Como Administrar las operaciones en una entidad, análisis de los Inventarios y la Fuerza de Trabajo (página 2)

A continuación se presentan algunos indicadores
seleccionados de la entidad:

EN MILES DE PESOS

Clasificación del tipo de servicio que
brinda la empresa

De acuerdo al bajo grado de adaptación a lo que
requiere el cliente y a la
baja intensidad de la mano de obra que ofrece la empresa
Juventud S.A.
se ubica dentro de la matriz de
clasificación de los servicios en
el cuadrante de Fabrica de Servicios como se puede
observar en la figura No.1

Figura No.1 Matriz de clasificación de
los servicios

El conocimiento
de este aspecto para la empresa reviste
una importancia significativa ya que le permite conocer el tipo
de servicio que brinda la
organización y así determinar las cualidades
que requieren tener las personas que acometerá este tipo
de servicio, esto le facilitará encontrar el personal
idóneo que acometa las tareas con la mayor calidad
posible.

Más adelante abordaremos el tema relacionado con el
análisis de la fuerza de
trabajo de la
organización, ya que esta variable juega un
papel determinante en el desempeño de la empresa y aunque no le
corresponde a la
Administración de las Operaciones
seleccionar el personal si le ofrece a la dirección los recursos
necesarios para optimizar los resultados dentro del sistema de la
empresa.

Análisis de los inventarios en la
organización

El inventario es una
forma de asegurar la continuidad de las operaciones ya sea en un
sistema productivo o de servicios, por tanto exige que se maneje
con mucho cuidado. Y es precisamente una de las
problemáticas que enfrentan hoy en día las organizaciones.

Al efectuar un análisis en la empresa del nivel de
inventarios que esta posee, así como, de la
rotación de los mismos podemos decir que, la misma
mantiene elevados niveles de inventario que representan
más de la mitad del total de activos
circulantes (53%) y en cuanto a la rotación de los
inventarios, realiza una gestión
deficiente de sus existencias (inventarios), cambiándolas
aproximadamente 1.98 veces al año, en otras palabras, la
empresa vende sus inventarios en 184.3 días como promedio
(365días/1.98 veces); requiere de aproximadamente 3 meses
para que este rote lo cual nos hace pensar que la entidad cuenta
con una inversión mayor a las necesidades
requeridas.

En esta temática aspectos tales como:

¿Qué cantidad debe comprarse?,
¿Cuándo se debe realizar una compra?,
¿Qué sistema de revisión emplear?,
¿Cómo controlar la existencia en almacén?,
etc., son de vital importancia y es precisamente sobre estas
cuestiones que nos proponemos efectuar un análisis,
planteando en primer lugar como funcionan estos aspectos en la
entidad y en segundo lugar proporcionando herramientas
que ayuden a realizar un manejo más eficiente de los
inventarios.

Como se planteaba anteriormente en la caracterización
de la empresa, esta cuenta con un solo proveedor, el cual produce
una serie de artículos que constituyen la producción fundamental de la fábrica
y que no relacionaremos ya que no forman parte de la
producción de la entidad analizada (que en lo adelante
denominaremos producto "A"),
además elabora los productos
cosmetológicos que son comercializados por Juventud S.A y
que en lo adelante denominaremos producto "B". Para que esta
fábrica produzca el producto "B" requiere efectuar una
serie de ajustes en la línea que implican
paralización de la producción de aproximadamente 7
días para cambiar de un tipo de producción a otra,
en los cuales obviamente la fábrica no produce; es por eso
que cuando en la fábrica se ajusta la línea para un
tipo de producción se elaboran grandes cantidades de dicho
producto ("A" o "B" según se trate) ya que
transcurrirá un tiempo
más o menos largo para que vuelva a elaborar ese mismo
tipo de producción.

Al no constituir el producto "B" la producción
fundamental y ser la empresa Juventud S.A la única entidad
que lo comercializa, Ledi Laboratori Eudermici Italiani SRL,
elabora una X cantidad de estos productos más o menos
grande y los envía para su comercialización; pero sucede que los
niveles de venta de Juventud
S.A no suficientes como para mantener un nivel aceptable de
productos en sus almacenes, sin
llegar a tener un gran volumen de
inventarios inmovilizados que pudieran conllevar a
pérdidas por deterioro u obsolescencia. También
encontramos que una parte importante del inventario (entre el 10%
y 12%) constituye material de muestra
promocional.

Los productos son vendidos a los clientes en
carácter de consignación de esta
forma los productos continúan formando parte del
inventario de Juventud S.A hasta tanto llegue al destino final:
el consumidor.

La empresa solicita a su proveedor desde el momento en que
concierta el contrato con los
clientes sin tener en cuenta de que hasta que el producto no
llegue al último eslabón de la cadena (consumidor)
continúa formando parte de su inventario.

Analizando los diferentes métodos
que existen para el manejo de los inventarios y considerando la
producción de la empresa como productos de demanda
independiente ya que están influenciados en alto grado por
las condiciones del mercado,
proponemos utilizar el método ABC
de administración de inventarios pudiendo
clasificar los productos a partir de aspectos tales como cantidad
y valor del
inventario.

Aquellos renglones que clasifiquen como clase A se
podrán revisar de manera continua, chequeando
constantemente el nivel de existencias (considerando los
productos que están en almacén y los que
están por llegar). Cuando las existencias estén por
debajo de lo que se considere debe estar disponible entonces
ordenar una cantidad determinada fija.

Los que clasifiquen como clase C se pueden controlar por un
sistema de revisión periódico,
revisando los inventarios cada cierto número de
días o semanas y entonces ordenar una cantidad hasta
alcanzar el nivel de existencias predeterminado.

Los que caigan en clase B estarían en un nivel
intermedio de atención y se podrán revisar acorde
a un criterio que a nuestro juicio sería el más
adecuado y es según como se comporte la demanda de dichos
productos. Así pudiera ser que en determinado momento si
es alta o medianamente alta la demanda pueden ser revisados de
manera continua; si disminuye su demanda se debe optar por
efectuar una revisión periódica.

Lo anterior debe complementarse con un sistema de control conocido
como sistema Cardex considerando que los productos tienen
un lento movimiento, ya
que rotan cada tres meses aproximadamente. Si en un futuro esta
empresa llega a incrementar sus niveles de venta y por
consiguiente se mueven más rápidamente sus
productos puede analizarse la posibilidad de cambiar el sistema
de control antes propuesto, por un sistema de control
computarizado donde se pueda trabajar con ambos métodos de
revisión, continuo y periódico para que de forma
automática se vayan generando ordenes de compra de los
productos, por supuesto si la situación financiera de la
entidad lo permite.

Análisis de la fuerza de trabajo en la
organización

Para lograr un buen desempeño de los trabajadores es
necesario conocer y poner en práctica los principios
básicos de una adecuada administración de la fuerza de trabajo,
entre los que se pueden citar:

• 1. Relacionar al trabajador con el trabajo

• 2. Definición clara de las responsabilidades
  del trabajador

• 3. Establecer estándares de desempeño,
  etc

Para que estos principios cumplan su objetivo se
necesita efectuar una correcta medición del trabajo, que tiene entre otros
propósitos, evaluar el comportamiento
del trabajador, asumiendo que la esencia de la medición
del trabajo es la determinación de los estándares
de desempeño. Una de las variables a
considerar lo constituye la Productividad del
trabajo, cuya medición no resulta nada sencillo en
actividades no repetitivas, o que son ejecutadas por
médicos, enfermeras, ingenieros, gerentes, etc.,
así como profesiones que ejercen en trabajos no
estandarizados.

Juventud S.A cuenta con 17 trabajadores distribuidos
según categoría ocupacional tal y como se relaciona
anteriormente (Ver Caracterización de la empresa), ahora
bien anualmente se lleva a cabo un proceso de
evaluación integral del personal (este
proceso no incluye a los dirigentes y al personal de servicios)
donde se consideran los aspectos que se observan en el Anexo
No.2. (1)

Pero sucede que todos los trabajadores en esta empresa se
miden por igual lo cual es inconsecuente si tenemos en cuenta que
no todos desarrollan las mismas

tareas (Ver anexo No.1). Además es un sistema de
evaluación muy rígido ya que para que un
trabajador, alcance una evaluación de excelente, debiere
obtener una calificación de 5 puntos en todos los
aspectos. También hay que señalar (no por
mencionarlo en último lugar consideramos que sea menos
importante) el hecho de que le conceden el mayor peso dentro de
la evaluación a los aspectos de la Disciplina
laboral y las
relaciones de trabajo.

Para medir el trabajo de
estas personas se deben considerar 3 indicadores que son en
resumen: que se ha logrado con el trabajo, como se ha
realizado el mismo y como se comporta el trabajador.

Para esta empresa se propone aplicar como método de
análisis, El Criterio De Calificación
Ponderada, para la evaluación integral del
desempeño. El cual quedaría según se muestra
en el anexo No. 3.

Cada aspecto tendrá un peso específico que
estará en función de
la importancia que cada uno tiene dentro del total (100 ptos) de
acuerdo con la actividad que realice el trabajador.

(1) Independientemente del promedio general que obtenga el
trabajador para que se considere idónea su
evaluación este deberá obtener el máximo de
puntos (5 puntos) en los aspectos I y II.

Para poder
demostrar la efectividad de la propuesta que se realiza, se
exponen como ejemplo la evaluación realizada a un
Comercial y al Gerente
económico.

EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR

Período a evaluar: 1 semestre

Área de trabajo: Ventas

Actividad que realiza: Comercial

Calificación total ponderada:

CTP = 3(0.10)+2(0.10)+…..+3(0.10)+2(0.05) = 3.45

EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR

Período a evaluar: 1 Semestre

Area de trabajo: Economía

Actividad que realiza: Gerente
Económico

Calificación total ponderada:

CTP = 2(0.05)+3(0.10)+…..+4(0.05)+5(0.05) = 3.60

Ambos trabajadores obtienen una evaluación de
idóneos considerando que obtienen más de 3 puntos y
por tanto su calificación es de BIEN.

Los resultados alcanzados en la prueba piloto demuestran que
el método de análisis propuesto se adapta mejor a
las características del personal de la entidad acorde a la
función que realizan. Además se pudo observar que
los trabajadores están más interesados por
demostrar su competencia en el
trabajo, ya que perciben el interés de
la administración por la tarea que desempeñan y los
resultados alcanzados, sienten que sus conocimientos tienen valor
ante la administración y el resto del colectivo.

Conclusiones y
Recomendaciones

Una vez analizada la situación que se presenta en la
empresa Juventud S.A, con respecto a los inventarios y a la
fuerza de trabajo, podemos concluir:

• 1. La entidad posee elevados niveles de inventario
  (53% del total de activos circulantes), dado el deficiente
  manejo de los mismos.

• 2. El actual método de evaluación al
  trabajador no cumple con su objetivo principal de efectuar
  una correcta medición del trabajo a partir de evaluar
  el comportamiento del trabajador según los
  estándares desempeño.

A partir de las deficiencias detectadas en la entidad
recomendamos una serie de medidas que a continuación
detallamos:

• Efectuar una revisión de los inventarios con vistas
  a depurar la existencia de productos ociosos u obsoletos en
  la empresa, definiendo las causas de esta situación y
  corregirlas.

• Eliminar del inventario lo que corresponde a material de
  muestra y llevarlo a gasto de promoción y ventas de la
  empresa.

• Efectuar una prueba piloto aplicando el método ABC
  de administración de inventarios.

• Comprobar si el material humano de que dispone la
  organización está en correspondencia con lo que
  esta requiere según su ubicación en la matriz
  de clasificación de los servicios.

• Cambiar el método actual de evaluación del
  desempeño de los trabajadores, por el que se
  propone.

Bibliografía

• Material de estudio, Dirección de
  operaciones, Universidad de la Habana, Facultad de
  Contabilidad y Finanzas, CETED.

• Material de estudio, La función de
  operaciones en la organización, Facultad de
  Contabilidad y Finanzas, CETED.

Anexos

ANEXO No.1

Anexo No.2

EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR

Período a evaluar:

Nombres y Apellidos:

Area de trabajo:

Actividad que realiza:

Cada aspecto tiene como mínimo un valor de 2 puntos y
como máximo 5 puntos.

Donde:

2 = Mal, 3 = Regular, 4 = Bien, 5 = Excelente

Nota: El total promedio se determina a partir de la
sumatoria de los puntos asignados a cada aspecto y dividido entre
la cantidad de acápites a evaluar.

ANEXO No.3

EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR

Período a evaluar:

Nombres y Apellidos:

Area de trabajo:

Actividad que realiza:

Autora:

Indira Rodríguez Valencia

Cuba

Año 2009