Curso básico de secretariado (página 2)

Partes: 1, 2

Todo trabajo dentro
de una compañía es realmente necesario y
obligatorio pero en los cargos de mayor peso dentro de una
compañía es el cargo que amerita mayor responsabilidad, por ello es necesario que una
secretaria que aspira ser excelente, pueda realizar sus funciones con
eficiencia, y
puntualidad la responsabilidad viene a ser unas de las
características mas vitales de una secretaria.

La Responsabilidad amerita puntualidad, pulcritud en los
trabajos, puntualidad en cuanto asistencia, respeto del
horario, y prontitud en cuanto a cada una de las tareas que deba
realizar

Perfil de
secretaria

Capítulo anterior: 5 –
Responsabilidad Capítulo siguiente: 7 –
Confiabilidad

Unos de los perfiles que requieren mayor atención, en cuanto a sus postura, dentro
de la empresa,
son:

· Los Gerentes,· Los
Administradores,· Los Contadores,· Los
Coordinadores,· Los Supervisores,· Y la
Secretaria.

Este es el personal que
generalmente llevan el reto de dirigir la empresa hacia la
excelencia, cuando cualquiera de estos factores de un equipo de
trabajo expresa una mala imagen, la
confiabilidad en la empresa, tiende a bajar de nivel, por ellos
es que todos y cada uno de estos autores, deben mantener un
perfil que genere credibilidad, confiabilidad y respeto.

De la misma manera en que cada Personal en su cargo, genere
credibilidad, confiabilidad y respeto, en esa misma medida, van a
percibir, el trato de todos los demás miembros de su
equipo de trabajo

Confiabilidad

Capítulo anterior: 6 – Perfil de
secretaria Capítulo siguiente: 8 – Activa y
dinámica

Toda secretaria tiene acceso a los documentos
más importantes de su compañía; archivo, inventario,
relación de gastos,
relación de precios,
Actas, registros de la
empresa, nominas de
empleados, decisiones internas de la compañía, y
muchas otro tipo de documentación privada de la empresa.

La secretaria debe formar parte de la
Confiabilidad de la empresa y todos los documentos a los que la
secretaria tenga acceso deben mantenerse estrictamente
archivados, organizados, protegido, y garantizando el cuidado y
protección acerca del contenido, evitar su
extravío, evitar que personas ajenas tengan acceso a esos
documentos o a los datos privados
contenidos en ellos

Activa y
dinámica

Capítulo anterior: 7 –
Confiabilidad Capítulo siguiente: 9 – El ambiente,
recursos y
herramientas
de trabajo

Las habilidades y las destrezas de una secretaria, le permiten
escalar otras posiciones dentro de la empresa, mejorar el
procedimiento
ya establecido, con respecto a ese cargo, y darle mayor valor al
servicio que
presta dentro de una empresa.

Toda empresa necesita una secretaria, dinámica, activa y productiva, que se
sienta el avance y desarrollo, de
cada una de las ejecuciones de sus funciones dentro de la
empresa.

El prestigio que tenga El Cargo de Secretaria
dentro de una empresa, dependerá del nivel de
desenvolvimiento que tenga, la persona que
ejecuta dicho cargo.

El ambiente, recursos
y herramientas de trabajo

Capítulo anterior: 8 – Activa y
dinámica Capítulo siguiente: 10 –
Accesibilidad

La Secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que
exista un orden en todas las cosas concernientes a su
trabajo.

Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todas
los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que
este a su cargo, tales como:

- Archivo,- Escritorio,- Carpetas,- Libros de
Actas,- Libros Ingresos,- Carpetas Nóminas,- Carpetas de
Facturación,- Carpeta con Relación de
gastos,- Documentos registrados en la
Computadora,- Buzón de Archivos,- Cualquier otro recurso, que este
bajo su responsabilidad.

No es permitido, que toda documentación de la empresa,
que este bajo la supervisión de la secretaria, estén
desordenados, extraviados, sin pulcritud, deteriorado, sin
culminar el trabajo,
pospuesto para última hora.

Accesibilidad

Capítulo anterior: 9 – El ambiente, recursos y
herramientas de trabajo

Si bien es cierto que hay que considerar la privacidad
que se le debe tener a los documentos, herramientas, y espacios,
que le son confiados a la secretaria, también es
absolutamente necesario, de que toda secretaria, mantenga todo su
trabajo, recursos, y ambiente, dispuestos de manera accesibles,
para el momento, en que la empresa amerite que otro personal se
encargue de determinada labor que corresponda al acceso a esa
documentación, a esos archivos, a esos espacios, o a esos
recursos, o en caso de que amerite, una suplente en el
cargo, una ampliación del personal en esa área,
ascensión, remoción o la sustitución de la
secretaria, estos recursos, ambientes y documentos puedan estar
disponibles, para las personas que ameriten usarlos, para
el cumplimiento de sus funciones.