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Análisis del flujo de los materiales en una empresa constructora




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    Indice
    1.
    Introducción

    2. Administración de
    Materiales.

    3. Compras –
    Finanzas.

    4. Almacén –
    Producción.

    5. Análisis del Flujo
    de los Materiales en una Empresa Constructora.

    6.
    Bibliografía

    1.
    Introducción

    Durante los últimos años han tenido lugar
    cambios importantes en la economía nacional,
    como los apoyos y estímulos por parte del gobierno para
    impulsar los pequeños negocios del
    país; que aunado a reformas comerciales y
    modernización de los sistemas
    administrativos en las empresas, han
    conducido a una nueva cultura
    empresarial que abre el campo de acción hacia los nuevos
    emprendedores con ideas frescas e iniciativa para constituir
    micro, pequeñas y medianas empresas de
    variados giros.

    Pesqueros, ganaderos y agricultores son los empresarios
    que han obtenido mayores beneficios por los estímulos
    fiscales y facilidades administrativas, por tanto, el crecimiento
    ha sido mayor en estas áreas en comparación con
    otras.

    Uno de los giros de menor crecimiento, pero de mucha
    importancia son las pequeñas empresas dedicadas a la
    construcción, pues aunque su crecimiento no
    ha sido muy destacado, su importancia radica en el volumen de
    operaciones
    que en estas empresas se realizan y el capital que en
    ellas se maneja.

    Dado el volumen de
    operaciones
    que se manejan tanto administrativas como financieras en una
    empresa
    constructora, deben realizarse cuidadosamente todas y cada una de
    ellas, sobre todo en las que se encuentren involucrados los
    fondos, o bien los activos de
    la empresa, se
    hace necesario el diseño
    de un buen sistema de
    control
    interno.

    Es por ello que mi interés en
    el desarrollo de
    este trabajo radica en el estudio de estas empresas constructoras
    y específicamente en el control de los
    materiales que
    son la esencia de su giro.
    La
    administración de los materiales cuida no solo el
    correcto flujo de los materiales dentro de la empresa, sino
    que vigila también la función de
    compras, desde el
    proceso de
    adquisición hasta su correcta utilización en el
    área de producción.
    En este trabajo se hace mucho incapié en el análisis del flujo de los materiales de la
    empresa
    constructora puesto que éste permite como su nombre lo
    indica visualizar la trayectoria correcta o el posible
    desvío en el uso de los materiales.
    El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los
    lineamientos que deben observarse en el manejo de los materiales
    dentro de una empresa
    dedicada a la construcción.

    El objetivo que
    se pretende es remarcar la importancia que tiene un buen sistema de
    administración en una empresa de este tipo;
    de estudiar los problemas que
    se tienen cuando el flujo de materiales no es eficiente,
    así como las ventajas y beneficios cuando es bien aplicado
    dicho sistema, y el modo de operación de los departamentos
    involucrados con la adquisición y el manejo de los
    materiales; además de servir de apoyo para consulta para
    la comunidad
    estudiantil sobre conocimientos acerca del tema.

    A continuación realizo una breve descripción por capítulo en los que
    pretendo hablar del aspecto más general en el ramo de los
    materiales para las empresas constructoras hasta el apartado
    más específico objeto de mi estudio.
    La función
    de vigilar el correcto desempeño de los departamentos involucrados
    en el manejo de los materiales es responsabilidad de la
    administración de materiales.

    La administración de materiales mediante sus
    funciones y la
    supervisión de las funciones de los
    departamentos permite conocer la existencia en el almacén y
    el punto en que se debe ordenar más; los materiales que
    han sido ordenados y su fecha de recepción, así
    como el importe de los materiales y fecha de liquidación
    de los mismos.

    En el segundo capítulo se estudian las funciones
    del departamento de Compras, los
    objetivos
    trazados, las responsabilidades del departamento, la
    elaboración de la orden de compra así como los
    efectos de una buena compra en la elección de los proveedores
    adecuados, actuando con inteligencia y
    con base en criterios sólidos y objetivos, de
    manera que permitan optimizar los recursos de la
    empresa.

    Es este capítulo también se explica la
    función del departamento de Finanzas
    dentro de la
    organización, las responsabilidades y obligaciones,
    la coordinación que debe existir con los
    departamentos de Compras, Almacén y
    Producción.

    El responsable de salvaguardar los artículos que
    han sido comprados y que posteriormente serán utilizados
    por el departamento de producción, es el Almacén,
    que en todo momento debe operar apegándose a los principios del
    departamento, con el fin de evitar extravíos, robos o
    deterioros de los materiales, retrasos en la producción, o
    rezagos de información.

    Para poder realizar
    la función de producción -que se presenta en el
    capítulo tres-, es necesario el esfuerzo conjunto de todos
    los departamentos, utilizando los materiales que fueron
    comprados, siendo responsable de su correcta utilización
    en el proceso
    productivo.

    El capítulo cuatro referente al análisis del flujo de los materiales es una
    breve reseña de la ruta a seguir para los materiales
    dentro de la empresa, señalando las obligaciones y
    responsabilidades de cada una de las fases que componen este
    ciclo, además de representaciones que muestran el
    recorrido en forma gráfica.

    2. Administración de
    Materiales.

    Conceptos.
    Vivimos tiempos emocionantes para quienes tienen que ver con la
    administración efectiva y eficiente de las funciones de
    compras de materiales. Pero ¿qué es la
    administración de materiales? Algunos la definen
    como:

    "El control de
    materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el
    lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay
    en existencia, para determinar el punto en que se necesita
    comprar más".

    Michiel Leenders y Harold E. Fearon, en su libro
    "Administración de compras y materiales" nos dice: "Otra
    forma de contemplar la administración de materiales es la
    indicación de sus actividades más
    importantes:

    1. Anticipación de los requerimientos de
      materiales.
    2. Origen y obtención de los
      materiales.
    3. Introducción de los materiales dentro de la
      organización.
    4. Seguimiento del estado de
      los materiales como un activo actual.2

    Ahora bien, partiendo de estos conceptos podemos definir
    a la administración de materiales como la herramienta
    indispensable que nos permite controlar el flujo de materiales
    desde su recepción hasta su aplicación, con el fin
    principal de conocer las unidades en existencia del material y
    evitar malos manejos o aplicaciones indebidas.

    Objetivos de la Administración de Materiales.
    Los objetivos pueden enumerarse de la siguiente
    manera:

    1. Los departamentos de operación que realizan
      las compras en forma centralizada no deben comprometer los
      fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida
      autorización para hacerlo.
    2. No deben aceptarse los materiales que no han sido
      pedidos o que no están de acuerdo con las
      especificaciones.
    3. Los materiales no deben aceptarse a menos que se
      halla llegado a un acuerdo con el vendedor en el caso de que se
      hayan recibido materiales dañados o en cantidades
      inferiores a las solicitadas.
    4. Debe tenerse la seguridad de
      que los materiales se han recibido y que se han cargado los
      precios
      adecuados en todos los gastos
      incurridos.
    5. Debe haber un control físico adecuado sobre el
      almacenamiento de las existencias.
    6. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre
      las cantidades de materiales y suministros utilizados por el
      personal de
      operación.
    7. Debe haber un equilibrio
      adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y
      los costos
      incurridos en la adquisición, utilización y
      almacenamiento de materiales así como de
      las pérdidas causadas por las interrupciones en la
      producción o las ventas
      perdidas debido a la falta de existencias.

    A fin de mantener un control sistemático sobre
    los materiales, muchas compañías usan una rutina
    para coordinar las diferentes fases del ciclo de materiales y
    asignar las responsabilidades de control de materiales a las
    diferentes funciones que ello implica .

    Debido a las diferencias en las estructuras de
    organización, las responsabilidades por el
    control de materiales varían de una compañía
    a otra. En muchas empresas, la responsabilidad por las diferentes fases de
    control de materiales se asigna a las siguientes funciones: 1.
    Compras, 2. Recepción e inspección, 3. Almacenes, 4.
    Planeación de materiales.

    Funciones que se Incluyen en la Administración de
    Materiales.

    • Planeación y control del abastecimiento de
      materiales. Esto es la planeación agregada de los requerimientos
      en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio
      plan de
      producción total. Se refiere a las cantidades
      aproximadas de los materiales clave que deben comprarse. Si los
      problemas
      para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el
      plan de
      producción debe ajustarse.
    • Programación de la producción. El
      manejo de la programación de la producción
      juega un papel
      importante en el establecimiento del programa total
      de producción. Al trabajar con la información sobre los insumos, el
      departamento de control de producción (o ingeniería) desarrolla los programas de
      tiempo y
      cantidades (avances).
    • Recepción. El departamento de
      recepción, tiene la responsabilidad del manejo
      físico de los embarques que ingresan, de su
      identificación, así como de la
      verificación de las cantidades, la preparación de
      los informes y
      de la ruta del material hasta el lugar de utilización o
      de almacenamiento.
    • Investigación sobre materiales y compras. Esta
      función se refiere a la recopilación,
      clasificación y análisis de los datos
      necesarios para encontrar materiales alternativos; predecir el
      abastecimiento, la demanda y el
      precio de
      los principales artículos comprados; el análisis
      de los costos del vendedor y sus capacidades; así como
      diseñar nuevos y más eficientes métodos
      para el procesamiento del trabajo de oficina
      necesario para operar el sistema de abastecimiento de
      materiales.
    • Almacén. Esta función controla
      físicamente y mantiene todos los artículos
      inventariados. Se deben establecer resguardos físicos
      adecuados para proteger los artículos de algún
      daño, desuso innecesario debido a procedimientos
      de rotación de inventarios
      defectuosos y a robos. Los registros se
      deben mantener, lo cual facilita la localización
      inmediata de los artículos.
    • Compras. El departamento de compras tiene la
      responsabilidad de comprar las clases y cantidades de
      materiales autorizados por las requisiciones fijadas por el
      programa de
      producción, por el almacén, ingeniería o cualquier otro departamento
      que requiera materiales. Cuando el departamento de compras
      tiene el derecho y el deber de asesorar, preguntar y aun
      desafiar a otros departamentos en materia de
      especificación de materiales y en su selección, se agrega un valor
      dinámico a la operación de la función de
      compras y a la empresa.

    Las actividades básicas de compra se pueden
    agrupar en la forma siguiente:

    1. Comprobar las especificaciones de los materiales
      que figuran en las requisiciones en un esfuerzo por
      estandarizarlas en lo posible y comprar los materiales, los
      cuales deben tener el mejor valor
      posible para los objetivos que se intentan.
    2. Seleccionar las mejores fuentes de
      abastecimiento disponibles, negociar los términos de
      compra, incluyendo el envío y el desempeño de los proveedores y preparar las órdenes de
      compra adecuadas.
    3. Dar seguimiento para asegurar el envío
      puntual y la recepción en la cantidad y calidad
      adecuadas.
    4. Actuar con inteligencia en el mercado,
      buscando constantemente proveedores nuevos y más
      efectivos y materiales y productos
      nuevos con el objetivo
      de reducir los costos o de mejorar el producto
      de la empresa.
    5. Supervisión o conducción de todos los
      contactos entre los proveedores y los departamentos de la
      empresa sobre todos los planes que se relacionan con la
      compra de materiales.

    Movilización de materiales dentro de la empresa.
    Incluye todas aquellas actividades involucradas en la
    movilización de los materiales del punto de
    recepción o de almacenamiento al punto en el que se
    utilizan. Esto abarca el manejo físico y la
    transportación de los materiales de su área de
    almacenamiento al punto final en el cual serán empleados;
    la circulación de los materiales a los departamentos que
    los usan; mantenimiento
    de los registros
    necesarios para efectuar los asientos contables en la
    administración de materiales al usuario; y
    provisión de información lo cual facilita la
    preparación de informes
    útiles para contabilidad.

    Tráfico. Los costos de transportación han
    tenido la influencia sobre los costos de materiales en los
    años recientes. También los tipos de
    transportación han tenido una influencia importante sobre
    la política
    de inventarios. Existen dos actividades básicas de
    inventarios:

    1. El control de tráfico incluye la selección del transporte, la documentación de los embarques, el
      estudio de los servicios
      y precio del
      transporte, seguimiento de los embarques,
      revisión y aprobación de los pagos por cargos
      de transporte y la evaluación del desempeño del
      transportista.
    2. El análisis de tráfico se encarga de
      establecer el costo
      total de transportación, incluyendo la carga y
      descarga, etc.

    Control de calidad. El
    control de
    calidad sigue siendo una función difícil de
    ubicar en muchas organizaciones.
    La responsabilidad de inspeccionar las materias primas que
    ingresan y las operaciones del proveedor lo colocan directamente
    dentro de la administración de materiales.

    Control de inventarios. La función del control
    del inventario tiene
    la responsabilidad de conservar los registros de partes y
    materiales utilizados en la producción.
    Además del control de
    inventarios de producción, hay necesidad de controlar
    los materiales ajenos a la producción, tales como herramientas
    prescindibles, artículos de oficina y de
    mantenimiento,
    artículos de reparación y de
    operación.

    Ventajas en su Aplicación.
    Las ventajas que se pueden obtener con la aplicación de la
    administración de materiales son muchas, entre estas
    están las siguientes:

    1. Se minimiza el riesgo de robo
      o extravío, pues el departamento de recepción se
      encarga de verificar los embarques de materiales que se reciben
      desde el momento en que llegan hasta su almacenamiento.
      Aquí pasa la responsabilidad al departamento de
      almacén que tiene la función de inventariar los
      materiales, almacenarlos y realizar los registros de ingreso de
      materiales, todo esto para evitar algún daño,
      robo o uso inadecuado.
    2. Evita los retrasos en el programa de avances al
      procurar mediante la coordinación de los departamentos de
      compras y almacén el abastecimiento de materiales
      necesario para llevar a cabo la producción en el
      tiempo
      programado.
    3. La obtención de un control más
      eficiente en cuanto a las autorizaciones de compras y
      aplicación de materiales en la
      producción.
    4. Con el flujo correcto de la información sobre
      las compras realizadas, se evitan transtornos administrativos
      entre los departamentos involucrados con la actividad de
      compra, recepción, almacenamiento, pago y
      utilización de materiales en la
      producción.

    Problemas que se Presentan Cuando no Existe Control de
    Materiales.
    Para un correcto desempeño de la función de compra
    de materiales, desde su cotización hasta su
    utilización en la producción, se necesita del
    control de materiales que proporciona la administración de
    materiales.
    Uno de los problemas más comunes es la aplicación
    indebida de los materiales en la producción. Esto se
    produce cuando se envía una requisición de
    materiales al almacén por una cantidad mayor a la
    necesaria.

    Esta acción es con dolo por parte del
    superintendente o encargado de la producción, y muchas de
    las veces resulta involucrado algún otro encargado, como
    el de almacén por ejemplo. Para resolver esto habrá
    que realizar una investigación para determinar el destino
    del excedente e identificar al responsable o responsables de tal
    acto.

    Otro de los problemas que se presentan es la
    decisión erronea de selección del proveedor; es
    decir, cuando la persona encargada
    de realizar las compras decide comprar a un proveedor
    basándose en fundamentos equivocados que no benefician en
    nada a la empresa.

    En este problema se da el caso de que el encargado de
    realizar las compras y el proveedor de los materiales tienen
    beneficios personales mediante la transacción.
    Existe también otro tipo de problemas que son de carácter
    administrativo, de falta de comunicación regularmente, como la falta de
    coordinación entre los departamentos involucrados con la
    función de compras.

    Esto se refiere a los problemas que pueden surgir, como
    ejemplo, cuando el departamento de compras realiza una compra de
    materiales a crédito
    con fechas de pago específicas y no se envía al
    departamento de finanzas la
    copia de la orden de compra en donde vienen detalladas las fechas
    de pago.

    Si el error se descubre pasada la fecha de pago,
    generará intereses por la cantidad no cubierta, y
    será un costo adicional
    innecesario por la falta de coordinación.
    Pero por otro lado, también existe la situación
    contraria cuando el personal de
    finanzas encargado de las liquidaciones de cuentas por pagar
    no envía copia del comprobante de pago al proveedor (ya
    sea transferencia,depósito, cheque, etc.)
    al departamento de compras.
    Esto creará confusión en este departamento pues al
    no presentar un soporte del pago, se puede pensar que el pedido
    no ha sido liquidado.
    Problemas por falta de control de materiales hay muchos, dependen
    del tamaño de la
    organización, de las áreas funcionales de la
    organización dentro de la empresa y demás factores.
    Los anteriores son los que se consideran más
    comunes.

    3. Compras –
    Finanzas.

    Definiciones de compras.
    Comprar es adquirir algo por dinero5. Esta
    definición aunque es corta, es la esencia misma de la
    función del departamento de Compras en pocas palabras.
    De lo anterior, podemos definir a las compras como el insumo
    necesario en todo proceso productivo, siendo el responsable de
    adquirirlas el departamento de compras dentro de una
    organización.

    Objetivos del Departamento de Compras.
    El
    establecimiento estándar de los objetivos generales de la
    función de las compras es obtener los materiales adecuados
    (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad
    debida para su envío en el momento preciso y al lugar
    correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y
    que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el
    servicio
    correcto (tanto antes como después de la venta) y al
    precio conveniente.

    Los siguientes puntos nos darán una perspectiva
    más clara de los objetivos del departamento de
    compras.

    1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales,
    abastecimientos y servicios
    requeridos para la operación de la organización. La
    falta de inventarios de materiales para la producción
    podría disminuir una operación y ser extremadamente
    costosa en términos de retraso de producción.
    2. Conservar las inversiones y
    las pérdidas mínimas en el inventario. Se
    podría asegurar un flujo ininterrumpido de inventario de
    materiales comprando por grandes cantidades, pero esto
    haría que el costo de mantener el inventario se eleve
    demasiado; por lo que sería recomendable apegarse a un
    programa de consumo de
    materiales o una estimación de aplicación.
    3. Mantener los estándares o controles de calidad
    adecuados. Para producir una obra de calidad es necesario
    utilizar materiales de calidad, no por ahorrar unos cientos o
    miles de pesos se deben comprar materiales de marcas no
    aceptables, pues estos no reunen los requisitos de los materiales
    de alta calidad, y el costo de reconstrucción o
    reparación ser más elevado que el aparente ahorro, sin
    mencionar al daño al prestigio de la empresa.
    4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes. El éxito
    del departamento de compras depende de su habilidad para
    localizar o desarrollar los vendedores apropiados, que tengan
    interés
    y que sean responsables con la empresa para obtener los
    artículos que se necesitan al precio final más
    bajo.
    5. Estandarizar, en lo que sea posible los artículos
    comprados. Es decir, si la compra se puede hacer en la cantidad
    de un artículo que pueda hacer el trabajo que
    dos o tres artículos hacían anteriormente.
    6. Comprar los artículos y servicios requeridos al precio
    más bajo posible. La actividad de compras en la
    organización típica utiliza la mayor parte de los
    recursos
    monetarios de ésta. El departamento de compras debe
    esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios
    al menor precio posible considerando que la calidad, el
    envío y los requerimientos de servicio
    también sean satisfechos.
    7. Mejorar la posición competitiva de la
    organización. Una organización puede ser
    competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de
    proteger los márgenes de utilidad,
    además el departamento de compras tiene como
    responsabilidad asegurar el flujo contínuo de los
    materiales necesarios para que sea posible la función de
    producción, tal como se necesitan para dar cumplimiento a
    los compromisos con los clientes; el
    éxito
    de toda organización depende de su capacidad para crear y
    mantener clientela.

    8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
    productivas con otros departamentos dentro de la
    organización. Las acciones de
    compras no pueden llevarse a cabo eficientemente solo con el
    esfuerzo del departamento de compras; para el éxito es
    vital la cooperación de otros departamentos y las personas
    que trabajan en la empresa.

    9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel
    posible de costos de administración. El departamento de
    compras toma recursos para su operación: salarios,
    teléfonos y gastos de correo,
    suministros, costos de los viajes, costos
    de la computadora
    y gastos que los acompañan. Si los procedimientos
    que utiliza el departamento de compras no son eficientes, el
    costo de este departamento será excesivo.

    Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente
    y económicamente como sea posible, lo cual requiere que el
    gerente de
    compras revise continuamente la operación para asegurarse
    de que el costo es efectivo.

    Políticas del Departamento de Compras.
    Para realizar una compra se debe tener una guía; las
    políticas de compra son importantes, sobre
    todo por los continuos cambios de precios y la
    escasez de los materiales.
    Se puede comprar, según más convenga, de acuerdo
    con las siguientes políticas:
    Producir o comprar. Se debe decidir si lo que se compra se puede
    producir dentro de la misma empresa.

    Los proveedores suelen exigir precios demasiado altos;
    si se decide producir, bajan los costos, además de tener
    la oportunidad de vender el producto que
    se decidió producir.

    También se puede presentar el caso contrario:
    estar produciendo algún material cuya compra
    abarataría los costos.
    Para tomar la decisión de producir o comprar, se tienen
    que comparar constantemente los precios (sus variaciones) y la
    disponibilidad de los proveedores para entregar la
    compra.

    Por lo regular, las empresas dedicadas a la
    construcción no producen sus materiales, sino que los
    compran.

    Compras "a instancias" o compras ´"para más
    adelante". Si una empresa sigue una política de compras
    "a instancias" ordena pequeñas cantidades a intervalos
    frecuentes. Las compras "para más adelante" consisten en
    comprar cantidades mayores menos frecuentes.

    Para elegir la política correcta se deben
    considerar dos factores: el primero es el precio de mercado; si los
    precios en el mercado sufren fluctuaciones continuamente, la
    política de compras "a instancias" sería la
    más viable para evitar el riesgo de
    pérdida. Contrariamente a esto, si los precios son
    estables durante grandes periodos se optaría por las
    compras "para más adelante".

    El segundo factor es el capital que se
    invierte en los inventarios. Tomando en cuenta este factor, la
    política aplicable sería la de compras a
    instancias, dado que se ahorraría espacio en el
    almacén, se reducirían los porcentajes de
    desperdicio o daños, los riesgos de robo y
    el capital que no se utiliza se podría destinar a otras
    áreas.

    Compras por contrato. Este
    tipo de adquisiciones se basa en un acuerdo con el vendedor en
    donde se establece que este va a proveer de materiales durante un
    período determinado, a cuya finalización el
    contrato puede
    o no renovarse.

    La ventaja de este acuerdo es la seguridad de que
    nunca va a faltar material y que se aprovecharán los
    precios bajos en el momento de la compra. Para efectuar este tipo
    de compras es necesario pagar una gran cantidad del pedido por
    adelantado.

    Funciones Principales del Departamento de Compras.
    Establecimiento de las especificaciones de lo que se va a
    comprar. No se puede comprar algo que no se conoce. Es necesario
    recabar la mayor cantidad posible de información acerca
    del material (peso, tamaño, color, textura,
    apariencia, etc.) ello le sirve al comprador para:

    1. Establecer las características de lo que va a comprar,
      que más adelante, en el momento de recibirlo, le va a
      ayudar para decidir si lo acepta o no.
    2. Colocarse en una mejor posición con respecto
      al vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega
      y en general, tener más libertad
      para negociar.
    3. Estar seguro de que
      lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no se puede
      comprar papel tapiz,
      sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el
      color, la
      textura, el tamaño, etc.

    Detectar cuándo se necesitan los materiales y
    activar la compra. Una compra se necesita hacer cuando los
    materiales llegan a una cantidad mínima, La cual se
    establece mediante diferentes factores. Cuando en el
    almacén se llega a tal cantidad de material, se debe
    activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a
    materiales que se compran frecuentemente, están
    almacenados y se conoce su consumo
    aproximado en determinado período.

    Para activar la compra, tanto de material que se compra
    con frecuencia como para aquellos que se compran en pocas
    ocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el precio y
    tiempo de entrega.

    Cuando la persona encargada
    de realizar las compras solicita el precio y tiempo de entrega a
    un proveedor por determinada cantidad de material, éste
    puede responder por escrito, personal o telefónicamente
    una cotización. Esto no compromete al comprador, pero le
    será útil al momento de elegir al proveedor del
    material.

    Cómo elegir al proveedor. Con la experiencia de
    comprar y tener trato con los proveedores, se llega a conocer la
    calidad de sus productos,
    precios, descuentos, su cumplimiento y puntualidad en las
    entregas y cualquier otro aspecto que ayude a elegir al
    proveedor.

    La orden de compra. Después de elegir a un
    proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material. En
    algunos casos, esta comunicación se puede hacer
    telefónicamente o de palabra. Se llama al proveedor, se le
    confirma la cantidad que cotizara y se le pide que envíe
    los materiales.

    Lo anterior es colocar una orden de compra de modo
    informal, sobre todo si el proveedor no entregó
    cotización por escrito. De este modo se confía que
    el proveedor enviará los materiales solicitados en la
    cantidad y plazo señalados.

    El modo formal de colocar una orden de compra es
    haciéndola por escrito; por lo regular se sigue un
    consecutivo para archivo con el
    número de folio de cada orden.

    La orden de compra debe contener lo
    siguiente:

    1. Fecha en que se colocó el pedido.
    2. Nombre del proveedor.
    3. Cantidad del material.
    4. Precio unitario.
    5. Valor total (sin impuesto).
    6. Porcentaje de impuesto y su
      valor.
    7. Valor total con impuesto.
    8. Descripción de la forma de pago.
    9. Fecha de entrega.

    Seguimiento de la compra. Es conveniente que se archiven
    todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un
    registro que
    indique la fecha en que el proveedor debe entregar los
    materiales.

    Para evitar retrasos en la entrega del material (sobre
    todo en pedidos foráneos) es pertinente realizar una
    llamada al proveedor con algunos días de
    anticipación para confirmar el envío y llegada del
    material en la fecha programada, utilizando los datos del
    archivo de
    órdenes de compra colocadas.

    (Para ver el gráfico faltante haga click en el
    menú superior "Bajar Trabajo") 

    Efectos de una Buena Compra.
    Los efectos de una buena compra se refieren a los beneficios que
    se producen cuando se toma una decisión acertada de compra
    a tal o cual proveedor. Pueden ser beneficios económicos:
    como el ahorro por un
    descuento por pago anticipado al proveedor; beneficio de tiempo:
    cuando un material es solicitado con carácter
    de urgente se puede optar por el proveedor que ofrezca el menor
    tiempo de entrega (aunque este sea más elevado), dado que
    la falta del material ocasionaría un retraso en el
    programa de avance, y provocaría además cierto
    desprestigio.

    Por tanto, es muy importante una decisión de
    compra bien planeada y tomada con base en criterios
    sólidos; pues es en la función de compras donde
    recae la "responsabilidad de gastar la mayoría de los
    ingresos de la
    empresa".

    Responsabilidades del Departamento de Compras.
    Quien toma la decisión de hacer las compras debe tener
    características de malabarista manteniendo
    varias pelotas en el aire
    simultáneamente, ya que el comprador debe alcanzar
    simultáneamente diversas metas. No es eficiente comprar al
    menor precio posible si los artículos enviados no son
    satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su
    desempeño, o si se reciben dos semanas después de
    lo programado.

    Por otro lado, el "precio corecto" puede ser mucho
    más alto que el precio normal si el artículo en
    cuestión tiene una necesidad de emergencia que cubrir, en
    el cual el comprador no se puede permitir el lujo de apegarse al
    tiempo normal de producción.

    Lo anterior es una de las responsabilidades del
    departamento de compras: proporcionar un flujo ininterrumpido de
    materiales. Otra de las responsabilidades es encontrar nuevas
    fuentes de
    abastecimiento. Esto se refiere a encontrar vendedores
    competentes comprometidos a desarrollar su trabajo de forma
    eficiente, que puedan satisfacer los requerimentos de tiempo,
    calidad y precio.

    Las responsabilidades del departamento de compras
    incluyen:

    1. Obtener cotizaciones de precios de los vendedores
      para los artículos que aparecen en las requisiciones de
      compra recibidas.
    2. Elegir entre los posibles abastecedores
      después de tener los datos referentes a precio, calidad,
      ciclo del tiempo de entrega y costo del flete.
    3. Fijar el tamaño óptimo de la orden de
      compra después de tomar en consideración los
      descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos
      grandes, manejo de
      materiales, costos del pedido, limitaciones de espacio y el
      costo del capital comprometido en los inventarios.
    4. Preparar órdenes de compra y enviarlas a los
      vendedores. Generalmente, estas órdenes de compra se
      preparan en copias múltiples que siguen los siguientes
      propósitos:
    1. Autorizar al vendedor para hacer el
      envío.
    2. Notificar al departamento de recepción de
      materiales acerca de los artículos que van a llegar en
      el futuro.
    3. Avisar al departamento de planeación u otro
      departamento de requisiciones que se ha colocado el
      pedido.
    4. Notificar al departamento de contabilidad general acerca del compromiso de
      compra.

    Estas responsabilidades en conjunto conducen al
    éxito en la organización del departamento de
    compras; y como consecuencia, mejorar la posición
    competitiva de la empresa.

    Departamento de Finanzas.
    Consideramos que la contabilidad en empresas de
    edificación tenga como objetivo principal "la
    información oportuna interna y externa de los movimientos
    económicos de una empresa" y como funciones principales,
    el registro y
    control de las mismas operaciones.

    Desafortunadamente la velocidad de
    rotación del capital en la empresa edificadora (que llega
    a sobrepasar hasta 50 veces su capital contable), la
    multiplicidad de materiales, la dispersión
    geográfica de las mismas, la imprecisión de su
    costo final y el complicado y abundante registro de prestaciones y
    pagos impositivos de la mano de obra, a más de la falta de
    comunicación entre producción y control, provocan
    que la contabilidad difícilmente esté al
    día.

    Funciones Principales del Departamento de Finanzas.
    Posterior a la colocación del pedido de materiales, el
    departamento de compras debe enviar documentos que
    sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para
    que éste programe su pago. Los documentos que el
    departamento de Compras envía son generalmente copia de la
    orden de compra y original o copia de la factura.

    Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse
    en orden para su fácil localización y contener la
    siguiente información:

    1. Fecha de la factura.
    2. Cantidad.
    3. Precio unitario.
    4. Valor total (multiplicación del precio
      unitario por cantidad).
    5. Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho
      descuento (si lo hay)
    6. Porcentaje de impuesto y valor del mismo.
    7. Descripción de cargos adicionales y su valor
      (si los hay)
    8. Valor de la factura en número y
      letra.

    Siempre de acuerdo con lo negociado, la factura se puede
    pagar de las siguientes formas:

    1. Al contado. El material o producto se entrega junto
      con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de
      la misma.
    2. A crédito.
    1. El material o producto se entrega junto con la
      factura.
    2. El comprador entrega al vendedor un
      contrarrecibo.
    3. La factura queda en manos del comprador, pero no la
      paga.
    4. Vence la fecha de pago.
    5. El vendedor entrega al comprador el contrarrecibo,
      y se le paga el valor de la factura que ampara dicho
      contrarrecibo.
    1. Pago por anticipado.
    1. El comprador paga al vendedor una parte o el total
      del valor del material (según negociación) antes de
      recibirlo.
    2. El vendedor entrega al comprador un recibo por el
      valor del monto anticipado.
    3. El vendedor entrega al comprador el material junto
      con la factura.
    4. Si falta algo de pagar, se sigue el procedimiento
      pactado al realizar la compra.

    Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer
    en la empresa, por si es necesario hacer una aclaración
    después de que se pagó. Se pueden archivar
    por:

    1. Proveedor.
    2. Fecha
    3. Material
    4. Cualquier forma que facilite su
      búsqueda.

    Los contrarrecibos y recibos que el proveedor devuelve a
    la empresa cuando se le paga, también deben ser
    archivados, porque desde el momento en que están de nuevo
    en manos de la empresa (comprador) constituyen una forma de
    controlar y comprobar que facturas están
    pagadas.

    Los contrarrecibos y recibos se pueden archivar junto
    con la factura a la cual amparan.

    .

    Principios que Rigen la Contabilización de los
    Materiales.
    Los seis principios
    importantes que deben observarse en la contabilización de
    los materiales son:

    • Todas las transacciones relacionadas con la compra,
      recepción, almacenaje y consumo de materiales deben
      basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por
      un funcionario responsable.
    • Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la
      cantidad y costo de cada clase de material en
      existencia.
    • Todo el material que no se necesite inmediatamente en
      los procesos de
      fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una
      supervisión apropiada.
    • Debe poderse determinar fácilmente la clase y
      cantidad de material usado en la producción.
    • Todas las cuentas de
      inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su
      exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor
      general.
    • Cuando menos dos personas deben operar todos los
      movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto
      en un caso de colusión entre
      ambas.12

    La aceptación y aplicación de estos
    principios, trata de impedir el derroche y pérdida en el
    consumo de las materias primas y materiales, trata de evitar
    robos, establecer las debidas responsabilidades, promueve la
    realización de compras adecuadas, establecer normas para el
    consumo, previniendo la existencia de más o menos con
    máximos y mínimos que se establecen, permite la
    toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de
    la materia prima
    empleada

    Partes: 1, 2

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