- La
función de aprovisionamiento - Las
existencias: concepto y tipos - La
gestión de inventarios - Ejercicios
La función
de aprovisionamiento
La función de
aprovisionamiento consiste en comprar los materiales
necesarios para la actividad de la empresa
(producción y/o venta) y
almacenarlos mientras se inicia cada proceso de
producción o comercialización.
El objetivo
global de la función de aprovisionamiento es
suministrar al departamento de producción los
materiales necesarios (materias primas, recambios, envases…)
para la fabricación y al departamento de ventas los
productos que
ha de comercializar, además de organizar las
diferentes existencias que se generan en este proceso.
Habitualmente se encarga de este proceso el departamento de
compras o de
aprovisionamiento.
La función de aprovisionamiento se compone de
tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y
gestión
de inventarios.
• En primer lugar, el encargado de realizar las
compras de productos que necesita el departamento de
producción o el departamento comercial (dependiendo de si
la empresa es
productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la
calidad, el
plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio
posventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección
de los proveedores
para rentabilizar al máximo estas variables, que
determinan la realización de las compras.
• En segundo lugar, la función de
aprovisionamiento implica disponer de almacenes para
guardar los productos comprados hasta que el departamento de
producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el
producto,
éste también se ha de almacenar mientras el
departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para
todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y
guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es
decir, un sistema
organizativo para clasificar y gestionar las existencias
almacenadas.
• Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema
de gestión de inventarios, que tiene como objetivo
determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el
ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para
la producción y la comercialización.
Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone
un período de tiempo, ya que
hay un conjunto de actividades que tienen un orden
cronológico. Así pues, podemos considerar el
ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe
entre la realización de la compra y el momento en que son
entregados los productos vendidos a los clientes.
Este ciclo es diferente si se trata de una empresa
productor de una empresa comercial.
El ciclo de una empresa productora es el siguiente:
COMPRAS ( EXISTENCIAS ( PRODUCCIÓN ( EXISTENCIAS (
VENTAS
Como podemos ver, la empresa productora comienza con las
compras de los materiales necesarios para la producción,
los cuales, mientras no se utilizan, permanecen en el almacén
(existencias). Una vez que se han fabricado los productos
destinados a la venta, también están en el
almacén mientras no se venden (existencias). Es decir, en
el almacén se generan movimientos por cuatro motivos:
entrada de las compras, salida para la producción, entrada
del producto fabricado y salida del producto para la venta.
Un ejemplo de empresa productora es una industria de
automóviles, que mantiene existencias de materias primas y
de componentes para la producción, y después de la
producción mantiene existencias de coches fabricados a la
espera de su comercialización.
En el caso de una empresa comercial el ciclo de
aprovisionamiento implica menos movimientos, ya que la actividad
de la empresa es comercializar y distribuir un producto, es
decir, una actividad de compraventa sin ninguna
transformación. El ciclo se reduce a dos movimientos,
entradas por compras y salidas por ventas.
COMPRAS ( EXISTENCIAS ( VENTAS
Un ejemplo de empresa comercial es un supermercado, que
únicamente mantiene existencias de productos para
venderlos, sin ninguna transformación.
También pertenecen a este grupo las
empresas de
servicios que
no sean comerciales, ya que deben tener unas existencias en sus
almacenes, los
materiales necesarios para realizar el servicio que ofrecen.
Éste sería el caso de una lavandería, que
tiene un almacén con los productos de limpieza y otros
suministros necesarios para prestar el servicio.
Las existencias:
concepto y tipos
Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa
tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de
funciones
específicas dentro de la gestión del
aprovisionamiento. Las existencias también se denominan
stocks o inventarios; los dos
términos se pueden considerar como sinónimos.
Según las características de la empresa, se
pueden determinar diferentes tipos de existencias en
función de su utilidad o de su
posición en el ciclo de aprovisionamiento:
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