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Manual para el funcionamiento de Relaciones Públicas de la Policía Nacional de Honduras (página 3)



Partes: 1, 2, 3

c. Otro aspecto importante a la hora de elaborar el
Plan de
Crisis es "la
incidencia del costo
económico". En este sentido hay que recordar que en la
entidad sucede como en la vida real, cuando las cosas funcionan
en lo último que se piensa es en que hay que destinar un
presupuesto para
el Plan de Crisis. Y por otro lado, en épocas de "vacas
flacas" cuando los beneficios empresariales decrecen, la planificación de la crisis sigue siendo un
candidato perfecto a ser eliminado del presupuesto.

A pesar de lo apuntado el problema de esta
situación radica en que la dirección siempre preocupada por el coste
de las cosas es reacia a dedicar una gran cantidad de recursos al
desarrollo de
un plan para algo cuyo alcance y dimensión son
desconocidos, como en el caso de cualquier desastre. Y ello es
debido a que el Plan de Crisis precisa de cometidos
logísticos y operativos que requieren de un alto coste
económico.

Para evitar por lo tanto esta situación nuestra
propuesta según se desprende de la
investigación seguida consiste en concienciar a la
institución de la efectividad del mismo atendiendo a dos
puntos principalmente a lo largo del proceso de
planificación:

  • Mantener los costos al mínimo mediante una
    planificación que conlleve acciones adecuadas en
    relación coste-efectividad.

  • Mantener al mínimo las acciones del Plan de
    Crisis.

En cualquier caso, la empresa debe
tratar de obtener una solución que le permita contar con
una serie de medidas preventivas en caso de que se produzca una
situación de crisis. Y como medida principal a tener en
cuenta es la de la responsabilidad
social de la
organización; por encima de cualquier objetivo
económico. De tal forma que la protección de las
propiedades y activos de la
empresa quede
subordinada a la protección de los trabajadores, de sus
clientes y de la
propia comunidad en la
que reside.

Este trabajo de
prevención ante la crisis requiere de una gran
elaboración y preparación de la información adecuada. Pero es indudable
según se ha experimentado en empresas que
actualmente lo poseen y lo han ejecutado que permite:

  • a. Poner en marcha inmediatamente un servicio
    "ad hoc" como la mejor fuente de información. Esto
    significa comenzar a ganar la batalla de la
    anticipación disponiendo de una serie de documentos
    principales.

  • b. Controlar la orientación de las
    informaciones que van a entrar en circulación. La
    agilidad para controlar la información de las primeras
    veinticuatro horas suele ser de vital importancia, sobre todo
    en lo que se refiere a inducir ciertas posiciones de los
    medios de comunicación que puedan determinar la
    postura frente al conflicto.

  • c. Dar prueba del sentido de la
    responsabilidad. Una responsabilidad que en nuestro criterio
    va más allá de lo puramente físico
    porque en esta situación es importante controlar la
    información que se da y como se proporciona. Un
    consejo en estos casos que comparten muchos profesionales, es
    proporcionar una comunicación mínima, discreta
    y transparente.

En las empresas americanas son cuatro las
categorías principales sobre las que las organizaciones
toman mayores medidas de prevención:

  • a. Actividades cuyas finalidades consistan en
    comprobar si la entidad toma las medidas oportunas en la
    utilización de materiales peligrosos, sistemas legales
    o financieros o si se adapta en materia de seguridad a la
    legislación vigente.

  • b. Modificación o estructuración
    interna destinadas a la seguridad de los productos e
    instalaciones.

  • c. Formación a los empleados y
    directivos de la organización a que sepan como
    enfrentarse emocionalmente ante una situación de
    crisis.

  • d. Comunicarse con sus públicos externos
    para obtener información certera acerca del
    entorno.

Crisis de una organización y sus medidas
principales

No es habitual encontrar este documento y no es
cuestión ni de su tamaño ni de su actividad si no
simplemente es una herramienta poco utilizada porque no
consideran práctica la utilidad de la
misma; ya que difícilmente reconocen que han sufrido
alguna crisis.

Como recomendaciones principales advertían de
unos puntos que debe de abordar cualquier Manual de Crisis,
aunque luego en cada empresa según sus propias
características y morfologías de crisis,
serán incluidos otros contenidos:

  • a. Metas a alcanzar mediante la
    ejecución de dicho Plan de Crisis.

  • b. Filosofía donde se recojan los
    objetivos y principios básicos de la
    organización. En este apartado suelen estar incluido
    los principios, valores, normas, costumbres y principios
    básicos que rige a la organización.

  • c. Justificación de las razones que
    hacen necesario la elaboración de este Manual de
    Crisis y de un comité de la crisis.

  • d. Estudio sobre los tipos de crisis
    potenciales a los que está expuesta la
    organización.

  • e. Normas básicas generales de
    actuación que sean eficaz ante una situación de
    crisis.

  • f. Listado con datos, nombres, y medios para
    hacer llegar la información a los medios de
    comunicación.

  • g. El centro de reunión del
    comité a lo largo de la crisis.

  • h. Guía de asociaciones, expertos,
    organismos oficiales, asociaciones, agrupaciones, etc., que
    puedan servir de ayuda complementaria.

  • i. Funcionamiento y puesta en marcha del Plan
    de Crisis mediante simulacros de crisis potenciales a las que
    pueda estar sometida la entidad. El objetivo de esta medida
    es comprobar el funcionamiento del plan o inclusión de
    las mejoras oportunas.

La curiosidad por este tema nos ha llevado a la
búsqueda de manuales de
crisis de compañías afincadas en España.
Una búsqueda que en muchos momentos no ha sido fortuita y
sólo en raras excepciones cuando hemos encontrado alguno,
la empresa nos ha mostrado su gran recelo a que fuese publicado o
simplemente analizado.

Organización de la Sub
Dirección de
Relaciones Públicas de la
Policía Nacional de Honduras

Generalidades de la Sub Dirección de
Relaciones Públicas

Esta Subdirección atenderá las necesidades
de comunicación de la Policía Nacional,
dependencia de la Secretaría de Estado en el
Despacho de Seguridad, tanto
a nivel interno como externo, por lo que sus dos áreas de
trabajo serán: Prensa y Relaciones
Públicas, con las que se pretende unificar los
esfuerzos para lograr una estructura de
comunicación ágil y funcional.

La Subdirección estará adscrita a la
Policía Nacional y se encentrará bajo la responsabilidad de un profesional en el
área policial y de comunicación.

Entre las funciones
establecidas la Subdirección de Relaciones Públicas
de la Policía Nacional, le corresponde:

  • Mantener una política de divulgación
    de las actividades realizadas por la Policía Nacional
    en la lucha contra la criminalidad y en aquellos temas de
    interés institucional a través de los medios de
    comunicación.

  • Preparar los comunicados de prensa ante las
    consultas realizadas y de las cuales deba ser informada la
    opinión pública.

  • Revisar y someter a aprobación del Secretario
    y Subsecretario en el Despacho de Seguridad y Directores de
    Policía Nacional todos los comunicados, folletos,
    boletines, videos y cualquier otro instrumento de
    comunicación oficial de la Policía
    Nacional

Estructura Administrativa

La Subdirección de Relaciones Públicas
estará adscrita a la Policía Nacional, dependencia
de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad.
Estará a cargo de un oficial superior de la Policía
y de esta dependerán en las unidades de relaciones
publicas de las Direcciones Generales de la Policía
Nacional

Misión

La protección integral de la ciudadanía, a través de la
aplicación de las ley, bajo los
principios de
legalidad,
continuidad, profesionalismo, jerarquía, disciplina,
apoliticidad partidista, igualdad,
solidaridad,
ética e
imparcialidad, debiendo imprimir a sus actividades sentido
comunitario, ecológico y de apoyo al sistema de
justica, todo dentro del más estricto respeto de los
derechos
humanos.

Visión

La Policía Nacional es un organismo de reciente
creación, el cual lleva una estructura moderna que se
aparta de la forma tradicional de brindar seguridad y su forma de
administrarse desde el punto de vista legal, se crea como una
institución profesional permanente del Estado
apolítica en el sentido partidista y de naturaleza
puramente civil, encargado de velar por la conservación
del orden público, la prevención, control, combate
al delito y proteger
la seguridad de las personas y sus bienes.

Valores

Integridad, disciplina, servicio y
lealtad son los valores
que orientan diariamente nuestra labor.

Objetivos

4.6.1. Objetivos
Generales

  • a. Objetivo del área de
    prensa:

Promover una relación de trabajo con los medios de
comunicación sobre lo que acontece en la
Policía Nacional, dependiente de la Secretaría de
Seguridad.

  • b. Objetivo del área de relaciones
    públicas:

Aumentar y mejorar los flujos de información
interna y externa, sobre la acción
que desarrolla la Policía Nacional, para garantizar una
comunicación ágil, confiable y
coordinada.

4.6.2. Objetivos Específicos

  • Lograr posesionar a la Policía Nacional en un
    lugar estratégico ante la opinión
    pública.

  • Dar a conocer los proyectos y actividades que se
    desarrollan en beneficio de la población en
    general.

  • Utilizar los medios de comunicación masiva
    disponibles para dar a conocer las actividades y logros de la
    institución.

  • Informar y motivar a los funcionarios, para que se
    conviertan en difusores de las actividades que se
    realizan.

  • Establecer canales de comunicación
    ágiles tanto para público interno como
    externo.

Prensa

Revisemos algunas acciones que
se están realizando en la actualidad:

  • Boletines de Prensa

La Oficina elabora
boletines de prensa basado en información de interés
para la colectividad y como mecanismo de difusión de
logros.

  • Conferencias de Prensa

Se hacen previa coordinación con las autoridades para dar a
conocer informaciones sobre actividades relevantes que se
realizaron o se realizan en la institución o alguna
dependencia que la conforma.

  • Atención a Consultas de los
    Medios

Se atenderán y canalizarán todas las
consultas que los periodistas individualmente tramiten por medio
de esta Oficina.

  • Giras y Actividades de Campo

Cuando se considera oportuno se invita a los periodistas
a las actividades de campo que realizan las máximas
autoridades, además se les facilitará material de
apoyo para sus respectivas notas.

4.7.1. Monitoreo

Se lleva un control de las noticias de
prensa, radio y televisión
que aparezcan diariamente en los medios de
comunicación. Es importante medir la capacidad de
Respuesta: Se contestan con el apoyo de las dependencias de la
Secretaría y Policía Nacional, todas las
informaciones imprecisas, tanto positivas como negativas que
aparezcan en los medios, en el
tiempo
establecido.

El procedimiento se
realizara de acuerdo al nivel de jerarquía en la manera
siguiente:

  • Titular de la institución (secretario de
    seguridad, Director General, vocero oficial, o aquel miembro
    de la Policía que posea las capacidades y competencias
    para hacerlo.

  • Se podrán organizar grupos de personas
    honorables con el objeto de dar respuestas razonadas del
    trabajo policial cuando exista sospechas de que el crimen
    organizado o la delincuencia común llama a los medios
    de comunicación con el propósito de
    desprestigiar la Policía nacional.

Este departamento de monitoreo estará integrada
preferiblemente por miembro activos y permanentes de la
Policía nacional.

4.7.2. Capacitación a Periodistas

Se realizarán en determinado momento, para
ampliar conocimiento
sobre temas de interés institucional y de la población en general, pero sobre todo sobre
el manejo de la nota roja, su proyección y
trasmisión por los medios de
comunicación.

Esta capacitación deberá realizarse una
vez al año preferiblemente en todo el país, pero de
no haber el suficiente recurso se realizará en las
ciudades más importante previo análisis de la situación
imperante.

4.7.2.1. Relaciones Públicas externas: La
Policía Nacional está integrada por seis
Direcciones Generales, con tareas diferentes pero que obedecen a
una sola estrategia y
campo de acciones una responsabilidad de estas alimentar con
información a esta sub. Dirección de Relaciones
Públicas para que pueda cumplir con los objetivos deseados
principalmente en lo relacionado a la proyección
institucional a lo externo.

4.7.2.2. Relaciones Públicas Internas:
Parte de las responsabilidades de las relaciones públicas
a lo interno se basa en lo siguiente:

  • Apoyar a los funcionarios en la organización
    de actividades públicas.

  • Boletines para informar a los funcionarios sobre las
    diversas actividades institucionales.

  • Elaboración y revisión de documentos,
    publicitarios, afiches, trifolios, hojas volantes, entre
    otros.

  • Participación en comisiones o grupos de
    trabajo, sobre temas relacionados con el
    desempeño.

Alguna de esta información fue encontrada en un
documento realizado por oficiales de Policía del diplomado
de alta gerencia con
orientación a la Gestión
Estratégica del Instituto Superior de Educación Policial
del año 2007

Proyección Institucional

Sumado a lo anterior la sub. Dirección de
Relaciones Públicas tendrá la coordinación y
administración de la banda de guerra,
marimba, mariachis, grupo musical
y otras similares que fueren creadas por la Policía
Nacional con el fin de poder regular
su funcionamiento y con el objetivo principal de que sirvan de
proyección social a la Policía nacional y una
contribución de esta, a la cultura del
país, por lo que es terminantemente prohibido el uso de
los mismos a cambio de pago
o recompensa.

Proyecto de
Radioemisora para la Policía Nacional

Las ventajas de contar con una emisora para la
Policía Nacional son muchas, no solamente por la
oportunidad de dar a conocer las noticias que genera sino que
también, hacer un enfoque objetivo a las que
co-produce.

Éstas y otras ventajas serán una realidad
si se salvan estos obstáculos:

  • Obtener una frecuencia de Amplitud Modulada o
    Frecuencia Modulada, en la actualidad, El Dial en ambas
    frecuencias está saturado.

  • Obtener el presupuesto inicial y el operativo de
    parte de Comisión Nacional de Telecomunicaciones
    (CONATEL) y la secretaría de Seguridad.

4.9.1. Orientación de La
Radio

  • a. Musical

  • b. Informativa Policial

  • c. Cultural

Inicialmente debe ser 100 por ciento musical para ganar
auditorio; posteriormente podría variarse la programación hasta lograr un 60 por ciento
música, 30
informativa y 10 por ciento cultural.

Para estructurar su programación hay que definir
el auditorio al que se pretende llegar: Por la mañana, al
mediodía, tarde noche y madrugada.

En toda la programación pasarán mensajes
educativos, culturales y notas curiosas de interés
general.

  • Programación sugerida.

Horario

Programación

06 AM a 09 AM

Programa en vivo musical, noticias cortas, notas
de salud,
información del tiempo y del tráfico
vehicular de Tegucigalpa.

09 AM a 12 M

Programas dirigidos a amas de casa y
estudiante.

12 M a 2:00 PM

Programación dirigida a adultos

2:00 PM a 06 PM

Programación dirigida al campo

06 PM a 10:00 PM

Programas producidos por las Direcciones de la
Policía Nacional.

10: PM a 12:00 PM

Música, deportes.

12:00 a 03:00 AM

Repetición de los mejores programas.

03:00 AM a 06:00 AM

Rancheras e información
agropecuaria.

4.9.2. Equipo Técnico

Una vez definido los primeros obstáculos, un
ingeniero especializado en radio sugerirá la calidad,
capacidad y conveniencia del equipo de transmisión
adecuado al presupuesto destinado por la
institución.

Una radioemisora consta normalmente de un transmisor,
equipo de cabina (Consolas, micrófonos, computadoras,
equipo de edición, etc.), equipo de
transmisión, líneas telefónicas.

4.9.3. Personal

El personal de
la radio, la
cantidad y especialidad lo definirá la orientación
y la programación aprobada; es indispensable contar con un
técnico en transmisiones y en reparación de
transmisores y equipo, locutores, periodistas, editores y
coordinadores de programas así como operadores, La
instalación técnica del equipo se realizara tomando
en cuenta la experiencia de profesionales Hondureños o de
extranjeros que por concepto de
precio y
calidad resulten mas favorables al Estado de Honduras.

Bibliografía

  • Dennis L. Wilcox, Philip H. Ault, Warren K. Agee y
    Glen T. Cameron (2001) Relaciones públicas. 
    Estrategias y tácticas
    Madrid Pearson
    Educación Madrid, S.A.

  • García M. Manuel, Las Relaciones Publicas,
    Claves del Éxito, España, 1999.

  • Isep, Manual de Relaciones Públicas,
    Diplomado de alta Gerencia en Dirección
    Estratégica, 2007

  • Kent Jarrell (2002) "Crisis communications: Survival
    in a World of media madness"  IABC En la siguiente
    dirección:

  • Lani Yoshimura (1999) "In crisis is opportunity:
    making the best of a public relations problem". En la
    siguiente dirección:

http://www.infotoday.com/mls/oct99/story.htm

 

 

 

 

 

Autor:

Sub Comisionado: Héctor
Iván Mejía Velásquez

Policía Nacional de
Honduras

República de Honduras

Secretaría de Seguridad

Dirección General de la
Policía Nacional

Sub Dirección de Relaciones
Públicas

Tegucigalpa FM, Honduras C.A.

Abril 2008

[1] Asociación Internacional de
Relaciones Públicas, Estados Unidos
de Norte América

Partes: 1, 2, 3
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