La Organización administrativa y la influencia en el servicio al cliente (Estudiantes) (página 4)
Es una empresa de tipo familiar, pero constituida
generalmente como sociedad anónima, ya que el
dueño es el que aporta el capital necesario para las
operaciones normales de la empresa.Su administración y dirección son
independientes, las actividades se concentran en el
dueño de la micro empresa, que es el que ejerce el
control y dirección general de la misma.La mayoría de las micro – empresas tienden a
no cambiar su lugar de operaciones, es decir, se mantienen en
el mismo lugar donde se iniciaron. Tratan de conservar su
mercado y desean tener una relación estrecha con su
clientela, ya que el dueño estima que ésta le
va a ser fiel por mucho tiempo.El mercado local o regional es el objetivo
predominante de la pequeña empresa. Esta
característica depende de la habilidad del empresario
para ofrecer un producto o servicio excelente o de mejor
calidad que el de la competencia.La pequeña empresa crece principalmente a
través de la reinversión de utilidades, ya que
no cuenta con apoyo técnico-financiero significativo
de instituciones privadas ni del gobierno.No es una compañía dominante (y, en
consecuencia, la influencia que ejerce sobre su ramo
industrial es limitada).
5.4.2.2. Estructura de
las micro empresas.-
Entre las principales características
básicas para la estructura de una empresa
tenemos las siguientes:
Carece de una estructura formal en todas sus
áreasRecurre a la asesoría financiera y contable
externaEl área de ventas y producción son las
mas fuertes, dando lugar a la adaptación del producto
al mercado rápidamente.La administración es el punto relevante
dentro de su actividadLa función control es casi desconocido por el
dueño de la empresa. Y se deriva de la
planeación adecuada que realiza.
5.4.2.3. Ventajas de las micro
empresas.-
Este tipo de empresas ofrecen ventajas directamente
relacionadas con su tamaño:
a. SERVICIO PERSONALIZADO.- capacidad
para establecer contactos personalesb. FACILIDAD PARA ATENDER MERCADOS
ESPECIALIZADOS.- las pequeñas empresas se
distinguen por atender mercados especializados, siendo
más flexible para hacer frente a los cambios del medio
ambiente socioeconómico.c. FLEXIBILIDAD EN SU
OPERACIÓN.-permite reaccionar rápidamente a
los cambios del medio ambiente socioeconómico y pueden
tener un bajo nivel de costos totales, además se
establece relaciones bastante personalizada entre empleados y
clientes.d. TOMA DE DECISIONES CON MAYOR
EFICIENCIA.- el que las pequeñas empresas sean
operadas por sus propios dueños les permite reaccionar
velozmente a los cambios de la fuerza de mercado.e. INVOLUCRAMIENTO DE LOS EMPLEADOS.-
Los empleados están más comprometidos y
participan en mayor grado en la operación, desarrollan
su creatividad y utilizan su imaginación para lograr
el éxito.
Sabemos que las circunstancias sociales,
económicas, políticas
y culturales en las que se desenvuelve el ser humano determina
que se emprenda una actividad económica como la
creación de una micro empresa con la
finalidad de incrementar sus utilidades y crecer en el mundo
micro empresarial con éxito.
5.4.2.4. Desventajas de las micro
empresas.-
MAYOR DEDICACIÓN.-montar y dirigir una
pequeña empresa exige a su dueño un gran compromiso
de dedicarle entre 60 y 70 horas a la semana.
SISTEMA BUROCRATICO.-puesto que cuentan con
personal
administrativo y recursos
limitados, muchas de ellas se ven obligadas a contratar
consultores externos que les ayude a preparar los informes
requeridos.
DIFICULTAD PARA ALLEGARSE RECURSOS FINANCIEROS:
otro problema es la obtención de financiamiento
adecuado, la obtención de créditos es difícil ya que los
negocios
nuevos son más riesgosos que los ya establecidos, las
tasas de
interés son muy altas, existen normas
crediticias muy rigurosas.
ESCASA EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA.- los
dueños de pequeñas empresas no poseen numerosas
habilidades para responder a los cambios que se
presentan[4]
Se debe reconocer que en los proceso de
producción hay fases en que las decisiones
autónomas en pequeñas unidades productivas son
preferibles a las decisiones centralizadas en una gran empresa,
sin embargo existen actividades como la mercadotecnia
y la comercialización que ponen en desventaja a
la pequeña empresa[5]
5.4.2.5. Áreas funcionales de la microempresa.-
La cantidad de actividades de diverso tipo que se
desarrollaron en una empresa requieren de un adecuado
ordenamiento, estas actividades se han agrupado y ordenado en
cuatro áreas que son:
Mercadeo
Producción
Personal
Finanzas
5.4.2.5.1. Área funcional de mercadeo.-
Esta función
pone en relación directa a la empresa con el
mundo exterior de la misma, las compras y las
ventas
determinan que esta función se encuentra ligada con la
adquisición de materias primas y demás bienes y
servicios que
la empresa necesita para ofrecer un producto.
"Es el área encargada de dirigir el flujo
de bienes y servicios desde el productor hasta el consumidor"[6].
Algunas de las funciones del
área de mercadeo son:
La investigación de mercados
La distribución y venta de los
productosLa determinación del precio de los
productosEl diseño y el lanzamiento de nuevos
productosLa promoción y publicidad.
5.4.2.5.2. Área funcional de
producción.
Toda empresa, precisa realizar las siguientes operaciones:
comprar, producir y vender. Por ello la importancia de la
función de producción, vendrá derivada del
objeto empresarial siendo más importante cuando mas
complejo y laborioso resulte el proceso de elaboración y
de la comercialización del producto que se
trate.
"Es el área encargada de la
transformación de las materias primas en productos
terminados, mediante la utilización de hombres y máquinas."[7]
La producción debe servir de nexo de unión
entre el mundo de la
investigación y el universo de
los consumidores. Porque es el conjunto de actividades necesarias
para la obtención de los bienes, incluyendo trabajo de
laboratorio y
diseño
de nuevos productos.
Algunas funciones del área de producción
son:
La selección de máquinas y equipos
adecuados para la producciónEl abastecimiento de materias primas
La organización del espacio físico
dedicado a a producciónEl mantenimiento de maquinas y equipos
El almacenamiento de materias primas, productos en
proceso y productos terminadosEl control de calidad
5.4.2.5.3. Área funcional de
personal.-
"Es el área encargada del manejo eficiente
de los recursos
humanos con que cuenta la
empresa"[8].
Actividades del área de personal son las
siguientes:
El reclutamiento y selección de personal
idóneo y responsableEl entrenamiento de personal
La orientación y evaluación del
personalLa creación de un ambiente de trabajo
agradable y en lo posible libre de conflictos.
5.4.2.5.4. Área funcional de finanzas.
Es el área encargada del manejo
óptimo de los recursos financieros de la
empresa.[9]
Las actividades del área financiera son las
siguientes:
La consecución de los recursos financieros,
tanto internos como externos, requerido para el cumplimiento
de los planes fijados por la empresaCuidar de que los recursos externos que requiere la
empresa sean adquiridos plazos e intereses
favorablesEl control de la cartera y las cobranzas
La organización de un sistema
contableEl manejo de las relaciones con los bancos y las
entidades financieras
Es importante destacar que en la practica
existe una relación íntima entre cada una de las
áreas funcionales descritas anteriormente.
En este sentido se puede afirmar que
cualquier decisión que se tome en cualquier área
afecta directa e indirectamente el resto de ares
funcionales.
En la pequeña empresa el empresario es
el encargado de desarrollar la mayoría de las actividades
de cada área, sin embargo el crecimiento de la empresa
estará acompañado de una mayor
especialización y división del trabajo, el cual
justificara posteriormente la contratación de
especialistas los cuales se harán responsables de las
actividades de cada área funcional.
5.4.2.6. Etapas para crear una micro –
empresa.-
Todo emprendedor que busca iniciar un
negocio debe pasar por tres etapas básicas:
Gestación.- comienza con
una lluvia de ideas para llevarlo a un proyecto
concreto.Creación o
planeación. – implica decidir a qué se va a
dedicar la empresa, es poner en blanco y negro su idea y
razonar algunos puntos lógicos.Operación.- es el momento
en el que el emprendedor ya trabaja formalmente en lo que
decidió hacer
Además el paso más importante según
Servulo Anzola Rojas "es que el producto o servicio que
se busque concretar, cubra una necesidad real determinada; que
tenga cualidades únicas para hacer factible su
comercialización, es decir que sea útil,
práctico, económico, novedoso, relativamente
fácil de elaborar, atractivo y
funcional."[10]
Por otro lado se debe pensar en un estudio sobre las
necesidades que satisfará, los costos de
producción, la tecnología requerida
y las posibles fuentes de
financiamiento para su lanzamiento. Y una vez materializada
la idea del negocio, será necesario realizar un estudio de
mercado para definir el perfil del futuro consumidor como:
edad, ingreso, estado civil,
lugar donde habita o trabaja, silo de vida, hábitos de
consumo, entre
otros. Por otro lado se debe considerar la distribución, la promoción y publicidad que se
requerirá para el lanzamiento del producto o servicio, lo
cual depende del estudio de mercado que se
realice depende.
5.4.3. El Administrador.
5.4.3.1. El trabajo de
los administradores.-
Se usa el término administrador para referirse a
quien sea responsable de cumplir con las cuatro actividades
básicas de la
administración en el desarrollo de
sus relaciones.
El administrador puede trabajar en diferentes niveles de
una organización y en diferentes rangos de
actividades dentro de ella.
El administrador es la persona que
administra y dirige un negocio o una empresa con fines de lucro o
sin él. Es importante mencionar que del administrador
depende el buen manejo de la
empresa.[11]
5.4.3.2. Perfil de un administrador.-
1. Cualidades físicas. El sexo,
estatura, constitución, color de la piel, raza, la
forma de los ojos, tipo de cabello, piel, gestos.2. Cualidades intelectuales. Debe ser
inteligente, capaz, persuasivo, sensato.3. Cualidades morales. Debe de ser responsable,
ecuánime, honrado, justo, solidario, leal, afectivo,
comprensivo.4. Conocimiento. Debe tener experiencia en
relación a su función a
desempeñar.5. Experiencia. Es el tiempo que se ha
desempeñado en un cargo y en el que se llena de
conocimientos y habilidades para desenvolverse en otros
cargos similares.
5.4.3.3. Características de la
persona empresaria.-
5.4.3.3.1. Cualidades.
Entusiasta.-
Actúa con dinamismo, trabaja en
equipo con sus colaboradores.
Creativa e
innovadora.-
Aporta con nuevas ideas.
Integradora.-
Se preocupa tanto por el equipo como por
los resultados, reflexiona sobre los conflictos y
enfrenta los problemas.
Orientadora.-
Guía a su gente, desarrolla la
visión inspiradora.
Equilibrada.-
Es una persona ecuánime y
actúa de acuerdo con las circunstancias.
Persistente.-
Confía en sí mismo y no en lo
que emprende.
Afectuosa.-
Inspira en los demás un gran
respeto y
admiración, sabe querer y sabe mandar.
5.4.3.3.2. Habilidades.-
Comunicarse y entablar relación
con sus subalternos, determinar claros mecanismos de
comunicación.Ejercer la autoridad y
dirigir.Tomar decisiones.
Motivar y estimular a su equipo,
reconocer lo bueno y lo malo en el momento
adecuado.Prepararse profesionalmente, mantenerse
informado y actualizado.Obtener el máximo provecho de su
experiencia.Desarrollar adecuadamente el proceso
administrativo.
5.4.4. Organigrama por
áreas funcionales.
Una estructura por áreas funcionales, agrupa a
los colaboradores de acuerdo con la categoría principal de
las actividades laborales de la
organización. Dentro de estas agrupaciones se pueden
presentar otras agrupaciones por área
funcional.
La estructura funcional opera mejor bajo estas
circunstancias:
Cuando los roles o las tareas están bien
definidas
Cuando existe comunicación entre departamentos
Cuando la organización tiene definida su
razón de ser
5.4.4.1. Ventajas.
Fomenta a que los colaboradores del mismo campo trabajen
en equipo
Ofrece un cuadro firme de personas con experiencias en
campos específicos
Esta estructura evita la duplicación de esfuerzos
y actividades no relacionadas al departamento
Mejora la
comunicación al conocer los niveles de
mando.
5.4.5. Manuales.
5.4.5.1. Manual de
funciones.
El Manual de
funciones es una breve descripción del puesto, en la que se
representa con precisión las facultades y deberes
básicos necesarios e inherentes a la realización de
las tareas propias del mismo.
El Manual de Funciones constará de los siguientes
aspectos:
Nombre del puesto, que se va a ocupar si es
Rector, Director, Administrador, Conserje.
Departamento.-Es un área o segmento
distinto de una empresa, en el cual el administrador tiene
autoridad para
el desempeño de actividades
específicas.
Línea de Mando. Autoridad principal desde
el Gerente hasta
los puestos inferiores.
Horario de trabajo. Ocho horas
laborables.
Misión del puesto de trabajo. Que se va a
realizar en el puesto de trabajo, por ejemplo si es gerente lo
que tiene que hacer, las diversas actividades.
Requisitos laborales del puesto. Si en un puesto
se necesita un Gerente, tiene que ser licenciado en Administración de Empresas, cursos de
relaciones
humanas, finanzas.
Descripción de funciones. Las funciones de
cada departamento de la empresa, por ejemplo si es gerente, las
funciones serían. Revisar todos los documentos,
firmar, reuniones permanentes con diversos socios.
Actividades rutinarias. Todas las actividades en
forma diaria.
Actividades eventuales. Actividades en forma
temporal por ejemplo pagar impuestos
anualmente.
Responsabilidades del puesto. Cumplimiento de las
actividades del puesto de trabajo por parte de la persona
encargada.
5.4.5.2. Manual de
procedimientos.
El Manual de procedimientos
tiene por objeto registrar las normas generales y/o
específicas conjuntamente con los elementos y secuencias
operacionales. El Manual aporta guías necesarias de
utilización progresiva por parte de la dirección, y están sometidas a
cambios y actualizaciones continuas.
El contenido del manual de procedimiento
es:
Política:
Engloba las normas generales de los principales aspectos
de las actividades de la institución.
Operaciones:
Engloba los procedimientos que se han de seguir en los
procesos
vitales de la institución.
Procedimientos de caja Bancos.
El dinero que
ingresa a la empresa y que a su vez es depositado en el banco.
Procedimiento de Compras de uniformes.
Las compras realizadas en forma periódica de los
uniformes para los empleados y si es una institución para
los estudiantes y docentes.
Procedimiento de Ventas de uniformes.
Libros. Los
uniformes y libros vendidos a los alumnos.
Procedimiento de Cobranzas de las pensiones. En
forma mensual se envía al padre de familia una
solicitud, indicando el valor total de
las pensiones adeudas a la institución.
Administración: Engloba los
procedimientos de oficina o
afines.
Emisión de los ingresos y
gastos[12]
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Y DETERMINACIÓN
DE FUNCIONES
DEL COLEGIO PARTICULAR
"SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ"
AUTORA:
BRAVO SABANDO LUCY
ESPERANZA
SANTO DOMINGO –
ECUADOR
Año 2007 –
2008
ÍNDICE
UNIDAD N. 1
INTRODUCCIÓN
5.4.6.1. Visión Institucional.-
5.4.6.2. Misión
institucional.-
5.4.6.3. Valores
éticos institucionales.-
5.4.6.4. Objetivos.
5.4.6.4.1. Objetivo
general.
5.4.6.4.2. Objetivos específicos.
5.4.6.5. Metas.
5.4.6.6. Políticas.
5.4.6.7. Estrategias.-
5.4.6.8. Recursos.-
UNIDAD N. 2
PROCESO ADMINISTRATIVO
5.4.6.9.1. Planificación.
5.4.6.9.2. Organización.-
5.4.6.9.2.1. Estructura
funcional:
5.4.6.9.2.2. Estructura línea
staff:
5.4.6.9.2.3. Específicas: La departamentalización:
5.4.6.9.2.4. Principios
fundamentales de la institución educativa.
5.4.6.9.3. Dirección.-
5.4.6.9.4. Control.-
UNIDAD N. 3
REGLAMENTO INTERNO DE LA
INSTITUCIÓN.
5.4.6. Propuesta del Manual de Procedimiento y
determinación de funciones del Colegio Particular San
Pedro Pascual de Bombolí para mejorar la
organización administrativa.
5.4.6.1. Visión Institucional.-
El Colegio San Pedro Pascual de Bombolí cuenta
con una adecuada infraestructura, propia, amplia y
pedagógica. Nuestros docentes son idóneos,
capacitados técnicamente en desarrollar habilidades y
destrezas en los jóvenes estudiantes, prestamos solidez y
estabilidad laboral. La
acción
educativa de nuestro colegio está encaminada a facilitar
de manera permanente y segura la enseñanza – aprendizaje del
alumnado, tanto desde el plano educativo o pedagógico,
como el de las actividades y valores que conforman la gran
complejidad del ser humano; y también las normas y
preceptos sociales que engrandecen el espíritu del
hombre,
haciendo del futuro de este un bachiller altruista, un líder,
un ser capaz de aportar y servir a la comunidad. Nos
incorporamos así a la sociedad del
cantón haciendo un compromiso de servicio con calidad y
excelencia que nos incluye en el gran campo educativo como una
importante alternativa de desarrollo en este
ámbito.
5.4.6.2. Misión institucional.-
La Misión Institucional de nuestro plantel es:
Crear un ambiente
agradable, ofreciendo calidad y exclusividad educativa, aplicando
la Reforma Curricular vigente según las Leyes y
reglamentos de educación,
facilitando el proceso de enseñanza – aprendizaje de
forma efectiva, dinámica, participativa e investigativa
mediante el empleo de
métodos,
teorías
y estrategias adecuadas y eficaces en la solvencia
pedagógica.
También nuestra misión es mejorar la
infraestructura que actualmente tenemos, procurando tener aulas
más sofisticadas técnicamente, buscando recursos
económicos suficientes, aspiramos además a
fortalecer el área administrativa en todo aspecto y
así entregamos a la comunidad Bachilleres competentes,
idóneos y productivos.
5.4.6.3. Valores éticos
institucionales.-
– Concientizar en los alumnos la enseñanza y
aprendizaje efectivo.
– Hacer respetar las normas y políticas de la
institución.
– Profundizar en la práctica de valores y
fomentar el civismo.
– Ofrecer confianza y seguridad en y
cada uno de los estudiantes
– Hacer prevalecer en los a estudiantes valores como
dignidad,
honradez, responsabilidad, autenticidad, solidaridad,
fraternidad, etc.
5.4.6.4. Objetivos.
5.4.6.4.1. Objetivo general.
Ofrecer un excelente nivel académico y
administrativo implementando un manual con la finalidad de
promover el desarrollo integral de la institución
educativa.
5.4.6.4.2. Objetivos
específicos.
Concientizar en sus deberes y derechos en
relación a sí mismo, a la comunidad y
educativo.Mejorar la organización interna de la
institución.Capacitar al Personal a los docentes.
Buscar fuentes de financiamiento para mejorar la
infraestructura.Mejorar la comunicación entre los
departamentos de la empresa.Adiestrar al elemento humano en el aprendizaje de
todas las actividades de la empresa, con la finalidad de que
exista rotación entre los departamentos.
5.4.6.5. Metas.
– Incrementar equipos y aulas tecnológicas y
laboratorios que permitan a los estudiantes mejorar su desarrollo
intelectual.
-Conseguir financiamiento para mejorar la
infraestructura del plantel y así ofrecer un mejor
servicio.
– Ofrecer un buen servicio a los clientes
(estudiantes).
5.4.6.6. Políticas.
Se mejorará la calidad educativa acorde a la
Reforma Curricular vigente de Educación
Básica.Se incrementará las capacidades en los
estudiantados incrementando la educación en
práctica de valores.Se apoyará al desarrollo de educación
de la niñez y juventud del cantón incrementando
el primer año de colegio y así
sucesivamente.Deberá trabajarse jornadas de 40 minutos para
lograr la máxima atención del
alumnado.Brindar tutorías extra clase.
Fortalecer los hábitos de estudio a
través de concursos internos y externos.Brindar la oportunidad de superación a la
juventud sin distinción de raza, políticas y
religión.Puntualidad y eficiencia son características
que fortalecen a la institución interna y
externamente.
5.4.6.7. Estrategias.-
Mantener y mejorar la infraestructura y área
escolar, y a su vez construir si es posible otras
aulas.Ambientar un laboratorio adecuado para
prácticas de laboratorio, adquiriendo en lo posible
materiales y equipos necesarios para reforzar conocimientos
teóricos.Contratar personal especializado en cada
área.Incentivar a los alumnos y padres de familia para
que colaboren voluntariamente con la
institución.Mejorar el abastecimiento de agua para que exista
permanentemente.Brindar buena y especial atención a los
padres de familia y alumnos procurando satisfacer sus
requerimientos de la mejor manera, siendo estos portavoces de
nuestro prestigio.Adecuar de buena forma la entrada principal de la
institución, mejorando su aspecto externo.Realizar el debido cerramiento de la
institución completando el mismo donde
corresponde.Aplicar el sistema de enseñanza y aprendizaje
actual de acuerdo a la Reforma Curricular vigente para de
esta manera lograr resultados positivos en el
estudiantado.Mejorar la calidad educativa mediante
técnicas teóricas, prácticas y de
investigación que promuevan el aprendizaje en el
educando.Establecer entre los docentes buenas normas de
interrelación para que se trabaje en armonía,
además capacitarles de forma regular y
pedagógica para que se labore con un alto nivel
académico, cuidando el prestigio de la
institución.Enfatizar en la práctica diaria de valores
que fomenten en el estudiantado las reglas del buen vivir, la
fraternidad y la solidaridad.Complementar el quehacer educativo con actividades
de tipo social, cultural y recreativo que ayuden al
fortalecimiento espiritual, volitivo y afectivo del
estudiante.Proponer a los estudiantes horarios adecuados a su
interés con la finalidad de repartir correctamente su
tiempo.Planificar, organizar y ejecutar actividades extra-
curriculares. (Tutorías).
5.4.6.8. Recursos.-
Humanos: Autoridades – docentes – alumnos
– Personal administrativo y de servicio.
5.4.6.9. Proceso
Administrativo aplicable en la
institución:
5.4.6.9.1.
Planificación.
La planificación implica las tareas de definir
los objetivos o metas de la institución, establecer una
estrategia
general para alcanzar estas metas.
La planificación de las actividades que se
realizarán en el Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ" está a cargo del Rector, quien
deberá trazar metas, basándose en las habilidades
técnicas, humanas y
conceptuales.
La vital meta de la institución, será la
forma adecuada de servir al mercado (alumnos) ofreciendo una
educación de alto nivel académico, para de esta
manera buscar posicionamiento
en el mercado educativo.
Es necesario y de vital importancia que el Rector tenga
habilidad humana ya que de esto depende extraer lo mejor de sus
colaboradores.
El recurso material estará afín con las
necesidades humanas para su eficiente desempeño en todas
las áreas de trabajo.
Se ofrecerán periódicamente charlas y
cursos de capacitación dirigidos a los docentes y
personal administrativo de la institución; para lo cual se
contratará personal capacitado.
5.4.6.9.2. Organización.-
La organización es la agrupación del
recurso humano de la institución, para el logro de los
propósitos específicos.
El Rector deberá dividir el trabajo y las tareas
correspondientes para el personal, en el departamento
específico, de acuerdo con lo fines de la
institución.
A su vez, se deberá asignar las funciones y
responsabilidades de cada personal, y por lo tanto establecer la
autoridad principal.
Además, se mantendrá relaciones de respeto
y armonía entre individuos, grupos y
departamentos y por lo tanto coordinar las diferentes tareas de
carácter organizacional.
COLEGIO "SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ"
ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIÓN
La estructura es general porque comprende la totalidad
de la institución educativa.
En el Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ", el jefe de nivel más alto delega
autoridad al del nivel siguiente, quien a su vez delega en otro,
formando una línea que une a todos los departamentos.
Además en este modelo la
línea de autoridad demuestra en forma escalonada, la
jerarquía que existe en la institución, se observa
claramente quién depende de quién.
Por consiguiente, la estructura lineal para la
institución "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ",
presenta ventajas y desventajas como son:
Ventajas:
a) No hay fuga de
responsabilidades y deberes.b) Facilita de rapidez en las
diversas acciones.c) En la institución
educativa no existe conflicto de autoridad.
Desventajas:
a) Aislamiento de los grupos de
trabajo.
5.4.6.9.2.1. Estructura
funcional:
La estructura funcional esta dada por las funciones de
cada uno de los departamentos, por ejemplo:
– Rectorado: En este departamento EL RECTOR
planifica, organiza, dirige y controla a cada uno de los miembros
que laboran en la institución.
– Junta General de Profesores.- En este
departamento se reúnen todos los profesores para tratar
asuntos referentes a los estudiantes y para señalar pautas
para el mejor aprendizaje académico.
– Inspección General.- Se responsabiliza
por el cumplimiento, orden y disciplina en
los estudiantes; así como también de los registros,
formularios y
más documentos oficiales de Inspección.
5.4.6.9.2.2. Estructura línea
staff:
El Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ" tiene un profesional de apoyo que visita la
institución cada tres meses, como es el Asesor
pedagógico para que oriente a los profesores y que ellos
lleguen a descubrir las capacidades y destrezas en los
alumnos.
5.4.6.9.2.3. Específicas: La
departamentalización:
El Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ" esta comprendido por departamentos, los mismos
que son:
a. Dirección
Académica.b. De Secretaría.
c. Técnico.
d. Servicios Generales.
Cada uno de estos departamentos cumplen sus propias
funciones o tareas a realizar, además existe
comunicación entre cada uno de ellos.
5.4.6.9.2.4. Principios fundamentales de
la institución educativa.
A) Planificación.- El Rector del Colegio
Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ" planifica,
prevé anticipadamente, al inicio de cada año
lectivo todo lo que va a realizar, o los proyectos que se
harán en la institución, de qué manera se
trabajará con los estudiantes, el número de
docentes que trabajarán en el nuevo año lectivo,
etc.
B) Autoridad y Responsabilidad.- El Rector del
Colegio, como los docentes tienen bajo su responsabilidad algunas
funciones, los mismos que tienen la autoridad suficiente para
lograr los objetivos propuestos.
C) Unidad de dirección.- La
dirección de la institución está concentrada
en la Rectora del Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ", ella es la encargada de orientar y dirigir las
diversas actividades, ya que todos los que trabajamos con ella
perseguimos un fin común.
D) Unidad de mando.- En la Institución
Educativa las órdenes son dadas por la persona que tiene
la autoridad. El Rector, el Inspector.
E) Jerarquía.- En la Institución se
da así: La Rectora le ordena al Inspector y la
Secretaría, el Inspector tiene autoridad con los
alumnos.
F) Centralización.- El Rector de la
Institución es la máxima autoridad y ella es la que
orienta y guía a todo el grupo para el
logro de los objetivos. La integración de las actividades, producto de
la centralización, permite que la Institución
funcione como un todo orgánicamente coordinado.
G) Especialización.- Todos los docentes y
personal administrativo tiene actividades a realizar de acuerdo a
su preparación que ha recibido.
H) Definición.- En la Institución
educativa todas las actividades a realizarse están
estrictamente definidas y conocidas por los miembros de la
Institución.
I) Organización de cada unidad.- Todos los
que trabajan en el Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ" son bien unidos y todos los trabajos son
compartidos.
5.4.6.9.3. Dirección.-
El Rector se comprometerá en motivar a los
empleados del área administrativa y docentes, seleccionar
los canales de comunicación más eficaces y resolver
conflictos
De tal manera deberá dirigir las diferentes
actividades de la institución en forma eficaz, el recurso
humano elemento primordial, al personal se lo premiará con
incentivos,
estabilidad laboral, reconociendo todos los beneficios de
Ley, y
brindando capacitación periódicamente, actividades
necesarias para mantener el alto rendimiento del
personal.
5.4.6.9.4. Control.-
Esta función administrativa consiste en que el
Rector del Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE
BOMBOLÍ", deberá vigilar todas las actividades para
asegurarse de que se realicen de conformidad con lo planeado y
para corregir cualquier desviación significativa.
Supervisar las diferentes actividades planeadas dentro de la
institución.
Se utilizará un sistema de
control de reporte diario colocando el nombre, firma, hora de
llegada y hora de salida.
5.4.6.10. Reglamento interno de la
institución.
CAPÍTULO I
DATOS INFORMATIVOS
NOMBRE: COLEGIO PARTICULAR "SAN
PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ"
DIRECCIÓN: Vía CHONE
KM. 1 ½ N. 819
PROVINCIA: PICHINCHA
CANTÓN: SANTO
DOMINGO
REGIMEN: COSTA
CAPÍTULO II
DE LOS OBJETIVOS Y
FINES
Art. 2.1.Contribuir a la eficiencia y
mejoramiento de la educación
secundaria.
Art. 2.2. Desarrollar y fortalecer en los estudiantes
los valores
éticos, morales y cívicos.
Art. 2.3. Colaborar y participar en el desarrollo
cultural, social, deportivo y económico de Santo Domingo
de los Colorados.
Art. 2.4. Recibir en el plantel a todos los estudiantes
que aspiran a la educación.
Art. 2.5. Impartir una educación e
instrucción activa funcional, permanente y actualizada
acorde al entorno socio-cultural y económico.
CAPÍTULO III
DE LAS AUTORIDADES
1. DEL RECTOR.-
Art. 3.1. El Rector es la primera autoridad del plantel
y es responsable directa de la buena marcha del
Colegio.
Art. 3.2. Ejercer la supervisión pedagógica o delegarla,
misma que considerará los siguientes aspectos:
a) Que se cumpla el proceso del plan de
clase.b) Coordinar sus acciones con los profesores
guías.c) Elaborar el plan de actividades por
trimestre para cada período lectivo.d) Cumplir con los requerimientos
rectorales.
Art. 3.3. Autorizar gastos de acuerdo
al reglamento.
Art. 3.4. Legalizar con su firma, autorizaciones,
oficios, contratos y en
general documentos que sean de su responsabilidad.
Art. 3.5. Fomentar las relaciones humanas entre todo el
personal.
Art. 3.6. Convocar a junta de profesores.
2. Del Inspector.-
Art. 3.7. Laborar toda la jornada, con la
obligación de encontrarse en el establecimiento 15 minutos
antes de la entrada y 15 minutos después de la salida de
los alumnos.
Art. 3.8. Cumplir y hacer cumplir el plan
institucional.
Art. 3.9. Controlar la asistencia y conducta que
deben observar; personal docente y administrativo.
Art. 3.10. Constituirse en un ejemplo de puntualidad,
pulcritud y relaciones sociales en su departamento y
plantel.
Art. 3.11. Elaborar registro de
asistencia del profesorado y alumnado.
3. De los Docentes.-
Art. 3.12. Estar puntual a la hora de entrada y salida
del alumnado.
Art. 3.13. Contribuir al fortalecimiento del buen nombre
y prestigio del plantel en general y de sus miembros en
particular.
Art. 3.14. Registrar en el casillero de observaciones
las novedades disciplinarias y/o de rendimiento de sus
alumnos.
Art. 3.15. Informar en las juntas de curso trimestrales
el rendimiento y porcentajes que han alcanzado los alumnos en la
asignatura a su cargo.
4. De las Comisiones.-
Art. 3.16. Se establece las comisiones permanentes de
Cultura,
Social, Deportes y
recreación.
5. De los alumnos.-
Art. 3.17. Asistir a clases con normalidad.
Art. 3.18. No abandonar el aula ni el plantel sin
autorización debida.
Art. 3.19. Respetar a sus compañeros, profesores
y demás personas que laboran en la
institución.
Art. 3.20. Cuidar el local escolar y todos sus
bienes.
Art. 3.21. Durante la formación y el recreo no
permanecer en el aula.
CAPÍTULO IV
PERSONAL ADMINISTRATIVO
1. De la Secretaría –
Colectora.-
Art. 4.1. Asistir diariamente al Colegio de
lunes a viernes desde las 8h00 a 16h00.
Art.4.2. Mantener debidamente encuadernadas
todos los documentos de archivo,
clasificados por años.
Art. 4.3. Diseñar y elaborar las
hojas de registro de calificaciones para los
profesores.
Art. 4.4. Asesorar al personal en todo lo relacionado
con la elaboración y tramitación de documentos
oficiales.
Art. 4.5. Recaudar y responsabilizarse del
dinero de la institución.
Art. 4.6. Efectuar gestiones en las
oficinas del Servicio de Rentas Internas.
Art. 4.7. Realización de los roles
de pago.
Art. 4.8. Elaborar conjuntamente con la
Rectora de los presupuestos.
Art. 4.9. Recibir, custodiar y vender
especies valoradas en la institución.
CAPÍTULO V
DE LOS PADRES DE
FAMILIA
Art. 5.1. Colaborar con el plantel, cuanto
a lo material, social, deportivo y cultural.
Art. 5.2. Procurar que la asistencia a
clases de su representado sea normal y cumplida.
Art. 5.3. Justificar oportunamente las
faltas y
atrasos de su representado.
Art. 5.4. Visitar la institución
para estar al tanto del hacer educativo de su representado y
ofrecer la ayuda oportuna.
Art. 5.5. Cancelar oportunamente las
obligaciones
con el plantel.
Art. 5.6. Acatar las disposiciones
impartidas por los directivos y maestros de la
institución.
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
EQUINOCCIAL
UTE – CODEU
PROPAD
Programa para docentes
Encuesta dirigida a padres de
familia
Introducción: El cuestionario
tiene las finalidades de auscultar el criterio de los padres de
familia sobre la organización administrativa y servicio al
cliente (estudiantes).
Objetivo: Recopilar información sobre la organización
administrativa y servicio al cliente
(estudiantes).
Instrucciones: Solicito de la manera más comedida
se sirva llenar la presente encuesta,
marcando con una X en el lugar de la respuesta que a su
criterio es la más conveniente.
Cuestionario:
1. Considera que el Colegio Particular San Pedro Pascual
de Bombolí tiene una buena organización en sus
departamentos.
Si
No
2. Usted, como Padre de Familia observa un ambiente
laboral agradable dentro de la institución?
Siempre A
veces Nunca
3. El personal que trabaja en la institución
cumple sus funciones a cabalidad?
Siempre A
veces Nunca
4. La institución ofrece charlas de motivación a los Padres de Familia y
estudiantes en forma periódica?
Si
No
5. Los trámites que usted realiza en la
institución son entregados en forma oportuna?
Siempre A
veces Nunca
6. Los directivos de la institución conducen u
coordinan al personal docente en la ejecución de las
actividades planteadas.
Si No
7. La Institución educativa cuenta con personal
altamente calificado?.
Si No
8. Los docentes que trabajan en la institución
son capacitados periódicamente?
Siempre A
veces Nunca
9. Considera que actualmente la institución
cuenta con crecimiento estudiantil?
Bastante
Poco Nada
10. A notado usted que en la institución se
controla de forma eficiente y disciplinaria las normas y
reglamentos establecidos?
Siempre A
veces Nunca
11. Se siente satisfecho con los servicios que ofrece la
institución a los estudiantes:
Si No
12. El servicio que ofrece la institución es
de:
Buena calidad
Baja calidad
Pésima calidad
13. Cree usted que para ofrecer un buen servicio es
necesario mejorar la infraestructura de la
institución.
Si No
14. Con que servicios se siente actualmente satisfecho
en la Institución.
– Tareas dirigidas
– Laboratorio
– Centro de
cómputo
15. Para mejorar la calidad del servicio al cliente es
necesario la unión de Padres de Familia –
Institución – Maestros y Docentes.
Si
No
16. Considera usted que el prestigio de una
institución se valora por:
– Años de servicio
– Calidad docente
– Lujosa infraestructura
17. La institución ofrece becas
estudiantiles:
Si
No
18. Mantener una buena organización
administrativa es ofrecer un buen servicio?.
Si No
19. Usted como padre de familia considera que la
institución tiene un nivel de excelencia en el servicio
que ofrece?
Si No
20. Que otros servicios le gustaría recibir de la
institución?
– Audiovisuales
– Seminarios trimestrales
Autor:
Ing. Lucy Esperanza Bravo
Sabando
[1] DE ALMEIDA, Mercedes, L,: La Administración una herramienta para los
líderes del futuro, Ecuador,
Primera edición, Editirial Gráficas Ortega, pág. 3,
año 2000.
[2] CHIAVENATO, Adalberto,: INICIACIÓN
A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, Colombia,
MC-GRAW-HILL 658.CH 431-1, 1998. Pág. 6.
[3] REYES, Agustín,
Administración de empresas, México, Primera Parte, Editorial LIMUSA,
pág. 28 €“29, año 1987.
[4] CHIAVENATO, Adalberto,: INICIACIÓN
A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, Colombia, MC-GRAW-HILL
658.CH 431-1, Pág. 18, año 1986.
[5] DE ALMEIDA, Mercedes, L,: La
Administración una herramienta para los líderes
del futuro, Ecuador, Primera edición, Editirial
Gráficas Ortega, pág. 8, año 2000.
[6] CHIAVENATO, Adalberto,: INICIACIÓN
A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, Colombia, MC-GRAW-HILL
658.CH 431-1, Pág. 19-20, año 1986.
[7] ANZOLA, Curso básico de
administración de empresas, Colombia, Editorial Mc Graw
Hill, pág.34-35, Año 2000.
[8] REYES, Agustín,
Administración de empresas, México, Segunda
Parte, Editorial LIMUSA, pág. 212, año 1987.
[9] ANZOLA, Curso básico de
administración de empresas, Colombia, Editorial Mc Graw
Hill, pág.45-48, Año 2000.
[10] CHIAVENATO, Adalberto,:
INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, Colombia,
MC-GRAW-HILL 658.CH 431-1, Pág. 40, año 1986.
[11] ANZOLA, Curso básico de
administración de empresas, Colombia, Editorial Mc Graw
Hill, pág.52-56, Año 2000.
[12] INICIACIÓN A LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL. Adalberto Chiavenato,
MC-GRAW-HILL 658.CH 431-1, Colombia 1998. Pág. 56
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |