Ambiente de control del Sistema de Control Interno en la entidad Microbrigada Social (página 3)
Una mejor organización del trabajo al quedar
establecidos los manuales de organización y el
diseño de cada puesto de trabajo.
Poseer indicadores para evaluar el desempeño
de cada área funcional y cada puesto de
trabajo.
Fortalecer los procedimientos para la
selección, capacitación, formación,
evaluación y promoción de los Recursos Humanos
necesarios en la entidad.
Ganar en profundidad en los análisis
efectuados en los Consejos de Dirección.
3.2. Características y descripción del
componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control
Interno.
El Control Interno en la entidad, está
diseñado bajo la nueva concepción, a través
de cinco componentes, los cuales tienen normas bien definidas
para poder establecerlos y evaluarlos: el ambiente de control, la
evaluación de riesgos, las actividades de control, la
información y comunicación, y la supervisión
y monitoreo.
Es importante comprender que los componentes
están interrelacionados, por lo que al existir un cambio
en algún componente, se precisa que ocurran
transformaciones en el resto. Esto es precisamente lo que le da
al Control Interno su carácter de sistema, y la
efectividad está, en la habilidad que tenga el directivo
para crear una cultura de identificación y
evaluación periódica de los riesgos, para que
realmente el Sistema de Control Interno, sea una herramienta con
un carácter de prevención.
3.2.1. Normas para el ambiente de
control.
3.2.1.1. Integridad y valores
éticos.
Los valores éticos van más allá del
cumplimiento de las leyes, resoluciones y decretos, (ejemplo:
valores institucionales, código de ética, convenio
de trabajo). Se puede tener muchos manuales pero si no existe una
cultura de organización sustentada en el comportamiento y
la integridad moral de sus trabajadores el sistema de control
interno no será efectivo. Por lo tanto si no se difunden
correctamente no se podrá enmarcar la conducta de
dirigente y demás trabajadores orientando su integridad,
compromiso personal y el sentido de pertenencia con su
entidad.
En la entidad aunque existe un código de
ética, no es de conocimiento de todos los trabajadores lo
que equivale a que no se cumplan los valores necesarios para los
directivos y demás trabajadores del centro, los cuales no
pueden estar exentos de este conocimiento, pues de ellos depende
en gran medida, los resultados del trabajo.
Por lo que se considera que se deben efectuar con mayor
periodicidad y profundidad las asambleas con los trabajadores
para dotarlos de los conocimientos necesarios acerca de sus
responsabilidades, deberes y derechos, utilizar con mayor
profundidad los matutinos y vespertinos así como las
reuniones de las organizaciones de base, con el objetivo de
divulgar de manera periódica y sistemática los
fundamentos morales para la conducción y operación
de la actividad laboral en la entidad.
3.2.1.2. Competencia
profesional.
La dirección ha establecido mecanismos para
lograr la competencia profesional deseada de sus trabajadores y
saber cuáles son los niveles de conocimiento y habilidades
necesarios para el buen desarrollo de cada puesto de trabajo y
cómo lograrlos.
La misma se encuentra enfrascada en el diseño de
los puestos de trabajo (Anexo 2), no obstante se puede
decir que no se ha logrado un nivel optimo por cuanto para
cumplimentarlo se debe tener en cuenta que esta acción
constituye un estudio organizacional del trabajo que requiere de
un determinado nivel técnico y profesional para llevarlo a
cabo, de forma tal que en el mismo se reflejan los siguientes
aspectos:
1. Características generales de la
operación.2. Ubicación espacial del puesto del
trabajo.3. Equipamientos básicos,
técnico-organizativos y tecnológicos
necesarios, sus diseños, especificaciones y
dimensiones, así como su ubicación espacial de
acuerdo al método de trabajo.4. Descripción del método de
trabajo, mediante la técnica de registro
apropiada.5. Condiciones ambientales y de seguridad e
higiene del trabajo.6. Norma de tiempo y/o de
rendimiento.7. Si se estima conveniente en este mismo
documento pueden estar dadas las especificaciones
tecnológicas y de calidad.
3.2.1.3. Atmósfera de confianza
mutua.
Al no encontrarse creado el Comité de Ingreso
para ocupar los diferentes puestos de trabajos y no divulgarse
sistemáticamente el código de ética de los
cuadros y el reglamento disciplinario de los trabajadores no
podemos contar en la entidad con una atmósfera de
confianza mutua que permita consolidar el flujo de la
información entre las personas y su desempeño
eficaz hacia el logro de los objetivo de la misma.
La solución inmediata de estos problemas propicia
la cooperación y delegación que se requiere para un
adecuado desempeño tendente al logro de los objetivos de
la unidad organizativa por cuanto la confianza esta basada en la
seguridad respecto a la integridad y competencia de las
demás personas propiciándose una
comunicación abierta que asegure que cualquier tema de
importancia sea de conocimiento de más de un
trabajador.
3.2.1.4. Organigrama.
Se diseñó el organigrama funcional de la
entidad de forma tal que brinde de manera asequible y
comprensible la estructura organizativa de la misma, así
como los niveles de autoridad y responsabilidad de cada
área (Anexo 3), de forma tal que su diseño
se ha ajustado a las necesidades de la entidad proporcionando el
marco de organización adecuado para llevar a cabo la
estrategia diseñada para alcanzar los objetivos
fijados.
3.2.1.5. Asignación de autoridad y
responsabilidad.
La forma más eficaz de dejar plasmado
explícitamente los niveles de autoridad y responsabilidad
graficados en el organigrama, es mediante la creación de
manuales de organización y procedimiento. En estos
manuales deben quedar claramente establecidas las
responsabilidades, las acciones y los cargos en la misma medida
que se establecen las diferentes relaciones de jerarquía y
de funciones para cada una de ella y de esta forma poder ser
utilizado eficazmente en el logro de los objetivos de trabajo
establecidos para cada una de las áreas de resultados
claves, por lo tanto es necesario que estos se encuentren impreso
para facilitar su utilización en las diferentes
áreas de la entidad.
El departamento técnico y comercial tiene en su
poder en este momento los manuales contentivos de los
procedimientos de organización y funciones necesarios para
cumplimentar los objetivos de trabajos en estas
áreas.
3.2.1.6. Políticas y
prácticas en personal.
La conducción y tratamiento del personal de la
entidad debe ser justa y equitativa, comunicando claramente los
niveles esperados en materia de integridad, comportamiento
ético y competencia. Los procedimientos de
contratación, inducción, capacitación y
adiestramiento, calificación, promoción y
disciplina, deben corresponderse con los propósitos
enunciados en la política de captación y
selección del personal.
El primer paso para cumplimentar la norma es la
creación del Comité de Ingreso (Anexo 4) y
la conformación de su estrategia de selección, de
forma tal que los puestos de trabajo sean ocupados por personas
que posean los valores éticos y morales requeridos y el
nivel de preparación adecuado.
3.2.1.7. Comité de
Control.
En la unidad organizativa se encuentra constituido el
Comité de Control Interno (Anexo 5) aún
cuando se debe lograr una participación más activa
de la totalidad de sus miembros en la implementación de la
Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y
Precios.
Para ello se elaborará un plan de trabajo
objetivo que permita medir el avance en esta tarea y doten a la
membresía de elementos necesarios para lograr la
actualización operativa del Sistema de Control Interno. Al
propio tiempo que aporten a la máxima dirección de
la entidad un instrumento de apoyo para la vigilancia adecuada
del sistema y de una herramienta de prevención para evitar
posibles ilegalidades en su dependencia para ello los miembros de
dicho comité deben ser objetivos, capaces e indagadores y
contar con los conocimientos y la pericia de las actividades
inherentes a su entorno empresarial y de los riesgos que enfrenta
el mismo.
3.3. Viabilidad del procedimiento de
implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control"
del Sistema de Control Interno en la entidad Microbrigada Social
y Servicio a la Vivienda de Fomento.
La implementación del procedimiento (Anexo
6) sustenta la aplicación del componente No: 1
"Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno en forma
impresa y digital en carpetas contentivas de la
documentación establecida en la Resolución 297/2003
del Ministerio de Finanzas y Precios las cuales se encuentran en
poder del director como máximo responsable del Sistema de
Control Interno en la entidad.
Para la evaluación del procedimiento se aplicaron
entrevistas a una muestra de 60 trabajadores que representan 55 %
del total, durante el periodo comprendido entre los meses de
marzo a mayo del año 2009 lo que permite conocer el avance
obtenido en la implementación del componente No: 1
"Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno.
Durante el transcurso de la investigación se
realizó una comparación entre el grado de
implementación que existía al inicio y la que
existe al término del proceso investigativo realizado,
para exponer los resultados se muestra el siguiente
gráfico:
Ilustración No. 1. Nivel de
Implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control"
del Sistema de Control Interno en la entidad Microbrigada Social
y Servicio a la Vivienda de Fomento.
En el gráfico anterior, se observa que el nivel
de implementación del componente No: 1 "Ambiente de
Control" del Sistema de Control Interno en la entidad ha
aumentado considerablemente desde el comienzo de la
investigación.
El gráfico muestra que:
El componente Ambiente de Control: no está
totalmente implementado, aún existen puntos en los cuales
la dirección y todos los trabajadores de la entidad deben
prestar la atención, entre ellos:
El código de ética no está al
alcance de todos los trabajadores de la entidad porque es de
difícil acceso. Este, debido a su importancia,
debería estar en todas las carpetas colectivas para
que sea material de estudio de todo el que este
interesado.El diseño del los puestos de trabajo
aún no se ha conformado para todas las áreas y
trabajadores de la entidad.El plan de capacitación aún se
encuentra en proceso de elaboración.El Comité de Control puede asegurar un
control efectivo si examina las iniciativas y decisiones
tomadas por la dirección y busca soluciones
alternativas para obtener los resultados. El comité
aún no supervisa el cumplimiento de los objetivos,
estrategias y acuerdos tomados.
En resumen, el procedimiento utilizado para la
implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control"
del Sistema de Control Interno, es un proceso que se ha
desarrollado en un ambiente favorable, en el cual ha participado
todo el personal, con la finalidad de permitir que la entidad
alcance los objetivos propuestos con la menor incidencia de los
riesgos.
Las acciones tomadas hoy, por los directivos y
trabajadores durante la implementación del componente No:
1 "Ambiente de Control" permite organizar todas las disposiciones
políticas y regulaciones que se consideren necesarias para
la implantación y desarrollo exitoso del Sistema de
Control Interno.
CONCLUSIONES
El estudio diagnóstico del proceso del
Control Interno efectuado permitió constatar
deficiencias e insuficiencias en la implementación del
componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control
Interno, donde se evidenció la necesidad de buscar
nuevas concepciones para la aplicación del mismo en la
entidad y lograr involucrar a todo el personal directivo y
trabajadores en general.
Se aplicó un procedimiento de
implementación del componente No: 1 "Ambiente de
Control" del Sistema de Control Interno, sustentado en una
estrategia de organización aplicándose las
técnicas y procedimientos propuestas para lograr la
implementación del mismo, lográndose una
coherente conceptualización, descripción y
orientación de forma tal que permita organizar la
documentación establecida para este componente
según Resolución 297/2003 del Ministerio de
Finanzas y Precios contando para ello la participación
de todo el personal.
Al evaluarse el procedimiento para la
implementación del componente No: 1 "Ambiente de
Control" del Sistema de Control Interno, quedó
demostrada la hipótesis, al aplicarse el procedimiento
de implementación del mismo, el cual ofrece un
conjunto de técnicas y procedimientos de trabajo que
permiten organizar la documentación del Sistema de
Control Interno de manera tal que se facilite la
implementación del resto de los componentes del
Sistema.
Los resultados de la contextualización de la
metodología para organizar la documentación y
por tanto implementar el componente No: 1 "Ambiente de
Control" del Sistema de Control Interno están
destinado al trabajo de todo el personal y crean el andamiaje
para el desarrollo de las acciones que fijan el tono de la
organización al influir en la conciencia del personal
dado que este componente puede considerarse como la base de
los demás.
RECOMENDACIONES
Continuar profundizando y ampliando este
procedimiento de implementación en futuras
aplicaciones.
Presentar los resultados obtenidos de la
aplicación del procedimiento al Comité de
Control Interno de la entidad objeto de
investigación.
Perfeccionar y actualizar sistemáticamente el
procedimiento aplicado.
Referencias
bibliográficas
1) Partido Comunista de Cuba. Resolución
Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba.
Periódico Granma. Tabloide, 4 p. La Habana. Cuba.
1997
2) Ministerio de Finanzas y Precios.
Resolución No. 297 "Definiciones del Control Interno, el
contenido de sus Componentes y sus Normas, Anexo:
Definición de Control Interno. Contenido de los
Componentes, normas. Cuba. 2004. 2p
BIBLIOGRAFÍA
Capote, C.G. 2000. El Control Interno y el Control.
Revista de Auditoria y Control (La Habana) Número 7.
Diciembre 2000, 7 p.
Cuba. Ministerio de Auditoria y Control. 2005.
Resolución No 289/05 del MAC. Metodología para
la evaluación y calificación de las
auditorias.
Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios. 2003.
Resolución No 297. Anexo: Definición de Control
Interno, Contenido de los componentes, normas.
Cuba. Partido Comunista. 1997. Resolución
Económica del V Congreso del Partido Comunista de
Cuba. Periódico Granma, La Habana, 7 de Noviembre,
Tabloide, 4 p.
Ministerio de Auditoria y Control. 2007. Enfoque del
sistema de Control interno como Prevención a la
corrupción, Indisciplinas e ilegalidades. Experiencia
cubana. Ciudad de La Habana. Cuba
Torrente, Teresa., Chacon, Beatriz. 2002. El Control
Interno un instrumento eficaz para la administración.
Revista de Auditoria y control. (La Habana) Número 7.
Diciembre, p-16.
Zayas, E. 1990. El proceso de las Decisiones y de
Solución de problemas. Serie: Temas de
Dirección. No 004.ISTH. Holguín.
Anexos
ANEXO 2
DISEÑO DEL PUESTO DE
TRABAJO
Nombre: __________________
I. Denominación del Puesto: _
II. Grupo Salarial: _______________ Salario Mensual:
$_______________________
III. Regulación que lo aprueba:
___________________________________________
IV. Categoría Ocupacional: ___
V. Características físicas:
____
VI. Riesgos del Puesto del Trabajo:
_______________________________________
VII. Formación y conocimiento:
___________________________________________
_
VIII. Misión: _______________
__
IX. Funciones (reales): ______
___
XI. Estructura Organizativa y Relación:
____________________________________
__
XII. Responsabilidad y Autoridad:
_________________________________________
__
_
______________________
__________________________
Firma del trabajador Nombre, Apellidos y
Firma
J" Inmediato
ANEXO 3
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
ANEXO 4
COMITÉ DE
INGRESO
En la Resolución No. 4/2009 del Director de la
entidad Microbrigada Social y Servicio a la Vivienda de Fomento
quedo constituido el Comité de Ingreso, el cual
está integrado por los siguientes miembros:
Leobeida Gutiérrez
GonzálezVíctor Vega González
Mirelis Rodríguez
LópezEliobardo Morejón Rojas
Daimelis Pérez
García.
ANEXO 5
COMITÉ DE
CONTROL
En la Resolución No.15/2008 del Director de la
entidad Microbrigada Social y Servicio a la Vivienda de Fomento
se encuentra constituido el Comité de Control Interno el
cual está formado por:
Luís Moisés
Hernández.Leobeida Gutiérrez
González.Félix Álvarez
Pérez.Andrés Martínez
Cruz.Nisvel Vigoa Martínez.
Milagro Carrero Bermúdez.
Víctor Vega
González.
Normas del Ambiente de | Problemas | Medidas tomadas |
1- Integridad y valores | – El código de ética no es de | – Se considera que se deben efectuar con mayor |
2- Competencia | – No establecimiento de un ambiente de | – Se diseñó el modelo |
3- Organigrama | – No se encuentra estructurado correctamente, | – Se diseñó el organigrama |
Anexo 6
4- Asignación de autoridad y | – No existencia de un Manual de | – El departamento técnico y comercial | |
5- Políticas y | – No se encuentra conformado el comité | -Según la Resolución No. 4/2009 | |
6- Comité de | – No existe evidencia documental que permita | – Para ello se elaborará un plan de | |
Procedimiento
Anexo 7
Encuesta sobre la implementación
de la Resolución 297/2003 del MFP.
Objetivos: Conocer el nivel de
implementación de la Resolución.
Alcance: EMSSV de
Fomento.
Método: Encuesta realizada a
cuadros y trabajadores de esta entidad.
Fecha:
_________________________.
1- Sexo: Masculino: ___ Femenino:
___
2- Edad: _____ años
cumplidos.
Marque con una X
3- Cual es el nivel de escolaridad
vencido.
Primaria ____
Secundaria
Básica_____
Obrero calificado _____
Preuniversitario_____
Técnico medio_____
Superior _____
4- Categoría
ocupacional.
Dirigente: ____
Administrativo: ____
Técnico: _____
Obrero: _____
Servicios: ___
5- ¿Qué conoce Ud. Sobre
la Resolución 297/2003 del MFP.
5.1: Conozco algo sobre eso:
______
5.2: Su contenido: _____
5.3: No conozco nada, no he oído
hablar de ella: ____
5.4: Conoce de su implementación
en este centro: Si____ No: ____.
6- Ambiente de control:
6.1: Códigos de Conducta,
Código de Ética de los Cuadros del
Estado.
Otros códigos aprobados. Si_____
No ______.
6.2: Reglamentos para el funcionamiento
de Órganos de Dirección Colectivos; Consejo de
Dirección, Comisión de Cuadros, otros: Si__ No
__.
6.3: Disposiciones, políticas y
regulaciones necesarias para la implementación de la
Resolución: Si ___ No___.
6.4: Métodos de contratación que debe
regir al personal seleccionado.
Si__ No__.
6.5: Organigrama funcional de la
entidad, Si _____ No ____
6.6: Existen canales de comunicación para
exponer sus sugerencias.
Si___ No___.
6.7: Sus deberes, derechos y
responsabilidad material de los recursos que custodia, Si _____
No ____.
6.8: Está constituido el
Comité de Control en la entidad. Si___
No___.
Anexo 8
Sobre la implementación de la
Resolución 297/2003 del MFP
Objetivos: Conocer el nivel de implementación
de la Resolución.
Alcance: EMSSV de Fomento.
Método: Entrevistas a cuadros y trabajadores
de la entidad.
Fecha: _______.Nombre y apellidos
_______________________________________
Se define el Control Interno como el proceso
integrado a las operaciones efectuado por la dirección y
el resto de una entidad para proporcionar una seguridad razonable
al logro de los objetivos propuestos.
Componentes del control interno y sus
normas:
¿Pudiera decirme cuales son los componentes
del Control Interno?
____
Ambiente de control.
¿Qué aspectos debemos tener presente,
teniendo en cuenta la importancia de este
componente?
_____
El Ambiente de control es, de todos los componentes,
la base para el desarrollo del resto de ellos y se basa en otros
fundamentos clave.
¿Pudiera Ud. enumerar al menos 3 de estos
fundamentos?
___
Normas para el ambiente de control.
Integridad y valores éticos
¿Conoce Ud. el código de ética
de la entidad? Mencione algunos de sus preceptos.
___
_
Competencia profesional
¿Qué métodos de
contratación deben regir al personal
seleccionado?
___
Atmósfera de confianza mutua
¿Sabe Ud. si existen canales de
comunicación para exponer sus sugerencias sobre mejoras o
posibles cambios que proporcionen el cumplimiento de las tareas y
metas? Menciónalos.
____
Organigrama
¿Conoce Ud. el organigrama funcional de la
entidad? Puede decirme quiénes son los encargados de su
correcto funcionamiento?
__
Asignación de autoridad y
responsabilidad.
¿Tiene Ud. definido por escrito sus deberes,
derechos y responsabilidad material de los recursos que custodia?
¿En que carpeta o manual se encuentran?
___
Políticas y prácticas en
personal.
¿Se le ha comprobado la actualización y
cumplimiento de los procedimientos establecidos acorde con la
legislación laboral vigente?
__
Comité de control.
¿Está constituido el Comité de
Control en la entidad? Menciona alguno de sus
miembros.
___
Autor:
Lic. Lourdes Irene Rodríguez Barrero
Lic. Sergio Gregorio Martínez Triana
Enviado por:
Diana
"Año del 50 Aniversario del Triunfo
de la Revolución"
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