Indice
1.
Introducción
2. Sistema de soporte para la toma de
Decisiones de grupos
3. Recursos Humanos
4. Relación Entre DSS, EIS Y
DGSS
5. Tendencias Futuras
6. Conclusión
Al inicial este tema de Sistema de
Soporte para la Toma de
Decisiones de Grupos o DGSS,
busco de manera sencilla y clara de aprender cuales son los
sistema de
soportes mas utilizados en estos tiempos a si como están
constituidos, sus clasificaciones, que es recurso humano,
software,
hardware entre
otros.
Los DGSS tienen el objetivo de
lograr la participación de un grupo de
gentes mediante la toma de cualquier decisión en una empresa u
organización.
Este tema promete se educador para los administradores y porque
no para cualquier persona que desee
tener conocimiento
de lo que es un DGSS.
2. Sistema de soporte para
la toma de
Decisiones de grupos
Un sistema de soporte para la toma de decisiones de
grupos es un
sistema interactivo basado en computadoras,
el cual solicita la solución de problemas no
estructurado por un conjunto de tomadores de decisiones
trabajando junto como un grupo. Los
componentes de que constan son el Hardware, Software, Recursos
Humanos, y Procedimientos.
Hardware
Para trabajar con DGSS es necesario constar con los procedimientos
mínimos de Hardware para este tipo de sistema:
- Un dispositivo de entrada / salida mediante el cual
sea posible darle datos de
entrada al sistema y producir una salida. - Un procesador,
para realizar los procesos
necesarios y generen resultados útiles a los tomadores
de decisiones. - Una línea de comunicación entre el dispositivo de
entrada / salida y el, procesador,
para permitir la
comunicación interactivo entre los miembros del
grupo. - Una pantalla o monitor
individuales, para ver las aportaciones que hace cada miembro
del grupo o para analizar resultado. - Una base de datos
que cuente con información relacionada con las
decisiones que deben tomarse y que permitan las consultas y
búsqueda de temas específicos. - Una base de modelo, de
lo cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar
decisiones. - Programas de aplicaciones especificas para que el
grupo los use como procesadores de
palabras, graficadotes, hojas de cálculos, o paquetes
estadísticos. - Una interfase flexible y fácil de usar, que
permita al ejecutivo interactuar de manera adecuada con el
sistema sin requerir de mucha accesoria
ocupación.
3. Recursos
Humanos
Este componente incluye a las personas que participan en
le proceso de
toma de decisiones, a un operador de DGSS y a un facilitados,
quien se encarga del control de
desarrollo de
la junta.
El operador del DGSS es la persona que
conoce el paquete, sabe como funciona y como operarlo.
El facilitador, por su parte, conoce el potencial del paquete que
esta utilizando y mantiene una posición neutral respecto
al grupo, ya que es el que guía al grupo, y guía a
los miembros en el proceso que se
realiza.
Características
Los sistema de soporte a las tomas de decisiones en grupos deben
reunir un conjunto de características para considerarse como
tal.
- Los DGSS son sistemas
diseñados especialmente para apoyar las decisiones de
grupos, no están formados por elementos de sistemas ya
existen. - La meta de un DGSS es apoyar a los tomadores de
decisiones en un trabajo, por lo tanto el uso de un DGSS mejora
el proceso de toma de decisiones y las decisiones
resultantes., - Un DGSS es fácil de aprender y de usar,. Este
debe ser accesible para usuarios de diferentes niveles de
conocimientos computacionales y de soporte de tomas de
decisión. - Un DGSS puede ser especifico o general. Especifico si
se diseña para un tipo o clase de problema, y general,
si se diseña para una variedad de decisiones
organizacionales. - Un DGSS contiene mecanismo para evitar el desarrollo
de conducta
negativas en el grupo, como son los problemas
del grupo, como son los problemas de comunicación, estar de acuerdo con lo que
dicen la mayoría sola por estar en el grupo o dar ideas
con intención de molestar algún miembro del
grupo. - Un DGSS debe motivar a todos los miembros del grupo a
participar de manera activa. Es importante que pueda existir
anonimato de la participación.
Ventajas y desventajas de los DGSS
Ventajas:
- Motivan a los miembros del grupo a trabajar
juntos. - Da la misma oportunidad de participación a
todos los miembros del grupo. - Optimización de la información de los grupos
- Apoyar el desarrollo de una memoria
organizacional de una junta a otra. - Mejorar la calidad de las
tomas de decisiones debido a que el anonimato de las
contribuciones se hace que haya una mayor y mejor
participación por parte de los miembros de
grupos. - Incrementa la creatividad
en la toma de decisiones.
Desventajas:
- Falta de costumbres al utilizar un sistema para
soportar el proceso de toma de decisiones respecto a la forma
tradicional de realizarlos. - Resistencia al cambio por
parte de los administradores, porque pueden pensar que ese
sistema pueden remplazarlos. - La responsabilidad al tomar una decisión
puede diluirse, ya que las aportaciones son anónimas y
las decisiones representan el consenso del grupo.
4. Relación Entre
DSS, EIS Y DGSS
Estos tres tipos de sistemas están relacionados
entre si por un objeto común, apoyar el proceso de toma de
decisiones, aunque cada uno e ellos con sus propias características.
Cuando el tamaño del grupo que va a tomar una
decisión se reduce a uno, un DGSS pasa a ser un DSS, para
pasar de un DSS a un DGSS es necesario introducir lo
siguiente:
- Capacidad de Comunicación: un DGSS requiere
capacidades de comunicaciones y desplegados de
informaciones. - Mejorar la base de modelos para
permitir el consenso ( votación, rangos,
etc.) - Incrementar la confiabilidad en el sistema. Si un
DGSS falla afecta a muchas personas, no solo a una. - Mejorar las instalaciones físicas. Un DGSS
requiere una inversión en instalaciones
físicas. Si se usa en un cuarto de decisiones debe estar
amueblado de manera adecuada (elegante y hacer sentir al
administrador que esta en un cuarto de conferencia. - Incrementar la preparación del sistema antes
de su uso. El uso de un DGSS requiere programar a la persona
que esta en el grupo, separar las instalaciones física, Programar
la agenda de trabajo de la junta y preparar la
información que se necesitara, en otras
actividades.
Diseño de Sala
La forma en que se diseña una sala para el uso de un DGSS
puede variar dependiendo del uso que de le dé, si una sala
no se usa con frecuencia es mejor rentarla que tener una propia.
Las alternativas más utilizadas son:
- Cuarto de Decisión: esta alternativa es la mas
parecida a la que se utiliza para la celebración de una
junta tradicional de ejecutivos. Es un cuarto que cuenta con
instalaciones especiales para facilitar la toma de decisiones
en grupos. Cada miembro del grupo se sienta alrededor de un
gran escritorio y al frente se coloca una pantalla grande. Se
pueden comunicar verbalmente o por medio de una computadora. - Red locar de decisiones: esta alternativa se utiliza
cuando es necesario que cada miembro del grupo trabaje en su
propia oficina al
momento de celebrar una junta. Cada miembro cuenta con una
computadora
en su escritorio, existe u procesador central donde esta el
Software de Dgss, y la bases de datos
y una red local
con los miembros del grupo y a los miembros entre
si. - Tele conferencia:
son útiles cuando los,miembros del grupo esta
geográficamente distantes, pero deben reunirse para
tomar una decisión. En este caso dos o más cuarto
de decisiones se enlazan por medio de facilidades visuales y de
comunicación. - Toma de decisiones remota: esta alternativa no es muy
común actualmente, pero hay muchas posibilidades de su
desarrollo en el futuro no muy lejano. Se utiliza cuando existe
un grupo fijo de personas que deben reunirse regularmente para
tomar una decisión, están físicamente
dispersos y requieren de una comunicación
ininterrumpida.
Paquetes de Apoyo
Los investigadores de DGSS se han esforzado en desarrollar
paquetes de apoyo al proceso de decisiones en grupo utilizando la
tecnología
de los sistemas de
información. Entre los paquetes de apoyo más
importante tenemos:
- Plexsys: conjuntos de
herramientas
desarrollada para facilitar la adquisición del conocimiento
implementadas en el laboratorio
de planeación y decisiones de la universidad
de Arizona - Colab: salón de juntas experimental
diseñada en xerox en el centro de investigaciones
e Palo Alto. - Shell DGSS: desarrollado en la Universidad
de Minnesota. - Samm: (software Aided Meettings Management)
desarrollado por Watson. - Decaid: diseñado por Gallupe, DeSanctis y
Dickson. - Land: locar área de
decisión. - Smu: proyecto de una
sala de decisiones. - Apl: modelo de
plantación usado por Xerox para las operaciones
financieras. - Delaware: prototipo de asistencia interactivo por
computadora para comunicaciones y pronósticos, desarrollado en
Apl.
Groupware
Este se define como trabajo cooperativo apoyado con la
computadora, computo interpersonal, sistema compartido,
cómputos cooperativas,
sistemas coordinados o cómputos en equipo.
La tecnología Groupware tiene numerosas
ventajas, ya que permiten enlazar numerosos departamentos,
personas en diferentes lugares físicos o
compañías completas.
Quienes proponen Groupware creen que seran llamado
democratizacion de los datos, debido a
que los conocimientos fluyen a donde es necesario permitiendo
así que los integrantes de un equipo pueden continuar su
trabajo sin tener que moverse de su oficina o su
localidad.
Aplicaciones
Las aplicaciones de los DGSS cubren un amplio rango, como por
ejemplo de ellos tenemos los siguientes.
- Establecimiento de la misión
de una empresa - Formulación de estrategia
- Evaluación de administradores
- Planeación de sistemas de
información. - Soporte en negociaciones
- Apoyar las decisiones visuales
- Apoyar los trabajos que involucran el diseño y revisiones de control de
calidad Etc.
El conjunto de herramientas
básicas que proporciona este DGSS es útil e una
gran variedad de tareas, esta son:
- Lluvias electrónica de ideas
- Categorizador
- Votación
- Comentador de temas
- Diccionario de grupos
- Evaluación de alternativas
- Formación de políticas
- Organización de las ideas
- Temario grupal
- Cuestionario
- Escritura grupal
- Matriz grupal.
En las juntas los administradores de sistemas
participaron realizando una lluvia de ideas para identificar las
áreas problemáticas con respecto a la
administración de sistemas de información y
enunciaron las siguientes.
- Integración de Objetivos.
- Cultura de informática y del negocio.
- Plantación.
- Comunicación.
- Recursos Económicos.
- Análisis.
- Barrera de Negocios.
- Estructura Organizacional.
- Infraestructura de Informática.
- Clima Organizacional.
- Implementación.
Los sistemas de soportes a la toma de decisiones en
grupos (DGSS) son una tecnología que esta emergiendo. En
el futuro la tecnología actual con la cual se esta
llevando acabo las juntas de tomas de decisiones deberán
mejorar, ser mas amigables para los usuarios ejecutivos y mas
transparentes en su uso. En este proceso ayudan los sistemas
basados en le reconocimiento de voz y de signos escritos. Deben
tener cuidado en lo que se espera de un DGSS, debido a que la
expectativa pueden ser muy altas con respecto a lo que en
realidad pueden obtenerse y esto ocasiona descontento en las
personas que lo emplean.
En futuro con el uso del video y la
conferencia por computadora, será posible invitar a un
experto a una junta, pedirle su consejo y dejarlo ir sin tener
que moverse de su lugar de trabajo.
En un futuro muy próximo, los administradores modernos
tendrán que utilizar esta tecnología para apoyar el
proceso de toma de decisiones en la
organización, debido a las ventajas que puedan
obtenerse de ella. El no incorporase a este tipo de
tecnología puede afectar de una manera importante la
productividad
y la creatividad de
las personas que trabajan en la
organización.
Los Sistemas de Soporte Para la Toma de Decisiones de
Grupos (DGSS.), Son una tecnología que esta
empleándose con existo al apoyar en forma automatizada las
juntas de tomas de decisiones tradicionales. Estos sistemas
facilitan la solución de problemas no estructurado por un
conjunto de tomadores de decisiones que trabajan juntos como un
grupo.
La característica que distinguen a este tipo de sistema
son: Que se han diseñado especialmente para la toma de
decisiones en grupo, para solucionar problemas especifico o
generales y es fácil de aprender a usar. Es por ello que
su implantación motiva a los miembros de un grupo a
trabajar juntos en misma oportunidad de participación y
permitiéndole el anonimato del origen de las ideas.
La toma de decisiones con un DGSS brinda mayor calidad al
proceso y sus resultados, debido a que su anonimato hace que el
grupo sea mas participativo y tenga mayor creatividad en la
generación de alternativas de solución.
Existen diferentes formas de en las cuales pueden
diseñarse una sala para el uso de un DGSS cuatro de
decisión, red local de
decisión, tele conferencia y tomas de decisiones remotas.
La forma que se elija depende de la duración de la junta
de tomas de decisiones y de grado de proximidad físicas
entre los miembros del grupo.
Los DGSS tienen numerosas aplicaciones, algunas de las mas
importantes son las formulación de estrategias, el
establecimiento de la misión de
una empresa y
la planeación
de sistema de
información. En el futuro este tipo de sistema se
utilizara ampliamente en la celebración en las juntas de
tomas de decisiones para apoyar el proceso y obtener el mejor
resultado.
Autor:
Maiky Ralphy Diasa
Santo Domingo República Dominicana