Automatización del presupuesto de ingreso y gasto de divisa

Resumen

Este sistema se hace por la necesidad de agilizar la
información de la Divisa de la empresa la cual se lleva
por un modelo llamado PIGD (Presupuesto de Ingresos y Gastos en
Divisa) que antes de la aplicación de este sistema se
llevaba de forma manual y era muy engorroso el llenado de este
modelo, consumía demasiado tiempo de trabajo por la gama
de indicadores que el contempla los cuales relacionan muchos
productos y varias cuentas contables, este sistema es aplicable a
todas las empresas que tengan como paquete contable el
Versat-Saratola hecho por TEICOSOFT en Villa Clara que ya
son varias en el país que explotan este paquete,
después de la implantación de este trabajo la
información se obtiene de una forma rápida y eficaz
además de una efectividad considerable en los datos que se
procesan, si antes se necesitaban días de trabajo para
obtenerla ahora se obtiene en solo segundos solo con presionar
una tecla. Técnicamente necesita el paquete de Office de
Microsoft en los módulos Access y Excel ya que el modelo
esta elaborado en Excel y es un modelo único para todas
las empresas del país y la organización de lo datos
se realizan en Access, el sistema es compatible con las versiones
de Windows 98 y superior.

Introducción

Cuando se comenzó a trabajar en este proyecto se
pensó inicialmente en una herramienta sencilla que al
menos agilizara un poco el trabajo según fue avanzando
dicho proyecto ya no solo era la herramienta tan sencilla que se
pensó inicialmente sino una poderosa herramienta que
facilitaba una efectividad considerable en los datos que se
procesan basándonos en que trabaja con datos de dos
módulos del Versat al mismo tiempo, el modulo de
Inventario del cual se alimenta de los datos de consumos de
productos en divisa divididos en grupos propiamente creados en el
sistema auxiliar en Access los cuales concuerdan con los
indicadores del PIGD y utiliza también el modulo de
contabilidad en lo relacionado con las cuentas contables de todos
lo indicadores registrados en ese modelo esto evita primeramente
la equivocación manual en la introducción de
algún dato y agiliza de una forma considerable el proceso
ya que dicha información hay que entregarla urgente para
su consolidación en el país. De ser generalizado
este sistema ayudaría a una mayor calidad, rapidez y
efectividad de esta información ya que por la cantidad de
indicadores que contiene este modelo se hace engorroso el llenado
del mismo en empresas que cuentan con una gran gama de
productos.

Desarrollo

Este sistema por ser elaborado en Access y Excel es
compatible con cualquier sistema operativo Windows, para la
implantación de dicho sistema se necesita primeramente
tener el Versat instalado ya sea en una maquina o una red, luego
por la herramienta elaborada en Access 2000 se asociarían
los productos a los grupos del PIGD por la opción Validar
Grupos PIGD, esto se hace una sola vez, solo en su continuidad
habría que asociar los productos nuevos que van entrando
siempre que el código no exista en el codificador de
productos, luego se utiliza la opción Actualizar PIGD para
conformar la información que será utilizada por la
tabla en Excel y ya de esta forma tiene toda la
información actualizada en su maquina en dicho modelo solo
con entrar al mismo, lo mas importante en este trabajo es la
seriedad con que sean capaces de utilizarla cada una de las
unidades o áreas de la empresa que tengan instalado los
módulos porque después de la actualización
inicial cada vez que entre un producto nuevo solo tiene que
ponerle bien el grupo a que pertenece y ya está, de lo
demás se encarga el sistema de
automatización.

En el caso de nuestra empresa contamos con 5 unidades
contables independientes imagínense como era el trabajo
antes de la aplicación de este sistema para que la
información fuera efectiva necesitaba varias personas a
tiempo completo en esto para aproximarse a la realidad ya que nos
estamos refiriendo a una amplia gama de productos en divisa y por
ser una industria el consumo de esos productos en un mes es
considerable, además el modelo te lo solicita de forma
acumulada.

En la actualidad después de la aplicación
de este sistema la información se consolidada en
cuestión de segundos con una efectividad y calidad
bastante buena, las personas que tenían que dedicarse a
esto pueden emplear ese tiempo en solucionar otros problemas no
menos importantes ya que todo esto coincide con el cierre de la
información mensual en cada una de las unidades para
después hacer la consolidación a nivel de empresa
lo cual quiere decir que es una etapa de mucho trabajo en ese
sentido.

Esta herramienta es generalizable en cualquier empresa
que tenga instalado el paquete contable Versat-Saratola. Estamos
abiertos a cualquier sugerencia siempre que esta contribuya al
perfeccionamiento del sistema.