Análisis de los procesos administrativos de una panadería, pastelería y charcutería (página 2)
Capitulo V: Se refiere a las conclusiones y
recomendaciones emanadas del estudio realizado.
Finalmente, se detallan las referencias
bibliográficas y electrónicas que sustentaron los
aspectos de la
investigación, así mismo, se presentan los
anexos respectivos.
CAPÍTULO I
El
problema
PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA.
En esta nueva era las organizaciones
presentan situaciones de complejidad, dinamismo y alta competitividad
donde solo serán exitosas aquellas empresas que
desarrollen capacidades de flexibilidad, adaptación,
optimización de sistemas,
generando así una ventaja competitiva que permita
enfrentar los cambios empresariales y a esos competidores,
logrando alcanzar sus objetivos de
una forma eficaz y eficiente.
De igual forma, en las organizaciones sigue siendo un
tabú las forma y las maneras de llevar a cabo cada
día los procesos
administrativos; siendo este según Faylos
(1969)"… deben hacerse de una manera secuencial de tal
modo que el desempeño de las funciones
administrativas puedan lograr los objetivos trazados. (p.
103).
Así mismo, cabe agregar que la
organización es la estructura la
cual determina las jerarquías necesarias y agrupaciones de
actividades con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro
del grupo social y
para que exista una buena administración que día a día
sigue siendo una inestabilidad la manera de llevar
consecutivamente los procesos
administrativos, lo cual expresa Chiavenato (2003)
"…Dinámico solo cuando el concepto de
función
se aborda desde esta perspectiva, este permite la
corrección y el ajuste continuo, mediante la retroalimentación, de este modo el proceso
administrativo no es mas que un ciclo, sino una interacción dinámica", (p. 319).
De lo anterior se deduce que todas las organizaciones
tanto públicas como privadas, tienden a buscar su eficiencia
aprovechando al máximo los recursos
disponibles mediante la aplicación de criterios de
escasez en
virtud de la severa recepción económica que afecta
al mundo, sobre todo en estas económicas, dependiendo de
algún producto de
explotación como es el caso venezolano.
Del mismo modo, cabe destacar que una organización es el escenario donde se
desarrollan todos los procesos administrativos, los cuales hacen
un trabajo
eficiente cuando esto se cumple a cabalidad cada uno de ellos, ya
que son quienes colocan en un buen funcionamiento a una empresa; por
lo tanto Melinkoff (1998), define una
organización:
"Es un proceso de
la
administración con carácter de instrumento esencial donde se
adecuan los procesos administrativos que se convierten en
procesos productivos que adquieren la categoría de
técnicas y es parte integrante de las
fuerzas productivas, donde establecen forma de trabajo dentro de
la estructura organizativa. (p. 46)".
Considerando de tal forma, que todas las organizaciones
deben presentar continua y detalladamente cada uno de los
procesos; siendo este según Chiavenato (2003), es
"…la secuencia sistemática para realizar las
tareas, medios,
métodos o
maneras de ejecutar ciertas actividades" (p. 16), debido a esto
es importante resaltar que los procesos administrativos son
aquellas funciones que el administrador
debe realizar parta que se logren los objetivos en la forma mas
racional posible, es decir, con optima utilización de los
recursos.
Seguidamente, se dice que los procesos administrativos
contribuyen a la
formación de una organización, porque son
quienes proporcionaban los fundamentos para el estudio de la
administración, además sirven con
directrices para que el gerente
analice y entienda un problema determinado y lo lleve a los
objetivos y medios concernientes para alcanzarlos.
En tal sentido, comenzar a ejecutar o colocar en
práctica cada uno de ellos tomando en cuenta como primer
paso la planeación, la cual es la que permite
definir los objetivos e implementar planes para conseguirlos,
eligiendo los medios necesarios, según Chiavenato (1993),
define el termino planear con los objetivos y escoger
anticipadamente el mayor curso de acción
para alcanzarlo, colocando como ideal el enfoque integral de la
planificación que es el mayor vehiculo para
el desenvolvimiento de una creatividad
que difieran resultados óptimos.
Por otro lado, organizar se caracteriza por dividir
el trabajo y
designar personas que lleven a cabo la coordinación de este recurso, ya que para
lograr objetivos deben orientarse en un fin común, tal
como lo define Chiavenato (1993), organizar es determinar las
actividades necesarias para el alcance de los objetivos
planeados, además de agrupar las actividades es una
estructura lógica
y asignar las actividades a personas especificas, (p.
256)..
De acuerdo a esto, la organización es aquella
parte de la administración que implica establecer la
estructura intencional de los papeles que deben desempeñar
las personas en una organización, se encuentra orientada
hacia unos objetivos por que esta diseñada a alcanzar los
resultados, por otro lado se encarga de organizar, integrar y
estructurar los recursos del organismo.
Al mismo tiempo, la
dirección viene dada de la mano de la
organización y la planeación y se enfoca en
dirigir, liderar y motivar los esfuerzos hacia un
propósito, además de accionar y dinamizar la empresa, por
tal motivo Stonner (1992), lo define con "la relación
interpersonal de los administradores en todos los niveles de la
organización y de sus respectivos subordinados" (p.
28).
Evidentemente es la dirección quien influye en
las personas para que contribuyan a la obtención de las
metas de la organización, por que es quien planea,
organiza, integra y controla las técnicas útiles
que permitan dirigir y realizar mejor el trabajo.
Visto de esta forma, el control como
ultima función del proceso administrativo viene a definir
los estándares de desempeño y emprender la
acción correcta para garantizar la continuidad de los
objetivos, es el control quien determina el desempeño con
el fin d que se cumplan los objetivos de la organización,
es por lo tanto que Weihrich, (1989), lo define como un sistema sencillo
de retroalimentación, donde los administradores deben
detectar estándares y planes con lo que mas adelante
llevaran a cabo las correcciones (p. 595).
Sin dudas el control, es la base de la
consecución que sigue luego de planear, organizar, hacer,
evaluar y mejorar las expectativas de una
organización.
Sin embargo, para que exista una administración
efectiva donde se desarrolle solo va a depender de la alta
complejidad con el cual presente sus alternativas, según
lo expresa Mardelly (1999), "es un proceso que consiste en
planear, organizar, ejecutar el desempeño para determinar
y lograr los objetivos manifestados mediante el uso de seres
humanos u otros recursos" (p. 16).
Por otra parte, la pequeña y mediana empresa (PYME), a nivel
mundial a desempeñado un papel en el desarrollo de
la economía industrializada, igual que los
países en desarrollo, la (PYME), ha contribuido
significativamente en el crecimiento
económico, evidenciando su papel en la
aceleración del ritmo de industrialización y la
promoción al espíritu
empresarial.
En relación a lo antes planteado, la
Panadería, Pastelería y Charcutería "El
Terminal", ubicado en Yumare, Municipio Manuel Monge del Estado
Yaracuy, dedicada a la producción y venta de pan y
otros productos ya
determinados, como son; víveres, charcutería, entre
otros, según observaciones efectuadas y comentarios por
parte de la clientela, se dice que presenta una serie de
inconvenientes como lo son desabastecimiento de pan, falta de
conocimiento
del personal de dicha
área, generalmente no existe variedad en los productos, lo
que conlleva a definir que no se están implementando los
procesos administrativos, ya que estos son la base principal para
toda organización, y sin ellos se generan una serie de
consecuencias, tales como; desaprovechamiento de ganancias, ya
que se encuentra en un buen punto competitivo, logrando perdida
de clientes al no
encontrar el producto deseado.
En resumen, se decide realizar un análisis sobre los procesos administrativos
de la Panadería, Pastelería y Charcutería
"El Terminal", ubicada en Yumare, Municipio Manuel Monge del
Estado Yaracuy, con la finalidad de una u otro forma solventar el
problema y dar alternativas a la situación que se esta
suscitando.
Debido a estas observaciones, surgen las siguientes
interrogantes:
¿Cuál es la situación que presenta
la empresa en cuanto a los procesos administrativos?
¿Cuáles son las variables que
afectan el proceso administrativo de la Panadería,
Pastelería y Charcutería "El Terminal"?.
¿Qué estrategias se
utilizaran pata optimizar el logro de los procesos
administrativos de la Panadería, Pastelería y
Charcutería "El Terminal", ubicada en Yumare, Municipio
Manuel Monge del Estado Yaracuy?.
Una vez expuestas todas las interrogantes, se le
dará solución al problema planteado, esperando que
sea de gran utilidad,
además de beneficioso para todos los miembros que
pertenecen a la organización.
OBJETIVOS DE LA
INVESTIGACIÓN
Objetivo General.
Analizar los procesos administrativos de la
Panadería, Pastelería y Charcutería "El
Terminal", ubicada en Yumare Municipio Manuel Monge Estado
Yaracuy.
Objetivos
Específicos.
1. Diagnosticar la situación que
presenta la empresa en cuanto a los procesos
administrativos.2. Determinar las variables que afectan los
procesos administrativos de Panadería,
Pastelería y Charcutería "El Terminal
".3. Diseñar estrategias para optimizar
los procesos administrativos de Panadería,
Pastelería y Charcutería "El
Terminal".
Justificación e
Importancia
Los procesos es la secuencia sistemática de las
funciones para realizar las tareas, por medio de métodos o
maneras de ejecutar ciertas actividades; sin importar sus niveles
ni funciones, se comprometen continuamente en actividades
interrelacionadas, como planear, organizar, dirigir y controlar
para alcanzar los objetivos deseados.
Más aún en las tendencias observadas en
los últimos años indican que existirá un
mayor crecimiento en las organizaciones siempre y cuando los
problemas
administrativos de la empresa estén dentro de los
parámetros aceptables que permitan cada día obtener
calidad en los
productos y maximizar las ganancias llevando consigo una buena
administración y cumplimiento de total cabalidad de cada
una de los procesos administrativos.
Ante esta situación, se justifica realizar este
estudio referido a proyectar espacio de desenvolvimiento
empresarial, promoviendo alternativas de desarrollo que responda
a la meta trazada,
elevando la eficacia en la
toma de dediciones y elevar la disponibilidad de convertirse en
la empresa líder o
en una fuente competidora.
Según lo antes expuesto el mismo esta dirigido a
adoptar estrategias para optimizar los procesos administrativos
ya que de una u otra forma se va a mejorar el servicio de la
misma logrando de esta manera alcanzar los objetivos planteados,
por consiguientes el presente estudio esta enmarcado en las
líneas de investigación: Los procesos administrativos
y su alta efectividad en la empresa. Del mismo modo el estudio se
ubica en el eje conceptual de los procesos administrativos con la
finalidad de analizarlo y observar la oportunidad que esta
presenta, además para facilitar la forma de decisiones
acorde con los resultados.
En este orden de ideas, es importante resaltar que dicha
investigación se basa en primer lugar en conocer la
problemática, determinar las causas que afectan dichos
procesos y diseñar estrategias que permitan de una u otra
manera dar soluciones que
se consideren para lograr los objetivos trazados. Por ultimo esta
investigación traerá beneficios sociales y
económicos tanto para los trabajadores como para la
empresa ya que se diagnosticara la situación que presente
la misma, aportando la posible alternativa mediante el diseño
de estrategias de análisis para el proceso
administrativo.
CAPÍTULO II
Marco
teórico
Antecedentes de la
investigación
Todo estudio que se pretende realizar requiere como paso
previo, la revisión de temas ya existente relacionados con
el trabajo que se elabora. Por lo que se hace necesaria la
consulta de tópicos asimilados con el mismo, por tal
motivo, en el presente capitulo se citan investigaciones,
que de una a otra manera han contribuido a generar antecedentes
sobre el tema referido el análisis de los procesos
administrativos de la Panadería, Pastelería y
Charcutería "El Terminal". De Yumare Estado
Yaracuy.
En consecuencia se han estudiados y se citan
experiencias anteriores relacionadas con los factores que
posiblemente estén actuando de manera similar ante
problemática por las cuales atraviesa la Panadería,
Pastelería y Charcutería "El Terminal" donde lo que
se pretendes relacionar experiencias, métodos, tipos de
investigación, instrumentos utilizados entre otros, a
la situación presente de la empresa citando de igual forma
antecedentes tanto internacionales como nacionales.
Antecedente
Internacional
Eusa Feregrino, R.J., Gonzáles Ríos, R
(2004) En su tesis de
licenciatura, que lleva por nombre Reingeniería del Proceso de
Administración de Documento en la Obra Publica del Estado
de Pueblas (SEDECAP), el cual realizo para optar al titulo de
licenciada en Administración de empresa, en la Escuela de
Negocios,
Universidad de
las Américas Puebla.
Según estos autores afirman que el problema que
presenta esta organización es la falta de
planificación, coordinación y evaluación
dentro de sus procesos administrativo debido a la resistencia al
cambio, falta de gerencia
inadecuados planes de adiestramiento,
carencia de un solidó departamento de mejoras de procesos
que permitan otorgar unidades a la empresa, falta de registro de todos
los procesos emprendidos, además de crear reuniones entre
los empleados de la organización que permitan conocerse
mejor, compartir inquietudes y romper con la rutina
eventual.
Para finalizar concluyeron que es importante llevar a
cabo con eficaz eficiencia cada uno de los pasos que comprenden
los procesos administrativos ya que estos permiten lograr el
funcionamiento de las actividades de la organización y
así obtener efectivamente los resultados esperados que se
ajusten a su visión, misión y
política
evitando riesgo de
desequilibrios organizacional y económico dentro de sus
estados
financieros, de igual forma señalan, que debe existir
un departamento especializado capaz de enfrentar cualquier
dificultad o cambio que se
presente en el camino.
Antecedentes Nacionales
Vásquez (2004), en la tesis titulada
formulación de mejoramiento continuo de los procesos
administrativos en la dirección de la universidad centro
occidental Lisandro Alvarado UCLA Barquisimeto Estado Lara, cual
fue propuesto a la universidad Fermín toro, en la escuela
de administración, siendo un trabajo de grado para obtener
el titulo de licenciado en administración empresa, lo cual
se basó en un diseño de campo con una modalidad
descriptiva, planteando como objetivo
general diagnosticar los procesos administrativos en la
dirección de planificación de la UCLA conociendo
las necesidades de cada una de las unidades que la conforman e
identificando las funciones de cada unida y puesto de
trabajo.
El autor concluyo que la dirección de
planificación de la UCLA presenta problemas en cuanto al
manejo de proceso administrativo y la forma como afecta a gran
parte de la organización.
Este antecedente implica o muestra la
importancia que tiene la efectividad de los procesos
administrativos.
Salcedo, J. (2004) en su trabajo titulado "Influencia
del Proceso Administrativo en el Departamento de venta de la
Empresa Proter & Gramble, C.A. Valencia Estado Carabobo ", el
cual se obtuvo información a través de un cuestionario
que se le aplico a un determinado numero de personas. La metodología empleada es del proyecto factible
y de proceso de análisis de los resultados que estos
obtuvieron fue del 90% de la muestra.
En este contexto el autor hace énfasis de la
importancia que tiene cada uno de los procesos que deben
cumplirse dentro de una organización ya que son el piloto
fundamental en el desarrollo de las actividades que realiza una
empresa como tal.
De igual manera, Pandares (2005) en su trabajo titulado,
análisis del proceso administrativo del área de
compra de la empresa Cerámicas Caribes CA ubicada en el
Municipio Bruzual del Estado Yaracuy, el cual realizo para optar
al titulo de TSU en administración en el IUTY, y se
enmarco en el estudio de campo en la modalidad descriptiva tuvo
como finalidad analizar los procesos administrativos del
área de compra.
Una vez realizada el análisis a los resultados de
la investigación, determinó que existe ciertas
actividades que pueden ayudar a mantener efectivamente los
procesos administrativos dentro de una empresa ya que son la base
fundamental para el desarrollo de las actividades.
Este trabajo contribuye con la investigación ya
que resalta la importancia de la realización e
utilización de los procesos administrativos dentro de una
organización.
Así mismo, Almeida, L. (2005) en su tesis de grado
titulada " Política para un Departamento Administrativo ",
realizado en la empresa Orinoco C.A del Estado Carabobo
tomó como base un diagnostico mediante el cual se
determinó que ese departamento no contaba con lineamientos
claramente establecidos, para ellos se tomó una muestra de
30 empleados, los cuales aplico la variedad del problema, con un
diseño tipo proyecto especial y un nivel descriptivo, con
este estudio demostró la importancia de establecer la
política e implementación en el departamento
administrativo.
Lo resaltante de esta investigación es la
coincidencia en considerar los procesos administrativos como una
herramienta fundamental de gestión
administrativa, que le garantiza el buen manejo de los recursos
financieros haciéndose evidente que cuando una
institución enfoca su gestión en el ámbito
legal las actividades se desarrollan mejor y los objetivos se
hacen mas fáctibles de cumplirse.
La relación de todos los trabajos utilizados como
antecedentes y el tema de estudio es que ambos presentan a los
procesos administrativos como la base esencial de toda
organización para así alcanzar todos los objetivos
y metas propuestas.
Bases Teóricas
En esta parte del capitulo se exponen las bases
teóricas obtenidas de los grandes estudios desarrollados
permitiendo de esta manera una secuencia coherente al presente
trabajo, donde cada una de sus aportes permitirán
desarrollar las diferentes bases del proceso y facilitar una
visión mas precisa de los distintos conceptos que
aquí se desarrollaran dentro de los que se
encuentra:
Administración
El papel de la administración en la sociedad
moderna, que todas las organizaciones operan en beneficio de la
comunidad, su
continuidad y crecimiento depende de la eficacia, la tarea de la
administración es por lo tanto, asegurar la continuidad de
la organización para que siga atendiendo las exigencias y
necesidades que cambian rápidamente, le corresponde a la
administración la tarea de diagnosticar esos
cambios.
Verificar su tendencia y ajustar el comportamiento
de la organización a nuevas oportunidades propiciado por
las nuevas circunstancia.
En tal sentido Fylor (1969) lo define como el proceso
por el cual se ejecutan un propósito determinado
poniéndolo en vigor y vigilándolo (Pág.
23).
Para finalizar podemos decir que la
administración. Se volvió tan importante como el
propio trabajo hacer ejecutado no en un fin en si misma, es un
medio de hacer que las cosas sean realizadas de la mayor forma
posible con el menor costo con la
mayor eficiencia y eficacia.
Características de la
Administración
La administración posee ciertas
características inherentes que la diferencias de otras
disciplinas:
Universalidad: Existe en cualquier grupo
social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa
industrial, el ejercito, un hospital, una escuela, entro
otros.Valor Instrumental: Su finalidad es
eminentemente practica, resulta ser un medio para lograr un
fin.Unidad Temporal: Aunque para fines
didácticos se distingan diversas fases y etapas en el
proceso administrativo, esto no significa que existen
aisladamente. Todas las partes existen
simultáneamente.Amplitud de Ejercicio: Se aplica en todos los
niveles o subsistemas de una organización
formal.Especificidad: Tiene características
propias que le proporcionan su carácter
especifico.Interdisciplinariedad: La
administración es afín a todas aquellas
ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en
el trabajo.Flexibilidad: Los principios administrativos
se adaptan a las necesidades propias de cada grupo en donde
se aplican.
Importancia de la
Administración
Después de haber estudiado sus
características, resulta innegable la trascendencia que
tiene la administración en la vida del hombre. Por l
que es necesario mencionar algunos de los argumentos más
relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina:
Universalidad: Demuestra que es
imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier
organismo social.Simplificación de Trabajo: Simplifica
el trabajo al establecer principios, métodos y
procedimientos para lograr mayor rapidez y
efectividad.Productividad y Eficiencia: La productividad
y eficiencia de cualquier empresa están en
relación directa con la aplicación de una buena
administración.Bien Común: Proporciona lineamientos
para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para
mejorar las relaciones humanas y generar empleos.
Administración
Pública
Es la ejecución y la observancia de la
política gubernamental. según ha sido delineada
para autoridades competentes y por lo tanto a ella concierne los
problemas. Poderes, organización y técnicas que
lleva implícita de las leyes y políticas
formuladas por la dependencia gubernamentales encargadas de
ellos.
La administración
pública es la ley en
acción: es la parte ejecutiva del gobierno.
En consecuencia significa primordialmente las labores de
las empresas civiles que se encarga, por mandato legal de
tramitar los trabajos públicos que se les han asignado. La
administración concentra su estudio en aquellos aspectos
de organización, procedimientos y
método que
son comunes a la mayoría de las oficinas
administrativas.
Tal como lo expresa Amaro (1993), dados los problemas
económicos y sociales generados por la crisis
existente en distintos ordenes de la vida actual el estado
moderno asumió una responsabilidad de gran envergadura basada en la
orientación de los procesos económicos de la
sociedad sea cual sea su concepción política. En
este orden, el citado autor destaca:
"El estado en su misión de satisfacer los
servicios
públicos de la comunidad, encara graves problemas en
la prestación del mismo, debido a la demanda y
expansión de los sectores tradicionales, como; salud, educación, agricultura,
transporte,
justicia,
bienestar, defensa, hidrocarburos
y minas". (Pág. 03).
Así mismo, indica este autor que el acto
administrativo es la expresión de la voluntad del estado
mediante su principal instrumento; la administración
pública la cual cumplirá sus fines en la medida que
los titulares de las distintas instalaciones publicas para
ejercer su poder con
eficiencia. Todo lo anterior, permite afirmar la importancia de
la funcionalidad de los entes públicos sobre todos
aquellos cuya responsabilidad es garantizar diversos servicios a la
colectividad.
Los Principios de la
Actividad de la Administración
Pública:
De acuerdo con el artículo 141 de la Constitución, la Administración
Pública se fundamenta en "los principios de honestidad,
participación, celeridad eficacia, eficiencia,
transparencia, rendición de cuentas y
responsabilidad en el ejercicio de la función
pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho".
Estos mismos principios los repite el artículo 12 de la
LOAP al precisar que la actividad de la Administración
Pública se desarrollará con base a los principios
antes mencionados.
Principio de la simplicidad: El artículo
12 de la LOAP dispone que la simplificación de los
trámites administrativos será tarea permanente de
los óranos y entes de la Administración
Pública, así como la supresión de los que
fueren innecesarios, todo de conformidad con los principios y
normas que
establezca la ley correspondiente. Este principio tiene el objeto
de racionalizar los trámites que realizan los particulares
ante la Administración Pública, mejorar la
eficiencia, pertinencia y utilidad, a fin de lograr mayor
celeridad y funcionalidad en las mismas; reducir los gastos
operativos; obtener ahorros presupuestarios; cubrir
insuficiencias de carácter fiscal y
mejorar las relaciones de la Administración Pública
con los ciudadanos.
Principio de información general (Internet). A fin de dar
cumplimiento a los principios establecidos en la LOAP,
ésta dispone (art. 12) que los órganos y entes de
la administración Pública deberá utilizar
las nuevas
tecnologías que desarrolle la ciencia,
tales como los medios
electrónicos, informáticos y
telemáticos, para su organización, funcionamiento y
relación con las personas.
Principio de publicidad de los
actos generales: La norma recoge el principio general del
comienzo de la eficacia de los actos administrativos de efectos
generales (normativos) o de carácter general (destinados a
varios sujetos de derecho), sujetándolo a la
publicación en la Gaceta Oficial.
Principio de la sujeción a los
planes, metas y objetos. Los órganos entes
de la Administración Pública, en su funcionamiento,
deben sujetarse a las políticas, estrategias, metas y
objetivos que se establezcan en los respectivos planes
estratégicos y compromisos de gestión.
Principio de la eficacia. Los entes de la
Administración Pública debe perseguir el
cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las
normas, planes y compromisos de gestión; así como
la evaluación y control del desempeño institucional
y de los resultados alcanzados.
Principio de la adecuación de los medios
financieros a los fines. La asignación de
recursos a los órganos y entes de la Administración
Pública se debe ajustar estrictamente a los requerimientos
de su funcionamiento.
Principio de coordinación: Conforme con
el artículo de la LOAP, las actividades que desarrollen
los órganos y entes de la administración
pública deben estar orientadas al logro de los fines y
objetivos del Estado, para lo cual deben coordinar su
actuación bajo el principio de unidad
orgánica.
Administración Privada
Concierne a las actividades de los particulares y en
todos sus ordenes y es, por lo tanto muy amplia. La industria es
la
ilustración mas evidente de la administración
privada, pero también la encontramos altamente
desarrollada en los organismos eclesiásticos, los colegios
y las instituciones
privadas de beneficencia.
Puede ser, de tipo internacional, como ciertas sociedades de
carácter cultural, político y social y carteles que
se van mas allá de las fronteras de un país,
además de tipo nacional, regional o local, bancaria,
industrial comercial, agrícola entre otros.
Administración Mixta
La administración mixta o cuasi-pública se
refiere a las actividades de aquellos organismos que están
bajo jurisdicción tanto del poder público como del
sector privado, y a ellos corresponden las instituciones de
participación estatal, descentralizadas o
autónomas. Por el ámbito que abarca, la
administración mixta puede ser de carácter
institucional, nacional y regional, y por la estructura del
organismo al que sirve puede ser de tipo descentralizado,
autónomo, semioficial, de participación
etc.
Comparación Entre Administración
Pública y Privada
Mucho se ha discutido sobre la administración
pública, es una disciplina independiente de la
administración privada y por el contrario ambas son partes
de una disciplina general llamada "administración".
Existen suficientes motivos para pensar que esto último es
lo correcto y que no justifica en forma alguna la existencia de
dos disciplinas separadas, Sin embargo, podemos conocer que
dentro de cada esfera en particular, existen situaciones
específicas que lo caracteriza, así como que tienen
grandes analogías.
Diferencias entre Administración Publica y
Privada
Dimock (1999), que la administración
pública se caracteriza porque es menos idónea que
la privada, porque la limitan sus responsabilidades, que
están enmarcadas en reglamentos que no pueden cambiar a
voluntad. Además esta sujeta a cambios imprevistos o
premeditados de política, lo cual se traduce en cambios de
administración. El remedio para estas desventajas
creación de servidores
públicos profesionales permanentes, que ocupen los puestos
de mas alta jerarquía, y proveer de ciertas
autonomías a la administración para alejarla de
estas influencias.
Los problemas se acentúan en la
administración pública debido a las condiciones
políticas gubernamental, las restricciones legales etc.,
que están por encima de una autonomía
administrativa y la libertada de acción.
Una distinción muy común entre ambos tipos
de administración es aquella que se refiere a los fines.
Desde el punto de vista objetivo, es indiscutible que existe una
distinción tajante el objeto del gobierno es servir a los
ciudadanos, procurar la continuidad de los servicio. En cambio el
propósito de la empresa privada es la obtención del
lucro. Sin embargo, no puede negarse que existen empresas
privadas que trabajan no solo con fines no lucrativos, sino que
aun desarrollan actividades que, en principio, corresponden al
Estado.
Proceso
Para dar seguimiento a una series de actividades con
enfoque para llevar a cabo las labores eficientemente. Es
necesario tomar en cuenta sus procedimientos o pasos que permiten
dar consecución y orden a cualquier labor que se
desempeñe.
Por tal motivo Chiavenato (2003) la define como: la
secuencia sistemática de funciones para realizar las
tareas , medio, métodos o manera de ejecutar ciertas
actividades sin importar sus niveles ni funciones se comprometen
continuamente en actividades interrelacionadas como planear,
organizar dirigir y controlar los objetivos deseados (Pág.
16)
Proceso administrativo
A pesar que la administración sea una disciplina
relativamente nueva su desarrollo fue muy rápido lo que
permite entonces los procesos administrativos vengan a formar
papel importante dentro de una organización, puesto que
ellos son las bases sustancial para la creación y
desarrollo de las actividades que se desean realizar.
Por lo tanto Stonner (1992) define:
"Los procesos administrativos como el conjunto de
operaciones o
procedimientos a seguir dentro de una organización para
cumplir con total cabalidad las actividades planteadas y de este
mismo modo lograr un mayor desenvolvimiento en las evaluaciones y
alcanzar el máximo rendimiento de todos los empleados en
el interés
y de esta manera obtener los objetivos planteados".
De igual manera, Thielen (1995), señala que los
procesos administrativos "son todas aquellas funciones que el
administrador debe realizar para que se logren los objetivos en
la forma mas racional posible, es decir, con la optima
utilización de los recursos"
Ventajas Del Proceso Administrativo.
Proporciona fundamentos para el estudio de la
administración promoviendo el entendimiento de lo que
es la administración.Son factibles de las contribuciones de otras
escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del
pensamiento contemporáneo administrativo.Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una
variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario
para adaptarlo a un conjunto particular de
situaciones.Se reconoce flexibilidad y arte de la
administración y se fomenta la mejor manera de
utilizarlo en una forma práctica.Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes
de la administración. El patrón del proceso
hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve
a determinar los objetivos y los medios para
alcanzarlos.Los principios de la administración
están derivados, refinados y aplicados y sirven como
directrices necesarias para una útil
investigación administrativa.Se estimula el desarrollo de una filosofía
determinada de la administración, cada una de las
fases de sus aplicaciones requiere servirse de valores,
convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos,
recursos en torno del cual opera.
Por consiguiente a continuación se desarrollaran
de una manera precisa y sencilla cada uno de los procesos
administrativos.
Planificación
Es la primera función administrativa porque sirve
de base a las demás funciones. Es la función
administrativa que determina cuales son los objetivos que deben
alcanzarse y que deben hacerlo para alcanzarlo.
Por su parte Chiavenato (1987) define como planear es
decir los objetivos y escoger anticipadamente el mayor curso de
acción para alcanzarlo.
Principios de la Planificación
Primacía de elementos de
administración (planificación,
Organización dirección – coordinación –
control).Iniciación del proceso de gestión
empresarial.Flexibilidad, variables no previstos por acciones
coyunturales y estructurales que requieren
programación.Sincronización, a nivel y horizontal de la
organización.Objetivos ¿Qué queremos
alcanzar?Estrategias ¿Cómo lograr los objetivos
y que alternativas se debe emplear?Programas de acción. ¿Qué
operaciones hay que alcanzar?Políticas internas ¿Qué
orientación y prioridad deben alcanzarse?Procedimientos ¿Cómo se
hace?Normas de control ¿Qué
parámetros, medidas se utilizan en la
evaluación?
Fases de la Planificación
Descripción de lo planificado tal y como es
en la realidad.Diagnostico. Descripción de lo planificado
tal y como es en la realidad.Explicación de porque lo planificado es como
es y no como debería ser.Prognosis: descripción de cómo
evoluciona lo planificado de sus condiciones actuales
continúan actuando igual que hasta el
presente.Prospectiva: Cuadro general del futuro deseable y
posible, que aglutina los objetivos perseguidosSelección de instrumentos para transformar lo
existente en lo deseable y posible. Selección
preliminar Evaluación. Selección final de
conjuntos de instrumentos factibles, compatibles y
complementarios. Definición de mecanismos para
implementar y revisar los planes.La previsión presupuestal garantiza la
ejecución de planes, programas y presupuesto, cuyo
objetivo es el cumplimiento de acciones y responsabilidades
asignadas a diferentes agentes o instituciones.Requiere de un análisis de la realidad o
diagnostico que contiene:Fortalezas y debilidades
Además incluye la formulación de
planes, que definen:Políticas
Metas y estrategias del plan.
Pasos de Planificación,
1- Detección de las oportunidades: es el
verdadero punto de partida de la
planeación.2- Establecimiento de objetivos: consiste en
difundir y establecer objetivos para todas las empresa y para
cada unidad de trabajo lo cual debe realizarse a corto o a
largo plazo.3- Desarrollo de premisas: establecer, obtener,
difundir, consenso para utilizar premisas como pronostico
políticas y los planes existentes en las
compañías.4- Fijar los cursos alternativos de
acción: consiste en buscar cursos alternativos de
acción para llevar a cabo aquellos que no resulten
evidente.5- Determinar los cursos alternativos de
acción: consiste en adoptar un plan después de
haber examinado sus puntos débiles o fuertes
evaluados, ponderados de acuerdo a las metas.
Clasificación de la
Planificación
Es importante destacar que el modelo que se
construye en esta concepción obedece a una visión
sistemática lineal es decir elemental.
La proyección en ese sentido sustenta al
método, sin olvidar el campo de las probabilidades de las
cuales echan mano. Por tanto, la amplitud del universo
poblacional, de relaciones, sucesos, sujetos, objetos, es
variable.
Posee limitaciones tantas por una rigidez (determinismo)
como por su escasa aplicación, poco afines con la
dinámica social contemporánea, que propone y
desarrolla visiones totalmente nuevas, toda vez que los problemas
actuales carecen de paralelo. Por tanto, la funcionalidad del uso
exclusivo de esta postura limitada.
Prospectiva: La prospectiva es una
concepción y una praxis de
elevados alcances creativos y muy gratificantes por el aprendizaje
que conlleva, basta mencionar su carácter holista (total):
toma una cuenta la economía, la política, la educación y otras
disciplinas relevantes en decisiones que marcan la
dirección del futuro de la sociedad.
La prospectiva es flexible, ya que reconoce la movilidad
social como un elemento que se debe considerar. Se interesa por
la realización de planes, programas,
proyectos y
acciones que
ayudan a la consecución del escenario deseado, bien se
puede decir que el escenario probable es un nivel de
transición para llegar al escenario deseable.
Es recomendable diseñar escenarios deseables y
construir la estructura y las estrategias necesarias para
lograrlo. Se puede empezar por la propia casa, con la familia o
de manera personal.
Debe señalarse que la prospectiva es un excelente
vehiculo de creatividad en la que todo un equipo se diviniza con
una gran carga de compromisos y responsabilidades un circulo de
información procesada, clasificada e interpretada y con la
direccionalidad que da la institución
(organización) a la que se esta vinculando el
trabajo.
Tipos de Planificación
Existen diversas clasificaciones acerca de la
planificación. Según Stonner (2001), los gerentes
usan dos tipos básicos de planificación. La
planificación estratégica operativa,
La planificación estratégica está
diseñada para satisfacer las metas generales de la
organización, mientras la planificación operativa
muestra cómo se pueden aplicar los planes
estratégicos en el quehacer diario. Los planes
estratégicos y los planes operativos están
vinculados a la definición de la misión de una
organización, la meta general que justifica la existencia
de una organización. Los planes estratégicos
difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de
tiempo, alcance y grado de detalle.
La planificación estratégica es
planificación a largo plazo que enfoca a la
organización como un todo. Muy vinculados al concepto de
planificación estratégica se encuentran los
siguientes conceptos:
a) estrategia
b) administración estratégica
c) cómo formular una estrategia
Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado
que relaciona las ventajas estratégicas de una firma
con los desafíos del ambiente y se le diseña
para alcanzar los objetivos de la organización a largo
plazo; es la respuesta de la organización a su entorno
en el transcurso del tiempo, además es el resultado
final de la planificación estratégica.
Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser
consistente con los objetivos organizacionales.Administración estratégica: es el
proceso que se sigue para que una organización realice
la planificación estratégica y después
actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general
se piensa que el proceso de administración
estratégica consiste en cuatro pasos secuencia les
continuos:
a) formulación de la estrategia
b) implantación de la estrategia
c) medición de los resultados de la
estrategia
d) evaluación de la estrategia.
La planificación operativa: consiste en formular
planes a corto plazo que pongan de relieve las
diversas partes de la organización. Se utiliza para
describir lo que las diversas partes de la organización
deben hacer para que la empresa tenga éxito a
corto plazo. Según Wilburg, (2001) Jiménez Castro
la planificación puede clasificarse, según sus
propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, los
cuales se presentan a continuación.
a) Planificación Operativa
b) Planificación Económica y
Social
c) Planificación Física o Territorial.
Según el período que abarque puede. ser:
– de corto plazo
– de Mediano plazo
– de largo plazo.
Planificación Operativa o Administrativa: se ha
definido como el diseño de un estado futuro deseado para
una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff,
1970).
Planificación Económica y Social: puede
definirse como el inventario de
recursos y necesidades y la determinación de metas y de
programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas
necesidades, atinentes al desarrollo
económico y al mejoramiento social del
país.
Planificación Física o Territorial:
podría ser definida como la adopción
de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los
recursos
naturales, dentro de los cuales se incluyen los
agropecuarios, minerales y la
energía
eléctrica, etc., y además para el crecimiento
de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional
rural.
Planificación de corto plazo: el
período que cubre es de un año.Planificación de mediano plazo: el
período que cubre es más de un año y
menos de 5 años.Planificación de largo plazo: el
período que cubre es de más de cinco
años.
Según Cortés (1998), los planes se pueden
clasificar también de acuerdo al área funcional
responsable de su cumplimiento: Plan de
Producción, Plan de Mantenimiento,
Plan de
mercadeo, Plan de Finanzas,
Plan de
Negocios.
Según el alcance, los planes se pueden clasificar
como:
1- Intradepartamentales, si se aplican a un
departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento
mecánico.2- Interdepartamentales, si afectan a
más de un departamento, ejemplos: plan de seguridad
industrial.3- Para toda la organización. Ejemplo:
Presupuesto.4- También pueden ser considerados como
planes las políticas, los procedimientos, las normas y
los métodos de trabajo. Las políticas son
líneas generales o directivas amplias que establecen
orientación para la toma de decisiones. Ejemplo:
promoción interna del personal.
Los procedimientos son reglas que establecen la forma
convencional de organizar actividades para cumplir una meta.
Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial.
Los métodos son formas sistemáticas y
estructuradas para realizar actividades en forma
eficiente.
Las normas son regulaciones estrechas que definen con
detalle los pasos y acciones para realizar actividades
repetitivas.
Alcance de la Planificación
Además de las jerarquías de los objetivos
existe una jerarquía de la
planificación:
1- Planeación
estratégica: es la planeación más amplia
de la organización sus características
son:
– Proyectada a largo plazo.- Abarca la
empresa como totalidad.
– Esta definida por la cúpula de la
organización.
2- Planeación
táctica: es la que se realiza en el nivel
departamental, sus características son:
– Proyectada a mediano plazo.
– Incluye todos los
departamentos.
– Se encuentra definida el nivel intermedio
para cada departamento.
3- Planeación operacional: es la
realizada para cada tarea o actividad.
– Sus características son proyectadas a corto
plazo.
– Incluye cada tarea por
separada.
– Esta definida en el nivel operacional
para cada tarea.
Importancia de la
Planificación
La planificación es fundamental por ser el
proceso que se establecen las metas y se eligen los medios para
alcanzar dichas metas; sin planes los gerentes no pueden saber
como organizar a su personal ni sus recursos
debidamente.
Sin planificar son muchas las posibilidades de alcanzar
sus metas y saber cuando y donde se desvían del camino. El
control se convierte en un ejercicio satisfactorio, con mucha
frecuencia, los planes diferentes afectan el futuro de toda la
organización.
Organización
Es aquella parte de la administración que implica
establecer la estructura intencional de los papeles que deben
desempeñar las personas en una organización. Esta
constituido por personas y se encuentra orientada hacia objetivos
porque esta diseñada a alcanzar los resultados.
Por otro lado se refiere al acto de organizar, integral
y estructural los recursos de organismo involucrados en su
administración entre ellos y asignar las atribuciones de
cada uno.
Por consiguiente Chiavenato (1993) la define
como:
Determinar las actividades especificas necesarias para
el alcance de los objetivos planeados además de agrupar
las actividades en una estructura lógica y asignar las
actividades a personas especificas (Pág. 256)
Principios de la Organización
Principio de la especialización: surge como
resultado de la limitación del potencial
humano.Principio de la unidad de mando: establece que cada
subordinado sobre un mismo mando debe recibir órdenes
de un solo jefe.Principio de equilibrio–autoridad – responsabilidad:
establece el grado de responsabilidad que corresponde al jefe
de cada nivel jerárquico al igual que la
autoridad.
Elementos de una Organización
Autoridad: es el derecho de una persona a exigir a
otra que cumpla con los deberes enumerados.Responsabilidad: es la obligación de
responder a la ejecución de los pasos propuestos por
la integración de cada uno de los entes de la
organización.Deberes: son las actividades asignadas a un
individuo las cuales debe realizarlas para cumplir con el
objetivo de supuesto.
Pasos de la Organización
1- Dividir la carga de trabajo entera en tareas
que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y
cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la
división del trabajo.2- Combinar las tareas en forma lógica y
eficiente, la agrupación de empleados y tareas se
suele conocer como la departa
mentalización.3- Especificar quien depende de quien en la
organización, esta vinculación de los
departamentos produce una jerarquía de la
organización.4- Establecer mecanismos para integrar las
actividades de los departamentos en un todo congruente y para
vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso
se conoce con el nombre de coordinación.5- División del trabajo: se refiere a
descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal
manera que las personas sean responsable de una serie
limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas
las tareas de la organización desde la
producción hasta la administración se pueden
subdividir. La división del trabajo crea tareas
simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa
velocidad por consiguiente comenta la especialización,
pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.
Además como crea una serie de trabajo, las personas
pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que
se ciñan a sus talentos e intereses.6- Departamentalización: se refiere
agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que
son similares o tiene una relación lógica, para
ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se
representan los diferentes departamentos que integran la
organización. La Departamentalización es el
resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto
a las actividades laborales una vez que han sido dividida las
tareas se pueden relacionar en grupos "parecidos" como pueden
suponer existen muchas variedades de trabajos y departamentos
en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una
organización serán deferentes a las de
otras.7- Jerarquía: desde los primeros
días de la industrialización los gerentes se
preocupan por la cantidad de personas y departamentos que
podrían manejar con eficacia, este interrogante
pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia
llamado tramo de controlo tramo administrativo) cuando se a
dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo
de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de
mando; es decir, un plan que especifique quien depende de
quien.8- Coordinación: consiste en integrar
las actividades de departamentos interdependientes a efecto
de perseguir las metas de organización con eficiencia,
sin coordinación los miembros de la
organización perderían de vista sus papeles
dentro de la misma y enfrentarían la tentación
de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de
las metas de la organización.
Componentes de la
Organización
Tarea: el trabajo realizado en una empresa
experimenta un proceso de división que origina la
especialización de actividades y funciones.Personas: cada persona es designada para ocupar un
cargo, que es una porción específica del
trabajo global.Órganos: el trabajo y las personas se agrupan
en órganos, en la medida en la que llega
características un objetivo semejante, los
órganos se disponen en niveles jerárquicos y
áreas de actividades.
Relaciones: las relaciones son quizás el
concepto más importante en la función de la
organización.
Tipos de
Organización
Organización formal: es la que se basa en una
división de trabajo razonal que especializa
órganos y personas en determinadas
actividades.Organización informal: es aquella emerge
espontánea y naturalmente entre las personas a partir
de las relaciones humanas que han de desempeñarse en
su cargo.
Funciones de la organización
Identificación y la clasificación de
las actividades requeridas.La agrupación de las actividades necesarias
para el cumplimiento de los objetivos.La asignación de cada grupo de actividades a
un administrador dotado de la autoridad (delegación)
necesaria para supervisarlo.La estipulación de coordinación
horizontal (en un mismo o similar nivel
organizacional) y vertical (entre las oficinas
generales, una división y un departamento) en la
estructura organizacional.
Jerarquía: Fijar la autoridad y la
responsabilidad correspondiente a cada nivel existe dentro de una
organización.
Puesto: Las obligaciones y
requisitos que tienen en concreto cada
unidad de trabajo susceptible de ser desempeñada por una
persona.
Cobertura de la Organización
Organización a nivel global: es aquella que
abarca la empresa con una totalidad.Organización a nivel de departamento: es la
que abarca cada departamento de la empresa.Organización a nivel de tareas y operaciones:
es la que se enfoca en cada tarea, actividad u
operación.
Dirección
La dirección constituye la tercera función
administrativa que se sigue la planeación y la
organización, definida la planeación y la
organización falta ser que las cosas marchen bien, es este
el propósito de la dirección accionar y dinamizar
la empresa esta relacionada con la acción como la puesta
en marcha y tiene mucho que ver con las personas.
Además consiste en influir sobre las personas
para que contribuyan a la obtención de las metas de la
organización. Por tal motivo stonner (1992), la define
como:
La función administrativa que se refiere a las
relaciones
interpersonales de los administradores en todos los niveles
de la organización y de sus respectivos subordinados. La
dirección es un proceso interpersonal que determina la
relaciones de los individuos debe incluir dos aspectos
guías y motivar el comportamiento (Pág.
28).
Elementos de la Dirección
El Jefe: Es aquel que tiene la función de
liderar.Los dirigidos: Son a los que dirige el
jefe.La Situación: Es el momento donde se lleva a
cabo la dirección.Importancia: Estimula y dirige a las personas al
logro de los objetivos propuestos o trabajos.
Alcances de la dirección
Dirigir significa expresar los planes a los demás
y dar instrucciones para ejecutarlos teniendo como mira los
objetivos para alcanzar la dirección. Puede presentarse en
los siguientes niveles:
Nivel global: abarca la empresa como totalidad, es
la dirección propiamente dicha.Nivel operacional: abarca cada grupo de persona o
tareas, se denomina supervisión.
Importancia de la Dirección
La dirección es la parte esencial y central de la
administración, a la cual se deben subordinar y ordenar
todos los demás elementos.
En efecto, si se prevé, planea, organiza, integra
y controla, es sólo para bien realizar. De nada sirven
técnica complicadas en cualquiera de los otros cinco
elementos si no se logra una buena ejecución, la cual
depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con una
buena dirección, en tanto serán todas las
demás técnicas útiles e interesantes en
cuanto permitan dirigir y realizar mejor.
Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a
preparar las de las dinámicas, y de éstas la
central es la dirección; por ello puede afirmarse que es
la esencia y el corazón de
lo administrativo.
Control
La función administrativa del control es la
redacción del desempeño con el fin
de asignar que se cumplen los objetivos de las empresas y los
planes diseñados para alcanzarlos.
El control es la función de todo administrador
desde el presidente hasta los supervisores.
Por otro lado Weihrich (1989), lo define
como:
Se considera como un sistema sencillo de
retroalimentación donde los administradores deben detectar
estándares y planes con los que mas adelante llevaran a
cabo las correcciones (Pág. 595).
Del mismo modo se puede citar que la palabra control
puede asumir varios significados:
Control como función restrictiva y
coercitiva: utilizado con el fin de cohibir o limitar ciertos
tipos de desvíos indeseables o de comportamiento no
aceptado.Control como sistema automático de
regulación utilizado con el fin de mantener un grado
constante de flujo o de funcionamiento.Control como función administrativa es el
control como parte del proceso administrativo como la
plantación la organización y la
dirección.
La finalidad del control es asegurar que los resultados
de aquellas que plano organizó y dirigió se ajuste,
tanto como sea posible en los objetivos previamente
establecidos.
Principios de Control
De garantía del objetivo: contribuye a la
consecución de los objetivos mediante la
verificación oportuna de las discordancias con los
planes para emprender la acción correctiva.De definición de los estándares: se
basa en objetivos precisos y establecidos de manera
conveniente.De excepción: cuando un trabajador se
concentra más en sus esfuerzos mejor serán los
resultados.De acción: solo se justifica cuando indica
disposiciones capaces de corregir los desvíos
detectados o comprobado respecto a los planes.
Elementos del Control
El control es un proceso cíclico y repetitivo.
Está compuesto de cuatro elementos que se
suceden:
Establecimiento de estándares: Es la primera
etapa del control, que
establece los estándares o criterios de
evaluación o comparación. Un estándar es una
norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o
comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de
estándares; los cuales se presentan a
continuación:
Estándares de cantidad: Como volumen de
producción, cantidad de existencias, cantidad de
materiales primas, números de horas, entre
otros.Estándares de calidad: Como control de
materia prima recibida, control de calidad de
producción, especificaciones del producto, entre
otros.Estándares de tiempo: Como tiempo
estándar para producir un determinado producto, tiempo
medio de existencias de un producto determinado, entre
otros.Estándares de costos: Como costos de
producción, costos de administración, costos de
ventas, entre otros.Evaluación del desempeño: Es la
segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que
se está haciendo.Comparación del desempeño con el
estándar establecido: Es la tercera etapa del control,
que compara el desempeño con lo que fue establecido
como estándar, para verificar si hay desvío o
variación, esto es, algún error o falla con
relación al desempeño esperado.Acción correctiva: Es la cuarta y
última etapa del control que busca corregir el
desempeño para adecuarlo al estándar esperado.
La acción correctiva es siempre una medida de
corrección y adecuación de algún
desvío o variación con relación al
estándar esperado.
Fases del Control
Establecimiento de estándares o criterios:
representa el desempeño deseado.-Observación
del desempeño: busca obtener informaron precisa sobre
lo que se esta controlando.Comparación del desempeño con el
estándar establecido: se hace por medio de graficas,
informes, índices, porcentaje, medidas,
estadísticas, permite además la
predicción de otro resultado posterior y localizar
dificultades.Acción correctiva: es mantener las
operaciones dentro de los estándares establecidos para
alcanzar los objetivos de la mejor manera.
Tipos de control
Existen tres tipos básicos de control, en
función de los recursos, de actividad y de los resultados
dentro de la organización. Estos son: el control
preliminar, concurrente y de retroalimentación. El primero
se enfoca en la prevención de las desviaciones en la
calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la
organización. El segundo, vigila las operaciones en
funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están
alcanzando, los estándares que guían a la actividad
en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y
de las políticas que surgen de la función de la
planificación, y último tipo de control se centra
en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan
hacia la mejora del proceso para la adquisición de
recursos o hacia las operaciones entre sí.
Bases del control
Se podría comenzar definiendo qué es una
base. Bastaría traer a nuestra
memoria y fijamos en la clase de
geometría cuando nos explicaban que un
triángulo esta conformado por dos elementos principales:
base y altura. Podríamos decir que el control se basa en
la consecución de las siguientes actividades:
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la
empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta.
Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y
cómo.El hacer es poner en práctica el cómo
se planificó y organizó la consecución
de los objetivos. De éste hacer se desprende una
información que proporciona detalles sobre lo que se
está realizando, o sea, ella va a esclarecer
cuáles son los hechos reales. Esta información
debe ser clara, práctica y actualizada al
evaluar.El evaluar que no es más que la
interpretación y comparación de la
información obtenida con los objetivos trazados, se
puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser
necesarias tomar.La mejora es la puesta en práctica de las
medidas que resolverán las desviaciones que hacen
perder el equilibrio al sistema.
Áreas del control
El control actúa en todas las áreas y en
todos los niveles de la empresa.
Prácticamente todas las actividades de una
empresa están bajo alguna forma de controlo
monitoreo.
Las principales áreas de control en la empresa
son:
Áreas de producción: Si la empresa es
industrial, el área de producción es aquella
donde se fabrican los productos; si la empresa fuera
prestadora de servicios, el área de producción
es aquella donde se prestan los servicios; los principales
controles existentes en el área de producción
son los siguientes:Control de producción: El objetivo
fundamental de este control es programar, coordinar e
implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima
rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo,
tiempo y lugar más idóneos para lograr las
metas de producción, cumpliendo así con todas
las necesidades del departamento de ventas.Control de calidad: Corregir cualquier desvío
de los estándares de calidad de los productos o
servicios, en cada sección (control de rechazos,
inspecciones, entre otros).Control de costos: Verificar continuamente los
costos de producción, ya sea de materia prima o de
mano de obra.Control de los tiempos de producción: Por
operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de
tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de
tiempos y movimientos.Control de inventarios: De materias primas, partes y
herramientas, productos, tanto subensamblados como
terminados, entre otros.Control de operaciones Productivos: Fijación
de rutas, programas y abastecimientos, entre
otros.
Control de desperdicios: Se refiere la
fijación de sus mínimos tolerables y
deseables.Control de mantenimiento y conservación:
Tiempos de máquinas paradas, costos, entre
otrosÁrea comercial: Es el área de la
empresa que se encarga de vender comercializar los productos
o servicios producidos.Control de ventas: Acompaña el volumen
diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa
por cliente, vendedor, región, producto o servicio,
con el fin de señalar fallas o distorsiones en
relación con las previsiones.Controles de asistencia y retrasos: Es el control
del reloj chequeador o del expediente que verifica los
retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos
médicos, y las no justificadas.Control de vacaciones: Es el control que
señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones
y por cuántos díasControl de salarios: Verifica los salarios, sus
reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre
otros.
Reglas del control
Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de
todo control:
1- Establecimiento de los medios de
control.2- Operaciones de recolección de
datos.3- Interpretación y valoración de
los resultados.4- Utilización de los mismos
resultados.
La primera, y la última de estas etapas son
esencialmente propias del administrador; la segunda, ciertamente
es del técnico en el control de que se trate. La tercera,
suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.
Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en
cada grupo, hay que escoger los que puedan considerarse como
estratégicos.
Los sistemas de
control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de
la organización:
1- La organización es la
expresión de los planes, y a la vez un medio de
control. Por eso cuando el control "rompe" los canales de la
organización sistemáticamente, distorsiona y
trastorna ésta los reportes que se obliga a los
obreros, entre otros, que entreguen a contabilidad u otro
departamento de control "directamente", tienden a
distorsionar la organización.2- Además, los mismos controles pierden
eficacia muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita
de la interpretación o adiciones que debe hacerles el
jefe de cada departamento que es quien tiene la visión
general del mismo.
Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su
naturaleza y
la de la función controladora, para aplicar el que sea
más útil.
1. Para determinar la naturaleza de los
controles, servirá la siguiente clasificación
de los medios de control:
Puramente personales, supervisión,
revisión de operaciones, entre otros.
2- Para lo que se refiere a la "naturaleza de
la función controladora", ubique lo que se refiere a
"los medios de control".
Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no
es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la
previsión, hace que, o bien no pueda adecuadamente la
función, o bien se tienda a abandonar el control como
inservible. Muchos están en contra del empleo de
controles, precisamente por su inflexibilidad.
Por ello es tan útil el empleo de los presupuestos
flexibles. En ellos se registran en forma gráfica sobre el
eje de las ordenadas, los gastos fijos, como rectas horizontales,
y las variables proporcionales, como líneas oblicuas. En
el eje de las abscisas se señala el número de
unidades producidas, vendidas, etc.
Los controles deben reportar rápidamente las
desviaciones. El control de tipo "histórico", mira hacia
el pasado. De ahí que, muchas veces, cuando reporta una
desviación o corrección, ésta es ya
imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben
actualizarse lo más que se pueda.
Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control
que tienen "preestablecida" su norma o estándar, aunque
éste sea aproximado, presupuestos, pronósticos, estimaciones,
etcétera.
Los controles debe ser claros para todos cuantos d
algunas manera han de usarlos. De ahí la necesidad de
limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele ser la tendencia
natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer
valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es
obteniendo el máximo efecto del control, y éste no
se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo
entienden perfectamente.
Por la misma razón, debe cuidarse de estar
instruyendo permanentemente sobre la necesidad de los controles y
sobre su táctica y terminología, a quienes han de
intervenir en su operación. Los controles deben llagar lo
más concentrados que sea posible a los altos niveles
administrativos, que los han de utilizar.
Por esta razón debe encarecerse siempre la
utilización de gráficas para el control, ya sean simples
líneas, gráficas de Gantt, de punto de
equilibrio, etc. Nótese además el beneficio de
poder aplicar las técnicas de la estadística.
Los controles deben conducir por sí mismos de
alguna manera a la acción correctiva. No sólo deben
decir "que algo está mal", sino "donde, por qué,
quien es el responsable, etcétera". En la
utilización de los datos deben
seguirse un sistema. Sus pasos principales
serán:
1- Análisis de los
"hechos".2- Interpretación de los
mismos.3- Adopción de medidas
aconsejables.4- Su iniciación, y
revisión estrecha.5- Registro de los resultados
obtenidos.
Es indispensable no confundir "los hechos", con su
interpretación valorativa.
El control puede servir para lo siguiente:
1- Seguridad en la acción seguida (como
el director de una nave que, aunque no tenga que variar el
rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el
debido).2- Corrección de los
defectos.3- Mejoramiento de lo obtenido.
4- Nueva planeación general.
5- Motivación personal.
Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se
pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Gráficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano
derecha etc.Estudio de métodos, tiempos y movimientos,
etc.Métodos cuantitativos
Redes
Modelos matemáticos
Investigación de operaciones
Estadística
Cálculos probabilística
Unidad del tema.
Concentración sobre las acepciones
Claridad y concisión
Complementarse con presentaciones gráficas,
audiovisuales y verbales.Equilibrio entre la uniformada y la
variedad.Frecuencia de los reportes.
Evaluación de la
información.
Fallas en el Proceso de Control
Normalmente la no consecución de los objetivos
fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un
sistema de control deben expresarse con una explicación
que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El papel
del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas
utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en
errores típicos de la supervisión como son los
siguientes:
Cacería de brujas: el sistema se encamina a
la búsqueda de síntomas y culpables en vez de
causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía
WEINER "los sucesos imprevistos e inesperados provocan un
mayor intento de explicación que el resto" 1 pero esto
provoca que se trate de personificar el error en aras de
encubrir otros que le dieron origen.Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de
control puede no ser demasiado específico e involucrar
al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de
apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona
negativamente.Obsesión: el Proceso de control se vuelve
obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve
costoso, creando, además, un clima de baja confianza
ya que limita la libertad individual para actuar y auto
controlarse.Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis
en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una
efectiva toma de medidas correctivas.
El Control Organizacional Desde el Punto de Vista
Humano
El control social corresponde a todos los medios y
métodos utilizados para inducir a las personas o grupos a
corresponder a las expectativas de una organización social
o de la propia sociedad. Hemos visto que las organizaciones
sociales, y también las empresas, ejercen poder o control
sobre las personas. El poder es una condición que consiste
en ejercer una voluntad sobre otra persona o grupo de personas,
pudiendo controlar de este modo su comportamiento. El poder es
legítimo cuando los individuos que lo ejercen están
investidos de autoridad. La autoridad para ejercer el poder es
institucionalizada por medio de documentos
escritos, como estatutos, manuales de la
organización, descripción de cargos, circulares, cartas, etc.,
debidamente publicados para conocimiento general de las personas
involucradas.
El control social puede hacerse también mediante
normas, reglas y reglamentos. Éstos pueden ser
prescriptivos o restrictivos. Son prescriptivos cuando
especifican lo que las personas deben hacer; son restrictivos
cuando especifican algo que las personas no deben
hacer.
Entre los principios de la organización se
establece dicha normalización o especificaciones de lo que
debe o no hacer o ejercer una persona. Institucionalmente es
preferible referir el potencial humano como principal materia prima
de la empresa; a través del principio de
especialización y el principio de paridad
autoridad-responsabilidad se delegan y especifican las funciones
básicas a cumplir por este elemento de la
organización (la persona). La organización como tal
ha tenido muchas acepciones y se ha trazado a través de
muchas teorías, una de ellas, y muy nombrada, por
cierto, es la teoría
burocrática de Max Weber.
Esta teoría "privilegia la estructura
organizacional como medio de garantizar que todo suceda de
acuerdo con lo establecido previamente, es la estructura
burocrática. Ante todo, la estructura burocrática
significa control; en todo sentido.
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