Aplicaciones sobre redes, sistemas cliente-servidor

Resumen

La Empresa de Servicios Técnicos y Especializados de
Cienfuegos es una empresa de la Unión Eléctrica que
se destaca en el uso de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.

En la eficiencia de la gestión empresarial el control
de los procesos de contratación, facturación y
producción de los servicios tiene una marcada
significación.

La automatización de estos procesos tiene como
objetivo su aplicación tanto en el ámbito de la
empresa como en otras empresas de servicios del país. El
resultado de ello da lugar a la creación del Sistema de
contratación, facturación y
producción.

Este sistema está formado actualmente por cuatro
subsistemas: Contratación, Facturación,
Gestión de cobros y Recuperación de
Información.

Cada subsistema se desarrolló, con vista a su
trabajo en red, sobre una base de datos centralizada.

En el desarrollo del software se usaron los
estándares siguientes:

• Estándar de notación alemana para el
  modelado de procesos IDEF0.

• Estándar UML para la definición de
  requerimientos funcionales del sistema, concretamente el
  empleo de la descripción de los casos de uso de forma
  detallada [JAC00, RUM00, BOO99].

• Estándar de interfaces para el aseguramiento
  de una imagen y comportamiento únicos del sistema en
  la interacción con los diferentes actores.

Se exponen el modelado de los procesos del negocio y
algunos de los requisitos funcionales de alto nivel del proyecto,
que muestran la envergadura del mismo, la información que
recupera el sistema y la seguridad que posee la
información.

Palabras claves:

Abreviaturas o acrónimos utilizados
con significado.

UEB: Unidades Empresariales de
Base

Introducción

La Empresa de Servicios Técnicos y Especializados
de Cienfuegos, empresa surgida en el 2005, dentro del marco del
perfeccionamiento empresarial tiene como misión: prestar
servicios técnicos y especializados a sus clientes, con
bajos costos, competitividad y alta profesionalidad, para el
desempeño de lo cual tienen un gran peso las actividades
de Contratación, Facturación y
Producción.

La producción de la empresa es el valor monetario
facturado producto de la culminación de los diferentes
períodos de los servicios, más otros ingresos en
efectivo.

La empresa está dividida en Unidades
Empresariales de Base (UEB.), que tienen personal trabajando en
el montaje de los Grupos Electrógenos y otras tareas
importantes de la Unión Eléctrica.

En las UEB las actividades de contratación,
facturación, cierre de producción, control de
cuentas por cobrar, control de ingresos se hacían de forma
manual.

Existía descontrol en la elaboración de
las facturas, se podían hacer contra contratos que
aún estaban en circulación (proceso de
aprobación), lo que constituía una
violación, o se facturaba contra contratos verbales sin
previa autorización.

Cada UEB asentaba los datos de sus clientes,
repitiéndose estos indistintamente a nivel de
empresa.

Las facturas se hacían en Word por los
comerciales de las UEB, con ausencia de homogeneidad en el
consecutivo de estas a nivel de empresa, lo que ocasionaba
errores que conllevaba a retrasos en la gestión de las
cuentas por cobrar. En ocasiones las facturas se traspapelaban y
había que recurrir al cliente para ver la
copia.

Se disponía de la caducidad de las cuentas por
cobrar sólo al cierre contable de la empresa.

Los cierres de producción de las UEB y de la
empresa por parte de la Dirección Comercial se
hacían de forma manual.

Un empleado del departamento de finanzas registraba
todas las facturas en un sistema, y los cheques cuando estas eran
cobradas, para obtener el cierre de ingresos de la
empresa.

Todos los cierres, el control de las deudas por clientes
y por edades, los saldos de los clientes, el control del estado
de las facturas son procesos agotadores y su gestión
manual no permite agilizarlos, por lo que se decidió
concebir un proyecto para humanizar todos los procesos y alcanzar
la operatividad necesaria de la información para la toma
oportuna de decisiones, teniendo en cuenta la existencia de todos
los recursos humanos y materiales necesarios para su desarrollo,
implantación y explotación.

Este proyecto debía
abarcar:

Objetivo general.

Elaborar un sistema integrado de Contratación,
Facturación y Producción que ayude, mejore y
facilite el trabajo de las UEB y de la dirección
económica – comercial de la empresa.

Objetivos
Específicos.

• 1. Hacer un estudio detallado del proceso de
  gestión comercial y analizar las necesidades y
  prioridades que existen en los departamentos en que se
  desarrolla.

Partes: 1, 2