Estudio sobre la efectividad del tiempo de los directivos a partir del tiempo utilizado en las reuniones

EMPRESA ELECTROQUÍMICA DE
SAGUA

Introducción

El desarrollo de hoy en las empresas conllevan a las
personas con determinadas responsabilidades a nuevos retos y
demandas que le va imponiendo la sociedad según se
incrementa el desarrollo de la misma, lo que hace que las
personas que tienen funciones directivas se vean involucradas en
actividades, reuniones, compromisos y otras responsabilidades,
esto hace que adquiera gran importancia para ellos administrar
responsablemente y de una forma efectiva, el tiempo que le deben
dedicar a cada una de las actividades en función de los
objetivos principales de la organización donde se
desempeñan.

Estas razones han despertado el interés de muchas
personas para realizar estudio sobre el uso del tiempo por parte
de los ejecutivos. Estos estudios se han centrado a conocer como
utilizan los dirigentes el tiempo, así como los factores
internos y externos que de una forma u otra entorpecen el buen
aprovechamiento del mismo.

En la gran mayoría de empresas encontramos
directivos que no cesan de repetir que no disponen de tiempo para
llevar a cabo todas las tareas de las que deberían
ocuparse, por muy organizado que sea. En el desarrollo de las
funciones de los directivos existe un sinfín de
situaciones que los obliga a no disponer apenas de tiempo para el
desarrollo de otras funciones.

Por lo paradójico y enigmático que ha
resultado ser la problemática del tiempo, ha ido alcanzado
cada vez mayor importancia con el devenir de nuevos hechos,
acontecimientos y surgimiento de nuevas unidades de
medición que a su vez han ido provocando que los ritmos de
vida se suceden con un frenesí vertiginoso y por tanto
muchas personas se sienten presionadas y tensionadas por el
mismo.

El artículo 155 del capítulo III
"Métodos y Estilos de Dirección", del Decreto 281,
establece que en el desarrollo de las reuniones de los
órganos de dirección colectiva, es importante
controlar el tiempo invertido, a fin de lograr que en el menor
tiempo posible se arriben a las principales conclusiones y
acuerdos, lo que contribuirá a dedicar una mayor parte del
tiempo al desarrollo y ejecución de los procesos de
dirección.

Teniendo en cuenta que la empresa implementa el nuevo
Sistema de Gestión Empresarial, sobre la base del
perfeccionamiento de los Métodos y Estilos de
Dirección de los Cuadros, se decide realizar un estudio
relacionado con la administración del Tiempo, para lo cual
se plantea el siguiente objetivo.

Objetivo: Determinar los factores que inciden de
manera negativa en el tiempo disponible de los directivos a
partir del tiempo invertido en las reuniones.

Desarrollo

Todos los seres humanos, a pesar de ser diferentes unos
a otros en forma de pensar, actuar y amar viven bajo la
influencia de un mismo denominador común: El
tiempo.

El tiempo es una consecuencia y no una causa. Cuando se
habla de la administración del tiempo se hace bajo un
significado directo, elemental y limitado dándole a la
persona la posibilidad de restringirlo a periodos
exactos.

Cuando se valora el tiempo y se analiza cualitativamente
y cuantitativamente , nos damos cuenta que no siempre el
número de horas dedicadas a una actividad es directamente
proporcional a la calidad de la misma. Saber como usar el tiempo
día a día, minuto a minuto es vital para poder
utilizarlo adecuadamente.

El tiempo es un recurso que a diferencia de los
demás, no puede comprarse ni venderse, mendigarse o
robarse, almacenarse o ahorrarse. Sólo puede usarse, y si
no se usa, no por eso deja de pasar.

Esta reflexión lleva a hacerse una pregunta que
se responde en si misma ¿qué es dominar el
tiempo?

Dominar el tiempo es determinar como lo
usamos, establecer lo importante y urgente que no te permiten
cumplir con los objetivos claramente definidos en una empresa u
organización. Otro aspecto que se considera como un
problema principal en la administración del tiempo son los
ladrones de tiempo, aquellos que quitan el tiempo y no te
permiten a las personas (trabajadores) dedicarse a cumplir un
plan programado.

Administrar el tiempo resulta administrarse uno mismos
para optimizarlo y conducir nuestros asuntos dentro del tiempo
disponible para lograr los resultados mas eficaces dentro de una
organización.

El tiempo como otras tantas cosas, es un recurso escaso.
Afecta directamente a la productividad, es en conclusión
el recurso más importante y valioso que se tiene, el cual
debe utilizarse con cuidado.

Una buena gestión del tiempo ayuda a producir un
trabajo de alta calidad. Por ello es necesario descubrir
dónde y cómo se emplea el tiempo.

Aprender a estimar el tiempo y a planificar el trabajo,
tanto a corto como a largo plazo, es preciso

• Identificar metas, objetivos y
  prioridades.

• Conocer las prácticas habituales en cuanto a
  la organización y planificación del
  tiempo.

• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la
  planificación del tiempo.

• Seleccionar las estrategias más
  idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las
  prioridades.

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