Comprobación de facturas: Los detalles
importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad,
esta comprobación debe hacerse confrontando la factura con la
orden de compra, y el resultado del conteo físico de los
materiales
recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos
en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago
de los materiales o productos no
recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no
está de acuerdo con las especificaciones, no debe
recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la
factura.
Precios: El departamento de compras es
fundamentalmente responsable de los precios que
deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada
de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio
aprobado por el departamento de compras a través de su
orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto
completo cuya responsabilidad completa a los departamentos de
compras y contabilidad.
Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto,
especialmente en lo referente a riesgos de los
materiales y daños sufridos, para determinar la
reclamación correspondiente.
Guías de Remisión o Envíos:
En oportunidades, los materiales vienen acompañados de
simples de remisión o guías de despacho.
Área de
recepción
El flujo rápido del material que
entra, para que esté libre de toda congestión o
demora, requiere de la correcta planeación
del área de recepción y de su óptima
utilización.Condiciones que impiden el flujo
rápido:
1) Espacio de maniobras restringido o
inadecuado.
2) Medios de
manejo de
materiales deficientes.
3) Demoras en la inspección y documentación de entrada.
El objetivo que
persigue toda empresa es
obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la
mercancía en el área de recepción sea la
mínima posible. El espacio necesario para el área
de recepción depende del volumen
máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su
permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las
mercancías en el área de recepción debe ser
lo más corto posible, pues el espacio requerido y el
costo de
operación dependen de la fluidez con que éstas se
pasan del vehículo del proveedor al almacén.
Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los
costos de las
funciones del
área de recepción pueden ser los siguientes (dados
aquí como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado
ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los
vehículos;
b) Andenes; c) Zona de maniobras de
almacenaje;
d) Zona de inspección;
e) Zona de la oficina de
control,
y
f) Zona de medición (báscula)2) Otros costos
incluyen: a) El mantenimiento
del área y de su equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo.3)
Los gastos indirectos
de: a) Personal; b)
Registros, y
c) Protección de los materiales.
Deben estudiarse los medios que sean más
prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de
descarga de vehículos según las instalaciones en el
área de recepción. Estas maniobras pueden
realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de
las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso
del almacén, en este caso se puede usar una plataforma
telescópica para levantar la mercancía. En
cualquiera de estas instalaciones los medios más usuales
son:
1) El montacargas eléctrico
(de gasolina o diesel).2) La carretilla
neumática.3) La carretilla
manual.4) Las tarimas de
madera.5) Los contenedores.
6) Los carros
especiales.7) Los transportes de
rodillos.
ZONA DE
INSPECCIÓN
El flujo rápido de los materiales que se reciben,
requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento
provisional, para revisión y cotejo con la remisión
del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la
documentación de entrada.
Recepción
cuantitativa
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y
comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la
medida de lo posible las operaciones de
recepción cuantitativa se realizan en un local preparado
para el efecto, que se llama normalmente sala de
recepción. Las operaciones de recepción se
efectúan desde el momento de desembalar los géneros
a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario
para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo
efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por
pieza de las mercancías recibidas en número o bien
por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de
identificación.
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que
forma parte de la recepción cuantitativa mediante el cual
se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en
la recepción de material, este tiene como finalidad
primordial verificar que el número de piezas coincidan con
las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para que
luego formen parte del control de inventario del
almacén.
PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas
mediante el cual se procede a confirmar que el peso los
materiales coincidan con los que se especifican en la nota de
entrega, factura y pedido que son recibidos en la
recepción de descritos en lo antes mencionado.
Recepción
cualitativa
Es necesario por objeto verificar las cantidades
recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega,
aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica
del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable
constatar la calidad de la materia prima
utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por
personal técnico calificado. También es importante
citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro
de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que
ayudan en la
administración de los materiales
almacenados.
Estos factores son:
2) Análisis en la
Rotación·3) Análisis de stock.
CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al énfasis de calidad que enmarca
la
organización entera, desde el proveedor hasta el
consumidor. La
administración de la calidad enfatiza el
compromiso administrativo de llevar una dirección continua y extenderla a toda
la empresa,
hacia toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA UN
CONTROL DE CALIDAD
La administración del control de
calidad requiere de un proceso constante, que será
llamado mejoramiento continuo, donde la perfección nunca
se logra pero siempre se busca.
Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor
porcentaje de los problemas de
control de calidad tiene que ver con los materiales y los
procesos y no
con el desempeño del empleado por lo tanto la
tarea consiste en diseñar el equipo y los procesos que
produzcan la calidad deseada.
Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de
todos aquellos involucrados con el sistema en forma
diaria ya que lo entienden mejor quien mide: Las técnicas
para construir la confianza de los empleados incluyen:
1. La construcción de redes de comunicación que incluyan los
empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administración y
asesoría a los empleados de producción.
4. Construir organizaciones
con moral
alta.
5. Técnicas formales como la
creación de equipos y círculos de
calidad.Círculos de Calidad: Es un grupo formado
por empleados voluntarios, que se reúnen en forma regular
para resolver problemas relacionados con el trabajo,
reciben capacitación de planeación en grupo,
solución de problemas y control calidad
estadístico.:Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en
los empleados para instrumentar la administración del
control de calidad, y este es un esfuerzo continuo, cada uno en
la organización, debe ser entrenado en las
técnicas de administración del control de
calidad.
Características de una Organización con
Administración con Control de Calidad
1. Sus esfuerzos van dirigidos hacia una
satisfacción del cliente.2. · Atención dirigida hacia la
reducción de problemas con los procesos o productos,
no con los problemas de la gente.3. La primera prioridad es la
calidad.4. · La gerencia está
comprometida al mejoramiento continuo, apoya un ambiente de
confianza.5. · Las responsabilidades y roles son
claramente definidos.6. · La atención se centra con
la prevención en vez de la
inspección.7. ·Las personas son un recurso
importante. ·8. Trabajo en equipo es la norma
9. · La Capacitación está
dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.
Autor:
Jessica
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