Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo
Indice
1.
Fundamentos de la contabilidad
2. Concepto E
Importancia
3. Informes financieros a
las agencias donantes
4.
Bibliografía
1. Fundamentos de la
contabilidad
La Contabilidad
se fundamenta en la necesidad de contar con información financiera veraz, oportuna y
completa, con documentos y
registros que
demuestren los procesos
realizados por una entidad y los resultados obtenidos que
reflejen su situación financiera.
Toda organización que realiza una actividad
permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar
las operaciones que
efectúa, los cambios ocurridos en sus activos, sus
obligaciones y
su patrimonio, a
fin de que se pueda informar e interpretar los resultados de la
gestión
administrativa y financiera.
Muchos estudiosos de la contabilidad coinciden en señalar
que la Contabilidad es una ciencia
económica, que tiene fuertes relaciones con el derecho
puesto que debe adaptarse al cumplimiento de las normas legales
que rigen a los países y a las instituciones
públicas y privadas.
Para definir a la Contabilidad, primero se
revisarán los conceptos emitidos por ciertos tratadistas y
estudiosos:
Fernando Boter y Mauri: "Podemos definir a la Contabilidad
diciendo que es la ciencia que
coordina y dispone en libros
adecuados las anotaciones de las operaciones
efectuadas por una empresa
mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha
empresa,
determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han
producido estos resultados."
Agustín Argaluza: "La Contabilidad es una técnica
auxiliar de la Economía de Empresas, cuyo
objetivo es
satisfacer necesidades de información y de control a un
costo
mínimo, ayudando así a que las empresas logren
mayores utilidades".
Ricardo de Sá: "La Contabilidad es una ciencia que
determina las leyes que regulan
las cuentas relativas
a los hechos y actos de gestión, sean públicos o
privados".
Bernanrd Hargadón: "Contabilidad es el arte de
coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros
, para obtener así las informaciones necesarias de
una
empresa".
David Himelbleau: "Contabilidad es el lenguaje de
los negocios y por
consiguiente, en las condiciones actuales, es esencial para el
éxito
de los mismos".
Comité Interamericano de Contadores: "Es el arte de
registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en
términos monetarios, transacciones que son, en parte al
menos, de carácter
financiero, así como de interpretar los resultados
obtenidos".
Enrique Flower Newton: "La
contabilidad es una disciplina
técnica que a partir del procesamiento de
datos sobre la composición y evolución del patrimonio de
un ente, los bienes de
propiedad de
terceros en su poder y
ciertas contingencias, produce información para la
toma de
decisiones de administradores y terceros interesados y para
la vigilancia sobre los recursos y
obligaciones
del ente".
Sergio García y Miguel Mattera: "La contabilidad es una
disciplina
técnica que se ocupa de la medición, registro e
interpretación de los efectos de actos y hechos
susceptibles de cuantificación y con repercusiones
económicas sobre el patrimonio de las entidades en general
y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el
propósito de contribuir al control de sus operaciones y a
la adecuada toma de
decisiones".
De la revisión de las definiciones anteriores, se
concluye que la Contabilidad es una ciencia que permite el
análisis y registro de los
hechos financieros expresados en términos monetarios,
realizados en una entidad o empresa, hasta la
obtención de Estados
Financieros cuyos resultados deben ser analizados para
orientar la toma de decisiones, por tanto la Contabilidad permite
al Director Ejecutivo (Representante Legal), prever lo que debe
hacer frente a una situación dada, decidir y actuar
oportunamente y de manera efectiva.
El sistema contable
funciona a partir de las transacciones económicas y
financieras que son resultado de la gestión institucional.
Cuatro son los períodos o etapas que se deben considerar
en el desarrollo de
la Contabilidad de toda ONG:
Período Inicial
Período de Gestión
Período de fin de ejercicio
Período de Liquidación
El Período Inicial: Comprende la
organización de la ONG y los
asientos contables que motivarán las operaciones
preliminares (preparación de presupuestos,
las primeras solicitudes de fondos a las agencias donantes,
recepción de fondos en la ONG o entidad donataria o
beneficiaria).
El período de Gestión: Es definido como el lapso de
tiempo
comprendido entre el principio y el fin de cada ejercicio
contable (1 de Enero al 31 de Diciembre).
El período del fin del Ejercicio: Comprende las
operaciones de cierre de los Estados
Financieros de Situación y de Resultados (de fondos
remanentes para las ONG’s) para la determinación de
los objetivos y
metas que se logró alcanzar y los resultados de las
operaciones económicas.
El período de liquidación: Es el que comprende el
Balance de liquidación final y de cierre del Proyecto o
Convenio (la mayoría de Convenios y Proyectos no
inician el primer día de año y su fecha de
término es distinta al 31 de Diciembre).
De lo expuesto, surge la necesidad del empleo de
métodos
especiales que satisfagan las características propias de cada
ONG con su agencia donante. Todas estas transacciones son:
clasificadas, verificadas, registradas, analizadas y reportadas a
través de los informes
financieros mensuales, trimestrales y anuales.
Campos De Aplicación De La
Contabilidad
La contabilidad es aplicable a todas las actividades que
desarrolla el ser humano, así actividades empresariales,
actividades de carácter
cultural, político, gremial, deportivas, militar,
religiosas, sociales, recreativas, de asistencia social, etc. en
la que exista manejo de recursos
económicos se aplica la Contabilidad, por ello se afirma
que su campo de aplicación es ilimitado, sin embargo sus
principios son
únicos. Existen campos especializados en el área
contable de conformidad con los objetivo que
cumplen, de tal manera que se puede hablar de:
Contabilidad De
Costos: Según Cecil Gillespie en su Libro Titulado
Contabilidad y Control de Costos, Editorial
Diana, México, la
Contabilidad de
Costos consiste en una serie de procedimientos
tendientes a determinar el costo de un
producto y de
las distintas actividades que se requieren para su
fabricación y venta, así
como para planear y medir la ejecución del trabajo. Se
distingue de la contabilidad comercial y financiera en que,
mientras la primera concentra su atención en productos
individuales y grupos de
actividades relativamente pequeñas, la última se
sirve de la perspectiva que proporcionan los balances mensuales y
los estados de operación y utilidades.
Contabilidad Gubernamental O De Gobierno: Es
aquella que sirve para registrar, clasificar, resumir e
interpretar las operaciones de los organismos o instituciones
gubernamentales, inclusive de sus empresas, partiendo del
Presupuesto
General del Estado.
Contabilidad Bancaria: Es aplicada en las Instituciones que
pertenecen al Sistema
Financiero Nacional, las mismas que están reguladas
por la Superintendencia de Bancos.
Contabilidad De Cooperativas:
Es aplicada en las instituciones reconocidas y reguladas por la
Superintendencia de Cooperativas.
Contabilidad Agraria: Con procedimientos
especializados que permiten el registro y los resultados de una
actividad temporal, la misma que goza de algunas exoneraciones en
la Ley de
Régimen Tributario.
Contabilidad Petrolera: Es aplicada en las instituciones que
desarrollan actividades de inspección, prospección,
explotación y transporte de
petróleo.
Adicionalmente, se aplica la Contabilidad especializada en
actividades tales como la Construcción, Hotelería,
Pecuaria, Ganadería,
Seguros y
Reaseguros, de explotación de minas, etc.
Principios De Contabilidad Y Las Nec Aplicables A Las
ONG’s.
Principios
Contables Aplicables A Las ONG’s
Todas las
operaciones registradas por las ONG’s deben estar
fundamentadas en los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA, como consecuencia
de esta práctica, se tendrá una información
veraz, objetiva y rigurosa que garantizará la
información contenida en los Estados Financieros y en los
Informes
periódicos que se presentan a las Agencias
Donantes.
Los PCGA que más se ajustan al desempeño de las ONG’s, son a mi
criterio los siguientes:
Ente Contable: Está representada por la ONG como entidad
que desarrolla una actividad encaminada a poner en
ejecución sus Programas y
Proyectos. Las
instituciones deben ser tratadas desde el punto de vista contable
como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros
o socios particulares. Por otra parte, al registrar las
operaciones contables no sólo hay que considerar las
operaciones anotadas, sino también observar la naturaleza de los
servicios de
la institución.
Periodo Contable: Es el término de un período
referido al desenvolvimiento de una ONG . Es importante
considerar este principio ya que la mayoría de los
Convenios y los Proyectos ejecutados por las ONG’s no
empiezan el primer día del año, y el término
es en fecha distinta al 31 de Diciembre tal como ocurre con las
empresas comerciales e industriales. Al respecto, a los informes
mensuales y trimestrales se les puede llamar "sub-períodos
contables".
Continuidad Del Ente Contable: Los Estados Financieros de una ONG
como entidad donataria, corresponden a una entidad en existencia
permanente, por lo que sus cifras deben representar valores
históricos.
Significatividad: Los Estados Financieros presentados por la ONG
como entidad donataria deben ser claros y de fácil
interpretación para todo aquel que necesite trabajar con
estos reportes. Es necesario que deban ir acompañados de
notas explicativas las cuales ampliarán el origen y el
significado de las cifras ya realizadas.
Uniformidad: La utilización de políticas,
normas y
procedimientos contables deben ser uniformes a través del
tiempo, para
que permitan efectuar comparaciones de los Estados Financieros en
forma integral o incidir en algunas partidas que son necesarias
analizar y estudiar, de esta manera se podrá determinar
cómo ha sido la evolución del desarrollo de
la ONG o de su Proyecto.
Medicion En Terminos Monetarios: Los movimientos en las cuentas de
Activo, Pasivo y Patrimonio deben ser reconocidas
fácilmente en los registros
contables y ser expresadas en términos monetarios. La
unidad monetaria para la contabilidad y para la
información financiera, en la República del
Ecuador es el
dólar de los Estados Unidos de
Norteamérica.
Partida Doble: En toda ONG cada operación que se registre
afectará por lo menos a dos partidas en los registros de
contabilidad, en base al sistema de
registro por partida doble y al principio de que no hay deudor
sin acreedor y viceversa.
Costo De Adquisicion: El activo fijo debe llevarse al costo de
adquisición o construcción, cuyos valores se
encuentran en las cuentas históricas, a no ser que dicho
costo no tenga significado alguno. El costo de los terrenos debe
mostrarse por lo regular por separado. El costo de
construcción incluye el total de costos directos y
los costos de gastos generales
tales como ingeniería, supervisión, administración, intereses e impuestos. Los
ítems tratados como
activos fijos
deben tener, para la Institución, al menos una vida
útil de un año en perspectiva, aunque normalmente
esta vida útil es considerada más larga. Deben
establecerse medidas o criterios prácticos para poder hacer
distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de
operación y mantenimiento.
Obsolecencia: Los bienes que ya
no están en servicio deben
retirarse mediante cargo a la reserva por depreciación o a gastos directamente, a fin
de que los activos fijos
representen los bienes propios al servicio
institucional.
Estados Financieros: Los Estados Financieros deben ajustarse a
las normas aplicables de información incluidas en las
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Normas Ecuatorianas De Contabilidad Aplicables A Las
ONG’s.
Mediante resolución de la Federación de Nacional de
Contadores del Ecuador de fecha
8 de Julio de 1999, se emiten las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad NEC y con Resolución Nº 000140 el
Servicio de Rentas Internas, resuelve disponer que las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad NEC números del 1 al 15, sean
de aplicación obligatoria por parte de los contribuyentes
obligados a llevar contabilidad.
Sin embargo, es necesario aclarar que las NEC han sido
emitidas para regular, estandarizar y armonizar los
procedimientos contables universales, los mismos que se dirigen
básicamente a las empresas comerciales, industriales y de
servicios.
Pese a ello, de la revisión de las 17 NEC se observa que
algunas si son aplicables en las tareas que desarrollan las
ONG’s.
Nec 1.- Presentación de estados financieros: Esta
norma debe ser aplicada en la presentación de todos los
Estados Financieros de propósito general preparados y
presentados de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad. Los Estados Financieros de propósito general
son aquellos que tienen el objetivo de cumplir con las
necesidades de información de los usuarios y en este caso
de las Agencias Donantes cuya información es procesada a
la medida, cumpliendo necesidades de información muy
específicas.
Un juego completo
de los Estados Financieros incluye los siguientes componentes: a)
Balance
General; b) Estado de
Resultados; c) Estado de
presentación de los cambios patrimoniales; d) Estado de
Flujos de Efectivo y; e) Políticas
contables y notas explicativas.
El objetivo de esta norma es dar cuenta en forma
significativa de los fondos donados por las Agencias de
Cooperación y por sus acreedores, de tal manera que al ser
considerados con el Pasivo y con el Patrimonio resulte una
presentación objetiva de la situación
económica de la Institución tanto al comienzo como
al fin del ejercicio. Debemos entender que los Estados
Financieros no tienen por objetivo mostrar los valores
actuales de los bienes de la ONG ni los valores
que podrían obtenerse en caso de culminación o
liquidación de sus programas o
proyectos.
NEC 5.- Utilidad O
Perdida Neta Por El Periodo: "El objetivo de esta Norma es
señalar la clasificación, revelación y
tratamiento contable de ciertas partidas en el Estado de
Resultados, de modo que todas las empresas (ONG’S) lo
preparen y lo presenten sobre una base consistente"
Esta Norma pretende que las Instituciones den cuenta de
las ventas, los
ingresos, las
utilidades, los costos de ventas, los
gastos, las ganancias y las pérdidas en forma tal que
presenten objetivamente los resultados de las operaciones del
ejercicio o ejercicios en cuestión.
NEC 13.- Contabilizacion De La Depreciación: El alcance de esta Norma
tiene que ver con la obligación de contabilizar la
depreciación de los activos fijos
despreciables ya que ésta puede tener un efecto
significativo al determinar y presentar la situación
financiera y los resultados de las operaciones de una
entidad.
El monto de la depreciación de un activo
despreciable deberá ser asignado, sobre una base
sistemática, a cada uno de los períodos contables
que alcance la vida útil del activo, la misma que debe
estimarse después de considerar los siguientes factores:
uso y desgaste físico esperado, obsolescencia y límites
legales o de otro tipo para el uso de un activo.
NEC 17.- Conversión De Estados Financieros Para
Efectos De Aplicar El Esquema De Dolarizacion:
Según Registro Oficial No. 57, publicado el 13 de Abril
del 2000, y, según resolución No. SB-SC-SRI-01, se
aprueba la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 17. La
correcta adaptación al esquema de dolarización y la conversión de los
Estados Financieros de sucres a dólares, exige una
revisión detallada de la estrategia de
implantación del nuevo sistema, el cronograma y los pasos
necesarios a seguir, posibles problemas que
se pueden presentar, y la coordinación de las diferentes etapas que
las instituciones tienen que afrontar para que esta
implantación sea exitosa.
"La aplicación del esquema de dolarización incluye adaptar las
transacciones de la institución para llevar la
contabilidad en US Dólares".
Las transacciones a ser adaptadas se refieren a todos los ciclos
o movimientos económicos de las ONG’s; implica
básicamente adaptar los valores en los sistemas de
cobros (cuentas por
cobrar), compras (cuentas
por pagar), Inventarios
(activos fijos) y en Roles de Pago o Nóminas.
En la mayoría de Instituciones esta parte será un
trabajo principalmente del área contable y de Sistemas.
Según lo manifestado en el Suplemento del Diario
El Comercio
titulado Dolarización, publicado el 17 de Abril del 2000;
las NEC 16 y 17 permiten la conversión de las cifras
contables de sucres a dólares, para lo cual se requieren
seguir tres pasos fundamentales:
El primer paso que se debe dar para dolarizar la
contabilidad de una Institución, es el conocido como
reexpresión monetaria integral. Esto quiere decir que a
partir del 1 de Enero del 2000, las partidas no monetarias
(activos, pasivos y patrimonio) del balance
general deben ajustarse a los niveles de inflación
acumulados a la fecha de transición, que se establece en
el 31 de Marzo del 2000. El método es
el mismo que se venía utilizando con anterioridad, sin
embargo el efecto de la exposición
de las cuentas a la inflación no se registrará en
el patrimonio, si no que por este período va al estado de
resultados, este ajuste contablemente se registrará en
una nueva cuenta denominada Resultado de Exposición.
El segundo paso es la utilización del
índice de corrección de brecha entre la
inflación y la devaluación del sucre. En los dos
últimos años, el segundo indicador ha sido mayor
que el primero. Así mientras en 1998 la inflación
fue del 43% la devaluación alcanzó el 54.13%. En
1999 este comportamiento
fue más distorsionado, la inflación registrada fue
del 60.7% y la devaluación anual del 196.6%. Entonces, el
objetivo es reconocer contablemente el cambio real
del poder adquisitivo del sucre. El índice especial de
corrección de brecha es igual a la variación
acumulada de la diferencia entre las tasas de inflación y
la devaluación del período comprendido entre el 31
de diciembre – o la fecha de origen – y el 31 de marzo del 2000.
La fecha de origen es el día en que se produjo la
transacción ; por ejemplo, si la Institución
compró el 5 de Mayo de 1997 una casa, la fecha de origen
para la cuenta de amortización de este bien es precisamente
el 5 de mayo del mencionado año.
El tercer paso es el más simple y consiste en
dividir las partidas no monetarias para 25.000 sucres y de esa
manera se tienen dolarizadas las diferentes cuentas.
El proceso de
conversión de los Estados Financieros de sucres a
dólares aplicando la NEC 17, señala que es
requisito que el proceso de
conversión debe quedar suficientemente documentado en
notas a los estados financieros.
Los Controles Internos En Las ONG’s.
Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben
ser establecidos en forma clara y precisa para evitar errores en
su interpretación y aplicación. En algunas
ONG’s, los procedimientos internos y sus reglamentos
permiten ejercer un mejor control sobre los recursos
institucionales promoviendo la eficiencia de las
operaciones y asegurando el cumplimiento de las políticas
administrativas.
Los reglamentos más utilizados para aplicar el control
interno en las ONG’s, tienen que ver con los
movimientos de Caja y Bancos, de los
fondos de Caja Chica, de Anticipos a Proveedores y
el de Compras y
Adquisiciones.
Control interno de caja y bancos
Aspectos contables:
Según la política
administrativa y contable aplicada en varias ONG’s, los
siguientes mecanismos de control
interno, deben ser aplicados obligatoriamente en su
institución para asegurar un control contable y financiero
eficiente:
- Todas las operaciones que se efectúen por
Caja, se realizarán teniendo en consideración el
Plan de Cuentas
Institucional. - El Departamento de Contabilidad cuando realice
modificaciones, aperturas o eliminación de cuentas del
Pan General de Cuentas, debe comunicar inmediatamente al
Tesorero o a la persona
responsable de Caja. - El Cajero contabilizará diariamente todos los
documentos que
impliquen un ingreso o salida de dinero, los
cuales deben estar debidamente sustentados con documentos que
reúnan los requisitos fiscales y tributarios así
como, las autorizaciones de los funcionarios del Programa o
Proyecto específico. - El Departamento de Contabilidad autoriza todos loas
documentos en señal de conformidad con la documentación sustentatoria. - Ningún documento será pagado y
registrado por Caja , si no cuenta con la autorización
del Departamento de Contabilidad, previo chequeo y/o
verificación del saldo presupuestario, salvo aquellos
que se originen por las liquidaciones de remuneraciones y Beneficios Sociales, que
competen al Departamento de Administración o de Personal, si lo
hubiere. - Al efectuar el pago de alguna obligación
derivada por prestación de servicios personales, el
Cajero está en la obligación de deducir los
impuestos
que causare este pago y que deberán ser consignados en
el Departamento de Contabilidad al momento de autorizar el
pago, esto quiere decir que el Departamento de Contabilidad
ordenará al Cajero el importe que deberá retener
por impuestos. - Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja
deben estar debidamente autorizadas por el Director Ejecutivo y
el Administrador,
o alguna persona de
reemplazo en caso de ausencia de alguno de ellos. - Todos los cheques
emitidos deben necesariamente ser firmados por mínimo
dos personas, una de ellas será obligatoriamente la del
Director Ejecutivo y la otra podrá ser del Administrador,
Tesorero o algún miembro del Consejo Directivo, asignado
en Asamblea de Socios. - Toda la documentación relativa a anticipos de
remuneraciones, préstamos personales y
otros pagos al personal que
estén directamente relacionado con las remuneraciones,
deben contar necesariamente con el Visto Bueno del Director
Ejecutivo.
Aspectos administrativos
A). Ingresos de
caja:
Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en
original y dos copias, el original será archivado con el
recibo de ingreso de caja, la primera copia será archivada
en el control de documentos de cada Programa o
Proyecto afectado y la segunda copia será entregada al
depositante en ese instante.
Todos los cheques que se
reciban deben ser girados a nombre institucional.
No se aceptarán cheques posfechados.
Todo cheque
ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado
mediante una leyenda que explique a qué cuenta será
depositado, de qué Banco y el nombre
del titular de la cuenta.
No se permitirá al Cajero recibir dinero o
valores en custodia, que no hayan sido previamente autorizados
por el Director Ejecutivo.
B). Egresos de caja:
Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben
ser depositados en las cuentas bancarias el mismo día que
ocurre la operación.
La persona encargada de realizar los depósitos bancarios
debe verificar los datos de la
papeleta de deposito y firmar en ella en señal de haber
recibido a satisfacción los valores que se mencionan en
ella.
Las copias de las papeletas de depósito con el sello del
recibidor del Banco, deben ser
entregadas el mismo día del depósito al Cajero,
para sustentar los asientos contables por el egreso de
fondos.
Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben
ser pagadas con cheque, para
facilitar el control interno. Los pagos con cheques se
efectuarán en los siguientes casos:
Las facturas, Notas de Venta y
Comprobantes de liquidación de compras y prestación
de servicios presentados por los Proveedores,
que sean presentados cumpliendo con lo señalado en los
numerales anteriores. La documentación correspondiente al
pago de proveedores de be ser entregado al departamento de
Contabilidad al día siguiente para su registro y archivo
correspondiente.
La reposición o reembolso de compras efectuadas por el
personal, referente a materiales,
útiles de oficina, de aseo,
etc. que estén debidamente autorizados. Las reposiciones o
reembolsos de los gastos de viaje en el País o fuera de
él y los gastos de representación que sean
autorizados debidamente por el Director Ejecutivo.
Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero
adjuntará la planilla de liquidación y
reposición del fondo de Caja Chica sustentada con los
documentos de gastos.
Los pagos de servicios de electricidad,
teléfonos, agua,
retenciones fiscales, tributos,
impuestos municipales, etc. serán cancelados en las fechas
de su vencimiento.
C). Cierre de caja:
- El Cajero debe registrar todos los movimientos de
Caja efectuados durante el día en el parte diario de
ingresos y en el parte diario de pagos, en este último
formato se establecerá el saldo de Caja. - El cierre de Caja tendrá definida una hora
específica, toda operación de ingreso y/o egreso
de Caja, posterior al horario establecido de cierre,
serán considerados como operaciones fuera de hora y con
fecha de registro del día siguiente.
D). Control de giro de cheques:
- El Cajero llevará un control de la
adquisición de las chequeras y verificará la
numeración correlativa y la cantidad de los
cheques. - Se girarán los cheques atendiendo el orden
correlativo de los mismos, en caso de anulación de un
cheque, se debe registrar en el parte diario de Caja con la
palabra ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original
que lleve un sello de ANULADO y será perforado para
mayor seguridad. - Todo cheque será emitido con un Comprobante
Contable de Pago o Egreso, el mismo que en forma obligatoria se
llenará los datos requeridos en el formato.
E). Normas generales de caja:
- Todo documento y comprobante que haya sido cancelado
por el Cajero, debe ser sellado inmediatamente con la palabra
PAGADO o CANCELADO. - El Departamento de Contabilidad podrá realizar
arqueos de caja en forma sorpresiva y periódica, cuando
lo considere conveniente. - Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea
detectado, será notificado inmediatamente al Director
Ejecutivo para la toma de medidas convenientes en coordinación del Departamento de
Contabilidad, para que se efectúen los asientos de
ajuste respectivos.
F). Conciliación de fondos:
Cada fin de mes se debe efectuar la conciliación de fondos
en moneda extranjera, esta conciliación comprenderá
todas las disponibilidades que tiene la Institución, los
cuales se compararán con los saldos que figuran en los
Libros y
Registros contables oficiales, de esta manera se
determinarán las diferencias por ajuste no efectuado del
tipo de
cambio. La conciliación de saldos en necesaria para
evitar diferencias al fin de cada período del Proyecto o
Programa . Los ajustes que sean realizados serán firmados
por el Director Ejecutivo, al mismo que se adjuntarán
todos los papeles de trabajo que motivaron las diferencias en la
conciliación, para que a su vez los Auditores de las
Agencias Donantes tengan el material que de consistencia a los
ajustes efectuados.
Control Interno De Fondos Para Caja Chica
Según la publicación titulada
Administración Contable y Control Interno los fondos en
efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de
manera precisa con el fin de evitar el mal uso de estos recursos,
en tal virtud, se hacen las siguientes observaciones:
- El fondo de Caja Chica es aquel que está
constituido por un importe fijo de dinero en efectivo, cuyos
montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos de la
Institución, su uso está destinado exclusivamente
para realizar gastos menores e imprevistos, los cuales no han
sido considerados para las emisiones de las órdenes de
compra por reducido valor; sin
embargo estos gastos son considerados dentro de los presupuestos
aprobados por las entidades donatarias. - El Cajero o la Secretaria General, serán los
únicos responsables de administrar correctamente el
Fondo de Caja Chica, racionalizando el buen uso del dinero en
efectivo. La apertura del Fondo de Caja Chica, así como
los incrementos del fondo se efectuarán previa
aprobación del Director Ejecutivo. - Cada egreso realizado con este fondo debe ser
sustentado mediante comprobantes válidos que
reúnan los requisitos fiscales y
tributarios. - Sólo se atenderán desembolsos en
efectivo cuando se trate de adquisiciones de importes menores
cuyo monto máximo de cada pago no exceda al previamente
fijado. Estos desembolsos en efectivo serán realizados
para cubrir conceptos varios tales como movilización
local, peajes, refrigerios, materiales
de oficina,
útiles de aseo y limpieza, etc. - La autorización para la adquisición de
un bien o servicio corresponde a la máxima autoridad
administrativa. El encargado, para efectuar los pagos con
fondos de Caja Chica debe verificar que todos los documentos
tengan la firma de los funcionarios autorizados. - La rendición documentada del fondo de Caja
Chica debe ejecutarse con la sustentación de los
comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se debe
aceptar comprobantes justificativos que en su contenido
sólo describan conceptos generales como "por consumo" o
"por ventas varias" o "servicios diversos". - El Cajero o Secretaria General al presentar su
rendición del gasto en efectivo, llenará la
Planilla de Caja Chica especialmente diseñada para este
fin, en forma detallada. - El formato de Planilla para Liquidación del
Fondo de Caja Chica debe confeccionarse en original y copia, el
original y los documentos justificativos de los gastos para ser
entregados al Departamento de Contabilidad para su registro
contable y la copia para su archivo y
control correlativo. - La reposición del fondo de Caja Chica consiste
en girar en forma oportuna un cheque a nombre del Cajero, quien
es el único responsable del manejo de los fondos, por un
valor igual
al valor total gastado, previamente el Departamento de
Contabilidad debe verificar la suma y si los documentos que se
acompañan reúne los requisitos necesarios tanto
fiscales como tributarios, y que en cada documento tenga el
sello de cancelado o pagado. - Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del
fondo de la Caja Chica, se debe pedir su reposición para
evitar quedar sin dinero mientras se realiza el trámite
de reintegro de fondos. - Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos
asignados para Caja Chica debido a incrementos o reducciones
deben ser archivadas y con la copia de las mismas se
contabilizarán en el momento que se produzca esta
variación, dando consistencia y validez al asiento
contable realizado. - Los arqueos que el Departamento de Contabilidad
realice deben efectuarse en forma sorpresiva y
periódica, cualquier anormalidad debe ser comunicada por
escrito al Director Financiero para tomar medidas correctivas
administrativas y contables.
Control interno para compras y adquisiciones:
Según la publicación a la que se hace referencia en
el numeral anterior, se hacen varias sugerencias para la adopción
de sistemas de
control para realizar compras y adquisiciones con fondos
institucionales, entre las más importantes
tenemos:
- El Director Ejecutivo tiene la facultad de autorizar
compras de bienes y servicios hasta por los montos determinados
por el Directorio. Las autorizaciones y ejecuciones de copras
deben estar en función
del presupuesto
aprobado por las entidades donatarias. - Las compras que excedan los límites
determinados por el Directorio, deben ser aprobados por esta
instancia. - Toda compra será motivo de una solicitud
escrita; esta debe ser enviada al Director Ejecutivo para su
evaluación y
aprobación. - Toda solicitud de compra debe contar con los
siguientes requisitos: la finalidad para la cual será
destinada dicho equipo o material, especificaciones detallas
del bien requerido para ubicar los proveedores más
adecuados, si se tratan de materiales o equipos especiales
será conveniente presentar los posibles proveedores para
facilitar el trámite de compra, se debe indicar si la
compra esta detallada en el presupuesto aprobado, se debe
establecer el grado de urgencia y prioridad de la compra, se
indicará la fecha límite para la
adquisición y contendrá la firma de responsabilidad de la persona que solicita la
compra y de su jefe inmediato. - La persona o comisión encargada de compras, al
receptar esta solicitud de compras debe obtener por lo menos
tres cotizaciones o Proformas, luego de lo cual se
realizará un estudio comparativo de las propuestas que
encuadren en los requisitos técnicos solicitados por el
usuario a fin de evitar problemas
futuros sobre calidad y
especificaciones, luego se someterá al Director
Ejecutivo para que realice la aprobación final de la
compra. - Luego de aprobada la propuesta más
conveniente, se realizará la Orden de Compra al
proveedor exigiéndole el respeto a
las condiciones estipuladas en ella. El momento de la
recepción del equipo comprado al proveedor, se debe
realizar una examen minucioso para comprobar que las características y estipulaciones técnicas
sean las correctas, luego de lo cual se recibirá el
equipo mediante la firma de una Acta de Entrega y
Recepción, en la que debe constar cualquier defecto
menor que no inhabilite el material recibido y que pueda ser
subsanada por el proveedor, caso contrario no se debe aceptar
el material o equipo deficiente. - Los documentos de sustentación de las
adquisiciones de bienes y servicios se sujetarán a lo
dispuesto por el Servicio de Rentas Internas en lo relacionado
con la emisión de comprobantes
válidos. - Todo servicio ocasional o permanente de
profesionales, se los debe realizar mediante "contratos
civiles de prestación de servicios", los mismos que
deben se firmados y autorizados por el Director Ejecutivo, en
base a lo que establece el Código
Civil para la celebración de estos instrumentos
contractuales.
Los procesos y
registros contables para ong’s
Los procesos contables:
La base principal para toda buena organización es el establecimiento de
procedimientos y métodos
sencillos de realizar; la información oportuna y los
controles internos han sido siempre los objetivos
fundamentales de la contabilidad.
Las informaciones requeridas por el Director Ejecutivo y por el
personal responsable de la ONG para la toma de las decisiones en
los distintos proyectos, gira principalmente alrededor de la
contabilidad, ya que necesitan todo tipo de información
(contable, extra contable, histórica, prospectiva,
continua, periódica y accidental), y los procedimientos
adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben
ser a través de los canales de información
apropiada los cuales son: documentos, informes especiales y los
estados financieros (balances generales, estados de resultados,
etc.).
De acuerdo con el Manual de
Aplicación para las ONG’s, SASE, Perú
(páginas 20-23), para que la información sea
oportuna y veraz se deben observar las siguientes
reglas:
- Distribuir los elementos ejecutivos y los medios
auxiliares en forma coordinada y eficaz para que las
actividades de la ONG, se desenvuelvan con el mayor provecho
posible. - Todas las transacciones económicas resultantes
de la gestión, que han sido originadas por las distintas
áreas, sean ingresos o partidas de gasto, cuyas
contrapartidas no signifiquen ingresos o desembolsos de dinero
en efectivo, deben ser sumilladas por el coordinador del
proyecto. En caso de ser aportes de materiales significativos
para el Proyecto en ejecución, debe informarse a
contabilidad, por medio de documentos de resumen, para su
registro en forma clara y precisa en los libros
especiales. - Evitar que haya duplicidad en las funciones y
labores asignadas para que las revisiones y registros no se
hagan repetitivamente. - Poner a disposición de las personas encargadas
de las Auditorias y
Revisiones de la ONG, los documentos y libros de manera que
puedan verificarse rápidamente y sin ninguna
dificultad. - El sistema de contabilidad controlará la
adecuada imputación contable de todas las operaciones
realizadas en la ONG y que éstas sean incluidas en el
periodo contable al que corresponda. - Llevar la contabilidad en forma estadística para que puedan ser conocidos
los resultados y establecer las comparaciones correspondientes
en cada periodo.
Los registros contables:
Las funciones de la
Contabilidad es:
A.- Analizar y clasificar
B.- Registrar
C.- Resumir las actividades y como consecuencia de estas
actividades medir los efectos producidos en los proyectos de cada
ONG.
Los registros contables recomendados, para detallar las
operaciones que diariamente realizan las ONG’s son:
Registro De Caja: En este registro se detallan
cronológicamente todos los débitos y créditos aplicados a la Cuenta Caja, es
conveniente disponer de la columna se Saldos que permite obtener
diariamente los valores disponibles en esta cuenta.
Registro De Bancos: En este registro se detallan todos los
ingresos, los egresos y los saldos del dinero de las cuentas
bancarias institucionales. Cada programa o proyecto que se
encuentre ejecutando contará con su Cuenta Bancaria
independiente, el buen manejo del registro de Bancos va a
proporcionar diariamente la información referente a los
saldos disponibles, evitando sobregiros y problemas
bancarios.
Registro De Diario (Libro Diario):
Este registro permite la anotación diaria de todas las
transacciones u operaciones realizadas por la institución
a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y
Diario.
Registro De Control Presupuestario: Este registro consiste en la
anotación detallada de los valores que han sido
"afectados" a los diferentes presupuestos manejados en la
Institución. Para cada partida o subpartida
presupuestaria, es necesario abrir un registro que detalle los
ingresos recibidos para financiar cada actividad programada en el
presupuesto, los egresos aplicados a este rubro y el saldo de
fondos existentes en el rubro.
Toda transacción que se realice, cualquiera que
sea su naturaleza, si ha
de ser registrada en los libros contables debe ser confirmada por
escrito y para ello, utilizará, como se había
mencionado, los comprobantes de ingreso, egreso o de diario,
donde quedarán detalladas las operaciones, los elementos
que en ella han intervenido y los derechos y obligaciones que
se derivan de las mismas; de esta manera, se evitarán las
dudas, las malas interpretaciones y los motivos de muchas
cuestiones legales.
De igual manera, los documentos de respaldo de las operaciones
involucradas quedarán archivadas junto a los comprobantes
de ingreso, de egreso o diario, a fin de darle mayor consistencia
a las operaciones.
El análisis y la clasificación exigen
un procedimiento
ordenado y la contabilidad trata de disponer bajo clasificaciones
predeterminadas un conjunto de acontecimientos que tienen lugar
diariamente en toda ONG, de esta manera es mucho más
fácil entender e interpretar los registros.
Todo este gran volumen de
operaciones clasificadas rinde su utilidad al
resumirlos, ya que no es solamente una operación, sino la
suma de todas las operaciones de un día, de una semana, de
un mes o de un año.
Algunos resúmenes de los registros contables pueden
hacerse con cierta frecuencia y otros a grandes intervalos. Por
ejemplo, es conveniente conocer a diario el resumen de las
operaciones que realiza Caja, mientras que el resumen que se
refiere a los activos fijos pueden hacerse trimestralmente o
semestralmente como una manera de control patrimonial.
Las actividades de una ONG las podemos representar de la
siguiente manera:
Operaciones Diarias:
Registro del movimiento
diario a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y
Diario.
Control de las Partidas Presupuestarias.
Control del movimiento de
Caja y Bancos, arqueo y determinación de saldos.
Informes mensuales:
Balance General Consolidado
Informes por partidas y subpartidas presupuestarias por proyectos
o programas.
Detalle de pagos realizados
Liquidación de fondos disponibles por proyectos o
programas
Conciliaciones bancarias
Informes anuales:
Balance General consolidado
Informes Externos de la ONG
Informes Internos de la ONG
Los Comprobantes
Se sugiere que para efectos contables las ONG’s elaboren
los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Diario, para
registrar cada uno de los movimientos económicos que
realicen.
Comprobante De Egreso O De Pago: Este comprobante se
utiliza para registrar todas las salidas de dinero mediante
cheques, de las cuentas bancarias institucionales. Es importante
que en este documento se realice la contabilización
correspondiente y la afectación al Programa o Fondo y al
Rubro o Rubros Presupuestarios. Entre los datos más
importantes que deben contener estos comprobantes están:
numeración preimpresa, lugar y fecha, número del
cheque, nombre del banco, nombre del beneficiario, número
de cédula o RUC, dirección domiciliaria, código
del programa afectado, código
presupuestario del rubro o rubros afectados, concepto por el cual
se efectúa el pago; los códigos de las cuentas, los
nombres de las cuentas y los valores del Debe y el Haber; las
firmas de contabilizado, revisado, aprobado y auditado; y por
último, la firma del beneficiario del pago.
Comprobante De Ingreso: Este comprobante será
utilizado para registrar todos los ingresos de dinero en efectivo
o cheques a las cuentas bancarias Institucionales, al igual que
el comprobante de egreso, éste debe ser elaborado el
momento de recibir las papeletas de depósito
correspondientes. Todos los ingresos de efectivo a caja deben ser
respaldados mediante los respectivos recibos de caja. Los
Comprobantes de Ingreso deben ser documentos prenumerados y deben
contener, entre los datos más importantes: lugar y fecha,
nombre de la persona que entrega los fondos, el registro del
dinero si fue recibido en efectivo o en cheque, nombre del banco
si fue en cheque, código del programa afectado, el
código del rubro o rubros presupuestarios afectados,
concepto por el cual ingresan los fondos, una columna con los
códigos de las cuentas, el nombre de las cuentas, los
valores al Debe y al Haber; las firmas de contabilizado,
revisado, aprobado y auditado; las firmas de recibí
conforme y de entregue conforme.
Comprobantes De Diario: Este comprobante se utiliza para
el registro de las transacciones que no corresponden a un
Comprobante de Pago o de Ingreso; es decir, en él se
anotan los asientos por ajustes contables, para registrar los
créditos y los débitos bancarios,
las transferencias bancarias y las compras y ventas de moneda
extranjera. Al igual que los comprobantes anteriores, los datos
básicos que debe contener son: número preimpreso,
fecha del asiento contable, código del programa afectado,
código del rubro o rubros presupuestarios afectados,
código de las cuentas contables, nombre de las cuentas,
valores del Debe y del Haber; y, las firmas de elaborado,
aprobado, contabilizado y auditado.
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