Las normas internacionales para la descripción ISAD (G), ISAAR y EAD

Justificación de la necesidad
de su utilización

La norma ISAD
(G)

Las posibilidades cada vez más grandes que la
informática proporciona para la gestión de archivos
llevó a la comunidad archivística internacional, a
través de la Comisión de Descripción de la
ICA (Consejo Internacional de Archivos), a crear en 1993 unas
reglas internacionales en el campo de la descripción: la
Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G).

La ISAD (G) realiza descripciones coherentes e
inteligibles y, además, mediante la normalización
aceptada internacionalmente, pretende facilitar el intercambio de
informaciones de archivo.

Las unidades archivísticas o entidades de
organización de documentos, según la ISAD (G),
pueden ser descritas según varios niveles
jerárquicos:

• 1. El nivel de fondo

• 2. El nivel de la sección de
  fondo

• 3. El nivel de serie

• 4. El nivel de un expediente o documento de la
  serie

Con los cuatro niveles jerárquicos de
descripción se abarcan los archivos desde lo general a lo
específico y viceversa.

Las unidades archivísticas correspondientes a
cada nivel son analizadas mediante 26 elementos o
categorías de descripción, encuadrados en siete
áreas de información que sirven para ordenarlos en
una pauta normalizada:

• Área de identificación, que incluye
  información esencial para identificar la unidad de
  descripción

• Área de contexto, que incluye
  información sobre el origen y la custodia de la unidad
  de descripción

• Área de contenido y estructura, que incluye
  información acerca de la organización y
  materias de la unidad de descripción.

• Área de acceso y utilización, que
  incluye información acerca de la disponibilidad de la
  unidad de descripción.

• Área de documentación asociada, que
  incluye información de los documentos que tienen una
  importante relación con la unidad de
  descripción.

• Área de notas, que incluye información
  específica y aquella que no puede ser incluida en
  otras áreas.

• Área de control de la descripción, que
  incluye información relativa al proceso de
  elaboración de la descripción.

De los 26 elementos solo una parte aparece y es esencial
en cualquier descripción: código de referencia,
título, productor, fechas, extensión de la unidad
de descripción y nivel de descripción.

La ISAD (G) está planteada como un sistema de
descripción multinivel que abarca el fondo y sus partes y
que se rige por las siguientes reglas:

• Descripción de lo general a lo
  específico

• Información pertinente al nivel de
  descripción

• Interconexión de las descripciones

• No repetición de la
  información

La ISAD (G) coincide con otras normas precedentes en
considerar la procedencia y el fondo como bases de la
descripción y en la utilización del sistema
multinivel, que consiste en describir las agrupaciones
documentales como un conjunto que proporciona información
general (macrodescripción) y por otro información
concreta sobre expedientes y documentos
(microdescripción). Ambos niveles se pueden simultanear,
estableciendo relaciones entre ellos.

La norma ISAAR
(CPF)

La Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados
Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR
(CPF) sirve para establecer los encabezamientos autorizados que
describan las entidades, personas o familias que aparezcan como
productores en las descripciones archivísticas.

En realidad, se trata de un complemento de ISAD (G), en
cuya introducción ya se contempla para controlar los
puntos de acceso.

La norma ISAAR se estructura en tres
áreas:

• Área de control de autoridad, que establece
  el encabezamiento de la autoridad y proporciona conexiones
  con otros encabezamientos.

• Área de información, proporciona
  información de importancia sobre entidades, familias y
  personas.

• Área de notas, documenta la creación y
  el mantenimiento del registro de autoridades.

Su objetivo es establecer reglas generales para el
establecimiento de registros de autoridades para entidades,
familias y personas.

Estas reglas permiten establecer términos
normalizados utilizados como puntos de acceso en la
descripción y asociar con estos términos
información que puede ayudar a los usuarios a comprender
su significado.