Propuesta para potenciar la Gestión de Información a través de un portal corporativo
El presente trabajo forma
parte de la
investigación realizada para optar por el titulo de
licenciada de Bibliotecnología y Ciencias de la
Información de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la
Habana de la diplomante Jessie Concepción Pérez, en
el año 2008
Probados son los beneficios que aporta una adecuada
gestión
de información en cualquier organización así como el rol que
desempeña como insumo, en el proceso de
toma de
decisiones.
Las organizaciones
realizan actividades para localizar la información
relevante dentro del gran cúmulo de información que
se produce convirtiendo su gestión en un proceso que
contribuye a elevar el desempeño organizacional.
A pesar de ese reconocimiento no todas las
organizaciones enfocan la gestión de información
como un elemento estratégico y las acciones se
reducen a ser salvadoras y desesperadas en un momento de crisis.
Se hace imprescindible considerar la información
en un sentido más amplio, la información es un
factor estratégico transversal a toda la
organización y ante el cual todo ente organizacional
tiene una responsabilidad.
Gestión de
Información
La gestión de información (GI) implica
identificar la información que realmente se necesita,
buscarla, recuperarla, analizarla, registrarla, diseminarla,
divulgarla y por supuesto utilizarla. El proceso de GI debe
percibirse como proceso que encadena la decisión a la
acción,
que toma en cuenta los activos
organizacionales de forma que este reconocimiento potencie su
actuación sobre la base de sus capacidades
distintivas.
En el desarrollo de
los procesos de la
GI es preciso tener dominio de los
diferentes tipos de informaciones que existen en ella, de la
dinámica de los flujos, del ciclo de vida
de la información, del conocimiento
que tienen sus integrantes acerca del manejo de la
información y el uso de las tecnologías. Por lo que
es necesario realizar:
Un análisis de las necesidades de
información de la organización. Este paso
garantiza la identificación de insuficiencias en el
suministro de información para el cumplimiento de los
objetivos organizacionalesUn diagnóstico de la situación de
la gestión de información. Aporta la
identificación y el reconocimiento de los
requerimientos de información, los documentos externos
e internos que se utilizan, con quién o con
quiénes la comparten y las duplicidades que
existen.Una auditoría de información
(AI): Identifica y evalúa los recursos
informativos, reconociendo además la
información que carece de relevancia para el
desarrollo de la organización, determina el grado de
conocimiento y/o desconocimiento que se tiene, ya sea de las
fuentes, servicios y sistemas relacionados con el trabajo
informacional de la organización.
El enfoque de la GI debe tener las mismas dimensiones
para la dinámica de los procesos internos de la
organización como para los procesos que involucran a los
agentes externos con los que se relaciona. Es aquí donde
las plataformas digitales sirven de soporte y punto de encuentro
para dar a conocer las capacidades distintivas de la
organización.
Hoy en día los portales, como plataforma digital,
se convierten en el sitio de entrada a buscadores y a
servicios de
información. Se puede considerar que un portal ayuda a que
los agentes del entorno puedan encontrar la información
que realmente necesitan, accediendo a ella rápidamente, de
forma segura, centralizada y ordenada, debido a su papel como
instrumento a partir de los cuales los sistemas de
gestión de información visualizan su
información acorde a la estrategia
empresarial diseñada.
La utilización eficaz de un portal corporativo
mejora la organización, disposición y control de la
información existente en la organización. Mejora la
productividad
y facilita la
comunicación con usuarios, clientes,
proveedores y
colaboradores, pudiendo llegar a convertirse en el principal
punto de acceso a la información de la
empresa.
Pero con el solo hecho de proponérselo no se
logra una adecuada interacción entre organización y sus
agentes del entorno. El portal debe habilitarse integrando los
recursos de
información que posee la empresa, hacerlos
accesibles al usuario a través de sistemas de
búsqueda y organización, independientemente del
formato, los meta-datos nativos, la
interfaz del productor y los mecanismos de
autenticación.
Propuesta
La propuesta de la utilización de un portal
corporativo para la potenciación de la gestión de
información en organizaciones que brindan servicios
técnicos, de reparación y de postventa, pretende
permitir incrementar los niveles de eficacia y
eficiencia de
forma que la organización pueda responder con mayor
agilidad y efectividad a los requerimientos de los
clientes.
Página siguiente  |