Almacenamiento, Conservación y Preservación en el escenario informacional y las tecnologías (página 2)

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Este ciclo de vida resume la expresión del
proceso de información en su accionar dialéctico,
organizar la información consiste en la selección
de toda información pero no basta una adecuada
selección ,si esta información no es objeto de un
procesamiento la cual esta desglosada en dos subetapas de
descripción física y de contenido ,después
de un procesamiento conservar la información, constituye
que se proceso de una forma adecuada, con vista a su
almacenamiento que puede ser pasivo o activo, este almacenamiento
organizado es por una parte, el resultado del procesamiento y a
su vez la premisa de la búsqueda y la base de la
recuperación para una efectiva desimanación. El
proceso de recuperación se lleva a cabo mediante consultas
a la base de datos donde se almacena la información
estructurada, mediante un lenguaje de interrogación
adecuado. El sistema de recuperación de la
información es el proceso donde se accede a una
información previamente almacenada, mediante herramientas
informáticas que permiten establecer ecuaciones de
búsqueda específicas. Dicha información ha
debido de ser estructura previamente a su
almacenamiento.

En el ciclo de vida de la información esta
presente el almacenamiento, conservación y
preservación ya que desde que se genera la
información se tienen que tomar medidas para evitar que no
exista el peligro de una infección, una parte importante
la tiene en este ciclo el procesamiento pues aquí se
encuentran presente las causas de deterioro propias de la
manipulación y el almacenamiento es una de las causas que
golpea grandemente ya que influyen factores que aceleran el
envejecimiento de la información: condiciones inapropiadas
del ambiente, Condiciones de la edificación ( siendo uno
de los más importante), depósitos, control
ambiental ,mobiliario, utilización de materiales libre de
ácido para su conservación, entre otros.

Referentes
teóricos sobre Almacenamiento y su relación con las
TIC

El almacenamiento es un estado pasivo en el ciclo de
vida, pero los soportes de formatos van cambiando y la
solución más común a este problema es la
migración a nuevos sistemas. Es de gran importancia
establecer algoritmos para comprobar la exactitud e integridad de
la migración (pueden presentarse problemas como la
pérdida de datos) y constituye una de las medidas
más importantes de la estrategia de preservación y
consume o debiera consumir una parte muy significante de los
recursos económicos de cualquier institución
responsable, incluye los tipos de barreras que interponen entre
los materiales que se custodian y los agentes que los
agraden, así como el control del clima y la calidad del
medioambiente donde serán depositados.

La complejidad de los procesos de almacenamiento ha
aumentado, y para comprenderlos y desarrollarlos se requieren
conocimientos específicos organizados que sitúen a
esos sistemas en su devenir histórico y social, que
describan las formas específicas, materiales e
intelectuales de existencia de la información y
esclarezcan las determinaciones que imponen estas formas de
existencia sobre los procesos de conservación y
preservación de la información y el conocimiento
como una unidad dialéctica.

La calidad del almacenamiento en los depósitos es
muy importante para la conservación de todos los
documentos. En la práctica es difícil convencer a
instancias y organizaciones sobre la necesidad de incluir en el
presupuesto, anual, la compra de recursos para alargar la vida
útil a los documentos antiguos.

Los procesos de almacenamiento digital de datos ofrecen
una mejor forma para archivar, buscar, gestionar y compartir
información electrónica a través de
almacenamiento digital en archivos digitales. El almacenamiento
digital facilita el acceso a los datos que maneja una
organización y el riesgo de pérdida de estos. Un
sistema de almacenamiento de archivos digitales supone un ahorro
de espacio físico.

La tecnología de almacenamiento digital ha
mejorado notoriamente son utilizadas en los procesos de
almacenamiento, ordenación, descripción y
clasificación de la información documental y datos
en archivos digitales, de igual manera destacamos las ventajas
del uso de estas tecnologías para el almacenamiento
digital, recuperación y difusión de la
información documental en forma de archivos
digitales

Las principales ventajas del almacenamiento digital son
su capacidad de almacenar datos, gestionar y distribuir gran
cantidad de información de distinta naturaleza en archivos
digitales. Los procesos de almacenamiento digitales ayudan a
reducir los costos operativos y se utiliza para guardar datos y
usarlos como programas o información de cualquier tipo.
Entre los procesos de almacenamiento se destaca:

Disminuyen el riesgo de la pérdida de
información y datos, ocasionada por incendios, robos,
inundaciones.
Conserva los documentos intactos a lo largo del
transcurso del tiempo. Los documentos no se deterioran ya que
se encuentran como archivos digitales.
Permite un acceso inmediato a los documentos
según distintos criterios de búsqueda. Por
ejemplo, por año, por tipo de documento, por cliente,
etc.
Posibilita el acceso desde cualquier lugar a
través de Internet.
Permite establecer criterios de acceso de forma
flexible y fácil
Permite el acceso simultáneo de varios
usuarios al mismo archivo digital.
Es posible duplicar y enviar los documentos a
través de medios digitales (sin sacarlo de su
ubicación)

Aplicando las nuevas tecnologías el
almacenamiento digital no está considerado aún como
un método duradero aunque actualmente se realizan
investigaciones científicas para ganar en calidad y
durabilidad de los diferentes soportes Los soportes de
almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren
de la existencia de tecnologías para acceder a los mismos
que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios
formatos; además, se deterioran fácilmente
ocasionando la pérdida de la información. El
principal beneficio es que permiten manejar una mayor cantidad de
información en menor tiempo y espacio.

Las nuevas tecnologías electrónicas (como
los diskettes, el correo electrónico, Internet y los
CD-ROM`s, entre otras) permiten que el manejo de la
información sea más rápido y más
práctico además, incrementan las oportunidades de
comunicación y cooperación en todo el las
actividades bibliotecarias, así como los servicios
bibliotecarios y de información han sido afectados por el
desarrollo tecnológico, el cual ha permitido crear
dispositivo electrónicos que han hecho evolucionar la
forma de realizarlos.

Entre los dispositivos electrónicos que hoy se
manejan en las bibliotecas están los destinados al
almacenamiento y recuperación de la información;
los servicios en línea y las redes (como Internet); bases
de datos referenciales y bibliográficas que apoyan los
servicios al público, entre estas, están las que
incluyen las publicaciones electrónicas almacenadas en
texto completo, las bases de datos que incluyen enciclopedias,
diccionarios, índices, bases de datos para el control de
los préstamos externos e inter bibliotecarios , el
catálogo en línea para el servicio al
público, para expedición de credenciales, de cartas
de no adeudo, entre otras. Y como ya es del conocimiento de
todos, las bases de datos mencionadas se pueden consultar en
línea o en disco mundo (Sylvia Webb.
InformationUK 2000: educación and training,
p. 257).

La automatización ha apoyado las actividades
bibliotecarias, el almacenamiento de la información, de
tal forma que, el flujo de ella a nivel mundial es más
rápido y eficiente. Por lo anterior, se puede observar que
la introducción de los sistemas automatizados ha sido
útil, debido a que el hecho de almacenar de manera
compacta y manejar por medios electrónicos toda la
información generada por los distintos sectores de la
sociedad, político, económico, industrial y
educativo, ha significado un importante ahorro de tiempo,
espacio, personal, costos y mayor rapidez al momento de
proporcionar la información que requieren los
usuarios.

Referentes
teóricos sobre Conservación y
Preservación

El término conservación se deriva de dos
voces latinas: "cum, con", que significa juntos, y
"servare", que significa mantener o guardar. Exactamente
conservación significa mantener o conservar unidos. El
término es por tanto aplicable a distintas disciplinas y
ramas del conocimiento (arquitectura, electrónica,
medicina, etc), pero en el ámbito de las Ciencias de la
Información y Documentación, el término
conservación documental busca cumplir con dos objetivos:
por una parte preservar el contenido intelectual de un documento,
y por otra la preservación del continente del documento
(es decir el documento material). Los planes de
conservación dependerán del tipo de centro de
información en la que lo apliquemos, habrá centros
que no tengan un interés específico en la
conservación permanente, pero para otros será
objeto prioritario. En algunos será importante mantener la
estabilidad del documento original y otros podrán optar a
conservar el contenido en otro soporte distinto.

Desde la antigüedad existió la
preocupación de conservar los documentos y con ello
rescatar el patrimonio y el acervo cultural de esos tiempos. En
la Edad Media, con la aparición del papel y la
invención de la imprenta, aumentó considerablemente
la producción de libros, los monjes de los monasterios
sabían el valor de la información que
contenían los libros, el conocimiento que podían
tener a través de ellos y se preocupaban no solo por su
conservación, sino también por su generación
y duplicación, ya que entre ellos se encontraban
verdaderos artistas en la copia de libros. Tradicionalmente el
bibliotecólogo ha sido el profesional que atesora los
documentos bibliográficos que ha generado la humanidad;
desde que el hombre crea la escritura y se preocupa por dejar
memoria de lo que aprende cotidianamente, han existido personas
que se han preocupado por conservar esos materiales los
materiales guardados son muy diversos, manuscritos, documentos
impresos, libros, mapas y fuentes audiovisuales. Esto
motivó que las colecciones crecieran y aparecieran los
problemas de almacenamiento y conservación de los mismos,
de ahí que en los siglos posteriores se desarrollara el
interés hacia las cuestiones bibliotecarias y de
conservación.

Al lado de los soportes tradicionales de
información, los nuevos medios digitales son más y
más usados, aún en el mundo archivístico. El
objetivo de la biblioteca parece ser, hoy más que nunca,
la lucha contra dos riesgos: por una parte, evitar la
pérdida de inteligibilidad del mundo impreso, es decir,
conservar la imagen de ese mundo, sus prácticas y
representaciones y por otra, la fluidez digital supone el riesgo
de una historia contemporánea sin memoria documental, los
soportes, las versiones de software y los equipos necesarios para
reproducirlos cambian a cada amanecer; en esa velocidad de
movimiento nace la incertidumbre por lo que es y lo que no es
perdurable, por lo que tiene la capacidad de registrar la
historia y lo que no (Aguado, 2000)

Los materiales impresos dan solución a una
necesidad social de conservar la información para ser
transmitida a otras personas, otros pueblos, a quienes la
requieran. Sin embargo los formatos en que se encuentra la
información han sufrido cambios de cuerdo a los cambios
culturales, económicos y políticos que ha sufrido
la sociedad, así de las tablillas de arcilla, pasa a
soportes como la madera, el pergamino y el papel. .

En el contexto de conservación de material
cultural, el ICCROM (Centro Internacional para la
Conservación y la Restauración de Bienes
culturales) define conservación abarcando tres funciones
explícitas: examinar, preservar y restaurar.

Examinar: Es el proceso de determinar la estructura
original y los materiales que componen el objeto, el grado de
deterioro, sus alteraciones y pérdidas.

Preservar: Es la acción tomada para prevenir o
retardar cualquier daño en el material cultural,
controlando el medioambiente del lugar donde se guarda o exhibe,
y realizar las labores necesarias para mantener su estructura y
estado original. Preservar es salvaguardar la calidad y los
valores de los bienes, proteger su esencia y asegurar su
integridad para las generaciones futuras. Debe concebirse como un
componente de la misión de cada institución y su
planificación debe formar parte del plan
estratégico global de la organización. La
preservación de documentos es una tarea muy cara, y para
trabajar progresivamente en ella, se requiere de una
planificación adecuada y sistemática.

Restaurar: La acción reparadora que se realiza
para devolver el material dañado o deteriorado, lo
máximo posible, a su estado original, sin sacrificar su
estética o integridad histórica.

A su vez la Conservación Preventiva es el
conjunto de acciones, programas, planes, políticas que
tienen como objeto prevenir, amortiguar y retardar los efectos
del deterioro que sufren los documentos tratando que subsistan
para las generaciones futuras a modo de reflexión podemos
concluir con una frase del Siglo XIX Adolphe Napoleón
Dideon: Conservar lo más posible, reparar lo menos
posible, no restaurar a ningún precio. Esta frase nos deja
muy claro que aplicando una política de
conservación preventiva, al igual que la medicina del
mismo nombre, prevenimos que sean víctimas de un deterioro
progresivo nuestro acervo.

La
conservación y preservación de los documentos
digitales

Existen muchas definiciones de digitalización;
pero se puede resumir como un proceso que convierte a los
documentos, de diferentes formatos, de una imagen real a una
electrónica digital con la ayuda de un escáner o
cámara digital que las codifica según sus
características cromáticas y que se almacenan en
soportes electromagnéticos u ópticos

El soporte papel, lejos de desaparecer tiene un amplio
uso y aglutina a un próspero negocio que mueve ingentes
cantidades de dinero en todo el mundo; sin embargo, la fragilidad
y dependencia estricta del soporte digital a la energía
eléctrica y a ciertos condicionantes tecnológicos
no nos permiten asegurar una hegemonía de éste
frente a aquél al menos a corto plazo, la era manuscrita e
impresa generaron modos de lectura acordes con el texto tal cual
se construía .La escritura digital es, por tanto, el
primer soporte no biológico de la historia., la era
digital permite la utopía del hipertexto, es decir, un
texto que ya no necesita de la linealidad escritural o lectora
para construirse. Es por tanto la última gran
revolución cultural en la que nos hallamos inmersos al
generar una morfología y unas características de
escritura radicalmente diferenciadas respecto a los textos
tradicionales hasta ahora conocidos, un nuevo modo de
percepción humana de la realidad

El continuo desarrollo de las tecnologías de la
información y de las comunicaciones desde mediados de los
años 1980 y la popularización de las redes
telemáticas, han contribuido a la creación y
difusión de documentos digitales que cada vez se utilizan
más para dar a conocer los avances científicos,
facilitar la formación en los diferentes niveles
educativos y proporcionar documentos recreativos. Estos objetos
también reproducen la imagen digital de manuscritos,
impresos, grabados…, editados originalmente de forma
analógica, que se puede ver enriquecida con servicios de
valor añadido y transcripciones de textos que posibilitan
estudios lexicográficos, estilísticos y cotejos con
obras análogas .Los recursos digitales son una forma
más de tecnologizar la palabra y, como otras
tecnologías, generan inquietudes cuando irrumpen en escena
Walter Ong declara que "La escritura, la imprenta y la
computadora son, todas ellas, formas de tecnologizar la palabra"
(Ong, 2000. p. 87). Sin duda, la más radical de
estas tecnologías es la escritura, ya que, y como indica
el autor, la escritura reestructura la conciencia.

La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de
la conservación de los documentos electrónicos y
por ello ha redactado la Carta para la preservación del
patrimonio digital 2. En el artículo 3 de la misma se
reconoce el peligro de pérdida a que están
sometidos estos materiales y se afirma: «El patrimonio
digital del mundo corre el peligro de perderse para la
posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la
rápida obsolescencia de los equipos y programas
informáticos que le dan vida, las incertidumbres
existentes en torno a los recursos, la responsabilidad y los
métodos para su mantenimiento y conservación y la
falta de legislación que ampare estos procesos

El problema de la preservación digital es arduo y
complicado, y en cuanto que los principales implicados en el tema
de la conservación son bibliotecas y archivos, es
importante notar que los productores de documentos pueden
facilitar la tarea desde el momento mismo del diseño de
los documentos. El proceso de preservación y archivo se
hace de forma más eficiente cuando se pone atención
en las cuestiones de consistencia, formatos, normalización
y descripción bibliográfica en los primeros pasos
del ciclo de vida de la información. Por ello, se enfatiza
la importancia de considerar buenas prácticas de
conservación en todos los estados del ciclo de vida de
gestión de la información: creación,
adquisición, catalogación, almacenamiento,
preservación y acceso

Entre las ventajas que proporciona la
digitalización de los documentos se encuentran:

Permite el acceso en línea a varios usuarios
a la vez
Se puede almacenar, difundir y gestionar un gran
volumen de información en poco espacio y por tanto
aumenta la capacidad de almacenamiento.
Se agiliza la recuperación de la
información y se mejora el servicio a los
usuarios
Brinda una mayor y más económica
protección de la información ante robos,
incendios y otros desastres y contra el ataque de agentes
biológicos tales como: insectos, roedores y
otros.
Evita el deterioro de los documentos
originales.
Se pueden realizar copias de las imágenes
digitalizadas a una alta velocidad y con calidad
aceptable.
Las imágenes pueden imprimirse con buena
calidad.
Se ahorran los gastos de reproducción,
almacenaje y distribución de los
documentos.

Aunque la digitalización brinda la posibilidad de
almacenar, gestionar y difundir un gran volumen de
información, la recuperación rápida de la
información precisa y el acceso en línea; es una
tecnología relativamente nueva y faltan por resolver
algunos aspectos que siguen siendo polémicos y que
más que desventajas constituyen desafíos que
deberán solucionarse en un futuro
próximo.

Entre estos desafíos se encuentran:

Alta inversión inicial
La longevidad de los soportes que se utilizan es
corta en comparación con la del papel de
calidad.
La tecnología que se utiliza para el
almacenamiento y recuperación de la información
se vuelve obsoleta con relativa rapidez y con frecuencia la
compatibilidad hacia atrás es limitada.
Es necesario el refrescamiento o migración de
los datos almacenados a un nuevo soporte y la
renovación de la tecnología en períodos
de tiempo relativamente cortos.
Por la necesidad de la renovación de las
tecnologías utilizadas el proyecto de
digitalización se encarece.
La invulnerabilidad ante determinados factores de
deterioro no está del todo demostrada. Se conoce de la
existencia de especies de hongos que afectan los discos
compactos.

Se pudieran mencionar otras muchas ventajas y
desventajas en la utilización de esta tecnología;
pero lo fundamental es que constituye una herramienta, no un fin
en si misma y el éxito de los programas de
digitalización está en saber utilizarla para lograr
los objetivos

propuestos.

Bibliografía

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(Traducción: Amelia Aguado
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Conservación Preventiva de Documentos
Tecnologías de la conservación: la angustia,
entre la acumulación y el exceso.