Indice
1.
Introducción
2. Administración de
Materiales.
3. Compras –
Finanzas.
4. Almacén –
Producción.
5. Análisis del Flujo
de los Materiales en una Empresa Constructora.
6.
Bibliografía
Durante los últimos años han tenido lugar
cambios importantes en la economía nacional,
como los apoyos y estímulos por parte del gobierno para
impulsar los pequeños negocios del
país; que aunado a reformas comerciales y
modernización de los sistemas
administrativos en las empresas, han
conducido a una nueva cultura
empresarial que abre el campo de acción hacia los nuevos
emprendedores con ideas frescas e iniciativa para constituir
micro, pequeñas y medianas empresas de
variados giros.
Pesqueros, ganaderos y agricultores son los empresarios
que han obtenido mayores beneficios por los estímulos
fiscales y facilidades administrativas, por tanto, el crecimiento
ha sido mayor en estas áreas en comparación con
otras.
Uno de los giros de menor crecimiento, pero de mucha
importancia son las pequeñas empresas dedicadas a la
construcción, pues aunque su crecimiento no
ha sido muy destacado, su importancia radica en el volumen de
operaciones
que en estas empresas se realizan y el capital que en
ellas se maneja.
Dado el volumen de
operaciones
que se manejan tanto administrativas como financieras en una
empresa
constructora, deben realizarse cuidadosamente todas y cada una de
ellas, sobre todo en las que se encuentren involucrados los
fondos, o bien los activos de
la empresa, se
hace necesario el diseño
de un buen sistema de
control
interno.
Es por ello que mi interés en
el desarrollo de
este trabajo radica en el estudio de estas empresas constructoras
y específicamente en el control de los
materiales que
son la esencia de su giro.
La
administración de los materiales cuida no solo el
correcto flujo de los materiales dentro de la empresa, sino
que vigila también la función de
compras, desde el
proceso de
adquisición hasta su correcta utilización en el
área de producción.
En este trabajo se hace mucho incapié en el análisis del flujo de los materiales de la
empresa
constructora puesto que éste permite como su nombre lo
indica visualizar la trayectoria correcta o el posible
desvío en el uso de los materiales.
El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los
lineamientos que deben observarse en el manejo de los materiales
dentro de una empresa
dedicada a la construcción.
El objetivo que
se pretende es remarcar la importancia que tiene un buen sistema de
administración en una empresa de este tipo;
de estudiar los problemas que
se tienen cuando el flujo de materiales no es eficiente,
así como las ventajas y beneficios cuando es bien aplicado
dicho sistema, y el modo de operación de los departamentos
involucrados con la adquisición y el manejo de los
materiales; además de servir de apoyo para consulta para
la comunidad
estudiantil sobre conocimientos acerca del tema.
A continuación realizo una breve descripción por capítulo en los que
pretendo hablar del aspecto más general en el ramo de los
materiales para las empresas constructoras hasta el apartado
más específico objeto de mi estudio.
La función
de vigilar el correcto desempeño de los departamentos involucrados
en el manejo de los materiales es responsabilidad de la
administración de materiales.
La administración de materiales mediante sus
funciones y la
supervisión de las funciones de los
departamentos permite conocer la existencia en el almacén y
el punto en que se debe ordenar más; los materiales que
han sido ordenados y su fecha de recepción, así
como el importe de los materiales y fecha de liquidación
de los mismos.
En el segundo capítulo se estudian las funciones
del departamento de Compras, los
objetivos
trazados, las responsabilidades del departamento, la
elaboración de la orden de compra así como los
efectos de una buena compra en la elección de los proveedores
adecuados, actuando con inteligencia y
con base en criterios sólidos y objetivos, de
manera que permitan optimizar los recursos de la
empresa.
Es este capítulo también se explica la
función del departamento de Finanzas
dentro de la
organización, las responsabilidades y obligaciones,
la coordinación que debe existir con los
departamentos de Compras, Almacén y
Producción.
El responsable de salvaguardar los artículos que
han sido comprados y que posteriormente serán utilizados
por el departamento de producción, es el Almacén,
que en todo momento debe operar apegándose a los principios del
departamento, con el fin de evitar extravíos, robos o
deterioros de los materiales, retrasos en la producción, o
rezagos de información.
Para poder realizar
la función de producción -que se presenta en el
capítulo tres-, es necesario el esfuerzo conjunto de todos
los departamentos, utilizando los materiales que fueron
comprados, siendo responsable de su correcta utilización
en el proceso
productivo.
El capítulo cuatro referente al análisis del flujo de los materiales es una
breve reseña de la ruta a seguir para los materiales
dentro de la empresa, señalando las obligaciones y
responsabilidades de cada una de las fases que componen este
ciclo, además de representaciones que muestran el
recorrido en forma gráfica.
2. Administración de
Materiales.
Conceptos.
Vivimos tiempos emocionantes para quienes tienen que ver con la
administración efectiva y eficiente de las funciones de
compras de materiales. Pero ¿qué es la
administración de materiales? Algunos la definen
como:
"El control de
materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el
lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay
en existencia, para determinar el punto en que se necesita
comprar más".
Michiel Leenders y Harold E. Fearon, en su libro
"Administración de compras y materiales" nos dice: "Otra
forma de contemplar la administración de materiales es la
indicación de sus actividades más
importantes:
- Anticipación de los requerimientos de
materiales. - Origen y obtención de los
materiales. - Introducción de los materiales dentro de la
organización. - Seguimiento del estado de
los materiales como un activo actual.2
Ahora bien, partiendo de estos conceptos podemos definir
a la administración de materiales como la herramienta
indispensable que nos permite controlar el flujo de materiales
desde su recepción hasta su aplicación, con el fin
principal de conocer las unidades en existencia del material y
evitar malos manejos o aplicaciones indebidas.
Objetivos de la Administración de Materiales.
Los objetivos pueden enumerarse de la siguiente
manera:
- Los departamentos de operación que realizan
las compras en forma centralizada no deben comprometer los
fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida
autorización para hacerlo. - No deben aceptarse los materiales que no han sido
pedidos o que no están de acuerdo con las
especificaciones. - Los materiales no deben aceptarse a menos que se
halla llegado a un acuerdo con el vendedor en el caso de que se
hayan recibido materiales dañados o en cantidades
inferiores a las solicitadas. - Debe tenerse la seguridad de
que los materiales se han recibido y que se han cargado los
precios
adecuados en todos los gastos
incurridos. - Debe haber un control físico adecuado sobre el
almacenamiento de las existencias. - Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre
las cantidades de materiales y suministros utilizados por el
personal de
operación. - Debe haber un equilibrio
adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y
los costos
incurridos en la adquisición, utilización y
almacenamiento de materiales así como de
las pérdidas causadas por las interrupciones en la
producción o las ventas
perdidas debido a la falta de existencias.
A fin de mantener un control sistemático sobre
los materiales, muchas compañías usan una rutina
para coordinar las diferentes fases del ciclo de materiales y
asignar las responsabilidades de control de materiales a las
diferentes funciones que ello implica .
Debido a las diferencias en las estructuras de
organización, las responsabilidades por el
control de materiales varían de una compañía
a otra. En muchas empresas, la responsabilidad por las diferentes fases de
control de materiales se asigna a las siguientes funciones: 1.
Compras, 2. Recepción e inspección, 3. Almacenes, 4.
Planeación de materiales.
Funciones que se Incluyen en la Administración de
Materiales.
- Planeación y control del abastecimiento de
materiales. Esto es la planeación agregada de los requerimientos
en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio
plan de
producción total. Se refiere a las cantidades
aproximadas de los materiales clave que deben comprarse. Si los
problemas
para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el
plan de
producción debe ajustarse. - Programación de la producción. El
manejo de la programación de la producción
juega un papel
importante en el establecimiento del programa total
de producción. Al trabajar con la información sobre los insumos, el
departamento de control de producción (o ingeniería) desarrolla los programas de
tiempo y
cantidades (avances). - Recepción. El departamento de
recepción, tiene la responsabilidad del manejo
físico de los embarques que ingresan, de su
identificación, así como de la
verificación de las cantidades, la preparación de
los informes y
de la ruta del material hasta el lugar de utilización o
de almacenamiento. - Investigación sobre materiales y compras. Esta
función se refiere a la recopilación,
clasificación y análisis de los datos
necesarios para encontrar materiales alternativos; predecir el
abastecimiento, la demanda y el
precio de
los principales artículos comprados; el análisis
de los costos del vendedor y sus capacidades; así como
diseñar nuevos y más eficientes métodos
para el procesamiento del trabajo de oficina
necesario para operar el sistema de abastecimiento de
materiales. - Almacén. Esta función controla
físicamente y mantiene todos los artículos
inventariados. Se deben establecer resguardos físicos
adecuados para proteger los artículos de algún
daño, desuso innecesario debido a procedimientos
de rotación de inventarios
defectuosos y a robos. Los registros se
deben mantener, lo cual facilita la localización
inmediata de los artículos. - Compras. El departamento de compras tiene la
responsabilidad de comprar las clases y cantidades de
materiales autorizados por las requisiciones fijadas por el
programa de
producción, por el almacén, ingeniería o cualquier otro departamento
que requiera materiales. Cuando el departamento de compras
tiene el derecho y el deber de asesorar, preguntar y aun
desafiar a otros departamentos en materia de
especificación de materiales y en su selección, se agrega un valor
dinámico a la operación de la función de
compras y a la empresa.
Las actividades básicas de compra se pueden
agrupar en la forma siguiente:
- Comprobar las especificaciones de los materiales
que figuran en las requisiciones en un esfuerzo por
estandarizarlas en lo posible y comprar los materiales, los
cuales deben tener el mejor valor
posible para los objetivos que se intentan. - Seleccionar las mejores fuentes de
abastecimiento disponibles, negociar los términos de
compra, incluyendo el envío y el desempeño de los proveedores y preparar las órdenes de
compra adecuadas. - Dar seguimiento para asegurar el envío
puntual y la recepción en la cantidad y calidad
adecuadas. - Actuar con inteligencia en el mercado,
buscando constantemente proveedores nuevos y más
efectivos y materiales y productos
nuevos con el objetivo
de reducir los costos o de mejorar el producto
de la empresa. - Supervisión o conducción de todos los
contactos entre los proveedores y los departamentos de la
empresa sobre todos los planes que se relacionan con la
compra de materiales.
Movilización de materiales dentro de la empresa.
Incluye todas aquellas actividades involucradas en la
movilización de los materiales del punto de
recepción o de almacenamiento al punto en el que se
utilizan. Esto abarca el manejo físico y la
transportación de los materiales de su área de
almacenamiento al punto final en el cual serán empleados;
la circulación de los materiales a los departamentos que
los usan; mantenimiento
de los registros
necesarios para efectuar los asientos contables en la
administración de materiales al usuario; y
provisión de información lo cual facilita la
preparación de informes
útiles para contabilidad.
Tráfico. Los costos de transportación han
tenido la influencia sobre los costos de materiales en los
años recientes. También los tipos de
transportación han tenido una influencia importante sobre
la política
de inventarios. Existen dos actividades básicas de
inventarios:
- El control de tráfico incluye la selección del transporte, la documentación de los embarques, el
estudio de los servicios
y precio del
transporte, seguimiento de los embarques,
revisión y aprobación de los pagos por cargos
de transporte y la evaluación del desempeño del
transportista. - El análisis de tráfico se encarga de
establecer el costo
total de transportación, incluyendo la carga y
descarga, etc.
Control de calidad. El
control de
calidad sigue siendo una función difícil de
ubicar en muchas organizaciones.
La responsabilidad de inspeccionar las materias primas que
ingresan y las operaciones del proveedor lo colocan directamente
dentro de la administración de materiales.
Control de inventarios. La función del control
del inventario tiene
la responsabilidad de conservar los registros de partes y
materiales utilizados en la producción.
Además del control de
inventarios de producción, hay necesidad de controlar
los materiales ajenos a la producción, tales como herramientas
prescindibles, artículos de oficina y de
mantenimiento,
artículos de reparación y de
operación.
Ventajas en su Aplicación.
Las ventajas que se pueden obtener con la aplicación de la
administración de materiales son muchas, entre estas
están las siguientes:
- Se minimiza el riesgo de robo
o extravío, pues el departamento de recepción se
encarga de verificar los embarques de materiales que se reciben
desde el momento en que llegan hasta su almacenamiento.
Aquí pasa la responsabilidad al departamento de
almacén que tiene la función de inventariar los
materiales, almacenarlos y realizar los registros de ingreso de
materiales, todo esto para evitar algún daño,
robo o uso inadecuado. - Evita los retrasos en el programa de avances al
procurar mediante la coordinación de los departamentos de
compras y almacén el abastecimiento de materiales
necesario para llevar a cabo la producción en el
tiempo
programado. - La obtención de un control más
eficiente en cuanto a las autorizaciones de compras y
aplicación de materiales en la
producción. - Con el flujo correcto de la información sobre
las compras realizadas, se evitan transtornos administrativos
entre los departamentos involucrados con la actividad de
compra, recepción, almacenamiento, pago y
utilización de materiales en la
producción.
Problemas que se Presentan Cuando no Existe Control de
Materiales.
Para un correcto desempeño de la función de compra
de materiales, desde su cotización hasta su
utilización en la producción, se necesita del
control de materiales que proporciona la administración de
materiales.
Uno de los problemas más comunes es la aplicación
indebida de los materiales en la producción. Esto se
produce cuando se envía una requisición de
materiales al almacén por una cantidad mayor a la
necesaria.
Esta acción es con dolo por parte del
superintendente o encargado de la producción, y muchas de
las veces resulta involucrado algún otro encargado, como
el de almacén por ejemplo. Para resolver esto habrá
que realizar una investigación para determinar el destino
del excedente e identificar al responsable o responsables de tal
acto.
Otro de los problemas que se presentan es la
decisión erronea de selección del proveedor; es
decir, cuando la persona encargada
de realizar las compras decide comprar a un proveedor
basándose en fundamentos equivocados que no benefician en
nada a la empresa.
En este problema se da el caso de que el encargado de
realizar las compras y el proveedor de los materiales tienen
beneficios personales mediante la transacción.
Existe también otro tipo de problemas que son de carácter
administrativo, de falta de comunicación regularmente, como la falta de
coordinación entre los departamentos involucrados con la
función de compras.
Esto se refiere a los problemas que pueden surgir, como
ejemplo, cuando el departamento de compras realiza una compra de
materiales a crédito
con fechas de pago específicas y no se envía al
departamento de finanzas la
copia de la orden de compra en donde vienen detalladas las fechas
de pago.
Si el error se descubre pasada la fecha de pago,
generará intereses por la cantidad no cubierta, y
será un costo adicional
innecesario por la falta de coordinación.
Pero por otro lado, también existe la situación
contraria cuando el personal de
finanzas encargado de las liquidaciones de cuentas por pagar
no envía copia del comprobante de pago al proveedor (ya
sea transferencia,depósito, cheque, etc.)
al departamento de compras.
Esto creará confusión en este departamento pues al
no presentar un soporte del pago, se puede pensar que el pedido
no ha sido liquidado.
Problemas por falta de control de materiales hay muchos, dependen
del tamaño de la
organización, de las áreas funcionales de la
organización dentro de la empresa y demás factores.
Los anteriores son los que se consideran más
comunes.
Definiciones de compras.
Comprar es adquirir algo por dinero5. Esta
definición aunque es corta, es la esencia misma de la
función del departamento de Compras en pocas palabras.
De lo anterior, podemos definir a las compras como el insumo
necesario en todo proceso productivo, siendo el responsable de
adquirirlas el departamento de compras dentro de una
organización.
Objetivos del Departamento de Compras.
El
establecimiento estándar de los objetivos generales de la
función de las compras es obtener los materiales adecuados
(que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad
debida para su envío en el momento preciso y al lugar
correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y
que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el
servicio
correcto (tanto antes como después de la venta) y al
precio conveniente.
Los siguientes puntos nos darán una perspectiva
más clara de los objetivos del departamento de
compras.
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales,
abastecimientos y servicios
requeridos para la operación de la organización. La
falta de inventarios de materiales para la producción
podría disminuir una operación y ser extremadamente
costosa en términos de retraso de producción.
2. Conservar las inversiones y
las pérdidas mínimas en el inventario. Se
podría asegurar un flujo ininterrumpido de inventario de
materiales comprando por grandes cantidades, pero esto
haría que el costo de mantener el inventario se eleve
demasiado; por lo que sería recomendable apegarse a un
programa de consumo de
materiales o una estimación de aplicación.
3. Mantener los estándares o controles de calidad
adecuados. Para producir una obra de calidad es necesario
utilizar materiales de calidad, no por ahorrar unos cientos o
miles de pesos se deben comprar materiales de marcas no
aceptables, pues estos no reunen los requisitos de los materiales
de alta calidad, y el costo de reconstrucción o
reparación ser más elevado que el aparente ahorro, sin
mencionar al daño al prestigio de la empresa.
4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes. El éxito
del departamento de compras depende de su habilidad para
localizar o desarrollar los vendedores apropiados, que tengan
interés
y que sean responsables con la empresa para obtener los
artículos que se necesitan al precio final más
bajo.
5. Estandarizar, en lo que sea posible los artículos
comprados. Es decir, si la compra se puede hacer en la cantidad
de un artículo que pueda hacer el trabajo que
dos o tres artículos hacían anteriormente.
6. Comprar los artículos y servicios requeridos al precio
más bajo posible. La actividad de compras en la
organización típica utiliza la mayor parte de los
recursos
monetarios de ésta. El departamento de compras debe
esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios
al menor precio posible considerando que la calidad, el
envío y los requerimientos de servicio
también sean satisfechos.
7. Mejorar la posición competitiva de la
organización. Una organización puede ser
competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de
proteger los márgenes de utilidad,
además el departamento de compras tiene como
responsabilidad asegurar el flujo contínuo de los
materiales necesarios para que sea posible la función de
producción, tal como se necesitan para dar cumplimiento a
los compromisos con los clientes; el
éxito
de toda organización depende de su capacidad para crear y
mantener clientela.
8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
productivas con otros departamentos dentro de la
organización. Las acciones de
compras no pueden llevarse a cabo eficientemente solo con el
esfuerzo del departamento de compras; para el éxito es
vital la cooperación de otros departamentos y las personas
que trabajan en la empresa.
9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel
posible de costos de administración. El departamento de
compras toma recursos para su operación: salarios,
teléfonos y gastos de correo,
suministros, costos de los viajes, costos
de la computadora
y gastos que los acompañan. Si los procedimientos
que utiliza el departamento de compras no son eficientes, el
costo de este departamento será excesivo.
Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente
y económicamente como sea posible, lo cual requiere que el
gerente de
compras revise continuamente la operación para asegurarse
de que el costo es efectivo.
Políticas del Departamento de Compras.
Para realizar una compra se debe tener una guía; las
políticas de compra son importantes, sobre
todo por los continuos cambios de precios y la
escasez de los materiales.
Se puede comprar, según más convenga, de acuerdo
con las siguientes políticas:
Producir o comprar. Se debe decidir si lo que se compra se puede
producir dentro de la misma empresa.
Los proveedores suelen exigir precios demasiado altos;
si se decide producir, bajan los costos, además de tener
la oportunidad de vender el producto que
se decidió producir.
También se puede presentar el caso contrario:
estar produciendo algún material cuya compra
abarataría los costos.
Para tomar la decisión de producir o comprar, se tienen
que comparar constantemente los precios (sus variaciones) y la
disponibilidad de los proveedores para entregar la
compra.
Por lo regular, las empresas dedicadas a la
construcción no producen sus materiales, sino que los
compran.
Compras "a instancias" o compras ´"para más
adelante". Si una empresa sigue una política de compras
"a instancias" ordena pequeñas cantidades a intervalos
frecuentes. Las compras "para más adelante" consisten en
comprar cantidades mayores menos frecuentes.
Para elegir la política correcta se deben
considerar dos factores: el primero es el precio de mercado; si los
precios en el mercado sufren fluctuaciones continuamente, la
política de compras "a instancias" sería la
más viable para evitar el riesgo de
pérdida. Contrariamente a esto, si los precios son
estables durante grandes periodos se optaría por las
compras "para más adelante".
El segundo factor es el capital que se
invierte en los inventarios. Tomando en cuenta este factor, la
política aplicable sería la de compras a
instancias, dado que se ahorraría espacio en el
almacén, se reducirían los porcentajes de
desperdicio o daños, los riesgos de robo y
el capital que no se utiliza se podría destinar a otras
áreas.
Compras por contrato. Este
tipo de adquisiciones se basa en un acuerdo con el vendedor en
donde se establece que este va a proveer de materiales durante un
período determinado, a cuya finalización el
contrato puede
o no renovarse.
La ventaja de este acuerdo es la seguridad de que
nunca va a faltar material y que se aprovecharán los
precios bajos en el momento de la compra. Para efectuar este tipo
de compras es necesario pagar una gran cantidad del pedido por
adelantado.
Funciones Principales del Departamento de Compras.
Establecimiento de las especificaciones de lo que se va a
comprar. No se puede comprar algo que no se conoce. Es necesario
recabar la mayor cantidad posible de información acerca
del material (peso, tamaño, color, textura,
apariencia, etc.) ello le sirve al comprador para:
- Establecer las características de lo que va a comprar,
que más adelante, en el momento de recibirlo, le va a
ayudar para decidir si lo acepta o no. - Colocarse en una mejor posición con respecto
al vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega
y en general, tener más libertad
para negociar. - Estar seguro de que
lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no se puede
comprar papel tapiz,
sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el
color, la
textura, el tamaño, etc.
Detectar cuándo se necesitan los materiales y
activar la compra. Una compra se necesita hacer cuando los
materiales llegan a una cantidad mínima, La cual se
establece mediante diferentes factores. Cuando en el
almacén se llega a tal cantidad de material, se debe
activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a
materiales que se compran frecuentemente, están
almacenados y se conoce su consumo
aproximado en determinado período.
Para activar la compra, tanto de material que se compra
con frecuencia como para aquellos que se compran en pocas
ocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el precio y
tiempo de entrega.
Cuando la persona encargada
de realizar las compras solicita el precio y tiempo de entrega a
un proveedor por determinada cantidad de material, éste
puede responder por escrito, personal o telefónicamente
una cotización. Esto no compromete al comprador, pero le
será útil al momento de elegir al proveedor del
material.
Cómo elegir al proveedor. Con la experiencia de
comprar y tener trato con los proveedores, se llega a conocer la
calidad de sus productos,
precios, descuentos, su cumplimiento y puntualidad en las
entregas y cualquier otro aspecto que ayude a elegir al
proveedor.
La orden de compra. Después de elegir a un
proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material. En
algunos casos, esta comunicación se puede hacer
telefónicamente o de palabra. Se llama al proveedor, se le
confirma la cantidad que cotizara y se le pide que envíe
los materiales.
Lo anterior es colocar una orden de compra de modo
informal, sobre todo si el proveedor no entregó
cotización por escrito. De este modo se confía que
el proveedor enviará los materiales solicitados en la
cantidad y plazo señalados.
El modo formal de colocar una orden de compra es
haciéndola por escrito; por lo regular se sigue un
consecutivo para archivo con el
número de folio de cada orden.
La orden de compra debe contener lo
siguiente:
- Fecha en que se colocó el pedido.
- Nombre del proveedor.
- Cantidad del material.
- Precio unitario.
- Valor total (sin impuesto).
- Porcentaje de impuesto y su
valor. - Valor total con impuesto.
- Descripción de la forma de pago.
- Fecha de entrega.
Seguimiento de la compra. Es conveniente que se archiven
todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un
registro que
indique la fecha en que el proveedor debe entregar los
materiales.
Para evitar retrasos en la entrega del material (sobre
todo en pedidos foráneos) es pertinente realizar una
llamada al proveedor con algunos días de
anticipación para confirmar el envío y llegada del
material en la fecha programada, utilizando los datos del
archivo de
órdenes de compra colocadas.
(Para ver el gráfico faltante haga click en el
menú superior "Bajar Trabajo")
Efectos de una Buena Compra.
Los efectos de una buena compra se refieren a los beneficios que
se producen cuando se toma una decisión acertada de compra
a tal o cual proveedor. Pueden ser beneficios económicos:
como el ahorro por un
descuento por pago anticipado al proveedor; beneficio de tiempo:
cuando un material es solicitado con carácter
de urgente se puede optar por el proveedor que ofrezca el menor
tiempo de entrega (aunque este sea más elevado), dado que
la falta del material ocasionaría un retraso en el
programa de avance, y provocaría además cierto
desprestigio.
Por tanto, es muy importante una decisión de
compra bien planeada y tomada con base en criterios
sólidos; pues es en la función de compras donde
recae la "responsabilidad de gastar la mayoría de los
ingresos de la
empresa".
Responsabilidades del Departamento de Compras.
Quien toma la decisión de hacer las compras debe tener
características de malabarista manteniendo
varias pelotas en el aire
simultáneamente, ya que el comprador debe alcanzar
simultáneamente diversas metas. No es eficiente comprar al
menor precio posible si los artículos enviados no son
satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su
desempeño, o si se reciben dos semanas después de
lo programado.
Por otro lado, el "precio corecto" puede ser mucho
más alto que el precio normal si el artículo en
cuestión tiene una necesidad de emergencia que cubrir, en
el cual el comprador no se puede permitir el lujo de apegarse al
tiempo normal de producción.
Lo anterior es una de las responsabilidades del
departamento de compras: proporcionar un flujo ininterrumpido de
materiales. Otra de las responsabilidades es encontrar nuevas
fuentes de
abastecimiento. Esto se refiere a encontrar vendedores
competentes comprometidos a desarrollar su trabajo de forma
eficiente, que puedan satisfacer los requerimentos de tiempo,
calidad y precio.
Las responsabilidades del departamento de compras
incluyen:
- Obtener cotizaciones de precios de los vendedores
para los artículos que aparecen en las requisiciones de
compra recibidas. - Elegir entre los posibles abastecedores
después de tener los datos referentes a precio, calidad,
ciclo del tiempo de entrega y costo del flete. - Fijar el tamaño óptimo de la orden de
compra después de tomar en consideración los
descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos
grandes, manejo de
materiales, costos del pedido, limitaciones de espacio y el
costo del capital comprometido en los inventarios. - Preparar órdenes de compra y enviarlas a los
vendedores. Generalmente, estas órdenes de compra se
preparan en copias múltiples que siguen los siguientes
propósitos:
- Autorizar al vendedor para hacer el
envío. - Notificar al departamento de recepción de
materiales acerca de los artículos que van a llegar en
el futuro. - Avisar al departamento de planeación u otro
departamento de requisiciones que se ha colocado el
pedido. - Notificar al departamento de contabilidad general acerca del compromiso de
compra.
Estas responsabilidades en conjunto conducen al
éxito en la organización del departamento de
compras; y como consecuencia, mejorar la posición
competitiva de la empresa.
Departamento de Finanzas.
Consideramos que la contabilidad en empresas de
edificación tenga como objetivo principal "la
información oportuna interna y externa de los movimientos
económicos de una empresa" y como funciones principales,
el registro y
control de las mismas operaciones.
Desafortunadamente la velocidad de
rotación del capital en la empresa edificadora (que llega
a sobrepasar hasta 50 veces su capital contable), la
multiplicidad de materiales, la dispersión
geográfica de las mismas, la imprecisión de su
costo final y el complicado y abundante registro de prestaciones y
pagos impositivos de la mano de obra, a más de la falta de
comunicación entre producción y control, provocan
que la contabilidad difícilmente esté al
día.
Funciones Principales del Departamento de Finanzas.
Posterior a la colocación del pedido de materiales, el
departamento de compras debe enviar documentos que
sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para
que éste programe su pago. Los documentos que el
departamento de Compras envía son generalmente copia de la
orden de compra y original o copia de la factura.
Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse
en orden para su fácil localización y contener la
siguiente información:
- Fecha de la factura.
- Cantidad.
- Precio unitario.
- Valor total (multiplicación del precio
unitario por cantidad). - Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho
descuento (si lo hay) - Porcentaje de impuesto y valor del mismo.
- Descripción de cargos adicionales y su valor
(si los hay) - Valor de la factura en número y
letra.
Siempre de acuerdo con lo negociado, la factura se puede
pagar de las siguientes formas:
- Al contado. El material o producto se entrega junto
con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de
la misma. - A crédito.
- El material o producto se entrega junto con la
factura. - El comprador entrega al vendedor un
contrarrecibo. - La factura queda en manos del comprador, pero no la
paga. - Vence la fecha de pago.
- El vendedor entrega al comprador el contrarrecibo,
y se le paga el valor de la factura que ampara dicho
contrarrecibo.
- Pago por anticipado.
- El comprador paga al vendedor una parte o el total
del valor del material (según negociación) antes de
recibirlo. - El vendedor entrega al comprador un recibo por el
valor del monto anticipado. - El vendedor entrega al comprador el material junto
con la factura. - Si falta algo de pagar, se sigue el procedimiento
pactado al realizar la compra.
Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer
en la empresa, por si es necesario hacer una aclaración
después de que se pagó. Se pueden archivar
por:
- Proveedor.
- Fecha
- Material
- Cualquier forma que facilite su
búsqueda.
Los contrarrecibos y recibos que el proveedor devuelve a
la empresa cuando se le paga, también deben ser
archivados, porque desde el momento en que están de nuevo
en manos de la empresa (comprador) constituyen una forma de
controlar y comprobar que facturas están
pagadas.
Los contrarrecibos y recibos se pueden archivar junto
con la factura a la cual amparan.
.
Principios que Rigen la Contabilización de los
Materiales.
Los seis principios
importantes que deben observarse en la contabilización de
los materiales son:
- Todas las transacciones relacionadas con la compra,
recepción, almacenaje y consumo de materiales deben
basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por
un funcionario responsable. - Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la
cantidad y costo de cada clase de material en
existencia. - Todo el material que no se necesite inmediatamente en
los procesos de
fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una
supervisión apropiada. - Debe poderse determinar fácilmente la clase y
cantidad de material usado en la producción. - Todas las cuentas de
inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su
exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor
general. - Cuando menos dos personas deben operar todos los
movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto
en un caso de colusión entre
ambas.12
La aceptación y aplicación de estos
principios, trata de impedir el derroche y pérdida en el
consumo de las materias primas y materiales, trata de evitar
robos, establecer las debidas responsabilidades, promueve la
realización de compras adecuadas, establecer normas para el
consumo, previniendo la existencia de más o menos con
máximos y mínimos que se establecen, permite la
toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de
la materia prima
empleada
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