El ciclo de vida de los sistemas de información (Teoría General de Sistemas) (página 2)

A través de éstos suelen lograrse ahorros
significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas
operativas de la
organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
Información que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización.

Son intensivos en entrada y salid de información; sus
cálculos y procesos suelen ser simples y poco
sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información,
es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes
bases de información para su explotación
posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección
general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales
características de estos son:

• Suelen introducirse después de haber implantado los
  Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa,
  ya que estos últimos constituyen su plataforma de
  información.

• La información que generan sirve de apoyo a los
  mandos intermedios y a la alta administración en el
  proceso de toma de decisiones.

• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en
  entradas y salidas de información. Así, por
  ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere
  poca información de entrada, genera poca
  información como resultado, pero puede realizar muchos
  cálculos durante su proceso.

• No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la
  justificación económica para el desarrollo de
  estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los
  ingresos del proyecto de inversión.

• Suelen ser Sistemas de Información interactivos y
  amigables, con altos estándares de diseño
  gráfico y visual, ya que están dirigidos al
  usuario final.

• Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza
  son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no
  suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de
  Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido
  al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios
  que apoye la decisión de introducir un nuevo producto
  al mercado.

• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por
  el usuario final sin la participación operativa de los
  analistas y programadores del área de
  informática.

Este tipo de sistemas puede
incluir la programación de la producción, compra de materiales,
flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de
simulación de negocios,
modelos de inventarios,
etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales
características son:

• Su función primordial no es apoyar la
  automatización de procesos operativos ni proporcionar
  información para apoyar la toma de decisiones.

• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la
  organización, por lo tanto no pueden adaptarse
  fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

• Típicamente su forma de desarrollo es a base de
  incrementos y a través de su evolución dentro
  de la organización. Se inicia con un proceso o
  función en particular y a partir de ahí se van
  agregando nuevas funciones o procesos.

• Su función es lograr ventajas que los competidores
  no posean, tales como ventajas en costos y servicios
  diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto,
  los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de
  entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros
  automáticos en los bancos en un Sistema
  Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que
  no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus
  puertas al público, tendrá que dar este
  servicio para tener un nivel similar al de sus
  competidores.

• Apoyan el proceso de innovación de productos y
  proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas
  respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
  innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de
Información dentro de la empresa puede
ser un sistema MRP
(Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir
sustancialmente el desperdicio en el proceso
productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de
información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega,
etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un
Sistema de
Información Estratégico si y sólo
sí, apoyan o dan forma a la estructura
competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores
consideran un cuarto tipo de sistemas de información
denominado Sistemas Personales de Información, el cual
está enfocado a incrementar la productividad de
sus usuarios.

Evolución de
los Sistemas de Información

De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de
Información en las organizaciones.
Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas
Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de
Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los
Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura
competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido
autor y profesor de la
Escuela de
Negocios de Harvard, desarrolló una teoría
que impactó el proceso de planeación
de los recursos y las
actividades de la informática.

Según Nolan, la función de
la Informática en las organizaciones evoluciona a
través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se
explican a continuación:

• Comienza con la adquisición de la primera
  computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano
  de obra y el exceso de papeles.

• Las aplicaciones típicas que se implantan son los
  Sistemas Transaccionales tales como nóminas o
  contabilidad.

• El pequeño Departamento de Sistemas depende en la
  mayoría de los casos del área de
  contabilidad.

• El tipo de administración empleada es escaso y la
  función de los sistemas suele ser manejada por un
  administrador que no posee una preparación formal en
  el área de computación.

• El personal que labora en este pequeño departamento
  consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este
  último podrá estar bajo el régimen de
  honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de
  algún fabricante local de programas de
  aplicación.

• Esta etapa termina con la implantación exitosa del
  primer Sistema de Información. Cabe recalcar que
  algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio
  en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros
  usuarios involucrados aborta el intento de introducir la
  computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos
sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que
una empresa se
encuentra en esta etapa son:

• Se inicia con la implantación exitosa del primer
  Sistema de Información en la organización. Como
  consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se
  transforma en el paradigma o persona que se habrá que
  imitar.

• Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta
  etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no
  desarrollados en la etapa de inicio, tales como
  facturación, inventarios, control de pedidos de
  clientes y proveedores, cheques, etc.

• El pequeño departamento es promovido a una
  categoría superior, donde depende de la Gerencia
  Administrativa o Contraloría.

• El tipo de administración empleado está
  orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios
  de la organización; en este punto suele contratarse a
  un especialista de la función con preparación
  académica en el área de sistemas.

• Se inicia la contratación de personal especializado
  y nacen puestos tales como analista de sistemas,
  analista-programador, programador de sistemas, jefe de
  desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

• Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces
  automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas
  que produce un sistema se tienen que alimentar en forma
  manual a otro sistema, con la consecuente irritación
  de los usuarios.

• Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en
  forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la
  racionalización en el uso de los recursos
  computacionales dentro de la empresa. Este problema y el
  inicio de su solución marcan el paso a la siguiente
  etapa.

Etapa de integración. Las características de
esta etapa son las siguientes:

• La integración de los datos y de los sistemas surge
  como un resultado directo de la centralización del
  departamento de sistemas bajo una sola estructura
  administrativa.

• Las nuevas tecnologías relacionadas con base de
  datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes
  de cuarta generación, hicieron posible la
  integración.

En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo
comercial y los usuarios inician haciendo sus propias
aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los
usuarios hicieran su propio trabajo y no
tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran
cumplidas.

• El costo del equipo y del software disminuyó por lo
  cual estuvo al alcance de más usuarios.

• En forma paralela a los cambios tecnológicos,
  cambió el rol del usuario y del departamento de
  Sistemas de Información. El departamento de sistemas
  evolucionó hacia una estructura descentralizada,
  permitiendo al usuario utilizar herramientas para el
  desarrollo de sistemas.

• Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el
  desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas
  antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las
características que destacan en esta etapa están
las siguientes:

• El departamento de Sistemas de Información reconoce
  que la información es un recurso muy valioso que debe
  estar accesible para todos los usuarios.

• Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario
  administrar los datos en forma apropiada, es decir,
  almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los
  usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

• El usuario de la información adquiere la
  responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar
  niveles de acceso diferentes.

El Ciclo de vida de
los Sistemas de Información:

Antes de analizar la calidad en el
proceso de desarrollo de
sistemas es importante explicar el ciclo de vida
de los sistemas de Información. Las fases que incluye son
nacimiento, desarrollo, operación, mantenimiento
y muerte.

Nacimiento: Esta fase da inicio al ciclo de vida con el
surgimiento de una necesidad o de un requerimiento por parte del
usuario. En este momento debe hacerse un estudio de
factibilidad para decidir si en realidad se justifica el
desarrollo del sistema.

Desarrollo: Una vez realizado un estudio de factibilidad, se
procede al desarrollo del sistema en el cual se analizan los
requerimientos y se elabora un diseño
que servirá de base para el desarrollo. Además, se
elaboran los programas
necesarios para que el sistema pueda operar. La fase de
desarrollo consiste en diseñar, construir y/o adecuar los
programas que se requieren para resolver el problema del
usuario.

Operación: En este momento el sistema ya
está terminado y el usuario trabaja introduciendo datos y
obteniendo información y reportes que soporten la
operación de la empresa. Si el sistema no satisface los
requerimientos funcionales del usuario o si se detecta
algún error en los programas, es necesario pasar a la fase
de mantenimiento.

Mantenimiento: Consiste en corregir los errores que se
detectan en los programas o en las funciones que
realiza el sistema. En esta fase además el usuario puede
agregar nuevos requerimientos.

Muerte: Un sistema de información llega a esta
fase cuando deja de ser necesario o cuando debe reemplazarse por
otro mejor. Si al sistema original se le hacen mejoras o cambios
se inicia nuevamente el proceso, debido a que el sistema anterior
ya ha muerto y se desarrollará uno nuevo.

El método del
Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de
Información.

Es el conjunto de actividades que los analistas,
diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e
implantar un sistema de información y consta de las
siguientes actividades:

• 1. Investigación Preliminar.

Tiene que ver con la identificación de problemas,
oportunidades y objetivos.
Frecuentemente estos ya han sido vistos por los usuarios y son la
razón para la cual el analista fue llamado.

• 2. Determinación de los requerimientos del
  sistema. 

En esta fase el analista está esforzándose por
comprender qué información necesitan los usuarios
para realizar su trabajo.

El analista debe saber los detalles de las funciones actuales
del sistema

• 3. Diseño del sistema. 

Los analistas de sistemas comienzan el proceso de
diseño identificando los reportes y demás salidas
que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se determina con
toda precisión los datos específicos para cada
reporte y salida.

• 4. Desarrollo de Software.

Los encargados de desarrollar software pueden
instalar paquetes comprados a terceros o escribir programas
diseñados a la medida del solicitante.

• 5. Prueba de los sistemas.

Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de
manera experimental para asegurarse de que el software no tenga
fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones
y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.

6. Implementación y evaluación.

• Dependiendo del tamaño de la organización
  que empleará la aplicación y el riesgo asociado
  con su uso, puede elegirse empezar la operación del
  sistema solo con un área de la empresa.

Autor:

Romer Escaolona

Sistema de información

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Educación
Superior

Instituto Universitario Carlos Soublette

Maracay abril de 2009