- Reuniones.
Planifique aspectos importantes de la
reunión - Reuniones. Comunique
las expectativas a los convocados - Reuniones.
Condicione el ambiente - Reuniones. Guarde
una constancia de tal reunión
Reuniones. Cómo hacerlas con éxito,
la mayoría de los asuntos que tienen que resolverse con
éxito en una organización se pueden llevar a cabo
más eficazmente cuando son expuestos, atacados, analizados
y aprobados en reuniones. Es por este motivo que las reuniones
dentro de una organización son un asunto de gran
importancia.Este curso te dará herramientas
para gestionar la programación de reuniones que sean
productivas y generen resultados exitosos en tu
organización.
Reuniones. Planifique
aspectos importantes de la reunión
Capítulo siguiente: 2 – Reuniones.
Determine los detalles de la reunión
Para que una determinada reunión pueda ser productiva,
se necesita que haya habido una planificación previa, acerca de todos los
asuntos concernientes a la reunión, asuntos tales
como:
-
Objetivo de la
reunión,
-
Cantidad de tópicos a tratar,
- Tema
principal,
- Temas
secundarios,
-
Problemática a resolver,
-
Estilo de reunión, participativa o informativa, etc
-
Normas
generales para efectuarse la reunión,
-
Soluciones,
Alternativas, Sugerencias.
Es inconcebible, reunir a un grupo de
personas en una organización, para improvisar acerca de
algunos temas, que no están bien definidos, no se
está claro de cuáles son los objetivos de
la reunión, no hay una lista de temas para tratar en la
reunión, y esto puede generar en el ambiente
demasiada inconformidad, confusión, aburrimiento,
apatía, y desagrado.
Reuniones. Determine
los detalles de la reunión
Capítulo anterior: 1 – Reuniones.
Planifique aspectos importantes de la
reuniónCapítulo siguiente: 3 – Reuniones.
Comunique las expectativas a los convocados
Para que una determinada reunión pueda ser efectiva al
momento de efectuarse, es necesario planificar previamente,
algunos detalles:
-
El tiempo de
duración,
- El
Ambiente,
- La
lista de los asistentes,
- El
porcentaje máximo de ausentes permitidos,
- Si
requiere repartir convocatorias a los convocados,
- Si
requiere repartir comunicados a los convocados,
- Si
requiere elaborar un acta de la reunión,
- Si
requiere realizar una lista de los presentes,
- Si la
reunión amerita sancionar a los que no
asistan.
Cuando se planifican todas estos detalles, se hace muy
significativa la reunión, ya que si es necesario darle
carácter de reunión formal, tomando
en cuenta los pasos previos, en medio de la reunión, y
posteriores a la reunión, puede darle carácter de
reunión formal, a los involucrados desde el primer momento
que reciben la convocatoria, al recibir un comunicado escrito, al
verse incluidos en la lista de asistentes, y al ver que se
está llevando a cabo un acta de reunión, para dejar
plasmada las decisiones finales.
Esto permite que desde el primer momento, los convocados, le
den mayor importancia a la reunión, por el sólo
hecho, de percibir, que la reunión tiene carácter
formal.
En caso de ser una reunión sencilla, también lo
percibirán desde el primer momento, de acuerdo a como
la
organización se lo transmita.
En el caso de que la reunión sea de poca importancia, y
para tratar temas menos urgentes, y pueda darse la reunión
de manera improvisada, ya los empleados podrían ver el
carácter de la reunión, desde el primer momento que
son convocados, en medio de la reunión y luego de ella, ya
que este tipo de reunión, no amerita, convocatorias, ni
actas, ni listado de asistentes, ni comunicados.
Reuniones. Comunique
las expectativas a los convocados
Capítulo anterior: 2 – Reuniones.
Determine los detalles de la reuniónCapítulo
siguiente: 4 – Reuniones. Condicione el ambiente
La comunicación, es un factor determinante en
toda organización, no solamente es necesario, planificar
todos los aspectos de la reunión, y todos los detalles,
también es de gran importancia, transmitirle estos
detalles, y aspectos de la reunión, a todos los
convocados, mientras más pronto se les comunique los
detalles y aspectos de la reunión, mayor grado de
acertividad tiene el proceso de
la
comunicación, con los
convocados.
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