto se da la
descripción del mismo, luego indica la cantidad que esta
en existencia indicando el stock mínimo, el precio detal,
precio mayor del mismo.
Finalmente pulsa el botón de agregar producto para
almacenar y luego pulsar el botón de regresar para ir a la
pantalla principal
eliminar producto:
Al hacerle clip se visualiza una pantalla.
Pantalla eliminar producto:
En el campo código del producto el usuario puede
visualizar el código de los productos existente por medio
de un combo existente en caso de no recordarlo al pulsarlo
automáticamente saldrán los datos del mismo de la
misma forma ocurre para la descripción del producto.
Seguidamente pulsar el botón de eliminar producto
aparecerá un mensaje de advertencia indicándole al
usuario si desea eliminar ese producto el cual el pulsara el
botón de "Yes" o "NO", en caso de pulsar YES se eliminaran
el producto de la base de
datos.
Opción inventario:
En esta opción aparecerá un sub-menú con una
opción llamada:
inventario de producto: al hacerle clip se visualiza la siguiente
pantalla .
Pantalla inventario:
En esta pantalla nos muestra la información detallada de cada uno de los
productos indicándonos el código, existencia, stock
mínimo, descripción del producto, precio al mayor,
precio detal, se pulsara el botón regresar y
regresará a la pantalla principal .
Opción generar listados:
En esta opción aparecerá un sub-menú que
tiene:
- ventas diarias
- listado de productos
- listado de proveedor
- pedido
- Lista de cliente.
Estas opciones por ser formatos de salida son mostrados
por impresora
.
Autor:
Kenyiro Rivas Yonekura