Aplicaciones sobre redes, sistemas cliente-servidor (página 2)

Partes: 1, 2

2. Diseñar una base de datos para la
ejecución y el control de los procesos de
contratación, facturación, producción e
ingresos de la empresa y sus UEB que responda a los
requerimientos específicos de las UEB y generales de
la empresa.

3. Implementar un sistema que sistematice los
procesos de contratación, facturación,
producción e ingresos atendiendo las
características específicas de una empresa de
servicios.

Modelado de los
procesos del negocio

El Proceso Unificado de Desarrollo de Software propone
una arquitectura centrada en Casos de Uso, que se desarrolla de
forma iterativa e incremental a través de las fases de
Inicio, Elaboración, Construcción y
Transición, donde cada iteración comprende los
siguientes flujos de trabajo: Captura de Requisitos,
Análisis, Diseño, Implementación y
Prueba.

Hay diferentes puntos de partida para la captura de
requisitos, en este caso se va a partir de elaborar un modelo del
negocio como primera actividad en la fase de concepción de
un producto software.

El Proceso Unificado de Desarrollo de Software propone
la técnica de los Casos de Uso para el modelado del
negocio, en este trabajo la precede la metodología IDEF0.
Este estándar se usa con el objetivo de que partiendo del
modelado de procesos del negocio se logre capturar el vocabulario
donde el software quedará insertado, definir las entidades
informativas y determinar los casos de uso del negocio

Situación que existía antes del
proyecto:

• Se destinaba un especialista comercial para las
  actividades de contratación y facturación
  manuales en cada Unidad Empresarial de Base(UEB).

• Se destinaba un técnico de producción
  para llevar la producción en cada UEB.

• Se destinaba una persona de la Dirección
  Técnica para seguir el cumplimiento de los planes de
  producción de las unidades y los gastos de
  estas.

• Una persona de finanzas registraba todas las
  facturas y todos los cobros para tener los ingresos de las
  unidades y por consiguiente de la empresa.

• Se destinaban dos personas en la dirección
  técnica comercial para entre otras tareas dirigir las
  actividades de contratación y facturación, tanto
  de contratos de servicio como de compras.

• La conciliación de la
  producción se realiza entre el área
  Técnica y el departamento de finanzas y puede tardar
  un tiempo considerable.

• Proceso AS-IS.

Fig. 1: Proceso AS-IS de
Contratación, Facturación y
Producción

Leyenda:

Com – Comercial , Dir – Dirección, Esp –
Especialista, Cte – Comité,

Contr – Contratación, Direct –
Directivo, Prod. – Producción, Cons – Consejo, Emp.
– Empresa, Ingr.- Ingresos.

Modelo de Casos de Uso y actores del
negocio

Fig. 6: Diagrama de actores y Casos de
Uso del negocio

Situación optimizada sin
proyecto.

• Que las unidades concilien el cierre de
  producción con finanzas y esta le entregue a la
  dirección Técnica el listado.

• El comercial de la unidad y el técnico de
  producción pueden ser la misma persona siempre que
  este último sólo se dedique a recibir
  información de las brigadas como sucede en las
  UEB.

Situación con Proyecto.

• Se garantiza la disponibilidad y operatividad de la
  información que siempre se encontrará
  actualizada y debidamente organizada, en
  contraposición con la que existía
  después del cierre contable de la empresa.

• Las UEB no podrán facturar contra contratos
  hasta que estos no estén registrados por el
  especialista comercial directivo, lo que equivale a eliminar
  posibles corrupciones e ilegalidades.

• Se logra homogeneidad a nivel de empresa en el
  proceso de facturación, pasando a un consecutivo por
  UEB, no por contratos como existía.

• Por la variedad de los servicios que se brindan no
  se llevó al sistema la elaboración de los
  contratos y los suplementos, la aprobación de estos se
  plasma en sus registros.

• Se maneja una única información, pues
  de las facturas de las unidades empresariales de base se
  derivan la producción de estas y de la empresa, de los
  cobros de las UEB se generarán sus ingresos y por ende
  el de la empresa. No hay necesidad de que en Finanzas se
  vuelvan a pasar todas las facturas y los cobros, por lo que
  sólo trabajarán con los listados emitidos de la
  información primaria. En la Dirección
  Técnica sólo tendrán que ver el listado
  de producción, no procesarla manual.

• El comercial de la unidad y el técnico de
  producción pueden ser la misma persona, por el ahorro
  de tiempo que implica ejecutar las actividades por el
  sistema.

• Para alcanzar rapidez en el sistema, evitar errores
  y manipular la información se hacen varios
  clasificadores que agrupan información en
  categorías de servicios y dentro de estas los
  conceptos asociados.

• Proceso TO BE.

• Proceso TO-BE de la
  Contratación económica.

Fig. 7: Proceso TO-BE
Contratación.

El Proceso de Contratación va a contemplar el
registro concerniente a todas las etapas de la misma, así
como los posibles suplementos. El comercial directivo tiene que
estar registrado como usuario del sistema para poder ejecutar sus
funciones. También deben de estar registradas todas las
UEB, puesto que los contratos van a asociarse a estas.

Todos los contratos necesitan la información del
cliente y para registrar esta última se necesita
previamente o en el momento los datos de las Provincias y
Municipios.

Todas las empresas clientes pertenecen a alguna
Unión por lo que es necesario tener un Registro previo de
las mismas o ir llenándolo a medida que surjan
nuevas.

En caso de que un contrato vaya a
suplementarse este debe de estar antes registrado.

• Proceso TO-BE de la
  Facturación.

Fig. 8: Proceso TO-BE
Facturación.

En el Proceso TO-BE la facturación y la
producción se unen, puesto que se hace una
clasificación de los conceptos a facturar que constituyen
o no producción.

Previo a la facturación deben clasificarse las
unidades de medida para que sea un proceso homogéneo para
todas las UEB., los datos de la empresa deben de estar
registrados, así como el contrato por el cual se vaya a
facturar.

• Proceso TO-BE Gestión de
  Cobros.

Fig. 9: Proceso TO-BE Cobros.

De los cobros efectuados por los
comerciales de las unidades se obtienen los ingresos de las
mismas y de la empresa.

En el proceso TO-BE el registro doble de las facturas y
de los cobros se elimina , a partir de los procesos de
facturación y cobros por los comerciales de las unidades
ya se obtienen la producción, las cuentas por cobrar y los
ingresos tanto de las unidades como de la empresa.

Se encontraron los siguientes sustantivos
como candidatos a clases persistentes.

Cliente, Contrato, Suplemento, UEB: Unidad
Empresarial de Base, Factura, Cobros, Uniones, Conceptos,
Categorías.

• Modelo de Casos de Uso del
  Sistema.

Fig. 10: Diagrama de actores y Casos de
Uso del Sistema

Evaluación
económica de la rentabilidad del proyecto informatizado
para el cliente

Entre los requisitos funcionales de alto
nivel se encuentra el cálculo de la rentabilidad para el
cliente de la versión informatizada del
proyecto.

Se hace un estudio costo – beneficio
y se calculan los tangibles para elaborar la tabla de flujo de
caja acumulado (Tabla I). Los beneficios y costos generados con
la explotación de este sistema son los
siguientes:

Beneficios intangibles:

• Humanización del trabajo.

• Mejora del control sobre el cumplimiento de los
  planes y de la toma oportuna de decisiones dado por el
  aumento de la operatividad de la
  información.

• Mejor organización.

• Mejora de la calidad de la
  información.

• La información se procesa y recupera de
  manera oportuna y sin retrasos.

Beneficios tangibles:

• Ahorro de salario en el personal encargado de
  procesar la información.

• Ahorro de tiempo que conlleva a un ahorro por
  concepto de depreciación de las máquinas
  computadoras, puesto que anteriormente también se
  usaban las computadoras sólo que con Word y
  Excel.

Costos intangibles:

• Resistencia al cambio bastante fuerte.

• Cambios en la forma de trabajo en el centro en el
  que se va a usar la solución.

Costos tangibles: Comprenden el costo inicial y el costo
de explotación

Costo inicial:

• Valor monetario empleado en la adquisición
  del software.

• Compra de equipamiento para la puesta en
  explotación

• Capacitación del personal que
  trabajará con el software.

Costo de explotación:

• Depreciación del equipamiento.

• Costos de hojas, de cintas ó cartuchos de
  impresoras.

• Costo de electricidad.

• Costo de mantenimiento del equipamiento.

En la tabla de flujo de caja acumulado para
el año 0 los costos comprenden los incurridos en el costo
inicial, para los años siguientes los de
explotación.

Tabla I: Flujo de caja acumulado para
calcular el VAN y TIR

Usando métodos complejos de
evaluación como el Valor actual Neto(VAN) y la Tasa
Interna de Rendimiento(TIR) para un período de cuatro
años se obtuvo un VAN de $4505.21 y un TIR del 35 % por lo
que se consideró que el proyecto es rentable para el
cliente.

Se calculó el Punto de Retorno de la
Inversión, para lo que se usaron los beneficios y costos
acumulados, resultando ser de 1.9 años lo que demuestra
que los beneficios superan de manera evidente los
costos.

Tabla II: Punto de Retorno de la
Inversión

Información que recupera el
sistema

Entre la información que se recupera mediante el
sistema se encuentran en forma de informes:

Facturas por cobrar:

• Por más de ____
  días

• Por Empresas

• Por Contrato

Estado de las facturas (Anulada, pagada, por cobrar)
por:

• Contrato

Facturas emitidas mensualmente por UEB

Producción mensual y acumulado del año
por:

• Contrato

• Unidad

• Empresa

Cheques

• Con sobrantes(Saldo de los clientes, o errores del
  usuario)

• Por empresas

Ingresos mensual y acumulado del año
por:

• Contrato

• Unidad

• Empresa

En forma de consultas mediante el sistema se puede
acceder a

• 1. Consultar facturas

• 2. Consultar contratos por:

• Año + acuerdo del comité de
  contratación

• Año + acta del comité de
  contratación

• Año + acuerdo del consejo de
  administración

• Año + acta del consejo de
  administración

• Año + Tipo de Contrato + Unidad Empresarial
  de Base

• Año + Unidad

• Tipo de Contrato + Unidad Empresarial de
  Base

• Unidad Empresarial de Base

• 3. Consultar Suplementos por los mismos filtros
  que los contratos.

Elementos de Seguridad

El sistema utiliza una base de datos centralizada, por
lo cual los datos almacenados son vulnerables al acceso de las
personas autorizadas al mismo. Además estos datos son
enviados por la red por lo cual se hace de vital importancia el
control y la seguridad de la información a
trasmitir.

Con vista a lograr una mejor seguridad y consistencia de
los datos, se han tenido en cuenta:

• 1. Varios niveles de acceso al
  sistema.

• 2. Encriptación de datos.

• 3. Seguridad que brinda Windows Server
  2003.

• 4. Configuración de las opciones del
  menú en la aplicación cliente.

• 5. Salvas diarias de la base de
  datos.

Conclusiones

El sistema de Contratación, Facturación y
Producción es una herramienta que posibilita la
aplicación correcta de la política de
Contratación evitando corrupción e ilegalidades,
permite dar seguimiento centralizado a un único nicho de
mercado dentro de la empresa y no dentro de las unidades como
existía, lo que conlleva a la eliminación de
errores.

Se han alcanzado grandes logros en la gestión de
las cuentas por cobrar y en el control de las finanzas en la
empresa, ya que este sistema es independiente del cierre contable
mensual de la empresa, posibilita cierres diarios de
producción, ingresos y cuentas por cobrar.

En fin este sistema es una herramienta eficaz en la
ayuda a la toma oportuna de decisiones por los directivos de las
UEB y por la Dirección Comercial de la empresa dada su
mayor ventaja: operatividad, información en tiempo
real.

Bibliografía

• 1. (BOO2001b) Booch, Rumbaugh,
  Jacobson: "El Proceso Unificado de Desarrollo de Software".
  Ed. Addison Wesley – Madrid 2001.

• 2. Date, C.J.: Introducción
  a los sistemas de bases de datos. Séptima
  Edición. Pearson Educación de México,
  S.A. de c.v.

• 3. Decreto Ley 15-
  1978.

• 4. (IDEF2000) Notación IDEF
  para el modelado de procesos:

• 5. García Pérez, A.
  Modelado de Procesos de Negocio. Curso de postgrado.
  Universidad de Santa Maria de Arequipa,
  Perú,2004.

• 6. (ISO2000) Norma ISO 9000:2000,
  Norma ISO 9001:2000,Norma ISO
  9004:200:www.sct.gob.mx/direccion_gral/uac/gescalidad/iso/textoiso.htm

• 7. [Pressman, 2002] Pressman,
  Roger S.: Ingeniería de Software. Un enfoque
  práctico. Quinta edición. McGraw-Hill. Madrid
  2002.

• 8. Resolución No. 23/2006
  del Ministerio de la Industria Básica.

• 9. Resolución No. 2253/2005
  del Ministerio de Planificación y Finanzas julio
  2003.

 

 

Autor:

Lic. Elisabel de la Caridad. Rodríguez
Ramírez

ely[arroba]estec.minbas.cu

Empresa de Servicios Técnicos y Especializados de
Cienfuegos. UEB Informática.

Doctora Ana María García
Pérez

Centro de Estudios Informáticos. Universidad
Central "Martha Abreu" de VC, Cuba.

Doctor Ramiro Pérez
Vázquez

Centro de Estudios Informáticos. Universidad
Central "Martha Abreu" de VC, Cuba.