- La
norma ISAD (G) - La
norma ISAAR (CPF) - La
norma EAD - Justificación de la necesidad de la
utilización de las normas
anteriores - Bibliografía
Justificación de la necesidad
de su utilización
La norma ISAD
(G)
Las posibilidades cada vez más grandes que la
informática proporciona para la gestión de archivos
llevó a la comunidad archivística internacional, a
través de la Comisión de Descripción de la
ICA (Consejo Internacional de Archivos), a crear en 1993 unas
reglas internacionales en el campo de la descripción: la
Norma Internacional General de Descripción
Archivística ISAD (G).
La ISAD (G) realiza descripciones coherentes e
inteligibles y, además, mediante la normalización
aceptada internacionalmente, pretende facilitar el intercambio de
informaciones de archivo.
Las unidades archivísticas o entidades de
organización de documentos, según la ISAD (G),
pueden ser descritas según varios niveles
jerárquicos:
1. El nivel de fondo
2. El nivel de la sección de
fondo3. El nivel de serie
4. El nivel de un expediente o documento de la
serie
Con los cuatro niveles jerárquicos de
descripción se abarcan los archivos desde lo general a lo
específico y viceversa.
Las unidades archivísticas correspondientes a
cada nivel son analizadas mediante 26 elementos o
categorías de descripción, encuadrados en siete
áreas de información que sirven para ordenarlos en
una pauta normalizada:
Área de identificación, que incluye
información esencial para identificar la unidad de
descripciónÁrea de contexto, que incluye
información sobre el origen y la custodia de la unidad
de descripciónÁrea de contenido y estructura, que incluye
información acerca de la organización y
materias de la unidad de descripción.Área de acceso y utilización, que
incluye información acerca de la disponibilidad de la
unidad de descripción.Área de documentación asociada, que
incluye información de los documentos que tienen una
importante relación con la unidad de
descripción.Área de notas, que incluye información
específica y aquella que no puede ser incluida en
otras áreas.Área de control de la descripción, que
incluye información relativa al proceso de
elaboración de la descripción.
De los 26 elementos solo una parte aparece y es esencial
en cualquier descripción: código de referencia,
título, productor, fechas, extensión de la unidad
de descripción y nivel de descripción.
La ISAD (G) está planteada como un sistema de
descripción multinivel que abarca el fondo y sus partes y
que se rige por las siguientes reglas:
Descripción de lo general a lo
específicoInformación pertinente al nivel de
descripciónInterconexión de las descripciones
No repetición de la
información
La ISAD (G) coincide con otras normas precedentes en
considerar la procedencia y el fondo como bases de la
descripción y en la utilización del sistema
multinivel, que consiste en describir las agrupaciones
documentales como un conjunto que proporciona información
general (macrodescripción) y por otro información
concreta sobre expedientes y documentos
(microdescripción). Ambos niveles se pueden simultanear,
estableciendo relaciones entre ellos.
La norma ISAAR
(CPF)
La Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados
Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR
(CPF) sirve para establecer los encabezamientos autorizados que
describan las entidades, personas o familias que aparezcan como
productores en las descripciones archivísticas.
En realidad, se trata de un complemento de ISAD (G), en
cuya introducción ya se contempla para controlar los
puntos de acceso.
La norma ISAAR se estructura en tres
áreas:
Área de control de autoridad, que establece
el encabezamiento de la autoridad y proporciona conexiones
con otros encabezamientos.Área de información, proporciona
información de importancia sobre entidades, familias y
personas.Área de notas, documenta la creación y
el mantenimiento del registro de autoridades.
Su objetivo es establecer reglas generales para el
establecimiento de registros de autoridades para entidades,
familias y personas.
Estas reglas permiten establecer términos
normalizados utilizados como puntos de acceso en la
descripción y asociar con estos términos
información que puede ayudar a los usuarios a comprender
su significado.
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