Procedimiento conciliatorio en Colombia (página 3)

En el tema de tarifas, el Ministerio del Interior y de
Justicia ha
establecido en su línea
institucional[42]que las inasistencias se cuentan
como sesiones de la audiencia de conciliación.
Después de la tercera sesión es que el conciliador
y el centro pueden cobrar un 20% adicional a la tarifa
inicialmente liquidada. Si bien es cierto, el concepto es
anterior al Decreto 4089 de 2007, el criterio del aumento de la
tarifa es el mismo del derogado Decreto 24 de 2002 y en ese
sentido podríamos entender la aplicabilidad de la
línea institucional.

La ley ordena que la
constancia de inasistencia contenga la fecha de
presentación de la solicitud, la fecha en que debió
celebrarse la audiencia, el asunto objeto de conciliación
y las excusas presentadas por la inasistencia si las
hubiere[43]pero como lo hemos hecho antes,
mencionemos con más detalle la información que debe contener dicha
constancia:

• Fecha de expedición de la constancia, la cual
  debe ser al cuarto día de la fecha de la audiencia de
  conciliación porque debe dejarse 3 días
  hábiles para que las partes puedan presentar sus
  excusas. Algo que sucede mucho en las constancias de
  inasistencia es que el conciliador las elabora el día
  en que se debe celebrar la audiencia en presencia de las
  partes que asisten y pasados tres días certifica si se
  presentaron o no excusas. Este proceder es incorrecto y lo
  que la ley ordena es que se expida pasados tres días
  contados a partir de la fecha de la audiencia.

• Identificación del centro de
  conciliación y conciliador para conocer el operador.
  En esto se debe incluir el nombre completo del centro, su
  código y resolución de autorización por
  el Ministerio del Interior y de Justicia. El conciliador se
  identificará con su nombre completo, cédula de
  ciudadanía y código asignado por el centro de
  conciliación.

• Lugar y fecha de presentación de
  la solicitud de conciliación.

• Identificación de las partes de la
  conciliación, indicando quien es el solicitante y
  quien el citado. En esta parte se aclara quienes asistieron y
  quienes no con el modo usado para notificarlas y las fechas
  en que se hizo.

• El objeto de la conciliación que consiste en
  un resumen de los hechos, peticiones y cuantía de la
  conciliación solicitada. En este caso es basado en lo
  que la persona solicitó en la
  conciliación.

• Indicación literal de las excusas presentadas
  por la inasistencia si las hubiere. El conciliador debe
  trascribir la justificación presentada e indicar
  cómo fue allegada. No es recomendable que se haga un
  resumen o se interprete la excusa ya que en un futuro el juez
  solo tendrá oportunidad de revisar la constancia del
  conciliador y con base en ella decidirá si se aplican
  las consecuencias de la inasistencia.

• Firma del conciliador. Insistimos que la constancia
  solamente la firma el conciliador porque la expide pasados
  tres días y no es firmada por las partes. Esta es otra
  práctica muy común en los conciliadores y que
  es incorrecta.

Insistimos al conciliador no expedir una constancia de
inasistencia si no ha confirmado que la parte que
inasistió fue debidamente citada a la audiencia de
conciliación. En este caso es mejor volver a citar a todas
las partes y reprogramar la audiencia de
conciliación.

Posterior a la expedición de la constancia el
conciliador debe solicitar al centro el control del
documento y posteriormente se entregará a las partes
interesadas la misma. El término para solicitar el control
de la constancia es de tres días hábiles posterior
a la expedición de la misma[44]El centro
cuenta con tres días hábiles para realizar el
control en el libro
correspondiente. La ley 640 de 2001 ordena que en los casos que
se expida una constancia se devuelvan los documentos
aportados por las partes al conciliador[45]Si las
partes entregaron copias simples en su solicitud no es necesario
hacer la devolución. Es mejor guardar copia de lo
presentado y actuado porque pueden servir como prueba y soporte
de las decisiones y actuación del conciliador, en
especial, la prueba de la citación a la audiencia de
conciliación.

Habilitación del
conciliador

Este es un tema que no está claramente definido
en la ley, pero que se deriva de la Constitución Nacional cuando establece que
el conciliador es un particular investido con la facultad de
administrar justicia transitoriamente habilitado por las
partes[46]Habíamos mencionado que existen
diferentes formas de nombrar a los conciliadores, en esta parte
del procedimiento
conciliatorio, las partes llegan a la audiencia de
conciliación y cuando se inicia una de ellas no
está de acuerdo con la persona que fue
nombrada conciliador. En este caso tenemos las siguientes
alternativas:

• 1. Si el conciliador pertenece a un centro de
  conciliación y es recusado, la recusación es
  decidida por el director del centro de
  conciliación[47]Si se está
  frente a un funcionario conciliador la recusación la
  decide su superior jerárquico.

• 2. El conciliador no es recusado, pero
  éste decide no continuar con la conciliación
  por la no habilitación de una de las
  partes.

Esperamos no ver casos de conciliadores recusados y que
el director del centro se vea en la tarea de decidir una
recusación, ya que es contradictorio que el conciliador
insista en serlo en contravía de una de las partes y
posteriormente se presente como facilitador en la solución
del conflicto. La
salida más digna del conciliador es agradecer a las partes
y solicitar el cambio al
director del centro.

La habilitación es la facultad que tienen las
partes de aprobar y autorizar a una persona para que pueda
ejercer como conciliador y con ello ser administrador de
justicia transitoriamente. El conciliador debe contar con la
habilitación de todas las partes para desarrollar la
audiencia de conciliación, de lo contrario deberá
apartarse y permitir que otra persona lo reemplace.

Las partes no están obligadas a motivar las
razones que tengan para no habilitar al conciliador, no deben
probar una causal en particular, es suficiente con su
manifestación de desacuerdo con el conciliador para que
éste no sea habilitado.

Teniendo en cuenta que la conciliación en algunos
casos es requisito de procedibilidad, no se puede permitir que
una de las partes quiera jugar a no habilitar a ningún
conciliador para que no se pueda llevar a cabo dicho intento de
conciliar para acudir a la justicia ordinaria. El Ministerio del
Interior y de Justicia en su línea institucional
estableció que si las partes no habilitan al segundo
conciliador, éste podrá a solicitud de la parte
interesada expedir un documento donde deje constancia que se
intentó conciliar pero que no fue posible pese al
nombramiento de un segundo conciliador por no
habilitación[48]En este caso se entiende
cumplido el requisito de procedibilidad ya que se debe proteger
el derecho al acceso a la justicia.

Existe otra solución con el cumplimiento de la
conciliación como requisito de procedibilidad y es esperar
que pasen 3 meses a partir de presentada la solicitud de
conciliación ya que esta es una de las formas de cumplir
el requisito[49]No hay que preocuparse por la
caducidad de la acción
judicial ya que se interrumpe hasta por tres meses.

La habilitación del conciliador es un aspecto que
en la mayoría de los casos es tácita por las partes
de la conciliación porque permiten que la persona nombrada
sea quien ejerza como conciliador y no porque expresamente el
conciliador les haya pedido su habilitación y las partes
la hayan concedido. Es recomendable que el conciliador deje en
claro que su actuación depende de la voluntad de las
partes y no que ellas piensen que están obligadas a
aceptar al conciliador.

Imposibilidad de
acuerdo conciliatorio

Si el conciliador ha sido habilitado por las partes, se
ha desarrollado la audiencia de conciliación y el
resultado es que las partes no llegaron a un acuerdo, el
conciliador debe expedir una constancia de no acuerdo
conciliatorio. La constancia de imposibilidad de acuerdo tiene
algunos requisitos legales, pero como lo hicimos en las dos
constancias anteriores, explicaremos con más detalle la
información que debe contener:

• Fecha de expedición de la constancia, la cual
  debe ser el mismo día en que se realizó la
  audiencia de conciliación.

• Identificación del centro de
  conciliación y conciliador para conocer el operador.
  En esto se debe incluir el nombre completo del centro, su
  código y resolución de autorización por
  el Ministerio del Interior y de Justicia. El conciliador se
  identificará con su nombre completo, cédula de
  ciudadanía y código asignado por el centro de
  conciliación.

• Lugar y fecha de presentación de
  la solicitud de conciliación.

• Identificación de las partes de la
  conciliación, indicando quien es el solicitante y
  quien el citado. En esta parte se aclara quienes asistieron y
  quienes no ya que se puede realizar una audiencia de
  conciliación sin la asistencia de todos los
  convocados, este tema lo desarrollaremos más
  adelante.

• El objeto de la conciliación que consiste en
  un resumen de los hechos, peticiones y cuantía de la
  conciliación. El conciliador se basará en la
  información que ofrezcan las partes en la audiencia de
  conciliación, no solamente lo que dice el interesado
  en la solicitud de conciliación. Esta constancia es
  diferente de las anteriores porque se cuenta con los hechos,
  peticiones y cuantía de la otra parte y así
  mismo el conflicto puede ser diferente a la versión de
  la parte solicitante.

• El conciliador no debe dejar ninguna
  anotación sobre el desarrollo de la audiencia de
  conciliación, los motivos que llevó a su
  resultado, las ofertas o propuestas hechas por las partes o
  comentarios de las mismas. En especial, debe abstenerse de
  dejar constancia de las cosas que solicitan los abogados
  porque muchas veces buscan conformar pruebas para eventuales
  procesos judiciales.

• Firma del conciliador. Esta constancia solamente la
  firma el conciliador y no la firman las partes, así
  sea costumbre de los conciliadores hacerlo.

Una vez expedida la constancia el conciliador debe
solicitar al centro el control del documento y posteriormente se
entregará a las partes interesadas la misma. El
término para solicitar el control de la constancia es de
tres días hábiles.

A continuación explicaremos cómo se
realiza el control de las constancias que expide el conciliador a
las partes, es decir, la constancia de asunto no conciliable, la
constancia de inasistencia y la constancia de no
conciliación. El procedimiento es el mismo para los tres
casos.

Una vez el conciliador expide la constancia dentro del
término establecido en la ley para cada caso, el
conciliador tiene tres días para solicitar a un centro de
conciliación el control de la constancia. El conciliador
puede estar inscrito en varios centros de conciliación,
así que el conciliador decide a cual centro solicitar el
control, pero en el caso que el conciliador haya sido nombrado
por un centro en particular, el control se deberá hacer en
ese centro[50]

Si el conciliador no cumple con la obligación de
hacer el control de la constancia o lo hace por fuera del
término exigido, el centro de conciliación
deberá investigarlo y sancionarlo de acuerdo con las
reglas establecidas en su reglamento
interno[51]

El conciliador deberá entregar además de
la constancia, todos los documentos que tenga en su poder que
hayan hecho parte del caso de conciliación, es el centro
de conciliación el obligado a devolver los documentos a
las partes (es recomendable dejar copia de los mismos) y archivar
y cuidar los documentos en un archivo. El
centro de conciliación cuenta con tres días para
hacer el control del documento, aunque este término no
está reglamentado en la ley, es adecuado que lo haga en el
mismo plazo que tiene el conciliador para solicitarlo.

El control que debe hacer el centro se realiza de la
siguiente manera:

• Primero que todo, el centro debe contar con un libro
  de control de constancias que debe cumplir los siguientes
  requisitos:

• A comienzo de año, el centro de
  conciliación o funcionario conciliador debe abrir un
  libro de control de constancias, este libro es anual y cada
  una de sus hojas deben estar foliadas.

• En la primera hoja del libro de control de
  constancias se debe anotar la siguiente
  información:

• Nombre del centro de conciliación.

• Código asignado por el Ministerio del
  Interior y de Justicia.

• Número y fecha de resolución del
  Ministerio del Interior y de Justicia por medio de la cual se
  autorizó el centro de conciliación. Para el
  caso de los funcionarios conciliadores solamente se menciona
  el cargo, por ejemplo: notario 87 de
  Medellín.

• Mención que es el libro de control de
  constancias.

• Fecha en que se abre.

• Si en el transcurso del año se terminan las
  hojas útiles, en la última se deja una
  anotación de la fecha en la cual se cierra el libro y
  se procede a abrir otro como se indicó anteriormente
  con la adición de que en la mención que se hace
  que es el libro de control de constancias se coloca el
  número del tomo que corresponda.

• Si al finalizar el año sobran hojas
  útiles del libro, se procede a anularlas por el
  director del centro ya sea con un sello y su firma en cada
  hoja o pasando una línea y firmando de igual manera.
  Lo mismo hacen los funcionarios conciliadores.

• Cada una de las hojas del libro debidamente foliadas
  debe contener la siguiente información:

Centros de
conciliación:

Funcionarios públicos y notarios
conciliadores:

La anterior organización se debe seguir estrictamente y
en una misma hoja se pueden colocar varios registros de
control, no debe ser uno por hoja. Como dijimos antes, el libro
es anualizado y foliado, por lo tanto no es posible que se lleve
en un computador y
se impriman las hojas porque su apertura se hace a comienzo de
año, se debe diligenciar a mano y no es susceptible de
cambio de hojas o alternaciones.

• Una vez el centro recibe la constancia por el
  conciliador, el director del centro procede a consignar la
  información en cada una de las columnas y terminado
  esto la archiva. Para el caso de los funcionarios
  públicos y notarios que son conciliadores, el
  procedimiento es el mismo, consignan la información en
  el libro.

• El archivo de las constancias se debe hacer en un
  espacio dedicado para esto y debe organizarse en estricto
  orden numérico en el cual se llevó el control
  en el libro.

• Los errores en que se haya incurrido al realizar el
  registro o las anotaciones en los libros, se
  corregirán subrayando y encerrando entre
  paréntesis las palabras, frases o cifras que deban
  suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre
  líneas las que deben agregarse y salvando al final lo
  corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando
  si vale o no lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la
  corrección enmendando lo escrito o borrándolo y
  sustituyéndolo y así se indicará en la
  salvedad que se haga. Las salvedades serán firmadas
  por el director del centro de conciliación o por el
  funcionario o notario conciliador. Sin dichos requisitos no
  valdrán las correcciones y se tendrán por
  verdaderas las expresiones originales.

El Decreto 30 de 2002 que es el que reglamenta el
control de las constancias no indica que el director del centro
revise las constancias; sin embargo es importante que lo haga ya
que puede haber errores muy graves y ellos pueden implicar la
responsabilidad y buen nombre del centro y sus
conciliadores. Al respecto, el Ministerio del Interior y de
Justicia en su línea institucional de conciliación
recomienda que el director del centro haga un control de las
constancias que expiden los conciliadores y ponga en su conocimiento
los errores que han cometido para su
corrección[52]

Cuando un conciliador se ha equivocado en la
expedición de una constancia o el director en ejercicio
del control ha advertido de un error, el conciliador puede
corregir la constancia expidiendo una nueva con su debida
motivación y anulará la constancia
anterior. Los centros de conciliación no pueden anular las
constancias o alterar su contenido, esta es una función
reservada a los conciliadores[53]

En estos casos, el conciliador informará a las
partes de la expedición de una nueva constancia y se las
entregará, así mismo, solicitará a los
intervinientes de la conciliación la devolución de
la constancia inicial y la anulará con una nota o sello
para que no existan más documentos sobre la misma
situación.

El centro de conciliación anulará el
control de la constancia inicial en el libro y procederá a
hacer el control de la nueva constancia. En el archivo del centro
se deberán guardar las dos constancias.

Para el caso de los conciliadores que son servidores
públicos o notarios, la corrección y control de los
documentos lo realizarán ellos mismos ya que operan sin
centro de conciliación.

El centro de conciliación tiene la
obligación de guardar y custodiar las constancias que
expiden los conciliadores inscritos. El Ministerio del Interior y
de Justicia expidió la tabla de retención
documental que establece el tiempo
mínimo de conservación de los documentos. El centro
de conciliación debe guardar las constancias en su archivo
directo por un año y en el archivo central por 5
años. Una vez cumplido el término de
retención de 6 años, el centro de
conciliación puede destruir las constancias siempre y
cuando las reproduzca digitalmente y cumpla con los requisitos
establecidos en la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000 y el
Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de
la Nación[54]

El Ministerio de Interior y de Justicia no
expidió una tabla de retención documental para los
funcionarios conciliadores porque esto le corresponde al Consejo
Superior de la Judicatura, sin embargo, dichos conciliadores se
pueden guiar por los términos que cumplen los centros de
conciliación hasta tanto el Consejo reglamente el
tema.

Conciliación

Se desarrolló la audiencia de conciliación
y las partes conciliaron su conflicto, es decir, resolvieron su
controversia. En este caso el conciliador debe levantar un acta
de conciliación[55]El acta de
conciliación se debe levantar el mismo día en que
se celebró la audiencia y la deben suscribir quienes
asistieron a la diligencia.

Como afirmamos al comienzo de este documento, nuestro
propósito es presentar el procedimiento conciliatorio que
deben seguir los conciliadores desde un punto de vista
jurídico y por ello no abordaremos la audiencia de
conciliación, cómo se debe desarrollar, técnicas,
habilidades, estrategias de
intervención, entre otros aspectos que hacen parte de la
audiencia. Nuestro objetivo es
presentar los pasos del procedimiento no cómo
conciliar.

El acta de conciliación es el documento
más importante del procedimiento conciliatorio. La
naturaleza
jurídica del acta de conciliación no es muy clara,
dependiendo de la corriente que el operador siga puede considerar
que el acta de conciliación tiene una naturaleza
contractualista, jurisdiccional o mixta. Los primeros afirman que
el acta es el resultado de la voluntad de las partes y por lo
tanto, es un contrato y se
rige por la teoría
general de los contratos. Los
segundos consideran que el acta de conciliación es un acto
de administración de justicia y en este caso
su tratamiento es igual al de una sentencia judicial. Finalmente,
los últimos sostienen que en principio el acta surge de la
voluntad de las partes y se aplican ciertos aspectos de la
teoría general de los contratos, pero que a la vez se
administra justicia y en ello el acta es una verdadera sentencia
para las partes. Personalmente creo que la naturaleza
jurídica del acta de conciliación es
mixta.

El acta de conciliación debe tener unos
requisitos, parte de ellos están en la
ley[56]pero más allá de ello,
comentaremos cual es la información que debe tener un
acta.

• Fecha de elaboración del acta de
  conciliación que debe ser el mismo día en que
  se realizó la audiencia de conciliación. Si la
  audiencia de conciliación se inició un
  día, se suspendió para continuar otro
  día y se realizaron dos sesiones de la audiencia, esto
  debe quedar claro en el acta.

• Identificación del centro de
  conciliación y conciliador para conocer el operador.
  En esto se debe incluir el nombre completo del centro, su
  código y resolución de autorización por
  el Ministerio del Interior y de Justicia. El conciliador se
  identificará con su nombre completo, cédula de
  ciudadanía y código asignado por el centro de
  conciliación, al igual que se deja claro si la
  conciliación se realizó en las instalaciones
  del centro en la oficina del conciliador. Si es un
  funcionario conciliador, indicará su cargo y entidad
  en la cual trabaja.

• Identificación de las personas citadas con
  señalamiento expreso de las que asisten a la
  audiencia. El conciliador debe dejar claro quien
  solicitó la conciliación, quienes son las
  personas convocadas a la audiencia, cómo citó a
  las partes, en qué fecha las citó, quienes
  asistieron y quienes no.

• Hechos que originaron y hacen parte del conflicto
  que las partes aceptan en la audiencia de
  conciliación. Los hechos del acta de
  conciliación no son la transcripción de la
  versión consignada en la solicitud, es la que las
  partes acuerdan.

• Relación sucinta de las pretensiones motivo
  de la conciliación. Por ser una audiencia de
  conciliación donde asistieron como mínimo dos
  partes con peticiones diferentes para que existiera un
  conflicto conciliable, las peticiones se redactan para cada
  una de ellas, es decir, hay peticiones del solicitante y
  peticiones de los citados.

• Cuantía de las pretensiones de las partes de
  la conciliación. Si cada parte tiene cuantías
  diferentes, se deben identificar cada una de
  ellas.

• El acuerdo logrado por las partes con
  indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar
  de cumplimiento de las obligaciones pactadas. Esta es la
  parte a la que hay que prestarle mayor atención al
  momento de redactar el acta de conciliación. Existen
  varias técnicas para elaborar el acuerdo
  conciliatorio, en complemento a la que el conciliador siga,
  es importante que el acuerdo sea cuidadosamente leído
  por las partes que conciliaron. Es fundamental que cada parte
  valide con el conciliador cómo entiende el acuerdo,
  sus efectos e implicaciones y además que lo escrito
  sea fiel reflejo de su voluntad. Para revisar esta parte no
  se debe tener prisa, ni firmarla sin leer ya que
  después pueden venir afirmaciones de las partes como
  "yo firmé porque el conciliador me dijo que firmara,
  pero no sabía a qué me estaba
  comprometiendo".

Al realizar talleres de conciliación, he notado
que algunos conciliadores carecen de rigorismo jurídico al
escribir el acta o en otros casos los acuerdos no son claros y
esto hace que el acta no surta sus efectos jurídicos. Es
responsabilidad del conciliador consignar acuerdos claros,
expresos y exigibles.

Si el acuerdo es parcial, se mencionan las peticiones
que se conciliaron y se aclara qué peticiones no se
conciliaron y quedan pendientes de solución por otras
vías judiciales o extrajudiciales.

• Firma del conciliador y las personas que asistieron,
  incluyendo a los abogados.

• El acta de conciliación no requiere tener la
  mención que presta mérito ejecutivo y que hace
  tránsito a cosa juzgada, pero como es muy común
  encontrarlo en las actas, si se desea, se puede colocar
  después del acuerdo conciliatorio y antes de la firma
  de las partes.

• El acta de conciliación es un documento
  simple y único que no contiene anexos. Es común
  encontrar notas como: "las partes llegan a un acuerdo sobre
  la posesión del inmueble ubicado en la calle 45 No.
  45-25 de la ciudad de Neiva, identificado con la escritura
  No. XXX, la cual se anexa a la presente acta de
  conciliación"; "las partes acuerdan que el contrato de
  arrendamiento No. 23 de 2008, el cual hace parte integral de
  la presente acta", etc. El acta de conciliación no
  puede tener anexos ni remisiones, toda la información
  necesaria se debe transcribir en el acta.

• El acta de conciliación no contiene la
  declaración de las partes sobre temas ajenos al
  acuerdo conciliatorio, como por ejemplo, anotaciones
  especiales que algunos abogados quieran que queden en el
  acta. El conciliador debe ser muy cuidadoso de la
  intensión de esas "notas" o "aclaraciones" ya que
  muchas veces buscan convertirse en pruebas de reclamaciones
  en el futuro.

• El acta de conciliación no contiene las
  ofertas de las partes, ni lo que dijo cada una de ellas en la
  audiencia en detalle como si fuera una declaración de
  parte o interrogatorio. Por ejemplo, no se incluyen las
  siguientes clases de menciones: "se le dio la palabra a Juan,
  quien dijo: (…), se le concedió la palabra a
  Pedro quien contestó: (…)."; "José
  ofreció XXX a Sara y ella rechazó la
  oferta."

Si las partes se niegan a firmar el acta de
conciliación por algún motivo, el conciliador puede
invitarlas a volver a trabajar en la solución del
conflicto o expedir una constancia de no conciliación.
Cuando pasa esto, muchas veces es porque el conflicto real entre
las partes no se concilió, no pensemos que ellas deciden
no conciliar en el último minuto, los acuerdos que se
logran con el corazón
que satisfacen los intereses y necesidades de las partes no
pueden desaparecer o dañarse en un minuto, ni siquiera por
el abogado de una de las partes.

Los efectos del acta de conciliación, es decir,
que el acta preste mérito ejecutivo y el acuerdo
conciliatorio haga tránsito a cosa juzgada, se dan a
partir del registro del acta
en un centro de conciliación[57]

Para el registro del acta de conciliación se debe
hacer lo siguiente:

• El conciliador debe entregar al centro de
  conciliación dentro de los dos días siguientes
  a la elaboración del acta de conciliación lo
  siguiente:

• Los documentos que tenga del procedimiento
  conciliatorio.

• Un original del acta de conciliación
  y,

• Una copia del acta por cada
  parte[58]

• El director del centro de conciliación debe
  confirmar que quien hizo la conciliación sea un
  conciliador inscrito en el centro de conciliación y
  que su inscripción se encuentre vigente. La
  inscripción se debe renovar cada dos
  años[59]

• El director del centro de conciliación
  verificará que el acta de conciliación
  elaborada por el conciliador cumpla con los requisitos
  formales que ordena el artículo 1 de la ley 640 de
  2001, es decir, que tenga lo siguiente:

• Lugar, fecha y hora de audiencia de
  conciliación.

• Identificación del
  Conciliador.

• Identificación de las personas citadas con
  señalamiento expreso de las que asisten a la
  audiencia.

• Relación sucinta de las
  pretensiones motivo de la conciliación.

• El acuerdo logrado por las partes con
  indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar
  de cumplimiento de las obligaciones pactadas.

Se ha discutido mucho sobre esta verificación,
para algunos es una revisión formal y para otros incluye
el fondo de la conciliación. Al respecto el Ministerio del
Interior del Interior y de Justicia estableció en su
línea institucional que el director del centro de
conciliación debería hacer un control de legalidad del
acta de conciliación para proteger a las partes de
eventuales perjuicios como resultado de actas de
conciliación que violen normas
legales[60]

Revisar formalmente los requisitos del acta establecidos
en el artículo 1 de la Ley 640 de 2001 no es tan sencillo.
Por ejemplo, validar que el conciliador elaboró un acta
que contiene un acuerdo con la cuantía, modo, tiempo y
lugar de cumplimiento de las obligaciones
pactadas, es en la práctica que el director defina si el
acuerdo es claro, expreso y exigible, o si así lo
entiende. Por lo tanto, una revisión formal, termina
siendo sustancial.

He sabido de muchos casos donde los directores de los
centros de conciliación al hacer el registro del acta se
encuentran con problemas tan
graves como conciliaciones de conflictos que
no se pueden conciliar. Para ellos es inevitable cuando se
advierte una ilegalidad de estas no informarlo al conciliador
para que se corrija lo actuado. La ley no establece que el
director al hacer el registro revise si el asunto es conciliable,
pero si esto sucede ¿Qué se puede hacer?

El Ministerio del Interior y de Justicia da respuesta a
la anterior pregunta en su línea institucional cuando
establece que si al momento del registro el centro advierte
algún error, el director del centro debe informarle al
conciliador y las partes por escrito para que ellos tomen una
decisión al respecto. Si las partes y el conciliador
consideran que todo está correcto e insisten en el
registro, el centro deberá hacerlo[61]El
director no puede negar un registro del acta de
conciliación porque no es su responsabilidad, es el
conciliador quien debe velar por la legalidad de la
conciliación.

• Una vez revisada el acta, si todo está bien,
  el director del centro procede a registrarla en el libro
  radicador de actas de conciliación que debe cumplir
  los siguientes requisitos:

• A comienzo de año, el centro de
  conciliación o funcionario conciliador debe abrir un
  libro de control de constancias, este libro es anual y cada
  una de sus hojas deben estar foliadas.

• En la primera hoja del libro de control de
  constancias se debe anotar la siguiente
  información:

• Nombre del centro de conciliación.

• Código asignado por el Ministerio del
  Interior y de Justicia.

• Número y fecha de resolución del
  Ministerio del Interior y de Justicia por medio de la cual se
  autorizó el centro de conciliación. Para el
  caso de los funcionarios conciliadores solamente se menciona
  el cargo, por ejemplo: notario 87 de
  Medellín.

• Mención que es el libro radicador de actas de
  conciliación.

• Fecha en que se abre.

• Si en el transcurso del año se terminan las
  hojas útiles, en la última se deja una
  anotación de la fecha en la cual se cierra el libro y
  se procede a abrir otro como se indicó anteriormente
  con la adición de que en la mención que se hace
  que es el libro de control de constancias se coloca el
  número del tomo que corresponda.

• Si al finalizar el año sobran hojas
  útiles del libro, se procede a anularlas por el
  director del centro ya sea con un sello y su firma en cada
  hoja o pasando una línea y firmando de igual manera.
  Lo mismo hacen los funcionarios conciliadores.

• Cada una de las hojas del libro debidamente foliadas
  debe contener la siguiente información:

Centros de
conciliación:

Funcionarios públicos y notarios
conciliadores:

La anterior organización se debe seguir
estrictamente y en una misma hoja se pueden colocar varios
registros de actas de conciliación, no debe ser uno por
hoja. Como dijimos antes, el libro es anualizado y foliado, por
lo tanto no es posible que se lleve en un computador y se
impriman las hojas porque su apertura se hace a comienzo de
año, se debe diligenciar a mano y no es susceptible de
cambio de hojas o alternaciones.

• Una vez el director ha revisado y aprobado el
  contenido del acta, procede a consignar la información
  en cada una de las columnas del libro radicador de actas de
  conciliación. Para el caso de los funcionarios
  públicos y notarios que son conciliadores, el
  procedimiento es el mismo, consignan la información en
  el libro.

• Una vez registrada el acta en el libro, el director
  del centro en el acta original y sus copias deja una
  constancia, ya sea con un sello o puede ser escrita a mano,
  con los siguientes datos:

• Nombre y código del centro de
  conciliación asignado por el Ministerio del Interior y
  de Justicia.

• Código del conciliador asignado por el centro
  de conciliación cuando lo inscribió.

• Fecha y número del registro.

• Libro en el que se hizo el registro.

Este paso no lo hacen los funcionarios públicos y
notarios conciliadores, sus actas son válidas y surten sus
efectos una vez se suscriben por las partes, el registro no les
otorga el efecto, pero la ley les ordena radicar las actas en el
libro[62]

• El director del centro de conciliación en las
  copias de las actas dejará una constancia donde diga
  que presta mérito ejecutivo. Esto lo puede hacer con
  un sello o puede ser escrito a mano.

• El director del centro de conciliación
  entregará a las partes las primeras copias que prestan
  mérito ejecutivo, no el original. A todas las partes
  se les entregarán primeras copias, ya que
  existirán obligaciones recíprocas.

• El director del centro procede a archivar los
  originales de las actas y sus antecedentes entregados por el
  conciliador en un archivo dedicado para esto y debe
  organizarse en estricto orden numérico en el cual se
  llevó el registro en el libro.

• Los errores en que se haya incurrido al realizar el
  registro o las anotaciones en los libros, se
  corregirán subrayando y encerrando entre
  paréntesis las palabras, frases o cifras que deban
  suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre
  líneas las que deben agregarse y salvando al final lo
  corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando
  si vale o no lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la
  corrección enmendando lo escrito o borrándolo y
  sustituyéndolo y así se indicará en la
  salvedad que se haga. Las salvedades serán firmadas
  por el director del centro de conciliación o por el
  funcionario o notario conciliador. Sin dichos requisitos no
  valdrán las correcciones y se tendrán por
  verdaderas las expresiones originales.

Si el conciliador entrega después de los dos
días el acta para registro en el centro, el director del
centro procede como lo dijimos anteriormente, pero el conciliador
deberá ser investigado y sancionado como lo establezca el
reglamento interno del centro[63]

Si el conciliador que realizó la audiencia
cometió algún error en el acta y el centro tampoco
lo advirtió, la única manera de corregirla
será con el acuerdo de las partes que hicieron la
conciliación y el conciliador. El conciliador no puede
modificar las actas de conciliación sin la
autorización de las partes. En ningún caso un
centro de conciliación puede modificar o anular un acta de
conciliación o su registro[64]

Al igual que con las constancias, el centro de
conciliación tiene la obligación de guardar y
custodiar las actas elaboradas por los conciliadores inscritos.
El Ministerio del Interior y de Justicia expidió la tabla
de retención documental que establece el tiempo
mínimo de conservación de los documentos. El centro
de conciliación debe guardar las constancias en su archivo
directo por un año y en el archivo central por 9
años. Una vez cumplido el término de
retención de 10 años, el centro de
conciliación puede destruir las constancias siempre y
cuando las reproduzca digitalmente y cumpla con los requisitos
establecidos en la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000 y el
Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de
la Nación[65]

Las actas de conciliación no son susceptibles de
ningún tipo de recurso ante los conciliadores o centros de
conciliación, solamente un juez de la
República puede anular un acta de conciliación
después de haberse interpuesto un proceso
ordinario de nulidad. Aunque es un tema que preguntan mucho
algunos abogados en los talleres de procedimiento conciliatorio
sobre la nulidad de las actas de conciliación, no detallo
este tema porque no me interesa profundizar en cómo anular
un acta, me interesa más estudiar y escribir cómo
hacer una correctamente.

Conciliación
multi-partes

Los conflictos
pueden estar compuestos por dos o más partes, si el
conciliador encuentra que debe citar más de dos partes, el
procedimiento conciliatorio para una conciliación
multi-partes puede tener diferentes resultados.

Recordemos que el solicitante indica en su solicitud
quienes son parte en el conflicto, pero en una segunda instancia,
el conciliador debe citar a quienes considere deban asistir a la
audiencia de conciliación.

Desarrollemos este tema con un ejemplo: En una comunidad hay un
problema entre cinco vecinos que discuten la forma como se
están manejando las basuras. Los nombres de los vecinos
son: Paula, Carlos, Esteban, Melisa y John. Antonio el
conciliador los cita a todos a la audiencia de
conciliación.

A la audiencia asisten Paula, Carlos y John. Esteban y
Melisa se excusan porque no están de acuerdo con asistir a
la conciliación. ¿Puede Antonio realizar la
conciliación? La respuesta es afirmativa, toda vez que
para este caso no aunque el conflicto involucra a los cinco
vecinos, no se requiere de la asistencia de los cinco para
resolverlo.

Antonio puede hacer la audiencia con Paula, Carlos y
John y ellos llegaron a un acuerdo, para lo cual se
levantó un acta de conciliación. Pasados tres
días de la audiencia, Antonio expide una constancia de
inasistencia para Esteban y Melisa, en esta constancia Antonio
menciona que ninguno de los dos envió una excusa o
justificación.

Tanto el acta como la constancia se deben presentar al
centro de conciliación para su registro y control
respectivamente.

Con las conciliaciones multi-partes el conciliador debe
estar seguro que no se
requiere de la presencia de determinadas partes para realizar la
audiencia. Los efectos de los acuerdos conciliatorios son
inter-partes. También en el caso anterior pudo haber
resultado un no acuerdo entre Paula, Carlos y John, y el
conciliador deberá expedir una constancia de no acuerdo y
en relación con Esteban y Melisa expedir una constancia de
inasistencia.

Seguimiento al
resultado de conciliación

Los centros de conciliación y los conciliadores
están en la obligación de hacer seguimiento a los
casos que tramitan con el fin de evaluar sus servicios y
mejorarlos. El Ministerio del Interior y de Justicia en la
Resolución 1342 de 2004 exige que los centros implementen
un programa de
evaluación y seguimiento.

En el seguimiento que se haga a los casos, el centro de
conciliación puede investigar como mínimo tres
áreas:

• Servicios del centro de
  conciliación.

• Servicios del conciliador.

• La conciliación como mecanismo de
  solución de conflictos.

El procedimiento conciliatorio que hemos descrito en el
presente documento puede ser evaluado en cada etapa, el centro
podría aplicar indicadores de
gestión y con un buen seguimiento tendrá la
oportunidad de diseñar y poner en marcha estrategias que
le permitan mejorar sus servicios.

Presentamos un cuadro resumen de las etapas y los
términos que el conciliador debe tener en cuenta en el
procedimiento conciliatorio:

Conclusiones

Algunas conclusiones sobre el procedimiento
conciliatorio que hemos presentado son:

• Los centros de conciliación deben trabajar
  conjuntamente con los conciliadores en la capacitación
  y orientación del procedimiento conciliatorio para
  unificar criterios y compartir experiencias que les permitan
  mejorar sus servicios como una institución
  unificada.

• Los conciliadores deben ver en los centros de
  conciliación unos aliados naturales en el mejoramiento
  de sus procedimientos y para ello pueden generar canales de
  comunicación y consulta que les permitan conocer la
  posición jurídica del centro al adelantar las
  conciliaciones.

• Los conciliadores y centros de conciliación
  deben promover las consultas y desarrollo de la línea
  institucional de procedimiento conciliatorio del Ministerio
  del Interior y de Justicia para encontrar un apoyo y
  orientación en la implementación de la
  conciliación a nivel nacional.

• El procedimiento conciliatorio debe ser
  permanentemente mejorado para brindar a las partes un
  servicio a su medida en la solución de
  conflictos.

• Los conciliadores y centros de conciliación
  deben establecer procedimientos flexibles e informales que
  permitan un mayor acceso a la conciliación y abolir
  todo tipo de formalismo que no sea necesario.

• Los centros de conciliación deben implementar
  sistemas de revisión y control de los documentos
  expedidos por los conciliadores con el fin de identificar los
  temas en los cuales pueden mejorar y requieren más
  capacitación.

• El procedimiento conciliatorio debe ser desarrollado
  en concordancia con el fin de la conciliación: una
  alternativa para la solución integral del conflicto,
  un conflicto que va más allá de lo
  jurídico, el procedimiento conciliatorio no es un
  proceso judicial donde los abogados litigan.

• Los conciliadores deben trabajar especialmente en
  que las conciliaciones permitan a las partes ejercer su
  autonomía de la voluntad y el procedimiento
  conciliatorio está especialmente diseñado para
  la configuración de las partes.

• El procedimiento conciliatorio es una
  sucesión de pasos que se deben cumplir, lo importante
  está en cómo los conciliadores y centros hacen
  que el procedimiento sea útil para la solución
  de los conflictos.

Bibliografía

Para la elaboración del presente documento se
consultaron los siguientes documentos:

Leyes:

• 
  Ley 23 de 1991.

• 
  Ley 446 de 1998.

• 
  Ley 640 de 2001.

• 
  Ley 734 de 2002.

• 
  Ley 1098 de 2006.

• 
  Código de Procedimiento Penal.

• 
  Código de Procedimiento Civil.

Decretos:

• 
  Decreto 30 de 2002.

• 
  Decreto 4089 de 2007.

Conceptos del Ministerio del Interior y de
Justicia:

• Concepto de línea institucional No. 98558 del
  23 de mayo de 2003.

• Concepto de línea institucional No. 12919 del
  22 de septiembre de 2004.

• Concepto de línea institucional No. 15486 del
  18 de noviembre de 2004.

• 
  Concepto de línea institucional No. 01161 del 2
  de febrero de 2005.

• 
  Concepto de línea institucional No. 3550 del 8
  de abril de 2005.

• 
  Concepto de línea institucional No. 3494 del 02
  de junio de 2005.

• 
  Concepto de línea institucional No. 12781 del 14
  de junio de 2006.

• 
  Concepto de línea institucional No. 10722 del 27
  de abril de 2007.

• 
  Concepto de línea institucional No. 16096 del 20
  de junio de 2007.

Concepto de la DIAN:

• Concepto Tributario 00001 del 19 de junio de
  2003.

Ministerio de la Protección Social:

• 
  Nota Interna del 18 de abril de 2007.

Libro:

• 
  Conciliar antes que Demandar, Procuraduría General de
  la Nación, Imprenta Nacional de Colombia,
  2009.

Datos El autor.

HARBEY PEÑA SANDOVAL, abogado egresado de la
Universidad
Nacional de Colombia con
especialización en Derecho
Constitucional de la misma Universidad y en Derecho
Contractual y Relaciones Jurídico-Contractuales de la
Universidad Externado de Colombia, conciliador en derecho formado
en la Universidad Nuestra Señora del Rosario.

Profesional con formación y experiencia en el
área de los Mecanismos Alternativos de Solución de
Conflictos. A esta disciplina ha
dedicado los últimos nueve años de ejercicio
académico y profesional, colaborando en diferentes
proyectos de
implementación de los M.A.S.C. en Colombia.

Se desempeñó como Director del Proyecto de
Conciliación para el Tránsito y Transporte en
Bogotá en los años 2002 a 2003 y como Profesional
Especializado del Grupo de
Conciliación y Arbitraje de la
Dirección de Acceso a la Justicia del
Ministerio del Interior y de Justicia de Colombia en los
años 2003 a 2007. Durante el mismo periodo
participó en la formación de conciliadores en
diferentes universidades e instituciones
públicas y privadas en Colombia. En la actualidad se
desempeña como docente y consultor en resolución
de conflictos y justicia alternativa.

Autor:

Harbey Peña
Sandoval

Consultor MASC

Colombia, Bogotá D.C., mayo 10 de
2009.

[1] NOTA DE PROTECCIÃ"N DE DERECHOS INTELECTUALES: este ensayo es
propiedad
intelectual de Harbey Peña Sandoval; este material
es de uso privado para las entidades que han contratado sus
servicios como docente; no puede ser usado como material para
clases sin hacer la expresa mención de su origen y
mantener este aviso de protección de derechos
intelectuales intacto; no puede ser publicado en sitios webs
sin el permiso por escrito del autor; sus contenidos no pueden
ser usados en la publicación de trabajos impresos sin la
adecuada referencia bibliográfica; se pueden citar las
ideas y palabras del presente texto hasta
un 10% de su contenido total; todas las violaciones a la
presente nota será objeto de acciones
legales. Protejamos el derecho de
autor y derechos conexos. Versión mayo de 2009.

[2] Concepto de línea institucional
No. 01161 del 2 de febrero de 2005 del Ministerio del Interior
y de Justicia.

[3] Concepto de línea institucional
No. 12919 del 22 de septiembre de 2004 del Ministerio del
Interior y de Justicia.

[4] Concepto de línea institucional
No. 12919 del 22 de septiembre de 2004 del Ministerio del
Interior y de Justicia.

[5] Artículo 27 de la Ley 640 de
2001.

[6] Artículo 31 de la Ley 640 de 2001,
Artículos 82, 86, 98, 100 y 111 de la Ley 1098 de 2006
-Código de la Infancia y
de la Adolescencia- y concepto de línea
institucional No. 10722 del 27 de abril de 2007 del Ministerio
del Interior y de Justicia.

[7] Artículo 28 de la Ley 640 de
2001.

[8] Artículo 23 de la Ley 640 de
2001.

[9] Artículo 522 del Código de
Procedimiento Penal.

[10] Concepto de línea institucional
No. 98558 del 23 de mayo de 2003 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[11] Sentencia Casación Laboral 8412
del 13 de junio de 1996, Corte Suprema de Justicia, citada en
la Nota Interna del 18 de abril de 2007 del Ministerio de la
Protección Social.

[12] Conciliar antes que Demandar,
Procuraduría General de la Nación, Imprenta
Nacional de Colombia, 2009. Páginas 9 y 11.

[13] Concepto de línea institucional
No. 3550 del 8 de abril de 2005 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[14] Artículo 1 del Decreto 4089 de
2007.

[15] El promedio del cambio del peso
colombiano a dólar americano el mes de abril de 2009
estuvo en $2.300 pesos por cada dólar, es decir,
$15.000.000.oo son $ 6.521.oo dólares.

[16] Artículo 5 del Decreto 4089 de
2007.

[17] Parágrafo Artículo 1 del
Decreto 4089 de 2007.

[18] Artículo 2 del Decreto 4089 de
2007.

[19] Artículo 3 del Decreto 4089 de
2007.

[20] Artículo 4 del Decreto 4089 de
2007.

[21] Artículo 5 del Decreto 4089 de
2007.

[22] Artículo 6 del Decreto 4089 de
2007.

[23] Artículo 9 del Decreto 4089 de
2007.

[24] Concepto Tributario 00001 del 19 de
junio de 2003 de la DIAN y Artículo 21 del Decreto 4089
de 2007.

[25] Artículo 8 de la Ley 640 de
2001.

[26] Artículo 2 de la Ley 640 de
2001.

[27] Artículo 8 de la Ley 640 de
2001.

[28] Artículo 100 de la Ley 446 de
1998.

[29] Artículo 55 de la Ley 734 de
2002.

[30] Artículo 2 de la Ley 640 de
2001.

[31] Concepto de línea institucional
No. 12781 del 14 de junio de 2006 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[32] Artículo 8 del Decreto 30 de
2002.

[33] Artículo 2 de la Ley 640 de
2001.

[34] Numerales 1 y 2 del Artículo 8 de
la Ley 640 de 2001.

[35] Artículo 20 de la Ley 640 de
2001.

[36] Concepto de Línea Institucional
No. 12781 del 14 de junio de 2006 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[37] Parágrafo del Artículo 20
de la Ley 640 de 2001.

[38] El artículo 20 de la Ley 640 de
2001 establece que la audiencia de conciliación debe
surtirse en el menor tiempo posible y en todo caso debe
realizarse dentro de los 3 meses siguientes a la solicitud,
salvo que las partes acuerden lo contrario.

[39] Artículo 20 de la Ley 640 de
2001.

[40] El acuerdo hace tránsito a cosa
juzgada y el acta de conciliación presta mérito
ejecutivo como lo ordena el Artículo 66 de la Ley 446 de
1998.

[41] Artículos 22 y 35 de la Ley 640
de 2001.

[42] Concepto de Línea Institucional
No. 12781 del 14 de junio de 2006 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[43] Artículo 2 de la Ley 640 de
2001.

[44] Artículo 8 del Decreto 30 de
2002.

[45] Artículo 2 de la Ley 640 de
2001.

[46] Artículo 116 de la
Constitución Nacional de Colombia.

[47] Artículo 100 de la Ley 446 de
1998.

[48] Concepto de Línea Institucional
No. 12781 del 14 de junio de 2006 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[49] Artículo 35 de la Ley 640 de
2001.

[50] Artículo 8 del Decreto 30 de
2002.

[51] Artículo 8 del Decreto 30 de
2002.

[52] Concepto de línea institucional
No. 16096 del 20 de junio de 2007 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[53] Concepto de línea institucional
No. 16096 del 20 de junio de 2007 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[54] Concepto de línea institucional
No. 3494 del 02 de junio de 2005 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[55] Numeral 6 del artículo 8 de la
Ley 640 de 2001.

[56] Artículo 1 de la Ley 640 de
2001.

[57] Artículo 14 de la Ley 640 de
2001.

[58] Artículo 14 de la Ley 640 de
2001.

[59] Artículo 7 de la Ley 640 de
2001.

[60] Concepto de línea institucional
No. 15486 del 18 de noviembre de 2004.

[61] Concepto de línea institucional
No. 15486 del 18 de noviembre de 2004.

[62] Artículo 15 de la Ley 640 de
2001.

[63] Artículo 1 del Decreto 30 de 2002
y Concepto de línea institucional No. 15486 del 18 de
noviembre de 2004 del Ministerio del Interior y de
Justicia.

[64] Concepto de línea institucional
No. 16096 del 20 de junio de 2007 del Ministerio del Interior y
de Justicia.

[65] Concepto de línea institucional
No. 3494 del 02 de junio de 2005 del Ministerio del Interior y
de Justicia.